AARHUS UNIVERSITY BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES DEPARTMENT OF BUSINESS COMMUNICATION ekom VELKOMMEN TIL
Velkomstbrochure til nye medarbejdere ved Institut for Erhvervskommunikation
INDHOLD 3 INDHOLD INDHOLD VELKOMMEN FORSKNING OG UNDERVISNING Forskning... 5 Undervisning... 5 Organisation... 6 PRAKTISK INFORMATION Aflysning/flytning af timer... 8 Alarm... 8 AV-udstyr... 9 Biblioteket... 9 Bøger til undervisningsbrug... 9 C100... 9 CampusNet... 10 Dueslag... 10 Elektronisk publicering... 10 E-mail/webmail... 10 Fax... 10 Fillagring... 11 Frokost... 11 Gavekassen... 11 HVB... 11 Information... 11 It-support... 11 Kontorpladser... 12 Kopiering/tryk af undervisningsmateriale... 12 Lønkontor... 12 Mødelokaler... 13 Nøgler og magnetkort... 13 Ophavsret... 13 Parkering... 13 Post... 13 Printning... 13 Telefon... 14 Telefontavlen... 14 Timesedler... 14 Undervisningstidspunkter... 14 NYTTIGE LINKS KORT
4 VELKOMMEN VELKOMMEN Kære nye medarbejder Vi vil gerne byde dig velkommen på Institut for Erhvervskommunikation (EKOM). Som ny på instituttet har du sikkert mange spørgsmål om stort og småt. Vi har derfor lavet denne lille folder, som giver svar på en del af de praktiske spørgsmål, som nyansatte typisk spørger om. Ud over denne folder, vil du også kunne finde mange relevante informationer online på både AU s medarbejderportal Atrium (www.medarbejder.au.dk) samt på instituttets intranet EKOM-Inline (http://www.bcom.medarbejdere.au.dk), som supplerer Atrium med mere institutspecifik information. Endeligt er det værd at vide, at der findes en code of conduct for studerende og medarbejdere på AU. Der er link til vores code of conduct bagerst i denne folder. Hvis du har kommentarer til indhold, er du meget velkommen til at kontakte Jonas Kretzschmar Fink (jni@asb.dk), lokal 64887. God fornøjelse!
FORSKNING OG UNDERVISNING 5 FORSKNING OG UNDERVISNING På denne side får du et hurtigt overblik over instituttets aktiviteter og fokusområder. Forskning Institut for Erhvervskommunikation har fem forskergrupper: Center for Leksikografi: Professor Henning Bergenholtz Center for Virksomhedskommunikation: Professor Finn Frandsen Oversættelse og Tolkning: Professor Karen Korning Zethsen Videnskommunikation: Professor Jan Engberg Kulturforskningsgruppen 1 Personnavnene er de respektive center-/forskningsledere. Undervisning På undervisningssiden har vi otte undervisningsgrupper: BA MMC: Lektor Anne Ellerup Nielsen MA CC: Lektor Birte Asmuss Engelsk: Basisfag: Lektor Anne Schjoldager Fagsprog og International virksomhedskommunikation: Lektor Bente Jacobsen Kultur og Samfund: Lektor Sandro Nielsen Europæiske studier: Lektor Poul Erik Flyvholm Jørgensen Fransk: Lektor Patrick Leroyer Kommunikation: Lektor Sophie Esmann Andersen Spansk: Lektor Anne Lise Laursen Tysk: Undervisningsadjunkt Tina Paulsen Christensen Personnavnene er gruppernes undervisningskoordinatorer. Du kan læse meget mere om vores forskning og undervisning på instituttets hjemmeside på bcom.au.dk 1 Her er der p.t. endnu ikke udpeget en forskningsleder, men Iris Rittenhofer koordinerer gruppens aktiviteter og kan kontaktes for yderligere oplysninger.
