Vejledning til leverandører Achilles Facilities & Building Services (FBS) netværk 2015-02-16 Version 3.0 Side 1 af 14
Indhold Oversigt... 4 Hvorfor har Coor indgået partnerskab med Achilles?... 4 Hvad er Facilities & Building Services (FBS) netværk?... 4 Hvem er Achilles?... 6 Hvad er Achilles' rolle?... 6 Registrering... 6 Hvem skal registrere sig?... 6 Hvad indeholder registreringsprocessen?... 7 Hvad er konsekvensen af ikke at registrere sig?... 7 Hvilke oplysninger skal jeg give?... 8 Skal jeg registrere mig, hvis jeg allerede er medlem af et andet Achilles-netværk?... 8 Skal jeg registrere mig, selv om jeg ikke har en igangværende aftale med Coor?... 8 Vi har altid arbejdet for Coor, hvorfor skal vi registrere os nu?... 8 Hvad sker der, hvis jeg har registreret forkerte produkter og/eller tjenesteydelser i Facilities & Building Services (FBS)-netværket?... 8 Leverandørinformation, databehandling og fortrolighed... 9 Hvem har adgang til mine oplysninger?... 9 Kan leverandører opdatere deres oplysninger?... 9 Betaling og gebyrer... 9 Er der omkostninger forbundet med registrering?... 9 Hvordan fastsættes leverandørgebyrer?... 9 Hvad er en produkt- og servicekategori?... 10 Hvad omfatter leverandørgebyret, og hvem skal det betales til?... 10 Hvornår og hvordan skal leverandører betale deres gebyr?... 10 Hvilken valuta kan jeg betale i?... 11 Hvor længe er mit abonnement gyldigt?... 11 Hvad betyder det at være kvalificeret i Facilities & Building Services (FBS)... 11 Fordele... 12 Hvordan gavner Facilities & Building Services (FBS)leverandører?... 12 Vis, at du overholder lovgivningen, og øg dine chancer for at få tildelt en ordre... 12 Bliv mere synlig, og skab nye forretningsmuligheder... 12 Drag fordel af effektivitetsforbedringer og spar tid, arbejde og penge... 12 Sørg for, at indkøbere har adgang til dine seneste virksomhedsoplysninger... 12 Tekniske problemer og support... 13 Hvilke sprog er Facilities & Building Services (FBS)-netværkets spørgeskema tilgængeligt på?... 13 Hvad sker der, hvis jeg ikke kan logge på?... 13 2015-02-16 Version 3.0 Side 2 af 14
Hvordan vedhæfter jeg et dokument?... 13 Hvad sker der, hvis jeg har brug for at foretage ændringer i mit spørgeskema?... 13 Hvad sker der, hvis mit spørgeskema bliver afvist i løbet af datavalideringsprocessen?.. 13 Hvad sker der, hvis de oplysninger, jeg leverede, bliver forældede?... 14 Jeg har ikke alle de oplysninger, der anmodes om, hvad skal jeg gøre?... 14 Kan jeg give prisoplysninger om min virksomheds produkter og tjenesteydelser?... 14 Hvordan kan jeg kontakte Achilles?... 14 2015-02-16 Version 3.0 Side 3 af 14
Oversigt Hvorfor har Coor indgået partnerskab med Achilles? Coor har indgået partnerskab med Achilles for at implementere Facilities & Building Services (FBS) netværket som en integreret del af deres nuværende leverandørstyring. Facilities & Building Services (FBS) vil blive fuldt integreret i deres indkøbsproces og vil være afgørende for den måde, de kvalificerer og evaluerer leverandører. Din registrering i Facilities & Building Services (FBS) er derfor meget vigtig for Coor. Facilities & Building Services (FBS) vil sætte Coor i stand til at overvåge og evaluere leverandørers resultater på en konsekvent og objektiv måde ved at levere pålidelige og troværdige data til Coor, der har været valideret uafhængigt af Achilles og indsamlet via et standardiseret og strømlinet online spørgeskema. Facilities & Building Services (FBS) udgør den nye standard, som Coors kritiske og strategiske leverandører skal opfylde. Den gør Coor i stand til at foretage ansvarlige indkøb og sikre, at de virksomheder, som leverer til Coor, efterlever branchestandarder og lovkrav. Hvad er Facilities & Building Services (FBS) netværk? Facilities & Building Services (FBS) er et online netværk, der administrerer leverandørdata på vegne af indkøbsorganisationer, der er baseret i Nordeuropa og arbejder indenfor Facilities & Building Services. Facilities & Building Services (FBS) gør det muligt for indkøbsorganisationer at reducere risici i deres forsyningskæde gennem en uvildig og grundig evaluering og validering af en række leverandørdata, der er vigtige for indkøbsprocessen, herunder sundhed, sikkerhed og miljø; virksomhedens sociale ansvar; og overholdelse af lovgivningen. Netværket bringer indkøbsorganisationer og leverandører fra branchen sammen i et kontrolleret og professionelt styret miljø. Ved hjælp af en aftalt branchestandard standardiseres og strømlines den måde købere og leverandører er i kontakt med hinanden på. Det understøtter bedre relationer og er grundlag for en mere omkostningseffektiv indkøbsproces. Facilities & Building Services (FBS)administreres af Achilles på vegne af alle deltagende indkøbsorganisationer. 2015-02-16 Version 3.0 Side 4 af 14
Forklaring til netværksmodellen Facilities & Building Services (FBS) er baseret på en god og gennemtestet online netværksmodel, som gavner både købere og leverandører. Leverandører vurderes på en ensartet måde ved hjælp af en standardiseret registreringsproces. Facilities & Building Services (FBS) er en "netværket betaler" model, hvilket betyder, at omkostningerne til netværket deles mellem indkøbsorganisationer og leverandører. Dette kræver betaling af et årligt gebgyr for alle parter, som omfatter validering af data, vedligeholdelse af systemet, løbende administration og eventuelle fremtidige opgraderinger. Fordele ved Achilles-modellen i forhold til den traditionelle model 2015-02-16 Version 3.0 Side 5 af 14
Hvem er Achilles? Achilles er en af verdens største serviceudbydere af globale leverandørstyringssystemer med mere end 950 medarbejdere i 22 lande. Achilles arbejder på vegne af over 850 indkøbsorganisationer fra 11 sektorer med at indsamle, validere og overvåge væsentlige data om mere end 90.000 leverandører. Dette gør det muligt for indkøbsorganisationer at få indsigt i deres leverandørers kompetencer, før de træffer vigtige indkøbsbeslutninger. På grundlag af en forståelse af deres forsyningskæder kan indkøbsorganisationer proaktivt identificere og afhjælpe potentielle risici for at beskytte mennesker, miljø og fortjeneste. Hvis du ønsker mere information om Achilles, kan du besøge deres hjemmeside www.achilles.com. Hvad er Achilles' rolle? Det er Achilles opgave at støtte Coor med at få vores leverandører (rammeaftale leverandører og strategiske lokale leverandører) med i Facilities & Building Services (FBS)- netværket. Deres rolle er at hjælpe leverandørerne med deres registrering fra start til slut og give støtte og vejledning efter behov. Når en leverandør har fuldført registreringsprocessen, er det Achilles' opgave som en upartisk tredjepart at kontrollere og godkende, at oplysningerne fra hver leverandør er korrekte og ajourførte. Det er også deres opgave at påpege eventuelle problemer eller uoverensstemmelser med data direkte over for hver leverandør, og at samarbejde med dem for at løse det hurtigt og effektivt. Når dine oplysninger er kommet igennem datavalideringsprocessen, vil de blive publiceret af Achilles. De bliver derefter tilgængelige for autoriserede personer i Coor. Efterhånden som nye indkøbsorganisationer slutter sig til netværket, vil de også få adgang til dine oplysninger. Som en del af disse aktiviteter er Achilles forpligtet til at samarbejde med vores leverandører i alle spørgsmål vedrørende registrering. Udpegede kundechefer hos Achilles arbejder tæt sammen med de udpegede kontaktpersoner i