Grønlands Hjemmestyre Landsstyreområdet for Finanser og Udenrigsanliggender Den centrale Regnskabsafdeling 20. juni 2006 J. nr. 23.34.05 Besvarelse af Revisionsudvalgets brev af 3. maj 2006. Landstingets udvalg til revision af Landskassens Regnskab (Revisionsudvalget) har den 3. maj 2006 anmodet om landsstyrets bemærkninger til revisionsprotokollatet af 1. maj 2006 om revision til årsregnskab 2005. På baggrund af redegørelser indhentet fra de respektive direktorater skal landsstyret hermed komme med bemærkninger til de væsentligste punkter i protokollatet. Notatet følger protokollatets dispositioner. I de følgende afsnit er meget kort skitseret ekstern revisions synspunkt og i umiddelbar forlængelse heraf, er landsstyrets bemærkninger anført. Sideangivelserne ud for de enkelte punkter refererer til revisionsprotokollatet. 1. Revision i årets løb, side 769 1.1 Gennemgang af forretningsgange og systemer, side 769 Ekstern revisor: Som omtalt i vores protokollat af 8. december udføres revisionen af årsregnskabet i 3 faser. 2. Landsstyreformanden, side 770 2.1 Landsstyrets Sekretariat, side 770 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. I enkelte tilfælde anvendes kreditorsystemet ikke, idet bilag betales direkte via det elektroniske betalingssystem. Herved omgås de indbyggede kontroller i kreditorsystemet. En tidligere medarbejder var ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. Endvidere er konstateret, at flere checks er underskrevet af 2 personer med C-rettigheder (normalt kan en C- rettighedsindehaver kun underskrive sammen med en B-rettighedsindehaver).
På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke fuldt ajourført. I en del tilfælde kunne konstateres, at rekvisitioner og passageranmeldelser ikke var udfyldt med nødvendige oplysninger og attesteret korrekt. Vi henleder opmærksomheden på, at rekvisitioner og passageranmeldelse giver modtageren en berettiget forventning om, at den efterfølgende faktura vil blive honoreret, hvorfor rekvisitioner altid skal attesteres af bemyndigede personer. I en del tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, herunder at rejseafregninger i enkelte tilfælde havde mindre fejl. Erhvervssystemet er primært anvendt i tilfælde, hvor en betaling skulle gennemføres med kort varsel. Landsstyrets Sekretariat er opmærksom på, at kreditorsystemet skal anvendes i videst muligt omfang i henhold til bestemmelserne i regnskabshåndbogen. Den fratrådte medarbejder blev slettet efter at Intern Revision gjorde opmærksom på forglemmelsen. Inventarlisten er a jourført i forbindelse med årsregnskabsafslutningen. Ved underskrivelse af checks vil der fremover ikke være personer med forskellige rettigheder til underskrivelse af checks. Dette forventes at fjerne risikoen for fejl i underskriften af checks. Sekretariatets ledelse har indført en praksis, hvor regnskabsbilag normalt gennemgås sammen med regnskabsmedarbejderen inden bogføringen. Her bliver fejl og mangler gennemgået og rettet. Herved søges dels forhindret, at der sker reelle fejlbetalinger, dels at der bliver underskrevet af personer, der er bemyndiget hertil. Med hensyn til rejseafregninger forventer Sekretariatet, at en forventet implementering af rejseregnskabsmodul i XAL-økonomisystemet, vil bidrage til at fejl i rejseafregninger kan minimeres. 2.1.1 Landsstyrets repræsentationskonti, side 770 Ekstern revisor: I forhold til vores bemærkninger i protokollatet af 18. januar 2006, forventer Landsstyret ifølge det oplyste at nå til enighed med Rasmus Frederiksen om tilbagebetaling af et beløb i niveauet 20 t.kr. Derimod er endnu ikke opnået enighed med Jens Naapatoq om tilbagebetaling. Det kan oplyses, at Rasmus Frederiksen har indbetalt det beløb (ca. 31.000 kr.), som Hjemmestyrets advokat har fundet kunne kræves tilbagebetalt. Der er fortsat ikke enighed om kravet i den anden sag. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 2
2.2 Personaledirektoratet, side 771 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. Disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var en tidligere medarbejder ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. I enkelte tilfælde anvendes kreditorsystemet ikke, idet bilag betales direkte via det elektroniske betalingssystem. Herved omgås de indbyggede kontroller i kreditorsystemet. I andre tilfælde, hvor indgangsbogen (kreditorsystemet) er anvendt, sker der ikke opfølgning på og godkendelse af indtastede bilag. Herved er der risiko for, at kreditoren ikke betales til tiden, ligesom driften i visse tilfælde ikke belastes i korrekt periode. I enkelte tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, herunder enkelte tilfælde hvor attesterede bilag vedrører egen person. Personaledirektoratet oplyser, at disponerings- og godkendelseslister nu jævnligt bliver ajourført, og at det sørger for straks i forbindelse med fratræden at få slettet den fratrådte medarbejder i web-bank og andre systemer. Personaledirektoratet vil fremover sørge for regelmæssig opfølgning på godkendelse af bilag i indgangsbogen. Personaledirektoratet vil stramme op på attestationskravene og fremover påse, at ingen medarbejder attesterer på bilag, der vedrører pågældende selv. 3. Landsstyreområdet for Familie og Justitsvæsen, side 771 3.1 Familiedirektoratet, side 771 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. Regnskabsinstruks var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var en tidligere medarbejder ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. I enkelte tilfælde anvendes kreditorsystemet ikke, idet bilag betales direkte via det elektroniske betalingssystem. Herved omgås de indbyggede kontroller i kreditorsystemet. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 3
Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af enhedens biler og mobiltelefoner uden for tjenestetid. I enkelte tilfælde kunne konstateres, at rekvisitioner og rejserekvisitioner ikke var korrekt udfyldt og attesteret, ligesom enkelte bilag ikke opfylder attestationskravene. En del tilgodehavender er ældre end 6 måneder, og burde derfor, jævnfør forretningsgangen herfor, have været afskrevet og oversendt til Skattedirektoratet for inkasso. Direktoratet har i 2004 modtaget 56 t.kr. og i 2005 yderligere 7 t.kr. skænket af Tarifchef R. C. Jyrdal og Hustrus legat for Grønlandske Børn, som burde have været uddelt jævnfør fundatsen. Dette er imidlertid endnu ikke sket. Direktoratet forventer dog at uddelingen vil ske i 2006. Direktoratet har indgået aftaler med to eksterne konsulenter, der har varetaget arbejdet som henholdsvis fungerende kontorchef og fungerende afdelingschef. I begge tilfælde er konsulenterne bosiddende i Danmark. Den ene har ikke opgivet et SE-nr, hvorfor det er vores opfattelse, at der uden videre burde have været indeholdt A-skat af de udbetalte beløb. I det andet tilfælde har konsulenten et SE-nr. Da der imidlertid er tale om en enkeltmandsvirksomhed, som har påtaget sig reelt lønarbejde, er det vores opfattelse, at direktoratet burde have indeholdt A-skat. Familiedirektoratet oplyser at umiddelbart efter revisionsbesøget blev der udarbejdet ajourførte retningslinier og regnskabsinstruks. Familiedirektoratet må konstatere, at der ikke har været tilstrækkelig opmærksomhed ved aftaler med eksterne konsulenter omkring arbejdets art og de skattemæssige konsekvenser. Revisionens bemærkninger tages til efterretning og opmærksomhed på opgavernes art vil blive inddraget i håndteringen af fremtidige aftaler med eksterne konsulenter. 3.2 Underliggende institutioner, side 772 3.2.1 Børnehjemmet Uummannaq, side 772 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. Regnskabsinstruksen var ikke ajourført på revisionstidspunktet, ligesom der ikke var udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af enhedens mobiltelefoner uden for tjenestetid. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 4
Enheden anvender ikke økonomisystemets kreditorsystem, men checks til betaling af kreditorer, hvorved der er en forøget risiko for, at kreditorbilag ikke registreres og betales rettidigt. Der er ikke foretaget indberetning af forstanderens frie mobiltelefon, ligesom der ikke er foretaget indberetning af feriefrirejser for 2004. I en enkelte tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, idet kun en person har attesteret. Familiedirektoratet har taget revisors bemærkninger til efterretning og institutionen har umiddelbart efter revisionsbesøget udarbejdet retningslinier. Institutionen har siden revisionsbesøget påbegyndt anvendelse af økonomisystemets kreditorsystem. 4. Landsstyreområdet for Sundhed og Miljø, side 773 4.1 Direktoratet for Sundhed, side 773 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. I tilfælde, hvor indgangsbogen er anvendt, sker der ikke opfølgning på og godkendelse af indtastede bilag. Herved er der risiko for, at kreditoren ikke betales til tiden, ligesom driften i visse tilfælde ikke belastes i korrekt periode. Endvidere var to tidligere medarbejdere ikke slettet som brugere i det elektroniske betalingssystem. Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinier for anvendelse af enhedens biler og mobiltelefoner uden for tjenestetid. I to tilfælde er afholdt udgifter til ansattes feriefrirejser, som overstiger maksimumbeløbet på tur/retur rejse på økonomiklasse mellem tjenestestedet og København. Endvidere er ikke indberettet frie goder samt feriefrirejser for 2004. En del tilgodehavender er ældre end 6 måneder, og burde derfor, jævnfør forretningsgangen herfor, have været afskrevet og oversendt til Skattedirektoratet for inkasso. I enkelte tilfælde opfylder bilag ikke attestationskravene, herunder at direktøren har attesteret bilag vedrørende egen person samt at rejseafregninger ikke er beregnet korrekt. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 5
