Alt der vedrører kreditors stamdata, herunder bank og betalingsoplysninger skal således vedligeholdes i NS og hentes fra NS til RejsUd2.

Transkript

1 Side 1 af 24 Navision Stat 9.0 ØSY/STO Dato Kvikguide til håndtering af RejsUd2 i Navision Stat Formål I forbindelse med overgang til RejsUd2, er der krav om at alle data vedrørende kreditorer registreres i Navision Stat mhp. en mere sikker udveksling af data mellem Navision Stat (NS) og RejsUd2. Alt der vedrører kreditors stamdata, herunder bank og betalingsoplysninger skal således vedligeholdes i NS og hentes fra NS til RejsUd2. Det er ikke længere muligt at omdøbe rejsekreditorer, da disse bliver tilknyttet til en rejsepersons data i RejsUd2. Set i den forbindelse er det ikke længere tilladt at anvende CPR nr. som Kreditor nr.. Moderniseringsstyrelsen har til dette formål udarbejdet en kørsel for konvertering af eksisterende kreditorer oprettet med CPR-nr. 1 Indholdsfortegnelse Beskrivelse Opsætning af GIS datastrømme (Fagsystem) Udlæsning af stamdata til RejsUd2 (REJSUD_DAT) GIS-/Stamdatakontrolrapport Indlæsning af rejseafregning i NS fra RejsUd2 (REJSUD_AFR) Opsætninger til understøttelse af RejsUd Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd Opsætning af Editeringsbegrænsning Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse Opsætning af Købskladde til RejsUd Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer Opsætninger til understøttelse af RejdUd2 via DDI Opsætning af Decentral indrapporteringsopsætning Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer Opsætning af godkendelse i DDI Indrapportering til ØSC Kreditorbestilling og Redigér data (Kreditor) Oprettelse af ny kreditor i DDI Redigering af Rejsekreditor i DDI Konverteringen bestilles via RejsUd teamet i forbindelse med overgangen fra RejsUd1 til RejsUd2.

2 5.0 Kreditorkort Kreditor med kreditornr. fra nummerserie Markering som Rejsekreditor Udbetalingskladder PM Lav forslag med filter på Rejsekreditorer Rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag Check bogførte betalinger med indkomne købsbilag Side 2 af 24 Målgruppe Denne kvikguide henvender sig både til den DDI bruger, som skal oprette og redigere rejsekreditorer og de brugere, som skal: behandle GIS-batches, bogføre bilag samt foretage udbetalinger der vedrører RejsUd2. Guiden henvender sig derfor både til statslige og selvejende institutioner, der anvender RejsUd2, da alle har mulighed for at anvende den funktionalitet, der beskrives her. Copyright En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved. Seneste ændring Publiceret første gang: 01. marts 2017 Seneste ændring: 10. november 2017 Bemærk: Ikke alle skærmbilleder, i denne kvikguide, er blevet opdateret. Dette er kun sket, hvis der er kommet funktionalitetsmæssige ændringer. Derfor vil du kunne finde skærmbilleder der indeholder det gamle Microsoft Dynamics NAV ikon, som versionerne NS7.0 NS indeholder.

3 Beskrivelse Side 3 af Opsætning af GIS datastrømme (Fagsystem) Dette afsnit henvender sig til brugere, der håndterer GIS-batches indlæst fra RejsUd2. Rettighedssættet som kræves er NS_OPS_GIS. Til RejsUd2 skal der være oprettet følgende 4 datastrømme: Datastrøm Beskrivelse REJSUD_DAT Udlæser stamdata til RejsUd2 REJSUD_AFR Indlæser rejseafregninger i Navision Stat fra RejsUd2 REJSUD_KVT Udlæser transaktions-/kvitteringsdata til RejsUd2 GIRS_CPR Forespørger på kreditorers cpr-numre i Navision Stat For yderligere teknisk information om opsætningen af disse datastrømme, henvises til vejledningen GIS kommunikation mellem NS71 og REJSUD2. Vejledning kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, og henvender sig til hostingsleverandører. Denne kvikguide omhandler kun datastrømmen REJSUD_DAT, som udlæser stamdata til RejsUd2 og REJSUD_AFR, som indlæser rejseafregninger i Navision Stat fra RejsUd Udlæsning af stamdata til RejsUd2 (REJSUD_DAT) Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme Nedenstående skærmbillede viser den opsatte datastrøm til udlæsning af stamdata til RejsUd2. Datastrømmen bliver automatisk opsat ved overgang til RejsUd2.

