FLIS FAQ Indhold Indhold 1 FLIS... 3 1.1 HVAD BESTÅR FLIS AF... 3 1.2 HVAD BESTÅR "FLIS DATABASEN" AF... 3 1.3 HVAD BESTÅR "FLIS PRÆSENTATIONSLAG" AF... 4 1.4 HVORDAN ER BETALINGS- OG FINANSIERINGSMODELLEN FOR FLIS?... 4 1.5 HVAD KOSTER FLIS... 4 1.6 HVAD ER LØBETIDEN FOR KONTRAKTEN... 5 1.7 HVILKEN INDFLYDELSE FÅR KOMMUNERNE PÅ SYSTEMET.... 5 1.8 HVEM UDVÆLGER LEVERANDØREN.... 5 1.9 HVAD ER TIDSPLANEN FOR FLIS... 6 1.10 HVOR KOMMER DATA FRA... 6 1.11 HVOR TIT OPDATERES DATA... 6 1.12 HVAD SKER DER I FLIS, HVIS KOMMUNEN SKIFTER FAGSYSTEM... 6 1.13 HVAD ER NYTTEVÆRDIEN AF FLIS... 6 1.14 ER DATA SIKRE I FLIS... 7 1.15 HVAD ER DATASTANDARDISERING?... 8 1.16 HVEM HAR ADGANG TIL DATA I FLIS?... 8 1.17 HVILKE FAGOMRÅDER OMFATTER FLIS VERSION 1... 9 1.18 KAN JEG NØJES MED FLIS... 9 2 FLIS DATABEHANDLINGSAFTALE... 10 2.1 HVAD ER FLIS DATABEHANDLINGSAFTALE...10 2.2 HVAD KOSTER DET AT INDGÅ EN DATABEHANDLINGSAFTALE...10 2.3 HVOR LÆNGE LØBER KONTRAKTEN...10 3 SPØRGSMÅL FRA KOMMUNERNE... 11 3.1 HVORDAN REGISTRERES, OPSAMLES OG PRIORITERES DEN KOMMUNALE EFTERSPØRGSEL PÅ INDHOLD?...11 3.2 HVILKEN SUPPORT YDER KOMBIT I FEJLSITUATIONER?...11 3.3 HVIS EN KOMMUNE KONSTATERER, AT DER ER FEJL ELLER MANGLER I DERES DATAGRUNDLAG, VIL DER SÅ BLIVE GENLEVERANCER?...12 3.4 HVILKEN DOKUMENTATION AF FLIS STILLES TIL RÅDIGHED FOR KOMMUNERNE? (SNITFLADER INKL. FORMATER, TRANSFORMATIONER, FILTRERINGER, BEREGNINGER ETC.)....12 3.5 HVORDAN STILLES DOKUMENTATIONEN AF FLIS TIL RÅDIGHED FOR KOMMUNERNE?...12 3.5.1 ER DET ET SÆRSKILT VÆRKTØJ, DOKUMENTER PÅ EN PORTAL ELLER LIGNENDE?...12 3.5.2 VIL DOKUMENTATIONEN ALTID VÆRE FULDT OPDATERET?...12
3.5.3 GIVES KOMMUNEN NOTIFIKATION VED ÆNDRINGER?...12 3.6 HVILKE KRAV SKAL EN 3. PARTSLEVERANDØR OPFYLDE FOR AT KUNNE BYGGE ET FK LIS OVEN PÅ FLIS PÅ HØJT NIVEAU (DATAMARTERNE)?...13 3.7 HVILKE DATAOMRÅDER VIL FLIS VERSION 2 INDEHOLDE?...13 3.8 VIL DER VED ETABLERING AF NYE OMRÅDER ALTID BLIVE UDVIKLET SNITFLADER TIL DET/DE FAGSYSTEMER, DEN ENKELTE KOMMUNE ANVENDER? HVIS IKKE VIL DER SÅ BLIVE BESKREVET EN GENERISK SNITFLADE, SOM KOMMUNEN HEREFTER KAN BEDE SIN LEVERANDØR OM AT ANVENDE?...13 3.9 FÅR KOMMUNERNE ADGANG TIL EN OVERSIGT OVER DE FORVENTEDE OBJEKTER I DE MODELLEREDE DATA (DIMENSIONER OG MEASURES)...13 3.10 FÅR KOMMUNERNE ADGANG TIL EN OVERSIGT OVER HVILKE DATA, DER FILTRERES FRA?...14 3.11 KAN KOMMUNERNE FÅ UDLEVERET DE KONKRETE SNITFLADER, SOM MAN FÅR ADGANG TIL...14 3.12 HVOR LANG BAGUDRETTET HISTORIK VIL INDGÅ I FLIS?...14 3.13 HVILKE KRAV STILLES TIL KOMMUNERNE FOR AT DE KAN MODTAGE DATA SAMT BRUGE DOKUMENTATION, EVENTUELLE VÆRKTØJER MV.?...14 3.14 OVERVEJES HYPPIGERE OPDATERINGER AF DATA END MÅNEDLIGT?...14 3.15 OVERVEJES FLIS SOM INDBERETNINGSMULIGHED TIL STATSLIGE MYNDIGHEDER?...15
1 FLIS 1.1 Hvad består FLIS af Overordnet består FLIS af to dele: "FLIS Databasen" og "FLIS Præsentationslag". "FLIS Præsentationslag" er et tilvalg til "FLIS Databasen". Rapportering Rapporter Faste rapporter og egne rapporter Semantisk lag (Universer/byggeklodser) FLIS Databasen Udtræk af data Sikkerhed (Styring af brugeradgang) Sikkerhedslag til udtræk Rapporterings modellerede Datagrundlag (Tabel format) Nøgletal Analyse Datamarter EDW-data Ensrettede datagrundlag DSAHIST-data (Rådata Historik) DSA-data (Rådata Aktuelt) Datasæt (Rådata Flade datasæt, xml m.v. Dataleverandører (Eller