Direktoratet for Sundhed oplyser, at indgangsbogen nu benyttes konsekvent. Der bliver løbende sendt rykkere ud, når forfaldsdatoen nærmer sig, ligesom der nu fast udsendes rykkere i starten af hver måned for alle åbentstående poster i indgangsbogen, der skal betales i gammel måned. De tidligere medarbejdere som var tilmeldt til Web-erhverv er blevet afmeldt. Direktoratet har nu udarbejdet retningslinier vedrørende ansattes brug af mobiltelefoner og bil. Dette er sket såvel for direktoratets som Kystledelsens ansatte. I forbindelse med ansattes feriefrirejser, er de berørte personer blevet orienteret om at de i henhold til cirkulæret uretmæssigt har modtaget ydelser, og at disse ydelser skal tilbagebetales. Der er udstedt regninger i begge tilfælde, og differencen er indbetalt. Der har været en større oprydning på artskonto 9116 og poster ældre end 6 måneder er afskrevet. Der er sket en opstramning på statuskontiene 9146 samt 9811. Fremover bliver disse konti kontrolleret løbende og hvis der skal stå beløb i længere tid end 1 måned, skal dette først godkendes af afdelingslederen i regnskabsafdelingen. Artskonto 9146 og 9811 er blevet nulstillet pr. ultimo 2005. Det er endnu engang blevet indskærpe internt at alle bilag skal underskrives af to dertil berettigede personer. Såfremt dette ikke er tilfældet vil de blive returneret / afvist af regnskabsafdelingen. Der er udarbejdet en vejledning i udfyldning af rejseafregninger, ligesom der er udarbejdet rejsebudgetblanketter, som anvendes i dag. 4.2 Underliggende institutioner, side 773 4.2.1 Uummannaq Sygehus, side 773 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. Regnskabsinstruksen var ikke ajourført på revisionstidspunktet. Endvidere var en tidligere medarbejder ikke slettet som bruger i det elektroniske betalingssystem. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 6
I en del tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var udfyldt og attesteret korrekt. En del tilgodehavender er ældre end 6 måneder, og burde derfor, jævnfør forretningsgangen herfor, have været afskrevet og oversendt til Skattedirektoratet for inkasso. Direktoratet for Sundhed har modtaget den ajourførte regnskabsinstruks fra Uummannaq Sygehus, der er videresendt til DcR. Den tidligere medarbejdere som stadig var tilmeldt til Web-erhverv er blevet afmeldt. Inventarliste blev afsendt til ITR den 7. februar 2006. Der er foretaget afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL for hele 2005. Der har tidligere været flere medarbejdere der har udfyldt passageranmeldelser. Proceduren er nu ændret så det kun er én person, der udarbejder passageranmeldelserne, ligesom de nu arkiveres i nummerorden. Det er nu regnskabsafdelingen i Direktoratet for Sundhed der er ansvarlig for inddrivelse af tilgodehavender, og debitorsystemet for Uummannaq Sygehus er blevet nulstillet pr. ultimo 2005. 5. Landsstyreområdet for Kultur, Undervisning, Forskning og Kirke, side 774 5.1 Direktoratet for Kultur, Undervisning, Forskning og Kirke, side 774 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. I enkelte tilfælde anvendes kreditorsystemet ikke, idet bilag betales direkte via det elektroniske betalingssystem. Herved omgås de indbyggede kontroller i kreditorsystemet. Direktoratet har i et tilfælde tilsidesat Landstingsforordning om leje af boliger ved at tillade en ansat at afvise et tilbud om anvist personalebolig, og i stedet fortsat bebo en vakantbolig mod betaling af husleje. Ud fra de forelagte oplysninger, er der muligvis tale om en delvis fri bolig, hvor der skal ske indberetning til skattemyndighederne i henhold til meddelelse nr. 491 fra Skattedirektoratet. Vi anbefaler, at direktoratet indhenter de nødvendige oplysninger til endelig afgørelse heraf. Direktoratet har i et tilfælde betalt for bådleje, uden at foretage indberetning heraf som B-indkomst. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 7
I en del tilfælde kunne konstateres, at rekvisitioner og passageranmeldelser ikke var udfyldt og attesteret korrekt. I nogle tilfælde opfylder bilag ligeledes ikke attestationskravene. KIIIP har indskærpet anvendelsen af kreditorsystemet. KIIIP har endvidere indberettet de nødvendige oplysninger for delvis fri bolig til skattemyndighederne. For så vidt angår betaling af bådleje vil enheden foretage indberetning af B-indkomst hurtigst muligt til skattemyndighederne. Regnskabshåndbogens bestemmelser for rekvisitions- og passageranmeldelser vil blive efterlevet. Bilagsattestering i regnskabshåndbogen vil blive udført og efterlevet i henhold til regnskabshåndbogens bestemmelser. 5.2 Underliggende institutioner, side 774 5.2.1 Saviminilerinermik Ilinniarfik, side 774 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. Regnskabsinstruks, disponerings- og godkendelseslister var ikke ajourført på revisionstidspunktet. På revisionstidspunktet var inventarlisten ikke ajourført. Enheden anvender ikke indgangsbogen til registrering af kreditorbilag, hvorved der er en forøget risiko for, at kreditorbilag ikke registreres og betales rettidigt. Endvidere anvender enheden ikke kassekonto til bogføring af kassebevægelser. I en del tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser og rekvisitioner ikke var udfyldt og attesteret korrekt, samt i en del tilfælde, at bilag ikke opfylder attestationskravene. KIIIP oplyser, at ajourført regnskabsinstruks, disponeringsliste, godkendelsesliste samt inventarliste vil blive fremsendt til DcR. Interne kontroller i forbindelse med registrering af kreditorbilag samt forvaltning af de likvide beholdninger vil blive udført i henhold til regnskabshåndbogens bestemmelser. Regnskabshåndbogens bestemmelser for passageranmeldelser og rekvisitioner vil blive efterlevet. Bilagsattestering vil blive udført og efterlevet i henhold til regnskabshåndbogens bestemmelser 5.2.2 Kunstskolen, side 775 Ekstern revisor: Gennemgangen har givet anledning til at bemærke enkelte forhold, der dog hverken enkeltvis eller samlet set ændrer den overordnede konklusion. Regnskabsinstruksen var ikke ajourført på revisionstidspunktet, ligesom inventarlisten ikke ajourført. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 8