4 Side 4 af 24 Du har altid mulighed for at se, hvornår fagsystemet RejsUd2 sidst har hentet stamdata fra Navision Stat. Dette ses i feltet Sidst behandlet, hvor dato og tidspunkt er angivet. 1.2 GIS-/Stamdatakontrolrapport Første gang RejsUd2 har hentet stamdata, kan du med fordel køre rapporten GIS-/stamdatakontrol. Rapporten giver dig mulighed for at kontrollere, hvor der i Navision Stat må være fejl i opsætningen, herunder manglende data eller inkonsistente opsætninger. Den viser opsatte udeladelsesfiltre og feltværdimapninger, der er opsat for den valgte datastrøm. Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/Rapporter/ GIS-/stamdatakontrol Bemærk: GIS-/stamdatakontrolrapporten bør afvikles ved ændringer i opsætningen eller lignende, hvor data skal til RejsUd2. Og kan med fordel anvendes til fejlsøgning i de tilfælde, hvor der opleves udfordringer med udvekslingen mellem Navision Stat og RejsUd2. For at få vist eller udskrevet rapporten, vælger du i anfordringsbilledet RejsUd datastrømmen for stamdata.

5 Side 5 af 24 Her ses et eksempel på en visning af tjekrapporten. 1.3 Indlæsning af rejseafregning i NS fra RejsUd2 (REJSUD_AFR) Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme Nedenstående skærmbillede viser den opsatte datastrøm til indgående batchs indeholdende rejseposter fra RejsUd2.

6 Side 6 af 24 Du har altid mulighed for at se, hvornår batchen fra RejsUd2 er forsøgt behandlet. Dette ses i feltet Sidst behandlet, hvor dato og tidspunkt er angivet. I feltet Sidste status kan du se, om batchen er Behandlet eller har Behandlingsfejl. Vælger du handlingen Batch i Handlingsbåndet, får du en oversigt over de batches, der er modtaget fra fagsystemet REJSUD2. Også her kan du se status for den modtagne batch. Har en batch status Behandlet er batchen modtaget uden fejl, hvilket nedenstående skærmbillede viser. Har en batch status Behandlingsfejl, er der fejl i batchen, der skal håndteres. I det nedenstående viste tilfælde ligger der poster i den kladde, der er opsat for fagsystemet REJSUD2. Her skal du først håndtere posterne i kladden og efterfølgende vælge handlingen Behandl batch i Handlingsbåndet.

7 Side 7 af 24 Bemærk: Fejler batchen på, at kreditor ikke er oprettet, vil der skulle oprettes en kreditor via en DDI bestilling, såfremt regnskabet serviceres af Statens Administration. Dette fordi kreditor skal stemples som rejsekreditor. Efterfølgende kan batchen behandles igen på normal vis. 2.0 Opsætninger til understøttelse af RejsUd2 De opsætninger der beskrives her, kan opsættes af alle der har opsætningsrettighederne givet ved rettighedssæt NS_OPS_FIN og NS_OPS_GIS. 2.1 Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd2 Der skal oprettes en særlig købskladde til RejsUd2 til dannelse af rejseposter til bogføring. Se afsnit 2.4 Opsætning af Købskladde til RejsUd2, for oprettes af kladden. Denne kladde skal opsættes på datastrømmen REJSUD_AFR. Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme og vælg datastrømmen REJSUD_AFR, fagsystem REJSUD2. I oversigtspanelet Kladde, angives den særlige købskladde, hvor rejseposterne fra RejsUd2 overføres til. Se nedenstående skærmbillede. 2.2 Opsætning af Editeringsbegrænsning Der skal opsættes editeringsbegrænsning på fagsystemet REJSUD2, svarende til det viste nedenstående skærmbillede. Opsætningen er vigtig, da Kreditorer til RejsUd2 ikke må kunne editeres, da betalingsoplysningerne kun findes i NS og vedligeholdes derfra. Samtidig sammenholdes kreditors betalingsoplysninger med betalingspostens betalingsoplysninger i Udbetalingskladden. Kreditor låses første gang der kommer en batch fra RejsUd2. Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/Opsætning/GIS Fagsystemer/Handlingen Editeringsbegrænsninger.

