Referat af møde i Magistra Vitaes bestyrelse 18. juni 2014 Dagsorden: 1. Formalia 2. Siden sidst 3. Program for efteråret 2014 4. Generalforsamling 2015 5. Overskuddet fra Oslo 6. New York 2015 7. Introdagene 8. evt. bankskifte 9. Sommerfest 10. Meddelelser 11. Evt. Til stede: Vibe, Nanna, Tine, Ulrik, Simon, Jacob, Lasse, Katrin Afbud: Flemming Ad. 1 Ordstyrer: Nanna Referent: Vibe Dagsordenen godkendt som angivet ovenfor. Ad. 2 Vi besøgte tutorgruppen den 17. Alt gik godt. Vi vil gerne være til stede ved alt: Tour de KUA/introdagene og introbar. Se også punkt 7. Island: Karl-Erik Frandsen og hustru vil gerne med på turen. Han bliver tilbudt stillingen som faglig guide, bl.a. fordi han har mange gode kontakter i landet. Katrin skriver ud efterfølgende, om Karl-Erik tager imod dette tilbud. Hvis ikke, kan han ikke deltage, fordi han så blot vil komme nederst på ventelisten. Principbeslutning: Pladsen som faglig guide er på alle studieture åben helt indtil afrejse eller indtil én guide er fundet eller det er besluttet, at en studietur ikke har brug for en faglig guide. Oslo: Det lader til, at instituttet endnu ikke har betalt for Jes deltagelse i Oslo-turen. Vibe rykker. Aftenens tidlige VM-kamp endte med 3-2 til Holland. Ad. 3 Byvandring i C.F. Hansens København bliver den 17. september kl. 17 ved Thomas Roland. Jacob er ansvarlig.
Studietur til Island. Lasse og Katrin er ansvarlige. Seminar: Nanna og Vibe arbejder på at finde oplægsholdere. Inge Adriansen kan desværre ikke 25. oktober, så Vibe hører hende, om hun kan, hvis vi flytter arrangementet til 1. november. Quiz bliver 13. november kl. 18.30. Husk at skaffe byttepenge og alkoholtilladelse. Ansvarlige: Ulrik og Flemming. Foredrag om dansk slavehandel ved Kåre Lauring. Det bliver i begyndelsen af oktober. Tine har lovet Lauring en flaske god rom for opgaven, hvorfor vingaven kan blive 150 kr. dyrere end vores normale budget. Dette bevilligede bestyrelsen. Tine hører også Lauring, om han vil sælge sin bog under foredraget. Ansvarlig: Tine. Nanna arbejder videre på et muligt foredrag om Knud den Stores vej til tronerne. Hun kunne godt tænke sig, at det blev på den sidste herredag i 2014. Tine tænker videre over en julebyvandring, Vibe kommer med input. Katrin foreslog en mulig kanalrundfart med fokus på nordisk handel. Det kunne bl.a. binde en sløjfe mellem Oslo- og Islandsturene. Der findes en ung mand ved Polarinstituttet, der holder sådanne kanalrundfarter. Den koster 3000 kr., og der er plads til 60 deltagere. Bestyrelsen var positive over for ideen, og det blev besluttet, at det i så fald skal være en sensommerting, der allerede udbydes her i juni. Turen kan give underskud, men foreningen lægger gerne ud for et sådan. Se også punkt 5. Katrin melder ud senest fredag 27. juni, om turen bliver til noget. Ang. deltagergebyr, kan vi godt tillade os at tage op til 50 kr. pr. deltager. Vibe skal have alle oplysninger til programmet senest 1. august. Ad. 4 Punktet er på allerede nu, så vi kan gøre os de første tanker om, hvad det egentlig er, vi vil med generalforsamlingen. Vi nåede frem til følgende: Generalforsamlingen skal holdes simpel! Erfaring fra dette års generalforsamling: Det er fint bare at mødes, drikke et glas og hilse på de fremmødte ved en efterfølgende reception. Erfaring fra dette års generalforsamling: Det var en supergod ide, at bestyrelsen efterfølgende går ud og spiser sammen. Det skal vi fortsætte med. Vi skal acceptere, at en generalforsamling ikke tiltrækker mange mennesker. Den er vores lovgivende forsamling, vi skal være nok deltagere til at kunne vedtage ting, og vi skal selvfølgelig blive ved med at annoncere godt for den, men et lavt deltagerantal er ikke ensbetydende med fiasko eller et opsang til os om, at vi skal tænke nyt og spænde for at tiltrække flere deltagere.
