Vedrørende virksomhedstyper, systemer og systemintegration. af Bjarne Larsen

Vedrørende virksomhedstyper, systemer og systemintegration. af Bjarne Larsen Dette er en lettere omarbejdet udgave af en ældre note, hvilket bl.a. kan ses i de datoer, der er anvendt i notens eksempler. Dette spiller dog ingen rolle i forhold til det overordnede formål, som er at give et overblik over almindeligt forekommende virksomhedstyper og de klassiske IT-systemer, som anvendes til styring af sådanne virksomheder. Overblikket søges tilvejebragt gennem en række konkrete eksempler på skærmbilleder og udskrifter, som kunne være taget ud af hverdagen i en konkret virksomhed; men her er eksemplerne altså konstrueret til en virtuel case virksomhed. Virksomhedstyper I erhvervslivet findes der et utal af forskellige typer af virksomheder; men i forhold til formålet med denne note, skelner vi her mellem følgende virksomhedstyper Handelsvirksomheder Produktionsvirksomheder Administrationsvirksomheder Handelsvirksomheder Formål: At købe varer, opbevare dem, og sælge dem videre med fortjeneste. Grossister Detailhandel Postordrefirmaer Leverandør Lager Kunder Nødvendige administrative systemer i denne virksomheds type: Lønsystem Bogholderi Indkøb Lager Salg 1

Produktionsvirksomheder Formål: At indkøbe råvarer, forarbejde eller forædle disse til andre varer, opbevare disse varer og sælge dem med fortjeneste. Ordreproducerende: Varer produceres først, når man har en kunde til dem. Varen sælges ofte til aftalt pris. Maskinfabrikker Entreprenører Tekstilvirksomheder Skibsværfter Lagerproducerende: Varer produceres løbende og lægges på lager, indtil de bliver solgt. Salgsafdelingen skal forsøge at få den bedst mulige pris for varen. Bryggerier Fødevareindustri Serieproduktion Leverandør Råvarelager Produktion Færdigvarelager Kunde Nødvendige administrative systemer: Lønsystem 1. Fast løn (funktionærer) 2. Tidløn (faglærte og ufaglærte arbejdere) Timeløn Akkordløn Bonusordninger Bogholderi Indkøb Lagerstyring råvarer Produktionsstyring Lagerstyring færdigvarer Salg 2

Multiprofit A/S I det følgende skal vi se nærmere på nogle af virksomhedens vigtigste systemer. Forskellige virksomheder kan have meget forskellige behov for registreringer af data i forbindelse med administrationen en del af disse registreringer følger af lovkrav andre skyldes virksomhedens specifikke ønsker om at udføre det administrative arbejde på en bestemt måde. Efterhånden som man får kendskab til flere og flere virksomheders måde at udforme de administrative systemer på, opdager man at virkeligheden langt overgår fantasien. Det vil således være umuligt at lave en beskrivelse, som bare er nogenlunde dækkende for alle typer af virksomheder og systemer. I stedet har jeg valgt at satse på at beskrive så konkret som muligt, hvordan en tænkt virksomhed, Multiprofit A/S, har udformet deres administrative IT-systemer. Multiprofit A/S er en handelsvirksomhed, som har forretningsadresse på Th. B. Thrigesgade 36 i Odense. Virksomheden er en grossist virksomhed, som opkøber møbler fra såvel danske som udenlandske møbelfabrikker og videresælger disse møbler til danske møbelhandlere. Fortjenesten opstår primært ved, at Multiprofit opkøber store varepartier, hvorved man kan opnå pæne rabatter. Til gengæld er der også bundet en betydelig kapital i varelageret. Multiprofit A/S råder over en større lagerbygning, som er placeret på Højmevej i den sydvestlige del af Odense tæt ved motorvejen. Her modtages de indkøbte varer fra leverandørerne. Når varerne læsses af lastbilerne kontrolleres det, at antallet af varer stemmer overens med det, der er opgivet på følgesedlerne fra leverandørerne. Data fra følgesedler og købsfakturaer bruges til ajourføring af lagerkartoteket. Så snart varerne er registreret i systemet kan de i princippet blive solgt af salgsafdelingen, som fysisk er placeret i afdelingen på Th. B. Thrigesgade. I salgsafdelingen modtager man de fleste ordrer telefonisk; men ordrer modtages også via e-mail og postbesørget brev. Medarbejderne i salgsafdelingen anvender faktureringssystemet i forbindelse med salget. Ved hjælp af dette system kan man se, om de ønskede varer er på lager i de ønskede mængder. Hvis dette er tilfældet, udfærdiges faktura, som sendes til kunden. Samtidig udskrives en følgeseddel på en printer, der er placeret på lageret. Ud fra følgeseddelen pakkes varerne til kunden. Multiprofit råder over en lille lukket lastvogn, som anvendes til udbringning af de fleste varer dog har man aftale med en vognmand, som man kan tilkalde med kort varsel, hvis der er mange ordrer, der skal ekspederes. På de følgende sider gives en række konkrete eksempler på, hvordan Multiprofits IT-system er udformet. Der fokuseres på de tre delsystemer salgssystemet, bogholderisystemet og debitorstyring. 3

