Introduktion til K03. Jesper Langemark, Bird & Bird Claus F. Sørensen, Dahl

Transkript

1 Introduktion til K03 Jesper Langemark, Bird & Bird Claus F. Sørensen, Dahl

2 Agenda 1. Gennemgang af K03 udvalgte emner 2. Særlige leverandørfaldgruber 3. Introduktion til "BBD 2013" (light version af K03) 2

3 K03 grundlæggende Høringsversion frigivet i november 70 sider, 38 paragraffer, 16 bilag Standardkontrakt-for-agile-projekter Endelig version frigjort i december 2012 Den sædvanlige arbejdsgruppe, men Kammeradvokaten har ført pennen og færdiggjort forudgående beta-version og høringsversionen Agreed document?? 3

4 K03 Grundlæggende Større og faseopdelte it-projekter, hvor udviklings- og implementeringsydelser har den største vægt i projektet. Kontraktens genstand skal være en it-leverance i nær sammenhæng med køb af rådgivning og ledelse af projektet. Skal tage højde for Statens bevillingsregler og være egnet til at indgå i en udbudsproces. Der skal foreligge en Behovsopgørelse (Kundens overordnede krav til Leverancen) fra Projektets start Kontraktens fleksible element ligger i ydelsen sondring mellem Absolutte og Øvrige Krav 4

5 K03 Grundlæggende Projektet gennemføres efter en projektledelses- og udviklingsmetode (Den Agile Metode), som begge parter skal have indsigt i. Kontrakten er metodeneutral. Kunden prioriterer løbende opfyldelsen af kravene. Kunden har ret til at udtræde på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af Kontrakten Udvikling foretages i Iterationer 5

6 Grundlæggende K03 Afsæt i principperne bag anerkendte og anvendte projektledelses- og udviklingsmetoder f.eks. Prince2, Atern og Scrum. Tager højde for statens bevillingsmæssige regler i staten samt behovet for fikseret leveringstermin. Derfor ligger pris og tid som udgangspunkt fast. Kontrakten vil ofte skulle danne aftalegrundlag for en konkurrenceudsat ydelse skal kunne anvendes i EUudbud. Sikre kvalitet i ydelsen, eksempelvis DS/ISO/IEC

7 Bilag Bilag 1 : Tidsplan Bilag 2: Kundens it-miljø samt krav til udviklingsmiljø Bilag 3: Leverancebeskrivelse Bilag 3a: Kundens Behovsopgørelse Bilag 3a.i: Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov Bilag 3a.ii: Kundens Kravliste Bilag 3b: Leverandørens Overordnede Løsningsbeskrivelse Bilag 4: Dokumentation Bilag 5: Ændringshåndtering Bilag 6: Test og Prøver Bilag 7: Den Agile Metode og samarbejdsorganisation Bilag 8: Leverandørens projektorganisation og indsigt Bilag 9: Kundens projektorganisation og indsigt Bilag 10: Vedligeholdelse og support Bilag 11: Servicemål Bilag 12: Drift Bilag 13: Forpligtelser ved ophør Bilag 14: Vederlag og betalingsplan samt øvrige priser Bilag 15: Incitamenter Bilag 16: Licensbetingelser mv. 7

8 K03 Nye definitioner og begreber

9 Nye begreber Absolutte Krav Krav (funktionelle og non-funktionelle) angivet i Kundens Kravliste (Bilag 3a.ii) som Kunden har angivet som uundværlige for opfyldelsen af Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov og dermed som grundlæggende elementer i Leverancen. Afhængigheder Ved Afhængigheder forstås funktionelle og forretningsmæssige afhængigheder mellem Absolutte Krav, som Kunden har angivet forud for Kontraktens indgåelse. Agile Metode Den i Bilag 7 beskrevne metode for udvikling af Leverancen. Agile Tilpasninger Ved Agile Tilpasninger forstås de former for ændringer, der er beskrevet i punkt