Forslag til aktiviteter ifm. generalforsamlingen: Vinsmagning som f.eks. Fransk Alumneforening gør det. Nanna undersøger disse muligheder nærmere. Ulrik nævnte, at hans mor sikkert kunne overtales til at holde en billig vinsmagning. Ad. 5 Den seneste studietur har et økonomisk overskud. Vibe tager 1500 kr. af disse og bruger på en genforeningsfest for deltagerne. Ca. 10.000 kr. afsættes til kommende studieture, der varer længere end en uge. Pengene skal også dække: Buffer på et par tusinde kroner til Islandsturen. Foreningen dækker halvdelen af prisen på sensommerens kanalrundfart, såfremt denne bliver til noget (se også punkt 3). Måske nogle af pengene kan bruges ifm. studiestarten på f.eks. at sponsorere en morgenmad til ruserne. Noget af beløbet kan også bruges på at sponsorere udflugter uden for København, f.eks. togbilletter og entreer. Herudover blev følgende diskuteret: Et overskud fra én studietur skal ikke nødvendigvis bruges på andre studieture, men kan komme andre arrangementer (og dermed flere medlemmer) til gode. Vi tager sjældent gebyr for vores arrangementer (hvis man ser bort fra studieturene). Det kan vi godt begynde at gøre; et gebyr kan signalere kvalitet. Det skal vi overveje nærmere i fremtiden. Vi har ingen egentlig opsparing i foreningen. På næste møde diskuterer vi, om vi til generalforsamlingen skal stille forslag om, at foreningen får en opsparingskonto, hvor vi afsætter et fast beløb hvert år. Hvis vores fremtidsdrømme om tidsskrifter, eget hus og lign. en dag blot skal nærme sig virkelighed, kan en opsparingskonto være en god ide. Men det kræver en større principdiskussion i bestyrelsen. Ad. 6 Simon har undersøgt frem og tilbage, og det har desværre vist sig, at turen bliver alt for dyr. Det lader ikke til, at vi kan få fly og hotel for under 8800 kr. pr. person, og det vil nok ende på 9100 kr. Hertil kommer så al anden transport og entreer. Et sådant beløb kan ikke svare sig ift. kvaliteten af vores programmer, da man som enkeltperson kan få en langt, langt billigere tur. Bestyrelsen besluttede derfor at droppe New York som destination for forårsturen 2015. Alle skal gå i tænke- og researchboks frem til næste møde om nye destinationer. Katrin opretter et Google Doc, hvor vi kan skrive forslag ind. Foreløbing blev følgende foreslået: Boston, Chicago, Det romerske England, München.
Ad. 7 Der er styr på introdagene. Tour de KUA bliver den 26. august, hvor vi skal bruge to personer. Følgende kan måske: Katrin, Tine og Vibe. Vi skal bruge 3-4 stykker til en barvagt den 27. august. Foreløbi kan Katrin, Tine, Jacob og Vibe. Katrin står for penge og poser og indmeldelsespapirer til tutorerne. Lasse er koordinator på introdagene og hiver fat i dem, der skal noget. Ad. 8 Katrin anbefaler, at vi skifter bank. Jyske Bank er langsomme og underprioriterer os helt klart. Derudover kan der være et ekstra gebyr på vej på foreningskonti. Katrin ville derfor høre fra os andre, om vi har gode erfaringer med foreningskonti i andre banker. Følgende blev anbefalet: Lån & Spar Nordea Merkur Fælleskassen Katrin vil over de næste måneder sondere terrænet. Ad. 9 Vibe står for det praktiske til mødet og sommerudflugten den 23. august. Vi tager toget frem og tilbage, men har man lyst til at cykle, er man velkommen til dette. Det blev besluttet, at foreningen betaler op til 500 kr. for mad og drikke på dagen. Resten er for egen regning. Det blev herefter besluttet, at vi til generalforsamlingen skal stille forslag om, at der afsættes et årligt beløb på 2000 kr. til det løbende bestyrelsesarbejde. Det er så op til den siddende bestyrelse at afgøre, om dette skal bruges på mad eller materialer ifm. arbejdsdage og lign. Ad. 10 Katrin og Jacob 1 holder specialefest 1. august. Fra 1. august er Simon blevet engelsklærer på Sorø Akademi. Ad. 11 Forslag til emner for en kommende bestyrelsesdag:
1. Bestyrelsens sociale liv, hvor meget socialt kan vi forvente af hinanden. 2. Mødetidspunkter og fleksibilitet. På mødet i august skal vi have et punkt på, om vi skal bidrage med noget til rusturen. Trods det, at Vibe kom fashionable late til mødet, blev det bemærket, hvordan hendes kjole på fineste vis matchede Ulriks vandflaske. Vi skal alle skrive ind i foreningens kalender, hvornår vi holder ferie og ikke vil svare på mails. Kan man ikke lige håndtere kalenderen, skriver man blot sine feriedatoer til Vibe, der skriver dem ind. Derudover skal vi så vidt muligt huske at holde kommunikation på et lavblus i juli. Siden mødet: Karl-Erik har sagt ja til at være faglig guide på Islandsturen. Vibe har rykket instituttet for betalingen for Jes ophold i Oslo. Det er besluttet, at beløbet, vi vil stille forslag til generalforsamlingen om skal tilgå en budgetpost for bestyrelsesarbejde, skal tages op på førstkommende møde, da ikke alle deltagere på mødet har bidt mærke i beløbets størrelse.