Salgssystemet Formålet med et salgssystem er, at bistå medarbejderne i salgsafdelingen i processen med at modtage ordrer fra kunder og sikre, at disse ordrer ekspederes korrekt. Desuden skal forsendelsespapirer udfærdiges og fakturaer udskrives. Eksempel på fakturering: Det er den 1. marts 1990. Indehaveren af Møbelhandelen, Erik Hansen, ringer for at bestille nogle flere byggereoler, som han har haft en god afsætning af i de sidste par uger. Sælgeren checker rutinemæssigt kundekartoteket for at se de registrerede data om Møbelhandelen. Møbelhandelen har kundenummer 89000021 da der er tale om en fast kunde, kan sælgeren huske nummeret og ellers kan det søges via firmanavn eller telefonnummer, hvis kunden ikke selv kan huske sit kundenummer. Kundekartotek før fakturering: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 110,42 POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 2015,44 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 9202,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 2015,44 BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.02.03 LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 5000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.02.17 Det som især er interessant for sælgeren, er at konstatere, at kunden ikke har overskredet sit kreditmaksimum. Men også dato for sidste salg og indbetaling kan være interessante oplysninger at kontrollere. I dette tilfælde, er der ikke tale om alarmerende forhold, som vil få alarmklokkerne til at ringe hos sælgeren. Også status på de ønskede varer checkes i varekartoteket, inden faktureringen. Varekartotek før fakturering: VAREFORESPØRGSEL VARENR : 1001 TEKST : Byggereol grundsæt ANTAL : 35 MINIMUM : 30 GENB.MGD: 100 RABATPCT: 0,0 % KØBSPRIS: 160,00 SALGSPR.: 300,00 4

VAREFORESPØRGSEL VARENR : 1004 TEKST : Byggereol udvidelse 1 ANTAL : 75 MINIMUM : 20 GENB.MGD: 100 RABATPCT: 0,0 % KØBSPRIS: 45,00 SALGSPR.: 109,00 Faktura: MULTI PROFIT A/S Møbelhandelen TH.B.THRIGESGADE 36 Skolegade 47 5000 ODENSE C 5250 Odense SV 66 11 57 47 FAKTURA DATO FAKTURANR KUNDENR BET.BETINGELSER 01.03.90 90237 89000021 Netto kontant Skolegade 47 Fragtmand 5250 Odense SV VARENR TEKST ANTAL PRIS % BELØB 1001 Byggereol grundsæt 10 300,00 3000,00 1004 Byggereol udvidelse 1 5 109,00 545,00 % RABAT FRAGT MOMSPL. % MOMS TOTAL 5,0 177,25 100,00 3467,75 22,00 762,91 4230,66 SALDO HEREFTER 15558,52 5

