Faaborg-Midtfyn - Kerteminde - Langeland - Nordfyns - Nyborg Januar 2013 Fællesindkøb Fyns Indkøbspolitik Omfatter kommunerne Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Nordfyns og Nyborg Vi gør det ens, med mindre der er politiske grunde til, at gøre det forskelligt.
Faaborg-Midtfyn - Kerteminde - Langeland - Nordfyns - Nyborg Januar 2013 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Baggrund for indkøbspolitikken... 2 2. Grundlag for indkøbspolitikken... 2 3. Indkøbspolitikkens overordnede målsætning... 2 4. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning... 2 5. Indkøbspolitikkens indhold... 3 6. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler... 3 6.1 Indkøbsaftaler... 3 6.2 Brugergrupper... 4 6.3 Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler... 4 6.4 Særlige forhold... 5 6.5 Engangskøb og køb uden for aftaledækkede områder... 5 6.6 Elektronisk handel... 5 7. Miljøvurdering af leverandører og produkter... 5 7.1 Leverandører... 5 7.2 Produkter... 6 8. Etisk og socialt ansvar... 6 9. Information og opfølgning... 7 10. Forhold til leverandører... 7 11. Uddannelse af indkøbere samt erfaringsudveksling... 7 12. Samarbejde - med andre offentlige instanser og med erhvervslivet... 7 13. Ansvar... 8 14. Tegning... 8 15. Ændring af indkøbspolitikken... 8 16. Samarbejdsaftale... 8 17. Underskrift / accept... 9 18. Underskrifter... 10 Side 1 af 10
1. Baggrund for indkøbspolitikken Der er mellem Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Nordfyns og Nyborg kommuner indgået forpligtende indkøbssamarbejde, Fællesindkøb Fyn, med et fælles indkøbs- og udbudskontor (herefter FIF) med det formål at koordinere indkøb, gennem fælles udbud samt servicere kommunerne og de kommunale institutioner i indkøbsspørgsmål. 2. Grundlag for indkøbspolitikken Indkøbspolitikken tager sit udgangspunkt i kommunernes styrelsesvedtægt. Samordningen sker gennem FIF, der via en koordineret indsats om fælles udbud, et koordineret, decentralt indkøbssystem skaber rammerne for, at kommunerne som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomiske mest fordelagtige vilkår. Indkøbspolitikken beskriver efterfølgende de rammer, som gælder for indkøb foretaget af kommunerne i Fællesindkøb Fyn. 3. Indkøbspolitikkens overordnede målsætning Det overordnede formål med Fællesindkøb Fyn s indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at kommunerne som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige vilkår. Samordningen og koordineringen af kommunernes indkøb skal sikre, at kommunerne for at udnytte indkøbsressourcerne optimalt optræder som én kunde over for leverandørerne for herigennem at opnå forretningsmæssige og administrative fordele. Kommunernes indkøb skal afspejle ressource- og miljøbevidsthed. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s udbudsdirektiver. 4. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i kommunerne. Alle kommunernes forvaltninger, afdelinger og institutioner er dermed forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken. Indkøbspolitikken omfatter ud over kommunens egne institutioner også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster, eller anden aftale med kommunen. Indkøbsdisponering foretages decentralt. Det er således de enkelte forvaltninger og institutioner, der er ansvarlig for, at indkøb sker i overensstemmelse med den vedtagne indkøbspolitik. Alle indkøbsområder, der hører under tilbudslovens bestemmelser eller reglerne om EUudbud, foretages i henhold hertil. Side 2 af 10
