Kontrakt om Videreudvikling, Vedligeholdelse og Support af IMK2- systemet Bilag 1 Definitioner 12.05.2016 Version 1.0
[Vejledning til tilbudsgiver: Bilaget er i sin helhed at betragte som et mindstekrav (MK). Bilaget skal ikke udfyldes af tilbudsgiver.] Side 2/10
Indhold 1. Indledning (MK)... 4 2. Definitioner (MK)... 5 3. Kravmetodik... 9 Side 3/10
1. Indledning (MK) Formålet med dette bilag er at definere de centrale begreber samt beskrive den kravmetodik, som anvendes i Kontrakten og i de tilhørende bilag. Side 4/10
2. Definitioner (MK) Begreb Definition 2. Level Support 2. Level Support (teknisk support) skal håndtere og afhjælpe kendte hændelser og Fejl 3. Level Support 3. Level Support (operationel support) skal analysere og afhjælpe ukendte hændelser og Fejl, enten ved løsninger eller work-arounds. Afhjælpende Vedligeholdelse, som har til formål at rette Vedligeholdelse observerede Fejl i Systemet. Afklaringsfase Perioden mellem Kontraktens underskrivelse og overtagelsen. Arbejdsdag Ved Arbejdsdag forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Bruger Fællesbetegnelse for Interne Brugere og Eksterne Brugere. Brugerdokumentation Ved Brugerdokumentation forstås den/de beskrivelse(r) af Leverancens/Systemets funktioner og anvendelses- og opsætningsmuligheder rettet mod slutbrugere, superbrugere, systemadministratorer og andre Brugere, der ikke skal have indsigt i arkitektur eller kildekode. Dag Ved Dag forstås kalenderdag. Datadokumentation Ved datadokumentation forstås Dokumentation, som beskriver den datamodel, der anvendes i og af Systemet, feltbeskrivelser, diagrammer og tegninger. Dokumentation Enhver udarbejdet beskrivelse relateret til Systemet, jf. bilag 9 Dokumentation. Driftsdokumentation Dokumentation, som beskriver hvorledes Systemet installeres, konfigureres og driftsafvikles. Ekstern Dataleverandør Ved Eksterne Dataleverandører forstås de leverandører, hvorfra Systemet henter og viser data. Ekstern Bruger Ved Ekstern Bruger forstås en fysisk/juridisk Bruger af Kundens System via internettet. Fejl Der foreligger en Fejl, såfremt Systemet ikke fungerer, som Kunden med føje kunne forvente på grundlag af eksisterende Dokumentation, medmindre der er tale om bagatelagtige forhold. Fejl behøver ikke nødvendigvis hidrøre Leverandørens Leverancer. Se tillige definitionen af Mangler. Forebyggende Vedligeholdelse, som har til hensigt at opretholde Vedligeholdelse Systemets funktionalitet og performance, f.eks. som følge af ændrede standarder, som Systemet Side 5/10
God it-skik Incident Idriftsættelsesdag Intern Bruger Kontrakten Kunde Kundespecifik Programmel Kvalitetssikring Leverance Leverandør Løsningsbeskrivelse Løsningsforslag Mangler Normal Arbejdstid Offentlig Institution anvender. En af it-branchen alment accepteret god udførelse inden for et bestemt område. Enhver hændelse, der ikke er en planlagt del af drift, Support eller Vedligeholdelse af Systemet, og som medfører eller kan medføre forstyrrelse af eller reduktion i kvaliteten af den leverede ydelse. Den dag hvor Kunden skriftligt meddeler, at idriftsættelsestesten er godkendt som bestået. Ved Intern Bruger forstås sagsbehandlere eller andre af Kundens medarbejdere, herunder administratorer og superbrugere. Kontrakten med tilhørende bilag samt senere Ændringer og tillæg. Ved Kunde forstås Ordregiver, altså NaturErhvervstyrelsen. Ved Kundespecifik Programmel forstås det Programmel, der er tilpasset, tilrettet eller udviklet specielt til Kunden. Ved Kvalitetssikring forstås de systemer, procedurer og kontrolmekanismer, som sikrer, at Leverancen opfylder kvalitets- og kundekrav. Ved Leverance forstås Programmel med tilhørende ny eller opdateret Dokumentation, som