Kundekartotek efter fakturering: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 4341,08* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 2015,44 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 9202,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 4230,66* BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.03.01 * LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 5000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.02.17 Varekartotek efter fakturering: VAREFORESPØRGSEL VARENR : 1001 TEKST : Byggereol grundsæt ANTAL : 25 MINIMUM : 30 GENB.MGD: 100 RABATPCT: 0,0 % KØBSPRIS: 160,00 SALGSPR.: 300,00 VAREFORESPØRGSEL VARENR : 1004 TEKST : Byggereol udvidelse 1 ANTAL : 70 MINIMUM : 20 GENB.MGD: 100 RABATPCT: 0,0 % KØBSPRIS: 45,00 SALGSPR.: 109,00 6

Herudover ajourføres kundens KONTOUDTOG: MULTIPROFIT A/S Møbelhandelen TH.B.THRIGESGADE 36 Skolegade 47 5000 ODENSE C 5250 Odense SV 66 11 57 47 KONTOUDTOG DATO BILAG TEKST BELØB SALDO 31.12.89 Transport 0,00 03.01.90 90003 Faktura 5246,00 5246,00 17.01.90 Indbetalt 3000,00-2246,00 28.01.90 90117 Faktura 11956,00 14202,00 03.02.90 90123 Faktura 2015,44 16217,44 17.02.90 Indbetalt 5000,00-11217,44 28.02.90 Rente 110,42 11327,86 01.03.90 90237 Faktura 4230,66 15558,52 7

Bogholderisystemet Formålet med bogholderisystemet er at indsamle og registrere økonomiske data om virksomheden. Herved får virksomhedens ledelse overblik over virksomhedens økonomiske situation. Den daglige registrering af bilag danner udgangspunkt for udarbejdelse af eksternt og internt regnskabsmateriale. Kontoplan Det vigtigste kartotek i forbindelse med bogholderisystemet er kontoplanen. I kontoplanen findes numrene på de konti, som virksomhedens posteringer ønskes fordelt på. Herudover indeholder kontoplanen også koder til styring af sammentællinger og udskrift af balancer. Kontoplanen er mindst inddelt i to hovedgrupper: resultatopgørelsen og status. I resultatopgørelsen findes konti for forskellige former for indtægter og udgifter, og en sammentælling af alle resultatopgørelsens konti giver resultatet, virksomhedens overskud eller underskud. Eksempel på kontoplan: KONTONR KONTOTEKST KODE MOMS 1000 Driftsregnskab 1-1009 Varesalg 4-1010 Varesalg indland 5 U 1020 Varesalg udland 5-1030 Fragt 5 U 1999 Samlet varesalg 6-2000 Stykomkostninger 4-2010 Varekøb 5 I 2040 Lønafregning 5-2050 ATP-omkostninger 5-2060 Feriepenge 5-2080 Vedligeholdelse 5 I 2498 Stykomkostninger i alt 6-2499 Dækningsbidrag 7-2800 Kapacitetsomkostninger 3-2805 Kontante kapacitetsomk. 4-2810 Husleje 5 I 2820 Revision 5 I 2830 Kontorartikler 5 I 2840 Repræsentation 5-2850 Personaleudgifter 5-2860 Øvrige kapacitetsomk. 5 I 2898 Kontante kap.omk. i alt 6-2899 Afskrivninger 4-2900 Afskrivning biler 5-2920 Afskrivning inventar 5-2930 Afskrivning bygninger 5-2998 Afskrivning i alt 6-3896 Kapacitetsomk. i alt 7-3898 Resultat før renter 8-3899 Renter 4-3910 Renteudgifter 5-3920 Prioritetsrenter 5-3930 Renteindtægter 5-3940 Renter debitorer 5-3998 Renter i alt 6-3999 Driftsresultat 9-8

