Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 26. september 2012, kl. 16.00 Mødelokale 3, Studiestræde 38, 3. sal, København V Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Marie-Luise Sand, Jette Bergenholz Bautrup, Uni Søgaard, Daniel A. Mangold, Henning Andersen og Rasmus Riley Administrationen Områdechef Jonas M. Cohen og forretningsfører Elly Borg Fraværende Henning Andersen og Uni Søgaard Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden... 4 2. Protokollat fra møderne den 26. maj, 28. august og 20. september 2012... 4 3. Revisionsprotokol... 4 4. Meddelelser... 4 5. Afdeling 0966, Ejerforeningen Langgadehus Valg af tegningsberettigede... 4 6. Afdeling 0967, Gårdlav for Frejasgade og 0968, P.D. Løvs allé m.fl. - Vedtægter og valg af tegningsberettigede... 5 7. Afdeling 0990 Ejerforeningen Grøndalsvænge Vedtægter og valg af tegningsberettigede... 6 8. Afdeling 0993, Ejerforeningen Ørestad Syd Vedtægter, valg af tegningsberettigede og ejerforeningens navn... 7 9. Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 Gårdrenovering... 8 10. Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Helhedsplan - status... 9 11. Afdeling 1009, Grønnegården Montering af individuelle altaner godkendelse af endeligt byggeregnskab... 10 12. Afdeling 1015, Carl Jacobsens Vej Nybyggeri... 11 13. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Udskiftning af centralvarmeanlæg... 12 14. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Optagelse af lån til individuel bolig forbedring... 14 15. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Ændring af langtidsplan... 14 16. Afdeling 1022, Jagtvej, karré 2 Ændring af langtidsplan... 15 17. Afdeling 1023, Guldberg - Badeværelsesrenovering... 15 1/63
18. Afdeling 1028, Bispevænget Adgangskontrolsystem - ansøgning om tilskud fra fællespuljen... 17 19. Afdeling 1039, Emaljehaven 5-års eftersyn... 18 20. Afdeling 1039, Emaljehaven - Gulve... 21 21. Afdeling 1039, Emaljehaven - Mangelafhjælpning ansøgning om yderligere tilskud fra dispositionsfonden... 23 22. Afdeling 1040, Lygten Byggeregnskab... 23 23. Afdeling 1040, Lygten Tilbageskødning af serviceareal status... 24 24. Afdeling 1041, Øbrohus Ændring af langtidsplan... 25 25. Afdeling 1042, Tåsingegade Ændring af langtidsplan... 25 26. Afdeling 1043, Kirsteinsgade Altaninddækning reservationsopgørelse... 26 27. Afdeling 1048, Lundtoftegade - Fleksibel udlejning af 6 nye boliger i Lundtoftegade samt fastsættelse af leje og indskud... 26 28. Afdeling 1048 - Lundtoftegade Anvisningsaftale med Københavns Kommune... 28 29. Afdeling 1048, Lundtoftegade Godkendelse af brug af lejemål til forbyggende boligsocialt arbejde i 10 år... 29 30. Afdeling 1048, Lundtoftegade Modernisering af TV-anlæg og udbud af signalleverance ansøgning om egen trækningsret... 30 31. Afdeling 1051, Sjælør Boulevard Fysisk helhedsplan... 32 32. Afdeling 1059, Olfert Fischers Gade - Legionella i varmtvandsforsyningen og finansiering af forebyggelse... 32 33. Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Vinduesudskiftning egen trækningsret... 34 34. Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Renovering af fyrrum... 35 35. Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Udlejning af boliger til andre beboergrupper... 36 36. Afdeling 1073, Ørestad Plejecenter, Plejeboliger Foreløbigt udlejningsbudget, husorden, vedligeholdelsesreglement, råderet... 37 37. Tilbud på nybyggeri - Nordhavn... 39 38. Fortroligt punkt... 41 39. Budget 2013 for afdelinger... 41 40. Bestyrelsesvederlag 2012... 54 41. Styringsdialog 2012... 56 42. Affaldsordning og kommunal renholdelsesordning... 56 43. Initiativaftaler... 57 44. Tal fra Beboerserviceområdet 2011... 59 45. KAB s Beboerferier 2013... 61 46. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB... 62 47. Mødekalender 2012 og 2013... 63 2/63
Bilag 1: Afdeling 0966, Ejerforeningen Langgadehus Vedtægter inkl. Bilag... 5 Bilag 2: Afdeling 0990 Ejerforeningen Grøndalsvænge Vedtægter inkl. Bilag... 7 Bilag 3: Afdeling 0993 Ejerforeningen Ørestad Syd Vedtægter inkl. bilag... 8 Bilag 4: Afdeling 0993 Ejerforeningen Ørestad Syd Driftsaftale inkl. bilag... 8 Bilag 5: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Referat fra møde med afdelingsbestyrelsen af 12. april 2012... 9 Bilag 6: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Mail af 18. juli 2012 fra Elly Borg til afdelingsbestyrelsen m.fl.... 9 Bilag 7: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Brev fra afdelingsbestyrelsen af 23/7/16/8 2012... 9 Bilag 8: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Svar til afdelingsbestyrelsen på brev af 23/7/16/8 2012... 9 Bilag 9: Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 - Tids- og procesplan... 10 Bilag 10: Afdeling 1009, Grønnegården Endeligt byggeregnskab... 11 Bilag 11: Afdeling 1028, Bispevænget afdelingsbestyrelsens uddybende kommentarer... 18 Bilag 12: Afdeling 1043, Altaninddækning - reservationsopgørelse... 26 Bilag 13: Afdeling 1048, Lundtoftegade - Udkast til anvisningsaftale med Københavns Kommune... 29 Bilag 14: Afdeling 1073, Ørestad Plejecenter, Plejeboliger - Foreløbigt udlejningsbudget inkl. huslejefordelingsskema... 39 Bilag 15: Afdeling 1073, Ørestad Plejecenter, Plejeboliger - Vedligeholdelsesreglement... 39 Bilag 16: Afdeling 1073, Ørestad Plejecenter, Plejeboliger - Udkast til husorden... 39 Bilag 17: Kort over Århusgadekvarteret... 40 Bilag 18: Udkast til initiativaftale for de særligt udsatte boligområder på Nørrebro og... 59 Bilag 19: Tal fra Huslejeområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger 2011... 60 Bilag 20: Tal fra Udlejningsområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger 2011... 60 Bilag 21: Notat om KAB s beboerferier... 62 Bilag 22: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet.... 63 3/63
