1 Rapportering for Ny Fælles Akutcentral (NFA) til Slagelse Sygehus

1 Rapportering for Ny Fælles Akutcentral (NFA) til Slagelse Sygehus Kvartalsrapport for perioden 1. oktober til 31. december (4. kvartal 2013) 0. verblik 0.1 Indledning Formålet med NFA byggeriet er at udbygge Slagelse Sygehus til akutsygehus som led i Region Sjællands akutplan. Der blev udarbejdet ansøgning om tilsagn til NFA projektet inklusive et udkast til byggeprogram i 2008 og 2009. Endeligt tilsagn blev modtaget 1. juli 2010 Bygherrerådgiveraftale blev indgået i maj 2010 og totalrådgiveraftale blev indgået i juni 2010, hvorefter projekteringen begyndte. Projektet var oprindeligt planlagt til aflevering til Slagelse sygehus i februar 2013. Imidlertid er projektet blevet forsinket til aflevering den 16. september 2013 eller knap 6 måneder senere. Forsinkelsen skyldes, at projektet i juni 2011 blev udbudt dels i storentrepriser som EU udbud og dels som mindre entrepriser for særlige installationer i underhåndsudbud. Tilbudsgivningen resulterede i en overskridelse af det styrende budget, hvorfor man i styregruppen i juni 2011 besluttede, at råhusentreprisen skulle opdeles og udbydes i fagentrepriser, mens de øvrige entrepriser skulle fastholdes. Endvidere blev der iværksat en række projektændringer for at sikre budgetoverholdelse. Disse tiltag blev udbudt i efteråret 2011. Den fornyede udbudsrunde i efteråret 2011 samt projektændringerne gav nogle besparelser, der gjorde, at budgettet blev overholdt. På styregruppemødet i december 2011 blev projektet derfor godkendt til udførelse. For sikring af udførelsestidsplanen overholdelse blev byggegruben udgravet allerede i efteråret 2011, og råhusentreprisen startede i foråret 2012. Projektet er afleveret i sin helhed midt september 2013 til Slagelse sygehus som planlagt. Det udbudte projekt er i overensstemmelse med de oprindelige krav til funktioner og kvalitetsniveau. 0.2 Fravigelser i forhold til Regnskabsinstruks Da projektet Ny Fælles Akutcentral til Slagelse Sygehus er under 1 mia. kr. og er opstartet inden endelig Regnskab- og Revisionsinstruks for Kvalitetsfondsbyggeri er udsendt fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er der givet følgende dispensationer fra regelsættet: Effektiviseringskrav Rammer for IT, udstyr og apparatur mv 1

Styrringsmanual Vurdering af sammenhæng mellem reserver og risiko er kvalificeret af bygherrerådgiveren, der efter ministeriets vurdering ikke er uafhængig af byggeorganisation I Regnskabsinstruksen er der krav om specifikation af lønudgifter pr. medarbejder med timeregnskab/fordelingsnøgle. Da projektet er påbegyndt inden omtalte Regnskabsinstruks var godkendt har man beregnet intern ressourcefordeling på baggrund af skønsmæssigt opgjort forbrug i alt 1,3 mio. der er anvendt en timepris på 375 kr. i timen. 0.3 Kortfattet status for NFA Figur 1: Status pr. 31. december 2013 Økonomi Tid Kvalitet Inden for rammerne, men under observation Inden for rammerne Inden for rammerne Der er holdt officiel indvielse af NFA den 31. oktober 2013, og sygehuset er taget i brug fra den 7. november. Der pågår nogle få mangelafhjælpninger i samarbejde med sygehusets driftsfunktion. Der pågår forhandlinger med råhusentreprenøren om ca. 1,1 mio. kr. 0.3 De involverede parter Følgende rådgivere er involveret i byggeriet: Bygherrerådgiver: CWI A/S, honorar på kr. 3.300.000. Totalrådgiver: Rambøll A/S sammen med underrådgiverne Friis & Moltke, Henning Larsen Architects, Brunsgaard & Lauersen og SLA. Honorar på kr. 17.200.000. Rådgivning i alt: 20.500.000 kr. 2

