Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 12. maj 2015 kl. 17.00, Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Morten Boje, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Gæster: Revisionsinstituttet v/jørn Munch og Winnie Rothmann, Solvej Strømstedt, Jørgen Rasmussen og Thomas Lund Afbud: Jimmi Fjord Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Formalia 1.. 17.00 Referater Referat af bestyrelsesmøde den 26. marts er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) 2. 17.05 Revisionsprotokol Årsrevision Revisionen har afsluttet årsrevisionen i forbindelse med årsregnskabet 2014 og på baggrund heraf er der udarbejdet vedlagte revisionsprotokol, som er udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Revisionen vil deltage i mødet og gennemgå protokollen. Revisionsprotokollen behandles sammen med regnskabet under dagsordenspunkt 3. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Temadrøftelser / -sager 3. 17.05 Indstilling, Regnskab 2014 forening og afdelinger Bestyrelsen er på bestyrelsesmødet 26. marts 2015 blevet orienteret om udkast til årsregnskab for 2014 for boligorganisationen. Revisionen var på det tidspunkt endnu ikke afsluttet. Det endelige årsregnskab er identisk med det regnskab bestyrelsen fik forelagt på bestyrelsesmødet den 26. marts. Årsregnskabet viser et overskud på 372 t.kr. inkl. nettorenteindtægter på 507 t.kr. Det betyder, at driftsresultatet er et mindre underskud på 135 t.kr. 1
Der henvises i øvrigt til orienteringen på mødet den 26. marts 2015. Det samlede regnskab, som også indeholder økonomisk beretning, noter til resultatopgørelsen og balancen, regnskaber for sideaktivitetsafdelinger samt spørgeskema med noter, er vedlagt. Dispositionsfonden pr. 31. december 2014 fremgår af regnskabet, note 31. Til bestyrelsens orientering har administrationen udarbejdet vedlagte fremskrivning af dispositionsfonden til 2045. I forbindelse med afslutningen af årsregnskabet har 3B afgivet en regnskabserklæring, der bilægges liste over uvæsentlige poster, der skulle have været medtaget i 2014.. Der er vedlagt oversigt over alle afdelingsregnskaber. Oversigten er suppleret med notat om årsregnskaberne for afdelingerne. Drifts- og serviceudvalget har på møde den 22. april gennemgået afdelingsregnskaberne på baggrund af oversigten over regnskabsresultater for boligafdelinger samt det vedlagte notat. Udvalget ønsker næste år at gennemgå 2 3 tilfældige regnskaber og gå helt i dybden med disse. Udvalget har valgt ikke at lave en indstilling vedr. afdelingsregnskaberne. Revisionen har som nævnt afsluttet årsrevisionen og har forsynet årsregnskabet med en blank påtegning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender foreningens årsregnskab og indstiller det til repræsentantskabets godkendelse regnskaberne for sideaktivitetsafdelinger spørgeskema med tilhørende noter afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor der er afdelingsbestyrelse / afdelingsmøde, der behandler regnskaberne, under forudsætning af disses godkendelse afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor det er bestyrelsen, der behandler regnskaberne, jf. ovenfor 2
18.05 18.15 PAUSE 4. 18.15 Drøftelse og indstilling, Samdrift Der arbejdes med samdrift i en række områder i 3B. Effektiv drift er samtidig et tema i den seneste boligaftale indgået i Folketinget og i hovedaftalen mellem Københavns Kommune og BL s 1. Kreds. Vedlagte indstilling skitserer to centrale spørgsmål/dilemmaer, som etableringen af samdrift i 3B medfører: Det gælder dels spørgsmålet om, hvilke gevinster og ulemper der er ved samdrift; dels spørgsmålet om, hvad der ligger i henholdsvis organisationsbestyrelsens, administrationens og afdelingernes beslutningskompetence i forhold til organisering af driften. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter de skitserede spørgsmål/dilemmaer beslutter, at administrationen på baggrund af drøftelsen udarbejder et udkast til politik og retningslinjer for etablering af samdrift i 3B, som forelægges organisationsbestyrelsen i september 2015 Væsentlige sager 19.15 19.25 PAUSE 5. 19.25 Drøftelse, Repræsentantskabsmøde 28. maj Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter afviklingen af repræsentantskabsmødet, herunder opstillinger til bestyrelsen. Til orientering er der udsendt indkaldelse 24. april 2015. Materialet til brug for mødet udsendes én uge før mødet. Til orientering har Klaus Kramshøj, BDK, og Bjarne Zetterstrøm, BL, har sagt ja til at være dirigenter. Valg Som næstformand har Iris Gausbo meddelt, at hun genopstiller. Til de fem bestyrelsesposter for to år har følgende pr. 6. maj meddelt deres opstilling: Anders Brøgger, Egedalsvænge Daniel Majgren, Hjortegården 3