10 Nye begreber Behovsopgørelse Kundens overordnede krav til Leverancen, jf. Bilag 3a. Behovsopgørelsen indeholder Kundens Kravliste og en beskrivelse af Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov, som Leverancen skal understøtte. Forretningsmæssige Mål og Behov Kundens særlige Forretningsmæssige Mål og Behov angivet i Bilag 3a.i og som konkret udtrykt i Kundens Behovsopgørelse, herunder ved detailspecificeringen af kravene i forbindelse med planlægningen af de enkelte iterationer. Iterationer Forholdsvis korte projekttrin. Varigheden aftales Parterne imellem som et led i anvendelse af den Agile Metode. En Iteration afsluttes med en Intern Test. 10

11 K03 Leverancegrundlaget

12 Leverancen Leverancen (hele behovsopgørelsen / kravlisten/krav til processen) Projektledelse Rådgivning Styring af ressourceforbrug Rapportering Kvalitetssikring Programmel Udvikling Udstyr Dokumentation Implementering og integration Uddannelse Etc. 12

13 Leverancen Leverancen (hele behovsopgørelsen / kravlisten/krav til processen) Krav til løsningen/systemet (resultatforpligtelse) Krav til processen (indsatsforpligtelsen) 13

14 Leverancebeskrivelsen -resultatforpligtelsen Leverancebeskrivelsen har fokus på kravene til slutresultatet - løsningen Leverancebeskrivelse Kundens Behovsopgørelse (bilag 3a) Kundens forretningsmæssige Mål og Behov Kundens kravliste Leverandørens overordnede Løsningsbeskrivelse (bilag 3b) Fælles for begge elementer Overordnede krav Udvikles under projektet 14

15 De Forretningsmæssige Mål og behov. Formål, jf. punkt 1 Forretningsmæssige Mål Effektivisering Her beskrives de forretningsmæssige mål, der udspringer af det overordnede formål effektivisering. Forretningsmæssige Behov For hvert af de identificerede forretningsmæssige mål beskrives, hvilke behov Løsningen skal tilgodese med henblik på opfyldelse af det forretningsmæssige mål. Relaterede krav Her henvises der til de relaterede krav i Kundens Kravliste. Kvalitetsløft Her beskrives de forretningsmæssige mål, der udspringer af det overordnede formål kvalitetsløft. Overholdelse international rådgivning af Her beskrives de forretningsmæssige mål, der udspringer af det overordnede formål overholdelse af international rådgivning. 15

16 Forretningsmæssige Mål og Behov/Business case Dialogværktøj i tilbudsfase og afklaringsfase Styre fortolkning af krav Når den ikke er formuleret som krav Ikke en garanti for besparelser og gevinster Men dog: Ydelserne skal være egnet til at understøtte Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov (pkt ) Rettesnor for indsatsforpligtelse Rådgivningsforpligtelse Ansvar for koordinering Ansvar for kvalitetssikring Rettesnor for løbende prioritering 16

17 De sædvanlige krav - Kundens kravliste Kunden udarbejder en liste over krav til Leverancen i prioriteret rækkefølge. (listen skal laves for både de Absolutte Krav og de Øvrige Krav) Beskrivelse Acceptkriterie Prioritering Delleverance Afhængigheder Status Reference nr. 17

18 Absolutte Krav ctr. Øvrige Krav Absolutte Krav Krav (funktionelle og non-funktionelle) angivet i Kundens Kravliste (Bilag 3a.ii) som Kunden har angivet som uundværlige for opfyldelsen af Kundens Forretningsmodel samt forretningsmæssige mål og behov og dermed som grundlæggende elementer i Leverancen. Øvrige Krav Krav (funktionelle og non-funktionelle) angivet i Kundens Kravliste (Bilag 3a.ii) som ikke udgør Absolutte Krav. 18

