Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Mandag den 22. april 2013 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Niels Kiil (NK) Sportsansvarlig - Kai Jørgensen (KJ) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Referat: 13-026: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 6. marts blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 13-027: Orientering om bestyrelsesarbejde, herunder bestyrelsens forretningsorden US orienterede om bestyrelsesarbejdet i forhold til de to nye bestyrelsesmedlemmer, Niels Kiil og Kai Jørgensen. Bestyrelsens forretningsorden blev efterfølgende gennemgået og godkendt med enkelte korrektioner og ændringer. 13-028: Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen pr. 31. marts. På indtægtssiden ser det godt ud mht. sponsorindtægter og reserverede Company Days. På begge områder forventes budgettet at blive realiseret. Med hensyn til greenfee og kontingenter er det endnu for tidligt at revidere budgettet på grund af den lange vinter. Rentereguleringen ultimo 2012 på klubbens realkreditlån endte med en lidt lavere rente pr. 1. januar. Omvendt har klubben fået en stigning i bidragssatsen. Alt i alt forventes dog en lille besparelse på renteudgifterne. På udgiftssiden er der kommet en uforudset udgift på den store traktor. Der er gået en toppakning, og reparationen forventes at koste ca. 25.000 kr. Det er endnu for tidligt at sige om udgiften kan dækkes ind i det oprindelige budget. Der er kommet en del store huller i vejen omkring klubhuset som kræver reparation. PK har fået tilbud på ca. 25.000 kr. for reparationen inkl. småreparation andre steder på vejen. Bestyrelsen godkendte udgiften, og PK sørger for det videre forløb. 13-029: Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. I forhold til samme tidspunkt i 2012, er vi 39 flere medlemmer totalt. Antallet af prøvemedlemmer er dog 67 flere, hvilet betyder at antallet af medlemmer med Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2013.04.22 1
banetilladelse er lidt lavere en samme tid sidste år. Blandt andet er der 10 færre seniormedlemmer og 20 færre hverdagsmedlemmer. 13-030: Meddelelser fra FU, Golfmanager, Chefgreenkeeper og Cheftræner FU FU kunne meddele at: US og MDJ har haft møde med Viborg Idrætsråd ang. sagen om pasningstilskud og lokaletilskud. Der er fortsat ikke udsigt til ændrede retningslinjer. US havde formuleret nogle kritiske spørgsmål til Kulturudvalget, som Viborg Idrætsråd sørger for at bringe videre. US informerede om DGU s repræsentantskabsmøde samt temamøde forud for selve repræsentantskabsmødet. På repræsentantskabsmødet deltog US og CL. Klubben er blevet kontaktet af Hobro Golfklub med henblik på at lave en fritspilsordning. FU har behandlet punktet og meddelt Hobro Golfklub at det ikke har interesse på nuværende tidspunkt. De øvrige bestyrelsesmedlemmer var enige i beslutningen. Golfmanager CL kunne meddele at: Der har været afholdt det årlige møde med naboerne. På mødet var klubben repræsenteret ved PK, EC og CL. Der var en meget positiv stemning på mødet. Det ville være hensigtsmæssigt at drøfte bestyrelsesansvarsforsikring, som den tidligere bestyrelse har afvist at tegne, når nu der er kommet to nye bestyrelsesmedlemmer. NK og KJ var enige i den tidligere bestyrelses argumenter for ikke at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring. Chefgreenkeeper PK kunne meddele at: Alle 27 huller tages i brug tirsdag den 23. april. Der er sneskimmel på enkelte greens, hvilket har været næsten uundgåeligt som følge af den lange vinter med sne og frost. Den lille sø mellem hul 19 og 20, som normalt er udtørret det meste af sæsonen, er blevet gravet dybere og piletræerne på søkanterne er blevet fjernet. Derudover er der blevet drænet til og fra søen, for på den måde bedre at kunne styre vandstanden. Arbejdet skulle gerne give mere vand i søen. Samtidig er bunkerne på hul 19 blevet drænet til søen, da der har været en del overflade vand i dem når vi har haft meget regn. Når hul 19 igen kommer med i banekombinationerne, vil der være en del "areal under reparation", men så snart græsset er groet til og søen fyldt med vand, håber vi, at hul 19 bliver en endnu bedre oplevelse end tilfældet har været hidtil. Der vil blive ændret på nogle teesteder på banen i starten af sæsonen. Gul tee på hul 1 vil blive flyttet frem på den anden side af vejen mens gul tee på hul 2 vil blive flyttet tilbage til gammelt hvid tee. På hul 14 vil der blive etableret et nyt Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2013.04.22 2