Hans Jørgen Larsen, Hedelyngen Henrik Thorenfeldt, Måløv Park Henrik Østgård, Kaysergården Lars Emanuel, Remisevænget Vest Martin Baden, Toftegård Svend Larsen, Søbyvej Til suppleantposterne er der endnu ikke indkommet forslag. Beretninger Den skriftlige beretning har bestyrelsen haft mulighed for at kommentere ad to omgange. De modtagne bemærkninger er indarbejdet i den endelige udgave, som er gået i trykken. Den mundtlige beretning er under udarbejdelse. Formanden vil på mødet orientere om den mundtlige beretnings indhold. FU drøftede på seneste møde, om der skal være et afsnit i den mundtlige beretning om Egedalsvænge. Konklusionen blev, at det skal der ikke. I stedet ønskes et forslag til repræsentantskabet, hvor bestyrelsen søger repræsentantskabets tilslutning til at fortsætte arbejdet i Egedalsvænge. Udkast til forslag eftersendes mandag den 11. maj. Indkomne forslag Der er pt. ikke modtaget forslag til behandling på mødet Det indstilles, at bestyrelsen drøfter afviklingen af mødet drøfter den mundtlige beretning godkender forslag til repræsentantskabet vedr. Egedalsvænge 6. 19.45 Indstilling, Udvalgsstruktur procesbeskrivelse Bestyrelsen og FU har ved flere lejligheder drøftet, hvordan der kan skabes bedre tid til bestyrelsens hovedopgaver - det strategiske arbejde og kontrolopgaven. Samtidig har der været et ønske om at bringe udvalgene mere i spil i forhold til bestyrelsesarbejdet. I den forbindelse har 4
det været drøftet, om udvalgene kan bruges til aflastning for de mange forhold, bestyrelsen skal tage stilling til, herunder generelle forhold om udlejning, afdelingernes regnskaber og budgetter, bevillingssager m.m. Derfor har FU på seneste møde aftalt, at der på de kommende bestyrelsesmøder skal drøftes, hvordan vi kan bringe udvalgene bedre i spil, herunder om bestyrelsessuppleanterne skal indgå i udvalgsarbejdet. FU vil til de kommende møder komme med et udspil med følgende overskrifter: Hvilke udvalg med hvilke ressortområder, skal der være Medlemmer af udvalgene (antal, kompetencer, eksterne) Arbejdsdeling (bestyrelse / FU / udvalg) Proces for udvalgsbehandling Bestyrelsen vil på bestyrelsesudviklingsmødet den 2. juni tage hul på drøftelsen. Drøftelsen vil fortsætte på det konstituerende møde den 8. juni, og skal afsluttes på mødet den 26. juni. Det betyder, at konstitueringen af udvalgene ikke vil ske på mødet den 8. juni, men i stedet på mødet den 26. juni. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, herunder at bestyrelsen over de næste tre møder drøfter udvalgsstrukturen m.v. først konstituerer udvalgene på mødet den 26. juni 7. 19.55 Indstilling, MgO plader Der er opdaget alvorlige byggeskader ved anvendelse af såkaldte MgO-plader. MgO-plader er vindspærreplader, der er anvendt i en række nyere byggerier og renoveringer siden 2010. Vedlagte, fortrolige indstilling omfatter en redegørelse for 3B s tiltag, risici, allerede iværksatte tiltag, som må forventes at medføre udgifter for boligforeningen samt kommunikation til afdelingsbestyrelser og beboere. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om afsluttede byggerier med MgOplader med dertilhørende risici for boligforeningen til efterretning 5
tager orientering om 3B-tiltag i uafsluttede sager med lukkede facader med dertilhørende risici for boligforeningen til efterretning tager til efterretning, at 3B har igangsat udskiftning af facadeplader i Midgaard med risiko for forøgede omkostninger for foreningen, jf. vedlagte fortrolige indstilling med en forsinkelse på ca. 2 måneder til følge tager til efterretning, at 3B har igangsat udskiftning af vindspærreplader i Vestergården 2 med risiko for forøgede omkostninger for foreningen, jf. vedlagte fortrolige indstilling med en forsinkelse på ca. 2 måneder til følge og med risiko for yderligere udgifter til udskiftning af allerede monterede plader tager administrationens plan for orientering af afdelingsbestyrelser og beboere til efterretning Indstillingen er fortrolig af hensyn til 3B s position i forhold til entreprenører, rådgivere og leverandører. 