De første. 00 dage. i en ny organisation. en guide til trivsel

De første 00 dage i en ny organisation en guide til trivsel

Enhver kan blive vred det er let; men at blive vred på den rette person i det rette omfang og på rette tid af den rette årsag det er ikke enhver beskåret. Aristoteles

Indhold Skab din arbejdsplads! 1. råd: Få styr på rammerne 2. råd: Spørg igen og igen og 3. råd: Få styr på ambitionerne 4. råd: Husk dine værdier 5. råd: Vær tålmodig Skab kultur om samarbejde og konflikter! 1. råd: Find en ny og lokal sandhed 2. råd: Find balancen mellem nyt og gammelt 3. råd: Undgå fastlåste roller 4. råd: Fokus på opgaven og relationerne 5. råd: Skab klarhed over processen 6. råd: Tag ansvar for konflikter det udvikler Skab din leder! 1. råd: Del ud af din viden 2. råd: Vær overbærende 3. råd: Drag omsorg 4. råd: Fortæl om dine behov 5. råd: Gå MED 6. råd: Synliggør kompetencer Januar 2007, Oplag 5000 HR og Kommunikation, Region Midtjylland

Kære medarbejder Så er vi i gang! I sving med at få styr på det, som er lige inden for rækkevidde. Først og fremmest kollegerne på kontoret og dem på den anden side af gangen. Men også højden på hæve-sænke-bordet og de mest nødvendige genveje på computeren skal sættes op og justeres. Og så er der telefonerne, sags-dokumenterne og fordelingen af opgaverne, som presser sig på, især efter at vi nu er kommet i fuld drift i Regionshuset Horsens, Holstebro, Århus og Viborg. Omsider vil nogen sikkert mene og tage imod udfordringerne med kyshånd, søge indflydelse og være med til at skabe rammerne på ny. Andre kan have sværere ved at finde sig til rette med det nye og opleve, at den tryghed, der ligger i hverdagen og arbejdets vante rutiner, vil blive udfordret. At det nye og ukendte vil fremkalde spørgsmål og overvejelser på forskellig vis.

Uanset om du trives med kendte rammer eller er stærkt optaget af at skabe rammerne på ny, er det i denne første tid vigtigt at være tålmodig med sig selv og sine kolleger. For ting tager tid. I fællesskab skal vi have fundet en måde at arbejde sammen på, så vores opgaver bliver løst på den bedst mulige måde. Og sammen skal vi have fundet den melodi, som gør, at vi nysgerrigt kan spørge til hinanden og kalde det bedste frem fra hver vores kulturelle bagage. Denne guide er en samling af gode råd til, hvordan du finder dig til rette på din ny arbejdsplads i de første 100 dage. Med dine nye opgaver, kolleger, ledelsen og dig selv. God arbejdslyst. Ditte Hughes Afdelingschef HR, Region Midtjylland

Vi gør, hvad vi er, og vi er, hvad vi gør. Abraham Maslow

Skab din arbejdsplads! Når du er i en forandringsfase, kan du opleve, at der er en masse god energi omkring dig og de opgaver, du løser. Måske kender du til fornemmelsen af at være så tændt på arbejdet med de nye opgaver, at du kommer til at rende forvirret rundt uden rigtig at kunne huske, hvad det er, du render efter. At du zapper fra opgave til opgave uden rigtig at blive færdig med noget og derfor heller ikke når det, du skal. At tingene dermed bliver lidt mere besværlige end normalt og tager længere tid og det er lige netop på et tidspunkt, hvor du har allermest brug for at være effektiv og gøre dit bedste, fordi der skal bygges op og dannes nye relationer og indarbejdes nye rutiner.