KOMBIT s Adgang til dataprojket) 1.2 Hvad består "FLIS Databasen" af Central drift af systemet. Support og vedligehold af systemet. Udvikling og standardisering af 5 fagområder (folkeskole, børn og unge, voksne handicappede, ældreomsorg og tværgående data bestående af folkeregister, økonomi og fravær) Dannelse af nøgletal til benchmarking. Udtræk fra FLIS til levering til lokalt ledelsesinformationssystem af ubearbejdede data og/eller bearbejdede data inklusive nøgletal. Definitioner på begreber, nøgletalsberegninger og databehandlings-/forretningsmetoder.
1.3 Hvad består "FLIS Præsentationslag" af Standardrapporter og dashboard udarbejdet af KOMBIT i samarbejde med KL og kommunerne. Nøgletalsrapporter til benchmarking mellem kommunerne udarbejdet af KL i samarbejde med kommunerne og KOMBIT. Standard rapporteringsværktøj til udvikling af egne rapporter Distributionssystem til distribuering af rapporter inklusive filtrering, så de enkelte modtagere kun får de rapporter, der vedrører deres område. 1.4 Hvordan er betalings- og finansieringsmodellen for FLIS? Udviklingsomkostningerne afholdes af KOMBIT. Når version 1.0 implementeres, skal omkostningerne afskrives over 6 år gennem brugerbetaling. 1.5 Hvad koster FLIS FLIS version 1 bliver kun udviklet, hvis der er en bindende tilslutning svarende til min. 70% af befolkningen. I så tilfælde er der følgende prismodel: Prisen for "FLIS databasen" baserer sig på: 1) Et engangsindskud i år 1 på 50.000 kr. pr. kommune og 2) En pris (licens) pr. fagområde (folkeskole, børn og unge, voksne handicappede, ældreomsorg og tværgående data) pr. indbygger pr. år. Priseksempel: Pris pr. fagområde, pr. indbygger, pr. år for kommune med 70.000 indbyggere. År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 Antal dataområder 5 5 7 7 Prisscenarier Tilslutning beregnet i pct. af befolkningsgrundlaget i Danmark Enhedspris pr. fagområde År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 Scenarie 1 100 1,01 352.672 352.672 493.741 493.741 Scenarie 2 90 1,10 384.682 384.682 538.555 538.555 Scenarie 3 80 1,24 433.698 433.698 607.177 607.177 Scenarie 4 70 1,42 496.717 496.717 695.404 695.404
Prisen for FLIS præsentationslag baserer sig på en årlig licenspris. Den årlige licenspris vil variere efter, hvor mange kommuner der tilslutter sig FLIS præsentationslag. Prisscenarier Kommunetilslutning (antal kommuner) Enhedspris pr år Scenarie A Scenarie B Scenarie C Scenarie D 68 kommuner (70 % af landets kommuner) 59 kommuner (60 % af landets kommuner) 49 kommuner (50 % af landets kommuner) 39 kommuner (40 % af landets kommuner) 64.585 74.437 89.628 112.610 1.6 Hvad er løbetiden for kontrakten Kommunen kan opsige Tilslutningsaftalen og dermed adgangen til at benytte Løsningen med et varsel på 12 måneder, dog tidligst med virkning 24 måneder efter idriftsættelse af Løsningen. 1.7 Hvilken indflydelse får kommunerne på systemet. Kommunernes primære indflydelse på FLIS sker via brugergrupper. Brugergrupperne skal sammen med KL kvalitetssikre de data, der skal indgå i beregningen af nøgletallene og vurdere, om praksis i kommunerne får betydning for muligheden for at benchmarke, herunder om der lægges samme betydning i data fra kommune til kommune, og om data er fejlbehæftede. Brugergrupperne skal endvidere vurdere krav til brugergrænseflade og systemets funktionalitet. De fire fagområder, "Skole", "Udsatte børn & unge", "Voksne handicappede" og "Ældreomsorg" fastlægges i hver sin brugergruppe med inddragelse af fagområdet "Tværgående data" (folkeregister, fravær og økonomi). Brugergrupperne er både med til at fastlægge nøgletal samt fagspecifikke opgørelser og rapporter. 1.8 Hvem udvælger leverandøren. Det gør KOMBIT i forbindelse med 2 SKI-udbud.
