Udbud nr. 2016/S 199-358626 EU-udbud af Cisco UCC i Region Syddanmark Kontraktbilag 04 - Transitionsprojekt Kontraktbilag 04 Transitionsprojekt Side 1/6
Indholdsfortegnelse 1. FORMÅL MED TRANSITIONSPROJEKTET...3 2. OVERSIGT OVER PROJEKTETS FASER...3 3. OVERTAGELSESSTRATEGI...3 4. TRANSITIONSPLAN...3 5. AFKLARINGSFASEN...4 6. LEVERANDØRENS YDELSER I TRANSITIONSFASEN...4 7. LEVERANDØRENS YDELSE I DRIFTSPRØVEFASEN...5 8. KONKURRENCEKRAV...5 Kontraktbilag 04 Transitionsprojekt Side 2/6
1. FORMÅL MED TRANSITIONSPROJEKTET Formålet med transitionsprojektet er at flytte ansvaret for drift af Løsningen, som beskrevet i kontraktbilag 02 og kontraktbilag 03, til Leverandøren. Desuden skal Leverandøren, som en del af transitionsprojektet, klargøre sin organisation på en række punkter, herunder skal rapportering og Driftshåndbog på plads for, at kunne levere fyldestgørende på denne Kontrakt. De overordnede elementer i transitionsprojektet omfatter bl.a. en afklaringsfase, og en transitionsfase, der afsluttes med en Overtagelsesprøve. Herefter sker der udbedring af nogle identificerede Cisco findings hvorefter der gennemføres en Driftsprøve. 2. OVERSIGT OVER PROJEKTETS FASER Leverancens faser kan illustreres ved følgende figur, hvor afklaringsfasen, transitionsfasen, udbedringsfasen og driftsprøvefasen er indeholdt i transitionsprojektet: 3. OVERTAGELSESSTRATEGI Leverandørens overtagelse af ansvaret for Løsningen skal gennemføres på en sådan måde, at tidsrammen holdes samtidigt med, at risikoen ved transitionen og den efterfølgende drift så vidt muligt minimeres. Leverandøren skal i sin løsningsbeskrivelse redegøre for overtagelsesstrategien, herunder den vurderede risiko. Overtagelsesstrategien skal omfatte en beskrivelse af, hvorledes Leverandøren påtænker at gennemføre transitionsprojektet, herunder projektmetoder, beslutningsgange m.v. 4. TRANSITIONSPLAN Transitionsplanen skal omfatte samtlige aktiviteter, som er nødvendig for at Leverandøren kan gennemføre transitionen, således at Overtagelsesprøve- og Driftsprøven kan bestås. Kontraktbilag 04 Transitionsprojekt Side 3/6
Følgende tidsrammer skal være overholdt i tidsplanen: Afklaringsfasen skal være afsluttet med godkendt afklaringsrapport senest 15 Arbejdsdage efter Kontraktens Ikrafttræden. Overtagelsesprøven skal være gennemført og godkendt senest 42 Arbejdsdage efter Kontraktens Ikrafttræden. Driftsprøven skal være godkendt senest 150 Arbejdsdage efter Kontraktens Ikrafttræden. Ved beregning af ovennævnte frister er ikke indregnet den tid, som Kunden bruger til godkendelse. 5. AFKLARINGSFASEN Afklaringsfasen afsluttes med en afklaringsrapport som forelægges Kunden til godkendelse. Afklaringsrapporten skal som minimum indeholde: 1. En detaljeret tidsplan med angivelse af ressourcebehov hos Kunden samt angivelse af, hvilke aktiviteter Kunden skal bidrage til og tidsmæssige krav til Kundens deltagelse Der er 4 milepæle (godkendelse af afklaringsrapport, godkendelse af Overtagelsesprøve, godkendelse af udbedring af Cisco findings og godkendelse af Driftsprøve) 2. En oversigt over hvilke aktiviteter, der udføres hvornår. Dette skal aftales imellem Leverandøren og Kunden, der i den henseende har den endelige beslutningskompetence 3. Prøveplan, herunder endelig fastlæggelse af godkendelseskriterier for både Overtagelsesprøve og Driftsprøve 4. Aftalte detaljeringer af overtagelsesstrategien, herunder organisering, mødestruktur m.v. 5. Forslag til eventuelle nødvendige kontraktjusteringer Kunden skal have minimum 5 Arbejdsdage til godkendelse efter Kundens modtagelse af afklaringsrapporten. Kunden kan udtræde af Kontrakten frem til afklaringsrapportens godkendelse, jf. Kontraktens punkt 8. 