19 Absolutte og Øvrige Krav K03 pkt 3.2 og 5.2.1: Leverandøren er forpligtet til som minimum at levere sådanne leverancer, der opfylder de krav i Kravlisten (Bilag 3a.ii), som er angivet som Absolutte Krav, og skal bestræbe sig på at levere så mange af de Øvrige Krav som muligt. Parterne skal ved planlægningen af den enkelte Iteration bestræbe sig på at opnå en passende kombination af Absolutte og Øvrige Krav således, at det sikres, at Absolutte Krav opfyldes, og at så mange som muligt af Kundens Øvrige Krav færdiggøres i den pågældende Delleverance. Såfremt dette er nødvendigt for at sikre, at Absolutte Krav opfyldes, er Leverandøren berettiget til at kræve, at Absolutte Krav medtages i en Iteration eller at Øvrige Krav udelades. Absolutte Krav = resultatforpligtelse Øvrige Krav = Indsatsforpligtelse 19

20 Absolutte og Øvrige Krav K03 pkt Såfremt der er risiko for, at opfyldelse af et eller flere af de af Iterationen omfattede krav ikke kan ske inden for estimatet, skal Leverandøren straks underrette Kunden skriftligt herom. Underretningen skal indeholde en nærmere redegørelse for årsagen til den forventede ikke-opfyldelse. Ved Meddelelse om forventet ikke-opfyldelse af et eller flere krav skal Kunden beslutte, hvorledes der skal forholdes med de ikke-opfyldte krav. Såfremt Kunden ikke træffer anden beslutning.., indgår de ikke-opfyldte krav på ny i Kundens Kravliste og i planlægningen af de efterfølgende Iterationer. Kunden skal herefter foretage en ændret prioritering af de af Delleverancen omfattede krav. Forestår der ikke efterfølgende Iterationer, bortfalder Øvrige Krav. Kunden kan beslutte, at et eller flere af de ikke-opfyldte krav bortfalder. Beslutning om bortfald af Øvrige Krav udgør en Agil Tilpasning. Beslutning om bortfald af Absolutte Krav udgør en Egentlig Ændring.. 20

21 Absolutte krav ctr. øvrige krav Kunden kan ikke nægte godkendelse af en prøve som følge af fejl og mangler ved Øvrige Krav (pkt. 7.4) Fejl og Mangler ved Øvrige Krav kan ikke medføre, at der foreligger væsentlig misligholdelse (pkt. 26.1) 21

22 Indsatsforpligtelsen..og skal bestræbe sig på at levere så mange af de Øvrige Krav som muligt Leverandøren skal løbende rådgive Kunden om, hvorledes Leverancens egnethed i forhold til Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov bedst sikres. Leverandørens rådgivning skal således sikre, at Projektet løbende udmønter sig i leverancer med forretningsmæssig værdi for Kunden. Leverandøren skal herunder rådgive Kunden om ny teknologi eller nye løsninger, som har betydning for, hvorledes Kundens behov løses. Rådgivningen skal endvidere sikre, at Kunden er eller burde være opmærksom på de med Kundens valg forbundne konsekvenser og risici, herunder dels i relation til, hvorledes Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov kan opfyldes i efterfølgende Iterationer, dels i relation til Kundens licensaftaler, jf. Bilag

23 K03 Leveranceforløb og afprøvning

24 Leveranceforløbet i K03 - Faseopdeling Kundens udbudsgrundlag indeholder overordnet tidsplan; Leverandøren skal efterfølgende udarbejde; (a) Projektplan (b) Leveranceplaner (for hver Delleverance) (c) Aktivitetsplaner Alle fire niveauer udgør tilsammen Tidsplanen. 24

25 Leveranceforløbet i K03 25

26 Leveranceforløbet i K03 Projektplan Leveranceplan De gennemgående og centrale elementer i projekts struktur Grundlaget for ressourceallokeringen Aktivitetsplan Det operationelle niveau 26

