Forside ns 4. ordinære møde Telefonmøde Tillægsdagsorden Tirsdag den 16. juni 2015 kl. 12.30 5. Beslutning... 1 05H Årsregnskab 2014 Endeligt regnskab med revisionsprotokollat... 1 05I Takstbetaling for AKO... 4
Side 1 5. Beslutning 05H Årsregnskab 2014 Endeligt regnskab med revisionsprotokollat Årsregnskab 2014 Til beslutning J.nr.: 06.06.03. Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé n behandlede på møde den 28. april 2015 årsregnskabet for 2014 og godkendte dette oversendt til revisionen. Den afsluttende revision blev udført efterfølgende, og den 18. maj 2015 forelå revisionsrapporten. Forvaltningen har efterfølgende udarbejdet et svarnotat til revisionsprotokollatet. Revisionsprotokol og besvarelse heraf oversendes til Økonomiudvalgets og ns behandling. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at årsregnskabet for 2014 godkendes endeligt - at revisionsberetningerne tages til efterretning - at svarnotatet tages til efterretning Sagsfremstilling Efter ns godkendelse af årsregnskabet for 2014 den 28. april 2015 regnskabet overgivet til revision. Kommunens revisor Deloitte har på baggrund af den udførte revision afgivet revisionsberetning dels for det kommunale regnskab dels for selvstyrebalancen. Vigtigt er det at påpege, at revisionspåtegningen er blank hvilket vil sige, at den er afgivet uden forbehold. I lighed med sidste år er der dog en supplerende oplysning vedr. andre forhold i påtegningen. Der er i revisionsberetningerne en række revisionsbemærkninger, disse gengives herunder: Nr. Revisionsbemærkning Reference 1 Utilstrækkelig kvalitet af dokumentationsmateriale modtaget til revision af årsregnskab 2013. 3 Manglende forretningsgangsbeskrivelser i tilknytning til opkrævning af brugerbetalinger 4.3.5. 5.4.2 4 Mangler i lønadministrationen 5.4.3 5 Manglende registrantbogføring af skattepligtige og ikkeskattepligtige ydelser 8 Bevillingsoverholdelse 6.2 5.4.6 og 5.4.7 1
Side 2 9 Manglende fagligt ledelsestilsyn 6.4. samt bilag 3 11 Regnskab for Brættet 6.7 12 Aflæggelse af anlægsregnskaber m.v. 6.8. 13 Økonomistyring 7.1.2.7 14 Svagheder i forretningsgange i forbindelse med besvigelsesager og lignende 15 Svagheder og mangler i de generelle it-kontroller 4.3.4 16 Manglende sagsdokumentation i social sager 6.3 Nedenstående oversigt viser de punkter som revisionen har lukket i forbindelse med 2014 regnskabet Nr. Revisionsbemærkning Reference 2 Manglende oversigter til årsregnskab 2013 5.1.1 6 Manglende overholdelse af den autoriserede kontoplan 5.5.4, 5.5.6, 5.5.9 og 6.3. 7 Overholdelse af budgetregler 6.1 10 Overholdelse af regnskabsregler 6.5 Administrationens bemærkninger er at finde i svarnotatet. Løsningsforslag faglig vurdering Ingen yderligere bemærkninger. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse - Bekendtgørelse nr. 3 af 3.februar 2012 om kommunernes budgetlægning, regnskab og revision m.v. - Bekendtgørelse nr. 14 af 23. august 1999 om revision af Hjemmestyreområderne i kommunerne m.v. Det videre forløb Efter ns godkendelse fremsendes årsregnskabet, revisionsberetningen samt svarnotatet til Grønlands Selvstyre, Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, og revisionen. Ligesom det endelige regnskab inkl. revisionsberetningen og svarnotat vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Genopretningsplanen, budgetregulativ samt håndbog i forvaltning og økonomistyring, som blev godkendt og iværksat i 2014 har givet kommunen et godt fundament for - hen over de næste år - at få etableret en moderne og effektiv økonomistyring og ikke mindst sikre en overholdelse af love og regler i forhold til budgetter, regnskaber og myndighedsudøvelsen. Genopretningsplanen, budgetregulativ samt håndbog i forvaltning og økonomistyring har haft en vis effekt, men det må konstateres, at der endnu er et stykke vej til de er fuldt implementeret og den ønskede effekt opnået. 4.2 2
Side 3 Der skal ligeledes nævnes at mange af de andre tiltag i 2014 har haft en vis effekt, men stadigvæk ikke helt i mål og derfor vil der også de næste par år være et behov for at arbejde videre med at sikre kommunens overholdelses af regler, dokumentation, bevillinger mv. Indførelsen af 10.000 kr. reglen har vidst sig at have en god effekt i 2014. Det igangværende arbejde med indførelses af kommunens nye strategi forventes også at have en positiv effekt på arbejdet med at få kommunen i den rigtige retning. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 11. juni 2015: Økonomiudvalget godkender indstillingerne. n oversendte regnskabet for 2014 til revision den 28. april 2015. Bilag 1. Revisionsberetning for 2014 vedrørende årsrapporten 2. Revisionsberetning for 2014 vedrørende områder omfattet af selvstyrebalancen 3. Forvaltningens svarnotat til revisionsberetningen 4. Årsberetning 3