Coor for at sikre registrering af virksomheder i hele vores forsyningskæde. Registrering Hvem skal registrere sig? Alle rammeaftale leverandører og alle strategiske lokale leverandører med en aktuel rammeaftale eller aftale, eller som er ved at underskrive en rammeaftale eller aftale med Coor, vil blive opfordret til at registrere sig i Facilities & Building Services (FBS)-netværket. Alle leverandører med en selvstændig juridisk enhed er forpligtet til at blive registreret i Facilities & Building Services (FBS)-netværket. Forklaringen er: Coor kræver detaljerede oplysninger om hver juridisk enhed, der leverer til os. Et veladministreret hovedkontor er ikke en garanti for, at hvert enkelt datterselskab også er i fuld overensstemmelse hermed. 2015-02-16 Version 3.0 Side 6 af 14
Hvis et datterselskab er en selvstændig juridisk enhed, skal denne også registreres i Facilities & Building Services (FBS). Hvad indeholder registreringsprocessen? Leverandører vil modtage en formel invitation fra deres kontaktperson hos Coor. Dette vil blive efterfulgt af en e-mail fra Achilles, som indeholder en vejledning i at blive registreret. Bemærk, at e-mailen afsendes fra fbs@achilles.com For at fortsætte registreringsprocessen kræves det, at du udfylder en bestillingsformular. Den kan downloades fra Achilles hjemmeside (under siderne for FBS-netværket). I bestillingsformularen skal du angive virksomhedens stamdata samt det antal produkter og tjenesteydelser, som du ønsker at registrere. Sidstnævnte bestemmer niveauet for det gebyr, som du skal betale til Achilles. Du skal også oplyse, hvordan du vil betale. Når betalingen er modtaget af Achilles, vil du få tilsendt et link til Facilities & Building Services (FBS)-netværkets spørgeskema. Når du har udfyldt alle sektioner, skal du indsende det til Achilles. Når dine oplysninger er blevet kontrolleret og godkendt af Achilles, vil de blive publiceret i netværket og gjort tilgængelige for Coor. Bemærk, at det kan blive nødvendigt med gentagelser, før dine data kan publiceres, men Achilles vil samarbejde med dig for at løse eventuelle problemer med dine data så hurtigt og effektivt som muligt. Hvad er konsekvensen af ikke at registrere sig? Manglende overholdelse af Coor's anmodning om registrering kan påvirke leverandørens mulighed for nye aftaler, herunder aftalefornyelser. 2015-02-16 Version 3.0 Side 7 af 14
Hvilke oplysninger skal jeg give? Du vil blive bedt om at give oplysninger om økonomi, Hundhed, Sikkerhed og Miljø (HSE), kvalitet, forsikring, produkter og tjenesteydelser, virksomhedens sociale ansvar (CSR), ejerskab og overholdelse af lovgivningen. Dette omfatter upload af relevante certifikater og erklæringer. Der er også mulighed for at stille leverandører supplerende spørgsmål via "Request for Information" (RFI) funktionaliteten i Facilities & Building Services (FBS). Dette gælder specielt for udbud og andre indkøbsaktiviteter, hvor der kræves yderligere oplysninger, der er specifikke for indkøbet. Skal jeg registrere mig, hvis jeg allerede er medlem af et andet Achillesnetværk? Selv om nogle af vores leverandører er medlemmer af andre Achilles-netværk, vil vi stadig opfordre alle leverandører til at registrere sig i Facilities & Building Services (FBS)- netværket. Leverandørdata deles ikke med andre netværk. Det betyder, at som en registreret indkøbsorganisation, vil Coor ikke være i stand til at få adgang til nogen leverandørdata uden for FBS. For at understøtte vores risikostyring og fremtidige indkøbsaktiviteter er det vigtigt for os, at alle inviterede leverandører registreres i Facilities & Building Services (FBS). Skal jeg registrere mig, selv om jeg ikke har en igangværende aftale med Coor? Hvis du tidligere har gjort forretning