8. 20.05 Indstilling og orientering, Byggesager En række byggesager har ændrede forudsætninger (tid, økonomi og omfang), som kræver organisationsbestyrelsens stillingtagen. Det drejer sig om følgende sager: 1 Fortrolig nybyggerisag 2 Udvikling af Solvangscenter-grunden 3 Nybyggeri på Teglholmen 4 Helhedsplan for Folehaven 5 Helhedsplan og nybyggeri i Lønstrupgård 6 Helhedsplan i Herlevgårdsvej 7 Helhedsplan i Hjortegården 8 Helhedsplan i Stubmøllevej 9 Helhedsplan Vestergården 2 10 Fortrolig Bemyndigelse til at indgå forlig Egedalsvænge. Der er udarbejdet en oversigt med indstillingerne til bestyrelsen i de enkelte sager. Der er endvidere udarbejdet uddybende indstillinger for de enkelte sager, herunder to fortrolige indstillinger. Det indstilles, at bestyrelsen godkender administrationens indstillinger, jf. vedlagte oversigt med indstillinger. 6
9. 20.15 Indstilling, Rabat til 3B s beboere i forbindelse med deres deltagelse i løbet Løb Mellem Husene Bestyrelsen godkendte på seneste møde den 26. marts, at 3B indgår et partnerskab med Jøp, Ove & Myrthue om at arrangere et halvmaraton, suppleret med 10 km, 5 km og en travetur (10 km). Løbet planlægges afholdt i Valby med start og slut omkring Valby Idrætspark. Løbet afvikles i august 2016. Med henblik på at tilskynde 3B s beboere og personale til at deltage i løbet foreslår administrationen, at 3B yder en rabat på 25 pct. af tilmeldingsgebyr for beboere og personale i 3B. Det samlede beløb anslås at blive mellem kr. 25.000 og 40.000 afhængig af antallet af deltagere. Beløbet vil kunne finansieres af foreningens aktivitetspulje. Administrationen indstiller, at 3B yder en rabat på 25 pct. af tilmeldingsgebyr for beboere og personale i 3B beløbet finansieres af aktivitetspuljen 10. 20.20 Indstilling, Bemyndigelse til FU og direktionen om at disponere foreningens korte likviditet 3B s overskudslikviditet er opdelt i to puljer. Én hvor foreningen har et længere perspektiv på investeringen (længere end et år), og én hvor perspektivet er under et år. Investeringer med længere perspektiv er placeret i tre PMaftaler hos, Nordea, Danske Capital og Nykredit. Den samlede placering udgør pr. 31. december 2014 ca. 343 mio. kr., og er fordelt med ca. 1/3 hos hver af de tre PM forvaltere. Den korte likviditet (herefter overskudslikviditet) udgør pr. 31. december 2014 ca. 110 mio. kr. 3B har tidligere haft en aftale med Danske Bank, hvor indestående på de løbende konti er blevet forrentet fordelagtigt. Har renten på pengemarkedsindskud været bedre, har 3B bundet penge på 1 uge til 3 mdr. på sådanne aftaler. Der har det seneste halve år været pres på kronen og i den forbindelse har Nationalbanken sænket renten på bankernes indskud i Nationalbanken (Indskudsbevisrenten). Pr. 6. maj får bankerne forrentet deres indskud i Nationalbanken med - 0,75 pct. 7
3B s forretning af indeståender på de løbende konti udgør pt. 0 pct. Danske Bank og Nordea har meddelt, at de pr. 1. juni vil sænke renten på vores indeståender til -0,75 pct. På baggrund heraf er administrationen i færd med at undersøge alternative placeringer, fx køb af korte realkreditobligationer og/eller placere flere penge i de tre PM aftaler, alt sammen med det formål at bringe den korte likviditet tæt på nul. Derfor vil ovenstående skulle kombineres med en trækningsret / kassekredit. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger direktionen til sammen med FU at foretage det fornødne bliver orienteret, når der træffes en beslutning om håndteringen af problemet 11. 20.25 Indstilling, Etablering af et byudviklingssekretariat Sagen er nærmere beskrevet i vedlagte fortrolige indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen. godkender den vedlagte indstilling, herunder afsætter en halvtidsstilling i tre år samt 100.000 kr. over en treårig periode til et byudviklingssekretariat Indstillingen er fortrolig af konkurrencehensyn. 12. 20.30 Indstilling, Samarbejdsaftale CfL Der er indgået aftale med CfL om at facilitere det interne bestyrelsesudviklingsprogram. I forbindelse hermed har der været drøftelser mellem CfL og formandsskabet om hjælp til at få struktureret bestyrelsesarbejdet under de fire overskrifter: Det strategiske bestyrelsesarbejde Det demokratiske bestyrelsesarbejde Det effektive bestyrelsesarbejde Det dynamiske bestyrelsesarbejde I forlængelse heraf har formandsskabet foreslået bestyrelsen, at CfL tilknyttes til at hjælpe med ovenstående. 8
