Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: Torsdag 17. november 2016 kl. 12.00-15.00 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Poul Olsen, Mette Hall-Andersen, Christian Larsen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Charlotte Voss, Finn Guldbæk, Peter Damgaard (ODA), Jørgen Thomsen (SLA), Lotte Pedersen (Danske Regioner) Fraværende: Jan Dalsten Sørensen Dato: 28. november 2016 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Den opdaterede dagsorden blev godkendt. 2. Aktiviteter i 2016 (evaluering) v/alle a. Møde for 7-arkivernes medarbejdere 14. september 2016 i Aarhus (afholdt) Udvalget mente, at der havde været tale om et fint arrangement. Der havde været repræsentanter for 7-arkiver, som man ellers ikke ser, når arrangementet afholdes i København. b. Temadage for testere 2016 (ikke afholdt) Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at temadagen ikke havde været afholdt, da man har afventet en ny release af testprogrammet ADA. En release er udsendt først på efteråret, og en til vil formenttlig komme i slutningen af året. Man stiler derfor mod et møde i begyndelsen af 2017. 3. Aktiviteter i 2017 (planlægning) v/alle a. Møder for 7-arkivernes medarbejdere 1 eller 2 møder? På spørgsmål fra Kirsten Villadsen Kristmar svarede ODA s repræsentanter, at ét årligt møde vil være tilstrækkeligt; det kan med fordeles placeres sidst på foråret eller først på sommeren (maj/juni). Udvalget besluttede, at program for 2017-mødet udarbejdes på udvalgets 1. møde i 2017.
b. Møde for kommuner og regioner, som afleverer til RA Mette Hall-Andersen fortalte, at 2016-mødet havde været afholdt på Rigsarkivet Odense, mens 2017- mødet nok vil blive i København. Temaer vil bl.a. blive afslutning af regionstilsynet og nye bkbestemmelser for kommuner og regioner. Mette Hall-Andersen sagde til Lotte Pedersen, at man gerne modtager input fra Danske Regioner til temaer. Lotte Pedersen svarede, at input bør komme fra regionernes kontaktgruppe for arkiv- og journalansvarlige. c. Temadage for testere Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at man vil finde et tidspunkt i begyndelsen af 2017, jf. ovenfor. d. Kursus for 7-arkiverne i håndtering af papirarkivalier (bk-behandling af papirarkivalier) Mette Hall-Andersen redegjorde for henvendelsen fra Helsingør Stadsarkiv om et kursus i bkvurdering af papirarkivalier. Rigsarkivet er indstillet på at afholde kurset (uden beregning), men vil gerne vide, hvornår det skal finde sted. Charlotte Voss svarede, at det bør være så hurtigt som muligt. Mette Hall-Andersen mente, at det bør ske efter udstedelsen af de reviderede bk-bestemmelser. Hun bad om input fra ODA, så Rigsarkivet kan lave et program. 4. Afrapportering af tilsyn med kommunerne og regionerne 2015 v/ra a. Afsluttende opsamling for det kommunale tilsyn Mette Hall-Andersen fortalte, at afrapporteringen blev udsendt i juni 2016. Den sidste del af tilsynet har handlet om de 12 kommuner, som Rigsarkivet i oktober 2016 har indberettet til Statsforvaltningen, fordi de ikke har foretaget en fuldstændig indberetning, og/eller fordi de har foretaget uhjemlet kassation. For tre kommuners vedkommende har Statsforvaltningen bedt om en udtalelse fra kommunalbestyrelsen, fordi kommunen har kasseret bevaringspligtige arkivalier. Hos de øvrige ni kommuner har Statsforvaltningen bedt om en administrativ udtalelse. b. Afsluttende opsamling på det regionale tilsyn Mette Hall-Andersen sagde, at alle fem regioner har svaret, og at de har fået afsluttende brev i september 2016. Flere af regionerne er nu kommet i gang med afleveringer af it-systemer. Udkast til afrapportering foreligger og vil komme i skriftlig høring i udvalget. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at Rigsarkivet gerne vil have et møde med Danske Regioner, når den endelige rapport foreligger, for at drøfte de problemstillinger, der rejses i rapporten. Lotte Pedersen svarede, at ansvaret for arkivområdet er placeret decentralt, og at man derfor bør finde ud af, hvem der er den rette at holde møde med. 5. Revision af kommunale og regionale bk-bestemmelser v/ra a. Status for revision af kommunale bk-bestemmelser Mette Hall-Andersen præsenterede udkast til hovedindstilling og til delindstillinger, som var blevet sendt til udvalget. Kommentarerne fra projektgruppen var ikke blevet indarbejdet endnu, men ville 2
blive det snarest. Det stiles mod et sidste møde i projektgruppen, hvorefter materialet vil gå i høring i Rigsarkivets direktion. Udvalget gennemgik derpå udkast til hovedindstilling se bilag til dette referat. b. Status for revision af regionale bk-bestemmelser Mette Hall-Andersen sagde, at man ikke er nået helt så langt som med kommunerne, men der vil heller ikke være tale om en lige så stor revision. Rigsarkivet vil afholde et internt møde og derefter via Danske Regioner indkalde repræsentanter fra regionerne til en arbejdsgruppe. Lotte Pedersen mente, at repræsentanterne skal findes via regionernes kontaktgruppe for arkiv- og journalansvarlige. Mette Hall-Andersen svarede, at arbejdsgruppen vil have behov for personer, der kender hospitalsområdet og forskningsdataområdet, til brug for kvalificering af revisionsarbejdet. Lotte Pedersen bad om, at Rigsarkivet skriver til Danske Regioner og forholdsvis præcist udpege de kompetencer, der efterspørges. På den baggrund vil Danske Regioner se, om man kan stille med de ønskede personer. 6. Revision af bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner På vegne af Jan Dalsten Sørensen, der var fraværende, orienterede Mette Hall-Andersen om den kommende, begrænsede revision af bekendtgørelse 1007, som især er foranlediget af, at forskningsdata skal omfattes af bekendtgørelsen. Der vil ske mindre ændringer for administrative it-systemers vedkommende, bl.a. den nye bevaringsstandard for GML. Der vil komme høringsudkast i foråret af 2017. 7. Handlingsplan for effektivisering af aflevering af data til offentligt arkiv Kirsten Villadsen Kristmar redegjorde for Rigsarkivets arbejde med at gøre det nemmere og billigere at aflevere data og dokumenter til Rigsarkivet, et arbejde, som også har relevans for 7-arkiverne. Rigsarkivet udarbejdede i 2014 en handlingsplan, der rummer tre hovedelementer: 1) nyt og revideret vejledningsmateriale, 2) undersøgelse af at ændre på gældende formater og 3) analyse af organisering af produktion af arkiveringsversioner. Afrapporteringen af handlingsplanen kan læses på Rigsarkivets hjemmeside: https://www.sa.dk/aflevering-arkivet/statslige/status-arbejdet-med-goere-det-nemmere-og-billigereaflevere-data-til-rigsarkivet. Flemming Nielsen spurgte, om man har taget krav om standardudtræk med i arbejdet, hvortil Mette Hall-Andersen svarede nej, fordi handlingsplanen blev lavet i sommeren 2014. Arbejdet med effektivisering fortsættes dog, så det vurderes løbende, hvilke muligheder der er for at nedbringe prisen på arkiveringsversioner. 3