Bruttolønlister afstemmes til tjenestetidsskemaer, men der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. I en del tilfælde kunne konstateres, at passageranmeldelser ikke var attesteret korrekt. KIIIP oplyser, at ajourført regnskabsinstruks og inventarliste vil blive fremsendt til DcR. Interne kontroller i lønforvaltningen vil blive udført i henhold til regnskabshåndbogens bestemmelser. Regnskabshåndbogens bestemmelser for passageranmeldelser vil blive efterlevet. 5.3 AEB-midler, side 775 Ekstern revisor: Der er i 2005 udbetalt tilskud via AEB midlerne til SIK/Sulisartut Højskoliat til afholdelse af tillidsmandskurser. Kurserne er afholdt i 2004. Ultimo 2005 erfarer direktoratet, at der muligvis er tale om, at SIK's tillidsmandskurser tillige har modtaget økonomisk støtte fra anden side, hvilket ikke er tilladt efter AEB-bekendtgørelsens 5. Direktoratet opstiller herefter en handlingsplan om, at der skal indhentes redegørelse for, hvorvidt der er opnået anden økonomisk støtte til de udbudte kurser, og om det i bekræftende fald dækker de samme udgifter som AEB-midlerne dækker. Der vil herefter blive taget stilling til et eventuel tilbagebetalingskrav. Vi er enige i direktoratets handlingsplan. Efter vores opfattelse bør der tillige foretages en juridisk vurdering af, hvorvidt der er i lovgivningen er hjemmel til at give den oprindelige dispensation fra AEB-bekendgørelsens bestemmelser i 2, stk. 1 og stk. 3, i forbindelse med tilskud til kurser på Royal Greenland Academy, som efterfølgende indgår i begrundelsen for at dispensere i forbindelse med SIK's tillidsmandskurser. AEB-bekendgørelsen indeholder efter vores opfattelse ikke umiddelbart en sådan dispensationsmulighed. KIIIP skal præcisere, at tilskuddet er udbetalt til Sulisartut Højskoliat i dets egenskab af sekretariat for Uddannelses- og Oplysningsfonden. Det er korrekt, at direktoratet oprindeligt havde vurderet, at tillidsmandskurser efter deres karakter vurderedes at falde udenfor lovens rammer, men en nærmere gennemgang af indholdet af de omhandlede kurser havde vist, at disse indholdsmæssigt faldt indenfor lovens rammer, hvorfor også denne kursustype er nævnt i oplægget til landsstyret af 18. januar 2005. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 9
Som det fremgår af landsstyreoplægget var landsstyrets dispensation begrundet i, at de udbudte kurser indeholdt emner af faglig og almen karakter sammenholdt med, at AEB-midlernes benyttelse til kursusvirksomhed gennem årene løbende var blevet udvidet til også at omfatte kurser af mere almen karakter. Til revisors bemærkning om et eventuelt tilbagebetalingskrav skal KIIIP indledningsvis præcisere, at 5 i bekendtgørelsen fastslår, at der ikke kan ydes AEB-tilskud, når der kan opnås anden økonomisk støtte, der dækker de samme udgifter som AEB-tilskuddet. Sulisartut Højskoliat har på direktoratets forespørgsel oplyst, at Uddannelses- og Oplysningsfondens eneste indtægter er de penge, der bliver indbetalt i henhold til overenskomstaftalerne og eventuelle renter fra obligationsbeholdning og bankindestående, og at der ikke er modtaget refusion af udgifter til rejser, ophold og instruktørafgifter fra det offentlige eller andre. Det oplyses videre, at fonden betaler højskolen for den service, som fonden får, altså indkvartering, bespisning og leje af lokaler. Afslutningsvis anføres det, at fonden i forhold til højskolen er en kunde som alle andre kunder. KIIIP har på baggrund heraf vurderet, at der ikke er grundlag for at gøre et tilbagebetalingskrav gældende, da Uddannelses- og Oplysningsfonden ikke har modtaget anden økonomisk støtte, der dækker de samme udgifter som AEB-tilskuddet. De indbetalinger, der er foretaget af arbejdsgiverne i henhold til indgåede overenskomster, kan således ikke med sikkerhed siges at dække de samme udgifter som AEBtilskuddet, og der er i øvrigt ikke opnået dækning fra anden side af disse udgifter. Til revisionsprotokollatets sidste afsnit omkring lovhjemmelen til den oprindelige dispensation i forbindelse med tilskuddet til kurser på Royal Greenland Academy, skal KIIIP meddele, at landsstyret generelt kan dispensere fra egne regler, også uden udtrykkelig dispensationsmulighed. Dette forudsætter dog, at dispensationen sker indenfor de rammer, som hjemmelsloven udstikker, hvilket har været tilfældet her. 5.4 Opfølgning KAF, side 776 Ekstern revisor: I forhold til vore bemærkninger i protokollatet af 18. januar 2006, har KAF foretaget en fuldstændig afskrivning af debitorer forfaldent til betaling pr. 1. september 2005 eller tidligere. Endvidere er det oplyst, at der er indgået aftale med Hjemmestyrets IT-leverandør om, at få tilpasset debitorsystemet, således at huslejeopkrævningen kan automatiseres. Institutionen forventer en løsning herpå medio 2006. Den omtalte negative kassebeholdning på 82 t.kr. er endnu ikke afklaret. KIIIP oplyser, at KAF har foretaget en undersøgelse af den negative kassedifference sammen med konsulent fra KIIIP. Det har på trods af en større undersøgelse ikke været muligt at finde den konstate- Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 10