med Coor og gerne vil komme i betragtning til fremtidige indkøb, skal du registrere dig. Vi har altid arbejdet for Coor, hvorfor skal vi registrere os nu? Facilities & Building Services (FBS)-netværket indsamler og lagrer vigtige data om nuværende og potentielle leverandører til Coor. Systemet er en integreret del af Coor's forbedrede leverandørstyring, og alle strategiske og vigtige leverandører er blevet inviteret til at registrere sig. Hvad sker der, hvis jeg har registreret forkerte produkter og/eller tjenesteydelser i Facilities & Building Services (FBS)-netværket? Hvis du mener, at du ikke har anført alle de produkter og tjenesteydelser, som du aktuelt leverer eller gerne vil levere til Coor og det bredere netværk, skal du kontakte fbs@achilles.com. 2015-02-16 Version 3.0 Side 8 af 14
Hvis du vil slette nogen produkter og tjenesteydelser, kan du også gøre dette. Hvis dette reducerer dit gebyr, vil det blive justeret i overensstemmelse hermed ved fornyelse. Bemærk venligst, at Achilles ikke kan foretage en tilbagebetaling på nuværende gebyr. Leverandørinformation, databehandling og fortrolighed Hvem har adgang til mine oplysninger? Generelle oplysninger, som leveres som en del af Facilities & Building Services (FBS)- netværket bliver synlige for alle godkendte medlemmer af Coor samt for alle fremtidige indkøbsorganisationer inden for netværket. Oplysninger, der er specifikke for din relation til Coor, kan kun åbnes af autoriseret personale i Coor; de kan ikke ses af andre organisationer i netværket. Bemærk, at dine oplysninger ikke vil være synlige for andre leverandører; ligesom du ikke kan søge efter andre leverandørers oplysninger. Dette er for at beskytte fortroligheden. Kan leverandører opdatere deres oplysninger? Leverandører kan opdatere deres informationer til enhver tid i løbet af året. Hvis du har behov for det, skal du kontakte fbs@achilles.com. Som en del af den service der leveres af Achilles, vil leverandører også modtage påmindelser, når kritiske oplysninger er ved at blive forældede for at sikre, at de har alle muligheder for at holde deres profil opdateret. Endvidere sikrer en årlig fornyelsesproces, at leverandørerne opdaterer deres oplysninger mindst en gang om året. Betaling og gebyrer Er der omkostninger forbundet med registrering? Registrering i Facilities & Building Services (FBS)-netværket er underlagt et årligt leverandørgebyr, der betales direkte til Achilles. Gebyret dækker udgifter til validering af data, support, systemvedligeholdelse og opgraderinger. Det skal bemærkes, at efterhånden som nye indkøbsorganisationer optages i netværket, vil der ikke være yderligere omkostninger - et gebyr gælder uanset antallet af indkøbsorganisationer i netværket. Hvordan fastsættes leverandørgebyrer? Gebyret bestemmes af antallet af produkt- og servicekategorier, du vælger under ansøgningsprocessen. Det kræves af leverandører, at de som mininum registrerer kategorierne for de produkter og tjenesteydelser, som de i dag leverer til Coor. 2015-02-16 Version 3.0 Side 9 af 14
Hvis en leverandør ønsker at udnytte det fulde potentiale af netværket og ønsker at fremme andre produkter og tjenesteydelser, som de er i stand til at levere til vores virksomhed samt andre indkøbsorganisationer, der arbejder i denne sektor, som slutter sig til netværket i fremtiden, kan de registrere så mange produkt- og servicekategorier, som de ønsker. Nuværende gebyrer for leverandører (beregnet i SEK) er: * Grundprisen gælder for virksomheder med en årlig omsætning på mindre end SEK 10.000.000. Gebyrer gælder for hver juridisk identitet, der er registreret i Facilities & Building Services (FBS). Priser er ekskl. moms, som vil blive tilføjet, hvor det er relevant. Hvad er en