Referat fra den ordinære forårsgeneralforsamling d. 7. april 2015 Tilstede køk.rep.: 116, 214, 217, 305, 323, 404, 420, 513, 520, 608, 617, 715, 718, 814, 825, 909, 925, 1024 Tilstede supp. & folkevalgt: 302, 429, 503, 507, 514, 516, 719 Øvrige: 103, 203, 204, 205, 328, 410, 411, 505, 512, 518, 529, 723, 731, 813, 819, 821, 824, 826, 905, 913, 1003, 1026 Referant: Ida /731 1. Valg af dirigent og to stemmetællere Dirigent: Kasper/516 Stemmetællere: Nikolaj/826 og Claus/302 2. Formandskabet aflægger beretning Ny inspektør, Denis Elektroniske låse alle steder - aflever nøgler!! Havemøbler, også blevet behandlet Læsesalsudvalg oprettet Afskaffet udlån af værelser, da der ikke var samme sikkerhed som ved fremleje Trådløst netværk på alle fællesarealer - tak til OMKnet CIU overtaget indstilling - overlevering i gang. IU samarbejder med dem. Kloakrenovation - igangsat, tilbud indhentet. Kloak og belægning lavet inden sommerferien Grøn Profil - i opstart fasen, ved at ansætte konsulenter. Der bliver holdt events og workshops så alle kollegianere kan komme med input og bidrage. 3. Meddelelser til/fra Formandskabet Fra: TV-signal - tilbud fra boxer, alle betaler 10-20 kr pr måned og så kan man tilvælge flere hvis ønsket Nøgler - deadline for aflevering er 1. juni for at få sit depositum tilbage. Til: Intet 4. Beskeder fra bogholderiet - Der er udsendt rykkere. Der ligger nogle gamle som der bliver ryddet op i. Der vil fremover blive rykket noget oftere så der ikke går et halvt år mellem. - Ølkælderens økonomi - Der burde være 20.000 på kontoen. Det er der ikke. Der bliver undersøgt årsager og løsningsmuligheder. 5. Bogholderen fremlægger regnskabet for Kollegianersamfundet i samarbejde med FMS Sebastian/429 og Maria/328 fremlægger. Fornuftigt resultat - 100.000 skyldes fondsindtægter som skal bruges senere. Ordinære indtægter: - Lavere indtægter fra OMKnet skyldes fejl i opkrævning ved ændring af kontingent. - Overskud fra fester - bagud med overførsler, så de kommer i næste halvår - Ansøgningsgebyr - får kun indtægter i marts og frafalder fremover da CIU overtager - KAB Beboerkonto - 15.000 til udnyttelse for almennyttige formål. Det er ikke udnyttet tidligere. Saldooversigt kommer fremover på dagsordenen. - Udleje ladcykel - lavere pga manglende opkrævning. Indtægter - afgifter - Brandafgifter - ingen varsling af brandrunder, bedre indblik i reelle situation på gangene. - Rykkere - Høj indtægt, da folk ikke er lige gode til at betale regninger. - Fondsindtægter - Modtaget fra Grøn profil Omkostninger til faciliteter - Bevilliger fra REP steget fra dette halvår. 15.000 pr halvår fremover. Omkostninger ved arrangementer
- Dørmænd steget - flere dørmænd til store fester, f.eks. Otto Festival - Underskud fra fester - Intet underskud, forventer ikke der kommer noget, men er en buffer. Administration - KAB gebyr - forsvinder da vi er gået fra at modtage mail i stedet for brev - Kontor hold - Nedsat da OMKnet indkøber toner til læsesalen. Nu dækker det kun FMS kontor. - Kassedifference - udligner et plus fra sidste halvår Personale omkostninger - Læsesalsudvalget er nyt Frivillighedsomkostninger - Påskefrokost budget er baseret på sidste år - Øl/vand til rep - ingen betalinger dette halvår, kommer på næste - Introfest - ikke bogført pga manglende bilag Balance - 20.000 bundet i Ølkælderen - Tilgodehavender - kollegianerne skylder os næsten 40.000 - Overvejer anderledes bogføring af fondsindtægter Egenkapital: ca 100.000 når fondsindtægter er trukket fra - godt resultat! Få afleveret nøgler - inden 1. juni. Smid den gerne i FMS postkassen med navn, værelse og kontonummer hvis du ikke kan komme forbi i FMS kontortid. Tilgodehavender - Debitorer steget - folk er blevet dårligere til at betale. Rykkere udsendt fornyeligt ikke med i denne oversigt, så den burde være faldet, da en del efterfølgende har betalt. - Nonstars - større gæld, skyldes indendørs fodbold i vinters og manglende overførsel af indtægt fra afholdte bare - Introfest - mangler at afslutte regnskab - Otto festival - manglende overførsel - Efterårsfest - manglende overførsel Indestående for klubber - Forårsfest '14 - manglende overførsel som ikke er blevet opdaget - Ekstern lån - FMS har fremlejet et værelse, udgiften kommer i næste halvår 6. De parlamentariske revisorer kommenterer det fremlagte regnskab Den parlamentariske revisor ikke tilstede pga eksamenslæsning. Bogholderiet har holdt møde, og revisoren godkendte regnskabet. Eventuelle kommentarer var indarbejdet i gennemgangen. 7. Godkendelse af regnskabet for Kollegianersamfundet GODKENDT 10.1 Ændring af regulativ for FMS Vi foreslår nedskæring af FMS fra formand og 2 næstformænd til formand og næstformand. Dette skyldes en effektivisering af arbejdsgange, webregnskab osv. I uenigheder kan bogholderen gå ind. Spørgsmål: Ændringer i lønninger? Svar: Nej. Spørgsmål: Burde uenigheder ikke tages op på rep? Hvorfor bogholder? Svar: Det bliver en vurdering af sagen. I dagligdagen skal der oftest tages en beslutning her og nu. Større uenigheder der har indflydelse for kollegianerne vil stadig blive taget op på rep.