rede konkrete difference. KIIIP deler den formodning om kassedifference som er anført i protokol. Den negative kassedifference vil blive afskrevet. 6. Landsstyreområdet for Fiskeri og Fangst, side 776 6.1 Opfølgning på ESU, side 776 Ekstern revisor: Siden vores revisionsprotokollat af 18. januar 2006, har direktoratet i samarbejde med IT-leverandøren gennemgået årets bogføring, og i stort omfang fået afklaret en lang række fejl, herunder ikke mindst fået bogføringen ajourført og afstemt i forhold til lånemodulet. Ifølge det oplyste har direktoratet haft væsentlige vanskeligheder ved at betjene det nye system, blandt andet som følge af, at der ikke har været udarbejdet tilstrækkelige brugermanualer til lånesystemet. For at imødegå fejl som følge af systemets kompleksitet, er der ifølge det oplyste iværksat et projekt, der har til hensigt at eliminer fejlmuligheder i forholdet mellem lånemodul og bogføringen. Projektet forventes at være implementeret medio 2006. 7. Landsstyreområdet for Erhverv, Landbrug og Arbejdsmarked, side 777 7.1 Nukissiorfiit, revision i årets løb, side 777 7.1.1 Beregning af omsætningen, side 777 Ekstern revisor: Bogføring af Nukissiorfiits omsætning af el, vand og varme sker på baggrund af en beregning, der tager udgangspunkt i den målte produktion. Beregningsmetoden har været gældende siden regnskabsbekendtgørelsen for nettostyrede virksomheder trådte i kraft i 1998. Metoden har været genstand for en del drøftelser, især de seneste år. Produktionsmålerne og aflæsning heraf er helt essentielle i opgørelsen af omsætningen. Risiciene for fejl kan henføres til både usikkerhed forbundet med selve målerne og usikkerhed forbundet med aflæsning heraf, herunder det tidsmæssige aspekt hvor aflæsningen skal foretages så tæt på periodeskæringer som muligt. I forhold til at aflægge et retvisende årsregnskab, er det vores opfattelse, at de nævnte problemstillinger bør prioriteres højt, og vi er vidende om, at virksomheden for 2006 og fremefter overvejer at ændre princippet tilbage til et faktureringsprincippet, som virksomheden har anvendt indtil 1998. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 11
Erhvervsdirektoratet har anmodet Nukissiorfiit om at forholde sig til hver enkelt af ovennævnte usikkerhedsfaktorer, og vurdere, hvordan usikkerheden kan reduceres til et minimum, herunder eksempelvis opstilling af interne kvalitetssikringsprogrammer o.l. 7.1.2 Afregningssystemet, side 778 Ekstern revisor: Axapta system har givet anledning til en del besværligheder omkring afregningssystemet EVVA. Vi har tidligere beskrevet en del af disse problemstillinger i notater til ledelsen dateret henholdsvis 26.10.2004 og 16.01.2006. De enkelte EGT'er (energitjenester i de enkelte byer) skal kvartalsvis udføre en fuldstændig gennemgang af målerlageret, ligesom controllerafdelingen årligt gennemfører kontrolbesøg i alle byer, hvor målerlagrene gennemgås. Controllerafdelingen udarbejder efterfølgende en rapport, der opsummere de områder, den enkelte EGT bør stramme op på. Vi har gennemgået controllerrapporterne for 2005 og kan sammendrage, at der i forhold til 2004 er sket store forbedringer i behandlingen af målerstamdata. Dog anbefaler vi, at der fortsat er stor fokus på området, herunder afdækning af, om ændring af kvalitetssikringsprocedurer mv. kan reducere fejl. Kvalitetssikringsprocedurer skal omfatte både EGT'er og hovedkontorets administrative procedurer. Erhvervsdirektoratet har anmodet Nukissiorfiit om fortsat at have stor fokus på området, herunder afdækning af, om ændring af kvalitetssikringsprocedurer mv. kan reducere fejl. Kvalitetssikringsprocedurer skal omfatte både EGT'er og hovedkontorets administrative procedurer. 7.1.3 Målerlagre, side 779 Ekstern revisor: Kontroller i årets løb har vist, at der overordnet er gode forretningsgange og interne kontroller på området. I enkelte byer er der dog behov for en opstramning i forhold til, at følge de gældende forretningsgange. Erhvervsdirektoratet har anmodet Nukissiorfiit om at stramme op i de byer, hvor der er behov for dette. 7.1.4 Generelle IT-kontroller, side 779 Ekstern revisor: Vi har i løbet af februar 2005 foretaget en gennemgang af generelle IT-kontroller ved Nukissiorfiit. I den forbindelse er udarbejdet en særskilt rapport herom. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 12