KONTONR KONTOTEKST KODE MOMS 4000 status 1-4001 Aktiver 2-4002 Omsætningsaktiver 3-4003 Likvider 4-4010 Kassekonto 5-4020 Kassekredit disponibel 5-4030 Girokonto 5-4998 Likvider i alt 6-5010 Samlekonto debitorer 5-6010 Varebeholdning 5-6199 Omsætningsaktiver i alt 7-6200 Anlægsaktiver 4-6210 Mask1ner og inventar 5 I 6299 Anlægsaktiver i alt 6-6999 Aktiver i alt 8-7000 Passiver 2-7001 Gæld 3-7002 Kortfristet gæld 4-7010 Samlekonto kreditorer 5-7020 Skyldig A-skat 5-7030 Indgående moms 5-7040 Udgående moms 5-7050 Momsafregning 5-7060 Skyldig ATP 5-7070 Skyldige feriepenge 5-7998 Kortfristet gæld 6-8000 Langfristet gæld 4-8010 Kassekredit max. 5-8020 Banklån 5-8997 Langfristet gæld i alt 6-8998 Gæld i alt 7-8999 Egenkapital 3-9010 Kapitalkonto 5-9020 Privatforbrug 5-9996 Egenkapital i alt 7-9997 Passiver i alt 8-9999 Differencekonto 5 - Betydningen af de forskellige talværdier i KODE-feltet er følgende: l, 2, 3, 4: Overskrifter 5: Regulær konto, hvor der kan bogføres 6, 7, 8, 9: Sammentællinger Betydningen af MOMS-koderne: I: Indgående moms U: Udgående moms 9

I forbindelse med udskrift af balancer og regnskaber får de forskellige kodeværdier deres egentlige betydning. Overskrift 1 og sammentælling 9 hører parvis sammen, ligesom overskrift 2 og sammentælling 8 hører sammen osv. I forbindelse med udskrift af balance må man altså forestille sig, at der er 4 sammentællingsfelter. Når der kommer en overskrift af type l, nulstilles alle 4 sammentællinger. En overskrift af type 2 bevirker nulstilling af de 3 sidste sammentællinger osv. Udskrift af en sammentælling udløses af en sammentællingslinie med den kode, der svarer til den ønskede sammentælling. Ønskes f.eks. udskrift af sammentælling 3, anvendes kode 7. Sammentællingsfeltet nulstilles ikke herved - nulstilling af sammentællingsfeltet kræver en overskrift af type 3. Saldobalance Multiprofit A/S SALDOBALANCE FOR PERIODEN 01.02.90-28.02.90 KONTO PRIMO PERIODEN ULTIMO... Driftsregnskab. Varesalg 1010 Varesalg indland 176345,50-145766,90-322112,40- * Samlet salg 176345,50-145766,90-322112,40-. Stykomkostninger 2010 Varekøb 49075,25 90245,95 139321,20 2040 Lønafregning 54570,00 54570,00 109140,00 2050 ATP-omkostninger 900,00 900,00 1800,00 2080 Vedligeholdelse 450,00 0,00 450,00 * Stykomkostninger i alt 104995,25 145715,95 250711,20 ** Dækningsbidrag 71350,25-50,95-71401,20-.. Kapacitetsomkostninger fortsættes næste side 10

