Vejledning til IT-forretningsanalyse Denne vejledning hjælper med at få stillet de nødvendige spørgsmål om kundens IT-løsning, så du efterfølgende kan rådgive om forbedringer, sikkerhed og nye måder at udnytte de IT-mæssige muligheder på. Vejledningen er både et værktøj til at give dig indsigt i kundens IT-løsning, såvel som en oplagt mulighed for at vise kunden vigtigheden af hele tiden at opdatere, optimere og udvikle sin ITløsning. Spørgsmålene kommer rundt om fem hovedområder i IT-løsningen: Forretningssystemet, Offie-pakken, IT-platform, sikkerhed og mobilitet. For hvert af disse områder handler det både om at finde ud af hvilke løsninger, systemer og versioner, kunden benytter i dag, og det gælder om at spørge ind til de proedurer, som kan sikre, at IT-løsningen udvikles i takt med virksomhedens behov.
Indhold Vejledning til Forretningssystem... 3 Økonomisystemer... 3 Salgsstyringssystem (CRM)... 6 Intranet/vidensdeling... 9 Offie versioner...11 Vejledning til Platform...13 Vejledning til Sikkerhed...16 Driftssikkerhed...16 Intern sikkerhed...17 Ekstern sikkerhed...18 Liensering...20 Vejledning til Mobility...22 Beskrivelse af konklusionen der afleveres til kunden: Konklusionsskemaet udfyldes når hele IT-forretningsanalysen, eller de analysedele du har gennemført sammen med kunden, er færdig. Resultaterne af hvert område kommenteres, og dine anbefalinger til kunden angives. Du kan med fordel hente inspiration i denne vejledning til konklusionen på hvilke fordele, der eksempelvis er ved at opgradere til nyere versioner. Bemærk: De resultater, der er angivet i regnearket, går fra 40 til 100. Medianen er mellem 65 og 70, dvs. at det betragtes som et minimum for, at resultatet kan betragtes som godkendt. Årsagen til at ingen resultater er lavere end 40 er, at vi ikke ønsker at udstille kundens mangler på en måde, der ikke er konstruktiv. Beskrivelse af fokusområder: Fokusområderne i regnearket er til forhandlernes interne brug og skal ikke afleveres til kunden. Men under fokusområderne kan forhandleren få et fingerpeg om kundens parathed inden for Intranet, Mobility og CRM. Eksempelvis kan en kunde godt have alle de værktøjer, det kræver at være teknologisk parat, men endnu ikke være gået i gang med at udnytte mulighederne. Her vil der være et indsatsområde for forhandleren med at få kunden til at udnytte mulighederne.
Vejledning til Forretningssystem Økonomisystemer 1. Hvilken type økonomisystem bruger I? Mirosoft C5 Mirosoft Dynamis Nav Andet Mirosoft (Axapta, XAL eller ældre versioner af C5 og Navision) Andet En generel beskrivelse af Mirosofts Dynamis produkter findes på følgende link: http://www.mirosoft.om/dynamis/produt/produtoverviews.mspx Navision er kort fortalt et populært produkt i Europa, der er møntet på små og mellemstore virksomheder. Mirosoft C5 er primært et dansk produkt, der retter sig mod små og mellemstore firmaer. Axapta er et objektorienteret produkt, der henvender sig til større virksomheder. Hvis virksomheden ikke benytter den seneste version, vil det udløse parathed til at opgradere til en nyere version. Det gælder alle økonomisystemer. Slå på de ekstra finesser, der er tilføjet i den nye version. Fokuser på de ting, som kundens eksisterende version ikke kan. Version 2. Har I den nyeste version installeret? Ved ikke Hvis virksomheden ikke har den nyeste version installeret, vil de være positioneret som parat til at blive opgraderet. Slå på fordelene ved at opgradere. Hvis virksomheden ikke ved, hvilken version de har installeret, er det tid til at heke det og tage et kig på liensaftalerne. Kunden kan også være i tvivl om, hvem serviepartneren er. Fx hvis liensen er købt for mange år siden, eller en ny økonomimedarbejder ikke har fået den nødvendige information ved overlevering fra den tidligere medarbejder. De indkøbte lienser kan give et overblik over, hvilken version der er installeret, om der er indkøbt opdateringsabonnement, eller om der er brug for at få versionen opdateret. Hvis kunden er i tvivl om, hvem serviepartneren er, kan det være oplagt at lave en forhandlerskifte-erklæring, så man selv overtager kundens liens, opdateringer, mv. Her skal man selvfølgelig lige sikre sig, at man har de nødvendige ressourer og den krævede ekspertise.