8. Valg af 1 formand og 2 suppleanter Hans/723 - klappet ind Ingen suppleanter - opslås på næste rep. 9. Valg af 10 folkevalgte og 4 suppleanter Folkevalgte kan stemme som de har lyst. Man kan ikke være køkkenrepræsentant samtidig. Signe/905, Mathias/913, Ditte/821, Anne/505, Regitze/909, Niels/617, Thomas/512, Claus/302, Juliane/514 - klappet ind Sidste stilling opslås på næste rep Suppleanter: Nikolaj/826, Simon/824, Jesper/503 - klappes ind. Valg af 2 Parlamentariske revisorer og 2 suppleanter Anders/810 og Kristian/404 - klappet ind Ingen suppleanter - opslås på næste rep. 10. Forslag til afstemning 10.2 Ændring af Regulativ for bodega Motivering: Regnskabet har ikke tidligere været ind over bogholderen og fremover skal indtægterne holdes af FMS i stedet for Baren. Dette skyldes Bodegaen mere er en klub/udvalg og FMS holder midler for alle andre klubber. 10.3 Bevilling fra REP - ny forstærker til biografen Motivering: Det sidste der mangler for at få en velfungerende biograf. Forstærkeren er foreslået af OMKnet. Spørgsmål: Kan den ikke repareres? Svar: Det er undersøgt. Den lader til at være brændt sammen. Mener ikke det kan betale sig. Spørgsmål: Kan den lukkes helt inde så man ikke kan pille ved den? Svar: Den foreslået model er så lille den kan være i kassen og lukkes inde, så der kun kommer en ledning ud og man ikke kan pille ved den. 10.4 Afstemning om forslag om nye dørlåse + dørtelefon Motivation: Dørtelefonen virker ikke på alle værelser. Gammel løsning. Den kan ikke serviceres. Forslag B1: Ny dørtelefon der ringer til mobiltelefon uden intern telefoni - ca 30.000 kr Spørgsmål: Kan alle telefoner kan bruges? Svar: Ja! Spørgsmål: Hvem betaler? Svar: KAB betaler over driften. Det er en del af vores kontingent til KAB/husleje. Forslag B2: Nyt system magen til det vi har - ca 350.000 kr. Fungerer som nuværende. Forslag B3: Prøve reparation af nuværende - ca 12.000 kr. Spørgsmål: Hvad koster det nuværende? Svar: Ca 20-30.000 om året. Spørgsmål: Kan man ikke beholde intern telefoni og ny dørtelefon? Svar: Systemet er i stykker. Der skal findes en varig løsning. Spørgsmål: Vil de nye systemer have årlig udgift? Svar: Nej. Det er et engangsbeløb. Spørgsmål: Hvor lang tid vil nyt holde? Svar: Lang tid. Regner med >10 år.