8. Standardkrav til dataudtræk Flemming Nielsen fortalte om det arbejde, som KL, NEA, KOMDA og Rigsarkivet har lagt i at opsætte standardkrav til dataudtræk fra it-systemer. I dette arbejde er KOMBIT og det kommunale itarkitekturråd høringsparter. I arbejdet har man lænet sig meget op ad E-ARK-projektet. Der er tre hovedpunkter i arbejdet: 1) Hvor detaljerede skal kravene være her er der forskellige holdninger i arbejdsgruppen, men KL vil arbejde videre med mere detaljerede krav 2) De kontraktuelle udfordringer, når en kommune vil i udbud, og hvor det kan være svært at få teknisk dokumentation af driftssystemet fra leverandøren. Her er der behov for it-juridiske kompetencer. 3) Konvertering/migrering af data som et krav, når et nyt it-system skal afløse et eksisterende. Mette Hall-Andersen spurgte, om arbejdsgruppen har drøftet kommunens adgang til teknisk dokumentation, hvortil Flemming Nielsen svarede, at man sigter mod så detaljeret et krav, at ingen kan være i tvivl om kommunens ejerskab hertil. Peter Damgaard ville gerne vide, om man kan tage kommunens adgang til egne data ind under begrebet arkivmæssige hensyn. Mette Hall-Andersen svarede, at det ligger ikke i den nuværende fortolkning af begrebet. Flemming Nielsen sagde afslutningsvis, at man fortsætter arbejdet i det nye år. 9. Inddragelse af 7-arkiverne i udarbejdelse af vejledningsmateriale Mette Hall-Andersen sagde indledningsvis, at Rigsarkivet får en del kommentarer fra 7-arkiver til Rigsarkivets vejledningsmateriale. Rigsarkivet kan dog godt tænke sig at få egentlige tekstmæssige bidrag til vejledningsmaterialet (dvs. at 7-arkiverne skriver dele af vejledninger) og sparringsmæssige input. Charlotte Voss spurgte, om ODA skal finde arkivarer, der er interesserede i at bidrage, hvortil Mette Hall-Andersen svarede ja. 10. Bevaring og kassation af GML-data Mette Hall-Andersen fortalte om Rigsarkivets korrespondance med Københavns Stadsarkiv om, i hvilke formater GML-data skal medtages i en arkiveringsversion. Rigsarkivet har præciseret, at alt GIS-tabeldata som udgangspunkt skal konverteres til GML. Opdager man i afleveringssagsbehandlingen, at brugen af geodata har været svingende, kan modtagende arkiv i afleveringsbestemmelsen fastsætte, hvilke data som er anvendt struktureret og derfor skal medtages som GML, og hvilke der blot indgår i arkiveringsversionen som tabeldata. Hvis der ikke står noget i afleveringsbestemmelsen, skal alle data afleveres som GML. 4
Udvalget mente, at dette bør præsenteres i fagligt forum for 7-arkiverne. 11. RA s myndighedslån og fjernlån v/oda ODA havde bedt om en redegørelse for lukning af myndighedslån og fjernlån. Sammen med andre tiltag fra Rigsarkivets side mener ODA, at der kan være grund til at frygte, at der er tale om en væsentlig forringelse af den geografiske arkivservice. ODA ville samtidig gerne have beskrevet scanning on demand-servicen og høre, hvad prisen for denne service vil blive. Kirsten Villadsen Kristmar kunne meddele, at ingen af delene bliver nedlagt. Hvad angår myndighedslån, ser Rigsarkivet på vilkårene for hjemlån, men det vil stadig blive muligt for myndighederne at låne de papirarkivalier, som de har afleveret. Priser for scanning on demand vil foreligge inden årets udgang. 12. Anden gensidig orientering a. ODA ved Charlotte Voss ODA har fået henvendelser fra flere 7-arkiver, som får regninger fra Rigsarkivet på 17 kr. for deres del i et KMD-system, men som derudover skal betale Rigsarkivet 700 kr. for udsendelse af regningen. En løsning kan være, at man kan betale for flere år på en gang. Desuden bør Rigsarkivet se på formuleringerne i opkrævningsbrevet, for selvom man har afleveret for flere år siden, virker det i brevet som om, at afleveringen har fundet sted i år. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at man i 2017 skal se på vederlagspriserne, og at man i den anledning vil drøfte ODA s forslag. ODA havde afholdt årsmøde i Hjørring 10.-11. november 2016. Man er i gang med at planlægge Danske Arkivdage, som er programsat til 27.