Følgende entreprenører er involveret i byggeriet Nr. Navn Entr. Kontraktbeløb E01 Udgået Godkendte ekstraarbejder E02 Aptering S. Guldfeldt Nielsen A/S 38.761.378 5.873.149 E03 Installationer Wicotec A/S 52.517.146 11.397.426 E04 Elevator KNE A/S 3.788.000 64.516 E05 CTS Schneider A/S 7.914.077 390.852 E06 ITV Schneider A/S 85.000 51.980 E07 Udgået E08 Patientkald Care-Call A/S 1.126.820 127.085 E09 Jord Møller & Co. A/S 4.712.437 E10 Råhus MT Højgaard A/S 56.782.467 8.334.141 E11 Murer Villy Nielsen & Søn A/S 2.343.012 432.657 E12 Facade Elindco A/S 17.320.248 2.559.275 E13 Tag Phønix Tag A/S 3.450.083 1.400.418 E14 Solcelle Gaiasolar A/S 652.000 107.900 E15 Gartner Skælskør Anlægsgartnere A/S 5.970.306 889.148 E16 Stål Holbæk Ny Maskinværksted A/S 1.190.600 - E17 Byggeplads Loxam A/S 3.578.258 4.362.637 E18 Inventar P Inventar A/S 2.450.465 26.302 E19 Sengestuepaneler Philips Healtcare A/S 4.130.000 - E20 Teknisk udstyr KEN Storkøkken A/S 988.956 27.900 E21 Medicoteknisk udstyr Electro A/S 982.990 28.800 Entreprenører total 208.744.243 36.074.186 Udover ovenstående entrepriseregnskab indeholder projektets samlede anlægsbudget også beløbsposter til indledende rådgivning ifm. udarbejdelse af kvalitetsfondsansøgning og byggeprogram, for undersøgelser, andre rådgivningsydelser som geoteknik, energimærkning og lignende, myndighedsbidrag, tilslutningsbidrag til el- og spildevand, forsikring, andre bygherreleverancer, uforudseelige omkostninger mv. 3

1. Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Nr. Kapitalisering af fremtidige risikoelementer i mio. kr. 1 Manglende ressourcer hos byggeledelse og tilsyn 0,5 Risiko i alt 0,5 Manglende ressourcer hos byggeledelse og tilsyn er vurderet til 0,5 mio. kr., som begrundes med, at mangelfulde ressourcer kan betyde svag forhandlingsindsats omkring forhandlinger med råhusentreprenøren om de resterende ekstrakrav. Projektledelsen følger med i, at totalrådgiveren sikrer nok ressourcer hos byggeledelse og tilsyn til at få mangelafhjælpning gjort færdig og slutforhandlet ekstrakravene med entreprenørerne. Se i øvrigt vedlagte notat om anvendelsen af trafiklys risikovurderingen på Slagelse NFA-projektet. 2. Projektets økonomi Det samlede budget er på kr. 317,3 mio. inklusive indeksregulering jf. Region Sjællands investeringsoversigt for 2013. Det er projektledelsens vurdering, at det samlede budget bliver overholdt. Skema 1: Kvartalsstatus for økonomi og fremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift - vurderet Mio. kr. Pct. prindelig t budget (pl-09) Korrigere t budget (a) Forbrug til 31.12.2013 (b) Disponeret forbrug til 31.12.2013 ( c ) Forventet resterende forbrug (d) Forvente t samlet forbrug (e= b+c+d) Evt. difference : budget og forventet forbrug (a-e) Planlagt færdiggørelsesgra d Realiseret færdiggørelsesgra d NFA 300 317,3 306,6 9,1 1,1 316,8 0 98,6 98 Reserve til regionsrådets disposition 0 0 - - - - - - - Reserve til prisregulering 0 0 - - - - - - - Andre reserver 0 0 - - 0,5 0,5 - - - NFA i alt 300 317,3 306,6 9,1 1,6 317,3 0 - - Vurderingen af byggeriets fremdrift i skema 1, er iflg. ønske fra ministeriet ændret således, at den tager udgangspunkt i byggeriets tidsplan og ikke som tidligere i det økonomiske træk angivet i skema til figur 2. Der skal bemærkes, at der løbende fortages posteringer efter et kvartals afslutning. 4