Ofte kan nogle ret banale og arbejdsmæssige forhold påvirke os mere, end vi går og tror. Heldigvis er de til at håndtere, når man først er opmærksom på dem. Her er fem gode råd. Råd nr. 1: Få styr på rammerne Et godt sted at starte er at få styr på dine omgivelser. Uanset om du skal arbejde på kontor med egen arbejdsplads, eller du er en del af en afdeling, hvor man bevæger sig mere rundt, er det vigtigt, at du føler dig tilpas. At du ved, hvor du har dine arbejdsredskaber og fysisk kan tage plads i hverdagen. Er de helt konkrete fysiske forhold ikke på plads, er det vigtigt selv at tage fat og dernæst søge hjælp gennem ledelsen, hvis der er behov for det. Råd nr. 2: Spørg igen og igen og En god strategi er at stille de spørgsmål, der rejser sig hos en selv og blandt kolleger. En nysgerrig og ikke vurderende tilgang til omverdenen opleves ofte positivt af omgivelserne og skaber accept omkring de spørgsmål, man rejser. Husk at vi alle er nye, så bliv ved med at spørge og spørge og spørge og være ny i så lang tid, du ER det det vil sige, til du føler dig sikker og er vant med hverdagen. Det minimerer risikoen for at lave fejl og er med til at skabe en kultur i det nye, hvor det er tilladt at spørge, og hvor vi samarbejder om målet. Find svar på de praktiske problemstillinger, skab orden! Hvilke opgaver skal jeg løse? Kan jeg løse disse opgaver? Hvor henter jeg hjælp? Hvor skal jeg sidde? Hvem skal jeg dele kontor med? Hvilke arbejdsredskaber har jeg til min rådighed? Hvornår går vi i gang med hvad?

Råd nr. 3: Få styr på ambitionerne I perioder, hvor forandringer er i fokus, er det oplagt at tænke over, hvad du kan gøre anderledes i dit arbejdsliv. Give arbejdsrutinerne et eftersyn og blive mere klar på, hvad det er, du vil. Ofte er det sjovt og giver god energi at sætte nye standarder for sit arbejde, men du skal være forberedt på, at ikke alt vil lykkes, som du har planlagt. Så pas på ambitionsniveauet. I en omstillingsfase har du også brug for at være realistisk! Råd nr. 4: Husk dine værdier Når ens identitet på det arbejdsmæssige område skal genskabes sammen med nye kolleger, kan behovet for at blive en del af fællesskabet i en opstart komme til at stå i vejen for at være tro mod egne holdninger. På den måde kan du opleve, at du er en mindre kompetent samarbejdspartner, end du vanligt anser dig for at være. Så husk dine egne værdier, de er gode at have med, når vi sammen skaber kultur. Råd nr. 5: Vær tålmodig Det er ikke nødvendigvis manglende vilje, hvis ledelsen ikke skaber de rammer, man har brug for i en omstillingsproces. Ledelsen skal selv manøvrere i en eller anden grad af kaos. Udvis derfor en vis tålmodighed og bær over med, at det tager tid at få alt på plads. De personlige problemstillinger, søg svar! Hvad får jeg af tid til dette og hint? Hvad får jeg ud af det? Mine privilegier og arbejdsområder? Hvad skal jeg give afkald på og hvad får jeg/skal jeg erobre? Er der overhovedet plads til mig?

Ingen er mere fordømmende end den, der selv har en solid skavank. Agnes Henningsen

Skab kultur om samarbejde og konflikter Mens de formelle rammer for organiseringen af Region Midtjylland er på plads og personalepolitikken på vej, er måden, vi er sammen på, og vores fælles sprog endnu et forholdsvist uopdyrket land. Alt det, der vil vokse frem og forplante sig som en del af kulturen i din afdeling og mellem de forskellige afdelinger, vil for alvor tage form i løbet af de første 100 dage. Det betyder, at din måde at være sammen med andre på i netop denne periode vil sætte sig tydelige spor og skabe kultur både i dag, i morgen og fremover. Du er med til at tegne et nyt landkort. Når man skal til at opbygge en kultur, findes der ikke en sandhed fra starten. Afdelinger, teams og grupper må igennem en lang række mellemregninger og søge svar på en lang række spørgsmål: Hvad er vi her for? Hvem skal løse hvilke opgaver? Hvordan skal samarbejde og hverdag fungere? Hvordan taler vi sammen? Hvad griner vi af?