5. Indkøbspolitikkens indhold Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal det sikres at: kommunerne optræder som én kunde, og der indgås indkøbsaftaler gældende for kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele. de indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere. antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Herudover skal det sikres, at de enkelte decentrale indkøbere ikke køber produkter af en bedre kvalitet end nødvendigt (tilstrækkelighedsprincippet). Strategisk samarbejde om fælles udbud kan etableres i samarbejde med andre kommuner, hvor det skønnes fordelagtigt for kommunerne under Fællesindkøb Fyn. 6. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler 6.1 Indkøbsaftaler Alle indkøb af udbudspligtige varer og tjenesteydelser i kommunerne skal som udgangspunkt være omfattet af fælles indkøbsaftaler. Fælles indkøbsaftaler indgås almindeligvis som rammeaftaler for en given periode ( 2-4 år ) med en eller flere leverandører på hvert vare- eller tjenesteydelsesområde, dog - hvor dette er formålstjenligt - indgås aftalerne med kun en leverandør. Aftaleperioder afhænger af udbudsform, vare- og tjenesteydelsestype og økonomiske og servicemæssige betingelser. Der udarbejdes én gang årligt en udbudsplan dækkende udbudsområderne for det efterfølgende kalenderår. Forslag til etablering af fælles udbud/indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder, institutioner, bestyrelsen, Indkøbsforum, (der er kommunernes Side 3 af 10
samarbejdsforum) eller FIF. Samlet udbudsplan fremlægges for og godkendes af bestyrelsen. FIF er ansvarlig for gennemførelse af godkendte udbudsplaner. Der skal ved indgåelse af aftaler tages økonomiske og logistiske hensyn til aftaleområdets sammensætning. I enkelte tilfælde kan aftalerne begrænses til at omfatte de største forbrugere. Samtidig skal aftalerne afspejle den overordnede strategi om færrest mulige leverandører pr. aftale og hvor muligt, med et begrænset sortiment, dog således de aktuelle behov dækkes. 6.2 Brugergrupper I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrager FIF i størst muligt omfang decentrale indkøbere ved nedsættelse af brugergrupper. Deltagere i brugergrupper udpeges af kommunerne. Brugergrupperne sammensættes så bredt, det er muligt, for at sikre, der opnås faglig ekspertise og suppleres med miljø- og sikkerhedsområderne, hvor dette er relevant. Brugergrupperne deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, produktudvælgelse og afprøvning, samt evaluering af aftalerne. 6.3 Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler Af hensyn til effekten af de indgåede fælles aftaler, f.eks. forbedringsmuligheder, service, reklamationer m.v., skal aftalerne anvendes af alle decentrale indkøbere i kommunerne. Derudover er lovgivningen således, at aftaler på varer og tjenesteydelser, som har været i nationale udbud jf. tilbudsloven eller EU-udbud jf. udbudsdirektivet, er obligatoriske aftaler, som alle decentrale indkøbere / institutioner og afdelinger m.fl. er forpligtet til at benytte. Såfremt en decentral indkøbende enhed får tilbudt et vare- eller tjenesteydelsesområde på mere fordelagtige vilkår end den fælles gældende indkøbsaftale, berettiger dette ikke til indkøb udenom fælles indgåede indkøbsaftaler. Dette vil dels være aftalebrud, og dels give et mindre indkøbsvolumen ved senere udbud og dermed forringe muligheden for at indgå attraktive aftaler fremover. I sådanne tilfælde skal FIF underrettes med henblik på afklaring. De decentrale indkøbere forestår selv deres egne indkøb på gældende indkøbsaftaler, herunder bestilling, varemodtagelse, fakturakontrol, betaling og bogføring. Aftalerabatter og / eller opnåede nettopriser tilgår den decentrale indkøbende enhed ved direkte fakturering fra leverandøren. Privat handel på indkøbsaftaler eller benyttelse af kommunernes eventuelle rekvisitioner til privat handel må under ingen omstændigheder finde sted. Side 4 af 10
6.4 Særlige forhold I helt specielle og særlige tilfælde hvor eksisterende obligatoriske aftaler ikke dækker et specifikt indkøb, f. eks. supplerende indkøb af specielle produkter, skal FIF kontaktes inden sådanne indkøb foretages, og indkøb af denne karakter kan kun foretages i samarbejde med FIF. 6.5 Engangskøb og køb uden for aftaledækkede områder Valg af produkt og leverandør i forbindelse med engangskøb, typisk større anskaffelser samt indkøb af vareområder, der ikke er dækket af rammeaftaler, skal ligeledes foretages i henhold til indkøbspolitikken. Decentrale indkøbere skal sikre, at indkøbspolitikken overholdes, herunder principperne om økonomisk mest fordelagtige indkøb, udbuds- og