6 FORSKNING OG UNDERVISNING Organisation Institutleder Institutsekretariat Forskergrupper & centre Kulturforskningsgruppen* Undervisningsgrupper Engelsk Center for Leksikografi Europæiske studier Fransk Knowledge Communication Lab Kommunikation (danske uddannelser) Oversættelse og Tolkning BA MMC Center for Virksomhedskommunikation Videnskommunikation MA CC Spansk Tysk
FORSKNING OG UNDERVISNING 7 Institutleder EKOMs institutleder er Christa Thomsen. Du kan træffe hende på: E-mail: ct@asb.dk Lokal: 64807 Kontor: L240 Institutsekretariatsleder Anita Birch Trosborg er institutsekretariatsleder på EKOM. Anita har til primært ansvar at styre instituttets økonomi samt lede institutsekretariatet. E-mail: abt@asb.dk Lokal: 65364 Kontor: L238 Institutledersekretær Jonna Pedersen tager sig blandt andet af introduktion af nye medarbejdere, fratrædelser, fraværsregistrering og administration af instituttets annuum. Du er altid velkommen til at kontakte Jonna: E-mail: jpe@asb.dk Lokal: 64867 Kontor: L237 Institutsekretariat Sekretariatets medarbejdere yder administrativ support til instituttets videnskabelige medarbejdere inden for både forskning og undervisning samt på en række tværgående områder. Du kan læse mere om, hvem vi er via følgende link: http://bcom.medarbejdere.au.dk/institutsekretariatet/
8 PRAKTISK INFORMATION PRAKTISK INFORMATION På de næste sider har vi samlet forskellige praktiske informationer, som kan blive relevante for dig i din hverdag på instituttet fra aflysning af timer til tidspunkter for undervisning. Aflysning/flytning af timer I tilfælde af sygdom skal undervisningen aflyses hurtigst muligt. Aflysning af timer skal foretages via CampusNet (se under punktet CampusNet for yderligere info). Som underviser kan du selv aflyse den planlagte aktivitet. Du går ind under det pågældende fag og klikker på "Aflysninger" i den grå menubjælke øverst. Når en aktivitet aflyses på CampusNet, får både de tilmeldte studerende og Planlægningskontoret besked herom, og lokalet vil kunne bruges til et andet formål. Er du selv forhindret i at aflyse (evt. på grund af sygdom), bedes du rette henvendelse til relevant sekretær, som så kan gå på CampusNet og foretage aflysningen. Permanent flytning Permanent flytning af timer kan kun ske via Planlægningskontoret (lok. 52369/53406), der formidler ændringen via CampusNet på adressen: http://studerende.au.dk/studier/fagportaler/bcom/timeplaner/ Her kan du bl.a. også se din personlige timeplan uge for uge. Midlertidig flytning Midlertidig flytning af timer sker ligeledes via Planlægningskontoret: Kontakt Planlægningskontoret for at få et nyt lokale. Planlægningskontoret vil samtidig sørge for, at den oprindeligt planlagte undervisning aflyses. Alarm Der er installeret en alarm i L141. Det betyder, at den medarbejder, der forlader kontoret sidst, slår alarmen til. Og den medarbejder der møder først, slår den fra. Glemmer man at slå den fra, har det højtlydende konsekvenser! Koden får du udleveret af institutsekretæren. Alarmen sidder til venstre for døren til L141 (indgang fra forhallen). Rød lampe: Alarm slået til Grøn lampe: Alarm slået fra For at slå alarmen til og fra, bedes du følge instrukserne til højre for døren til L141. Skulle du komme til at udløse alarmen, bedes du kontakte pedellerne på tlf. nr. 871 64113. Nummeret står også på døren ind til L141.
