Udbetaling og afregning af forskud i RejsUd Juli 2011 1
Indledning Den nuværende praksis for forskud er at forskuddet udbetales gennem den decentrale indrapportering (DDI) til ØSC som udbetaler forskuddet. Forskuddet kan derefter afregnes gennem RejsUd systemet ved at anvende udgiftstypen Afregning af forskud. Det er dog muligt både at oprette og afregne forskud gennem RejsUd systemet, hvilket samler processen til et system og derfor vurderes til at være mere gennemskuelig for brugerne. Det betyder også at hele processen er systemunderstøttet da både oprettelse af forskuddet samt kontrol og godkendelse heraf vil ligge i RejsUd. I forbindelse med afregningen vil det ligeledes ske elektronisk ved at afregning, kontrol og godkendelse ligger i RejsUd. Det vurderes derfor at det er en fordel for institutionerne at udføre bege processer i RejsUd frem for at opdele processen med oprettelse gennem DDI og afregning gennem RejsUd. Det skal understreges at der ikke er krav om at anvende en bestemt proces. Processen vælges og fastlægges individuelt i institutionen. Beskrivelse I det følgende beskrives det hvorledes muligheden for henholdsvis udbetaling og afregning af forskud oprettes og fungerer i RejsUd. Udbetaling af forskud For at have mulighed for at udbetale et forskud gennem RejsUd skal man først oprette en udgiftstype til formålet. Bemærk: Oprettelse af udgiftstyper er beskrevet i administratormanualen version 2.1 på side 21-30. Der henvises hertil for yderligere forklaring af korrekt oprettelse af udgiftstyper. Udgiftstypen Udbetaling af forskud (rød pil) oprettes i administratorsystemet under Stamdata/udgifter/udgifter. Forskuddet vil som oftest skulle posteres på en mellemregningskonto. Mellemregningskontoen indsættes derfor som Konto-ID (Sort pil). Under Betalingsmåde-ID(grøn pil) vælges CASH Kontantudlæg hvilket bevirker at udbetalingen rammer personalekreditorkortet på den bruger der benytter udgiftstypen. 2
Ved udbetaling af forskud anbefales det at der stilles krav om at forklaringsfeltet udfyldes. Det gøres ved at vælge 1 i feltet Forklaring skal være udfyldt (orange pil). Det anbefales tillige at der stilles krav om at bilagsnummeret skal være udfyldt ved at sætte flueben i feltet Bilagsnr. Obligatorisk (lilla pil). Når udgiftstypen er oprettet kan den bruges af RejsUd brugerne som alle andre udgiftstyper, hvorved der sker en udbetaling til deres konto via Navision. RejsUd dokumentet vil endvidere gennemgå de almindelige kontroller og godkendelser i systemet. Udbetalingen af forskud bliver derved kontrolleret og godkendt i RejsUd. Afregning af forskud Muligheden for at afregne forskud foregår også gennem brug af en udgiftstype i RejsUd. Denne udgiftstype skal dog være reverseret (den er negativ for personalekreditoren) og fortegnet bliver derfor modsat en almindelig udgiftstype. Denne slags udgiftstyper kan ikke oprettes af administratorerne i RejsUd. Den er i dette tilfælde allerede oprettet, men hvis der skal bruges andre reverserede udgiftstyper skal de bestilles igennem RejsUd supporten på oesrs@oes.dk. Udgiftstypen afregning af forskud findes under stamdata/udgifter/udgifter og har Udgifts-ID 1200 (rød pil). Konto-ID (blå pil) sættes i dette tilfælde til 9999 Personalekreditor hvilket betyder at posteringen rammer brugerens personalekreditornummer i Navision. Betalingsmåde-ID (grøn pil) sættes til ADV afregning af forskud hvilket henviser til en Betalingsmåde (for korrekt tilpasning af betalingsmåder se næste punkt). Kontoregel-ID (orange pil) er i dette tilfælde reverseret og går derfor i minus på personalekreditoren. Det kan igen være en god ide at opsætte udgiftstypen således at forklaring skal være udfyldt og bilagsnummer er påkrævet. Da denne udgiftstype er opsat som standard i alle systemer er den fra start opsat til ikke at være i brug (lilla pil). Ved at fjerne markeringen i denne tjekboks kommer udgiftstypen frem i RejsUd systemet. HUSK at opsætte Afregning af forskud korrekt inden markeringen af Ikke i brug fjernes. Når brugeren anvender Afregning af forskud fremkommer der et negativt beløb på RejsUd afregningen. Dette negative beløb afregnes gradvist som brugeren har andre udgifter som hotel, taxi, repræsentation osv. og godtgørelser som fx time-/dagpenge. Hvis den samlede afregning er positiv foretages der en 3
udbetaling men hvis den samlede RejsUd afregning er negativ foretages som udgangspunkt et løntræk på brugeren. Afregningen af forskud foregår gennem et almindeligt RejsUd dokument og de almindelige kontroller og godkendelser gælder derfor også disse poster. Opsætning af Betalingsmåder For at kunne afregne forskuddet korrekt er det vigtigt at betalingsmåden ADV Afregning af forskud er tilpasset. Forskuddet posteres ved oprettelsen på en mellemregningskonto og denne mellemregningskonto skal efter afregningen af forskuddet kunne afstemmes. I ovenstående eksempel anvendes mellemregningskontoen 615501 til at postere forskuddet på. Denne skal derfor også anvendes til afregningen og betalingsmåden opsættes derfor til at ramme denne konto. Opsætningen sker under stamdata/konti/betalingsmåde. Her findes betalingsmåden ADV Afregning af forskud og den relevante konto indsættes i feltet Konto-ID (rød pil). Afregningen af forskud posteres herefter på denne konto og efter udbetaling og afregning af forskuddet kan bogholderen derfor afstemme mellemregningskontoen. Derved kontrolleres det at de udbetalte forskud også afregnes. 4
Bilag 1: Illustration af arbejdsgangen med forskud i RejsUd 5