1. Forretningsorden Ingen bemærkninger 2. Protokollat fra møderne den 26. maj, 28. august og 20. september 2012 Protokollat fra mødet den 26. maj 2012 blev godkendt uden bemærkninger. Protokollat fra møderne den 28. august og den 20. september 2012 vil blive forelagt på næste møde. 3. Revisionsprotokol Der var ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 4. Meddelelser Medarbejderforhold Søren Davidsen, som har vikarieret for Gert Stradel i dennes sygdomsperiode, er tiltrådt som ejendomsleder på ejendomskontoret Sjælør Boulevard. Gert Stradel er pr. 1. august 2012 rokeret til en stilling som driftsouschef i Frederiksberg forenede B/S. Gitte Beese Larsen er fratrådt som ejendomsleder på ejendomskontoret på Mozarts Plads. Rasmus Overgaard er pr. 1. september 2012 ansat som konsulent på ejendomskontoret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 5. Afdeling 0966, Ejerforeningen Langgadehus Valg af tegningsberettigede Da afdelingerne 1033, Langgadehus, plejeboliger, 1034, Langgadehus, serviceareal og 1035, Langgadehus, familieboliger ligger i samme bygning og er udmatrikuleret i tre ejerlejligheder, skal der oprettes en ejerforening. Ejeren af alle tre ejerlejligheder er Boligselskabet AKB, København, og det vil derfor også være, der deltager i generalforsamlingen for ejerforeningen og sidder med i en eventuel bestyrelse for ejerforeningen. For ikke at skulle indkalde hele organisationsbestyrelsen, når der skal tages beslutnin- 4/63
ger i ejerforeningen, vil det være praktisk, at der bliver valgt to repræsentanter til at tegne ejerforeningen. Vedtægterne for ejerforeningen er allerede udarbejdet, underskrevet og tinglyst. Disse er vedlagt til orientering. Vedtægterne vil blive fremlagt på den kommende ordinære generalforsamling, der skal afholdes senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Et udkast til driftsaftale mellem de to ejerlejligheder samt et udkast til lejekontrakt for serviceareal vil blive fremlagt for organisationsbestyrelsen på et senere møde. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvem der skal tegne ejerforeningen. Karen Levin Nielsen og Daniel A. Mangold blev valgt til at tegne Ejerforeningen Langgadehus. Bilag 1: Afdeling 0966, Ejerforeningen Langgadehus Vedtægter inkl. Bilag 6. Afdeling 0967, Gårdlav for Frejasgade og 0968, P.D. Løvs allé m.fl. - Vedtægter og valg af tegningsberettigede I afdeling 1024, Jagtvej karré A og B har der gennem et stykke tid været arbejdet på at få etableret et gårdlav i de to tilhørende gårde. Afdelingsbestyrelsen har udtrykt ønske om at kunne repræsentere afdelingen i gårdlavet for. Vedtægterne for gårdlavene skal godkendes på en stiftende generalforsamling, og afdelingsbestyrelsen har derfor behov for en fuldmagt fra for at kunne deltage i mødet. Et udkast til driftsaftale og vedtægter vil blive fremlagt til endelig godkendelse og underskrift i organisationsbestyrelsen på næste møde. 5/63
Det indstilles, at bestyrelsen giver et lokalt afdelingsbestyrelsesmedlem fuldmagt til at repræsentere på generalforsamlingen og efterfølgende møder og generalforsamlinger i de to gårdlav. Bestyrelsen godkendte, at et afdelingsbestyrelsesmedlem kan repræsentere afdelingen i afdeling 0967, Gårdlavet for Frejasgade og 0968 P.D. Løvs allé m.fl. Dette medlem har kun bemyndigelse til at handle på afdelingens vegne, men kan ikke binde organisationsbestyrelsen. 7. Afdeling 0990 Ejerforeningen Grøndalsvænge Vedtægter og valg af tegningsberettigede Da afdelingerne 1096, Grøndalsvænge, plejeboliger og 1097, Grøndalsvænge, serviceareal ligger i samme bygning og er udmatrikuleret i to ejerlejligheder, skal der oprettes en ejerforening. Ejeren af begge ejerlejligheder er, og det vil derfor også være, der deltager i generalforsamlingen for ejerforeningen og sidder med i en eventuel bestyrelse for ejerforeningen. For ikke at skulle indkalde hele organisationsbestyrelsen, når der skal tages beslutninger i ejerforeningen, vil det være praktisk, at der bliver valgt to repræsentanter til at tegne ejerforeningen. Vedtægterne for ejerforeningen skal godkendes på en stiftende generalforsamling, og det er derfor nødvendigt, at det organisationsbestyrelsen beslutter, hvem der skal tegne ejerforeningen, således at administrationen kan indkalde til den stiftende generalforsamling. Et udkast til vedtægter for ejerforeningen er vedlagt. I disse lægges der op til, at der ikke er en bestyrelse, da ejer begge de ejerlejligheder, der udgør ejerforeningen. Et udkast til driftsaftale mellem de to ejerlejligheder samt et udkast til lejekontrakt for serviceareal vil blive fremlagt for organisationsbestyrelsen på et senere møde. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvem der skal tegne ejerforeningen. Derudover indstilles det, at bestyrelsen godkender vedtægterne. 6/63
Bestyrelsen godkendte vedtægterne for Ejerforeningen Grøndalsvænge og valgte Bjørn Petersen og Rasmus Riley til at tegne Ejerforeningen Grøndalsvænge. Bilag 2: Afdeling 0990 Ejerforeningen Grøndalsvænge Vedtægter inkl. Bilag 8. Afdeling 0993, Ejerforeningen Ørestad Syd Vedtægter, valg af tegningsberettigede og ejerforeningens navn Da afdelingerne 1076, Ørestad Syd, Serviceareal og 1073, Ørestad Syd, Plejeboliger ligger i samme bygning og er udmatrikuleret i to ejerlejligheder, skal der oprettes en ejerforening. Ejeren af begge ejerlejligheder er, og det vil derfor også være, der deltager i generalforsamlingen for ejerforeningen og sidder med i en eventuel bestyrelse for ejerforeningen. For ikke at skulle indkalde hele organisationsbestyrelsen, når der skal tages beslutninger i ejerforeningen, vil det være praktisk, at der bliver valgt to repræsentanter til at tegne ejerforeningen. Vedtægterne for ejerforeningen skal godkendes på en stiftende generalforsamling, og det er derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen beslutter, hvem der skal tegne ejerforeningen, således at administrationen kan indkalde til den stiftende generalforsamling. Et udkast til vedtægter for ejerforeningen er vedlagt. I disse lægges der op til, at der ikke er en bestyrelse. Dette har vi gjort, fordi ejer begge de ejerlejligheder, der udgør ejerforeningen. Et udkast til driftsaftale mellem de to ejerlejligheder er ligeledes vedlagt. Et udkast til lejekontrakt for serviceareal vil blive fremlagt for organisationsbestyrelsen på et senere møde. Københavns Kommune har ønsket, at plejecentret, som de to afdelinger 1076, Ørestad Syd, Serviceareal og 1073, Ørestad Syd, Plejeboliger samlet udgør, kaldes Ørestad Plejecenter. Det kan være praktisk, at afdelingerne og plejecentret har samme navn, eksempelvis hvis det skal omtales i pressen. Hvis navnet skal ændres fra Ørestad Syd til Ørestad Plejecenter, vil det være administrativt besværligt, når alle de officielle papirer er udarbejdet. Det vil derfor være godt at tage en beslutning om, hvad der skal være s (og dermed KAB s) benævnelse af afdelingerne og ejerforeningen, før vedtægter bliver tinglyst og aftaler som driftsaftale og lejekontrakt på servicearealet bliver underskrevet. 7/63
Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvem der skal tegne ejerforeningen og hvad ejerforeningen og afdelingerne skal hedde. Derudover indstilles det, at bestyrelsen godkender vedtægterne og driftsaftalen. Bestyrelsen godkendte vedtægter og driftsaftale for Ejerforeningen Ørestad Syd og valgte Jette Bergenholz Bautrup og Rasmus Riley til at tegne Ejerforeningen Ørestad Syd. Bestyrelsen besluttede tillige, at afdelingerne i Ørestad Syd Plejecenter ændrer navn til: Afdeling 1073, Ørestad Plejecenter, Plejeboliger Afdeling 1076, Ørestad Plejecenter, Serviceareal Afdeling 0993, Ejerforeningen Ørestad Plejecenter Bilag 3: Afdeling 0993 Ejerforeningen Ørestad Syd Vedtægter inkl. bilag Bilag 4: Afdeling 0993 Ejerforeningen Ørestad Syd Driftsaftale inkl. bilag 9. Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 Gårdrenovering Administrationen, KAB og har gennem det sidste år modtaget en del klager fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 1004, Frederiksholm karré 4 vedrørende fejl og mangler i forbindelse med den udførte gårdrenovering og klager over KAB s og s håndtering af sagen. Sagen blev behandlet på møde i boligorganisationen den 5. december 2011. Efter en del korrespondance til og fra afdelingsbestyrelsen og Lejernes LO blev der afholdt et møde med deltagelse af afdelingsbestyrelsen, Lejernes LO, formandskabet for Boligselskabet AKB, København og administrationen. Mødet afklarede en del af klagepunkterne, men ikke alle bl.a. lamperne. Der er stor utilfredshed med de monterede lamper, idet disse til stadighed står skævt. Entreprenøren har afvist yderligere tiltag og har oplyst, at skævheden skyldes påkørsel af lamperne, og afdelingsbestyrelsen mener, at skævheden skyldes fejlmontering og forkert valg af lamperne. Administrationen har forhandlet med rådgiver Lone Van Deurs, der pr. kulance har tilbudt en erstatning på 10.000 kr., men dette beløb finder afdelingsbestyrelsen er for lille. 8/63
Afdelingsbestyrelsen har tidligere anmodet om, at der føres syn og skønssag uden udgift for afdelingen, og organisationsbestyrelsen har på mødet i december 2011 besluttet, at afdelingen selv må afholde udgift til syn og skønssag, hvis denne ønskes ført. Lejernes LO har efterfølgende på vegne af afdelingsbestyrelsen foreslået forlig, hvor KAB eller betaler afdelingen 50.000 kr. pt. kulance til fuld og endelig afregning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og træffer beslutning vedrørende erstatning til afdelingen på 50.000 kr. Bestyrelsen afslog at betale et kulancemæssigt beløb til afdelingen. Bilag 5: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Referat fra møde med afdelingsbestyrelsen af 12. april 2012 Bilag 6: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Mail af 18. juli 2012 fra Elly Borg til afdelingsbestyrelsen m.fl. Bilag 7: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Brev fra afdelingsbestyrelsen af 23/7/16/8 2012 Bilag 8: Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 - Svar til afdelingsbestyrelsen på brev af 23/7/16/8 2012 10. Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Helhedsplan - status Der har været afholdt 6 møder i byggeudvalget med skiftende deltagere og skift af afdelingsbestyrelse. Sidste møde blev afholdt den 18. januar 2012, hvor sagens rådgivere Henrik Larsen og Friborg & Lassen præsenterede et tilrettet forslag til helhedsplan efter beslutning på forrige møde. Byggeudvalget var på mødet i tvivl om forslagets egnethed til fremlæggelse for beboerne med mulighed for, at dette blev forkastet. Der blev ikke aftalt videre fremfærd efter dette møde. Afdelingen fik herefter, på administrationens foranledning, et tilbud om at deltage i en fremtidssikringsanalyse af afdelingen. Denne blev udarbejdet i maj-juni måned, og det blev vedtaget i afdelingsbestyrelsen at genoptage helhedsplanarbejdet på baggrund af analysen. Der afholdes nyt møde i byggeudvalget den 27. september 2012. 9/63
Byggeudvalget skal på mødet forholde sig til et forslag til tids- og procesplan, vedlagt som bilag 1, som er udarbejdet af administrationen. Efter denne forventes sagen at blive forelagt til godkendelse på et ekstraordinært afdelingsmøde i februar måned 2013 med efterfølgende indsendelse til Landsbyggefonden i februar-marts måned. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. Bilag 9: Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 - Tids- og procesplan 11. Afdeling 1009, Grønnegården Montering af individuelle altaner godkendelse af endeligt byggeregnskab Bestyrelsen godkendte byggeregnskabet på bestyrelsesmødet den 5. maj 2011. Byggeregnskabet udviste et mindre forbrug i forhold til budgettet på 718.417 kr. I byggeregnskabet var der en reservation på 665.901 kr. Reservationen var ekskl. udgift til byggetilladelse på 80.034 kr. og ekstraarbejder på 62.950 kr. Der er nu udarbejdet endeligt byggeregnskab pr. 31. januar 2012, der kan opgøres følgende: Anvendt Budget Afvigelse Samlet reservationsopgørelse 791.078 kr. 665.901 kr. 125.177 kr. Byggeregnskabets anlægssum ender således med et samlet mindre forbrug på i alt 593.240 kr. Finansiering af anskaffelsessummen Byggeregnskab Endeligt Afvigelse 20-årigt realkreditlån 10.995.408 kr. 11.7120.585 kr. 125.177 kr. LBF egen trækningsret 4.700.000 kr. 4.700.000 kr. 0 kr. I alt 15.695.408 kr. 15.820.585 kr. 125.177 kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet. 10/63
Godkendt. Bilag 10: Afdeling 1009, Grønnegården Endeligt byggeregnskab 12. Afdeling 1015, Carl Jacobsens Vej Nybyggeri Baggrund Den 1. februar 2012 startede entreprenøren W. Lynggaard Petersen opførelsen af Carl Jacobsens Vej - 53 familieboliger, botilbud til 26 beboere samt opførelsen af en børnehave i stueplan på i alt 1.333 m². Totalrådgivere på byggesagen er Tegnestuen Vandkunsten og Dominia. Hovedentreprenøren er W. Lynggaard Petersen A/S. Status projekt Entreprenøren er nu færdig med at støbe fundament, hvorfor man er i gang med at sætte betonvægge i stueplan og 1. sal. På byggepladsen er der opsat en prøve på vinduespartier og murstensfacade, der kan være med til at sikre kvalitet og den rette udførelse. Københavns Kommune og de tekniske rådgivere har set og godkendt den opsatte prøve, med krav om forbedring af samlinger i hjørner, der kan sikre korrekt afledning af regnvand. I forbindelse med nedsættelse af grundstensdokumentet den 21. september 2012, er der udsendt invitation til alle relevante parter, samt annoncering af talere på dagen. Administrationen har foreslået at