IP Client Brugermanual
Indholdsfortegnelse Velkommen til den nye IP Client... 4 Systemkrav og browserindstillinger... 4 Information til migrerede brugere... 5 Login på den nye version af IP Client... 5 Fejlmeddelelse: Internet Explorer kan ikke vise websiden... 5 Forsiden... 6 Administration af sager... 6 Mine sager... 6 Adviseringer... 7 Opkrævninger... 8 Konti... 9 Kvitteringer... 10 Administration... 10 Generelt om lister... 12 Udvidet søgning... 12 Søgeoperatorer... 12 Sagssøgning... 12 Ansøgningsnr.... 13 Registreringsnr.... 13 Ref.nr.... 13 Indleverings eller modtagelsesdato... 13 Ansøger eller indehaver... 13 Varemærkenavn/benævnelse... 14 Rettighedstype... 14 Rettighedens status... 14 Søgning i adviseringer... 14 Beskrivelse og tekst... 14 Adviseringsdato... 14 Fristdato... 14 Adviseringstype... 14 Behandlingsstatus... 15 Søgning i opkrævninger... 15 Betalingsidentifikation... 15 Opkrævningstekst... 15 Fakturadato... 16 2
Betalingsfrist... 16 Betalingstype... 16 Opkrævningstyper... 16 Behandlingsstatus... 16 Inde på sagen... 16 Ændringsanmodning... 17 Korrespondanceafsnittet... 17 Økonomiafsnittet... 20 Brugen af adviseringssystemet... 20 3
Velkommen til den nye IP Client For at tilpasse IP Client til nyere teknologier og for bedre at kunne tilpasse denne service til brugernes arbejdsprocesser, har vi udarbejdet en ny version af IP Client. Grundstrukturen er den samme, men den nye version skulle gerne opleves hurtigere og mere stabil. Derudover er der sket forbedringer på flere områder: søgefunktionen, datarepresentationen, administrationen af brugere, sikkerhed ved oprettelse af nye brugere, betalingsprocessen, enklere administration af opkrævninger og adviseringer. Systemkrav og browserindstillinger Den nye version af IP Client fungerer i Google Chrome, Internet Explorer 8 og nyere versioner. Hvis du benytter Internet Explorer skal du fravælge kompatibilitetsvisning, hvis det ikke allerede er gjort. Du kan tjekke dine indstillinger for kompatibilitetsvisning ved at vælge Funktioner -> Indstillinger for Kompatibilitetsvisning. IP Client giver ikke problemer med kompatibilitetsvisning, hvis indstillingerne ser ud som vist nedenfor. For at kunne bruge NemID eller digital signatur, som login-metode, er det nødvendigt at du installerer en godkendt version af Java. Du kan se mere om NemID og Java på https://www.nemid.nu/support/, og du kan opdatere til den seneste version af Java på www.java.com. For at du kan uploade flere filer, når du opretter et brev i Internet Explorer, så er det nødvendigt at du har installeret tilføjelsesprogrammet Microsoft Silverlight. Det kan tjekkes ved at åbne Internet Explorer -> Funktioner -> Administrer tilføjelsesprogrammer. Herved fremkommer nedenstående vindue: 4
Information til migrerede brugere Når du er tidligere bruger af IP Client kan vi migrere dine personlige indstillinger, så du bibeholder din mappestruktur over egne sager. Hvis du ønsker at dine mapper skal migreres til den nye version må du meget gerne henvende dig til os. I den gamle version af IP Client var det muligt at vælge adviseringer på e-mail, men denne funktion vil vi først få indarbejdet i den nye version på et senere tidspunkt. Hvis du er eksisterende bruger af IP Client, så kan vi overføre dine indstillinger, så e-mail adviseringen fortsætter. Dvs. e-mail advisering vil indtil videre kun virke for brugere, der har valgt e-mail advisering i brugerprofilen i den gamle version. Login på den nye version af IP Client Den første bruger i den nye version bliver lokal administrator, og denne har beføjelser til at oprette nye brugere og tildele rettigheder, som i den gamle version. Som noget nyt kan den lokale administrator invitere de andre brugere til at bruge flere login-metoder, så man med NemID, smart card eller et fornyet certifikat, kan logge ind på den samme profil. Når du som den første bruger modtager en invitation fra os, skal du bruge NemID til erhverv eller digital signatur. Senere kan du, som lokal administrator, invitere dig selv til også at benytte smart card. Den nye login-side kan ses nedenfor. Fejlmeddelelse: Internet Explorer kan ikke vise websiden Hvis du logger på med smart card i Internet Explorer kan det være nødvendigt at opdatere siden, når du har indtastet din adgangskode. Hvis du i den forbindelse modtager nedenstående fejlmeddelelse skal du trykke F5, og du vil derved logge på IP Client. 5