3. Har I en fast rutine omkring installation af relevante pathes og serviepaks? Såfremt kunden ikke har en fast rutine for pathes og serviepaks, kan det være en mulighed for partneren at sælge en servieaftale, der fokuserer på at højne sikkerheden. 4. Hvilken database bruges i forbindelse med jeres økonomisystem? Mirosoft SQL Server Native Andet En SQL database vil vægte højest pga. kapaitet, driftsikkerhed og værdi for pengene. For benhmark inden for SQL servere/databaser inden for performane, salability, et. se: www.mirosoft.om/sql/prodinfo/ompare/benhmarks.mspx. Hvis kunden ikke har dette, og der samtidig er problemer med performane eller kapaitet på den eksisterende, er det værd at slå et slag for en SQL server/database. 5. Har I et opdateringsabonnement på jeres økonomisystem? Har virksomheden ikke tegnet opdateringsabonnement, er der god mulighed for at få kigget lienserne nærmere igennem. Lav en liste over eksisterende lienser og datoer for opdatering i samarbejde med kunden. Så er alle klar over, hvornår der skal opdateres. Overvej om der er risii med den kørende version, hvis kunden ikke har overvejet dette. Tilpasning 6. Anvendes jeres økonomisystem i standardversion? nogle forms/rapporttilpasninger også kartotekstilpasninger 7. Hvem foretager tilpasningerne af jeres økonomisystem? Vi har ingen tilpasninger Vores faste partner Flere forskellige partnere Os selv 8. Har I en detaljeret beskrivelse af jeres tilpasninger? i Word/mappe direkte i koden Hvis der er lavet speialtilpasninger i kartoteker mv. er det vigtigt, at dette er dokumenteret. Især hvis man skal overtage løsningen med egen/tilknyttet ERP-programmør og frontend ERP-konsulent. 4
Få afklaret om eventuelle tilpasninger er dokumenterede (i programmeringen), hvis din virksomhed skal overtage løsningen. Det er ikke givet, at en vilkårlig leverandør kan overtage løsningen. Alternativt kan man tilbyde at udarbejde dokumentationen på konsulentbasis i samarbejde med kunden. Hvis man skal ind med en frontend ERP-konsulent, vil det være nødvendigt med en vis form for dokumentation omkring opsætning og overblik over daglige arbejdsrutiner. Sårbarhed 9. Afhænger virksomhedens indtjening/produktion af jeres økonomisystem? ubetinget delvis ikke i kort tid 10. Hvor lang tid vil I kunne tåle nedbrud i jeres økonomisystem? 1-12 timer 13-24 timer 25-48 timer Mere end 48 timer 11. Kan I efter et nedbrud selv genoprette økonomisystem og data? helt selv delvis 12. Hvis nej. Har I en servieaftale med en partner, hvor der er tilkaldemulighed? via en kontrakt via en løs aftale Find frem til hvor sårbar virksomheden er i forbindelse med nedbrud. Afhænger deres indtjening og produktion af økonomisystemet? Måske er der perioder, hvor det vil være fatalt, at systemet går ned? (Det er der oftest!) Herunder er det vigtigt at høre, om de selv kan genoprette system og data, eller om de har en eksisterende servieaftale med tilkaldevagt hos en ekstern partner. Hvis kundens indtjening og produktion afhænger af deres økonomisystem, og de ikke selv kan genoprette systemet, vil det være oplagt at spørge nærmere ind til den eksterne leverandør. Det kræver dog, at ens eget firma besidder ekspertisen og har ressourerne inhouse til at tage opgaven, hvis kunden ønsker det. Men hvis kunden ingen servieaftale har med en eksisterende partner og måske kun delvist selv kan genoprette deres økonomissystem og data efter nedbrud, vil det være en god lejlighed til at få en servieaftale i stand. Husk at mange kunder skifter leverandør pga. manglende servie og opmærksomhed fra eksisterende partner Funktionalitet 13. Har virksomheden implementeret elektronisk fakturering? men har anden løsning 5
14. Anvendes jeres økonomisystem til likviditetsstyring? via indbyggede rapporter via udlæsning til Exel 15. Har I et integreret betalingssystem? 100% via import/eksport Spørgsmålene er simple. Hvis kunden har elektronisk fakturering, likviditetsstyring og betalingssystem i sin nuværende løsning, skal et nyt system/ny version også have det. Hvis der kan undværes dele af funktionaliteten, skal kunden være indforstået. Det er vigtigt at gøre sig klart, om man har ekspertise og ressourer inhouse, før man overtager en opgave for kunden. Ellers skal man være sikker på, at man kan hente ekspertisen hos en samarbejdspartner. Har man det, er det i prinippet blot at få fat i dokumentationen (såfremt den eksisterer) eller spørge ind til, hvordan arbejdsopgaverne fungerer. På den måde sikrer man sig, at det nye system/version kan håndtere opgaverne på samme vis. Salgsstyringssystem (CRM) Salgsstyringssystem Det er vigtigt at spørge ind til, om kunden er tilfreds med sit system, og om de relevante arbejdsopgaver er dækket ind. 1. Hvilket salgsstyringssystem har virksomheden installeret? Mirosoft CRM Økonomisystem m. CRM modul Hosted system Andet Bruger det ikke Uanset om kunden er tilfreds eller utilfreds med sit system, skader