ændre navnet på Carl Jacobsens Vej til Ny Ellebjerg. Da byggeriet ligger meget tæt på Ny Ellebjerg station. Samtidigt kan det navnet være med til at understrege den fornyelse, som netop dette projekt er med til at skabe. Administrationen er gået i gang med at udarbejde vedtægter for de fire afdelinger, der er under opførelse. Der vil således være vedtægter for en ejerforening, hvor de grundlæggende regler for foreningen er vedtaget. Hertil hører en fælles driftsaftale, som fordeler de forskellige driftsudgifter mellem de fire afdelinger. Status og økonomi Administrationen har nu betalt 6. rate til entreprenøren. Ud af den samlede entreprisesum på 113.047.000 kr. ser det stadig ud til, at der er ekstraarbejder for mere end 2 mio. kr. Administrationen er i tæt dialog med Københavns Kommune for at sikre, at de vil godkende denne overskridelse. Hvis der kommer flere ekstraordinært store udgifter til ekstraarbejder, kan dette medføre nye besparelser i projektet. På denne baggrund følger administrationen den økonomiske udvikling meget tæt. Hvis det bliver nødvendigt med et ekstraordinært bygge- 11/63
udvalgsmøde inden næste planlagte møde i august 2012, vil administrationen indkalde hertil. Tidsplan Byggeriet er forsinket med 1 måned, hvorfor aflevering af projektet forventes at være omkring 1. december 2013. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 13. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Udskiftning af centralvarmeanlæg Budget, finansiering og beregnet huslejekonsekvens Der er i samråd med afdelingsbestyrelsen udarbejdet projekt for udskiftning af afdelingens centralvarmeanlæg. Tilbud er indhentet i indbudt licitation den 30. maj 2012 ved Henrik Larsen, rådgivende ingeniører, og billigste tilbud ved Enco VVS A/S. Projektet består i ændring af centralvarmeanlægget, således at radiatorer flyttes til placering under vinduer, isolering af brystninger, fjernelse af asbest ved rørisolering og ændring af hovedføringer i kælder og loft for de nye stigstrenge med radiatorplaceringen ved facaderne samt opsætning af elektroniske varmemålere. Forslaget er godkendt på det ordinære afdelingsmøde den 13. september 2012. Brugsvandsinstallation renovering Sideløbende er der projekteret renovering af brugsvandsinstallationerne med nye stigstrenge, armaturer for bad/toilet og køkkeninstallationer og montering af forbrugsmålere. Renovering af brugsvandinstallationerne forudsættes finansieret ved afdelingens henlæggelsesmidler med anlægssummen 5.789.134 kr. Forslag om ændring af henlæggelserne er godkendt på det ordinære afdelingsmøde den 13. september 2012. 12/63
Der indhentes myndighedernes tekniske og administrative godkendelse af renoveringernes udførelse, finansiering og huslejestigning. Arbejderne planlægges iværksat umiddelbart efter organisationsbestyrelsens stillingtagen til nærværende ansøgning og modtagelse af Landsbyggefondens stillingtagen til sagen. Forudsat udførelsesperiode er september 2012 august 2013. Beregnet forventet besparelse på ca. 15 % af 1.200.000 kr. pr. år, 180.000 kr. pr. år, i henhold til Henrik Larsen, rådgivende ingeniørfirma erfaringsmæssige beregninger for forbedret styring og brystningsisolering. Udskiftning af centralvarmeanlæg Håndværkerudgifter inkl. 15 % reserver Teknikerhonorar, inkl. reproduktion Byggesagshonorar, låneoptagelse, eftersyn Anlægssum inkl. moms Finansiering af centralvarmeanlæg Realkreditlån annuitet 30 år Landsbyggefond trækningsret, egne midler pr. 2017 Landsbyggefond trækningsret, fælles midler Finansiering i alt Beregnet huslejekonsekvens Årlig ydelse for realkreditlån annuitet 30 år 7.184.260 kr. 729.000 kr. 782.500 kr. 8.695.760 kr. 2.898.587 kr. 2.047.157 kr. 3.750.016 kr. 8.695.760 kr. 188.408 kr. Huslejestigning 16,67 kr. pr.m² årligt, svarende til 2,32 % i forhold til den gældende husleje på 717,00 kr. pr. m² årligt, svarende til en gennemsnitlig huslejestigning på 86 kr. pr. måned. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projekt og finansiering, herunder tildeling af LBFtrækningsretsmidler til sagen. Bestyrelsen har generelt besluttet, at der skal holdes igen med tildeling af egen trækningsret fællespuljen. Baggrunden for dette er, at det forventes, at der skal bruges mange midler i forbindelse med tilskud til arbejder, der skal udføres i forbindelse med Fremtidssikringsrapporterne. 13/63
Bestyrelsen godkendte projekt og finansiering, herunder tildeling af 3. mio. kr. fra LBF, fællesfonden til sagen. 14. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Optagelse af lån til individuel bolig forbedring Rasmus Riley deltog ikke i behandling af dette punkt. Et lejemål i afdelingen på 85 m² har ansøgt om at udvide lejemålet ved at inddrage et ubenyttet tørreloftsrum på ca. 16 m², så lejemålet i alt bliver 101 m². Afdelingen har fået byggetilladelse fra Københavns Kommune. På afdelingsmødet den 8. september 2011 godkendte beboerne, at tørreloft kan inddrages i lejemålet, og der optages et lån over 30 år, hvor alle udgifter til lånet pålægges lejemålet. Anslået byggeudgift Rådgivning mm. I alt 275.000 kr. 25.000 kr. 300.000 kr. Anslået udgift til lån pr. år 18.600 kr., som vil give en kvadratmeterpris på ca. 1.163 kr. for de nye 16 m² og totalt for lejemålet en kvadratmeterpris på ca. 822 kr. Gennemsnithuslejen for afdelingen i budget 2013 er 758 kr. pr. m². Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingen kan optage et 30-årigt lån på ca. 300.000 kr. Godkendt. 15. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Ændring af langtidsplan På afdelingens langtidsplan er der for året 2012 på konto 116.5301 afsat 4.649.000 kr. til udskiftning af stigstrenge (brugsvandrør) i hele afdelingen. Efter afholdt licitation er de afsatte midler ikke tilstrækkelige, og hele projektet kan ikke nå at blive færdigt i år 2012. Derfor fremsætter afdelingsbestyrelsen i samarbejde med administrationen forslag på afdelingsmødet den 13. september 2012 om at ændre afdelingens langtidsbudget som følger. Ændringerne i langtidsplanen er godkendt på afdelingsmødet den 13. september 2012: Afsætte 2012 på konto 116.5301 (afsat år 2012, 4.649.000 kr.) Afsætte 2013 på konto 116.5301 (afsat år 2012, 0 kr.) Konto 116.5301 afsættes i alt år 2012 og 2013 3.500.000 kr. 2.353.484 kr. 5.853.484 kr. 14/63