-28. september 2017. b. SLA ved Jørgen Thomsen SLA s årsmøde blev afholdt i Middelfart 8.-9. oktober 2016. Man har fået den endelige ordlyd af Copydan-aftalen på plads, og aftalen kan snart præsenteres. Det Kongelige Bibliotek har tiltrådt aftalen, mens Rigsarkivet overvejer det. Man vil søge A.P. Møller om penge til videreudvikling af Arkibas og Arkiv.dk SLA, ODA og Rigsarkivet har indledt et samarbejde om at skabe en fælles formidling af afleverede arkivalier. SLA og ODA har fortsatte drøftelser om det fremtidige samarbejde. c. KL ved Flemming Nielsen KMD Valgopgørelse kommunevalg 2005 samt regionalvalg 2005 og 2009 er afleveret til test. KL har bedt KOMBIT tænke arkivering ind i det kommende udbud af det nye valgsystem. d. Danske Regioner ved Lotte Pedersen Intet. 5
e. Rigsarkivet ved Kirsten Villadsen Kristmar Rigsarkivet har udarbejdet en ny strategi med tre strategiske mål: 1) arkiverne bringes i spil til flere, 2) bidrag til effektivisering af den offentlige sektor og 3) udvikling og fremtidssikring af samlingerne. Strategien kan læses på Rigsarkivets hjemmeside: https://www.sa.dk/wpcontent/uploads/2016/10/rigsarkivets-strategi-2025.pdf. Der forhandles p.t. om en toårig rammeaftale 2017-2018 med fokus på 1) it-området, dvs. digital bevaring og tilgængeliggørelse, teknologisk kompatibilitet og it-strategisk modenhed, digitale forskningsdata, og 2) Rigsarkivets fremtidige ressourcesituation, dvs. omprioriteringsbidraget. Arkivlovsudvalget forventes at begynde sit arbejde i begyndelsen af 2017. 13. Eventuelt Poul Olsen kunne meddele, at næsten alle kommuner har indrapporteret til tilgængelighedsrapporten for 2015. Næste møde vil blive i begyndelsen af februar 2017. 6
Bilag til K-udvalgets møde 17.11.2016 kommentarer til udkast til hovedindstilling om reviderede bk-bestemmelser for kommunerne Pkt. 4, hovedprincipper Ingen bemærkninger generelt. Peter Damgaard gjorde dog opmærksom på, at der kan være sager/oplysninger, der har begrænset effekt (og dermed ikke lever op til bevaringskriterierne), men efterspørges meget i arkiverne. Pkt. 5, hovedpunkterne i delindstillingerne 5.1.1 Den tekniske udformning af bestemmelserne Mette Hall-Andersen sagde, at man har afprøvet ideen om, at det er informationer og ikke konkrete arkivalier, der skal bevares, en idé, der bl.a. har været fremført af Finn Guldbæk. Samtaler med 7- arkiver og kommuner uden 7-arkiv har vist, at kommunerne ikke er parate hertil endnu. Finn Guldbæk ville dog gerne have en kattelem, som man kan lave et forsøg med at sammenstille data. Mette Hall-Andersen svarede, at man vil prøve at formulere sig, så en arkiveringsversion ikke nødvendigvis er lig med et systems data. Hun tilføjede, at bestemmelserne vil sigte på, at kommunerne arkiverer de systemer, som nu findes, idet man ikke ved, hvordan det kommunale systemlandskab kommer til at se ud fremover. Finn Guldbæk spurgte, om man i så fald er sikker på, at man får afleveret det interessante. Hertil svarede Mette Hall-Andersen, at bekendtgørelser har en relativ kort levetid, og at man selvfølgelig reviderer dem, når der bliver behov for det. Flemming Nielsen spurgte til formuleringen om, at også data på fællesdrev skal omfattes af itsystembegrebet (og dermed arkiveres), og han henstillede, at man overvejer dette, også fordi det er svært at definere og afgrænse. Mette Hall-Andersen svarede, at det er indholdet på fællesdrevet, man skal sikre bevaring af, og ikke selve den tekniske struktur. Charlotte Voss spurgte, om man ikke kan skrive, at det er forbudt at anvende fællesdrev, hvortil Poul Olsen svarede, at det er der ikke hjemmel til. Finn Guldbæk mente, at hvis man også omfatter fællesdrev af systembegrebet, vil det kunne opfattes som en lovliggørelse af at bruge fællesdrev til arkivering. Kirsten Villadsen Kristmar foreslog, at man arbejdede videre med en formulering om, at bevaringsværdig dokumentation, der ikke er arkiveret i bevaringsværdige systemer, overføres hertil eller arkiveres fra fællesdrevet. Formuleringen overvejes nærmere, så det ikke ligner en blåstempling af fællesdrev. 