1.9 Hvad er tidsplanen for FLIS Såfremt kommunerne tilslutter sig FLIS i fornødent omfang, gennemfører FLIS projektet 2 miniudbud under henholdsvis SKI rammeaftale 02.18 (udvikling, vedligeholdelse og videreudvikling) og SKI rammeaftale 02.22 (drift). FLIS projektet forventer primo 2011 at opfordre leverandørerne på ovenstående SKI rammeaftaler til at deltage i miniudbudene. Kontrakter med de valgte leverandører forventes underskrevet i første kvartal af 2011. FLIS version 1 forventes implementeret i første kvartal af 2012 med 4 fagområder og tværgående data. FLIS version 2 forventes at gå i luften i 2014 med yderligere 2 fagområder. 1.10 Hvor kommer data fra Data leveres fra kommunernes fagsystemer efter aftale med kommunen, se nedenfor under afsnittet om databehandlingsaftale. 1.11 Hvor tit opdateres data Data opdateres hver måned. 1.12 Hvad sker der i FLIS, hvis kommunen skifter fagsystem FLIS får leveret data fra alle relevante leverandører i henhold til FLIS standardiserede snitflader. De FLIS-standardiserede snitflader har den fordel, at kommunerne gøres uafhængige af systemleverandører. Vælger kommunen en ny leverandør, vil FLIS stadig fungere. Hvis kommunen skifter fra f.eks. KMD-elev til Tabulex-elev, kommer kommunens skoledata i FLIS blot fra den nye leverandør, uden at historikken bliver ødelagt. 1.13 Hvad er nytteværdien af FLIS En fælles kommunal infrastruktur for data og nøgletal Benchmarking og ledelsesinformation. Med FLIS nøgletal og standardrapporter kan kommunerne nemt og enkelt få et samlet overblik over kommunens data og benchmarke disse data internt i kommunen og i forhold til andre kommuner, regioner, landsgennemsnit og mest sammenlignelige kommuner. Den enkelte kommune får adgang til beregningsgrundlaget for kommunens nøgletal og kan hermed kontrollere kvaliteten og troværdigheden af nøgletallene. KL følger løbende ændringer i lovgivning, og tilpasser
nøgletallene i overensstemmelse hermed. FLIS-nøgletallene er kommunalt skræddersyede. Nøgletallene til version 1 er udvalgt i et samarbejde mellem KL og 26 kommuner. Månedlig opdatering. FLIS-nøgletallene er aktuelle og opdateres som udgangspunkt månedligt. Historiske data. FLIS indeholder historiske data, og den øverste ledelse i kommunerne har herved mulighed for at følge den historiske udvikling indenfor et givet nøgletal. Herved kan man forsøge at spore effekten af tidligere beslutninger. Ledelsen får endvidere et informeret grundlag til at træffe beslutninger ud fra. FLIS-standardiserede snitflader. I FLIS leveres data via FLIS-standardiserede snitflader. Vælger kommunen en ny leverandør, vil FLIS stadig fungere. Hvis kommunen skifter fra f.eks. KMD-elev til Tabulex-elev, kommer kommunens skoledata i FLIS blot fra den nye leverandør, uden at historikken bliver ødelagt. Herved brydes kommunernes afhængighed af IT-leverandørerne. Hurtig og økonomisk fordelagtig adgang til data. FLIS-projektet og projekt Dataadgang indgår