3. Overordnede bemærkninger

Transkript

1 Landsstyreområdet for Finanser og Udenrigsanliggender Den centrale Regnskabsafdeling 2. marts 2007 Besvarelse af Revisionsudvalgets brev af 7. februar Landstingets udvalg til revision af Landskassens Regnskab (Revisionsudvalget) har den 7. februar 2007 anmodet om landsstyrets bemærkninger til revisionsprotokollatet af 19. januar 2007 om revision i årets løb På baggrund af redegørelser indhentet fra de respektive direktorater skal landsstyret hermed komme med bemærkninger til de væsentligste punkter i protokollatet. Notatet følger protokollatets dispositioner. I de følgende afsnit er meget kort skitseret ekstern revisors synspunkt og i umiddelbar forlængelse heraf, er landsstyrets bemærkninger anført. Sideangivelserne ud for de enkelte punkter refererer til revisionsprotokollatet. 3. Overordnede bemærkninger 3.1 Kvalitetssikring af administrative opgaver, side 800 Ekstern revisor: Overordnet set er det vores opfattelse, at Hjemmestyrets bogholderi og økonomistyring har et tilfredsstillende niveau. Som det fremgår af flertallet af revisionsrapporter, er der til stadighed forretningsgange og interne kontroller, som volder problemer. Det er vores opfattelse, at der til stadighed sker forbedringer. Endvidere har vi noteret os Landsstyrets bemærkninger om den administrative tilpasning, der er nødvendig i forbindelse med strukturreformens gennemførelse. Vi anbefaler at der i forbindelse med forberedelse af reformen foretages en nøje analyse af krav og muligheder i forhold hertil. Landsstyret er indstillet på at foretage en nøje analyse af de krav og muligheder, der fremkommer ved strukturreformens gennemførelse for at tilpasse administrationen bedst mulig til den nye organisations opbygning. 3.2 Feriefrirejser, side 800 Ekstern revisor: I forbindelse med vores gennemgang af feriefrirejser har vi en del steder bemærket fakturaer, der vedrører et "arrangement". Ved indhentning af de underliggende dokumenter har vi konstateret, at sådanne arrangementer blandt andet kan omfatte billeje, hotelovernatning, leje af sommerhus, charterrejse mv. ud over direkte udgifter til fly og eventuelt båd. Så vidt vi har kunnet afdække, er der tale om en fremgangsmåde, der har været anvendt i en årrække. Side 1

2 Der er efter vores opfattelse ikke hjemmel til, at en feriefrirejse kan omfatte betaling af hotelovernatning, billeje eller leje af sommerhus o.l. Personaledirektoratet er enig med revisionen i, at der ikke er hjemmel til, at en feriefrirejse kan omfatte andet end den direkte udgift til rejsen (fly eller båd) og evt. charter, jf. feriefrirejsecirkulærets 5 stk 1 og 7. Personaledirektoratet er af den opfattelse, at cirkulæret er formuleret klart på dette punkt, og der er således ingen tvivl om, at der ikke er hjemmel til at afholde udgiften til andre arrangementer så som sommerhus, billeje etc. som en del af feriefrirejsen. Dette fremgår direkte af 5 stk. 7. I efteråret 2006 har Personaledirektoratet taget kontakt til Air Greenland Travel med anmodning om at indskærpe overfor medarbejderne, at der ikke i feriefrirejsen kan indeholdes arrangementer ud over flybillet/billet til båd samt evt. charter rejse, hvor det er umuligt at sondre mellem rejse og ophold. Det fremgår af cirkulærets 5 stk. 6, at billetten skal udstedes som en samlet rejse, og der er kun tale om en samlet feriefrirejse i de situationer, hvor rejsen sker i umiddelbar forlængelse af f.eks. en nedrejse til Danmark. Der skal således være tale om en tidsmæssig sammenhængende rejse, hvis den går til flere destinationer. Der må dog gerne, under rejsen mellem tjenestestedet og det fjerneste rejsemål, være fartplanbetingede ophold. Umiddelbart er der efter Personaledirektoratets opfattelse ikke er behov for at ændre cirkulæret. Derimod vil Personaledirektoratet i stedet udsende en skrivelse til direktoraterne, hvor reglerne i cirkulæret på ny beskrives, herunder særligt feriefrirejsens omfang samt muligheden for vidererejse i de tilfælde, hvor billetten er udstedt som en samlet rejse. 3.3 Indberetning af frie goder mv., side 801 Ekstern revisor: Et gennemgående problem er indberetning af frie goder og feriefrirejser, hvor de enkelte enheder ofte ikke umiddelbart kan dokumentere, at deres ansvar for korrekt indberetning til skattemyndigheden faktisk er sket. Personaledirektoratets Lønadministration har taget revisionen indstilling til efterretning og vil fra skatteåret 2007 foretage følgende ændringer i indrapporteringen af frie goder. 1. Indrapporteringsdato af frie goder er blevet ændret til 15. januar i efterfølgende skatteår, så alt vedrørende frie goder kan nå at blive indrapporteret. 2. Samtidig vil Lønadministrationen tage revisionens indstilling vedrørende kopi af oplysningssedlerne til efterretning og alle ansvarlige ledere fra skatteåret 2007 vil få tilsendt en kopi af de ansattes oplysningssedler. Side 2