det aldrig at fremhæve hovedingredienserne i ens eget salgsstyringssystem. Det kunne fx være, at det nye system kan håndtere nogle opgaver, som kunden ikke har tænkt over. Er kunden utilfreds, gælder det om at finde ud af, hvad deres system ikke kan og fremhæve, hvordan det nye system kan håndtere disse opgaver. En generel beskrivelse af Mirosofts Dynamis produkter findes på følgende link: http://www.mirosoft.om/dynamis/produt/produtoverviews.mspx Såfremt kunden ikke har et salgsstyringssystem, er det oplagt at informere om fordelene ved et salgsstyringssystem. Dagen bliver lettere for kunden! Herunder kan man fx. spørge: Om kunden er vant til at arbejde struktureret med data (fx fra andre systemer) Om arbejdsgangene i salgs- og serviearbejdet er kortlagt, eller om automatiserede proesser kan lette dagligdagen Om medarbejderne er servieorienterede Et salgsstyringssystem kan hjælpe de fleste kunder med alt dette, men mange ved måske ikke, hvordan de skal gribe deres eventuelle manglende servie an. Fortæl dem om salgsstyringssystemer. 6
Version 2. Har I tegnet opdateringsabonnement til jeres salgsstyringssystem? 3. Hvilken database bruges i forbindelse med jeres salgsstyringssystem? Mirosoft SQL Server Native Andet 4. Har I vurderet, om der er risii med den kørende version? Har virksomheden ikke tegnet opdateringsabonnement, er det en god anledning til at se lienserne igennem og vurdere behovet for en opdatering. Kunden har måske allerede vurderet, at der er risii med den eksisterende version. Lav en liste over eksisterende lienser og datoer for opdatering i samarbejde med kunden. Så ved alle, hvornår der skal opdateres. Herunder kan man vurdere, om der er risii med den kørende version. Husk at informere om fordelen ved Software Assurane (SA). SQL er langt den bedste databasetype, hvad angår performane og kapaitet. Hvis kunden ikke har SQL, er det oplagt at spørge til databasens performane og kapaitet. Prøv at sælge en SQL server/database ind. Tilpasning 5. Anvendes jeres salgsstyringssystem i standardversionen? nogle forms/rapporttilpasninger også kartotekstilpasninger 6. Hvem foretager tilpasninger/ustomization af jeres salgsstyringssystem? Os selv Vores faste partner Forskellige partnere Ingen tilpasninger 7. Har I en detaljeret beskrivelse af jeres tilpasninger i salgsstyringssystemet? i Word/mappe direkte i koden Få afklaret om kunden kører standardversion, eller om der er speialtilpasninger eller automatiserede proesser. Sidst, men ikke mindst, skal man heke, om der er integration til andre systemer fra salgsstyringssystemet, og hvordan opsætningen er lavet. Såfremt kunden har fået lavet tilpasninger, er det vigtigt, at det er dokumenteret. Både i koden og i form af fx. sreendumps eller beskrivelser af, hvad der er lavet af tilpasninger. Dette hænger også sammen med punktet Sårbarhed. 7
Sårbarhed 8. Hvor lang tid vil I kunne tåle nedbrud i jeres salgsstyringssystem? 1-12 timer 13-24 timer 25-48 timer Mere end 48 timer 9. Kan I efter et nedbrud selv genoprette salgsstyringssystemet og data? helt selv delvis 10. Hvis nej, har I en servieaftale med tilkaldemulighed hos en partner? via en kontrakt via en løs aftale Find frem til hvor sårbar virksomheden er i forbindelse med nedbrud. Måske er der perioder, hvor det vil være fatalt, at systemet går ned? (Det er der oftest!) Det er vigtigt at vide, om de selv kan genoprette system og data, eller om de har en servieaftale med tilkaldevagt hos en ekstern partner. Hvis de ikke har en servieaftale - og ikke selv kan genoprette system og data, så har I en god mulighed for at oprette en sådan aftale. Funktionalitet 11. Har I lavet integration til andre systemer fra jeres salgsstyringssystem? via ODBC via eksport 12. Anvendes der automatiserede proesser/workflows i jeres salgsstyringssystem? Ved overtagelse af det eksisterende system, eller ved opbygning af et nyt salgsstyringssystem, er det vigtigt at få overblik over integrationen til andre systemer, og hvordan de er sat op. Det samme gælder automatiserede proesser. Det kan være svært at få overblik over proesserne, hvis kunden har vænnet sig til dem og dokumentationen er mangelfuld. Sørg for at spørge ind til dem det øger sandsynligheden for, at overtagelsen af et eksisterende system eller opbygningen af nyt, bliver en sues. Hvis der er lavet integration til andre systemer, er det igen alfa og omega at det er dokumenteret mht. opsætning, leverandør, kodning, et. Hvis dette ikke er på plads, skal der spørges ind til detaljerne, så det bliver sat rigtigt op i forbindelse med en eventuel overtagelse af systemet eller opsætning af nyt system. 8