leveres af Leverandøren ifm. Vedligeholdelse og Videreudvikling. Ved Leverandør forstås den virksomhed, som leverer Ydelserne specificeret i denne Kontrakt. Ved en Løsningsbeskrivelse forstås Leverandørens beskrivelse af, hvorledes Leverandøren opfylder Kundens kravsspecifikation. Ved et Løsningsforslag forstås det forslag, Leverandøren udarbejder i relation til en Ændringsanmodning. Der foreligger en Mangel i det leverede, såfremt det ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier, eller det i øvrigt ikke er eller fungerer, som Kunden med føje kunne forvente på grundlag af de i bilag 5 Servicemål angivne servicemål eller de i Løsningsbeskrivelsen angivne krav, medmindre der er tale om bagatelagtige forhold. Ved Normal Arbejdstid forstås en Arbejdsdag fra 8.00-16.30. Ministerier, styrelser, statsvirksomheder, selvstændige offentlige virksomheder (SOV), kommuner, regioner, offentlige forvaltningssubjekter, kommunale virksomheder, råd og nævn samt selvejende institutioner, hvis drift i det væsentlige finansieres med offentlige midler. Statslige aktieselskaber samt Side 6/10
Overdragelsesdag Overgangsydelse Overtagelsesdag Overtagelsesfase Parterne Problem Programmel Projektdokumentation Release Release-dokumentation Samarbejdsorganisationen Service Desk Standardprogrammel Support Systemdokumentation Systemet aktieselskaber med kommunal deltagelse er ikke omfattet. Ved Overdragelsesdag forstås den Dag, hvor Kunden skriftligt godkender, at Leverandøren har overdraget Ydelserne efter Kontrakten til modtagende leverandør. Ydelse, der leveres som led i overtagelsen. Den dag, hvor Kunden skriftligt meddeler, at overtagelsesprocessen er godkendt og Leverandøren overtager ansvaret for Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af Systemet i henhold til Kontrakten. Perioden efter Afklaringsfasen, hvor Leverandøren overtager Systemet. Ved Parterne forstås Kunden og Leverandøren og ved Part en af disse. Ved et Problem forstås en endnu ukendt underliggende årsag til en eller flere Incidents. Består af Kundespecifikt Programmel og/eller Standardprogrammel. Dokumentation under videreudviklingsaktiviteter, som vedrører projektets styring, fremdrift, afprøvning og færdiggørelse. En opdatering af Programmel, primært Videreudvikling, sekundært fejlrettelser og Vedligeholdelse. Almindeligvis kendetegnet med, at versionsnummeret for Programmellet ændres med et decimal (f.eks. fra 5.0 til 5.1). Størrelsen af releasen afgør hvor decimalet ændres (f.eks. fra 5.1.010.00 til 5.1.020.00). Dokumentation, som beskriver en Leverance fra Leverandøren i form af en ny Version eller en ny Release af Programmel. Den organisation, der er beskrevet i bilag 11 Samarbejdsorganisation. En primær it-service, der har til hensigt at give et enkelt kontaktpunkt ("SPOC"). Programmel, der ikke er Kundespecifik Programmel. Ved Support forstås de supportydelser, Leverandøren i henhold til denne Kontrakt er forpligtet til at levere. Ved Systemdokumentation forstås Dokumentation, som er nødvendig for at Vedligeholde, forvalte eller driftsafvikle et givet system, herunder også Dokumentation af grænseflader. Det samlede sagsbehandlingssystem IMK2, jf. bilag 2 Situationsbeskrivelse, som Leverandøren skal Supportere, Vedligeholde og Videreudvikle i Side 7/10