Ændringerne medfører ikke bygningsmæssige eller likviditetsmæssige problemer. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede langtidsplan. Godkendt. 16. Afdeling 1022, Jagtvej, karré 2 Ændring af langtidsplan På afdelingens langtidsplan er der for året 2012 på konto 116.5003 afsat 229.000 kr. til reparation af kloakker og 300.000 kr. i både år 2013 og 2014. Efter at afdelingens kloakker er blevet filmet, viser det sig, at der er så store og så mange skader, som skal udbedres hurtigst muligt og ikke kan vente som planlagt. Derfor har afdelingsbestyrelsen i samarbejde med administrationen vurderet at flytte 300.000 fra år 2014 og 122.000 kr. fra år 2013 frem til år 2012. Ændringerne i langtidsplanen forelægges på afdelingsmødet den 25. september 2012: Afsætte 2012 på konto 116.5003 (afsat år 2012, 229.000 kr.) Afsætte 2013 på konto 116.5003 (afsat år 2013, 300.000 kr.) Afsætte 2014 på konto 116.5003 (afsat år 2014, 300.000 kr.) 651.000 kr. 178.000 kr. 0 kr. Ændringerne medfører ikke bygningsmæssige eller likviditetsmæssige problemer. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede langtidsplan, under forudsætning af at afdelingsmødet har godkendt ændringen. Godkendt. 17. Afdeling 1023, Guldberg - Badeværelsesrenovering På mødet den 27. marts 2012 blev bestyrelsen orienteret om status for renoveringssagen, der var kommet godt i gang, men var blevet forsinket af miljøbelastende asbestforekomster og blymaling i vægpudsen. 15/63
Administrationen har bedt rådgiverne Dominia om at vurdere det samlede omfang af afværgeforanstaltninger og den hermed forbundne økonomi, for at sagen kunne gennemføres som planlagt. Byggeprocessen har ikke været stoppet, idet en del af de afsatte midler til uforudseelige udgifter har været anvendt til de nødvendige miljøtiltag. Administrationen har efterfølgende udarbejdet et nyt budget og en ny finansiering. Budgettet overskrider det tidligere godkendte budget med 3,2 mio. kr. Nyt budget Tidligere budget Håndværkerudgifter 21.915.971 kr. 18.919.378 kr. Honorarer, forundersøgelser 3.615.417 kr. 3.313.167 kr. Øvrige omkostninger 1.800.300 kr. 1.905.200 kr. Anskaffelsessum i alt 27.331.688 kr. 24.137.745 kr. Ny finansiering Tidligere finansiering Realkredit, 30 år 16.556.718 kr. 14.362.970 kr. Frie henlæggelsesmidler 774.970 kr. 774.970 kr. LBF egen trækningsret 10.000.000 kr. 9.000.000 kr. I alt 27.331.688 kr. 24.137.745 kr. Årlig ydelse, realkredit 993.403 kr. 1.005.394 kr. Huslejestigning pr. m 2 / år 75,66 kr. 78,59 kr. Svarende til 11,9 % 12,3 % Overskridelsen på 3,2 mio.kr. kan delvist finansieres ved optagelse af et større lån med samme ydelse som det oprindelige, idet det p.t. lave renteniveau muliggør dette. Herudover vil det være nødvendigt at forhøje trækningsretten med 1 mio. kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender det forhøjede budget og den ændrede finansiering samt bevilger et ekstra tilskud fra trækningsretsmidlerne på 1 mio. kr. Bestyrelsen godkendte det forhøjede budget og gav tilsagn om midler fra LBF, fællesfonden op til 10 mio. kr. fratrukket afdelingens egen trækningsret, inklusive træk 5 år frem. 16/63
18. Afdeling 1028, Bispevænget Adgangskontrolsystem - ansøgning om tilskud fra fællespuljen Afdelingsbestyrelsen ønsker at etablere et adgangskontrolsystem. Baggrunden er, at afdelingens nøglesystem og dørtelefoner er utidssvarende, stigende hærværk samt utryghed blandt beboerne. Alternativ 1, adgangskontrolsystem uden video Samlet investering 14.097.000 kr. Lån 4.652.000 kr. Egen trækningsret 4.617.000 kr. Egen trækningsret de næste 5 år 3.880.000 kr. Ansøgning fra fællespuljen 948.000 kr. Alternativ 2, adgangskontrolsystem med video Samlet investering 16.129.000 kr. Lån 5.322.000 kr. Egen trækningsret 4.617.000 kr. Egen trækningsret de næste 5 år 3.880.000 kr. Ansøgning fra fællespuljen 2.310.000 kr. Ovennævnte alternativer fremlægges på ekstraordinært afdelingsmøde, når tilsagn om tilskud er modtaget. Afdelingsmødet godkender, hvilket alternativ der skal arbejdes videre med. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ansøgning om tilskud fra Landsbyggefonden med 8.497.000 kr. fra egen trækningsret og 948.000 kr. / alternativt 2.310.000 kr. fra fællespuljen under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse samt valg af alternativ. Ydelse på lån i alternativ 1 er 13,23 kr. pr. m², svarende til en huslejestigning på 1,7 %. Ydelse på lån i alternativ 2 er 15,13 kr. pr. m², svarende til en huslejestigning på 2,0% Bestyrelsen har generelt besluttet, at der skal holdes igen med tildeling af egen trækningsret fællespuljen. Baggrunden for dette er, at det forventes, at der skal bruges mange midler i forbindelse med tilskud til arbejder, der skal udføres i forbindelse med Fremtidssikringsrapporterne. 17/63
Bestyrelsen godkendte ansøgningen om anvendelse af afdelingens egen trækningsret, i alt 8.497.000 kr. til projektet, men kunne ikke give tilsagn om anvendelse af fællespuljen i LBF. Bilag 11: Afdeling 1028, Bispevænget afdelingsbestyrelsens uddybende kommentarer 19. Afdeling 1039, Emaljehaven 5-års eftersyn Emaljehaven blev afleveret 1. februar 2007. Byggeskadefonden har i august 2011 foretaget deres 5-års eftersyn af afdelingen. Eftersynet har til hensigt at få afdækket eventuelle skjulte svigt og skader, der kan være opstået i forbindelse med opførelsen, og som først nu er synbar ca. 4 år efter afleveringen. Efter aftale med forvaltningen og afdelingsbestyrelsen varetog KAB Byggesupport i den forbindelse den administrative del af eftersynet, samt stod for gennemførelsen af en 5-års gennemgang med henblik på at afdække eventuelle reklamérbare fejl og mangler ved byggeriet. Med baggrund i Byggeskadefondens 5-års eftersynsrapport samt i tilbagemeldinger på spørgeskemaer blandt beboerne blev der i november 2011 reklameret til den ansvarlige bygherre (Ejendomsselskabet MH A/S) og totalentreprenør (KPC) over følgende forhold, og status er nu som følger: 1. På sandwich-facadeelementernes krone er der afskåret og blottet armering. Armeringen vil ruste og vil kunne medføre afsprængninger af kronen. Forholdet er registreret 3 steder på havesiden i opgang 9 B/C og skal afhjælpes ved udførelse af betonreparation. Forholdet er afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 2. Der er fugeslip i fuger mellem elementkroner på havesiden i opgang 9. Forholdet vil medføre vandindtrængning med fugtskader til følge. Manglende fuger skal etableres. Forholdet er afhjulpet af ejerforeningen i forbindelse med deres eftergang af facadefugerne. 3. Der er registreret mangelfuld vandret fugning mellem altanelementer og facadeelementer. Forholdet medfører vandindtrængning med fugtskader til følge og er registreret i boligerne 9A, 2. tv. og 9A, 4. tv. KAB Byggesupport har eftergået samtlige af afdelingens altaner og har fundet 12 lignende forhold. Alle er nu afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 4. Der er registreret opfugtning/skimmelsvamp på vægstykke over terrassedør mod gaden. Forholdet er registreret i boligen 9 A, st.th. 18/63