Forsiden Forsiden af IP Client giver dig et overblik over dine muligheder Grønne område: du kan hele tiden komme tilbage til forsiden ved at trykke på vores logo øverst i venstre hjørne. Røde område: her kan du administrere udvalgte sager, søgninger, adviseringer, opkrævninger, konti. Hvis du er lokal administrator kan du også administrere de andre brugeres profiler. Blå område: her kan du foretage en hurtig søgning efter en sag, hvis du kender ansøgnings-, registrerings- eller dit eget referencenummer. Sorte område: Her kan du gå til en udvidet søgefunktion, hvor du kan søge efter sager, adviseringer eller opkrævninger. Administration af sager Mine sager Mine sager kan du bruge til at oprette lister indeholdende de sager, som du oftest arbejder med, og de kan grupperes på den måde, som passer til din arbejdsgang. Du kan f.eks. oprette mapper, der er opkaldt efter dine kunder eller rettighedstyper. Du opretter en ny mappe ved at tilføje sagen, når du er inde på sagen, eller ved at udvælge sager fra en liste, som vist nedenfor (vælg ny mappe eller eksisterende mappe for at tilføje sagerne til Mine sager ): Når der kommer et nyt brev eller en opkrævning på en af sagerne i Mine mapper, vil der blive genereret en advisering og en opkrævning. Disse kan ses i et separat afsnit under Adviseringer og Opkrævninger, som beskrevet senere. Den nye version af IP Client giver også mulighed for at gemme søgninger, så man hurtigt kan finde relevante sager. Nedenfor er det illustreret hvordan man gemmer en sagssøgning, så man hurtigt kan få en liste med alle danske patentsager. 6
For at gemme en sagssøgning, skal man indtaste søgeparametre i søgebilledet for søgning efter sager, som beskrevet i afsnittet Sagssøgning. Herefter trykker man på Gem, og indtaster et passende navn. Når man trykker på Send fremkommer navnet på søgningen i venstre kolonne, og for illustrationens skyld er den her omgivet af et rødt rektangel. Senere kan man klikke på den gemte søgning og få en opdateret sagsliste, der er begrænset af de valgte søgeparametre. Hvis man senere vil ændre på listen har man mulighed for at vælge Editer søgeparametre, som ses ovenover sagslisten for den gemte søgning. Adviseringer Når vi tilføjer et nyt brev eller en opkrævning til en af sagerne genereres der en advisering. Dvs. du kan se det nye brev den dag det journaliseres i vores system, men da adviseringsopdateringen afvikles om natten, så ses adviseringen dagen efter journaliseringsdagen. Adviseringslisterne er inddelt i et afsnit for alle sager, et afsnit der er relateret til de personlige mapper i Mine sager, og et afsnit der er relateret til gemte søgninger. Indenfor de to første afsnit er der en liste med ubehandlede adviseringer og en liste med behandlede, når man åbner en liste bliver dataene vist i et skema med kolonne overskrifter som vist nedenfor. 7