5.2.1 Børnesager Peter Damgaard spurgte, om Rigsarkivet er sikker på, at digitale børnesager bliver bevaret, når kommuner har ret til at kassere dokumenter i f.eks. ppp-sager. Rigsarkivet vil undersøge dette. Charlotte Voss ville gerne vide, hvorfor ikke ppr-sager om de svære tilfælde skal bevares? Oftest vil en børnesag hos børn & unge-afdeling resultere i sager i kommunens andre enheder, f.eks. ppr- 7
afdelingen eller socialafdelingen. Finn Guldbæk gjorde opmærksom på, at flere og flere søger om aktindsigt i deres egen ppr-sag for at genfinde deres egen historie. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at der her er input til den kommende vejledning om den forskellige sagsdannelse, der sker i kommunerne. Peter Damgaard sagde, at den fysiske opstilling af børnesagerne kan afgøre, om de rent faktisk bliver bevaret, hvis de eksempelvis ligger i forældrenes sagsmappe. En anden problemstilling er ifølge Charlotte Voss, at man skal gøre opmærksom på, at den nye bevaring omfatter de børnesager, som nu findes og ikke er blevet kasseret, og at kommunerne tidligere har kasseret sagerne med hjemmel i den da gældende lovgivning. 5.2.2 Ligningssager (selvangivelser) på papir Peter Damgaard ville gerne vide, om bestemmelserne også ville omfatte arkivalier allerede afleveret til arkiv, hvortil Mette Hall-Andersen svarede ja. 5.3.1 Dataflowsanalyse Ingen bemærkninger. 5.3.2 Kassation af dokumenter i ESDH-systemer Mette Hall-Andersen indledte med at sige, at undersøgelsen har givet et forskelligt indtryk af kommunernes brug af kassationsmuligheden, og at projektgruppen indstiller, at der stilles skærpet krav til kommunerne, inden man foretager kassation, herunder inddragelse af ledelsen. Peter Damgaard så gerne, at beslutningen blev truffet af ledelsen i samråd med modtagende arkiv. 5.3.3 SkoleIntra og Aula Mette Hall-Andersen sagde, at projektgruppens flertal indstiller SkoleIntra til kassation og Aula til bevaring. Med Aula kan man nemlig påvirke sagsdannelsen, og man får flere individer med. Peter Damgaard spurgte, hvorfor man skal bevare Aula, når det ser ud til, at kun ét modul er bevaringsværdigt. Mette Hall-Andersen svarede, at det er systemet som sådan, der indstilles til bevaring, og at man bør holde det under observation for at se, hvordan det udvikler sig. På linje hermed var også Charlotte Voss. Flemming Nielsen anbefalede, at man taler med KOMBIT, som snart skal i gang med at kravsspecificere. Mette Hall-Andersen konkluderede, at der er enighed om, at SkoleIntra kasseres. 8
5.3.4 Socialtilsynene Peter Damgaard henstillede til, at dele af argumentationen i delindstillingen for bevaring af Tilsyn.dk sættes ind i hovedindstillingen, så det fremgår, at det er stamdata i systemet, der gør det bevaringsværdigt. 5.3.5 Arbejdsmarkedssystemer, herunder flygtninge og indvandrere Mette Hall-Andersen indledte med at sige, projektgruppen indstiller arbejdsmarkedssystemer til fortsat kassation, også selvom de indeholder sager om flygtninge og indvandrere. Peter Damgaard udtalte, at han er enig i indstillingen. Finn Guldbæk sagde, at man vil miste viden om flygtninge og indvandrere, men at det vil være en meget stor opgave at udfinde sagerne, og man risikerer dermed at skulle bevare hele systemet, hvilket vil blive dyrt, og han på denne baggrund var enig i indstillingen.. Peter Damgaard spurgte, om man har set på sprogskolerne og deres oplysninger om flygtninge og indvandrere (notater m.v. om kursisterne). Udvalget diskuterede, om sprogskolernes materiale er bevaringsværdigt, og hvordan man sikrer bevaring, da en del af skolerne er private/selvejende. Finn Guldbæk mente, at kommunerne henter oplysningerne hjem for at kunne få statstilskuddene, og derfor bør oplysningerne være i kommunernes økonomisystemer. 