Intranet/vidensdeling Type 1. Hvilken type intranet bruger I? SharePoint Servies SharePoint Portal Server Frontpage Andet Har ikke noget 2. Hvilken type database benyttes? Mirosoft SQL Server MSDE Andet Ingen 3. Føler I, at I udnytter systemet optimalt? ikke endnu Afhængig af kundens intranet, er det vigtigt at spørge ind til funktionaliteterne, og om systemet udnyttes optimalt. Det er oplagt at diskutere databasetypen her, da størrelsen på databasen og kundens krav/behov hænger sammen. Hvis kunden har SharePoint Servies, og måske har haft det i et stykke tid, vil det være oplagt at spørge om systemet udnyttes optimalt, forbedringer, fejl/mangler, et. Det kunne være et godt tidspunkt at opgradere til SharePoint Portal Server, hvor der er flere funktionaliteter og større databasekapaitet til rådighed. Såfremt kunden har en helt anden type Intranet, er det stadig oplagt at spørge om kunden er tilfreds og efterfølgende give en kort introduktion til SharePoint s fordele. Såfremt kunden slet ikke har et Intranet er det en oplagt mulighed for at informere om de fordele, et Intranet giver. Fx i form af vidensdeling i virksomheden og muligheden for at oprette teamsites med selvstændige rettighedsopsætninger! Tilpasning 4. Hvem foretager tilpasninger til jeres Intranet? Os selv Vores faste partner Forskellige partnere Ingen tilpasninger 5. Har I en detaljeret beskrivelse af jeres tilpasninger? delvis
6. Kan en vilkårlig anden partner overtage servieringen af løsningen? Hvis leverandøren har lavet speialtilpasninger på intranettet er det vigtigt, at det er dokumenteret. Især hvis man skal overtage løsningen med egen/tilknyttet programmør eller konsulent. Få afklaret om eventuelle tilpasninger er dokumenteret (i programmeringen hvilket sprog er det skrevet i, og om der er lagt koder ind, så der ikke kan rettes af en vilkårlig leverandør), hvis din virksomhed skal overtage løsningen. Det er ikke altid givet, at en vilkårlig leverandør kan overtage løsningen. Alternativt kan man tilbyde at udarbejde dokumentationen i samarbejde med kunden, men på konsulentbasis. Hvis man skal ind og overtage en eksisterende løsning, vil det også være nødvendigt med en vis form for dokumentation omkring opsætning og overblik over daglige arbejdsrutiner. Sårbarhed 7. Kan I selv genoprette jeres intranetsystem efter et nedbrud? helt selv delvis 8. Hvis nej, har I en servieaftale med tilkaldemulighed hos en partner? via en kontrakt via en løs aftale Find frem til hvor sårbar virksomheden er i forbindelse med nedbrud. Måske er der visse perioder, hvor det vil være fatalt, hvis systemet går ned? (Det er der!) Det er vigtigt at vide, om de selv kan genoprette system og data, eller om de har en servieaftale med tilkaldevagt hos en ekstern partner. Hvis de ikke har en servieaftale med tilkaldevagt hos en ekstern partner og ikke selv kan genoprette system og data efter nedbrud, er det en god mulighed for jer til at oprette en sådan aftale. Funktionalitet 9. Hvordan arkiverer I jeres dokumenter i virksomheden? På vores netværk I et dokumenthåndteringssystem I en SharePoint løsning Lokalt på vores arbejdsstationer 10. Har I lavet integration med andre systemer eller trækkes data fra andre systemer? via ODBC via eksport 10
11. Bruger I jeres Intranet aktivt til bl.a. telefonliste, kalender, personaleinformation m.m.? meget ikke endnu Det er hverken sikkerheds- eller funktionalitetsmæssigt optimalt, hvis kunden gemmer deres dokumenter lokalt på deres arbejdsstationer. Til gengæld vil det være en mulighed for dig som partner at tale dokumenthåndteringssystem eller SharePoint-løsning for at lette kundens dagligdag og få et bedre overblik over eksisterende data. Såfremt der er lavet integration med andre systemer, eller der trækkes data fra andre systemer, er det vigtigt at få de nærmere detaljer omkring opsætning og integration. Informationen skal benyttes ved overtagelse af et eksisterende system eller opbygningen af et nyt. Det er vigtigt at bevare de proesser, der fungerer godt i det eksisterende system. Har kunden allerede et intranet, der måske ikke udnyttes optimalt, vil der være mulighed for at sælge konsulenttimer ind til en gennemgang af mulighederne i deres eksisterende system. Offie versioner 1. Hvilken Offie version anvendes i virksomheden i dag? Offie 97 Edition Offie 2000 Edition Offie XP Edition Offie 2003 Edition Andet: Der er mange fordele i at opgradere til Offie 2003 fra en af de tidligere versioner. Brugergrænsefladen er blevet forbedret, og der er kommet mange nye failiteter. Bl.a. er Outlook blevet forbedret på en lang række områder, fx kalenderoversigt over andre medarbejdere og forbedret søgemulighed i indbakken. Det er blevet muligt at beskytte e-mails med adgangskontroller, prioritere mails, kontrollere mail for uønsket post (junk mails), samt sortere mails efter samtale (eller tråd) for at gruppere meddelelser om et bestemt emne. Word og Exel er blevet intergreret med SharePoint Servies, så det er let at oprette et teamsite, der kan gemmes direkte i fra Word og Exel. Klik på nedenstående link for en oversigt over forskellene mellem de enkelte versioner: http://www.mirosoft.om/danmark/offie/editions/offieompareversions.mspx Jo mere avaneret kundens brug af Offie er, jo større mulighed er der for at de nye funktioner i Offie 2003 er aktuelle. 2. Har I tegnet opdateringsabonnement (Software Assurane) til jeres Offie? Hvis der ikke er tegnet opdateringsabonnement til Offie, er der potentiale for at tale om Mirosofts forskellige liensaftaler. Her kan virksomheden enten leje eller købe lienser med opdateringsaftale, så de altid har adgang til de seneste versioner, og de mange fordele, det giver. Læs mere om fordelene ved Software Assurane på følgende link: http://www.mirosoft.om/danmark/liens/sa.mspx 11