PRAKTISK INFORMATION 9 AV-udstyr Skal du bestille og/eller sættes ind i, hvordan projektorer, lyskanoner og andet teknisk udstyr i undervisningslokalerne fungerer, kan du kontakte Teknisk Forvaltning, att.: Ove Dan Andersen på tlf. 871 52384 eller oda@asb.dk. Du kan se, hvad de enkelte undervisningslokaler indeholder af AV-udstyr på følgende link: http://www.asb.dk/tilmedarbejdere/services/lokalebooking/ Biblioteket På Biblioteket, der har indgang i D-fløjen, kan du reservere og bestille bøger, som vil blive bragt direkte til dit dueslag. Dette kan også gøres online via Bibliotekets hjemmeside. Du kan returnere bogen efter brug i bakken mærket Biblioteket i Institutsekretariatet i L141. EKOM har fem kontaktpersoner på biblioteket, som kan findes via følgende link: http://www.asb.dk/bibliotek/kontakt/asbbibliotekskontaktpersonertilinstitutterogforskningscentre/ Du er altid velkommen til at kontakte den relevante person. Bøger til undervisningsbrug Du kan søge om faglitteratur, som skal anvendes direkte i undervisningen, eller som er central for din forskning. Hånd-, ord- og opslagsbøger prioriteres højest. Lærereksemplarer Der opfordres til, at du, i det omfang det er muligt, rekvirerer et gratis lærereksemplar til direkte undervisningsbrug og bestiller supplerende baggrundsbøger hjem via biblioteket. For at skaffe et lærereksemplar skal du som oftest henvende dig direkte til forlaget. Her vil der typisk være et kort spørgeskema, som du (som underviser) skal udfylde. Har du spørgsmål hertil, er du velkommen til at kontakte Jonna på jpe@asb.dk eller komme forbi hendes kontor i L237. Et lærereksemplar er din bog, som du kan skrive i og beholde ved dit ansættelsesophør. Ansøgning om bøger Lykkes det ikke at få et gratis lærereksemplar, kan du ansøge om bogen/bøgerne hos Jonna på det dertil egnede bogansøgningsskema. Bestillingsformularen ligger på EKOMs intranet: http://bcom.medarbejdere.au.dk/downloadblanketter/ Formularen skal udfyldes af ansøger og derefter enten sendes pr. e-mail til jpe@asb.dk eller afleveres til Jonna i L237. Bevilges bogen, bliver den automatisk bestilt og lagt i dit dueslag ved hjemkomst. Du skal være opmærksom på, at bogen er til låns, mens du er ansat på AU, og at du derfor ikke må skrive i den. Ved fratrædelse afleveres indkøbte bøger til Jonna. C100 I C100 (glasgangen mellem L- og C-bygningen) er det muligt at lægge kopier af undervisningsmateriale og opsætte eksamensrækkefølge mv. til dine studerende.
10 PRAKTISK INFORMATION CampusNet CampusNet er det tidligere Handelshøjskolens undervisningsplatform, som er tilgængelig via dette link: https://www.campusnet.asb.dk Her kan du kommunikere med de studerende om din undervisning. Du har adgang til egne fag og til instituttets fællesgrupper. I egne fag kan du: udskrive holdlister se dine timer i kalenderen sende meddelelser til dit hold uploade undervisningsmateriale aflyse undervisning åbne et debatforum eller chatroom Inden semesterstart tilbyder IT-afdelingen kurser i brugen af CampusNet for alle nye undervisere. Vi opfordrer alle nye medarbejdere til at deltage i disse introduktionskurser, hvor du også vil få udleveret en manual. Hvis du efterfølgende har spørgsmål til den praktiske anvendelse, kan du henvende dig til relevant sekretær. Kun officielle medarbejderfotos kan benyttes på Campusnet. Dueslag Alle ansatte på EKOM tildeles et dueslag, hvori de modtager såvel intern som ekstern post hver dag. Dueslagene findes i hhv. L152 og L252, og hvert dueslag er markeret med et navn. Elektronisk publicering Ofte er det mest praktisk, at undervisningsmateriale formidles til de studerende i elektronisk form. Du har flere muligheder for at lægge elektronisk materiale ud: Du kan lægge materialet ud som filer under fildeling i CampusNet. Du kan få fremstillet elektroniske kompendier, som de studerende kan konsultere via CampusNet. Kontakt Biblioteket, der vil være behjælpelig med oprettelse, clearing, ophavsret m.v. Læs mere om Biblioteket og find kontaktpersonen for din undervisningsgruppe under punktet Bibliotek. Du kan lægge undervisningsmateriale på din egen hjemmeside på nettet. Du kan finde flere informationer om undervisningsmateriale via nedenstående link: http://www.asb.dk/tilmedarbejdere/uddannelse/undervisningogeksamen/undervisningsmaterialer/ E-mail/webmail Jonna bestiller et brugernavn og en e-mail-adresse, så du kan bruge systemet. Du kan tjekke din mail-adresse hjemmefra ved at gå ind på følgende hjemmeside: https://webmail.asb.dk Indtast dit brugernavn og password på vanlig vis, og herefter kommer din mailbox frem. Fax En telefax er opstillet hos sekretærerne i L141. Denne fax, som benyttes af alle på EKOM, har nummeret 86 15 77 27.