8 Side 8 af Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse Til oprettelse af nye rejsekreditorer og til omdøbning af rejsekreditorer, der er oprettet med CPR-nr., anbefales det, at der oprettes en ny nummerserie. Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt/Nummerserie Nedenfor vises et eksempel på, hvordan en nummerserie til rejsekreditorer kan se ud. Der skal altid være angivet både et Startnr. og et Slutnr.. Bemærk: En rejsekreditor må ikke være oprettet med CPR-nr. i kreditornr. CPRnr. må kun fremgå af feltet CPRnr., på selv kreditorkortet.

9 2.4 Opsætning af Købskladde til RejsUd2 Som tidligere beskrevet skal der oprettes en speciel købskladde, som tilknyttes til fagsystemet REJSUD. Side 9 af 24 Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Opgaver/Købskladder Vores anbefaling er, at du opretter et nyt kladdenavn RejsUd under købskladden KØB. Bemærk: Der må ikke anvendes tal i et kladdenavn, da systemet i så fald tæller kladdenavnet op, og der oprettes en ny kladde ved hver indlæsning. Dette gør at opsætningen på fagsystemet i så fald skal rettes tilsvarende, ved hver indlæsning. Det nye kladdenavn oprettes ved at vælge punktet Købskladder. Markér derefter linjen med KØB og tryk OK. Under kladdenavn trykker du på pilen. Der åbnes nu et billede, hvor det er muligt at oprette et nyt kladdenavn fx REJSUD. Bemærk: Rejseposter stemples med bilagsnr. i RejsUd2, som sendes med til NS. Der skal derfor ikke tilknyttes en nummerserie til kladdenavnet. Anvendes en købskladde der hedder det samme, som vi anbefaler til RejsUd1, skal det overvejes, om den ny kladde skal hedde noget andet, eller om opsætningen på fagsystemet til RejsUd1 skal ændres til en midlertidig kladde, så købskladden RejsUd fortsat bliver anvendt til det nye fagsystem.

10 Side 10 af 24 Nedenstående ses et eksempel på en købskladde med rejseposter fra RejsUd2, indeholdende RejsUd ID fra Mastercard transaktioner, sammen med nogle RejsUd poster, som er indrapporteret manuelt i RejsUd2, og som derfor ikke indeholder et RejsUd ID. Bemærk: RejsUd ID bruges til afstemning af konto 6155xx i Beholdningsafstemningen, hvor der kan foretages en automatisk udligning på disse poster. For at tilknytte købskladden til fagsystemet REJSUD, se afsnittet 2.1 Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer Da oprettelse af nye rejsekreditorer skal foretages via Kreditorbestillinger i DDI, anbefales det, at der oprettes skabeloner til de felter, som er krævet udfyldt på