Ricci Carlsson (CfL) og Bent Frederiksen har de seneste uger drøftet, hvordan dette kan ske, så det bliver til alle partners fordel. På baggrund heraf indstiller FU, at Ricci Carlsson tilknyttes 3B det næste halve år, dvs. frem til medio oktober, inden for en økonomisk ramme på 500.000 kr. ekskl. moms. Formålet er i første omgang at hjælpe med at sikre det effektive bestyrelsesarbejde, herunder deltage i alle bestyrelses- og udvalgsmøder sparring til formandsskabet og udvalgsformændene, herunder rullende to-do lister og tilhørende forventningsafstemning mellem bestyrelse / FU / udvalg og direktion / administration etablering og implementering af forretningsordener for bestyrelse, direktion og udvalgene effektivisering af mødearbejdet, herunder etablering og implementering af dagsordener og det gode samspil omkring mødeafvikling Samarbejdsaftale mellem 3B og CfL indstilles til godkendelse. Øvrige sager Orienteringspunkter fra bestyrelsen 13.. 20.35 Forretningsudvalg Referat af forretningsudvalgsmøde den 13. april og den 4. maj er vedlagt til orientering. 14. Ad-hoc Udvalg Udvalget har holdt møde den 6. maj. Der henvises til referat fra mødet. 15. Bygge Udvalg Næste møde er planlagt til den 21. maj 9
16. Demokrati Udvalg Udvalget holdt møde den 13. april. Der henvises til referat fra mødet. 17. Drifts- og service Udvalg Udvalget holdt møde den 22. april. Der henvises til referat fra mødet. Orienteringspunkter fra administrationen 18. 20.35 Kunde Udlejning Vedlagt oversigt over ledige boliger, erhvervslejemål/institutioner, forbrug i forbindelse med at nogle boliger har stået tomme og forbrug på kommunalt anviste boliger pr. 31. marts 2015, hvor det samlede lejetab udgør 1.452.904,85 kr., heraf udgør Solvang Centret 1,28 mio. kr. og erhverv i Folehaven 81 t.kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Fraflytning Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvoraf det fremgår, at der i 1. kvartal 2015 har været 263 fraflytninger samt at fraflytningsprocenten var 2,28 %. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Indflytning Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 1. kvartal 2015. Der har været 166 indflytninger fordelt som beskrevet bilaget. Restancer Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik, hvor det fremgår, at der i 1. kvartal 2015 er sendt: 1.223 stk. rykker 1 (påkrav) 171 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 35 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 10
6 stk. er udsat af deres bolig (4 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom) I forhold til 2014 har der i 2015 været sendt: 61 flere rykker 1 (påkrav) 94 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 10 færre rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 6 færre er udsat af deres bolig (1 mindre havde afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. 20.40 Ministeriets svar på ønsket om ændring af vedligeholdelsesordning i Teglværkshaven Organisationsbestyrelsen traf på mødet den 26. marts 2015 beslutning om, at administrationen skulle afvente svar på undersøgelsen i forhold til det principielle aspekt af sagen. Administrationen har forelagt sagen for KAB, der varetager den primære kontakt til ministeriet angående almenbolig+. Administrationen fik svar fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter 21. april 2015. Ministeriet vurdering er, at det ikke vil være i overensstemmelse med forsøgsordningen at godkende en ændring af vedligeholdelsesordningen og dermed også en forhøjelse af huslejen, så længe den endelige evaluering ikke foreligger. KAB forventer, at den endelige evaluering forlægger i løbet af 2015. Afdelingen er orienteret om ministeriets svar. Administrationen vil således afvente den endelige evaluering, inden de foretager sig yderligere i sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11
Afslutning 20. 20.45 Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 21. 20.50 Eventuelt 22. 20.55 Næste møder De næste møder er Mandag den 8. juni kl. 17 (konstituerende møde med efterfølgende middag ude i byen) Torsdag den 25. juni kl. 17 12