Indholdet af kolonnerne kan ændres ved at åbne værktøjsmenuen i øverste højre hjørne, og her er der også mulighed for at eksportere data til en fil (Ansøgningsnumrene er anonymiseret). I kolonnen Beskrivelse kan man se, hvad adviseringen handler om. Hvis der er et nyt brev i korrespondancen vil man her se brevets titel, og hvis det er en opkrævning vil teksten blot nævne rettighedsområdet ( patent, varemærke osv.). Vil man ind og besvare et brev i korrespondancen klikker man på ansøgningsnummeret, og ønsker man blot at overføre adviseringen til behandlet, markerer man sagen, og vælger Markere som behandlet. Hvis advisering allerede er behandlet kan den flyttes tilbage til ubehandlet. Flytningen mellem de to lister er tænkt som et administrationsværktøj for brugerne, og Patent- og Varemærkestyrelsen følger ikke med i, hvilken liste adviseringen er tilknyttet. Det sidste afsnit under gemte søgninger, viser lister med de søgeindstillinger man har gemt. Søgninger gemmes som beskrevet i afsnittet Mine sager, men man indtaster søgeparametre i et søgebillede for adviseringer i stedet for sager. Opkrævninger Opkrævninger er inddelt efter samme princip som adviseringer, og her er der mulighed for at få vist følgende data Opkrævningerne kan betales ved at åbne sagen, og gå ind under økonomiafsnittet, eller den kan markeres og betales vha. menuen Opkrævninger. 8
Når opkrævningen er betalt overføres den til listen med behandlede opkrævninger, og den kan ikke flyttes tilbage til Ubehandlet. I kolonnen Behandlet af vil det fremgå, hvem der har behandlet sagen. Hvis man vælger Afvis betaling overføres opkrævningen til Behandlet, men den kan føres tilbage til Ubehandlet så længe betalingsfristen ikke er overskredet. Der kan gemmes søgninger for opkrævninger på en tilsvarende måde, som det er beskrevet i afsnittene Mine sager og Adviseringer. Konti Hvis du har en konto ved Patent- og Varemærkestyrelsen kan du se den her. Beløb er det beløb, der står på din konto, og Beløb til rådighed er det beløb du kan benytte til at betale opkrævninger for. Du skal dog være opmærksom på at andre i din virksomhed kan have betalt opkrævninger udenfor IP Client, og denne betaling vil ikke fremgå før den er bogført. Ved hjælp af funktionen Deponer har du mulighed for at overføre penge til din konto vha. et betalingskort. Du kan eksportere kontobevægelserne til en fil, og du kan desuden filtrere i bevægelserne for at skabe et overblik. Du kan f.eks. søge i et datointerval, ved at klikke på vis filtret, og vælge - i venstre kolonne af filterskemaet. 9
Kvitteringer Når du foretager en betaling via IP Client bliver der genereret en foreløbig kvittering, der dokumenter at du har sendt en betalingsanmodning. Betalingen bliver gennemført, hvis der er dækning på kontoen, den dag vi behandler betalingsanmodningen. Det vil fremgå af sagens økonomiafsnit, når vi har behandlet og bogført din betaling. For at skabe overblik kan du søge i kvitteringerne. Hvis der opstår en fejl, når du opretter en betalingsanmodning, vil der også blive genereret en kvittering. Dem kan du se ved at markere checkboksen Vis også kvitteringer for ikke gennemførte betalinger. Når der opstår en fejl i en betalingsanmodning, bliver betalingen ikke gennemført, og du er nødt til at prøve igen. Du kan f.eks. prøve via IP Client igen eller betale vha. et indbetalingskort. Administration Hvis du er lokal administrator har du mulighed for at administrere brugerprofilerne for de andre brugere: Du har bl.a. mulighed for at tildele brugerne rettigheder, til at se forskellige sagsområder, og du kan tildele administrationsrettigheder. Som noget nyt kan man nu tilknytte flere login-metoder til den samme bruger. Hvis en bruger har fået fornyet sin signatur, eller ønsker at kunne identificere sig både vha. et medarbejdercertifikat og et smart card, så kan administratoren oprette en ekstra eller ny loginmetode ved at trykke på Ny nederst i højre hjørne. Herved kommer følgende dialogboks: 10
Brugeren får tilsendt en mail med et personligt link. Udover at brugeren skal benytte en ny loginmetode skal han også bruge en firecifret pinkode, som administratoren skal videregive på en sikker måde. Den sikre måde kan f.eks. være via et internt mail-system, eller en telefonisk overlevering. Den firecifrede kode kan ses i administrationsafsnittet, når mailen med det personlige link er sendt afsted. Nedenfor ses den e-mail, som brugeren får tilsendt: 11
