Notat 6. april 2016 Udkast til kommissorium for ejendomsanalyse Mere velfærd færre mursten Indledning Skanderborg Kommune ønsker med projektet Mere velfærd færre mursten at optimere ejendomsanvendelsen og driften, for på den måde at sikre, at vi kan bruge kommunens ressourcer optimalt på at understøtte kerneopgaverne omkring service og velfærd frem for bygninger i sig selv. Særligt ved at optimere og udnytte bygningerne maksimalt ud fra afvejninger af omkostninger og gevinster ved forskellige løsninger kan der frigøres midler, som kan prioriteres til andre formål det kan eksempelvis være en styrkelse af service/kvalitetsniveau i forhold til kerneopgaven, renovering/ forbedring af den resterende bygningsmasse eller midlerne kan tilgå kommunekassen. Det kan også være en kombination af ovennævnte. Dato 15. februar 2016 Sagsnr.: 82.00.00-G01-1-16 Din reference Lisbet M Jensen Tlf: 87947049 Der foreslås gennemført en strategisk analyse af potentialet i at optimere anvendelse og drift af kommunens bygninger. Analysen omfatter alle bygningskvadratmeter, hvor Skanderborg Kommune står som ejer eller lejer (service (dagtilbud, skoler, servicearealer på plejecentre m.v.), administration og boliger. Analysen omfatter ikke ubebyggede arealer. Det foreslås, at der laves en indledende screening, som skal afdække hvilke områder, der gøres til genstand for en uddybet analyse. Screeningen skal beskrive de enkelte områder og på et overordnet niveau afdække potentialet for både økonomiske gevinster og kvalitetsforbedringer. Følgende hovedafsnit indgår i den indledende screening: 1. vedligeholdelse 2. forsyning 3. renhold 4. fælles drift 5. bygningsanvendelse Ad 1 vedligeholdelse Udvendig bygningsvedligeholdelse Indvendig bygningsvedligeholdelse Installationer Den udvendige bygningsvedligeholdelse varetages i dag af Fagsekretariatet Teknik og Miljø, som udarbejder vedligeholdelsesplaner og prioriterer ressourcer ud fra de bygningsmæssige behov. Kontraktholderne har ansvar for den indvendige vedligeholdelse. Disse data skal anvendes sammen med data om arealudnyttelsen, jf. punkt 5.
Ad 2 forsyning Følgende indgår ikke: El, vand, varme Renovation Skanderborg Kommune har gennemført et ESCO-projekt, hvor energibesparende tiltag med en tilbagebetalingstid på under 10 år indgik. Der er etableret overvågning af energiforbruget på samtlige institutioner. Der er gode erfaringer fra de gennemførte projekter, og siden da er der sket yderligere teknologisk udvikling med deraf følgende potentiale for energibesparelser. Analysen skal have fokus på potentialet for yderligere energibesparende tiltag, herunder tiltag med en længere tilbagebetalingstid end 10 år (fastlægges i screeningen). Ad 3 renhold og vedligehold af grønne arealer Indvendigt renhold Vinduespolering Udvendigt terræn Skanderborg Kommune har på de fleste kontraktstyrede enheder udbudt den indvendige rengøring. Renhold og vedligeholdelse af de grønne arealer varetages forskelligt afhængigt af, hvilken løsning den enkelte kontraktholder har valgt. Hos nogle varetages det af eget teknisk servicepersonale, imens det andre steder varetages af Entreprenørafdelingen eller en ekstern leverandør. Analysen skal omfatte erfaringer fra de steder, hvor rengøringen er taget hjem/lagt ud til ekstern levandør. Der eropmærksomhedspunkter om bl.a. lokale samarbejde r i varetagelsen af vedlighed af grønne arealer/udearealer. Ad 4 fælles drift Driftsopgaver, herunder daglige, akutte og øvrige Drift af udvendige arealer Materialer, maskiner o.lign. Analysen skal pege på evt. samdriftspotentialer. Det forventes, at samdrift kan give effektiviseringsgevinster, der enten kan enten kan trækkes ud til andet formål eller geninvesteres til bedre kvalitet i driften. Der er forskellige modeller for organiseringen af de daglige driftsopgavaer vedr. bygninger i andre kommuner, og analysen skal opsamle fordele og ulemper ved forskellige modeller.der er opmærksomhed på, at de akutte driftsopgaver i hverdagen fungerer. Side 2 af 5
Ad 5 bygningsanvendelse Arealudnyttelse på tværs af huse/lokaliteter Følgende indgår ikke: flytninger inventar Den nuværende anvendelse af ejendommene afdækkes, og potentiale for fremtidig optimering af m2 analyseres ud fra en afvejning af værdi, anvendelighed og driftsøkonomi. Det er et særligt opmærksomhedspunkt, hvordan arealanvendelsen kan optimeres på tværs, både ved at flere kontraktområder bruger samme arealer, og ved evt. bytte. Der skal være fokus på samspil med andre forbedringer f.eks. mere passende klasselokaler => mulighed for at optimere klassestørrelse og dermed anvendelse af lærertimer. Det skal indgå i analysen, at bygningsanvendelsen er kompleks og skal understøtte forskellige opgaver. Der f.eks. stor forskel på om det er bygninger, der skal give børn og unge gode rammer for læring i dagtilbud og skole, eller bygninger der skal indrettes efter plejeboliglovningen til at