3. Har I en fast rutine omkring installation af pathes og serviepaks? Hvis der ikke eksisterer en fast rutine omkring installation af pathes og serviepaks til Offie, er det oplagt at indarbejde det i en servieaftale med kunden. 4. Deler medarbejderne i jeres virksomhed kalendere? men vil gerne Hvis medarbejderne ikke deler kalender, vil det være godt at spørge ind til, om de er klar over muligheden og fordelene ved at gøre det. Fx at få overblik over kollegernes aftaler. Bemærk! Hvis de ikke har en mailserver som fx Exhange, vil de ikke have mulighed for at se deres kollegers kalendere. Det er oplagt at tale om fordelene ved en Exhange-server. Læs mere under afsnittet Platform. 5. Har I lavet integration til jeres økonomisystem via Offie til budget/rapportering? via ODBC via export Hvis kunden ikke benytter Offie til budget/rapportering, vil der være masser af muligheder for at tilbyde kunden konsulentrådgivning i anvendelse af Offie til budget/rapportering. Her kan statistikfunktionerne i Exel 2003 give overblik over fx salgsstatistik, pipeline og budgetopfølgning. Der kan sælges konsulentydelser til udvikling af disse, som kan spare kunden tid og give bedre og hurtigere informationer. 6. Har I lavet integration til jeres økonomisystem via Offie til brevfletning? via ODBC via export Hvis ikke kunden benytter Offie til brevfletning via økonomisystemet, vil der være gode muligheder for at tilbyde kunden konsulentrådgivning i det. Dermed kan visse proesser ved udsendelse af breve eller mails automatiseres. Der kan i den forbindelse sælges konsulentydelser til udvikling af disse skabeloner, som kan give kunden væsentlige tidsbesparelser i dagligdagen. 7. Har I lavet integration til jeres salgsstyringssystem via Offie til rapportering/brevfletning? via ODBC via export, har ikke CRM Hvis ikke kunden benytter Offie til rapportering/brevfletning via CRM systemet, vil der også være basis for at tilbyde udvikling af integration til dette. Fordelene er de samme som nævnt ovenfor. 12
8. Bruger I én eller flere fælles standardskabeloner i firmaet til brevskrivning? ligger entralt men ligger lokalt vi har vores egen Igen vil der være potentiale for at udvikle fælles skabeloner, hvis kunden ikke har dem. Kunden sparer tid og sikrer, at virksomhedens breve og mails ser ensartede ud. Vejledning til Platform 1. Hvilken serverplatform anvendes primært i virksomheden? Windows Server NT 4.0 Windows Server 2000 Windows Server 2003 Andet: Bemærk: Hvis kunden har en Small Business Server 2003 Standard eller Premium, så vælges Windows Server 2003. Det samme gælder for de øvrige produkter i Small Business Server, fx Exhange og SQL. Disse produkter behandles individuelt i de efterfølgende spørgsmål. Hvis de har en NT 4.0 eller en Windows 2000 Server platform, vil der være mange fordele i at få opgraderet platformen til Windows 2003 Server. Fordelene er bl.a. forbedret sikkerhed, bedre brugerstyring og integreret intranet løsning. Nedenstående skema viser nogle af de vigtigste: Kilde: http://www.mirosoft.om/danmark/servers/server2003/nt4to2003.mspx Oversigt over top 10 fordele for opgradering fra NT 4.0 til Windows 2003 Server R2 findes på: http://www.mirosoft.om/windowsserver2003/evaluation/whyupgrade/top10best.mspx Oversigt over top 10 forbedringer for opgradering fra NT 4.0 til Windows 2003 Server R2 findes på: http://www.mirosoft.om/windowsserver2003/evaluation/whyupgrade/top10nt.mspx Oversigt over top 10 forbedringer for opgradering fra Windows 2000 Server til Windows 2003 Server R2 findes på: http://www.mirosoft.om/windowsserver2003/evaluation/whyupgrade/top10w2k.mspx Hvis kunden er klar til en opgradering for at udnytte fordelene i de nyeste versioner, er det oplagt at udarbejde en analyse af, om kunden egner sig til en hosted løsning. Hvis I ikke er hostingpartner i dag, så tag fat i Mirosoft. Vi kan fortælle jer, hvad det kræver, eller hjælpe med at etablere et samarbejde med en anden Mirosoft partner, som tilbyder hostede løsninger. 2. Har I tegnet opdateringsabonnement (Software Assurane) til jeres serversoftware? Hvis der ikke er tegnet opdateringsabonnement på serversoftwaren, er der potentiale for at tale om Mirosofts forskellige liensaftaler, hvor virksomheden enten lejer eller køber lienser med opdateringsaftale. Det giver virksomheden ret til at anvende de nyeste tilgængelige versioner af serversoftwaren. På den måde vil virksomhederne få adgang til de mange fordele, der er i de nye versioner. Læs mere om fordele ved Software Assurane på følgende link: http://www.mirosoft.om/danmark/liens/sa.mspx 13