produkt- og servicekategori? Et produkt- og servicekategori beskriver en kategori af produkter eller tjenesteydelser, der leveres af en leverandør. Kategorierne sætter indkøbere i stand til at søge efter leverandører baseret på bestemte produkter og tjenesteydelser. En kopi af " Facilities & Building Services (FBS)-vejledning til produkt- & servicekategorier" vil blive gjort tilgængelig for dig, når du påbegynder registreringsprocessen. Hvad omfatter leverandørgebyret, og hvem skal det betales til? Gebyret betales direkte til Achilles for at dække omkostningerne til validering af data, support, systemvedligeholdelse og opgraderinger. Hvornår og hvordan skal leverandører betale deres gebyr? Leverandører skal i første omgang udfylde en bestillingsformular. Gebyret bestemmes af antallet af produkt- og servicekategorier, du vælger under ansøgningsprocessen. På bestillingsformularen anmodes leverandører om at vælge betalingstype. Man kan betale via betalings-/kreditkort eller via elektronisk bankoverførsel. 2015-02-16 Version 3.0 Side 10 af 14
Hvilken valuta kan jeg betale i? Du kan betale i svenske kroner (SEK); norske kroner (NOK) eller Euro (EUR). Hvor længe er mit abonnement gyldigt? Dit abonnement er gyldigt i 12 måneder begyndende fra publiceringen af dit spørgeskema, hvis det er besvaret inden 1 måned efter betaling. Achilles vil sende dig rettidige påmindelser om fornyelse af dit abonnement for at sikre, at du bliver ved at opfylde kravene i Facilities & Building Services (FBS)-netværket. Hvad betyder det at være kvalificeret i Facilities & Building Services (FBS) At være kvalificeret i Facilities & Building Services (FBS) er ikke det samme som at være kvalificeret for Coor. Det indebærer simpelthen, at leverandøren har opfyldt kvalifikationskravene bestemt af Facilities & Building Services (FBS)-netværket. Kvalifikationskravene er: Virksomheden skal bekræfte, at den har betalt alle forfaldne skatter og afgifter vedrørende virksomheden og dens medarbejdere; virksomheden er på nuværende tidspunkt ikke i betalingsstandsning eller under konkursbehandling; der er uploadet et Sammenskrevet Resume; samt en Tro & Love erklæring, hvori virksomhedens adm. direktør bekræfter, at besvarelsen af spørgeskemaet er korrekt. At blive kvalificeret for Coor indebærer, at leverandøren også skal gennemføre Coor kvalifikationsprocessen, herunder et kreditcheck og en positiv evaluering af svarene i Facilities & Building Services (FBS). 2015-02-16 Version 3.0 Side 11 af 14
Fordele Hvordan gavner Facilities & Building Services (FBS)leverandører? Vis, at du overholder lovgivningen, og øg dine chancer for at få tildelt en ordre Flere og flere indkøbere indser, at de bliver mere og mere ansvarlige for deres leverandørers adfærd og efterlevelse af branchestandarder og lovkrav står højt på deres strategiske dagsorden. De har brug for at beskytte deres omdømme og undgå tab af tillid gennem samarbejde med den forkerte leverandør. Som leverandør, der er i stand til at dokumentere dine kompetencer, giver det dig en stærk konkurrencefordel og øger dine chancer for at få tildelt en kontrakt. Bliv mere synlig, og skab nye forretningsmuligheder Facilities & Building Services (FBS) udgør et enestående og stærkt markedsføringsredskab for din virksomhed. Ved at placere virksomheden foran centrale beslutningstagere i sektoren for Facilities & Building Services, åbnes porten for nye muligheder. Drag fordel af effektivitetsforbedringer og spar tid, arbejde og penge Ved at registrere dig i FBS bliver udbudsprocessen betydeligt enklere, og du sparer tid og arbejde med et enkelt, web-baseret leverandør-evalueringsspørgeskema, der deles med og tilgås af adskillige indkøbere inden for den samme organisation og på tværs af hele FBS. Sørg for, at indkøbere har adgang til dine seneste virksomhedsoplysninger Da dine data ejes af dig, betyder det, at du selv kan sørge for, at dine oplysninger altid er upto-date og præcise. Dette sikrer, at indkøberne har dine seneste virksomhedsoplysninger ved hånden, når de foretager deres indkøb, og det øger dine chancer for at blive vist i deres søgeresultater. For at foretage ændringer i din besvarelse, skal du kontakte fbs@achilles.com. 2015-02-16 Version 3.0 Side 12 af 14