fortsat Multiprofit A/S SALDOBALANCE FOR PERIODEN 01.02.90-28.02.90 KONTO PRIMO PERIODEN ULTIMO. Kontante kapacitetsomk. 2810 Husleje 9000,00 9000,00 18000,00 2830 Kontorartikler 0,00 620,00 620,00 2840 Repræsentation 0,00 76,00 76,00 * Kontante kap.omk. i alt 9000,00 9696,00 24276,00. Afskrivninger * Afskrivninger i alt 0,00 0,00 0,00 ** Kapacitetsomk. i alt 9000,00 9696,00 24276,00 *** Resultat før renter 62350,25-9645,05 47125,20-. Renter 3940 Renter debitorer 785,71-873,44-1659,15- * Renter i alt 785,71-873,44-1659,15- **** Driftsresultat 63135,98-8771,61 48784,35-... Status... Aktiver.. Omsætningsaktiver. Likvider 4010 Kassekonto 7745,75 560,50 7185,25 4020 Kassekredit disponibel 773489,27 5095,43 778584,70 4030 Girokonto 9045,32 4345,11 4700,21 * Likvider i alt 790280,34 189,82 790470,16 5010 Samlekonto debitorer 207123,75 5003,50 212127,25 6010 Varebeholdning 345007,34 0,00 345007,34 ** Omsætningsaktiver i alt 1342411,43 5193,32 1347604,75.. Anlægsaktiver 6210 Maskiner og inventar 67234,03 0,00 67234,03 ** Anlægsaktiver i alt 67234,03 0,00 67234,03 *** Aktiver i alt 1409645,46 5193,32 1414838,78 fortsættes 11

fortsat Multiprofit A/S SALDOBALANCE FOR PERIODEN 01.02.90-28.02.90 KONTO PRIMO PERIODEN ULTIMO... Passiver.. Gæld. Kortfristet gæld 7010 Samlekonto kreditorer 125056,54-12111,91 112944,63-7020 Skyldig A-skat 24330,00-24330,00-48660,00-7030 Indgående moms 10553,74 18008,61 28562,35 7040 Udgående moms 31800,01-26285,83-58085,84-7050 Skyldig ATP 900,00-900,00-1800,00- * Kortfristet gæld 171532,81-21395,31-192928,12-. Langfristet gæld 8010 Kassekredit max. 900000,00-0,00 900000,00-8020 Banklån 67811,20-0,00 67811,20- * Langfristet gæld i alt 967811,20-0,00 967811,20- ** Gæld i alt 1139344,01-21395,31-1160739,32-.. Egenkapital 9010 Kapitalkonto 270301,45-16201,99 254099,46- ** Egenkapital i alt 270301,45-16201,99 254099,46- *** Passiver i alt 1409645,46-5193,32-1414838,78- Kasserapport Bogføringen er delt i den daglige bogføring af kasserapporten og den periodevise (månedlige) bogføring, hvor saldoen for de enkelte konti i kontoplanen opdateres. Det er altså kun umiddelbart efter den månedlige bogføring, at saldobalancen vil tale sandt om virksomhedens finansielle situation. Hvis man vil have et fuldstændig tidstro billede af situationen må man supplere saldooplysningerne med data fra kasserapporten. Systemet kan være opbygget, så der arbejdes på samme kasserapport i hele perioden, eller kasserapporten kan være opdelt i et antal uafhængige kasserapporter, så der hver dag, eller endog flere gange hver dag, kan påbegyndes en ny kasserapport. 12