aftaler med it-leverandørerne på kommunernes vegne. Kommunerne opnår herved en hurtigere og økonomisk fordelagtig adgang til deres data via gennemsigtige aftaler med IT-leverandørerne med faste betingelser og til faste priser. Fælleskommunale definitioner. I FLIS bearbejdes data efter fælleskommunale definitioner. De fælles definitioner gør det nemmere for kommunerne at bearbejde data, hvilket bl.a. medfører en mindre udgift for kommunerne til opbygning af lokal ledelsesinformation. Desuden vil de fælleskommunale definitioner lette udarbejdelsen af nøgletalsrapporterne i en række nøgletalsklubber. 1.14 Er data sikre i FLIS I FLIS-miljøet er der anvendt flere lag af sikkerhed: Det yderste sikkerhedslag skal sikre, at det kun er de tilsluttede kommuner, der får fysisk adgang til FLIS-miljøet. Det mellemste sikkerhedslag håndterer de enkelte kommuner og deres brugeres rettigheder. Dette sikkerhedslag indebærer adgang til hhv. fælleskommunale nøgletal til benchmarking samt adgang til rapporter på kommunens egne data. Det inderste sikkerhedslag er på selve datalaget og sikrer, at brugerne kun får adgang til deres egne data.
Nedenstående figur viser en oversigt over sikkerhedslagene i FLIS. 1.15 Hvad er datastandardisering? Datastandardisering handler grundlæggende om at opstille fælles definitioner for kommunernes nøgletal. Hidtil har en hyppig indvending mod kommunal benchmarking været, om man i virkeligheden sammenligner æbler og pærer. Fælles standarder muliggør derimod meningsfuld sammenligning på tværs af kommuner. 1.16 Hvem har adgang til data i FLIS? FLIS nøgletallene er tilgængelige for alle de kommuner, der er tilsluttet FLIS. De underliggende data har kun den enkelte kommune adgang til. Her kan kommunen nedbryde nøgletallene og se fordelinger på fx institutionsniveau.
1.17 Hvilke fagområder omfatter FLIS version 1 FLIS består af fagområderne Skole, Udsatte børn og unge, Voksne handicappede og Ældreomsorg. Herudover indgår fagområdet tværgående data, som består af Folkeregister (CPR-register), Økonomidata og Personale- og fraværsdata. 1.18 Kan jeg nøjes med FLIS FLIS version 1 dækker fagområderne Skole, Udsatte børn og unge, Voksne handicappede og Ældreomsorg samt tværgående data på områderne Økonomi, Personale og fravær samt Folkeregister. Hvorvidt kommunen kan nøjes med FLIS afhænger af kommunens styrings- og informationsbehov.
2 FLIS Databehandlingsaftale 2.1 Hvad er FLIS Databehandlingsaftale FLIS databehandlingsaftale er en aftale, der giver FLIS adgang til at få de i aftalen specificerede data til brug i FLIS. Det er vigtigt for FLIS, at alle kommuner giver tilladelse til, at FLIS kan bearbejde deres data, også selvom den enkelte kommune måske vælger ikke at købe FLIS. For at blive kunde i FLIS, er det imidlertid en forudsætning, at kommunens data er bearbejdet i FLIS. 2.2 Hvad koster det at indgå en databehandlingsaftale Det er omkostningsfrist for kommunen at indgå en databehandlingsaftale med FLIS. FLIS projeket afholder de fornødne ressourcer til at indgå databehandlingsaftaler med kommunernes leverandører m.m. 2.3 Hvor længe løber kontrakten Aftalen kan opsiges med et varsel på 24 måneder. Efter aftalens ophør kan KOMBIT opbevare og anvende de leverede oplysninger, der ikke er personoplysninger, herunder de anonymiserede data, der resulterer fra bearbejdningen i FLIS.