Forholdet vurderedes at skyldes utætte facadefuger og til dels dårligt indeklima i den pågældende bolig. Forholdet afhjælpes ved ejerforeningens eftergang af facadefugerne. 5. Der er registreret svage misfarvninger på udvendig side af facadeelementerne. Forholdet ses lidt på havesiden samt lidt på gadesiden. Forholdet er en bagatel, og er afvist af MH og KPC. Forholdet er overgivet til drift. 6. Der er på badeværelserne i flere boliger konstateret områder med skrukke (løstsiddende) fliser - oftest bag døren ind til badeværelset. Omfanget varierer fra få fliser og op til ca. 1 m² vægfliser. Løse og skrukke fliser skal fastlimes. Forholdet er registreret i ca. 60 % af de besigtigede boliger, herunder i boligerne 9A, st.th, 9A, 2. tv, 9C, 2. tv, 9D, st.th., 9D, 4.tv., 9E, 3.tv. og 9E, 4.th., og det må således siges at være af generel karakter. Forholdet er afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 7. Der er på badeværelserne registreret manglende fugning mellem koblingsdåser for brugsvand og fliser. Dette giver mulighed for vandindtrængning til bagvedliggende bygningsdele med skader til følge. Forholdet er registreret i samtlige af de besigtigede boliger, og det må således siges at være af generel karakter. Forholdet vedrører koblingsdåser for cisternevand til toiletterne, hvor den omtalte fugning ikke er et normkrav, og det har derfor ikke været muligt at fastholde kravet over for MH og KPC. På Byggeskadefondens anbefaling er forholdet dog blevet eftergået alligevel af ejendomskontoret. Dette forventes afsluttet primo november 2012. 8. Trækgener fra vinduer samt fra terrasse- og altandøre. Forholdet er afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 9. Vandindtrængen i vinduer i forbindelse med regnvejr. Afhjulpet af ejerforeningen i forbindelse med eftergang af facadefuger. 10. Kolde gulve, især langs ydervægge. Forholdet er eftergået og afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 11. Bruseafløb som sidder fast og ikke kan renses. Enkelte gulvafløb har vist sig at være skæve. Disse er nu udskiftet af KPC uden udgift for afdelingen 19/63
12. Fugt/vandskader på indvendig side af ydervægge. Skader efter vandindtrængen gennem facader er blevet udbedret af KPC uden udgift for afdelingen. 13. Fugt/vandskader på loftsoverflader. Forholdet er afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 14. Utilstrækkelig mekanisk udsugning samt støj fra anlægget. Intet tyder på svigt og skader i anlægget. Derimod har mange beboere lukkede og/eller tilstoppede friskluftventiler, hvilket bevirker, at anlægget bliver ustabilt. Forholdet er overgivet til ejendomskontoret. 15. Revnede gulvfliser i badeværelser. Forholdet er eftergået og afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 16. Knirkende og eftergivende gulve samt revner mellem lameller. Forholdet er under behandling med uvildig undersøger Erik Brandt. Forventer foreløbig afklaring ultimo september. 17. Tilfælde af bankelyde fra gulvvarmen. Forholdet er eftergået og afhjulpet af KPC uden udgift for afdelingen. 18. Tilfælde af flækket bræddebelægning på terrasser. Det har ikke været muligt at holde MH og KPC ansvarlige for forholdet. Forholdet er overgivet til ejendomskontoret. Efter aftale med forvaltningen og afdelingen er KAB Byggesupports indsats undervejs i forløbet honoreret efter medgået tid. Timeforbruget på sagen er pt. ved at blive opgjort, og honoraret forventes på den baggrund at lande på ca. 120.000 kr. KAB Byggesupport betragter nu 5-års eftersynet af Emaljehaven som værende afsluttet. Tilbage resterer forholdet vedrørende de knirkende gulve, hvilket er overgået til en anden sag med anden honoraraftale. 20/63
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Afdeling 1039, Emaljehaven - Gulve Tilbage i august 2011 gennemførte Byggeskadefonden deres 5-års eftersyn af Emaljehaven. Efter aftale med forvaltningen og afdelingsbestyrelsen varetog KAB Byggesupport i den forbindelse den administrative del af eftersynet samt stod for gennemførelsen af en 5-års gennemgang med henblik på at afdække eventuelle reklamérbare fejl og mangler ved byggeriet. I forbindelse med 5-års gennemgangen kom det frem, at rigtig mange af AKB s boliger i afdelingen, jf. beboerne, døjer med højlydt knirkende trægulve, samt at de langsgående samlinger mellem lamellerne i gulvene har tendens til at gå fra hindanden. KAB Byggesupport valgte at reklamere over forholdet til den ansvarlige bygherre Ejendomsselskabet MH, der er det selskab, som har overtaget boet efter den oprindelige og nu krakkede bygherre Søtoftegård. Da Ejendomsselskabet MH, via den udførende totalentreprenør KPC, valgte at afvise forholdet, og eftersom årsagen til problemerne ikke umiddelbart kunne konstateres, var den eneste måde, hvorpå reklamationen mod MH kunne fastholdes, at foretage en destruktiv undersøgelse af gulvene. Undersøgelsen skulle afklare en eventuel årsag til problemerne og derigennem dokumentere et ansvar. Desuden skulle undersøgelsen forsøge at afklare en måde, hvorpå problemerne ville kunne afhjælpes, samt hvad dette i så fald ville koste, således at selskabet og afdelingen ville have det fornødne grundlag til at træffe beslutning om et afhjælpende forløb, hvis undersøgelsen skulle vise, at MH og KPC ikke kan holdes ansvarlige for forholdet, og reklamationen mod dem dermed måtte droppes. Af hensyn til et eventuelt fremtidigt retsligt forløb var det forinden undersøgelsen nødvendigt at blive enig med modparten om, hvem der skulle foretage undersøgelsen, samt hvordan undersøgelsen skulle forløbe. Dette simpelthen for at undersøgelsen skulle være så uvildig som muligt. Dog forholder det sig sådan, at da det som bekendt er den reklamerende part i dette tilfælde /afdelingen som har bevisansvaret, tilfalder udgiften i den forbindelse med undersøgelsen ene og alene denne, altså Boligselskabet AKB, København/afdelingen. Da KAB Byggesupport og MH/KPC i sommer var blevet enige om vilkårene for en destruktiv undersøgelse foretaget af uvildig undersøger, civilingeniør og seniorforsker Erik Brandt, opstod der mulighed for, at undersøgelsen kunne gennemføres allerede den 5. juli 2012. På den måde kunne der komme en snarlig afklaring på sagen. Da et møde i selskabet ikke lå lige for, 21/63