Afstemning: Dørtelefon med mobil, B1-25 Magen til nuværende, B2-8 Mange kollegianere udtrykte et stort ønske om at bibeholde intern telefoni. Det nuværende system med intern telefoni vil få lov til at køre til det ikke kan mere og bliver ikke påvirket af beslutningen af valget af løsning B1. Forslag A: Aflåsning af gangene Motivation: Der er tidligere blevet udtryk mulig interesse for låse på gangene pga. ubudne gæster og tyveri. Nu er der indhentet tilbud: 200.000 kr for at ændre låse så nuværende nøgler virker. 320.000 kr for at få adgang til vaskebrikker. Vaskebrikker kan indstilles individuelt fra gang til gang. Denne afstemning handler om, om vi har lyst til at kunne låse vores gange eller ej. Kommentar: Alle har eget ansvar for aflåste værelser. Kommentar: Det tager bevægefriheden i forhold til socialisering. Spørgsmål: Hvem finansiere? Svar: Det gør KAB, igen over driften. Spørgsmål: Kan låsen blive på køkkenet i stedet fra gangen? Svar: Ja. Spørgsmål: Er brandsikkerhed i orden? Svar: Der burde være adgang til brandtrapper uden låse. Brandmyndighederne er konsulteret. Spørgsmål: Kan låse kobles til brandalarm så de åbner hvis alarmen går? Svar: Det undersøges. Spørgsmål: Hvad med 17-værelset? Svar: De vil få adgang til begge gange. Spørgsmål: Hvor tit kan adgangen ændres? Svar: FMS og OMKnet kan ændre det øjeblikkeligt på opfordring. Afstemning: Imod: 27 For: 9 Netklubben går videre med dette og kommer med konkrete forslag senere. 11. Diverse udvalg aflægger beretning OMKnet: Lige nu er der to eksterne bestyrelsesmedlemmer - bestyrelsen er ved at dø ud, hvilket vil betyde OMKnet vil blive lukket. Generalforsamling i maj, hvor der skal vælges ny bestyrelse. Bestyrelsen ved ikke nødvendigvis meget om IT. Projekt arbejde og organisatorisk arbejde. Nogle gange en fordel ikke at være IT-nørd. Bestyrelsen er lønnet. Der er ansat systemadministratorer som tager sig af det tekniske. Hvis ingen stiller op kan klubben lukke og alle skal ud og finde deres egen internet løsning. Projekter udført det sidste halve år: - Låse opsat i kælderen + online booking af 807, 907, 1007 - Ny ekstern hjemmeside - Optimering af opkoblingstiden på det nye netværk med kabel - Decibel måler - indkøbt en ny. Stabil løsning inden sommerferien - Nu mulighed for at printe via OMKnet_WiFi - søg efter læsesalens printer og print fra din egen computer.
KONKURRENCE: 500 kr til bedste nyt navn + logo. Konkurrence kører under Otto Festival. Navnet ændres fordi der ikke er meget arbejde med nettet. FSU Eforen er et projekt - afslag på ansøgninger indtil videre. Har fået 8500 til nye møbler i læsesalen. Baren er næste projekt - det skal gerne være et multifunktionelt rum. Kontakt hvis I har ideer til projekter! Spørgsmål: Har I kontakt til Nonstars? Svar: Der har været kontakt. Træningskælderen Der er penge til udstyr, og en masse nyindkøbte ting. Hans genopstiller ikke til formand på valgrep i maj. Baren Sommerfest - planlægningen er i gang. Vil gerne have hjælp til madlavning. Det kunne være rart med et helt køkken. Man får armbånd og mad for det. Skriv til baren@omk.dk hvis det har interesse. Hvis udvalg eller klubber har ideer til aktiviteter så kontakt bardirektørerne. Datoen er: Baren har ok økonomi. Kom med forslag til forbedringer. Projekter igang: Ved at få skiftet dankort terminaler og anskaffe MobilePay. IU Overgår til CIU. Lukket for ansøgninger direkte til OMK. De sidste indstillinger foretaget, det overtages af CIU. Ventelisten overdrages også til CIU - ca 300 personer. Der udsendes rykkere til personer på den som skal give udtryk for interesse for at blive på den. Fremadrettet: Effektivisering af processen. Opsigelser kommer stadig til at foregå til IU. Intern flytning er også stadig IU. Overtager også fremleje kontrakter snarrest. Studiekontrol - frist for aflevering 1. maj. Køkkenet der afleverer først får en kasse øl. Værksted Mange penge, sig til hvis der mangler værktøj. Det er meget brugt, og ting forsvinder. Husk at aflever lånte ting tilbage! Husk at bruge affaldssortering. Spørgsmål: Kan man lave låne seddel? Svar: Ja, men tvivler på at det er en løsning. Introudvalg Introfest d. 8. maj - invitationer udsendt Alle er velkommen efter kl 24. Otto festival 24. og 25. april. Program ude nu! Mange eftermiddagsaktiviteter lørdag. Der kommer snart også efterspørgsel efter frivillige. 12. Evt. Haveprojektet virker dødt - det er en skam. Bjarke/1026 vil gerne tage det op igen. Regler omkring rygning - må man ryge på egne værelser? Der er vist ingen regler. Det kan undersøges om der skal være en regel mod dette.