Multiprofit A/S KASSERAPPORT DATO BILAG TEKST KONTO BELØB M MK 1 900301 317 Check 123456 7010 3500,00+ B- 2 900301 318 Trævarefabrik 2010 31024,60+ I S- 3 900301 318 Trævarefabrik 7010 31024,60- S+ 4 900301 319 Kontant salg 1010 3623,40- U K+ 5 900301 320 Faktureringer 1010 44300,76- U S+ 6 900301 320 Faktureringer 5010 44300,76+ S- 7 900302 320 Papirvarer 2830 683,20+ I B- 8 900302 321 Indsat bank 4010 5000,00- B+ 9 900302 322 Møbelhandelen 5010 1000,00- G+ M-feltet dækker over momskoden: I U Indgående moms Udgående moms MK-feltet dækker over modposteringskode, hvor der er følgende muligheder: K- Krediteret kassekonto K+ Debiteret kassekonto B- Krediteret bankkonto B+ Debiteret bankkonto G- Krediteret girokonto G+ Debiteret girokonto S- Krediteret saldokonto (differencekonto) S+ Debiteret saldokonto (differencekonto) De enkelte posteringslinier dækker over bogføring af et bilag. I postering 1 betaler vi via check på 3500,00 kr en faktura fra en af vore leverandører (kreditorer). Hvilken kreditor det konkret drejer sig om, kan vi ikke se af posteringsteksten. Hvis vi vil have det at vide, må vi finde bilag 317. I postering 2 og 3 modtager vi en faktura (og varer) fra Trævare fabrikken. Beløbet debiteres varekøbskontoen i postering 2 og krediteres samlekonto for kreditorer i postering 3. Postering 4 er et kontantsalg, hvor varer er blevet afhentet og betalt kontant til vores kasse. Beløbet krediteres konto for varesalg og debiteres kassekonto. Postering 5 og 6 er posteringer, som automatisk er dannet af faktureringsprogrammet efter endt fakturering. Det samlede beløb krediteres varesalgskonto og debiteres samlekonto for debitorer. Hvis vi vil have en oversigt over, hvilke debitorer de samlede beløb dækker over, må vi opsøge en fakturajournal for den pågældende dag. Postering 7 dækker over køb af papirvarer, som er betalt via bankkonto (formentlig med check). Beløbet debiteres konto for kontorartikler og krediteres bankkonto. Postering 8 er en indsættelse af 5000,00 kr. på bankkontoen. 13

Postering 9 er en en indbetaling på 1000,00 kr. fra Møbelhandelen, som er en af vore debitorer. Beløbet er blevet indbetalt på vores girokonto. Posteringsliste Man vil som regel gerne have en liste på papir over de indtastede kasserapport posteringer. Listen kan gemmes som dokumentation for de posteringer, der indgår i bogføringen ved periodens afslutning. Listen kan også udskrives, hvis man ønsker at kontrollere rigtigheden af de indtastede posteringer. Det er ofte lettere at udføre en sådan kontrol på baggrund af en liste på papir fremfor en liste på skærmen. Bogføring. Ved periodens (månedens) afslutning udføres bogføringen, som består i, at data fra kasserapportens posteringer overføres til saldofelter i kontoplanen. Undertiden opbevares saldofelterne ikke i selve kontoplanen; men derimod i et separat saldokartotek. Når bogføringen er udført, kan periodens kasserapport posteringer slettes, og der gøres klar til den nye per10des indtastninger. Kontokort I forbindelse med bogføringen kan der eventuelt udskrives såkaldte kontokort eller kontoudtog for de enkelte finanskonti. Multiprofit A/S KONTOKORT Konto 2010 Varekøb DATO BILAG TEKST DEBET KREDIT 90.02.01 Transport 49075,25 90.02.03 56 Trævarefabrik 20056,30 90.02.10 68 Reolfabrikken 17345,90 90.02.11 Varer retur 5110,45 90.02.14 79 Møbel Engros A/S 45785,65 90.02.20 91 Trævarefabrik 12168,55 90.02.28 Transport 139321,20 14