På baggrund af bl.a. fordelagtige indkøb, har det været muligt at overfører UF-pulje for Apparatur og medicoteknisk udstyr mv. på kr. 2,4 mio. til det samledes anlægsbudgets pulje for uforudseelige udgifter. Således udgør det samlede budget for indkøb af IT, udstyr og apparatur mv. nu kr. 40,8 mio. - se vedlagte notat vedrørende IT, Apparatur, teknik, inventar. Der pågår forhandlinger mellem totalrådgiveren (byggeledelsen) og råhusentreprenøren om en række yderligere ekstrakrav, vedrørende forlænget byggepladsdrift og tidsplan ang. statisk afstivningsprojekt, stort ca. kr. 1,1 mio. som er afsat i budgettet. Det forventes dog, at forhandlinger vil reducere de forventede yderligere omkostninger. For at overholde budgettet er der udarbejdet en reservationsliste med udlæg, mindre besparelser mv. til imødegåelse af forhandlingsresultatet og evt. kommende entreprenør ekstrakrav. Listen herunder er udarbejdet af projektledelsen og forventes fuldt at kunne dække difference imellem mellem budget og forventet forbrug på ca. kr. -5,6 mio. Projektets post for uforudseelige omkostninger er næsten uændret siden sidste fremdriftsrapport med en manko på ca. kr. 5,6 mio. Der er følgende forhold, som forventes at opveje mankoen. I nedenstående skema er vist minimum og maksimum vurderinger på de væsentlige uafklarede poster. Balancen i forhold til posten for uforudsete ved udgangen af december 2013 vurderes til at ligge mellem kr. 91.292 og kr. 1.404.027. Stade (S) angiver følgende : = indeholdt i byggeregnskabet - forvente/forsøges overført R = reserveret i byggeregnskabet I = indeholdt i byggeregnskabet Indtægter: Skøn over udlæg, reserver og ekstra omkostninger Min. Maks. Bemærkning Afventer beslutning af RS. Udlæg til Fase 2 projektet 3.400.000 4.000.000 Udlægget tilbageføres til Fase 2 projektet. Udlæg til kaloriferer 100.000 100.000 Afventer beslutning af RS. Nedskrivning af omkostninger til energi- forbrug verførsel fra budget for Sygehusets interne omk. 900.000 MTH: Forlænget drift af byggeplads 0 1.300.000 3.205.000 3.205.000 230.000 Afventer beslutning af RS. Afventer beslutning af RS Uenighed om kr. 1.100.000. Der er reserveret kr. 1.000.000 i byggeregnskab. Forventes at lande på ca. 770.000 kr. R R 5

Krav om landmålerfejl mod MTH/ landmålerfirma Projektfejl (TR), vinduer med persienner 0 500.000 0 154.035 Forsikringsselskab er ved at undersøge. Der er fremsendt krav på 1 mio. kr., men vurderingen er at erstatningen synes vanskelig. Arbejdet er med i entrepriseregnskabet med sin fulde værdi. Bygherrekrav overfor totalrådgiver 500.000 500.000 Jf. aftale med Max Karlsson, Rambøll. Endelig indeksering for 2013?? Ca. Medio 2014 Indtægter I alt 8.105.000 9.989.035 R Udgifter: Tilslutningsafgift for varme til SK Forsy ning 440.000 440.000 Afventer beslutning af RS I MTH: Tidsplan afstivningsprojekt 0 132.000 Uenighed om kr. 132.000, som er reserveret med sit fulde beløb i byggeregn skab. R Totalrådgiverkrav for ekstra projektering 1.600.000 2.039.300 Under forhandling. Min. beløb er fratrukket kr. 82.500 (afstivningsproj.) og kr.168.800 (landmålerkontrol). Projektfejl (TR), øvrige fejl 300.000 300.000 Under opgørelse af RS/ CWI. Væsentlige input fra opgørelsen af "spjældarbejder". Udgifter I alt 2.340.000 2.911.300 Resultat (ind-ud) 5.765.000 7.077.735 Konto for uforudsete, udgangen af december 2013-5.673.708-5.673.708 Min./ maks. omkring neutralt regnskab 91.292 1.404.027 6