6. LEVERANDØRENS YDELSER I TRANSITIONSFASEN Leverandøren skal i transitionsfasen gennemføre alle aktiviteter, som er nødvendige for at transitionsfasen gennemføres på en professionel og fuldt tilstrækkelig måde, og således at projektet kan gennemføres med så lidt gene for brugerne som muligt og samtidigt sørge for at Leverandørens overtagelse af ansvaret og driften af Løsningen kan gennemføres uden driftsforstyrrelser eller lignende gener for brugerne. Mødeafholdelse i transitionsfasen skal afholdes fysisk hos Kunden, medmindre andet aftales med Kunden. Transitionsfasen omfatter blandt andet, at Leverandøren sikrer følgende: Kontraktbilag 04 Transitionsprojekt Side 4/6
Projektledelse Ekspertbistand Tekniske ressourcer Etablering af proces fra Kundens servicemanagementsystem til Leverandørens servicemanagementsystem Evt. tilpasning af underbilag 12.1 Servicekatalog Etablering af procedurer i relation til servicekataloget Etablering af relevante portaler Etablering af fakturering til Kundens forskellige enheder og opsætning af system så Kunden centralt kan overvåge faktureringen Etablering af eventuelle dataforbindelser Testning / afprøvning Opsætning af overvågning Rapportering Etablering af SLA målinger Etablering af samarbejdsorganisation Udarbejdelse af Driftshåndbog Etablering af processer Etablering af Asset Management Endvidere skal Leverandøren komme med forslag til, hvorledes Overtagelsesprøven og Driftsprøven gennemføres. Kunden kan dog altid fremsætte krav til forhold, der skal testes i Overtagelsesprøven. Kundens service og supportaftaler er ved Kontraktens indgåelse ikke alignet. Leverandøren skal enten den 1. marts 2017 eller den 1. juni 2017, efter Kundens valg, overtage disse aftaler og aligne udløbsdatoer fremadrettet. Ovenstående er en del af Leverandørens vederlag for transitionsfasen. 7. LEVERANDØRENS YDELSE I DRIFTSPRØVEFASEN Leverandøren skal i denne fase gennemføre alle aktiviteter, på en professionel og fuldt ti l- strækkelig måde, og således at denne fase kan gennemføres med så lidt gene for brugerne som muligt og samtidigt sørge for, at Leverandøren bliver klar til Driftsprøven og dermed det fulde ansvar for drift af Løsningen. Kontraktens procedure og samarbejdsform benyttes. SLA krave jf. servicemål kontraktbilag 06 er gældende fra godkendt Overtagelsesprøve. 8. KONKURRENCEKRAV Transition (Konkurrencekrav Nr. 5 til kontraktbilag 04) Vægtning: 10 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal udarbejde en sammenhængende, detaljeret, realistisk og udfø r- lig plan for transitionsfasen inden for de beskrevne rammer i Kontraktbilag 04 og den øvrige del af materialet. Leverandøren skal i sin løsningsbeskrivelse redegøre for overtagelsesstrategien, herunder den vurderede risiko. Overtagelsesstrategien skal omfatte en beskrivelse af, hvorledes Leverandøren Kontraktbilag 04 Transitionsprojekt Side 5/6
påtænker at gennemføre transitionsprojektet, herunder projektmetoder, beslutningsgange m.v. Beskrivelse af konkurrencekravet: Det vægtes positivt, at planen er sammenhængende, detaljeret, realistisk og op e- rationel, så driften af Løsningen kan forløbe i forhold til Kontraktens krav. Hertil er det tillige væsentligt for Kunden, at Leverandøren fuldt ud forstår Kundens krav og behov for driften af Løsningen, og efterlever Kontrakten og Best Practice fuldt ud. Leverandørens besvarelse (udvides efter behov): Kontraktbilag 04 Transitionsprojekt Side 6/6