11 kreditorkort, og som ikke kan indtastes på selve bestillingen. Det er specielt vigtigt, at bruge skabeloner, da der spærres for editering på de kreditorer der anvendes som Rejsekreditorer i RejsUd2. Fx skal bogføringsgrupper være opsat på kreditorerne, som oprettes via DDI. Side 11 af 24 Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer masterskabeloner. Nedenstående skærmbillede viser et eksempel på en skabelon til kreditorer. Bemærk: Det vil altid være felter fra tabel 23, kreditortabellen, der skal med i skabelonen. Felter der ligger i en undertabel, som tilgås fra kreditorkortet, kan ikke opsættes via en skabelon. Skabelonen, tilknyttes Kreditorbestillingen inden den sendes til godkendelse. Se også afsnittet Oprettelse af ny kreditor i DDI. 3.0 Opsætninger til understøttelse af RejdUd2 via DDI De opsætninger der beskrives her, kan kun opsættes af DDI bruger med opsætningsrettigheder givet ved rettighedssættet, NS_OPS_OESC_GODKEND. 3.1 Opsætning af Decentral indrapporteringsopsætning Da kreditorer, der skal bruges til RejsUd2, altid skal oprettes via DDI, er der tilføjet et nyt felt Tvungen DDI oprettelse af rejsekreditorer. Felter er placeret under Decentral indrapporteringsopsætning, som er et nyt punkt rettet mod opsætninger som SAM/ØSC kunden skal foretage. Feltet bruges samme med den nye mulighed for, at angive på en Kreditorbestilling om en kreditor skal bruges som rejsekreditor. Der vælges mellem 2 indstillinger: Opret rejsekreditorer via DDI ; denne indstilling sikrer, at rejsekreditorer altid bliver oprettet via DDI, og skal altid bruges af SAM/ØSC kunder.

12 Fri oprettelse af rejsekreditorer ; denne indstilling giver mulighed for frit, at oprette rejsekreditorer ved at sætte markering i feltet Rejsekreditorer enten via DDI Kreditorbestilling, eller direkte på kreditorkortet. Denne indstilling kan bruges af andre brugere, fx selvejende institutioner, der ikke serviceres af Statens Administration. Side 12 af 24 Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Opsætning/ Institution/Decentral indrapporteringsopsætning Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer Den nummerserie der er oprettet til rejsekreditorer, vælges ind i feltet Nummerserie til rejsekreditorer. Se også afsnittet 2.3 Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse, for oprettelsen af ny nummerserie. Når der oprettes kreditorer via DDI kreditorbestilling og der sættes flueben i feltet Rejsekreditor, vil denne nummerserie automatisk blive anvendt som ved oprettelse af kreditorer.

13 3.2 Opsætning af godkendelse i DDI Når kreditorer skal oprettes via DDI, er det vigtigt at der opsættes godkendelse. Side 13 af 24 Godkendelsen skal anvendes på rejsekreditorer, der skal oprettes med betalingsoplysninger, som er nødvendig af hensyn til de stamdata, der skal sendes til RejsUd2, samt låsning for editering af rejsekreditorer. Anvendes godkendelse via DDI til oprettelse eller redigering af Rejsekreditorer, skal der i dette billede være sat markering i felterne Kreditorbestillinger og Redigér Kreditorbestilling. Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Opsætning/ Institution/Godkendelsesopsætning - bestillinger De personer der må godkende kreditorbestillinger, skal opsættes under Bruger ID. Derefter sættes der en markering i felterne Kreditorbestilling og Redigér Kreditorbestilling. Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Opsætning/ Institution/Godkendere - bestillinger