PRAKTISK INFORMATION 11 Fillagring Alle ansatte på EKOM har fået tildelt et drev, som de kan gemme filer på. Hvis man logger på AU s pc'ere, vil man se det i stifinder som: Brugernavn på asb\local\staff\users (M:) Som ansat har du også mulighed for at tilgå dine filer på M-drevet hjemmefra. Proceduren er følgende: 1. Indtast ftp://asbfs.asb.dk/users/dit brugernavn. 2. Herefter logger du på med: asb\dit brugernavn og dit password. 3. For at gemme i din brugermappe skal du først gemme lokalt, og herefter kan du kopiere filen ind i browser-vinduet til M- drevet. Frokost Medarbejderbistro Bistroen ligger i K-bygningen og er forbeholdt de ansatte. Fra mandag til torsdag kan du købe frokost i Bistroen fra kl. 11.30. Du kan også hente gratis kaffe og te mellem kl. 8.30-10.30 på alle hverdage. Der er opsat kaffeautomater i Bistroen og i forhallen til L- bygningen. Andre spisesteder Mad og drikke kan også købes i Caféen på 2. sal i M-bygningen, i Plug-Inn i G-bygningen ved siden af aulaen, i Klubben i kælderen i A-bygningen og i kantinen i R-bygningen. Åbningstiderne for Caféen, Plug-Inn og Klubben findes på SL s hjemmeside: http://www.studenterlauget.dk/ Kantinen i R-bygningen har åbent alle hverdage fra kl. 8-17. Yderligere oplysninger findes via nedenstående link: http://www.studenterhusfonden.dk/ Gavekassen Instituttet har en fælles gavekasse for fastansatte medarbejdere. Du kan finde flere informationer om gavekassen på EKOM-Inline: http://bcom.medarbejdere.au.dk/medarbejder/ekomsomarbejdsplads/socialetiltag/ HVB I HVB (Handelsvidenskabelig Boghandel), der ligger i forbindelse med U-bygningen, kan du købe bøger, gaver, diverse skønlitteratur, kontorartikler og lidt til den søde tand. Læs mere om HVB her: http://www.hvbog.dk/da/ Information Der informeres om nyt på instituttet, i undervisningsgrupperne, studieændringer osv. via møder, nyhedsbreve, mødereferater og EKOM-Inline. Sidstnævnte tilbyder desuden en side, der samler relevante informationer og links, som især er relevante for vores eksterne undervisere. It-support It-support af medarbejdere foregår gennem IKT-afdelingens Servicedesk. Servicedesken er placeret i H-fløjen, H14 og kan kontaktes på lokal 52424 eller pr. e-mail: 505@asb.dk. Aften og weekend ydes kun begrænset support.
12 PRAKTISK INFORMATION Åbningstider Mandag - onsdag 8.00-16.00 Torsdag 8.00-15.00 Fredag 8.00-14.00 Aften Mandag - onsdag 16.00-21.00 Torsdag 15.00-21.00 Fredag 14.00-19.00 Weekend Lørdag: 8.00-17.00 Søndag: 10.00 til 17.00. Kontorpladser Fastansat Er du fastansat, vil du få tilbudt din egen kontorplads med tilhørende computer. Undervisningsassistenter og eksterne lektorer Er du ansat som undervisningsassistent (UA er) eller ekstern lektor, har du base på timelærerkontoret i L103 eller C102A, hvor du frit kan benytte faciliteterne, herunder de opstillede computere. I L152 hænger skabe med lås, som kan benyttes på dagsbasis (nøglen sættes tilbage i skabet efter endt brug) eller reserveres for et semester. I sidstnævnte tilfælde bedes du først kontakte Hanne Tommerup Pedersen i L 141 eller hatp@asb.dk. Timelærerkontoret må IKKE bruges som mødelokale med de studerende eller som afleveringssted for deres opgaver. I stedet skal sådanne afleveringer ske i postkassen uden for institutsekretariatet i L141. Opgaverne vil herefter blive lagt i dit dueslag. Kopiering/tryk af undervisningsmateriale Trykkeriet holder til i stuen i M-bygningen, og her kan du få trykt kompendier og større opgaver. For at få materiale trykt, skal du henvende dig til Karsten Jensen på kaj@asb.dk eller lokal 52385. Kompendier sælges i HVB, men kan til undervisningsbrug rekvireres via Jonna. Hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig hos institutsekretærerne. Lønkontor Henvendelser til lønkontoret kan ske telefonisk eller pr. e-mail. De første cifre i dit CPR-nummer (fødselsdag og -måned) er afgørende for, hvem der behandler din løn. Du finder en oversigt over medarbejdere på lønkontoret og deres kontaktinfo på følgende link: http://www.au.dk/fakulteterinstituttermv/adm/lonadm/ Lønkontorets fysiske adresse er: Aarhus Universitet Lønkontoret, Administrationen, bygning 1430 Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Alle lønsedler er tilgængelige via e-boks og borger.dk, som du kan få flere oplysninger om på lønkontoret.