Generelt om lister I forhold til den gamle version af IP Client er vores listevisning blevet mere fleksibel, så man kan tilpasse bredden af kolonerne, bytte rundt på kolonnerne og på den måde strukturere listerne, så de passer til brugerens behov. Ved hjælp af menuen Værktøj kan man eksporterer og tilføje eller fjerne kolonner. Udvidet søgning Den udvidede søgning kan åbnes fra forsiden eller ved at følge linket Editer søgeparametre, som ses øverst i listevisningerne. Den udvidede søgning giver mulighed for at søge på sager, adviseringer eller opkrævninger. Søgeoperatorer I søgebillederne, som vil blive beskrevet nedenfor, kan man i venstre side vælge forskellige søge operatorer. For søgning i tekststrenge ~ er indeholdt i. Hvis du f.eks. skriver VA 2010 så får du alle varemærkeansøgninger fra 2010 == eksakt!~ er ikke indeholdt i. Hvis du f.eks. skriver VA 2010 så får du alle andre sager end varemærkesager med ansøgningsnummer fra 2010. For søgning i datofelter == eksakt > større end < mindre end <= mindre end eller samme >= større end eller samme <> større end og mindre end. - datointerval Sagssøgning For søgning på sager ser søgebilledet ud som vist nedenfor: 12
I søgningerne skelnes der mellem store og små bogstaver, og i felterne for ansøgnings-, registrerings-, og referencenummer skal der altid bruges store bogstaver. Ansøgningsnr. Patent-, brugsmodel-, certifikat-, varemærke-, MP- og designsager har formatet PA/BA/CA/VA/MP/DA YYYY XXXXX. EU varemærker har formatet EUXXXXXXXXX (9 cifre). PCT-sager har formatet PCT/DKYYYY/XXXXXX. DKEP validerede patenter har formatet XXXXXXXX.X Hvis du fx ønsker at finde alle danske patentansøgninger kan du vælge ~ i venstre kolonne og skrive PA i tekstfeltet. Registreringsnr. Patent-, brugsmodel-, certifikat-, varemærke-, og designsager har formatet PR/BR/CR/VR/DR YYYY XXXXX. MP-sager har formatet X XXX XXX. DKEP validerede patenter har formatet XXXXXXX (7 cifre) Ref.nr. Her kan du finde alle sager, hvor vi har registreret dit eget referencenummer. Hvis du er indsiger er referencenummeret en af de indgange du kan bruge til at finde indsigelsessagen. Indleverings eller modtagelsesdato Sagens indleverings- eller modtagelsesdato kan bruges til at begrænse din søgning. Når man søger i datofelter kan man med fordel vælge et interval, ved at vælge - i venstre kolonne. Ansøger eller indehaver Du kan bruge ansøgers navn til at begrænse din søgning. Hvis du leder efter en indsigelsessag, kan du også indtaste indsigers navn i dette felt. 13
Varemærkenavn/benævnelse Du kan bruge specifikke ord fra patentsagens benævnelse elle varemærkesagens mærketekst til at begrænse din søgning. Rettighedstype Her kan du begrænse din søgning til at angå patenter, varemærker eller designs. Rettighedens status Her kan du begrænse din søgning til aktive, udstedte eller henlagte sager. Søgning i adviseringer For søgning i adviseringer ser søgebilledet ud som vist nedenfor: De to første søgefelter begrænser søgningen til bestemte sager, og de sidste søgefelter begrænser søgningen til specifikke adviseringer. Beskrivelse og tekst Her kan du søge i beskrivelsen for en advisering, det kan f.eks. være ehandling for at finde vores behandlingsbreve uden at begrænse med begyndelsesbogstavet (da det kan være skrevet med stor eller lille bogstavtype). Hvis du vil finde specifikke typer af adviseringer kan du også bruge feltet Adviseringstype. Adviseringsdato Her kan du begrænse din søgning til den dato hvor adviseringen blev oprettet. Når man søger i datofelter kan man med fordel vælge et interval, ved at vælge - i venstre kolonne. Fristdato Nogle af vores breve, og alle vores opkrævninger har en fristdato. Inden den dato skal du foretage en handling, hvis sagsbehandlingen eller rettigheden skal opretholdes. Når man søger i datofelter kan man med fordel vælge et interval, ved at vælge - i venstre kolonne. Adviseringstype Her kan du som et alternativ til at søge i Beskrivelse og tekst vælge en forud defineret type. Når vi sender en opkrævning bliver der også oprettet en advisering. Derfor er de første tre adviseringstyper relateret til opkrævningstyperne Fornyelser, Forhøjede fornyelser og Andre opkrævninger. De sidste tre adviseringstyper er relateret til den almindelige sagsbehandling ( Korrespondance til/fra kunde ), indsigelser eller korrespondance med andre myndigheder ( Korrespondance til/fra 3. mand ) samt en type til alt det vi ikke har kunnet kategorisere ( Uafklaret ). 14