Side 4 05I Takstbetaling for AKO Nyt sammenlagt dagpasningstilbud for 1. 3. klasser Til beslutning J.nr.:44.00.07.01 Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé I forbindelse med arbejdet med pasningstilbud for børn fra 1. til 3. klasser har man ønsket at sammenlægge 2 forskellige dagtilbud; fritidshjems- og skolepasningstilbud, til et sammenlagt tilbud, som vi kalder for Atuareernerup Kingornga Ornittakkat (AKO), hvor nuværende 4 fritidshjem og 5 skolepasninger i Nuuk sammenlægges til 5 samordnede tilbud. De 2 oprindelige tilbud har samme målgruppe, hvor det ene tilbud har takstbetaling og det andet er gratis. I forbindelse med implementering af det nye tilbud pr. 1. august 2015 skal der tages stilling til takstbetaling. Der kan principielt vælges mellem flere alternativer: a. At takstbetaling er det samme som takstbetaling for nuværende fritidshjemstakster (indtægtsgradueret) b. At taksbetaling er x-antal procent lavere end nuværende fritidshjemstakster c. At der betales symbolsk fast beløb for tilbuddet d. At tilbuddet er gratis Supplerende sagsbehandling: På Borgmesterens initiativ anmoder Økonomiudvalget om, at Udvalget for Børn Familie og Skole genbehandler sagen med følgende indstillinger: - at der til sagsfremstillingen tilføjes endnu et bilag, der redegør for den proces der er gået forud for beslutningsoplægget, jfr. AKO-projektets del 1 og del 2, herunder inddragelsen af forældrene - at ønsket om at elever fra 4. klasse skal kunne vælge at blive i AKO begrundes (idet tidligere beslutninger har indbefattet at første skridt med oprettelse af AKO ordningen indbefatter børnene fra 1.-3. klasse), - at der udarbejdes flere modeller for mulig forældrebetaling inklusiv konsekvensberegninger ift. budgettet. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 10. juni 2015. Indstilling: Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at der til sagsfremstillingen tilføjes endnu et bilag, der redegør for den proces der er gået forud for beslutningsoplægget, jfr. AKO-projektets del 1 og del 2, herunder inddragelsen af forældrene - at ønsket om at elever fra 4. klasse skal kunne vælge at blive i AKO begrundes (idet tidligere beslutninger har indbefattet at første skridt med oprettelse af AKO ordningen indbefatter børnene fra 1.-3. klasse) - at der udarbejdes flere modeller for mulig forældrebetaling inklusiv konsekvensberegninger ift. budgettet. - at strukturændringerne for SPO og Fritidshjem ikke ændres før 1. januar 2016 - at de økonomiske konsekvenser af en mulig ændret takstbetaling indarbejdes i Budget 2016 4
Side 5 Sagsfremstilling I forbindelse med arbejdet med kapacitetstilpasning og pladsgaranti for børn fra 1. til 3. klasser har man ønsket at sammenlægge 2 forskellige dagtilbud; fritidshjems- og skolepasningstilbud, til et sammenlagt tilbud, som vi kalder for Atuareernerup Kingornga Ornittakkat (AKO), hvor nuværende 4 fritidshjem og 5 skolepasninger i Nuuk sammenlægges til 5 samordnede tilbud. De 2 oprindelige tilbud har samme målgruppe, hvor det ene tilbud har takstbetaling og det andet er gratis. AKO-projektet var opdelt i 2 dele, hvor processen for den 1. del, indledende proces om omkring tilbuddets rammer, blev afholdt forår/sommer 2014, hvor interessenterne blev inddraget, bl.a. forældre og personale i begge tilbud samt repræsentant fra departementet. Den anden del af projektet er nu planlagt og processen iværksat med planlagt implementering for ledelse pr. 1. april 2015 samt struktur, økonomi og pædagogisk indhold pr. 1. august 2015. Processen med reduktion af de i alt 9 ledere er nu afsluttet og der ansat 5 ledere pr. 1. april 2015. Rammerne for tilbuddets pædagogiske indhold er udfærdiget og AKO vil have et tæt samarbejde med skolen bl.a. for at styrke almenundervisning via pædagogisk indsats og sammenhæng mellem skole og dagpasning efter skoletid. På den måde vil arbejdstid om formiddagen for AKO-ansatte være som pædagogisk medhjælp til læreren for undervisning i yngste trin (1. 3. klasser) i skolen. Processen med struktur, økonomi og pædagogisk indhold er planlagt, hvor flere interessenter (ledere og personale i AKO, skoleledere og trinledere, forældre samt tilforordnede fra departementet) vil blive inddraget. Gældende lovgivning på dagtilbud er for børn i førskolealder (vuggestue og børnehave) og henviser til, at lovgivningen også gælder for børn mellem 7-15 årige indtil Inatsisartutlov om organisering af fritidsvirksomhed vedtages. Løsningsforslag faglig vurdering Det nye tilbud, AKO, er fagligt og organisatorisk et bedre tilbud i forhold til nuværende tilbud i fritidshjem og skolepasning. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Med den foreslåede struktur, vil der være nogle elever, der ikke længere skal betale for fritidstilbud (elever i 4. og 5. klasse, der p.t. går i fritidshjem). Til gengæld bliver alle elever i 1. 3. klasse omfattet af forældrebetaling også de, der p.t. anvender skolepasningsordningerne. Samlet set vurderes omlægningen at blive ressourceneutral. Det vil fortsat være muligt at visitere konkrete børn til en friplads i AKO. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Selvstyrets bekendtgørelse nr. 3 af 4. februar 2011 om takstbetaling for pædagogisk udviklende kommunale dagtilbud til børn i førskolealderen Det videre forløb Beslutningen vil blive offentliggjort via Nuuk UgeAvis samt kommunens hjemmeside. Ligeledes vil der blive orienteret direkte til de involverede forældre. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat anbefaler indstillingerne. 5
Side 6 Tidligere Beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 11. juni 2015: Økonomiudvalget godkender indstillingerne. Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 10. juni 2015: Udvalget godkender indstillingerne og sender sagen til Økonomiudvalget og n. Bilag 1. Nuværende takster for fritidshjem som eksempel på takster for AKO 6