Debitorstyring. Styringen og vedligeholdelsen af kunde- eller debitorkartoteket betragtes med rette af mange virksomheder som en af de vigtigste funktioner i virksomheden. Der er flere årsager hertil. For det første ligger alle virksomheders eksistensgrundlag i, at der er nogle kunder, man kan sælge sine varer eller tjenesteydelser til. For det andet skal man holde styr på det tilgodehavende, man har hos sine kunder. For det tredje er debitorstyringen ofte den mest datatunge del af virksomhedens systemer. Et tab af debitorkartoteket ved f.eks en brand vil for de fleste virksomheder være en katastrofe, som man må prøve at gardere sig imod ved at være omhyggelig med sikkerhedskopiering og opbevaring af sikkerhedskopi et sikkert sted. Der går blandt edb-folk en anekdote om en virksomhed i USA, som ved en brand mistede både sit debitorkartotek og sine sikkerhedskopier, som altså ikke var forsvarligt opbevarede. I dagene efter branden fik man på grundlag af udskrevne lister og hukommelsen rekonstrueret debitorkartoteket; men oplysninger om tilgodehavender var gået tabt. Virksomheden skrev til sine kunder, og bad dem indbetale skyldige beløb. Så få kunder efterkom opfordringen, at virksomheden gik konkurs i løbet af en måneds tid. Saldometoden eller åben-post. Saldometoden er nemmest at arbejde med i praksis. Metoden går ud på, at man ikke gemmer oplysninger om den enkelte faktura eller indbetaling; men alene en saldo, som viser vort mellemværende med kunden. Saldooplysningerne kan eventuelt være aldersfordelte. Indbetalinger vil altid gå ind og dække kundens ældste gæld. Problemet i forbindelse med saldometoden er, at detaljerne om, hvordan en saldo er fremkommet, ofte forsvinder, når kontoudtog er udskrevet for en given periode. En løsning er at udskrive kontoudtogene med kopi, som man gemmer. I åben-post metoden knyttes der derimod en reference mellem en faktura og den indbetaling, som dækker fakturaen. En faktura vil således ikke forsvinde fra kontoudtoget før den er fuldstændig betalt. Åben-post princippet rejser dog andre problemer, f.eks. i forbindelse med registrering af indbetalinger, hvor man skal opgive nummeret på den faktura indbetalingen skal dække. Hvis kunden ikke har opgivet noget fakturanummer, eller hvis kunden sender et acontobeløb, skal systemet komme med forslag til en eller flere fakturaer, som kan dækkes helt eller delvis med indbetalingen. Man skal også have en rimelig måde til registrering af en delvist betalt faktura. Renteberegning. Rentetilskrivning kan komme på tale overfor kunder, som har det med at trække betalingen udover den aftalte betalingsfrist, eller der kan være tale om en fast aftale mellem en virksomhed og en kunde om en fast månedlig betaling af rente af den til enhver tid værende saldo, sådan som det f.eks. kendes i forbindelse med kontoordninger i stormagasiner o.l. Ofte er der dog konkurrenceforhold og kundeforhold, som gør, at man alligevel ikke beregner renter, selvom man er berettiget til det. Der kan være tale om kunder, som man ikke ønsker "at træde over tæerne". 15

På den anden side kan en rentenota være en udmærket påmindelse overfor en debitor, som tror, at han kan skaffe sig en ekstra og gratis kredit ved at trække betalingen i langdrag. Sletning af detailoplysninger. Som tidligere nævnt er debitorstyringen en relativt datakrævende opgave, og tidligere kunne især mindre datamaskiners lagringskapacitet blive stærkt belastet af den store mængde detailoplysninger i fakturajournaler og kontoudtog. En løsning på dette problem kunne bestå i med jævne mellemrum (f.eks. en gang om måneden), at udskrive disse oplysninger og opsummere beløbene i saldi, som så gemmes i form af transport til næste udskrift. I vore dage er der næppe nogen, der oplever kapacitetsproblemer i forbindelse med datalagring på computere, så i princippet kan man lade alle historiske data ligge i systemet. Alligevel foretages ofte opsummering og sletning af historiske data, fordi man på denne måde kan opnå et bedre overblik over de mest aktuelle data; men ulemperne herved er, at historiske data om kundernes mellemværende med virksomheden går tabt eller skal gemmes på papir. I det følgende vil vi se på, hvordan debitorstyringen foregår i Multiprofit A/S. Udgangspunktet er den samme debitor, som vi allerede har stiftet bekendtskab med i forbindelse med gennemgangen af salgssystemet. Vi vil først se på, hvordan vore kontoudtog f.eks. vil komme til at se ud, hvis vort debitorsystem anvender saldering på kontoudtoget efter hver måned. I stedet for et samlet kontoudtog vil der foreligge to kontoudtog: MULTIPROFIT A/S Møbelhandelen TH.B.THRIGESGADE 36 Skolegade 47 5000 ODENSE C 5250 Odense SV 66 11 57 47 KONTOUDTOG DATO BILAG TEKST BELØB SALDO 31.12.89 Transport 0,00 03.01.90 90003 Faktura 5246,00 5246,00 17.01.90 Indbetalt 3000,00-2246,00 28.01.90 90117 Faktura 11956,00 14202,00 31.01.90 Transport 14202,00 16