Behandlingsstatus Her kan du begrænse din søgning til ubehandlede eller behandlede adviseringer. Søgning i opkrævninger Ved hjælp af søgning i opkrævninger bliver det muligt at tilpasse lister med opkrævninger, så man kan foretage en overskuelig betaling af flere opkrævninger på en gang. For søgning på opkrævninger ser søgebilledet ud som vist nedenfor: Betalingsidentifikation Når du opretter en betaling i IP Client bliver der genereret en betalingsidentifikation, og denne kan ses på den foreløbige kvittering, der findes under menuen Konti Kvitteringer. Du kan bruge dette felt til at finde en specifik opkrævning, som du allerede har betalt. Opkrævningstekst Her kan du som et alternativ til Opkrævningstyper begrænse til opkrævningens type. Du kan f.eks. skrive Indsig, Ansøg eller Public for at begrænse til opkrævninger i forbindelse med indsigelse, ansøgning og publicering. De samme opkrævningstyper ville fremkomme, hvis du vælger Andre opkrævninger under Opkrævningstyper. 15
Fakturadato Her kan du begrænse til fakturadatoen. Når man søger i datofelter kan man med fordel vælge et interval, ved at vælge - i venstre kolonne. Betalingsfrist Her kan du begrænse din søgning til en betalingsfrist. Når man søger i datofelter kan man med fordel vælge et interval, ved at vælge - i venstre kolonne. Betalingstype Her kan du begrænse til typen af betaling: PVS konto eller betalingskort. På den måde kan du finde alle de betalinger du har foretaget via PVS konto i IP Client. Opkrævningstyper Her kan du begrænse til typen af opkrævninger. Behandlingsstatus Her kan du begrænse din søgning til ubehandlede eller behandlede opkrævninger. Inde på sagen Hvis du klikker på et ansøgningsnummer kommer du ind på selve sagen, hvor du har mulighed for at sende nye breve til os, oprette betalingsanmodninger, eller blot få et overblik over korrespondancen eller opkrævningerne. Nedenfor ser du sagsbilledet for en varemærkesag, men typerne af oplysninger er afhængige af om det er en varemærkesag eller en patentsag. 16
Ændringsanmodning Fælles for alle sagstyper er, at man vha. den øverste menu kan tilføje sagen til en personlig mappe, man kan gå til den udvidede søgning, eller man kan foretage en ændringsanmodning. Som vist ovenfor kan man anmode om at ændre stamdata (indehaver, adresse, CVR osv.) og fuldmægtig. I øjeblikket kan man ikke bruge denne funktion til at ændre ref. nr., men i stedet kan du sende et standardbrev. Hvis du skal ændre ref. nr. på flere sager, må du gerne bruge standardbrevet til at angive en liste med ansøgningsnumre og tilhørende ref. numre. Korrespondanceafsnittet Hvis der er nye breve fra os, bliver der som tidligere beskrevet sendt en advisering. Hvis man følger adviseringen kommer man også ind på sagen, og det nye brev fremstår med fed skrift, så længe det ikke er behandlet: Hvis man markerer sagen i checkboksen til venstre, vil man få mulighed for at oprette et nyt brev til Patent- og Varemærkestyrelsen, markere sagen som behandlet, eller downloade dokumentet. Når man markerer sagen som behandlet, så flyttes den tilknyttede advisering fra ubehandlet til behandlet, og titlen vil ikke længere være med fed skrift. Når man opretter et brev vil der for alle sager være 17