Skemaet herover vurderes og revideres i den månedlige fremdriftsrapportering. RS og bygherrerådgiver forhandler med totalrådgiver om en løsning på gensidige krav. Sygehuset er ved at vurdere overførsel af restbudget for sygehusets interne omkostninger til diverse uforudsete udgifter. Jf. tidligere fremsendte notat Ressourcer til store kvalitetsfonds finansierede byggeprojekter citat: De operative og tværgående enheder, honoreres for den enkelt medarbejder deltagelse i projekterne, inden for en på forhånd aftalt ydelses- og budgetramme. Den aftalte budgetramme afsættes inden for anlægsrammen for det enkelte projekt. Såfremt projektet med finansiering af de interne ressourcers indsats helt eller delvis IKKE kan gennemføres inden for den afsatte anlægsramme SKAL de operative - og tværgående enheder finansiere omkostningerne til de interne ressourcer der ligger udover de i dette notat anførte, helt eller delvist via egne driftsbevillinger. Endelig indeksering for 2013 forventes først afklaret og givet ultimo 2014. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for projektet 2009 2010 2011 2012 2013 2014 I alt I alt 09-pl Andel af total Status Mio. kr. Pct. PL Indeks 0 1 1,8 2,5 1,3 1,6 NFA 2,2 9,9 16,6 123,9 154 10,7 317,3 300,0 100 Afleveret heraf change request 0,0 0,0 Afleveret heraf reserver i alt 0,5 0,5 0,5 0,2 Afleveret heraf it, udstyr, apparatur 1,2 37,2 2,4 *40,8 39,3 13,1 Afleveret *Note: I kvartalsrapporten for 3. kvartal 2013 er der fejlagtigt angivet et samlet beløb til it, udstyr og apparatur på kr. 54,4 mio. Jf. projektets budget og udbetalingsanmodningen til ministeriet, er dette tal kr. 51,2 mio. Se i øvrigt vedlagte notat. 7

3 Byggeriets fremdrift Brugerne tog byggeriet i brug den 7. november 2013 i overensstemmelse med tidsplanen. Fremdriften i forbruget af budgetteret midler afsat til indkøb af teknisk og medicoteknisk udstyr er i 2013 mindre end forventet. Dette skyldess nogle bevidste just in time indkøb af disse produkter, samt at disse betales over flere rater. 350 300 250 Figur 2 Byggeriets fremdrift - samlet Mio. kr. 200 150 100 50 Forbrug mio. kr. 0 2009 Kvt. 3 2009 Kvt. 4 2010 Kvt. 1 2010 Kvt. 2 2010 Kvt. 3 2010 Kvt. 4 2011 Kvt. 1 2011 Kvt. 2 2011 Kvt. 3 2011 Kvt. 4 2012 Kvt. 1 2012 Kvt. 2 År 2012 Kvt. 3 2012 Kvt. 4 2013 Kvt. 1 2013 Kvt. 2 2013 Kvt. 3 2013 Kvt. 4 2014 Kvt. 1 2014 Kvt. 2 2014 Kvt. 3 2014 Kvt. 4 Udbetalingsanmodningen blev godkendt den 28. juni 2013, hvorfor den oprindelige investeringsprofil er identisk med den senest revideredee og godkendte investeringsprofil. Som led i den regionale budgetopfølgningen vedrørende kvalitetsfondsprojekterne er der nu fastsat endeligt prisniveau for 2011-2012. Dette niveau er højere end forventet. Rådighedsbeløb i 2013 samt bevilling er således justeret i henhold til denne ændring, og andrager nu kr. 317,3 mio. 8