tilbudsreglerne, tilstrækkelighedsprincippet og relevante miljø- og arbejdsmiljø forhold. Med henblik på at øge antallet af fælles rammeaftaler i kommunerne skal de decentrale indkøbere i samarbejde med FIF løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb. 6.6 Elektronisk handel I henhold til lov om offentlige betalinger, der trådte i kraft den 1. februar 2005, stiller kommunerne krav til leverandørerne om, at de lever op til de bestemmelser, der er indeholdt i loven. Derudover stiller Fællesindkøb Fyn krav om e-handel i de kontrakter hvor det skønnes relevant. Anvendelse af kommunernes til enhver tid gældende e-handelsløsning er obligatorisk for de kommunale indkøbere ved bestilling af varer på indgåede rammeaftaler. Manglende brug af e-handelsløsningen kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke er omfattet af e-handelsløsningen, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. 7. Miljøvurdering af leverandører og produkter Med det formål, at opnå miljømæssig bæredygtighed i de kommunale indkøb, skal der tænkes i miljø- og energivenlige indkøb, og arbejdes hen imod et stigende antal indkøbsaftaler med dokumenterede miljøhensyn. Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål til leverandører og produkter i nødvendigt og relevant omfang. De indkomne oplysninger indgår i en helhedsbetragtning af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EU-direktiverne. 7.1 Leverandører Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysning om 1. Virksomheden er miljøcertificeret ( f.eks. EMAS, ISO 14001 ) Side 5 af 10
Hvis virksomheden ikke er miljøcertificeret kan der indhentes oplysninger om: 2. Virksomheden har en miljøpolitik 3. Virksomheden har en miljøhandlingsplan ( med datoer ) 4. Virksomheden har aflagt grønt regnskab 5. Virksomheden overholder miljømyndighedernes lovkrav i henhold til miljøbeskyttelsesloven ( f. eks. miljøgodkendelser, påbud m.m. ) 7.2 Produkter Med det mål, at medvirke til at reducere CO2-udledningen skal der ved vurdering af produkter tages hensyn til det/de produkter, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Ved vurdering af produkterne kan der indgå oplysninger om: 1. Hvorvidt produkterne er mærket, eller på anden måde kan dokumentere produktet lever op til standarden i et anerkendt miljømærke 2. Produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer 3. Emballering, herunder genanvendelse af emballagen 4. Omfanget af forureningen ved produktion og anvendelse af produktet 5. Levetiden af produktet 6. Bortskaffelsen af produktet Miljøbelastende produkter erstattes i videst mulig omfang af mindre miljøbelastende produkter. I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparater m.v.) I vurderingen af økologiske varer indgår kvalitet, troværdig mærkning, leveringssikkerhed, distribution, herunder lagerforhold, bearbejdning på forbrugs- eller produktionssted, økonomi m.v. Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages hensyn til produkternes energiforbrug. Som hovedregel sker dette ved at følge relevante energimærker og indkøbsvejledninger. 8. Etisk og socialt ansvar Fællesindkøb Fyn lægger vægt på at fremme et sundt og godt arbejdsmiljø samt social og etisk ansvarlighed hos sine leverandører og samarbejdspartnere gennem sine indkøb. Dette sker ved at stille krav om leverandørernes overholdelse af gældende arbejdsmiljølovgivning samt ved derudover at fremme særlige arbejdsmiljøhensyn i det omfang, det er relevant og hensigtsmæssigt set ud fra en balanceret hensyntagen overfor andre indkøbshensyn. Side 6 af 10