Tekniske problemer og support Hvilke sprog er Facilities & Building Services (FBS)-netværkets spørgeskema tilgængeligt på? Netværkets spørgeskema er tilgængeligt på engelsk, svensk og dansk. Hvad sker der, hvis jeg ikke kan logge på? Hvis du har problemer med at logge på, kan du anmode om en e-mail med en ny adgangskode ved at kontakte Achilles fbs@achilles.com, så vil de hjælpe dig. Hvordan vedhæfter jeg et dokument? Hvis du vil vedhæfte et dokument, skal du: Gemme dokumentet på din nuværende pc Klikke på "Browse" Vælge dokumentet fra dit system til overførsel Understøttede dokumentformater omfatter:.jpg.jpeg.png.rtf.pdf Hvad sker der, hvis jeg har brug for at foretage ændringer i mit spørgeskema? Når dit spørgeskema er blevet sendt til Achilles til datavalidering, kan du ikke foretage nogen ændringer af spørgeskemaet, før det er blevet kontrolleret og publiceret af Achilles (bortset fra som en del af valideringsprocessen). Når et spørgeskema er blevet publiceret, kan du ikke foretage ændringer på ethvert tidspunkt. Hvis du ønsker at foretage en ændring, skal du kontakte fbs@achilles.com. Hvis du foretager ændringer i din besvarelse, skal du gemme ændringerne og genfremsende besvarelsen til validering. Når dine ændringer er accepteret af Achilles, vil dine opdaterede oplysninger blive publiceret og gjort tilgængelige for autoriserede personer i Coor. Hvad sker der, hvis mit spørgeskema bliver afvist i løbet af datavalideringsprocessen? Hvis der er spørgsmål til de oplysninger, du har leveret i spørgeskemaet, vil du modtage en telefonopringning eller en e-mail fra Achilles med en liste over de spørgsmål, du skal besvare igen. Det er vigtigt, at du reagerer så hurtigt som muligt. Bemærk, at spørgeskemaet ikke kan blive publiceret og ikke vil være tilgængeligt for Coor, før alle spørgsmål er besvaret tilfredsstillende. 2015-02-16 Version 3.0 Side 13 af 14
Hvad sker der, hvis de oplysninger, jeg leverede, bliver forældede? Du vil blive informeret af Achilles før de data, du har leveret, udløber. Vi anbefaler, at du opdaterer disse oplysninger så hurtigt som muligt for at sikre, at Coor har adgang til dine mest opdaterede oplysninger. Jeg har ikke alle de oplysninger, der anmodes om, hvad skal jeg gøre? Du kan først sende spørgeskemaet, når alle felter markeret som "obligatorisk" er udfyldt. Hvis de oplysninger, du ikke har tilgængelige, ikke er krævet, kan du fortsætte med resten af spørgeskemaet. Hvis du har brug for at finde de krævede oplysninger et andet sted, kan du gemme de oplysninger, du har udfyldt og tilføje de manglende senere. Husk, at før alle dine oplysninger er fremsendt og har bestået valideringsprocessen, vil de ikke være synlige for Coor. Kan jeg give prisoplysninger om min virksomheds produkter og tjenesteydelser? Nej, du kan ikke give prisoplysninger i din registrering. Du kan blive bedt om at levere detaljerede prisoplysninger for produkter og tjenesteydelser, hvis du bliver opfordret af Coor til at fremsende et tilbud for en aftale. Denne proces behandles af Coor. Hvordan kan jeg kontakte Achilles? Achillevs Information AB Vretenvägen 13 171 54 Solna Sweden Website: www.achilles.com E-mail: fbs@achilles.com Tlf: +46 8 444 1700 2015-02-16 Version 3.0 Side 14 af 14