3 Spørgsmål fra kommunerne 3.1 Hvordan registreres, opsamles og prioriteres den kommunale efterspørgsel på indhold? Løbende ønsker og forslag tilgår KOMBIT via kommunens FLIS administrator. Forud for hver ny version af FLIS vil der være en proces for indsamling af kommunernes ønsker og forslag. Alle de indkomne ønsker behandles i brugergrupper. Brugergrupperne er sammensat af repræsentanter fra KOMBIT, KL (inklusive fagspecialister) samt repræsentanter fra kommunerne. Der eksisterer p.t. 4 brugergrupper en på hvert fagområde. De blev sammensat til brug for konceptmiljøet, hvor 26 kommuner deltog. Konceptmiljøet er nu nedlagt. Alle kommuner vil fremadrettet få mulighed for at ønske at få en plads i brugergrupperne d.v.s. brugergruppernes sammensætning skal revurderes. Også fremadrettet vil der være en brugergruppe pr. fagområde. Hver brugergruppe vil bestå af kommunale fagfolk på det enkelte fagområde samt af personer med kompetencer vedrørende tværgående data. Hertil kommer repræsentanter fra KOMBIT og KL. Brugergrupperne indstiller til styregruppen, ud fra hvad der datamæssigt er muligt, hvilke ønsker og forslag, der skal implementeres i FLIS. 3.2 Hvilken support yder KOMBIT i fejlsituationer? Fejlsituationer rapporteres til forvaltningsleverandøren af FLIS, hvorefter fejl rettes indenfor følgende kategorier: Kritisk <3 timer for 80 % <1 arb. dag for 100 % Høj < 6 timer for 80 % < 2 arb. dage for 100 % Normal <2 arb. dage for 80 % <5 arb. dage for 100 %
3.3 Hvis en kommune konstaterer, at der er fejl eller mangler i deres datagrundlag, vil der så blive genleverancer? I det omfang der er tale om en fejl i datagrundlaget, så skal fejlen rettes. Om der er tale om en total genleverance, en ændrings leverance eller en anden løsning på problemet, tages der stilling til i hvert enkelt tilfælde. Fejl i genleverancer vil blive prioriteret efter samme model som ovenstående. 3.4 Hvilken dokumentation af FLIS stilles til rådighed for kommunerne? (snitflader inkl. formater, transformationer, filtreringer, beregninger etc.). Idet FLIS er et åbent system, hvor der indbygges revisionsspor på dataene fra de rå dataleverancer igennem de forskellige datalag til endelige nøgletal, så vil det være muligt at dokumentere samtlige dataprocesser i FLIS. Der vil dog være behov for at prioritere, hvor detaljeret al dokumentationen skal udarbejdes i de enkelte niveauer. Denne vurdering vil blive foretaget af brugergrupperne. 3.5 Hvordan stilles dokumentationen af FLIS til rådighed for kommunerne? 3.5.1 Er det et særskilt værktøj, dokumenter på en portal eller lignende? Ja, dokumentationen vil fremgå af FLIS sharepoint. Nogle former for dokumentation vil dog fremgå af FLIS hjemmesiden, herunder fx KL rapporter om mulige indikatorer til FLIS Ja. 3.5.2 Vil dokumentationen altid være fuldt opdateret? 3.5.3 Gives kommunen notifikation ved ændringer? Ændringer vil blive meddelt via Sharepoint. Som udgangspunkt er det kun kommunens lokale administrator, der har adgang til FLIS sharepoint.