27 K03 Test og prøver

28 Tests og prøver De interne test En integreret bestanddel af den Iterative Model Funktion som advarselslampe Leverandørens testprogram skal indeholde en beskrivelse af følgende processer: Definering af test Definering af krav til test Fastlæggelse af Acceptkriterier Gennemførelse af test Testprogram skal beskrive retningslinjer for de enkelte processer, hvilke roller, der indgår i de enkelte processer og den tidsmæssige udstrækning for de enkelte processer i Iterationen. 28

29 Tests og prøver De interne test (fortsat) Der afvikles løbende tests pr. Iteration, men der er ikke misligholdelsesbeføjelser knyttet til konstateret manglende opfyldelse af krav = værktøj til dialog og kommunikation Interne Tests (pkt ) 29

30 Tests og prøver Afprøvning som led i opfyldelsen af kontrakten: Installationsprøve (kun vedrørende udstyr) Der afvikles overtagelses- og driftsprøve pr. Delleverance, med misligholdelsesbeføjelser knyttet til manglende opfyldelse af Absolutte Krav (pkt. 7.2) Ibrugtagning og overtagelse af hver Delleverance, jf. pkt

31 Tests og prøver Overtagelsesprøven Godkendelse contra betinget godkendelse, pkt Ibrugtagning, 13.1 Garantiperiode, men misligholdelsesbeføjelser knyttet til manglende opfyldelse af Absolutte Krav (pkt. 7.2) Vedligeholdelse og drift Ibrugtagning og overtagelse af hver Delleverance, jf. pkt

32 Tests og prøver Driftsprøven For hver Delleverance er det hensigtsmæssigt? Forudsættes at finde sted i driftsmiljø Kunden har initiativpligten 32

33 K03 Vederlagsmodel

34 Vederlagsmodel K03 tager ikke konkret stilling til vederlagsmodel, men modelbilag 14 til kontrakten indeholder en række grundlæggende observationer og råd herom. Intentionen er fast pris/maksimalpris for opfyldelse af Absolutte Krav samt levering af indsatsforpligtelse Timebaseret afregning - vederlagsestimat for hver Iteration (pkt ) Nærmere regulering i bilag 14 34

35 Vederlagsmodel Vederlagsmodellen skal tage hensyn til kontraktens model Generelt set består udfordringen i en K03 vederlagsmodel i, at give Leverandøren et incitament til at opfylde flest mulige af Kundens Øvrige Krav, således at Kunden opnår størst mulig value for money. Dette skyldes, at Absolutte Krav udgør minimumsleverancen - Leverandøren er ikke forpligtet til at levere de Øvrige Krav. Med andre ord bør det overvejes at udarbejde en vederlagsmodel, som gør, at Kontrakten ikke er økonomisk fordelagtig for Leverandøren, hvis der alene sker opfyldelse af Absolutte Krav. 35

36 Vederlagsmodel Kravene til vederlagsmodellen Formen for vederlæggelse Vederlagets opgørelse Vederlagets beregning Risikotillæg Incitamentsordning/bonus?? 36

37 Vederlagsmodel Andre forhold som skal behandles i bilaget vedrørende vederlag; Vederlag for vedligeholdelse og support Vederlag for drift Timepriser og modellen herfor Vederlag ved Kundens udtræden og eventuelle udskydelse Vederlag for Leverandørens bistand i forbindelse med ophør Betalingsplan Leverandørens metode til udarbejdelse af vederlags- og tidsestimater for de enkelte Iterationer 37

38 K03 Krav til samarbejde, rapportering og beslutningskompetence

39 Generelle observationer Kontraktens regulering af disse emner skal ses i lyset af en række mere eller mindre udbredte temaer som har præget dialogen omkring offentlige IT-projekt; Kundens træghed Kundens manglende forståelse Forskellige dagsordener internt hos Kunden Arvegods fra K-kontrakter og mange års tænkning i V- model Uhensigtsmæssige krav fra økonomifunktion Misforstået frygt for Rigsrevisionen Misforstået frygt for udbudsreglerne 39