Skema til figur 2 År 2009 2010 2011 2012 2013 **2014 Kvt. Investeringsprofil mio. kr. 3 0,6 0,2 Pct. af total Forbrug mio. kr. Pct. af total 4 1,3 0,4 2,2 0,7 1 2,2 0,7 2,3 0,7 2 4,1 1,3 2,7 0,9 3 7,3 2,3 7,0 2,2 4 11,1 3,5 12,1 3,8 1 15,2 4,8 12,1 3,8 2 19,7 6,2 17,0 5,4 3 19,7 6,2 18,9 6,0 4 29,2 9,2 28,7 9,0 1 66,6 21,0 35,3 11,1 2 104,1 32,8 62,3 19,6 3 141,8 44,7 89,5 28,2 4 179,9 56,7 152,6 48,1 1 216,7 68,3 155,9 49,1 2 254,8 80,3 226,1 71,3 3 298,6 94,1 254,1 80,1 4 312,9 98,6 306,6 96,6 1 315,1 99,3 2 316,0 99,6 3 316,0 99,6 4 317,3 100,0 **Note: Forbruget i 1 og 2. kvartal 2014 indeholder slutfaktureringer på entreprisearbejder samt inventarkøb. Forbruget for 4. kvartal indeholder projektets 1.årsgennemgang. 3.4 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de oprindelige kvalitetskrav til byggeriet. 4 Generelle principper Der henvises til generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Projektets hovedrisici var i udførelsesfasen et udtræk fra projektets risikolog, der med jævne mellemrum blev ajour ført med deltagelse af alle parter i projektgruppen. Den dynamiske og operationelle risikolog omfattede en sandsynlighedsvurdering og en konsekvensvurdering per hændelse, samt hvilke parametre der var omfattet af hændelsen (tid, økonomi, kvalitet, andet). Da byggeriet er udført og projektet er i sin afslutning anvendes risikologen ikke længere. Eneste tilbageværende risiko, beskrevet under pkt. 1 i nærværende rapport, er om totalrådgiver allokerer tilstrækkelig ressourcer og tid hos byggeledelse og tilsyn, til de sidste pågående forhandlinger omkring resterende ekstrakrav og modkrav. Projektets økonomi følges på projektgruppemøder hver 14. dag. En gang om måneden opdateres byggeregnskabet af totalrådgiver. Byggeregnskabet styrer for hver entreprise tillægsarbejder og forventede ekstraarbejder, som summeres op i en overbliksside med alle økonomiske hoveddata. Hver måned opdaterer bygherrerådgiver det samlede anlægsregnskab med input fra byggeregnskabet og Region 9

Sjællands økonomifunktion. Det samlede anlægsregnskab indgår i fremdriftsrapporten som fremsendes til styregruppen månedligt. Fremdriften i figur 2 er beregnet ud fra periodens samlede forbrug i kr. i procent af projektets budget. Byggeriets fremdrift drøftes også på projektgruppemøderne og en fremdriftsoversigt i form af et stavdiagram med vist fremdriftsprocent udarbejdes månedligt. Fremdriftsprocenten indgår i den månedlige fremdriftsrapports. Byggelederen har med input fra entreprenørerne udarbejdet en arbejdsplan, som der følges op på ved, at der fra byggestart og frem til byggeriets aflevering holdes ugemøder med entreprenørerne, hvor den kommende uges aktiviteter planlægges. Ligeledes planlægges de kommende aktiviteter for de næste 6 uger. Projektets håndtering af entreprenørernes claims sker ved, at ekstrakravet varsles og herefter registreres i byggeregnskabet af byggeledelsen. Efter forhandlinger med entreprenøren fremsender byggeledelsen herefter en tillægsaftale til godkendelse af hhv. bygherrerådgiveren og bygherren. Først herefter indgås aftale om ekstraarbejde og entreprenøren kan fremsende en faktura på sine ekstraarbejder. Byggeleder og bygherrerådgiver kan disponere op til ca. kr. 50.000,-, hvorimod større tillægsaftaler skal godkendes i projektgruppen eller styregruppen. På projektgruppemøderne, som typisk afholdes en gang om måneden, orienterer byggeledelsen og totalrådgiveren om nye varslede entreprenør krav, samt hvorledes forhandlingerne udvikler sig på de tidligere varslede krav. 10