PRAKTISK INFORMATION 13 Mødelokaler Reservation af undervisningslokaler til møder kan ske ved henvendelse til Planlægningskontoret (lok. 52369/53406). I spidsbelastningsperioder kan det være svært at få et lokale midt på dagen. Du kan reservere mødelokaler i L-bygningen via Outlook. Det er nødvendigt at reservere på forhånd, da lokalerne er meget efterspurgte. For enden af gangen på A-loftet (foyeren) er der desuden opstillet to vejledningsmiljøer, hhv. sort og rød, der kan reserveres af undervisningsassistenter og eksterne lektorer til vejledning af studerende. L133 kan foreløbigt også reserveres til vejledning. Vi ser til gengæld meget gerne, at mødelokalerne i L-bygningen ikke benyttes til vejledning. På mappelisten i Outlook vælges Offentlige mapper\alle offentlige mapper\institutter\ekom\mødelokaler eller Vejledning A- sort/vejledning A-rød/L 132. I Outlook kan man se, hvilke mødelokaler, der er optaget hvornår. Mødelokalerne i L-fløjen kan også reserveres hjemmefra. Mødelokaler i K-bygningen reserveres hos Mona (Bistroen) på lokal 52352 eller mao@asb.dk spørg evt. en sekretær om hjælp. Nøgler og magnetkort For nyansatte vil udlevering af nøgle og magnetkort være en del af introduktionspakken, og ellers bedes du kontakte Jonna på lokal 64867 eller pr. e-mail: jpe@asb.dk. Ved ansættelsesophør bedes du huske at returnere både nøgle og kort til Jonna. Ophavsret Reglerne for ophavsret i forbindelse med kopiering er ikke altid helt nemme at gennemskue. Derfor vil vi foreslå, at du prøver at orientere dig via Bibliotekets hjemmeside, da du her vil kunne finde informationer om ophavsretsloven, vores aftale med CopyDan m.m. Via følgende link kommer du direkte til bibliotekets informationer om ophavsret: http://www.asb.dk/bibliotek/tilforskereogundervisere/ophavsret/faq/ Parkering Vores parkeringskælder er på to etager og findes under L-bygningen. Der findes ligeledes et parkeringsareal bag U-bygningen. Foran L-bygningen og M-bygningen er der nogle få pladser, der kan anvendes i max. én time. Europark er vagtselskab her. Post Fastansatte: Din post afleveres i dit dueslag, som ligger bag ved kopi-/printrummet på hver etage i hhv. L152 og L252. Eksterne undervisere: Din post afleveres i dit dueslag i kopirum L152 (på venstre væg). Printning Ved at udskrive til Fortrolig print kan man sende dokumenter til udskrift, men først printe dem senere, når man står ved kopimaskinen. Fordelen er, at dokumenterne ikke bliver blandet sammen med andres udskrift/kopiering, og at dokumenterne ikke kommer i de forkerte hænder. Du kan finde en printervejledning til formålet på EKOM-Inline: Http://bcom.medarbejdere.au.dk/praktiskinfo/printogkopiering/ Vi vil opfordre dig til aldrig at forlade en kopimaskine ved maskinfejl. Prøv selv at udrede fejlen (papiret) og ellers følg anvisningerne ophængt i kopirummene. Ingen bryder sig om at komme til en maskine, som ikke virker.