På baggrund af vores gennemgang er det vores sammenfattende vurdering, at de generelle it-kontroller på enkelte af de gennemgåede områder ikke er betryggende ud fra Nukissiorfiits forhold. Som en konsekvens heraf bør der efter vores vurdering umiddelbart tages skridt til at forbedre og styrke kontrollerne på følgende områder: Gennemførelse af en it-risikoanalyse og udarbejdelse af en ledelsesgodkendt it-sikkerhedspolitik Forbedring af den logiske sikkerhed på enkelte områder relateret til Novell, Oracle og Windows 2000, herunder logning og overvågning af kritiske systemadgange Etablering af en ledelsesgodkendt beredskabsplan for it-anvendelsen Forbedring af forhold relateret til adgang til og opbevaring af sikkerhedskopier Erhvervdirektoratet er enig i revisionens bemærkninger til de problemstillinger, som Nukissiorfiit står overfor, og vil sørge for, at Nukissiorfiit fortsætter med forbedringsprocessen angående it-kontroller. 8. Landsstyreområdet for Boliger, infrastruktur og Råstoffer, side 779 8.1 Direktoratet for Boliger og Infrastruktur, side 779 Ekstern revisor: Der er på hovedkonto 80.00.72 givet adgang til at sælge udlejningsboliger til lejere. I henhold til Landstingsforordning nr. 5/2002 skal der udstedes et konjunkturpantebrev, såfremt salgsprisen opgjort efter et teknisk økonomisk princip er 5% lavere end den aktuelle markedsværdi. Efter vores vurdering kan det ikke udelukkes, at konjunkturpantet helt eller delvist er udtryk for et gaveelement, der er skattepligtig efter den grønlandske indkomstskattelov. Vi anbefaler, at direktoratet undersøger de skattemæssige aspekter ved salg af udlejningsboliger til lejere. Efter Skattedirektoratets opfattelse er der her tale om et politisk ønske om, at de omhandlede lejere skal have adgang til at overtage lejeboligerne som ejerboliger. Betingelserne, herunder de økonomiske betingelser, for en sådan overtagelse er fastsat i landstingsforordning nr. 5/2002. Det er Skattedirektoratets opfattelse, at den omhandlede forordning er overordnet båret af boligpolitiske hensyn og mål, og ikke af et ønske om specifikt at give de omhandlede lejere en gave, såfremt de vil overtage deres bolig som ejerbolig. Sådanne boligpolitiske hensyn og mål formodes også at ligge bag fastsættelsen af huslejen generelt i lejeboligerne, hvor den fastsatte lave husleje heller ikke er båret af et ønske om at give lejerne en gave. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 13
Det er således Skattedirektoratets opfattelse, at det omhandlede konjunkturpant ikke er udtryk for en gave, der skal medregnes ved opgørelsen af den skattepligtige indkomst, idet der ikke foreligger nogen gavehensigt i forbindelse med overdragelsen af de omhandlede boliger. 8.2 Mittarfeqarfiit, revision i årets løb, side 780 8.2.1 Dokumentationsmateriale og forretningsgange mv., side 780 Ekstern revisor: Det er dog vort indtryk, at der kan og bør foretages yderligere forbedringer, herunder at de skriftlige forretningsgange ajourføres/forbedres, og at afstemninger m.v. foretages konsekvent og med de forudsatte frekvenser. Bl.a. på løn- og gageadministrationsområdet bør der foretages forbedringer. Baseret på det udførte arbejde er det samlet set vort indtryk, at virksomhedens registreringssystemer og forretningsgange indenfor virksomhedens hovedområder under hensyntagen til ovenstående bemærkninger fungerer efter hensigten. I slutningen af 2005 fik Mittarfeqarfiit et nyt økonomisystem, Axapta, og vil i 2006 begynde ajourføringen af arbejdsgangsbeskrivelserne. I denne forbindelse vil der også ske en ajourføring af forretningsgangsbeskrivelserne. 8.2.2 Anlægsinvesteringer, side 780 Ekstern revisor: Vi noterede i 2002, at der ikke som forudsat i henhold til Grønlands Hjemmestyres regler for anlægstilskud er udarbejdet og revideret anlægsregnskaber for de foretagne investeringer med anlægsinvesteringstilskud. Vi har noteret, at retningslinierne herfor endnu ikke er fastsat, herunder skriftligt, og der er således endnu ikke udarbejdet og revideret anlægsregnskaber for Mittarfeqarfiit. Efter aftale med Direktoratet for Boliger og Infrastruktur og revisor har Mittarfeqarfiit i december 2005 fremsendt 12 byggeregnskaber til Direktoratet for Boliger og Infrastruktur. Direktoratet for Boliger og Infrastruktur har sendt byggeregnskaberne i høring hos DcR, for at få godkendt formen. Der er mellem ekstern revisor, DcR og Direktoratet for Boliger og Infrastruktur efterfølgende indgået aftale om, hvordan regnskaberne skal afsluttes. Direktoratet for Boliger og Infrastruktur forventer, at Mittarfeqarfiit minimum aflægger regnskab for 50 projekter i 2006. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 14
8.2.3 Generelle it-kontroller, side 781 Ekstern revisor: Vi har i juni 2005 i forbindelse med revisionen gennemgået udvalgte områder af de generelle it-kontroller hos Mittarfeqarfiit Grønlands Lufthavnsvæsen. På baggrund af vores gennemgang i juni 2005 er det vores sammenfattende vurdering, at de generelle it-kontroller på enkelte af de gennemgåede områder ikke er betryggende ud fra Mittarfeqarfiits forhold. Nogle af disse forhold, herunder vedrørende Windows NT, Concorde XAL og forældede operativ- og systemplatforme, er dog ifølge det oplyste afhjulpet i forbindelse med opgraderingen i efteråret 2005 til Axapta og XP. Som en konsekvens heraf bør der efter vores vurdering umiddelbart tages skridt til at forbedre og styrke kontrollerne på følgende områder: Gennemførelse af en it-risikoanalyse og udarbejdelse af en ledelsesgodkendt it-sikkerhedspolitik. Forbedring af forhold relateret til adgang til og opbevaring af sikkerhedskopier. Forbedring af den logiske sikkerhed på enkelte områder relateret til Windows NT. Forbedring af den etablerede beskyttelse imod internettet. Forbedring af den logiske sikkerhed på Concorde XAL, herunder passwordpolitik. Etablering af en ledelsesgodkendt beredskabsplan for it-anvendelsen. Opgradering af forældede operativ- og systemplatforme. Der var i juni 2005 it-revision i Mittarfeqarfiit. Afhjælpning af de fleste kritikpunkter blev iværksat kort efter. De resterende forventes løst i 2006. 