Fra DGOP til G-GOP Processen for ny version af kommunikationsstandard for genoptræningsplaner Dette notat beskriver processerne for at gennemføre implementeringen af ny version kommunikationsstandard for genoptræningsplaner (G-GOP). Notatet arbejder med at adressere de udfordringer der er ved at binde behovet for hurtig implementering af f.eks. lovkrav og kvalitetstiltag sammen med den efterfølgende nødvendige opdatering af den digitale-understøttelse. Processerne med at udarbejde nye eller ændrede data og få disse implementeret digitalt vil aldrig kunne foregå 100% synkront. Men en løbende dialog mellem de parter som tager initiativ til ændringer og de parter som varetager digital understøttelse kan skabe rum til at udarbejde fælles tids-og implementeringsplaner som omfatter samtlige processer fra start. Ændringer kan have baggrund i f.eks. kvalitetstiltag, ændret sundhedsfagligt behov, lovgivning m.m. Baggrund På baggrund af regeringsudspillet Bedre kvalitet og samarbejde opfølgning på kommunalreformen, juni 2013 ønskede regeringen at øge fagligheden i genoptræningsog rehabiliteringsindsatsen. Som følge af dette blev bekendtgørelse om genoptræningsplaner og om patienters valg af genoptræningstilbud efter udskrivning fra sygehus samt vejledning om genoptræning og vedligeholdelsestræning revideret. Ikrafttrædelsesdato for bekendtgørelse og tilhørende vejledning blev fastsat til 1. januar 2015. Udveksling af genoptræningsplaner skal fortsat være digital. Ændringerne i bekendtgørelsen medførte et behov for en ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner. Det blev med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (SUM) samt Sundhedsstyrelsen aftalt, at MedCom skulle udarbejde ny version af MedComs kommunikationsstandard for genoptræningsplaner. Tidsplan for implementering og udbredelse i regioner og kommuner blev fastsat fra centralt niveau ultimo 2014. Tidsplanen blev justeret i perioden januar 2015 januar 2016 på baggrund af dialog mellem MedComs G-GOP-Implementeringsgruppe og den overordnede nationale koordineringsgruppe for G-GOP implementering. Koordineringsgruppen havde repræsentanter fra Sundheds- og Ældreministeret (SUM), Sundhedsstyrelsen (SST), Danske Regioner, KL og MedCom. Repræsentanterne fra SST, KL og Danske Regioner var også medlem af MedComs G-GOP-Implementeringsgruppe. Hovedparten af forberedelse og implementering af G-GOP hos regioner, kommuner, it-leverandører og MedCom foregik i perioden januar 2015 september 2016. Opfølgning og mindre opgaver udføres i perioden oktober 2016 marts 2017. Sundheds- og Ældreministeret understøttede overgangsperioden fra den nye bekendtgørelse trådte i kraft til implementering af ny version af digitalt GOP ved at udarbejde vejledning for dokumentationspraksis. Regioner og kommuner varetog opgaven med sikre korrekte og anvendelige data i overgangsperioden, dette fordrede omhu i praksis. Regioner og kommuner informerede frontpersonalet om den nye bekendtgørelse med tilhørende overgangsperiode for digital understøttelse via det faglige samarbejde forankret i sundhedsaftale regi. 1
Ny version af MedComs standard for genoptræningsplaner - fra DGOP til G-GOP Der er 5 regioner, 98 kommuner og i alt 11 forskellige typer it-leverandører som skulle implementere standarden. Hver part har lokale årshjul for udviklingstiltag i egne itsystemer, derfor behov for koordinerende dialog mellem alle parter. Sundhedsfagligt indhold Ny version af MedComs standard for genoptræningsplaner har baggrund i lovgivning. Kommuner og regioner havde dermed interesse i at få opdateret digital understøttelse så hurtigt som praktisk muligt. Det sundhedsfaglige indhold i den nye version af MedComs kommunikationsstandard for genoptræningsplaner er defineret i bekendtgørelsen med tilhørende vejledning. Sundhedsstyrelsen definerede indholdet i samarbejde med egen arbejdsgruppe. Traditionelt er MedComs kommunikationsstandarder delt op en indledning med baggrund, en sundhedsfaglig del (del A) og en teknisk del med XML Facitliste (del B). Forudsætning for at de data som er beskrevet i vejledning for genoptræningsplaner konkret kan udveksles digitalt, var en yderligere konkretisering af data og mapning til arbejdsfelter som kan rumme den sundhedsfaglige dokumentation i det daglige workflow. Denne proces skete i et samarbejde mellem MedComs implementeringsgruppe, SST og MedComs standardteam. Teknisk del XML facitliste Først når det sundhedsfaglige indhold er endeligt fastlagt, kan den tilhørende tekniske del endeligt