3.6 Hvilke krav skal en 3. partsleverandør opfylde for at kunne bygge et FK LIS oven på FLIS på højt niveau (datamarterne)? Er der f.eks. afhængigheder forbundet med den måde, datamarter modelleres på i FLIS? I FLIS anvendes der på datamartniveau med stjernemodeller. For at kunne anvende disse er det et krav, at kommunens rapporteringsværktøj kan anvende stjernemodelleret data. 3.7 Hvilke dataområder vil FLIS version 2 indeholde? En række kommuner efterspørger data på områderne dagtilbud og sundhed. Der er udarbejdet 2 rapporter om dagtilbud og sundhed, der ligger på KLs hjemmeside. http://www.kl.dk/fagomrader/okonomi-ogdokumentation/dokumentation/ledelsesinformation/seks-flis-rapporter/ Der er endvidere en række kommuner, der p.t. efterspørger data på arbejdsmarkedsområdet. Hvilke dataområder, der medtages i FLIS version 2, afgøres af kommunernes efterspørgsel på det tidspunkt, hvor udviklingen af versionen skal forberedes. 3.8 Vil der ved etablering af nye områder altid blive udviklet snitflader til det/de fagsystemer, den enkelte kommune anvender? Hvis ikke vil der så blive beskrevet en generisk snitflade, som kommunen herefter kan bede sin leverandør om at anvende? Ja, der vil blive udviklet generiske snitflader, så kommunen kan levere data til FLIS. 3.9 Får kommunerne adgang til en oversigt over de forventede objekter i de modellerede data (dimensioner og measures) Dette vil blive en del af dokumentationen. Endeligt materiale kan først udleveres, når udbudsprocessen er gennemført, og den nye leverandør i samarbejde med KOMBIT og brugergrupperne har defineret datamartlagene.
3.10 Får kommunerne adgang til en oversigt over hvilke data, der filtreres fra? Det er f.eks. meget vigtigt at vide, når der sammenlignes fraværsoplysninger i fagsystememe, i LIS og i FLD statistikker, og der bruges megen tid på udredning heraf i kommunerne. Når dokumentationen til FLIS version 1 foreligger, vil den indeholde oplysninger om, hvilke filtreringer og datamodelleringer, der er foretaget. 3.11 Kan kommunerne få udleveret de konkrete snitflader, som man får adgang til (ud over de, der allerede fremgår af KOMBIT s hjemmeside), f.eks. KMD Børn og Voksne, KMD Elev og P-data. Samtlige dataleverandører, der har leveret data til konceptmiljøerne, har givet tilladelse til, at snitfladerne kan lægges på KOMBITs hjemmeside. KMDs snitflader bliver lagt på KOMBITS hjemmeside snarest muligt. Disse snitflader anvendes også i FLIS version 1. 3.12 Hvor lang bagudrettet historik vil indgå i FLIS? Som udgangspunkt opbygges der historik så langt tilbage, som det er muligt i forhold til produktionssystemernes historik, dog ikke ældre data end 2007. 3.13 Hvilke krav stilles til kommunerne for at de kan modtage data samt bruge dokumentation, eventuelle værktøjer mv.? Dvs. hvilke omkostninger skal kommunerne indregne ud over betalingen til KOMBIT for at kunne anvende FLIS? Ved køb af FLIS Databasen, hvor kommunen modtager data, kræves en server til modtagelse af data. Derudover skal kommunen selv sørge for evt. yderligere behandling af data, rapporteringsværktøj, distributionssystem, uddannelse og lignende. Ved tilkøb af FLIS præsentationslag indgår basisuddannelse til bruger og administrator i prisen. Dybdegående kendskab til værktøjer til generering af egne rapporter skal kommunen selv betale. 3.14 Overvejes hyppigere opdateringer af data end månedligt? Hvis efterspørgslen fra kommunerne er der så i fremtiden ja.
3.15 Overvejes FLIS som indberetningsmulighed til statslige myndigheder? I forhandlingerne med staten om nye indberetningskrav forfølger KL en strategi, hvor den relevante statslige myndighed skal etablere et samarbejde med relevante systemleverandører, så data automatisk kan sendes fra de kommunale fagsystemer til staten. Alternativt får den relevante statistikmyndighed etableret en snitflade, som kan indhente de relevante data. Herved reduceres den administrative belastning for kommunerne. Ikke desto mindre tager FLIS-projektet nøje hensyn til nye indberetningskrav fra staten. Herved kan systemet potentielt fungere som indberetningskilde til statslige myndigheder, hvis de krævede indberetninger allerede er indeholdt i FLIS datagrundlag