3. Anvendes Terminal Server i dagligdagen? Mulige svar: Hvis, så uddyb spørgsmålet med nedenstående spørgsmål: Anvendes Terminal servies 2000 eller Terminal servies 2003? Svar: Terminal Servies 2000 Der er en række forbedringer forbundet med at skifte fra Terminal Servies 2000 til Terminal Servies 2003: Nye features i TS 2003 vs TS 2000 Remote Desktop Connetion Client Resoure Rediretion Client Deployment Options Remote Desktop for Administration Group Poliy Windows Management Interfae (WMI) Provider Ative Diretory Servie Interfaes (ADSI) Printer Management Yderligere fordele kan findes på følgende link: http://www.mirosoft.om/windowsserver2003/evaluation/overview/tehnologies/terminalserver.mspx Hvis der anvendes Windows Terminal Servies under Windows 2003 Server R2 på en 64 bit server, vil der være yderligere fordele på især skalerbarhed og performane. 4. Hvilken type fælles mailserver anvendes i virksomheden i dag? Exhange Server 5.5 Exhange Server 2000 Exhange Server 2003 Andet: Bruger ikke mailserver Ved Exhange 5.5 eller Exhange 2000 kan man slå på de funktioner, som Exhange Server 2003 giver. Bl.a. forbedret Outlook Web Aess, samt understøttelse af synkronisering af mail og kalender til mobiltelefoner med Windows Mobile styresystemer. Følgende link indeholder en oversigt over features i Exhange 2003 i forhold til Exhange 5.5 og Exhange 2003: http://www.mirosoft.om/exhange/evaluation/features/ex_ompare.mspx Bemærk: Hvis Exhange 5.5 benyttes, er den ikke længere supporteret af Mirosoft jf. nedenstående link: http://www.mirosoft.om/exhange/support/lifeyle/hanges.mspx Hvis der ikke anvendes en mailserver i virksomheden i dag, kan I med nedenstående spørgsmål afdække om virksomheden med fordel kunne anvende en fælles mailserver i form af en Exhange 2003: a) Bruges kalenderen i Outlook, og er der ønske om, at man kan se sine kollegers kalendere? b) Vil det være en fordel at kunne benytte fælles adresselister til opdatering af kunders, samarbejdspartneres og leverandørers adresser og mailadresser? ) Vil det være en fordel at kunne benytte fælles mailboks/mapper til arkivering af mails, som er sendt/modtaget fra kunder/leverandører, m.v.? Som alternativ til en mailserver, kan I tilbyde kunden en hosted Exhange løsning, som I enten selv hoster eller får hosted hos en anden Mirosoft partner. Kunden vil opnå de samme fordele, og samtidig slippe for den daglige drift, vedligeholdelse og bakup. 14
Hvis spørgsmålet besvares med, at der køres med en anden type mailserver, fx Notes/Domino, kan I finde 10 grunde til at migrere til en Exhange server ved at klikke på nedenstående link: http://www.mirosoft.om/exhange/evaluation/ompare/notes.mspx 5. Anvendes der i dag en databaseserver i virksomheden? SQL 7.0 SQL 2000 SQL 2005 Har ingen databaseserver Andet: Første svarmulighed: Hvis der svares, kunne uddybende spørgsmål anvendes for at afdække et behov for en database: 1) Anvendes der eksempelvis programmer som Navision, C5 eller XAL, som med fordel kan afvikles på en optimeret database? 2) Er der ønske om at få eksisterende eller kommende programmer som økonomisystem og CRM-værktøjer integreret, således at data kun skal registreres én gang? Hvis der svares positivt på ovenstående, vil der være potentiale for at virksomheden bør anskaffe en SQL 2005 server. Anden svarmulighed: I forhold til SQL 7.0 og 2000, er der kommet en mængde nye features i SQL 2005 i forhold til de tidligere versioner. På nedenstående links kan I få uddybet dette, samt se forskellene på de enkelte udgaver af SQL 2005 serveren. Sammenligning af de enkelte udgaver af SQL 2005: http://www.mirosoft.om/sql/prodinfo/features/ompare-features.mspx Hvad er nyt i SQL 2005: Notifiation Servies Enhanements. Reporting Servies Enhanements. New Servie Broker. Database Engine Enhanements. Data Aess Interfaes Enhanements. Analysis Servies Enhanements. Integration Servies Enhanements. Repliation Enhanements. Tools and Utilities Enhanements. Se uddybning på de næste to link: http://www.mirosoft.om/sql/prodinfo/overview/whats-new-in-sqlserver2005.mspx http://www.mirosoft.om/sql/prodinfo/overview/produtguide.mspx Hvis kunden under andet siger Orale, kan du se en sammenligning af SQL 2005 og Orale på nedenstående link: http://www.mirosoft.om/sql/prodinfo/ompare/orale/default.mspx Konklusion: Ud fra de features der er beskrevet i SQL 2005, vil der være oplagte fordele i en migrering til SQL 2005. 6. Hvilken p platform anvendes i virksomheden i dag? Windows 95/98/NT Windows 2000 Pro Windows XP Pro Andet: 15