3 6. Landsstyremedlemmet for Familier og Justitsvæsen, side Enheder med kritiske bemærkninger Gertrud Rask Minde, side 805 Ekstern revisor: Ved revision af Gertrud Rask Minde er blandt andet konstateteret, at der på revisionstidspunktet primo maj 2006 ikke var udarbejdet afstemningsmateriale for bogholderiets balanceposter for første kvartal En gennemgang af balanceposterne viste blandt andet, at et mindre beløb skulle have været mellemregnet til Familiedirektoratet og medtaget i 2005 regnskabet. Samlet set er vores konklusion, at direktoratets ledelse, efter vores opfattelse, bør være opmærksom på at Gertrud Rask Minde fremadrettet overholder de vedtagne forretningsgange og interne kontroller Enheder med flere kritiske bemærkninger Qiviarfimmi, side 805 Ekstern revisor: Bogføringen af Qiviarfimmi varetages af døgninstitutionsafdelingen indtil enheden har de fornødne ressourcer til selv at varetage bogføringen. På revisionstidspunktet var ikke bogført bankbevægelser siden 2005, hvorfor periodiske budgetopfølgninger ikke har været retvisende. Qiviarfimmi har ikke udarbejdet regnskabsinstruks og attestationslister. Der foretages ikke afstemning mellem bruttolønlister og registreringer i XAL. Der foreligger ikke inventarliste for enheden Uiluiit, side 805 Ekstern revisor: Ved revisionsbesøget på Uiluiit kunne blandt andet konstateres, at bilagene var arkiveret på en så ustruktureret måde, at bilagsrevision ikke kunne gennemføres. Endvidere afdækkede et beholdningseftersyn en kassedifference på ca kr. Samlet set er det således vores opfattelse, at interne kontroller mv. i Qiviarfimmi og Uiluiit ikke har været tilfredsstillende, og at direktoratets ledelse bør sikre, at der tilføres tilstrækkelige ressourcer til at løse/afhjælpe de fundne problemstillinger. Familiedirektoratet har oplyst, at driften af Qiviarfimmi har ikke været tilfredsstillende. Derfor er Qiviarfimmi nedlagt i sin oprindelige form. Institutionen vil fremover blive en afdeling i tilknytning til en eksisterende institution. Familiedirektoratet har fokus på de pågældende institutioners forretningsgange og kontroller og har ydet råd og vejledning til institutionerne, så de har fået de nødvendige redskaber. Direktoratet opfordre institutionerne til at gå sammen omkring regnskabsfunktionen for at mindske sårbarheden og eventuelt indgå aftale med et regnskabsfirma, hvis problemet er, at det er vanskeligt at tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft. Side 3