MULTIPROFIT A/S Møbelhandelen TH.B.THRIGESGADE 36 Skolegade 47 5000 ODENSE C 5250 Odense SV 66 11 57 47 KONTOUDTOG DATO BILAG TEKST BELØB SALDO 31.01.90 Transport 14202,00 03.02.90 90123 Faktura 2015,44 16217,44 17.02.90 Indbetalt 5000,00-11217,44 28.02.90 Rente 110,42 11327,86 28.02.90 Transport 11327,86 Vi vil herefter gå over til at se på, hvordan debitorkartoteket historisk set har udviklet sig i denne periode. vi vil gøre det på den måde, at vi vil se på kartotekets indhold ved periodens start og derefter efter hver transaktion, som har påvirket kartotekets dataindhold. Kundekartotekets oplysninger ved årets start: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 0,00 POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 0,00 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 4005,45 BET.BET.: Netto kontant - DATO : 89.11.22 LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 4005,45 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 89.11.30 PRIMOSALDO : 0,00 - DATO : 89.12.31 17

Kundekartotekets oplysninger efter fakturering 3.1.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 5246,00* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 0,00 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 5246,00* BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.01.03 * LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 4005,45 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 89.11.30 PRIMOSALDO : 0,00 - DATO : 89.12.31 Kundekartotekets oplysninger efter indbetaling 17.1.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 2246,00* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 0,00 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 5246,00 BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.01.03 LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 3000,00* RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.01.17 * PRIMOSALDO : 0,00 - DATO : 89.12.31 Kundekartotekets oplysninger efter fakturering 28.1.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 14202,00* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 0,00 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 11956,00* BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.01.28 * LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 3000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.01.17 PRIMOSALDO : 0,00 - DATO : 89.12.31 18

Kundekartotekets oplysninger efter månedsafslutning og udskrift af kontoudtog 31.1.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 0,00* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 14202,00* LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 11956,00 BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.01.28 LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 3000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.01.17 PRIMOSALDO : 14202,00* - DATO : 90.01.31 * Kundekartotekets oplysninger efter fakturering 3.2.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 2015,44* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 14202,00 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 2015,44* BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.02.03 * LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 3000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.01.17 PRIMOSALDO : 14202,00 - DATO : 90.01.31 Kundekartotekets oplysninger efter indbetaling 17.2.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 2015,44 POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 9202,00* LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 0,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 2015,44 BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.02.03 LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 5000,00* RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.02.17 * PRIMOSALDO : 14202,00 - DATO : 90.01.31 19

Kundekartotekets oplysninger efter månedsafslutning med tilskrivning af renter og udskrift af kontoudtog 28.2.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 0,00* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 2125,86* LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 9202,00* TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 2015,44 BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.02.03 LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 5000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.02.17 PRIMOSALDO : 11327,86* - DATO : 90.02.28 * Kundekartotekets oplysninger efter fakturering 1.3.90: ADRESSE : Skolegade 47 SALDO 0-30 : 4230,66* POSTNR : 5250 Odense SV SALDO 30-60 : 2125,86 LEV.ADR.: Skolegade 47 SALDO 60-90 : 9202,00 TELEFON : 66 17 00 00 SIDSTE SALG : 4230,66* BET.BET.: Netto kontant - DATO : 90.03.01 * LEV.BET.: Fragtmand SIDSTE INDB.: 5000,00 RENTEPCT: 1,20 % PR. MD. - DATO : 90.02.17 PRIMOSALDO : 11327,86 - DATO : 90.02.28 20