5.3.6 Klager Peter Damgaard sagde, at et yderligere argument imod bevaring kan være, at klager kan være svære at finde, da de ikke alene findes i ESDH-systemet, men også i omsorgssystemer, tandplejesystemer osv. Finn Guldbæk mente, at kun få klager vil blive bevaret, hvis kun ESDH-systemets klagesager skal bevares, fordi klagesager fra KY og KSD ikke vil komme over i ESDH-systemet. Flemming Nielsen gjorde opmærksom på, at KOMBIT har sagt, at klagesager ikke må oprettes i de nye fagsystemer, men skal oprettes i ESDH-systemet. Projektgruppen skal uddybe, hvad der menes, når man skriver, at kun klagesager i ESDH-systemet ( ikke i fagsystem ) skal bevares. Kirsten Villadsen Kristmar foreslog, at projektgruppen overvejer, om man ikke bør bevare klager om bestemte forhold, hvorimod klager over f.eks. parkeringsafgift kasseres. Finn Guldbæk spurgte til bevaring af aktindsigtssager, hvortil Flemming Nielsen svarede, at de får facetten A53 og bevares dermed. 5.3.7 Trafiktællinger Ingen kommentarer. 9
5.3.8 Forskningsdata og kliniske kvalitetsdatabaser Mette Hall-Andersen sagde, at Rigsarkivet har i hovedindstillingen foreslået en anmeldelsespligt for forskningsdata, således at Rigsarkivet kan hjælpe kommunerne med at afgøre, om der er tale om bevaringsværdige forskningsdata eller ej. Peter Damgaard udtalte, at kommunerne ikke i dag har pligt til at indberette til Rigsarkivet og hvordan skal det i givet fald ske rent praktisk? Flemming Nielsen mente, at en anmeldelsespligt kan være omkostningstungt og virke bureaukratisk; man bør i stedet beskrive bevaringskriterierne så godt, at 7-arkiver og kommuner på egen hånd kan foretage vurderingen. Hertil svarede Mette Hall-Andersen, at det sagtens lade sig gøre, men det vil nok kræve en øget vejledningsindsats. Flemming Nielsen svarede, at kommuner kan skrive til Rigsarkivet, hvis de er i tvivl, så der mere bliver tale om en service end en anmeldelsespligt. Charlotte Voss gjorde opmærksom på, at kommunerne i stadig stigende grad bruger statistik, hvorfor Rigsarkivet vil kunne risikere at få sådanne datasæt anmeldt, hvis man ikke har klart defineret, hvad forskningsdata er. Kirsten Villadsen Kristmar afsluttede drøftelserne med at sige, at projektgruppen vil arbejde videre med en mere præcis formulering til bekendtgørelsen. 5.3.9 KOMBIT-systemer + 5.3.10 Udbetaling Danmark-systemer Flemming Nielsen spurgte til de kommende støttesystemer (STS), som ifølge de nugældende bkprincipper er bevaringsværdige, men som ikke er implementeret endnu, og derfor ved vi reelt ikke, hvad de indeholder. Det bliver derfor interessante at se nærmere på STS, når der kommer data i dem. Afsluttende kommentarer Peter Damgaard spurgte til, hvad man skal gøre, hvis de samme informationer både findes på papir og i digital form på hvilket medie skal informationerne bevares. Mette Hall-Andersen svarede, at udgangspunktet er digital bevaring. Peter Damgaard ville gerne vide, om der kommer en hel ny bekendtgørelse eller en ændringsbekendtgørelse. Kirsten Villadsen Kristmar og Mette Hall-Andersen sagde, at der stiles mod en ny udgave af bekendtgørelsen, men at projektgruppen gerne tager imod input fra 7-arkiverne. 10