4 At regnskabsfunktionen varetages lokalt finder Familiedirektoratet væsentligt, idet det er med til at pointere institutionens forstander administrative og økonomiske ansvar. Hvis der ikke sker mærkbar forbedring i de pågældende institutioner vil direktoratet eventuelt sætte institutionerne under direktoratets administration eller foretage tilsvarende administrative foranstaltning. 8. Landsstyremedlemmet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke, side Enheder med kritiske bemærkninger Inerisaavik/Pilersuiffik, side 807 Ekstern revisor: Ved revisionsbesøget på Inerisaavik/Pilersuiffik kunne blandt andet konstateres, at blanketter vedrørende honorering af mer-/overarbejde alene underskrives af den enkelte medarbejder. Dog foretages en efterfølgende kontrol ved gennemgang af bruttolønlisterne. Enhedens inventarliste var ikke ajourført siden Endvidere havde enheden på revisionstidspunktet en del tilgodehavender ældre end 6 måneder, der burde have været overført til Skattedirektoratet til inkasso. Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke oplyser, at det på baggrund af revisionens bemærkning er indskærpet, at attestering af mer-/overarbejde sker af ledelsen. Ledelsen videresender herefter godkendelsen af ansøgning til lønkontoret. Ingen medarbejder kan indberette eget merarbejde til lønkontoret. Kopi af det underskrevne originaldokument vedlægges journalen. Efter revisionens besøg blev der den 4. september 2006 fremsendt en revideret inventarliste. Der er fremsendt en ajourført inventarliste jf. afslutningsplan for regnskab Ældre tilgodehavender er sendt til Skattedirektoratet til inkasso. Det er indskærpet, at enheden skal efterleve regelsæt og stramme op på den løbende opfølgning på tilgodehavender Sprogcenteret, side 807 Ekstern revisor: Ved revisionsbesøget på Sprogcenteret blev blandt andet konstateret, at centeret ikke har ført 20 bærbare computere på inventarlisten. Det blev oplyst, at 1 var forsvundet under transport, mens der ikke kunne redegøres for den fysiske tilstedeværelse af andre computere. I forbindelse med beholdningseftersynet konstateredes 3 ubrugte checks, der var underskrevet af centerlederen, hviket indikerer at forretningsgangen omkring checkanvendelse ikke følges. En del tilgodehavender ældre end 6 måneder burde have været overført til Skattedirektoratet til inkasso. Side 4

5 En del repræsentationsbilag var ikke forsynet med deltagerkreds/-navne, ligesom en del bogføringsbilag for rejser manglede nødvendige oplysninger. Samlet set er vores konklusion, at direktoratets ledelse, efter vores opfattelse, bør sikre at de nævnte forhold for Inerisaavik/Pilersuiffik og Sprogcenteret bringes i orden/afklares, og at enhederne fremadrettet overholder de vedtagne forretningsgange og interne kontroller. Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke oplyser, at da inventarlisten for institutionen blev fornyet i juni 2004 var man ikke opmærksomme på, at 10 IBM bærbare var i en opbevaringsvogn ved tolkekontoret. Derfor var kun 9 bærbare opført på listen. Optælling viste, at 16 af de 20 IBM ere er på institutionen, 3 anvendes af undervisere og 1 er bortkommet. Der er fremsendt en ajourført inventarliste jf. afslutningsplan for regnskab De 3 ubrugte check var i reserve i forbindelse med en tjenesterejse, hvor der kun var en underskriftberettiget. Ubrugte check er annulleret. Det er indskærpet, at enheden skal efterleve regelsæt vedrørende checkanvendelsen. Ældre tilgodehavender er sendt til Skattedirektoratet til inkasso. Det er indskærpet, at enheden skal efterleve regelsæt og stramme op på den løbende opfølgning på tilgodehavender. For så vidt angår dokumentation for deltagerkreds i forbindelse repræsentation skal det oplyses, at institutionen har lavet et skema, der oplyser om møder, deltagere og overnatning 10. Landsstyremedlemmet for Erhverv, Arbejdsmarked og Erhvervsuddannelser, side Enheder med kritiske bemærkninger Perorsaanermik Ilinniarfik, side 808 Ekstern revisor: Ved revisionsbesøget på Perorsaanermik Ilinniarfik konstateredes blandt andet at rektor og souschef har været vikar for en suspenderet faglærer, og at vikartimerne er udbetalt som overarbejde. Efter vores opfattelse er det tvivlsomt, at ansættelsesforholdene for de pågældende giver mulighed for at aflønne vikartimer som overarbejde. Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke oplyser, at den pågældende enhed hører under dets ansvarsområde. Direktoratet har fra enheden fået oplyst, at der er indgået en lokalaftale om vikartimerne. Det er dog direktoratets opfattelse, at regelgrundlaget som hovedregel ikke hjemler mulighed for lokalaftaler, og at det er skolens øverste leder, der har ansvaret for, at der er hjemmelsgrundlag for indgåede aftaler. Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke har på baggrund af revisionens bemærkning bedt om fremsendelse af en kopi af nævnte lokalaftale inklusiv referencer til de Side 5