9. Landskassens Årsregnskab 2005, side 782 9.1 Risikovurdering, side 782 Ekstern revisor: Med udgangspunkt i risikovurderingen har revisionen været koncentreret om de områder, hvor risikoen for væsentlige fejl vurderes at være højest. I henhold til aftale med Landstingets Formandskab udarbejdes en særskilt revisionsprotokol for Landstingets administration og Ombudsmandsinstitutionen. 10. Kommentarer til Årsregnskab 2005, side 784 10.1 Udlån til virksomheder, side 784 Ekstern revisor: Endvidere har vi konstateret, at der ikke er et effektivt rapporteringssystem, der sikrer at anvendelse af lånetilsagn og de modsvarende hævninger i Anlægsfonden er overensstemmende. Det samme forhold gør sig gældende ved ændringer i givne bevillinger. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 15
Ved revisionen er således konstateret, at de opgjorte udlån til Nukissiorfiit i løbet af 2006 skal justeres fra 101,2 mio.kr. til 96,4 mio.kr. Direktoratet for Boliger og Infrastruktur bør fremover udvise særlig opmærksomhed på problemstillingen. 10.2 Boligstøtteudlån, side 784 Ekstern revisor: Boligstøtteudlån administreres af A/S Boligselskabet INI, henholdsvis Direktoratet for Boliger og Infrastruktur, idet direktoratet selv administrerer 10-40-50 lån og andelsboliglån. Vi har påset, at der foreligger en afstemning til oplysningerne fra A/S Boligselskabet INI. Dog skal bemærkes, at der efter aftale med Direktoratet for Boliger og Infrastruktur er foretaget nulstilling af regnskabsmæssige differencer som i alt har påvirket driften negativt med 3,5 mio.kr. 10.3 Øvrige udlån, side 786 10.3.1 Huslejerestancer fra før 1995, side 786 Ekstern revisor: Disse udlån administreres af A/S Boligselskabet INI, der modtager en provision, såfremt det lykkes at indkræve restancen. Der er sket en mindre bogføringsfejl, hvorved hensættelsen overstiger tilgodehavendet. Fejlen har ikke DAU-effekt. 10.3.2 ESU lån, side 786 Ekstern revisor: Der er sket en kraftig oprydning i saldi i forbindelse med overgang til det nye udlånssystem. Der er således sket afskrivninger på tilgodehavender for 93,4 mio.kr. i 2005 på fordringer, som anses for uerholdelige. Afskrivningerne modsvares af, at der er sket en tilbageførsel af hensættelser med 85,6 mio.kr. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 16
10.3.3 Uddannelses lån, side 786 Ekstern revisor: Disse lån administreres af GrønlandsBanken på vegne af Hjemmestyret. Afstemningen har ikke givet anledning til andet end ubetydelige bemærkninger. 10.3.4 Andre udlån, side 786 Ekstern revisor: Disse udlån er primært til højskolerne på 13.345 t.kr. som henstår afdragsfrie. De resterende 1.628 t.kr. vedrører de såkaldte TAT lån til turistbranchen. Ved gennemgang af TAT lån har vi bemærket, at kun et fåtal af debitorerne betaler afdrag på lånene. I en del tilfælde har debitor ikke betalt de aftalte afdrag i en årrække, hvorfor der for længst burde have været taget skridt til at hensætte til tab på lånene, og om nødvendigt at sende lånene til inkasso. Det er vores vurdering at der burde have været hensat 800 1.000 t.kr. til tab på lånene. Det skal bemærkes, at en manglende hensættelse ikke har DAU-effekt. Vi anbefaler, at Direktoratet for Erhverv, Landbrug og Arbejdsmarked snarest iværksætter initiativer til opfølgning på TAT lånene. Erhvervsdirektoratet oplyser, at der i de fleste tilfælde (13 ud af 19 lån) er indgået en låneaftale, hvor ydelserne løbende bliver indbetalt. I forhold til de resterende 6 lån (der svarer til ca. 800 t.kr.) er der forskellige udeståender. 2 af lånene må afskrives pga. konkurs, mens de sidste 4 lån er under opfølgning fra direktoratets side. I den forbindelse vil direktoratet tage stilling til behovet for hensættelser. Endvidere kan oplyses, at der ikke længere ydes flere lån under TAT-ordningen. 10.4 Anlægsfond, side 787 Ekstern revisor: Anlægs- og renoveringsfonden har ved udgangen af 2005 en saldo på 638 mio.kr. Vi har afstemt regnskabspostens udvisende til underliggende specifikationer fra Direktoratet for Boliger og Infrastruktur. 10.5 Resultatopgørelsen, side 787 Ekstern revisor: Vi har bl.a. foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og bevillingerne. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 17