Mange spørgsmål har ikke svaret givet på forhånd men gives undervejs i den fælles proces med at skabe en ny arbejdsplads. Det giver en enestående mulighed for at være med til at skabe noget nyt helt fra bunden og vil kaste en masse positiv energi af sig. Men uvisheden og de manglende svar vil utvivlsomt også være grobund for konflikter. Dem løser vi bedst ved at forholde os positivt og åbent til dem og ved at anerkende, at konflikter også skaber spænding og udvikling. Her er seks god råd til, hvordan vi får skabt en kultur, hvor der er højt til loftet og kort til handling. 1. råd: Find en ny og lokal sandhed I mødet med andre kulturer kan man opleve, at de andres landkort virker forkerte, mærkelige, underlige og uforståelige. Man kan blive uenige om, hvilket landkort der er de mest sande. Det kort, der skal tegnes på ny, skal være netop det, der er bedst at navigere arbejdslivet efter i fremtiden. Måske handler det om, at man blot skal skaffe supplerende oplysninger til at udbygge eksisterende landkort med smutveje, broer og lignende. Men et nyt, det skal det være! Derfor er det vigtigt, at man møder andres kulturer, vaner og mønstre med en anerkendende undren og interesse ikke undrende skepsis og gennem dette møde og alle de mange besværlige mellemregninger får etableret en lokal sandhed.

2. råd: Find balancen mellem nyt og gammelt I mødet med dine nye kolleger og samarbejder handler det om at finde en balance mellem at holde fast i de værdier du har med dig og være åben over for nye input. Det er forudsætningen for at kunne indgå kompromisser og bygge noget nyt op sammen med andre. Klarer du ikke at fastholde dele af din gamle kultur og samtidig optage den nye, vil din adfærd sandsynligvis være præget af mere eller mindre ubevidste mekanismer, der vil få dig til at fornægte, forsvare og forklare. Alt sammen for at beskytte dig mod den usikkerhed og utryghed, der opstår, når vi skal til at begive os ud på mere eller mindre kendt land med et nyt landkort mellem hænderne. 3. råd: Undgå fastlåste roller I den første tid, hvor man etablerer sig i afdelinger og grupper, vil der være en tendens til, at nye roller bliver trukket skarpt op. Vær derfor opmærksom på, at disse roller ikke bliver alt for fasttømrede. For grupper modnes over tid og i denne indledende fase, er der en oplagt mulighed for at flytte nogle grænser, at komme til at gøre noget andet og tage en anden position og rolle, end den man sædvanligvis har eller tager på sig. 4. råd: Fokus på opgaven og relationerne Er du orienteret mod og naturligt optaget af relationer, er det væsentligt at holde fokus på selve løsningen af opgaven: Hvad er det for

et stykke arbejde, der skal gøres her? Det fjerner fokus fra relationerne og det emotionelle rum. Og det er nødvendigt for at skabe en fælles forståelse af opgaveløsningen for at alle trækker i samme retning. Har du derimod let ved at holde fokus på opgaven, kan det være en god ide også at sætte fokus på relationerne: Hvordan er det, vi skal være sammen her, og hvilke spilleregler skal være gældende i det arbejde, vi skal udføre? 5. råd: Skab klarhed over processen Er du en af dem, der har overskud og trives med forandringer, har du et særligt ansvar for at bidrage til at skabe klarhed over processen med at opbygge en ny arbejdsplads. Det kan du gøre ved at tage initiativ til dialog om, hvordan du ønsker, at arbejdspladsen skal være, når det gælder kvalitet i opgaveløsningen, udviklingsarbejdet, samarbejdskulturen, omgangstonen, den gensidige respekt, den kollegiale støtte og så videre. Typiske træk ved konflikter i baglås Dialogen ophører De døves dialog ingen lytter Fantasien får plads smart da fantasien som oftest giver ejeren ret Mere personorienteret mindre sagsorienteret Opdeling i sort/hvidt, helte og skurke Alliancer dannes

Du bidrager til at skabe klarhed i processen ved at: sætte dine fordomme på spil, for at få dem i spil og ud af spil. huske på, at forståelse altid hjælper til større selvforståelse. huske, at åbenhed er at stille spørgsmål, mens lukkethed er at give svar. holde fokus på sagen, indholdet og handlingerne. Ikke personen, forholdene og holdningerne. se på konflikter og uenigheder som at have flere muligheder. At der er en gevinst ved at have forskellige synspunkter. 6. råd: Tag ansvar for konflikter det udvikler Når noget går galt mellem mennesker, har vi en tendens til at forklare problemerne væk fra os selv. Typisk siger vi Han er altid sådan og sådan, Hun gør aldrig det og det. Og dermed har vi flyttet problemet over på de andre. Der er et alternativ. Hvis vi selv tager ansvar for vores andel af en problemstilling, indser vi, at vi selv er en del af konflikten. Vi kan spørge os selv Hvad gør jeg? Dermed tager vi ansvar for vores andel i, hvordan tingene fungerer mellem os mennesker. Det understreger, at vi må anerkende, at der altid findes forskellige perspektiver, holdninger og handlemåder. Vi kan ikke tage patent på sandheden, da den afhænger af øjnene, der ser den.