mulighed for at sende et standardbrev, og specielt for patentsager kan man indsende en standard anmodning: Standardbrevet giver mulighed for at give en kort besked og vedhæfte en fil med det egentlige indhold: Forsiden af standardbrevet kommer derved til at indeholde alle de relevante data for at identificere dokumentet. Standard anmodningen giver mulighed for at bede om udsættelse af patentmeddelelse, og supplerende nyhedsundersøgelse: 18
For varemærkesager er det tilsvarende muligt at foretage en standard besvarelse Argumentation om varefortegnelse : 19
Økonomiafsnittet Hvis der er nye opkrævninger fra os bliver der også genereret en advisering. Man kan betale opkrævningen direkte fra opkrævningslisten, som beskrevet i afsnittet Opkrævninger, men man kan også betale fra økonomiafsnittet på selve sagen. Når en opkrævning er Ubehandlet vil den være vist med fed skrifttype. Hvis man betaler eller afviser opkrævningen, så fjernes den fede skrifttype, og opkrævningen samt den tilhørende advisering flyttes fra Ubehandlet til Behandlet. Hvis man betaler, skifter opkrævningen også status fra ikke betalt til betalt, og når vi bogfører betalingen skifter den igen status til udlignet. Brugen af adviseringssystemet I nogle tilfælde modtager du flere breve på en gang. Når vi f.eks. foretager en første behandling af en patentansøgning, så sender vi et behandlingsbrev med nyhedsrapport og dokumenter. I IP Client optræder disse som individuelle breve, og det betyder, at der sendes flere adviseringer for én førstebehandling. Der er ikke nogen sammenhæng mellem oprettelsen af et brev og adviseringssystemet. Dvs. selvom du opretter et brev med en besvarelse til vores behandlingsbrev, så flyttes adviseringerne ikke automatisk fra Ubehandlet til Behandlet. Hvis du vil bruge adviseringssystemet til at bevare et overblik over ubehandlede adviseringer, skal du markere behandlingsbrevet med alle dets bilag og markere dem som behandlet. Vi vil nu beskrive hvordan man kan bruge adviseringssystemet i et konkret eksempel. Hvis du indleverer en patentansøgning, vil vi sende en advisering samtidig med at vi journaliserer dokumentet i vores dokumenthåndteringssystem. Denne advisering er vist nedenfor og har beskrivelsen Patentansøgning. 20
Hvis vi går ind på selve sagen kan vi se korrespondancen. Heraf fremgår det at vi har journaliseret patentansøgningen, og at den er modtaget d. 9/12/2011. Adviseringsdatoen er d. 12/12/2011, for det er den dag ansøgningen blev journaliseret. Ansøgningsdokumentet indeholder blot de udfyldte skemaer i forbindelse med ansøgningen, og har ikke genereret en advisering. Når man har konstateret at patentansøgningen er journaliseret, markerer man den som behandlet, og flytter den væk fra listen af ubehandlede adviseringer. I dette eksempel vises yderligere to adviseringer med beskrivelsen Patent, og det betyder at vi har oprettet to opkrævninger. Hvis vi går ind på sagens økonomiafsnit, kan man se, at der er oprettet to opkrævninger, hvoraf den ene blev betalt med det samme. Dvs. ansøgningsgebyret blev oprettet den dag vi behandlede den indkomne ansøgning (12/12/2011), og med ansøgningen fulgte en betalingsanmodning på ansøgningsgebyret. Derfor er betalingsdatoen d. 9/12/2011, og der er ikke blevet udsendt nogen opkrævning. Når man har konstateret at opkrævningen er betalt kan man markere den tilsvarende advisering som behandlet. Hvis vi kigger på opkrævningslisten, ser vi at der ligger en opkrævning på fakturaen, der endnu ikke er betalt. Hvis vi afviser eller betaler opkrævningen, så flyttes den fra ubehandlede til behandlede opkrævninger, og den tilsvarende advisering flyttes til behandlede adviseringer. I økonomiafsnittet på sagen, vil status ændres til betalt eller afvist. Hvis du fortryder afvisningen af opkrævningen kan du flytte den tilbage til ubehandlede opkrævninger, men den tilsvarende advisering vil blive i listen Behandlet. Hvis du behandler en advisering med en tilhørende opkrævning, vil opkrævningen heller ikke blive flyttet til behandlet. 21