Bilag 9.08 til Kasse- og Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia Trafikselskabet Movia CVR nr.: 29 89 65 69 EAN nr.: 5798000016798 Ressourcecenter Valby august 2012 Overordnet indkøbspolitik Formål med centraliseret indkøb Trafikselskabet Movia ønsker at optimere pris, kvalitet, service og leverandørvalg på indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøb er ansvarlig for at koordinere og indhente tilbud ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Hovedregler for køb: Køb kan kun foretages når det er godkendt af budgetejer (Centerchef/Områdechef) Underskrivelse af kontrakter skal ske i henhold til gældende regler (bilag A) Køb i henhold til eksisterende aftale: Såfremt køb ikke afviger fra betingelser i eksisterende aftaler, hvad angår priser, produktspecifikationer, leverings- og betalingsbetingelser mv. kan købet foretages, når det er godkendt af budgetejer (eks. TDC) Køb uden eller udover eksisterende aftale: Køb under DKK 100.000 inkl. moms: Køb kan foretages hos valgfri leverandør, under forudsætning af: Det samlede køb til leverandøren ikke overstiger DKK 100.000 inkl. moms indenfor det gældende kalenderår (1. jan. 31. dec.) Handlen er i overensstemmelse med Movias standard betalings- og faktureringsbetingelser (Movit-2136840) Køb over DKK 100.000 inkl. moms Kontakt altid Indkøb inden kontakt til leverandøren Indkøbs involveringsgrad i det enkelte indkøbsprojekt vil variere efter aftale Udfyld en indkøbsrekvisition for forhåndsgodkendelse af køb hos budgetansvarlig (bilag B) Køb over DKK 100.000 inkl. moms som ikke er dækket af gældende aftaler eller afviger herfra skal altid konkurrenceudsættes ved indhentning af tilbud fra minimum 3 leverandører og overholde gældende regler for offentlige indkøb af varer og tjenester (www.ski.dk og www.udbudsportalen.dk) Elektronisk indkøb Trafikselskabet Movia benytter sig så vidt muligt af elektronisk indkøb. Det er Trafikselskabet Movias hensigt at indkøbsprocesserne skal være så enkle som muligt gennem nye teknologiske muligheder. Side 1 af 5
Afregning Afregning af fakturaer skal ske i overensstemmelse med de gældende regler. 1. Ved afgivelse af bestilling skal oplyses EAN-nummer, navn og afdeling. 2. Leverandøren skal fremsende fakturaen til Trafikselskabet Movia som elektronisk fakturering, påført afdeling og navn på bestiller. 3. Betalingsfristen for Trafikselskabet Movia er løbende måned + 30 dage. Kontrakter Indkøb skal altid underrettes per mail om tiltag i forbindelse med: Nye kontrakter over 100.000 kr. Forlængelse af eksisterende kontrakter Opsigelse af kontrakter SKI Trafikselskabet Movia er medlem af Statens og Kommunernes Indkøbs service A/S (SKI). Denne organisation forhandler rabatter hos alle slags leverandører og informerer direkte om disse rabatter til deres medlemmer. Trafikselskabet Movia kan generelt med fordel benytte disse aftaler, men er ikke tvunget til at anvende dem. Movia kan benytte SKI aftaler for at afløfte EU udbud. Lovgrundlag EU-direktivet nr. 2004/17/EF indeholder en indkøbsregel som Trafikselskabet Movia skal overholde. Som forsyningsvirksomhed er tærskelværdien for indkøb af varer og tjenesteydelser 2.884.250 kr. ex. moms. Det vil sige at Movia skal gå i EU-udbud hvis en kontrakt inden for en fireårig periode overstiger dette beløb. Igangsættelse af udbud Det er Indkøb der i samarbejde med brugergruppen identificerer områder, hvor det samlede indkøb overstiger tærskelværdierne. Hvis der ikke kan anvendes eksisterende rammekontrakter, skal udbuddet igangsættes. Gennemførelse af udbuddet skal ske i samarbejde mellem Indkøb, den relevante brugergruppe og Trafikselskabet Movias jurister. Indkøb skal som udgangspunkt altid underrettes om tiltag vedr. udbud. Undtaget er buskørsel under kontrakter. Valg af leverandør Leverandører vælges ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud men ikke nødvendigvis laveste pris. Andre kriterier som kvalitet, levering og miljø kan indgå i evalueringen. Indkøb og brugergruppen definerer disse kriterier i tæt samarbejde. Grønt indkøb Trafikselskabet Movias indkøbspolitik indebærer, at hensynet til miljøet skal indgå på lige fod med økonomi og kvalitet når der skal købes ind. Der skal købes grønt ind: Når de miljøvenlige varer har ligeså høj kvalitet og ikke er dyrere end andre varer. Hvis det politisk besluttes, at man inden for en bestemt produktgruppe skal foretrække de mest miljøvenlige produkter, selv om de er dyrere. Hensynet til miljøet vil normalt medføre, at der bør vælges produkter, som er godkendt i henhold til en af de officielle miljømærkeordninger, eksempelvis EU liljemærke, Svanemærket og Blaue Engel. Fortrolighed Trafikselskabet Movia vil gerne have et forhold til sine leverandører der er præget af gensidig tillid og respekt. Side 2 af 5
I henhold til bestemmelser fra Indenrigsministeriet er der, efter lov om offentlighed i forvaltningen, aktindsigt om kommunale myndigheders indkøbsaftaler. Dette betyder at alle indkøbsaftaler er offentligt tilgængelige. Ikrafttræden Overordnet indkøbspolitik er behandlet og godkendt af administrerende direktør i januar 2012. Side 3 af 5
Bilag Bilag A Side 4 af 5
Bilag B Beløbsgrænser gælder kontrakter med alle eksterne leverandører inkl. SKI aftaler, men IKKE operatører. Der skal udfyldes Indkøbsrekvistion for kontrakter over DKK 100.000 inkl. moms. Årlig kontraktsum udregnes i DKK inkl. moms. Årlig kontraktsum er lig med månedlig ydelse x 12. Beløbsgrænser er per kontrakt. Direktør Ingen grænse Områdechef 1m Centerchef 5m Centerkoordinator 0,5m Indkøber 1m Administrerende direktør Dorthe Nøhr Pedersen Ingen grænse Trafik-& rådgivningscenter Per Gellert 5m Bente Berg 0,5m Markedscenter Rådgivning Storkøbenhavn Anders Due 5m Torsten Rasmussen 1m Helle Kjær Larsen 0,5m Rådgivning Sjælland Ina Andersen 0,5m Lars Richter 1m Ressourcecenter Marketing Rådgivning Nordsjælland Niels Fugman 5m Pernille Jørgensen 1m Tommy Frost 1m Susanne Haubirk Jørgensen 0,5m Kundeservice Køreplaner HR & facility Mogens Kjøller 1m Poul Bayer 1m Thomas Damgaard 1m Kontrakter og operatører Flextrafik Anne-Marie Kaarup 1m Søren Englund 1m Kim Clausen 1m Andreas Knop 1m Analyse & indtægter Jens Peter Langberg 1m Økonomi & budget Peter Rosbak Juhl 1m Niels Agerbo 1m Christian Kierkegaard 1m Trafikservice Projekter & infrastruktur IT John Øllegaard 1m Jeppe Gaard 1m Annette Heckscher 1m Side 5 af 5