danne ramme om plejekrævende borgere og de ansatte, der varetager denne opgave. Når der tænkes kvalitet, skal der tages udgangspunkt i den faglighed, der bedrives på stedet i analysen af om bygningerne er tidsvarende. Det gælder f.eks. en vurdering af, om skolernes lokaler er gode rammer for en fuld implementering af skolereformen, herunder den åbne skole. Øvrige opmærksomhedspunkter i analysen Kommunen 3.0 løsninger i samarbejde med borgere De kommunale bygninger er som udgangspunkt åbne huse for lokalbefolkningen, og som sådan lokalområdets samlingssted. Det fælles ejerskab skal indtænkes i bygningsdriften. F.eks. således at lokale engagerer sig i den daglige drift med at åbne og låse bygninger, der anvendes til idræts- og klubliv. Det skal fortsat fremmes. Skanderborgmodellen Med den vidtstrakte kompetencedelegering til kontraktholderne, skal der tænkes kreativt for både at optimere anvendelse af bygninger, driften og omkostningseffektiviteten samtidig med, at kontraktholdernes varetagelse af kerneopgaven fastholdes. Der er i dag eksempler på at et korps af medarbejdere (f.eks. teknisk personale) løser opgaver for flere aftale- og kontraktenheder. Forskellige modeller kan tages i brug på tværs af to eller flere enheder i forstsat optimering af driften. Det skal samtidig tilgodese, at der er faste medarbejdere på de enkelte kontraktsteder. Beskæftigelse Skanderborg Kommune ønske at løfte sin del af det sociale ansvar i en beskæftigelsesindsats, og analysen kan omfatte mulighederne for, at der kan etableres virksomhedspraktik, beskæftigelse på særlige vilkår i tilknytning til ejendomsdriften. Opstilling af løsningsforsalg På baggrund af analysen opstilles forskellige løsningsforslag. Det kan f.eks. omhandle følgende: Side 3 af 5
Der vil kunne ske en omstrukturering af visse driftsopgaver, således at det tekniske personales kompetencer bringes bedst mulig i anvendelse. Herunder udnytte stordriftsfordele til kompetenceløft og relevant sammensætning. Der kan evt. peges på udbud af definerede driftsopgaver. Evt. udbud vil efterfølgende ske i overensstemmelse med Skanderborg Kommunes udbudspolitik. Løsningsforslag kan endvidere omfatte en vurdering af det fremtidige ejerskab af kommunens bygninger. Skal ejerskabet være centralt med henblik på tværgående prioritering eller skal den enkelte kontraktholder have ejerskab til bygningen så længe den anvendes af kontraktenheden. Ligeledes skal det vurderes, om lukning af en fysisk lokalitet altid skal forelægges Økonomiudvalget og Byrådet. Skanderborg Kommunes bygninger omfatter først og fremmest bygninger, der var ejet af de nu sammenlagte kommuner og af amterne. Der ses et stort efterslæb på bygningsvedligeholdelse og i nogle tilfælde vil det ud fra en totaløkonomisk betragtning være bedre at afhænde bygningen frem for at forbedre den. Det skal vurderes, hvilke bygninger der kan afhændes som følge af sammenlægning af funktioner eller blot delt anvendelse mellem flere kontraktenheder. Gennemførelse af analyse Analysen foretages af enten ekstern rådgiver eller af en intern medarbejder med støtte fra ekstern rådgiver. Analysen skal være færdiggjort forud for budgetlægningen for 2018. Resultatet af analysen forelægges en styregruppe for projektet bestående af kontraktholdere, fagchefer, medarbejdere samt direktør og godkendes af direktionen. Undervejs i processen skal der være udstrakt fokus på kommunikation og inddragelse af kontraktholdere og teknisk servicepersonale, fagsekretariater og stabe. Økonomiudvalget forelægges resultatet af analysen og evt. forslag til ændringer. Dialogen skal resultere i, at ledere og medarbejdere oplever et højt informationsniveau, og at analysens resultater baseres på dels data, dels input fra interessenterne. Dialogen skal også sikre, at løsningsforslagene understøtter effektivisering og varetagelse af kerneopgaven bedst muligt. Økonomi Der foreslås afsat 1 mio. kr. til gennemførelsen af analysen. Beløbet anvendes til: Indsamling og strukturering af data omkring økonomi og bygningsanvendelse, herunder implemening af IT system for at danne overblik Bearbejdning af data Opstilling af modeller og løsningsforslag til fremtidig bygningsanvendelse ejerskab og lejeaftaler samt drift af bygningerne. Beløbet afsættes i en klar forventning om, at det er en god investering, som vil realisere gevinsten fra år 3. I år 2 skal Byrådets beslutninger på baggrund af analysen implementeres. Det forventes, at der også her skal afsættes budget til opbygning af en ny struktur. Beslutningsgrundlag Analysen skal resultere i en indstilling til Byrådet med alternative løsningsforslag. Løsningsforslag kan omfatte konkrete forslag til optimering af bygningsanvendelsen ligesom den kan medføre forslag til ændret organisering og ansvarsfordeling i forhold til indvendigt og udvendigt bygningsvedligehold, renhold og vedligehold af bygninger og arealer. Side 4 af 5
Side 4 af 4