14 Side 14 af Indrapportering til ØSC Dette afsnit henvender sig til kunder serviceret af Statens Administration, eller selvejende institutioner, der ligeledes har mulighed for at anvende DDIfunktionaliteten. 4.1 Kreditorbestilling og Redigér data (Kreditor) Skal kreditorer oprettes eller redigeres med Bank- og Betalingsoplysninger via DDI, kræves der som nævnt tidligere en godkendelse. Dvs., den der har oprettet Kreditorbestillingen skal sende den videre til godkendelse. Se også afsnittet 3.2 Opsætning af godkendelse i DDI. Indenlandsk kreditor oprettes kun med CPRnr. som ukomplet, hvor en udenlandsk kreditor oprettes med fulde adresseoplysninger, sammen med bank og betalingsoplysninger. Bemærk: Betalinger der modtages fra RejseUd2 er altid i DKK. Er betalingen til udlandet, skal der ske en veksling i banken, derfor skal der angive en modværdi på disse bestillinger. Se også afsnittet Oprettelse af ny kreditor i DDI Oprettelse af ny kreditor i DDI Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Bestillinger Vælg handlingen Opret Bestilling og Kreditor. Tryk OK Oprettelse af Indenlandsk rejsekreditor Du får nu en kreditorbestilling. En rejsekreditor er som udgangspunkt en CPR kreditor, hvor betalinger/udlæg kan anvises som ukomplet betaling via Nemkonto(NKS) til Banken. En ukomplet betaling kræver ikke så mange felter udfyldt, du skal derfor som minimum blot udfylde dette via oversigtspanelet Generelt.

15 Feltnavn Navn CPR Nr. Rejsekreditor Anvend skabelon Beskrivelse Kreditors navn Kreditorens CPR-nummer indtastes i dette felt. Der må kun indtastes et 10 cifret heltal i feltet. Hvis kreditoren skal anvendes i RejsUd afkrydses dette felt. I dette felt skal du angive en kreditorskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se også afsnittet 2.5 Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer. Side 15 af 24 På oversigtspanelet Bank- og Betalingsoplysninger skal du kun vælge den Kreditor-betalingsgruppe der hedder NKS-CPR, som hænger samme med CPRnr. feltet, du har udfyldt på oversigtspanelet Generelt. Betalingsmetoden bliver automatisk udfyldt med den relevante metode.

16 Oprettelse af Udenlandsk rejsekreditor En rejsekreditor der skal modtage indbetalinger på en udenlandskonto, eller ikke har et CPRnr. skal udfyldes på denne måde via oversigtspanelet Generelt : Side 16 af 24 Feltnavn Navn Adresse Postnr./By Lande-/områdekode Valutakode Valutakode (modværdi) Rejsekreditor Anvend skabelon Beskrivelse Kreditors navn Kreditors adresse Postnr. afleder bynavn Kreditors landekode skal udfyldes ved alle andre lande end Danmark. Hvis landekode er udfyldt med DK skal enten SE, CVR eller CPR felterne udfyldes. I dette felt angives DKK Hvis den aktuelle kreditor angiver beløbene på fakturaer til udlandet i DKK, hvorefter banken skal omregne og anvise beløbet i landets valuta, kan der i dette felt angives den valutakode (fx EUR), som banken skal omregne DKK beløb til. Bemærk: I feltet Valutakode skal valutakode DKK opsættes. Hvis kreditoren skal anvendes i RejsUd2 afkrydses dette felt. I dette felt skal du indvælges den oprettede kreditorskabelon til rejsekreditorer. Se også afsnittet 2.5 Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer. Oversigtspanelet Bank- og Betalingsoplysninger skal udfyldes på denne måde:

17 Uanset nationalitet Feltnavn Bank kode Bank navn Bankregistreringsnr. Bankkontonummer Banknummer Beskrivelse Hvis du vil oprette en bank, til den kreditor du er ved at bestille, skal du i dette felt angive en kode til at identificere banken med. Feltet skal udfyldes før du kan udfylde de andre oplysninger vedrørende kreditorbanken. Hvis du sletter koden, nulstilles alle de øvrige oplysninger vedrørende kreditorbanken. Her kan du angive bankens navn. Her kan du skrive bankfilialens registreringsnummer. Her kan du indtaste det nummer, banken bruger til kreditors bankkonto. I dette felt kan du angive kreditors udenlandske banks registreringsnummer. Det vil typisk være lande uden for EU. Side 17 af 24 Bemærk: Bankregistreringskode og banknummer bruges til at identificere kreditors bank. Kreditor-betalingsgruppe Her kan du angive den betalingsgruppe kreditoren skal placeres i. Betalingsgruppen er altid tilknyttet en standard betalingsmetode, som automatisk afledes i feltet Betalingsmetode når gruppen indvælges. Bemærk: Dette felt skal udfyldes med Udland Inden for EU Feltnavn BIC(SWIFT-adresse) IBAN Beskrivelse Feltet skal udfyldes med den SWIFT-adresse, som den udenlandske kreditors bank har. Bemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFTadressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger. I feltet IBAN kan du angive internationale bankkontonumre. Bemærk: IBANnr., er obligatorisk på alle betalinger indenfor EU. IBAN betyder 'International Bank Account Number', og er en entydig identifikation af bankens kontonr Uden for EU Feltnavn Bankkontonummer BIC(SWIFT-adresse) Beskrivelse Her kan du indtaste det nummer, banken bruger til kreditors bankkonto. Feltet skal udfyldes med den SWIFT-adresse, som den udenlandske kreditors bank har. Bemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt

18 Bank Adresse Bank Postnr. Bank By på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFTadressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger. Her kan du angive bankens adresse. Her kan du angive bankens postnr. Postnr. afleder bynavn. Her kan du angive navnet på den by, hvor banken ligger. Side 18 af Uden for EU (Australien, USA, Canada og New Zealand): Feltnavn Beskrivelse Kreditor-betalingsgruppe Her kan du angive den betalingsgruppe kreditoren skal placeres i. Betalingsgruppen er altid tilknyttet en standard betalingsmetode, som automatisk afledes i feltet Betalingsmetode når gruppen indvælges. Betalingsmetode Bank Adresse Bank Postnr. Bank By Bemærk: Dette felt skal udfyldes med Udland. Her afledes den betalingsmetode som er knyttet til den betalingsgruppe der er valgt i feltet Kreditor-betalingsgruppe. Betalingsmetode angiver gennem hvilken kanal kreditoren skal modtage sine betalinger. Her kan du angive bankens adresse. Her kan du angive bankens postnr. Postnr. afleder bynavn. Her kan du angive navnet på den by, hvor banken ligger. Når bestillingen er udfyldt vælger du i handlingsbåndet handlingen Send bestilling, så bestillingen kan blive sendt til godkendelse, internt i institutionen, og ØSC et efterfølgende kan acceptere bestillingen. For yderligere beskrivelse af processen se Brugervejledningen til DDI for Institutioner NS 9.0.

19 4.1.2 Redigering af Rejsekreditor i DDI Skal en rejsekreditor redigeres i forhold til Bank- og Betalingsoplysninger via DDI, så kræves det som tidligere nævnt en godkendelse. Dvs., den der har foretaget redigering i kreditorbestillingen, skal sende den videre til godkendelse. Se også afsnittet 3.2 Opsætning af godkendelse i DDI. Side 19 af 24 En redigering i feltet Rejsekreditor kræver dog ikke godkendelse, men anbefalingen er at godkendelsen er opsat. Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Bestillinger Vælg handlingen Redigér data, og vælg efterfølgende Kreditor og tryk OK Herefter åbnes kreditoroversigten, og du vælger nu den kreditor der skal rettes. I nedenstående eksempel er kreditors CPR-nr tilføjet, der er indvalgt en skabelon, hvor diverse bogføringsgrupper oprettes på kreditor, og det er markeret at kreditor skal bruges som rejsekreditor. Når bestillingen er udfyldt vælger du i handlingsbåndet handlingen Send bestilling, så bestillingen kan blive sendt til godkendelse, internt i institutionen, og ØSC et efterfølgende kan acceptere bestillingen. For yderligere beskrivelse af processen se Brugervejledningen til DDI for Institutioner NS 9.0.