teested til damerne, mens gul tee vil blive flyttet frem til det gamle teested. Derudover vil rød/blå tee og gul/hvid tee blive samlet på enkelte huller. Hegnet mellem hul 12 og 15 vil blive fjernet og blå pæle vil blive fjernet. Semirough udvides lidt i højre side af fairway på hul 12. Cheftræner NEH kunne meddele at: Peter A. Svendsen er ny formand for begynderudvalget, hvilket bestyrelsen hilste meget velkomment. Jonas har fået nyt job og er derfor fratrådt sin stilling som assistenttræner. Der er derfor nu kun to trænere, Tobias og NEH. I maj måned vil en af elitespillerne, som i øjeblikket er arbejdsløs, være i jobtræning i shoppen. 14 ud af elitetruppens 21 spillere er hentet i talentprojektet, hvilket er meget positivt. En stor del af udtagelsesrunderne er blevet aflyst på grund af den lange vinter, men NEH er alligevel tilfreds med holdudtagelsen. 1. og 2. runde i danmarksturneringen afvikles i weekenden den 27. og 28. april. 13-031: Meddelelser fra områdeansvarlige Baneansvarlig EC kunne meddele at: Der har været afholdt møde i baneudvalget. Referatet kan læses på hjemmesiden. Greenkeeperne har indledt et mere formaliseret samarbejde med Tange Sø med henblik på sparring, maskindeling mm. EC så gerne samarbejdet udvidet til at omfatte andre områder end baneområdet på sigt. Eventuelt en fremtidig fritspilsordning. Sportsansvarlig KJ kunne meddele at: Der har været afholdt møder med udvalgsformændene i eliteudvalget og ungdomsudvalget, hvor der er opnået enighed omkring retningslinjer for tilskud til spilleres turneringsdeltagelse. Retningslinjerne er blevet præcenteret for spillerne. Målsætningen for holdene i danmarksturneringen er at få to herrehold med i oprykningsspillet. For dameholdets vedkommende bliver der tale om overlevelse. Der har været en del opklarende spørgsmål fra de nye udvalgsformænd med hensyn til budgetter i de enkelte udvalg. Retningslinjerne herfor er blevet præciseret, men der vil blive afholdt et møde i nærmeste fremtid, hvor alle områder vil blive gennemgået. Turneringsansvarlig NK kunne meddele at: De nye turneringsregler omkring deltagelse i turneringer uden EGA Handicap har været taget op til revurdering, og det er blevet besluttet, at spiller uden EGA Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2013.04.22 3
Handicap fremover skal have mulighed for at deltage i turneringer. Der vil være op til den enkelte klub-i-klubben at bestemme, og spillere uden EGA Handicap også kan spille med om præmier. NK har indkaldt formændene for klubber-iklubben til orienteringsmøde den 25. april. 13-032: Opfølgning på generalforsamling 2013 Bestyrelsen fulgte op på medlemmernes kommentarer fra generalforsamlingen. Bestyrelsen har nedsat en arbejdsgruppe som skal arbejde videre med klubdragt. Arbejdsgruppen består af MDJ og NEH. Arbejdsgruppen indkalder Niels Tylstrup til et møde for at komme videre i processen. Der er rettet henvendelse til 10-4 byggecenter med henblik på at få indkøbt nogle nye havemøbler. Ideer omkring forskønnelse af gårdspladsen blev drøftet, og der var bred enighed i bestyrelsen om at arbejde videre med projektet, eventuelt på et visionsmøde senere på året. Bestyrelsen drøftede desuden Bo Møllers kritik til bestyrelsen angående Caféen, hvilken blev fremsat på generalforsamlingen. Bestyrelsen er ikke enig i Bo Møllers synspunkter, men mener at der siden medlemsundersøgelsen er sket positive ændringer, hvilket også bekræftes af mange medlemstilkendegivelser. Der kan fortsat være plads til forbedringer, men det er ubestrideligt, at holdningen til priser og kvalitet af maden i Caféen altid vil være subjektiv. Den generelle holdning, som kommer til udtryk, er at der er en rimelig balance mellem pris og kvalitet. 13-033: Tillæg til forpagtningsaftale med Caféen Bestyrelsen godkendte udkast til tillæg til forpagtningsaftale med Caféen. 13-034: Opdatering af virksomhedsplan Bestyrelsen godkendte virksomhedsplanen for Viborg Golfklub uden ændringer. 13-035: Godkendelse af regler for tidsreservation Bestyrelsen godkendte udkast til ændrede regler for tidsreservation. 13-036: Indkøb af golfbiler I budgettet for 2013 og fremover er der sat 60.000 kr. af til drift af golfbiler, herunder udgifter til eventuel leasing af op til 5 nye golfbiler. CL har undersøgt markedet, og der er mange måder at skrue en aftale sammen på. Konklusionen er dog, at det vil være mest hensigtsmæssigt at lease bilerne på samme måde som øvrige maskiner. Klubbens nuværende tre elbiler har alle fået nye batterier, hvilket betyder at der kan nøjes med at købe tre nye biler på nuværende tidspunkt. Bestyrelsen godkendte indkøbet af nye biler. CL træffer aftale herom. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2013.04.22 4
13-024: Eventuelt Bestyrelsesmødet den 20. juni blev flyttet til den 27. juni Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2013.04.22 5