Intern revision har foretaget en periodiseringskontrol, som vi stikprøvevist har gennemgået. Det er vor vurdering, at alle væsentlige forhold er rettet, hvorfor resultatopgørelsen giver et retvisende billede af årets aktivitet. Der er udarbejdet en samlet afstemning af de bogførte gager og lønninger for 2005, uden at dette har givet anledning til væsentlige bemærkninger. 10.5.1 Forbrug contra bevilling, side 787 Ekstern revisor: I lighed med tidligere år har vi foretaget en sammenholdelse mellem bevilling og forbrug. De væsentligste afvigelser er nærmere uddybet i beretningen til årsregnskabet. 10.6 Nettostyrede virksomheder, side 788 Ekstern revisor: Det skal bemærkes, at udviklingen i tilskud til Nukissiorfiit hænger sammen med ændringen i ensprisreformen, hvor Nukissiorfiit modtager et tilskud, til udligning af forskellen mellem den kostægte og maksimalprisen på de lokationer, hvor kostprisen overstiger maksimalprisen. Amutsiviit omfatter alene afviklingsforretningen, hvis primære opgave er at afslutte en retssag samt løbende opfølgning på udestående fordringer, som søges inddrevet. Vi har revideret virksomhedernes årsregnskaber for 2005, og alle er forsynet med en revisionspåtegning uden forbehold. I revisionspåtegningen for Mittarfeqarfiit har vi givet en supplerende oplysning om Mittarfeqarfiits mulighed for at forrente og afskrive anlægsinvesteringerne. Vi henviser i øvrigt til virksomhedernes særskilte årsregnskaber for 2005 og de af os udarbejdede revisionsprotokoller. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 18
10.6.1 Fordelingsregnskaber, side 789 Ekstern revisor: Vi har endvidere foretaget revision af det af Nukissiorfiit udarbejdede fordelingsregnskab for regnskabsåret 2005, hvori enhedspriserne for el, vand og varme er opgjort pr. lokation. Fordelingsregnskabet aflægges efter udkast til bekendtgørelse om fastlæggelse af principper for fordeling af omkostninger til udregning af enhedsomkostninger for el, vand og fjernvarme, dateret 11. august 2004. Vi har afgivet en erklæring på regnskabet uden forbehold, men med en supplerende oplysning, hvori vi henviser til ledelsens bemærkninger om usikkerheder i fordelingsregnskabet. Ekstern revisor: Mittarfeqarfiit burde tilsvarende udarbejde et fordelingsregnskab, men dette er ikke sket endnu. Mittarfeqarfiit vil i løbet af sommeren 2006 udarbejde fordelingsregnskaber i henhold til bekendtgørelsen af 11. august 2004 om fastlæggelse af principper for fordeling af omkostninger til udregning af enhedsomkostninger for el, vand og fjernvarme. Mittarfeqarfiit vil anvende samme principper og opgørelsesmetoder, som Nukissiorfiit har anvendt, hvorfor der er aftalt møde mellem Nukissiorfiit og Mittarfeqarfiit i uge 21. 10.7 Løn på tilskudskonti, side 789 Ekstern revisor: I henhold til Budgetloven kan lønudgifter kun afholdes over en driftsbevilling. Vi har bemærket, at der på en række tilskudskonti er afholdt lønudgifter. Vi anbefaler, at der fremover sikres, at der ikke sker bogføring af lønudgifter på tilskudskonti, med mindre der er tale om udbetaling af tilskud til personer, hvor der skal ske skattetræk. Personaledirektoratet skal vedrørende bogføring af lønudgifter på hovedkonto 10.02.03, IT-området, bemærke, at det af finansloven fremgår, at denne konto dækker IT-rådets virksomhed. Det er fastlagt, at der skal udbetales honorar til IT-rådets medlemmer. Honorarer skal beskattes og bogføres som en lønudgift. Det er derfor efter Personaledirektoratets opfattelse korrekt at bogføre denne udgift på hovedkontoen. Det giver umiddelbart ingen mening at udbetale honoraret over ressortdirektoratets driftskonto og efterfølgende omkontere udgiften, idet der ikke findes en artskonto uden for lønkontoområdet, som meningsfyldt kan anvendes til dette brug. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 19
KIIIP oplyser, at lønudgiften vedrører mellemregning af timeforbrug fra Center for Sundhed i forbindelse med initiativ 8 i sektorplan for uddannelse og at den er bogført som lønudgift med henblik på retvisende bogføring. I fremtiden vil tilsvarende udgift blive bogført som lønudgift i KIIIP og mellemregnet som tilskudsudgift. Lønudgifter til AEB-ordning vedrører betjening af sekretariat i forbindelse med AEB-nævnet og er bogført i regnskab 2005 på samme måde som i tidligere år. På baggrund af revisionens anbefalinger har finanslovskontoen ændret bevillingstype til driftsbevilling fra finanslov 2006. 10.8 Øvrige forhold, side 789 10.8.1 Anvendt regnskabspraksis, side 789 Ekstern revisor: Den anvendte regnskabspraksis er uændret i forhold til 2003. 10.8.2 Regnskabsmæssige forklaringer, side 789 Ekstern revisor: Vor gennemgang har ikke givet anledning til supplerende kommentarer. 10.8.3 Regnskabserklæring, side 790 Ekstern revisor: I forbindelse med regnskabsafslutningen har direktøren og den regnskabsansvarlige i hvert direktorat over for os blandt andet erklæret. 11. Øvrige oplysninger, side 790 11.1 Ikke korrigerede fejl i årsregnskabet, side 790 Ekstern revisor: Ud over ubetydelige fejl, er de fejl, vi har afdækket ved vor revision, blevet korrigeret i årsregnskabet. Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 20
11.2 Rådgivnings- og assistanceopgaver, side 791 12. Konklusion på den udførte revision, side 791 Ekstern revisor: Landsstyret har den 28. april 2006 godkendt årsregnskabet i den foreliggende form, og vi har forsynet det med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger. 13. Erklæring, side 791 Besvarelse af RUs brev af 3. maj 2006 21