14 PRAKTISK INFORMATION Trykkeriet Store kopiopgaver opfordrer vi til at henlægge til Trykkeriet. Trykkeriet tager sig af både større og mindre opgaver det er nemmere for dig, og det skåner de i forvejen hårdt belastede kopimaskiner i L-fløjen (især omkring semesterstart). Karsten Jensen (kaj@asb.dk) kan bortset fra ugerne omkring semesterstart med meget kort varsel trykke både større og mindre opgaver. Du er også velkommen til at e-maile originalen til kaj@asb.dk. Trykkeriet kan også efterbehandle i form af hæftning, indbinding, limryg m.m. Du kan også vælge selv at bruge en af de meget hurtige kopimaskiner i M-stuen ved siden af Trykkeriet. Telefon Alle lokalnumre har fem cifre. Hvis du skal ringe hjemmefra og direkte til en medarbejder, skal du ringe på 871 + lokalnummer. Hvis du skal ringe ud fra huset, skal du huske først at taste 0. Telefontavlen Du kan finde kontaktinformation på alle fastansatte medarbejdere på AU s hjemmeside: http://www.person.au.dk/ Timesedler Undervisningsassistenter bedes udfylde elektroniske timesedler via dette link: http://www.asb.dk/tilmedarbejdere/services/vejledninger/regnskabsforhold/timesedlertiluv/ Den udfyldte blanket skal sendes til den respektive sekretær senest den tredjesidste arbejdsdag i måneden. Undervisningstidspunkter Undervisningen på dagstudierne ligger typisk fra kl. 8.00 til klokken 17.00, men på grund af manglende lokaler kan man som underviser også risikere at have undervisning til og med klokken 19.00.
NYTTIGE LINKS 15 NYTTIGE LINKS Hvad AU s hjemmeside ATRIUM Medarbejderportal for hele AU AU HR AU Kommunikation Code of conduct for medarbejdere Code of conduct for studerende Code of conduct for ASB EKOM web EKOM Inline EKOM -Inline (specifikke informationer for medarbejdere på EKOM ) Fagkatalog Indeholder alle fagbeskrivelser IKT s Helpdesk Center for Undervisning og Læring (kurser i læringsstile) Oversigt over AV-udstyr i undervisningslokalerne Personligt skema Tjek det jævnligt for ændringer. Vores trængte lokalesituation kan bevirke sidsteøjebliksændringer Skabeloner (AU) Til f.eks. breve, power point etc. Undervisningsplatformen For hvert fag og hold findes bl.a.: deltagerlister, meddelelser, mulighed for at uploade filer, chatroom, link til fagkatalog Webmail Når du skal tjekke din e-mail uden for ASB Timesedler Til undervisningsassistenter Hvor www.au.dk http://medarbejdere.au.dk/ http://www.asb.dk/tilmedarbejdere/hrportalen/ http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ http://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/ http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-paa-hovedomraaderne/hr-paabss/hrportalen/codeofconductformedarbejdere/ http://www.asb.dk/tilstuderende/studievejledning/gamlestudiumsider/studieregl erogvejledninger/codeofconduct/ http://www.asb.dk/omos/profil/codeofconduct/codeofconductforasb/ http://www.asb.dk/ekom http://www.asb.dk/ekominline http://studerende.au.dk/studier/fagportaler/ http://helpdesk.asb.dk/ http://cul.au.dk/undervisning-og-kurser/ http://www.asb.dk/tilmedarbejdere/services/lokalebooking/ http://studerende.au.dk/studier/fagportaler/bcom/timeplaner/ http://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/branding/designman ualen/ https://www.campusnet.asb.dk https://webmail.asb.dk/ http://www.asb.dk/tilmedarbejdere/services/vejledninger/regnskabsforhold/tim esedlertiluv/
16 KORT KORT Kort over Fuglesangs Alle 4
Department of Business Communication Fuglesangs Allé 4 8210 Aarhus V Tel.: + 45 871 64867 E-mail: jpe@asb.dk Web: bcom.au.dk
AARHUS UNIVERSITY BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES DEPARTMENT OF BUSINESS COMMUNICATION ekom VELKOMMEN TIL