6 parter, der har indgået og godkendt den pågældende aftale samt det hjemmelsgrundlag, som aftalen henviser til. Direktoratet har endnu ikke modtaget det pågældende materiale Niuernermik Ilinniarfik (Nuuk), side 808 Ekstern revisor: Ved revisionsbesøget på Niuernermik Ilinniarfik (Nuuk) kunne blandt andet konstateres, at der ikke forelå dokumentation for indberetning af fri telefon og feriefrirejser for Endvidere var en række bilag vedrørende kassen ikke blevet bogført inden for en rimelig tidsfrist. På revisionstidspunktet var en række tilgodehavender for ca. 350 t.kr. ældre end 6 måneder, og burde have været overført til Skattedirektoratet til inkasso. Hertil kommer flere afstemningsposter, der burde have været afklaret. Direktoratet for Arbejdsmarked og Erhvervsuddannelse oplyser, at der er ingen der har fri telefon på skolen, dog er der 2 mobiltelefoner, der primært anvendes ved tjenesterejser. Regningen for de 2 mobiltelefoner bliver tjekket hver måned. Feriefrirejseindberetningen er tilgået skattevæsnet og skolen sikre, at det også vil ske fremover. Der var tale om rejse for to personer i 2005 og en i Skolen har pr. 1 oktober 2006 ansat ny leder af bogholderiet. Der er efterfølgende blevet strammet kraftigt op på rykkerproceduren omkring debitorer. Ligeledes er alle afstemningsposter er nu afklaret og afstemt Sanaatornermik Ilinniarfik, side 809 Ekstern revisor: Ved revisionsbesøget på Sanaatornermik Ilinniarfik kunne blandt andet konstateres, at enhedens tolk har boet vakant i en af enhedens boliger i en periode på to år fra , og at vedkommende først søger om og opnår en personalebolig i 2005, uagtet at vedkommende ikke har en stilling med tilknyttet ret til personalebolig. Efter vores opfattelse er det overvejende sandsynligt at den pågældende bolig skal betragtes som fri bolig, og bør indberettes til skattemyndighederne som sådan. Enheden har endvidere ikke indberettet feriefrirejse og fri bil for 2005 til skattemyndighederne. Direktoratet for Arbejdsmarked og Erhvervsuddannelse oplyser, at skolen snarest forventer at indgå aftale med tolken om betaling af husleje for perioden Herudover er der sket indberetningen af feriefrirejse og fri bil for 2005 og Landsstyremedlemmet for Boliger, Infrastruktur og Råstoffer, side 809 Ekstern revisor: Dog skal bemærkes, at Direktoratet for Boliger og Infrastruktur er ved at implementere et lånesystem for de udlån, der vedrører Anlægs- og renoveringsfonden. Lånetilsagn fungerer umiddelbart tilfredsstillende, men registrering af udlån er endnu ikke ibrugta- Side 6

7 get. Endvidere har direktoratet behov for at få defineret et antal udskrifter, der kan anvendes til at udføre kontrolprocedurer i form af afstemninger o.l. Vi anbefaler, at direktoratet nøje følger færdiggørelsen af lånesystemet. Direktoratet for Boliger og Infrastruktur oplyser, at lånemodulet pr. 1. januar 2007 er taget fuldt ud i brug, så udbetalinger af lån også registreres i lånesystemet. De sager, der ikke er registreret i 2006, forventes at komme på plads inden regnskabet for 2006 lukkes. Direktoratet har aftalt med leverandøren af lånesystemet, at der udarbejdes en manual for udskrifter. Denne forventes ligeledes leveret inden regnskabet for 2006 lukkes. Side 7