Testdokumentation Tidsplan Timepriser Tredjepart Vedligeholdelse Videreudvikling Version Volumenrabat Ydelse Ændring Ændringsanmodning Ændringshåndtering Tabel 1 - Definitioner henhold til Kontrakten. Ved Testdokumentation forstås Dokumentation, der beskriver de gennemførte test af leveret Programmel samt resultatet heraf, for eksempel testplaner, testcases og testrapporter. En Tidsplan beskriver en række aktiviteter, evt. grupperet i faser, med angivelse af varighed, ansvarlig for udførsel afhængigheder med videre. Angivne udgifter for ressourcens arbejde pr. time. Ved Tredjepart forstås en juridisk person, som ikke er Part på Kontrakten. Ved Vedligeholdelse forstås en Leverance knyttet til sikring af en it-løsnings anvendelighed for Kunden, jf. bilag 4 Vedligeholdelse og videreudvikling. Ved Videreudvikling forstås en Leverance bestilt særskilt af Kunden med henblik på udvikling af ny eller ændring af eksisterende funktionalitet, jf. bilag 4 Vedligeholdelse og videreudvikling. Ved Version forstås en Version, der indeholder væsentligt ændret udseende og/eller funktionalitet. Almindeligvis er en ny Version kendetegnet ved, at hovednummeret for Versionen ændres (f.eks. fra 5.1 til 6.0). Den rabat i procent, som Leverandøren tilbyder. Volumenrabatten er afhængig af omsætningen af timebaserede Ydelser pr. kalenderår. Leverandørens levering af alle Ydelser, herunder Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af Systemet i henhold til Kontrakten. Ved Ændring forstås en aftale indgået mellem Kunden og Leverandøren om ændringer af det til enhver tid gældende leveringsaftalegrundlag og/eller Systemet, i overensstemmelse med proceduren i bilag 12 Ændringshåndtering. En anmodning om Ændring. Hvor der i materialet benyttes begrebet CR (Change Request) skal dette læses som Ændringsanmodning. Ved Ændringshåndtering forstås de procedurer, der er angivet i bilag 12 Ændringshåndtering om håndteringen af Ændringer. Side 8/10
3. Kravmetodik I kontraktbilagene er Kundens krav beskrevet ud fra en særlig terminologi, herunder anvendelsen af to kategorier, benævnt som følger: Mindstekrav Mindstekrav er ufravigelige krav, som tilbudsgiver ubetinget skal opfylde. Disse krav er markeret med "MK" i bilagene. Tilbudsgiver skal ikke besvare disse krav, og tilbudsiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for sådanne krav. Krav Tilbudsgivers besvarelse af krav skal ske i overensstemmelse med den under kravet angivne vejledning. Tilbudsgiver bør i forbindelse med sin kravbesvarelse påse, at indholdet af kravbesvarelsen ikke i realiteten udgør et forbehold over for mindstekrav i bilaget eller indholdet af kontrakten, der i sin helhed er et mindstekrav, idet tilbuddet i så fald vil være ukonditionsmæssigt. Kravtabellerne er bygget op som illustreret nedenfor: Krav ID Bxx-y Krav titel Vejledning til tilbudsgivers besvarelse: Leverandøren bedes beskrive XXXX XXX Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at indholdet af bilaget er mindstekrav, hvorfor tilbudsgiver bør sikre sig, at indholdet af besvarelsen ikke strider imod disse samt evt. mindstekrav i øvrige bilag. Grundlag for tilbudsevaluering for Leverandørens besvarelser Det tillægges ved tilbudsevalueringen positiv vægt: XXX XXX Leverandørens besvarelse til Bxx-y: [Tilbudsgiver indsætter besvarelse her] Tabel 2 - Kravtabel "KravID" angiver identifikationsnummer. Krav titel angiver en kort titel på kravet, der identificerer, hvad kravet vedrører. Side 9/10
Vejledning til tilbudsgivers besvarelse angiver hvorledes tilbudsgiver besvarer kravet er herefter beskrevet i detaljer herunder. Grundlag for tilbudsevaluering for Leverandørens besvarelser angiver, hvad Kunden vægter positivt i tilbudsgivers besvarelse. Leverandørens besvarelse til Bxx-y angiver det sted i bilaget, hvor tilbudsgiver skal besvare kravet. Tilbudsgiver kan eventuelt supplere sin besvarelse i underbilag, såfremt formateringen i nærværende dokument ikke er tilstrækkelig for beskrivelsen. I så fald bør der i kravbesvarelsen være en tydelig reference til, hvor i underbilaget kravbesvarelsen er anført. Side 10/10