rettede KAB Byggesupport, via forvaltningen, henvendelse til selskabets formand og næstformand med et ønske om at få bevilliget 50.000 kr. til gennemførelsen af den destruktive undersøgelse af gulvene i Emaljehaven. Selskabet gav derigennem mundligt tilsagn til bevillingen, dog skulle bevillingen godkendes formelt på nærværende september-møde. De bevilgede 50.000 kr. skal dække Erik Brandts honorar for gennemførelse af undersøgelse i 3 udvalgte boliger, for udarbejdelsen af en rapport samt udgifter til håndværkere i forbindelse med selve undersøgelsen. Derudover skal beløbet dække honorar til KAB Byggesupport for medgået tid i forbindelse med planlægning og gennemførelse af undersøgelsen. De 50.000 kr. dækker således kun frem til rapportens tilblivelse. Når rapporten er færdig, vil den blive forelagt selskabet og afdelingen, således at der kan tages stilling til et videre forløb, herunder hvorvidt KAB Byggesupport skal inddrages yderligere. Selve undersøgelsen blev gennemført den 5. juli 2012. Her blev dele af gulvene i 3 udvalgte boliger lukket op. Ved undersøgelsen deltog repræsentanter fra hhv. KAB Byggesupport, KPC og ejendomskontoret. KAB Byggesupport har meddelt Erik Brandt og KPC, at man via undersøgelsen ønsker svar på følgende spørgsmål: - Hvad er den konkrete årsag til, at gulvene knirker? - Hvad er den konkrete årsag til, at langsgående samlinger mellem lameller gaber? - Er der evt. en sammenhæng mellem gab i langsgående samlinger og varmeslanger under gulvet til radiatorer? - På baggrund af undersøgelsens resultat af knirkende gulve og gab i langsgående samlinger, hvornår, i løbet af 5 års-perioden, burde driftsherren med rimlighed kunne forventes at kende til det eventuelt foreliggende svigt? - Hvordan kan begge forhold afhjælpes, og hvad koster det? Rapporten med konklusionen på undersøgelsen er under udarbejdelse og ventes foreløbig afsluttet ultimo september. KAB Byggesupport vil løbende orientere om sagens status. Det indstilles, at der gives formelt tilsagn om bevilling af 50.000 kr. til gennemførelse af destruktiv undersøgelse af gulvene i Emaljehaven. Godkendt. 22/63
21. Afdeling 1039, Emaljehaven - Mangelafhjælpning ansøgning om yderligere tilskud fra dispositionsfonden Bestyrelsen har på mødet den 27. marts 2012 godkendt, at der ydes et tilskud via dispositionsfonden på i alt 1.330.205 kr. som rente- og afdragsfrit lån. Lånet tilbagebetales, hvis afdelingen nu eller senere beslutter helt eller delvis salg af lejlighederne. 805.205 kr. af de 1.330.205 er ydet til dækning af ufinansierede udgifter vedrørende opførelsen, de resterende 525.000 kr. er ydet til dækning af udgifter vedrørende mangelafhjælpning, der er udført over driften. Da samlede udgifter vedrørende mangelafhjælpning pr. 31. december 2012 i alt udgør 610.286,75 kr., er der stadig er en udgift på 85.286,75 kr. vedrørende mangelafhjælpning, der ikke er blevet dækket med det ydede tilskud. Der ansøges derfor om yderligere tilskud fra dispositionsfonden på 85.286,75 kr. til dækning af den resterende del af mangelafhjælpningssagen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der ydes et yderligere tilskud via dispositionsfonden på 85.286,75 kr. som rente- og afdragsfrit lån. Godkendt. 22. Afdeling 1040, Lygten Byggeregnskab Københavns Kommune godkendte skema C og den endelige byggeudgift i skrivelse af 12. august 2011 med visse forbehold. I byggesummen indgik på ansøgningstidspunktet i 2009 et samlet afsætningsbeløb på 1,2 mio. kr. Dokumentation for afholdelse af disse beløb er indsendt af administrationen i april 2011 og er således medtaget i den endelige godkendelse af regnskabet. Kommunen har nedsat den endelige anskaffelsessum for boligerne til 74.790.000 kr. ved en reduktion af ekstraudgifter på 148.000 kr. Kommunen kan ikke godkende de ekstra byggeudgifter som støtteberettigede, idet der på et tidligere tidspunkt burde have været taget bedre højde for disse. Kommunen bemærker i godkendelsen, at de ikke godkendelige udgifter på 148.000 kr. ikke kan accepteres afholdt over afdelingens drift. 23/63
Der må derfor anmodes om, at beløbet afholdes af dispositionsfondens midler. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bevilger et rente- og afdragsfrit lån fra organisationens dispositionsfond på 148.000 kr. Godkendt. 23. Afdeling 1040, Lygten Tilbageskødning af serviceareal status På bestyrelsesmødet den 27. marts 2012 blev der orienteret om det kommende møde med Socialforvaltningen om vilkårene for leje og vilkårene for salg af servicearealerne. Inden mødet den 27. marts 2012 havde Socialforvaltningen via mailkorrespondance opgjort sine forventninger til en eventuel salgsaftale, hvor al moms for grundkøb og bygninger refunderes til kommunen. Administrationen var på mødet ikke enig i denne holdning, da man ikke kunne fratrække moms af de allerede afholdte udgifter med tilbagevirkende kraft i 3 år og tilbagebetale denne til kommunen. Socialforvaltningen har efter mødet tilkendegivet, at man vil være imødekommende over for denne holdning. Den samlede opgørelse af de ekstraordinære byggelånsrenter blev på mødet oplyst til 1,16 mio. kr., og det havde kommunen ingen indvendinger imod at godtgøre. De øvrige driftsudgifter for perioden 2007-2010 og manglende indbetalinger for servicearealet var ikke opgjort til mødet, og det blev aftalt, at næste møde skulle afholdes, når dette var sket. På grund af tidnød og ferieperiode vil denne opgørelse først blive færdig primo september måned, og der vil herefter blive indkald til et nyt møde med Socialforvaltningen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 24/63