specificeres og samlede dokumentation af G-GOP standarden færdiggøres. It-leverandørerne begynder planlægning tidligt, men den afsluttende programmering kan først gennemføres, når den endelige version foreligger. Der skal sendes lovpligtig kopi af GOP til patientens praktiserende læger, G-GOP konverteres til en simpel korrespondance meddelelse. Dette skyldes, at der historisk ikke har været tilstrækkelig markedsværdi og prioritering for modtagelse i G-GOP-format blandt de praktiserende læger. MedCom har udarbejdet konverterings style sheet til vans-leverandørerne som i praksis varetager konverteringen. Der er mulighed for at G-GOP i løbet af de kommende år implementeres i praksis-systemerne også. Fra bekendtgørelse og vejledning træder i kraft til praktisk brug - G-GOP proces It-understøttelsen skal opdateres både hos alle parter (regioner, kommuner, it-leverandører og MedCom). Opgaven kommer som konsekvens i lovgivning og alle parter er forpligtiget til at opdatere med ny version af genoptræningsplan. Der blev ikke påbegyndt dialog mellem parternes medlemmer som udarbejdede ny version af bekendtgørelsen med tilhørende vejledning i år 2014 og samme parters medlemmer som skal iværksætte it-understøttelsen før end sent i processen. Dette medførte, at der i roadmap hos hver enkel organisation skulle skabes rum for ny version af kommunikationsstandard for genoptræningsplaner. Regioner, kommuner og it-leverandører oplevede således, at tidsplan for G-GOP skulle indarbejdes ind i eksisterende tids- og implementeringsplaner. Der er et indlejret paradoks og GAP i & med at en ny kommunikationsstandard først kan udarbejdes i endelig version, når det sundhedsfaglige indhold foreligger i endelig version. Men hvis de it-organisationer som skal sørge for digital understøttelse orienteres tidligt og hvis man tidlig udarbejder fælles forpligtigende tidsplaner mellem de parterne. Det er mellem initiativtager til ændring og de parter som understøtte digitalt at der kan der være mulighed for at den digitale understøttelse kan blive lidt hurtigere tilgængelig. 2
Nedenstående viser proces for G-GOP i perioden 2012-2017 mere detaljeret gennemgang ses i bilag A Initiativ Forberedelse MedCom, regioner, kommuner & it-leverandører Implementering Opfølgning G-GOP Processer for ny version af MedComs kommunikationsstandard år år for genoptræningsplaner - fra DGOP til GGOP år 2015 år 2016 år 2017 2012 2014 1. kvartal 2 kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2 kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal Evaluering kommunal reform SST udarbejder sundhedsfagfligt indhold for GOP Bekendtgørelsen for GOP træder i kraft SUM stiller vejledning for overgangsperiode til rådighed SUM afholder informationsmøder landet over National koordineringsguppe.for GGOP nedsat af SUM MedCom og SST præciser og mapper data til GGOP MedComs nationale implementeringsgruppe for GGOP MedComs GGOP standard fastlægges i endelig version GGOP standard release + konverteringsstyelsheet p-læger Planlægning og programmering hos it-leverandørerne MedCom test & certificering Implementering regioner og kommuner Nyt kommunal system testet (Columna Cura) En leverandør privat hospitaler afventes? Opsamling og evaluering via MedComs GGOP imple.gr. Overgang fra prioriteret MC projekt til MedCom basisopgave? Anbefaling Løbende dialog og arbejde hen imod koordinerede tidsplaner mellem initiativer til nye eller ændrede data/standarder og de parter som skal understøtte initiativet digitalt fremfor den aktuelt mere sekventielt orienterede proces. Der bør således i tidsplanen indarbejdes en linje med koordinering mellem tovholder for nyt initiativ og digitale enheder og organisationer. Et eksempel kunne være at SUM & SST iværksætter GOP-processer herunder kontakt for digital understøttelse som f.eks. Sundhedsdatastyrelsen, MedCom, regioners og kommuners fora. Disse parter har kontakt til it-leverandørerne som der også skal koordineres med. 3
Implementering med så mange parter vil altid være kompleks, men ved at arbejde med en fælles tidsplan for både sundhedsfaglig del og it-understøttelse vil alle parter arbejder efter fælles tidsplan fra start. Der vil altid være en periode mellem det tidspunkt, hvor nye sundhedsfaglige data er slutdefineret til programmering og implementering kan gennemføres. Tidsplaner som omfatter alle processer fordrer løbende koordinering Implementering med mange parter vil altid være kompleks, men kan understøttes af fælles planer som omfatter alle processer 4
Bilag A 5