Gode råd og tips - til implementering af RejsUd

Transkript

1 Gode råd og tips - til implementering af RejsUd Juli 2011

2 Indledning I forbindelse med implementeringen af rejse- og udlægsafregningssystemet RejsUd skal institutionen være opmærksom på forskellige opgaver og ansvarsområder for at være klar til at modtage systemet. Denne vejledning giver et overblik herover, og forsøger endvidere at vejlede institutionen i at varetage opgaverne korrekt og rådgive om eventuelle handlemuligheder. Vejledningen henvender sig derfor primært til de personer der har ansvar for implementeringen af RejsUd i institutionen eller ansvar for institutionens drift og administrative opgaver i øvrigt. Institutionens opgaver og ansvarsområder Udpegning af implementeringsansvarlige og projektdeltagere For at RejsUd implementeringen skal blive en succes er det kritisk at de rette kompetencer er til stede i institutionens implementeringsgruppe. Samarbejdet mellem de involverede parter (Økonomistyrelsen, implementerende institution, leverandør (Basware) og eventuelle andre interessenter) bliver tillige nemmere og mere gennemskueligt af at ansvarsområder og arbejdsopgaver er klart defineret. Fra Økonomistyrelsen vil en RejsUd implementør være ansvarlig for hver institution. Denne person er institutionens primære samarbejdspartner og koordinator af projektprocessen. Fra institutionen vil det også være fordelagtigt hvis der er udpeget en projektleder med ansvar for den generelle implementeringsproces. Der kan dog være brug for at involvere andre fra institutionen for at have adgang til den nødvendige viden. Der skal blandt andet være viden om institutionens rejseregler og politik, arbejdsgangene i forbindelse med afregning, kontrol og godkendelse af rejser og udlæg, institutionens brug af kreditkort og konteringen af udgifter samt brug af økonomisystem generelt. Der vil blive udarbejdet et projektcharter for hver enkelt implementering med angivelse af fx implementeringsopgaver, tidsfrister og milepæle. I dette dokument skal institutionens implementeringsansvarlige og projektdeltage også defineres. Udarbejdelse af Projektcharter For hver institution der implementeres udarbejdes et projektcharter som fx angiver hvilke opgaver der skal gennemføres i implementeringen, en tidsplan og ansvarshavende parter. Projekt chartret aftales mellem Økonomistyrelsen og den implementerende institution og angiver derved den aftalte plan for den kommende implementering. Det er vigtigt at alle parter er indstillet på og i stand til at følge planens indhold da det ellers fører til forsinkelser og en uhensigtsmæssig implementering. For institutionen betyder det at den skal overveje de opgaver og tidsplan den forpligter sig til. Følgende punkter skal afklares: Afsættelse af ressourcer: Har de relevante medarbejdere tid til at deltage i implementeringen i den aftalte periode. Inddrag fra starten de relevante medarbejdere og