I forhold til Windows 95/98/NT/2000, giver en opgradering til Windows XP en række vigtige features. Hertil skal selvfølgelig nævnes, at Mirosoft ikke længere supporterer 95/98 og NT. Du kan læse mere om de features som Windows XP Pro giver ved at klikke på nedenstående link: http://www.mirosoft.om/windowsxp/pro/evaluation/features.mspx Hvis der anvendes Windows 95/98/NT, er der også et sikkerhedsaspekt, da disse versioner ikke længere opdateres. 7. Bruges der andet end stationære p er i virksomheden? mere end 50% af arbejdsstationerne mindre end 50% af arbejdsstationerne Hvis der anvendes notebooks, er der også mange gode argumenter for at anvende Windows XP Pro. Her kan du bl.a. pege på fordele som Offline files and folders, Hot doking og indbygget firewall. Firewall funktionaliteten er bl.a. vigtig, når notebooks anvendes uden for virksomhedens interne netværk. Du kan læse mere om funktionerne på http://www.mirosoft.om/windowsxp/pro/evaluation/features.mspx Hvis der anvendes notebooks, vil der også kunne tale oms håndtering af bakup af de data på lokale notebooks, samt kryptering af notebookens indhold. Vejledning til Sikkerhed Driftssikkerhed 1. Bliver jeres servere løbende opdateret? manuelt a. 1 gang om måneden automatisk via Windows Update/anden overvågning Ved ikke Hvis der svares nej til at serverne opdateres, eller at de manuelt opdateres en gang i mellem, er der potentiale for at få lavet en servieaftale, hvor I overvåger serverne og sørger for, at de bliver opdateret umiddelbart efter at der er frigivet seurity pathes. På denne måde er kunden beskyttet bedst muligt med en minimal risiko for hakerangreb et. 2. Tages der bakup af data fra bærbare og mobile enheder? dagligt en gang om ugen Hvis der svares eller en gang om ugen, er der potentiale for at etablere en bakup rutine med daglig bakup af notebooks. Hvis brugerne af notebooks ikke er på kontoret dagligt, er det vigtigt at der tages bakup af deres data, når de er på kontoret. Det samme gælder pda er og andre mobile enheder, hvor brugerne efterhånden gemmer en del vigtige data. 3. Tages der bakup af data fra serveren? dagligt en gang om ugen 16
Hvis der svares eller en gang om ugen, er der potentiale for at etablere en bakup rutine, hvor der dagligt foretages bakup af serveren. Det kan evt. udvides med en servieaftale, hvor I overvåger om bakup en har kørt hver dag/nat. 4. Hvor ofte testes bakup indlæsning? Aldrig Kvartalsvis Hver måned Hvis svaret er aldrig eller årligt, bør der laves en plan for at teste det noget oftere. Der kan laves en servieaftale, hvor I tilbyder at teste indlæsning af filer fra bakup en månedligt. Hvis bakup en ikke bliver testet løbende, risikerer kunden en falsk tryghed, hvor det kan vise sig, at bakup en er ubrugelig, når uheldet er ude. 5. Er serveren og det aktive udstyr sikret med en UPS? Ved ikke Hvis ikke serveren og det aktive udstyr (swith et.) er sikret med en UPS, er der potentiale i at få etableret en UPS løsning for kunden, således at de er beskyttet mod strømudsving og strømsvigt, hvilket ellers i værste fald kan betyde datatab i forbindelse med servernedbrud. En UPS kan sørge for, at serveren bliver lukket kontrolleret ned ved strømsvigt. 6. Står serveren i et aflåst og afkølet rum? Hvis serveren ikke er i et aflåst rum, vil det være muligt for uvedkomne let at få adgang til serveren. Her bør kunden vejledes i, hvordan serveren sikres fysisk. Rummet bør også være afkølet med en nogenlunde stabil temperatur. Det forlænger levetiden på serveren og sikrer den mest stabile drift. 7. Har I udarbejdet en katastrofeplan og gennemgået den? opdateres løbende men er ikke opdateret Hvis kunden ikke har en katastrofeplan, er der potentiale for at udarbejde en katastrofeplan for dem på konsulentbasis. Her beskrives de forskellige katastrofesenarier, og der udarbejdes en plan over sandsynligheden for og konsekvensen af de enkelte senarier. Hvis de har en plan, der ikke er opdateret, er det selvfølgelig oplagt at tilbyde at revidere katastrofeplanen, så den bliver up-to-date! Intern sikkerhed 8. Hvor ofte skiftes password på jeres server? Aldrig Årligt Hvert halve år Hvert kvartal 17
Hvis der svares Aldrig, bør det helt klart pointeres, at denne proedure bør ændres. Hvis passwordet kun ændres årligt eller hvert halve år, bør det også drøftes om det er et aeptabelt sikkerhedsniveau. 9. Hvor ofte skiftes password hos brugerne? Aldrig Årligt Hvert halve år Hvert kvartal Hvis der svares Aldrig eller Årligt, bør det pointeres at dette bør foregå noget hyppigere. 10. Er der krav om speiel længde og opbygning af brugernes password? et kompleks password Hvis der svares eller, bør det revurderes om kunden ikke bør stille større krav til udformningen af passwordet. Speielt hvis de kan læse deres mail eksternt og benytter det samme password. 11. Er den trådløse adgang til netværket på kontoret sikret? brugerbegrænset brugerbegrænset og krypteret Der er ikke trådløs adgang Hvis der benyttes trådløst netværk, og det ikke er sikret, bør der etableres brugerbegrænset adgang med kryptering. Hvis det bestående udstyr ikke understøtter dette, bør det skiftes til mere tidssvarende udstyr. 12. Har I en IT-brugerpolitik/sikkerhedspolitik? Hvis kunden ikke har en sikkerhedspolitik, er der potentiale for at tilbyde kunden at få udarbejdet en IT-brugerpolitik/sikkerhedspolitik på konsulentbasis. Det vil tage hånd om proedurerne inden for de fleste af ovennævnte spørgsmål. Ekstern sikkerhed 13. Bruger I hat/msn som kommunikation i jeres virksomhed? alle sammen nogle gør 18