40 Samarbejde og rådgivning K03 stiller krav til Leverandørens rådgivning og projektledelse, MEN K03 stiller ikke krav til at Kunden følger Leverandørens rådgivning hvilket indebærer store krav til Leverandørens håndtering af uenighed eller manglende konsekvens/opfølgning hos Kunden. 40

41 Kundens beslutningskompetence K03 pkt. 10.2: Kunden skal afsætte den fornødne tid og dedikere nødvendige medarbejderressourcer på alle relevante niveauer Kunden skal medvirken i form af deltagelse i samarbejdsorganisationen, jf. punkt 8 og Bilag 7. Kunden er ansvarlig for indholdet og prioriteringen af Kravlisten, herunder for at de enkelte krav i Kravlisten er beskrevet med tilstrækkelig klarhed. Kunden skal løbende beskrive samt prioritere og omprioritere sine krav 41

42 Kundens beslutningskompetence K03 pkt : Kravene til Kundens projektdeltageres kompetencer og kvalifikationer; kendskab til og forståelse for Kundens forretningsaktiviteter og Forretningsmæssige Mål og Behov samt fornøden beslutningskompetence i forhold til at kunne varetage deres roller i forbindelse med Projektets gennemførelse. relevant og fornøden kapacitet og viden, herunder i form af tilstrækkelige og nødvendige medarbejderressourcer på de relevante niveauer i Kundens organisation. K03 pkt : Konfliktløsningsorganet repræsentation i konfliktløsningsorganet. 42

43 Krav om indsigt Gensidige krav i bilag; Bilag 8: Leverandørens projektorganisation og indsigt Bilag 9: Kundens projektorganisation og indsigt K03 pkt 9: Krav om indsigt i den anvendte Agile Metode. De nærmere krav til Parternes indsigt er specificeret i Bilag 8 og Bilag 9. K03 pkt. 9.2 Kundens indsigt Kunden skal have indsigt i den anvendte Agile Metode Leverandøren skal på baggrund af det i Bilag 9 angivne rådgive Kunden om et eventuelt utilstrækkeligt niveau for indsigt Kundens projektdeltagere skal inden påbegyndelse af den første Iteration i Projektet med henblik på at tilvejebringe det fornødne niveau for indsigt gennemføre det i Bilag 3 beskrevne uddannelsesforløb i den anvendte Agile Metode. 43

44 Krav om indsigt K03 pkt. 18 niveau af indsigt kan gøres til genstand for kontrol ved audit K03 pkt Kundens ophævelsesgrunde: Såfremt en uvildig sagkyndig ved audit, jf. punkt 18, har truffet afgørelse om, at Leverandørens manglende opfyldelse af det i Bilag 8 angivne niveau for indsigt har væsentlig betydning for Leverandørens forsinkelse i forhold til Tidsplanen (Bilag 1) eller for at levere uden væsentlige Mangler, og Leverandøren ikke ved en fornyet audit ved den uvildige sagkyndige har dokumenteret, at Leverandørens niveau for indsigt er opfyldt inden en af den uvildige sagkyndige fastsat frist. K03 pkt. 28: Såfremt en uvildig sagkyndig ved audit, jf. punkt 18, har truffet afgørelse om, at en Parts manglende opfyldelse af kravene til indsigt, jf. punkt 9, har haft betydning for Partens væsentlige misligholdelse af Kontrakten, forhøjes maksimum for den samlede erstatning og bod eller reduktion af vederlag med [25] %. 44