24. Afdeling 1041, Øbrohus Ændring af langtidsplan I forbindelse med udarbejdelsen af budgettet for 2012 blev der i langtidsplanen bl.a. afsat 995.000 kr. til renovering af elevatorer. Arbejdet er planlagt som 3 etaper over 3 år, med renovering af 3 elevatorer pr. år. Det har imidlertid vist sig, at arbejdet kan udføres hurtigere end først antaget. Det er derfor nødvendigt at afsætte flere penge til dette arbejde i indeværende år. Konto 116.6601 Transportanlæg elevatorer Yderligere behov i 2012 500.000 kr. Ændringen medfører ikke likviditetsmæssige problemer i forhold til konto 401. Afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet har godkendt den reviderede langtidsplan. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den reviderede langtidsplan for 2012. Godkendt. 25. Afdeling 1042, Tåsingegade Ændring af langtidsplan I forbindelse med udarbejdelsen af budgettet for 2012 blev der i langtidsplanen bl.a. afsat 350.000 kr. til renovering/strømpeforing af faldstammer. Arbejdet blev 83.000,00 kr. dyrere en budgetteret og der skulle også udskiftes afløb i kælderen for 43.000,00 Kr. Det er derfor nødvendigt at afsætte flere penge til dette arbejde i indeværende år. Konto 116.5201 Faldstammer afløb Yderligere behov i 2012 126.000 kr. Ændringen medfører ikke likviditetsmæssige problemer i forhold til konto 401. Afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet har godkendt den reviderede langtidsplan. 25/63
Det indstilles, at bestyrelsen godkender den reviderede langtidsplan for 2012. Godkendt. 26. Afdeling 1043, Kirsteinsgade Altaninddækning reservationsopgørelse Der er udarbejdet reservationsopgørelse pr. 1. juni 2012 for altaninddækningen. I byggeregnskabet dateret 31. marts 2011 var afsat 175.875 kroner, og der har været et samlet merforbrug på 5.418 kroner, fordelt med 1.756 kroner på byggesagshonorar, 5.913 kroner på stempelomkostninger og 250 kroner på revisionshonorar, dette til dels modsvaret af mindreforbrug på 2.000 kroner på trykudgifter og 500 kroner på kørsel og møder. Det samlede merforbrug er forudsat dækket af afdelingens drift Det indstilles, at bestyrelsen godkender reservationsopgørelsen, og at sagens merforbrug dækkes som beskrevet ovenfor. Godkendt. Bilag 12: Afdeling 1043, Altaninddækning - reservationsopgørelse 27. Afdeling 1048, Lundtoftegade - Fleksibel udlejning af 6 nye boliger i Lundtoftegade samt fastsættelse af leje og indskud Baggrund Den tidligere lejere af Lundtoftegade 9-11, 1-3 sal, blok G, Akutinstitutionen under Københavns Kommune har opsagt lejemålet til fraflytning ultimo april 2011. Det har efter flere forhandlinger med kommunen ikke vist sig muligt at finde en anden kommunal lejer til dette erhvervslejemål. Derfor omdannes lejemålet til 6 nye boliger. Afdelingsbestyrelsen ønsker, at 2 af de ledige boliger udlejes med beboerfortrinsret, 4 udlejes direkte via de fleksible udlejningsregler med henblik på at styrke beboersammensætning gennem udlejningsmodellen. Lundtoftegade er på nuværende tidspunkt undtaget for anvisninger fra Københavns Kommune. 26/63
Status I Lundtoftegade er afdelingen i fuld gang med at omdanne Akutinstitutionens tidligere erhvervslejemål i blok G til 6 nye boliger. I den forbindelse er det afdelingsbestyrelsens ønskes at der i forbindelse med udlejning af de 6 nye familieboliger i Lundtoftegade flytter så mange ressourcestærke beboere ind i blok G som muligt. Derfor ønsker afdelingsbestyrelsen, at første udlejning af boligerne følger nedenævnte model anvendt: 2 af de nye ledige boliger udlejes med beboerfortrinsret, og 4 boliger udlejes direkte via de fleksible udlejningsregler. Der er 3 nye boliger på 139 m² og 3 nye boliger på 100 m². En bolig på 100 m² og en bolig på 139 m² mærkes til beboerfortrinsret. Når boligerne efter første udlejning er fuldt udlejet, vil alle 6 omtalte boliger igen blive udlejet efter de gældende regler, som ovenfor anført. Økonomi Da sammenlægningen indgår som en samlet del af afdelingens fysiske helhedsplan vil huslejeniveauet følge de nye sammenlagte boliger i blok D med en husleje på 856 kr. pr. m². Huslejeniveauet opgjort pr. bolig før varme og antennebidrag vil udgøre som følger: 7.133 kr. for en 100 m² bolig 9.915 kr. for en 139 m² bolig Hjemfald Lejlighederne er indrettet i en tidligere institution, der ikke blev indregnet i betaling af hjemfald til Københavns Kommune. Vi har i forbindelse med ombygningen undersøgt sagen og kunne konstatere, at der skulle betales ca. 7 mio. kr. i tilbagefald. Baggrunden for dette er, at der ikke ydes rabat på indløsninger, der sker efter den oprindelige aftale. Vi har efterfølgende ansøgt Landsbyggefonden om godkendelse af at benytte en del af reservationsbeløbet til indfrielse, men dette har ikke kunnet imødekommes. Der vil således være en forpligtigelse til betaling af beløbet samtidig med tilbagefald af institutionerne. Indskuddet udgør 3 måneders husleje, hvilket er i samme niveau som det opkrævede indskud på de 30 sammenlagte lejemål i Blok d. Den gennemsnitlige leje for eksisterende boliger på nær de 30 sammenlagte boliger i blok D udgør 810 kr. pr. m². 27/63
Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovennævnte ændring af de fleksible udlejningsregler ved førstegangsudlejning af ovennævnte 6 nye boliglejemål, samt huslejeniveau og indskud for disse nye boliger. Godkendt. 28. Afdeling 1048 - Lundtoftegade Anvisningsaftale med Københavns Kommune Der er udarbejdet udkast til ny anvisningsaftale imellem og Københavns Kommune vedrørende 21 boliger i Lundtoftegade. Anvisningsaftalen skal afløse en lejeaftale af 15. februar 2002. Københavns Kommune har hidtil jf. aftalen af 15. februar 2002 lejet i alt 21 boliger i blok F i Lundtoftegade 27-31 ud af i alt 80 lejemål. Heraf benyttes 1 lejemål til kontor for de kommunale medarbejdere, der udfører det pædagogiske arbejde med beboerne, og de resterende 20 boliger videreudlejer kommunen til stabiliserede misbrugere. Denne aftale ønsker Københavns Kommune afløst af en ny anvisningsaftale fra 1. januar 2013. Den største forskel på den gamle og nye aftaler ligger i, at den kommunale forpligtelse til at betale husleje nu overgår til den enkelte beboer, og dermed opstår der risiko for lejetab i boperioden. Københavns Kommune dækker fortsat lejetab i tomgangsperioder og dækker eventuelle udgifter til misligholdelse jf. lov om almene boliger 59, stk. 1. Det er derudover aftalt, at kommunen i 2013 dækker lejetab forårsaget af beboernes eventuelt manglende huslejebetaling. For at modvirke risikoen for lejetab i boperioden sikrer kommunen, så vidt som det er muligt, at de borgere der bliver anvist, er sat under frivillig administration, således at kommunen betaler huslejen direkte til boligselskabet. Borgeren kan efterfølgende opsige denne frivillige administrationsaftale og selv stå for betaling af husleje m.v. Det er derfor aftalt, at KAB straks informerer kommunen, hvis en beboer kommer i restance, således at der fra kommunens side med det samme kan sættes ind for at få rettet op på forholdet. Grundelementerne i anvisningsaftalen er principgodkendt af afdelingsbestyrelsen i Lundtoftegade. 28/63