Hvis kunden ikke anvender hat/msn, vil der være potentiale for at fortælle om de fordele, der er ved at benytte hat/msn i dagligdagen som ex. supplement til mail og brug af telefoni. Der kan både anvendes den gratis MSN tjeneste, samt etableres en Live Communiation server internt i netværket, som kan håndtere Instant Messaging (IM) 14. Har I en nedskrevet politik i virksomheden omkring brugen af hat/msn? i personalehåndbogen i sikkerhedspolitikken Bruger ikke hat/msn Hvis de ikke har en politik om brug af hat/msn, vil der være potentiale for at vejlede kunden via konsulentrådgivning om at udnytte hat/msn til professionelt brug og samtidigt opsætte rammer for, hvornår det ikke bør benyttes, (fx til privat hat i arbejdstiden). 15. Er data på bærbare og mobile enheder krypteret? Ved ikke Har ikke bærbare og mobile enheder Hvis der svares eller Ved ikke, er der basis for at få drøftet de risii, der er for kunden, hvis data på bærbare eller mobile enheder falder i de forkerte hænde. Det vil være oplagt at tilbyde kunden en løsning, der kan kryptere notebooks. De mobile enheder bør fx være forsynet med psw/pinkode, hver gang man skal bruge dem. Hvis de mobile enheder er sat op til at synkronisere mail og kalender via OWA på en Exhange Server 2003, er der en indbygget funktionalitet i Exhange 2003 SP2, der kan sørge for at mobile enheder bliver resetted, hvis man efterfølgende prøver at synkronisere pda en med Exhange serveren. 16. Er der installeret antivirus på serveren? Ved ikke Hvis der svares eller Ved ikke, er der basis for at lave et hek af serveren, sælge antivirus software, samt lave en servieaftale, hvor I overvåger serveren og sørger for at den er up-to-date med bl.a. antivirus opdatering. 17. Er der installeret antivirus på alle arbejdsstationer? Ved ikke Hvis der svares eller Ved ikke, er der basis for at gennemgå p erne og sætte management op, således at kunden kan være sikker på, at p erne løbende bliver opdateret. Der er igen mulighed for at lave en servieaftale på dette, således at I varetager dette. 18. Kan I se om alle arbejdsstationer er opdateret med antivirus? får opgørelse pr. mail manuelt Ved ikke 19
Hvis man ikke entralt kan se, om arbejdsstationerne og serverne er opdateret, vil der være mulighed for at tilbyde kunden et produkt, der har denne management-funktion. Hermed vil kunden have vished om, at deres systemer er opdateret. 19. Hvor tit servieres og opdateres jeres firewall? Aldrig Årligt Hvert halve år Hvert kvartal Automatisk (ex. når opdateringen er godkendt af IT-delingen) Har ikke en firewall! Hvis firewall en ikke løbende bliver opdateret, når der er nye updates/pathes til den, bør der etableres en proedure for det. Dette kan I fx gøre ved at tilbyde kunden at overtage ansvaret for firewall en og sørge for løbende at installere nye opdateringer. Hvis kunden ikke har en firewall, vil det være en god ide at tage en dialog med kunden om en ISA Server 2004 firewall server fra Mirosoft. Du kan læse mere om ISA Server 2004 på nedenstående link: Link: http://www.mirosoft.om/danmark/servers/isa_server/ominfo.mspx 20. Har brugerne ekstern adgang til firmaets netværk, fx via VPN? Ved ikke Hvis brugerne ikke har ekstern adgang til firmaets netværk, vil der være potentiale for at afdække behovet. Det kan blot være adgang til mail, men også til filer eller programmer som fx økonomisystemer eller CRM systemer. Dette kan betyde, at der er potentiale for at tale om firewall med VPN funktionalitet samt Terminal Server, hvis de skal kunne afvikle programmer, når de er ude af huset. Liensering 1. Har I et generelt overblik over hvor mange Mirosoft lienser I anvender? Hvis kunden ikke har overblik over, hvor mange lienser de bruger, vil der være et potentiale for at lave en opgørelse i samarbejde med kunden. Dette kan gøres manuelt eller via tredjepartssoftware, der kan indsamle oplysninger om, hvad der er installeret af software på arbejdsstationerne. Hvis kunden ikke har overblik over sine liensaftaler, vil det være muligt at få oplysninger via Mirosofts kundeservie på telefon 44 89 01 00, hvis kunden giver tilladelse til, at I undersøger det for dem. Mirosoft kan dog ikke udtale sig om kundens lienser, hvis det drejer sig om OEM eller FPP lienser. 2. Har I en liensaftale der giver mulighed for at køre med en ensartet klientplatform? via OEM lienser via FFP lienser via en Volume liensaftale. via en SPLA aftale (hosting) 20