9. Information og opfølgning FIF er ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af indkøbsaftaler i kommunernes respektive indkøbssystemer. Indkøbsaftaler i Fællesindkøb Fyn er fortrolige oplysninger, som ikke må videregives til uvedkommende. Efter afsluttede udbud udsendes nyhedsbreve til Indkøbsforum, der herefter har ansvaret for videreformidlingen i kommunen. Den øvrige kommunikation omkring indkøb i kommunerne er ligeledes en opgave der varetages af Indkøbsforum i tæt samarbejde med FIF. Fællesindkøb Fyn har egen hjemmeside, der er målrettet erhvervslivet, med adgang til udbud i kommunerne samt relevant information i udbuds- og indkøbssammenhænge. FIF udarbejder årligt en årsrapport til kommunerne. Rapporten indeholder status i forhold til udviklingen af kommunernes indkøb ved anvendelse af indkøbsaftaler og e-handel. 10. Forhold til leverandører Der anvendes en saglig, åben og hæderlig holdning til leverandørerne, med hvem der samarbejdes om løsning af indkøbsmæssige spørgsmål. Samarbejdet indebærer en gensidig udveksling af information. FIF følger løbende markedet for at kunne vurdere miljøforhold, produktsammensætning, leveringsmuligheder, leveringssikkerhed, ændring af teknologi m.v. FIF iagttager, at ligebehandlingsprincippet overholdes, og hvor dette er muligt og formålstjenligt, indretter udbud således at både store, mellemstore og små virksomheder får mulighed for, at byde ind på kommunernes udbud af varer og tjenesteydelser. Ligeledes iagttager FIF de lovgivningsmæssige muligheder for inddragelse af iværksættervirksomheder i de kommunale udbudsforretninger, hvor dette skønnes muligt og formålstjenligt. 11. Uddannelse af indkøbere samt erfaringsudveksling Med henblik på en effektivisering af kommunens indkøb, søges udbygget og fastholdt en tilstrækkelig uddannelse af de decentrale indkøbere. Uddannelsen, der omfatter alle dele af indkøbsaspektet, kan etableres i eget regi, ved samarbejde med andre kommuner og ved anvendelse af kursustilbud fra offentlige og private kursusudbydere. 12. Samarbejde - med andre offentlige instanser og med erhvervslivet Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og bedre leveringsbetingelser i øvrigt. Der kan desuden opnås Side 7 af 10
betydelige fordele på områder som uddannelse af indkøbere og erfaringsudveksling i bred forstand. Et indkøbsteknisk samarbejde kan etableres med andre offentlige myndigheder, hel- eller halvprivate virksomheder og selskaber. Samarbejdet kan bestå i information om brugen af forskellige produkter og deres udvikling (f.eks. teknologi ), uddannelse af indkøbere, fælles udbud, og udveksling af erfaringer på forskellige områder. 13. Ansvar Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at kommunernes samlede indkøb og den tilknyttede organisation og administration, fungerer i henhold til den formulerede indkøbspolitik samt de udarbejdede instrukser fra såvel politisk som administrativ side. Det sikres i den enkelte kommune, at alle indkøb i egen forvaltning foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik, og at der udpeges forpligtende og kompetente medlemmer til brugergrupperne efter behov. 14. Tegning Den indkøbsmæssige underskriftsprocedure er: 1. Kontrakter og rammeaftaler underskrives af indkøbschefen og en udbudskonsulent. 2. Leasingaftaler underskrives i henhold til gældende regler i den enkelte kommune. 15. Ændring af indkøbspolitikken Med gennemførelse af denne indkøbspolitik vil kommunerne have fastsat procedure- og kompetenceregler for, hvorledes kommunerne agerer ved indkøb af vare og tjenesteydelser såvel alene som i indkøbsfællesskab med andre kommuner. Indkøbspolitikken kan i fremtiden tages op til revision efter behov. 16. Samarbejdsaftale Indkøbspolitikken er en udmøntning af indgået samarbejdsaftale af januar 2013 mellem kommunerne om samarbejde på indkøbsområdet. Side 8 af 10
17. Underskrift / accept Efter godkendelse og accept i kommunerne, underskrives indkøbspolitikken samlet således der efterfølgende udleveres en kopi til den enkelte kommune, med samtlige underskrifter. Side 9 af 10
18. Underskrifter Dato Hans Jørgensen Borgmester Faaborg-Midtfyn Kommune Benny Balsgaard Kommunaldirektør Faaborg-Midtfyn Kommune Dato Sonja Rasmussen Borgmester Kerteminde Kommune Kristian Buhl Hansen Kommunaldirektør Kerteminde Kommune Dato Morten Andersen Borgmester Nordfyns Kommune Morten V. Pedersen Kommunaldirektør Nordfyns Kommune Dato Erik Christensen Borgmester Nyborg Kommune Lars Svenningsen Kommunaldirektør Nyborg Kommune Dato Bjarne Nielsen Borgmester Langeland Kommune Kurt Habekost Stabschef Langeland Kommune Side 10 af 10