3 lav en klar ansvarsfordeling. Gør medarbejderne klar over hvilke forventninger der stilles til deres input i projektprocessen. Opbakning fra ledelsen: Det er vigtigt at institutionens ledelse bakker op om implementeringen for at have mulighed for at trække på ressourcer og kompetencer i institutionen. Timing af driftsstart: Det er vigtigt at RejsUd driftsstart planlægges så den passer ind i institutionens overordnede ramme og program. Er der andre store administrative opgaver eller ændringer, ferieperioder eller lignende skal de tages ind i overvejelserne når tidsplanen for RejsUd planlægges. Formidling til den resterende institution: Under implementeringen af RejsUd er det primært implementeringsgruppen der inddrages i RejsUd, men systemet skal anvendes af hele institutionen. Overvej derfor tidligt hvordan information om systemet og undervisning i brug skal foregå. Uddannelse af superbrugere og administratorer Uddannelsen i at bruge rejseafregningssystemet er lavet som en vandfaldsmodel. Det betyder, at der udbydes uddannelse til superbrugere og administratorer men at generel uddannelse til samtlige brugere i institutionen er institutionens ansvar. Det er altså som udgangspunkt de uddannede superbrugere og administratorer der håndterer den interne uddannelse samt support i institutionen. Det er derfor vigtigt at planlægge denne undervisning med de involverede personer. Det involverer både planlægning af hvilket tidspunkt undervisningen skal foregå på, men også metoden for undervisningen. Skal den foregå som fremvisning af systemet for en stor flok personer, eller skal det være i små grupper eller ligefrem personlig undervisning. Da brugerfladen af RejsUd vurderes til at være brugervenlig og let anvendelig, vil det i de fleste situationer være tilstrækkeligt og hensigtsmæssigt ved driftsstarten at lave en fælles fremvisning for alle institutionens medarbejdere, hvor det gennemgås hvordan men tilgår og anvender systemet. Der kan så efterfølgende afholdes temamøder eller undervisning i mindre grupper hvis det er nødvendigt. Der medfølger en brugervejledning samt diverse detailvejledninger til systemet, som generelt set skal dække behovet på brugerniveau. Disse findes på Det er dog muligt at tilkøbe ekstra uddannelsesydelser gennem Økonomistyrelsens kursusenhed som findes på Det er institutionens ansvar at udpege de personer der skal fungere som superbrugere og administratorer. Opgaverne i rollerne er følgende: Superbrugere: Superbrugerne er eksperter i brugen af brugergrænsefladen i RejsUd. De kan hjælpe brugerne med at udarbejde korrekte rejse- og udlægsafregninger og bør tillige kunne besvare spørgsmål omkring rejseregler, kontering og lignende. På superbrugerkurset

4 lærer man at bruge systemet gennem undervisning og cases, samt får en gennemgang af rejseregler i staten. Superbrugerne bør have et alment kendskab og flair for IT. Administratorer: Administratorerne er de personer der kan opdatere og ændre institutionens opsætning af RejsUd. De kan fx oprette nye brugere, give nyt password, oprette nye muligheder for afregning af udgifter, ændre og opdatere godkendelseshierarkiet. Administratorerne bør altså have alment kendskab til institutionens arbejdsgange omkring rejse- og udlægsafregning. Det er dog vigtigere at de har et godt kendskab til og forståelse for IT systemer da administratordelen er mere krævende at anvende. Administratorkurset omhandler kun de systemtekniske færdigheder med anvendelse af systemet. Afkobling af firewall på fjernskrivebordet Adgangen til administratormodulet i rejseafregningssystemet fungerer via fjernskrivebordet (remote desctop access). Der vil i mange tilfælde ikke være åbent for udgående trafik undtagen på specifikke porte, protokoller og adresser. Der er derfor ikke adgang til fjernskrivebordet, inden den lokale IT-afdeling har åbnet for den specifikke IP-adresse tilhørende rejseafregningssystemets administratormodul. Der skal åbnes for følgende adresser: Testserver: testrejsudadm.oes.dk (IP-adresse ) Driftsserver: rejsudadm.oes.dk (IP-adresse ) Det er institutionens ansvar at adgangen fra institutionens computere til administratormodulet er åbnet. En vejledning hertil findes i drejebogen for institutioners implementering. Kreditkort og Rejsekonto Transaktioner fra institutionens kreditkort og eventuelt Rejsekonto (det virtuelle kreditkort der anvendes til at betale rejser og lignende hos statens rejsebureau) kan hentes ind i RejsUd for afregning og kontering. Selve betalingen til banken foretages stadig gennem institutionens fakturahåndteringssystem. En beskrivelse af denne proces findes i vejledningen Anvendelse og brug af rejsekonto i RejsUd som findes på For at anvende denne praksis skal Økonomistyrelsens leverandør af rejseafregningssystemet, Basware A/S, modtage alle institutionens oplysninger vedrørende forbrug på kreditkort. I den sammenhæng skal institutionen give deres bankforbindelse besked på at Basware skal modtage transaktionerne og give lov til at Basware som 3. part må modtage de fortrolige oplysninger. Institutioner der anvender SKB/OBS aftalen med danske bank kan via deres Business Online aftale give Danske bank denne oplysning. På Danske Banks hjemmeside findes alle relevante oplysninger i forhold til bestilling af og anvendelse af kreditkort/rejsekonto.