20 5.0 Kreditorkort Dette afsnit henvender sig til Statens Administration og Selvejende institutioner, der behandler kreditordokumenter i NS. Side 20 af Kreditor med kreditornr. fra nummerserie Når bestillingen er accepteret, er kreditoren oprettet med et bilagsnummer fra den nummerserie der er opsat under Decentral Indrapporteringsopsætning i DDI. Se også afsnittet Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer. Under oversigtspanelet Fakturering er felterne Virksomhedsbogføringsgruppe, Momsvirksomhedsbogf.gruppe og Kreditorbogføringsgruppe udfyldt ud fra den skabelon, som blev tilknyttet kreditorbestillingen, i afsnitte Redigering af Rejsekreditor i DDI. 5.2 Markering som Rejsekreditor Kreditorkortet indeholder nu feltet Rejsekreditor. Det er et krav at feltet er markeret på kreditorer til RejsUd2, da feltet bruges som filter i stamdataudtrækket til RejsUd2. Se også afsnittet Oprettelse af ny kreditor i DDI. For at få feltet udfyldt på eksisterende kreditorkort kan du bruge Rediger kreditor bestilling i DDI, eller hvis du har mange kreditorer der skal udfyldes kan du bestille en kørsel. Bemærk: På grund af editeringsbegrænsning kan felter ikke udfyldes direkte på kreditkortet efter modtagelse af første batch fra fagsystemet RejsUd.

21 Når der første gang er modtaget bilag fra RejdUd2 via GIS, stemples kreditor med Afsendersystem REJSUD2 og Afsender ID. Samtidig er kreditor spærret for editering. Side 21 af 24

22 6.0 Udbetalingskladder PM Dette afsnit henvender sig til alle med adgang til at afvikle udbetalinger. Side 22 af Lav forslag med filter på Rejsekreditorer Det er muligt i Udbetalingskladden at sætte filtre op, hvis du ønsker at danne et betalingsforslag kun med rejseposter fra RejsUd2. Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld og Udbetalingskladder PM Når du har åbnet Udbetalingskladden skal du vælge Naviger i handlingsbåndet og punktet Lav forslag. Nedenstående anfordringsbillede vises, hvor der i oversigtspanelet Kreditor kan angives, at der kun skal dannes poster på kreditorer med markering i Rejsekreditor, eller der kan angives et fagsystem fx REJSUD2. Kun åbne poster fra de kreditorer der opfylder betingelserne, bliver dannet i udbetalingskladden.

23 Nedenstående viser et eksempel på poster der er dannet i Udbetalingskladden, som er klar til godkendelse og betaling. Side 23 af Rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag Inden posterne i Udbetalingskladden udlæses, skal rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag køres. Rapporten bruges af godkender til at tjekke, at bank og betalingsoplysninger i Udbetalingskladden svarer til dem kreditor har afsendt ved modtagelse af rejseposter fra RejsUd2. Er der afvigelser i rapporten, skal der tjekkes for om disse er gyldige og noteres tilsvarende, inden anden godkendelse foretages. Bemærk: Det er vigtigt, at posterne vises som GIS poster i rapporten sammen med angivelse af fagsystemet, og IKKE som manuelle. Vises posterne som manuelle er der stor sandsynlighed for, at der ikke er opsat editeringsbegrænsninger. Se afsnittet 2.2 Opsætning af Editeringsbegrænsning

24 6.3 Check bogførte betalinger med indkomne købsbilag Er der behov for, efter bogføring, at se fx hvilke oplysning en rejsepost havde på betalingstidspunktet er det muligt, at trække rapporten Check betalinger med indkomne købsbilag. Side 24 af 24 Når du vælger rapporten vises anfordringsbilledet, hvor der i oversigtspanelet Kreditorpost kan angives, at der kun skal dannes poster på kreditorer med markering i Rejsekreditor, eller der kan angives et fagsystem fx REJSUD2. Kun poster fra de kreditorer der opfylder betingelserne, bliver vist i rapporten. Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Rapporter/Check bogførte betalinger mod indkomne købslilag. Her ses et eksempel på rapportvisningen.