Er der egentlig nogensinde nogen som har tænkt på at ordet Tradition bare er en positiv version af ordet Vane? Amdi Hansen

Skab din leder! Under mindre ordnede forhold er der som regel et behov for, at lederen går foran. At lederen skaber klarhed, struktur og orden, træffer beslutninger og drager omsorg, for dit ve og vel i det ny. Men det kan være endog meget vanskeligt at få disse ting opfyldt, netop fordi omstillingen per definition er præget af usikkerhed og uklarhed og mangel på orden. Derfor er det uhyre almindeligt, at der i denne omstillingsfase opstår sladder blandt kolleger om lederens manglende evne at lede. Små samtaler, som måske fører en kortvarig lettelse og tryghed med sig, fordi vi kan blive enige og støtte hinanden i det urimelige, vi udsættes for fra ledelsens side. Men oftest fører sladderen ikke noget konstruktivt med sig. I stedet kan der vokse en antagelse frem i organisationen om, at lederen handler mod bedre vidende. Man kan opleve, at tilliden til lederen mangler, fordi det, hun helt oplagt burde gøre, ikke bliver gjort. Det betyder, at den overbærenhed, som normalt ville være til stede i den almindelige hverdag, risikerer at gå tabt under en omstillingsproces. Som medarbejder kan man have svært ved at rumme, at lederen faktisk ikke ser det, som for dig er helt oplagt. Men det findes der råd for. Generelt handler det om at kvalificere din leders mulighed for at lede. Og det kan du gøre på følgende måder:

1. råd: Del ud af din viden Stil informationer til rådighed, synliggør opgaver, der er ved at falde mellem to stole, og gør opmærksom på alle de forhold, du kan se fra dit perspektiv, og som lederen kan have gavn af at vide for at kunne lede så godt som muligt. 2. råd: Vær overbærende Vær overbærende i forhold til at din leder også er i forandring, og at hun har et andet perspektiv og fokus, end du har. Det er jo altid tilfældet, at vi ser verden forskelligt; Det er sandt, at alt afhænger af øjnene som ser, og at vi ser det, vi vil se. Men det er særlig vigtigt at huske på i en omstillingsproces. 3. råd: Drag omsorg Drag omsorg for og tag vare på de processer, du ser, lederen misser : Du kan enten gøre det, eller (som minimum) gøre opmærksom på det. Et eksempel kunne være sætte emner på dagsordenen til møder. 4. råd: Fortæl om dine behov Fortæl om dine behov og hold fast i at blive hørt (men ikke i at få ret) Lederen har som oftest 1000 ting i sit hoved og kan have let ved at misse vigtigheden af det, som han/hun får fortalt. Et eksempel kunne være at gøre opmærksom på, at der er behov for, at lederne er tilgængelige i afdelingen i omstillingsprocessen og opstartsfasen.

5. råd: Gå MED Når hver enkelt af os har meget at få styr på i det ny, kan det være svært også at bidrage aktivt til fællesskabet: På personalemøder, MED-udvalg og i sikkerheds- og arbejdsmiljøopgaver. Men det er VIGTIGT at gøre det. For det er her vi aftaler de grundlæggende strukturer for samarbejdet og trivsel. 6. råd: Synliggør kompetencer I opstarten er dine opgaver og kompetencer i spil. Fortæl din leder hvilke opgaver du løser, hvordan du løser dem. Fortæl også hvad der særligt giver dig energi og hvad er vanskeligt for dig. Beskriv de opgaver, du oplever kræver opmærksomhed og opbakning fra din ledelse. Med det fokus vil både du og din leder få materiale til at få en dialog om dine opgaver og udvikling i jobbet. Yderligere oplysninger Har du brug for at vide mere om trivsel de første 100 dage i Region Midtjylland, er du velkommen til at kontakte HR: Afdelingschef Ditte Huges på tlf 8728 5480 Leder Susanne Østergaard på tlf 8728 5560.

Intet er helt selvfølgeligt. Alt er nyt og mærkværdigt. Intet er omsonst. Alt har sin tid, som er nu. Benny Andersen 1 Region Midtjylland HR Skottenborg 26, 8800 Viborg www.regionmidtjylland.dk