5 Mellemregningskonti til udligning i Navision For at kunne anvende kreditkort og forskud i RejsUd skal institutionen anvende mellemregningskonti. Den nærmere funktion af disse udgiftstyper gennemgås og aftales under implementeringen. For at forbedre overblikket og lette afstemningen i økonomisystemet og dermed bogholdernes opgave, anbefales det at anvende forskellige mellemregningskonti til henholdsvis kreditkort, rejsekonto og forskud. Mellemregningskontiene bør være opsat og klar til brug når opsætningsarket afleveres til opsætning af RejsUd systemet. Det er tillige vigtigt at de relevante personer kender til mellemregningskontienes anvendelse og funktion. Det er institutionens implementeringsteam der har ansvar for disse opgaver. Der anvendes normalt en 6155xx konto til mellemregningskonti. Afslutning af nuværende rejseafregningssystem Hvis institutionen anvender et elektronisk rejseafregningssystem inden RejsUd vil det være hensigtsmæssigt at planlægge overgangsfasen mellem de to systemer. Det anbefales at der er en klar skæringsdato for at undgå forvirring og fejl i afregningen af rejser og udlæg. I henhold til regnskabsbekendtgørelsen er det angivet at institutionen skal kunne dokumentere rejseafregningen for de seneste fem år. Bogføringsinformationer vil som udgangspunkt være tilgængelige i økonomisystemet, men det er institutionens ansvar at dokumentation i form af bilag samt transaktions- og kontrolspor er tilgængelige for hele perioden. Derfor bør institutionen sikre sig at man har adgang til rejseafregningsdata 5 år tilbage. Driftsstart Det anbefales at institutionerne tager RejsUd i drift umiddelbart after at systemet er meldt klar til drift. Det skyldes at kompetencer og forståelse for systemet på dette tidspunkt vil stå klart i hukommelsen hos institutionens medarbejdere. Desuden står økonomistyrelsens implementeringsteam klar med assistance indenfor de første 14 dage efter systemet er meldt klar til drift, ligesom der efter ca. 14 dage afholdes et officielt driftsmøde hvorefter supporten overgår til den almindelige rådgivning og support proces hos økonomistyrelsens rådgivning og support ([email protected]). Det er derfor vigtigt at institutionen skaber sig erfaringer med driften af systemet ved fx at udføre afregninger i RejsUd og få dem udbetalt gennem økonomisystemet. Kontakt til RejsUd projektgruppen RejsUd projektgruppen i Økonomistyrelsen består af: Allan Harder Carlsen, [email protected] Søren Færch, [email protected] Maria Evert Riveros, [email protected] Hvis der er yderligere spørgsmål til implementeringen af rejseafregningssystemet, bedes institutionen kontakte en af de ovennævnte.

6 Oplysningsskemaer, samt andre oplysninger som institutionen er blevet bedt om at indsende, sendes til deres implementeringsansvarlige fra Økonomistyrelsen. Vi gør opmærksom på, at disse informationer er personhenførbare og skal derfor sendes via en krypteret forbindelse. Afsendelse af krypteret e-post sker ved at institutionen får koblet et OCES certifikat (fra DanID) til sin mail boks. Derfra sender man en signeret mail til den implementeringsansvarlige, som returnerer mailen med vores signatur. Når institutionen har modtaget svaret fra Økonomistyrelsens mail med en signatur kan man sende krypteret post mellem de to mailbokse. Med venlig hilsen RejsUd projektgruppen