45 Planlægning og rapportering Projekt-, Leverance- og Aktivitetsplaner Kunden deltage aktivt i detailplanlægning Eks. K03 pkt Parterne skal ved planlægningen af den enkelte Iteration bestræbe sig på at opnå en passende kombination af Absolutte og Øvrige Krav således, at det sikres, at Absolutte Krav opfyldes, og at så mange som muligt af Kundens Øvrige Krav færdiggøres i den pågældende Delleverance. Såfremt dette er nødvendigt for at sikre, at Absolutte Krav opfyldes, er Leverandøren berettiget til at kræve, at Absolutte Krav medtages i en Iteration eller at Øvrige Krav udelades. Som led i planlægningen af den kommende Iteration fastlægger Parterne acceptkriterier til de krav, som er omfattet af den pågældende Iteration. Acceptkriterierne fastlægges i overensstemmelse med retningslinjerne fastlagt i Bilag 6. Igangsættelse af en Iteration kan først påbegyndes, når Kunden har godkendt forslag til Aktivitetsplan samt Leverandørens Vederlags- og tidsestimat for Iterationen. Kunden skal uden ugrundet ophold godkende sådanne forslag. Planlægning af en forestående Iteration og Kundens godkendelse af Aktivitetsplan samt Vederlags- og tidsestimat herfor skal foreligge inden den foregående Iteration slutter. 45

46 Planlægning og rapportering Projekt-, Leverance- og Aktivitetsplaner Løbende rapportering Pkt : Leverandøren skal løbende rapportere om og forelægge status for Projektet for Kunden. Leverandøren skal i den forbindelse stille en oversigt til rådighed, der på løbende basis, som nærmere angivet i Bilag 7, illustrerer status og fremdrift for Projektet. Leverandøren skal beskrive den løbende fremdriftsrapportering. Beskrivelsen skal som minimum indeholde følgende oplysninger: K-8 En beskrivelse af den (eller de) oversigt(er) Leverandøren stiller til rådighed for Kunden til illustration af, og status for, fremdrift i Projektet. 46

47 Kontrolpligt og reaktionspligt Fokus på at opdage og håndtere fejl hurtigst muligt K03 pkt. 4: Parterne skal i fællesskab i forbindelse med planlægningen af Leverancens forløb sikre, at eventuelle behov for ændringer i eller opgradering af Kundens it-miljø samt eventuelle problemer med Kundens itmiljø kan konstateres på det tidligst mulige tidspunkt i Projektet. K03 pkt. 8.1: Parterne har gensidigt en forpligtelse til uden ugrundet ophold og i henhold til de aftalte beslutningsprocesser at påpege eventuelle åbenbare Fejl i materiale udarbejdet af den anden Part samt øvrige forhold, der kan have betydning for Projektets rette gennemførelse i overensstemmelse med Tidsplanen og Kontrakten i øvrigt. 47

48 K03 Opsigelse/udtræden

49 Kundens adgang til opsigelse K03 pkt. 33.1: Kundens udtrædelsesadgang Kunden kan på et hvilket som helst tidspunkt med et skriftligt varsel på mindst [20] Arbejdsdage ved opsigelse vælge helt eller delvist at udtræde af Kontrakten med virkning for fremtidige leverancer. Ved Kundens udtræden bortfalder begge Parters forpligtelser til videre opfyldelse af Kontrakten, jf. dog punkt 34 vedrørende Leverandørens forpligtelser ved Kontraktens ophør. Medmindre Kunden bestemmer andet, er Leverandøren dog forpligtet til fortsat at udføre vedligeholdelse og support samt eventuel Drift relateret til Delleverancer, der måtte være overtaget af Kunden på tidspunktet for Kundens udtræden. Vederlaget fastlægges i bilag 14 49

50 Forpligtelser ved ophør K03 pkt. 34: Leverandøren er ved Kontraktens hele eller delvise ophør, uanset ophørsgrunden, forpligtet til i rimeligt og nødvendigt omfang at bistå Kunden i forbindelse med Kundens hjemtagelse og/eller ved Kundens overdragelse til andre leverandører Leverandøren skal herunder loyalt bistå Kunden i forbindelse med Kundens planlægning og gennemførelse af et eventuelt genudbud. Efter ophørstidspunktet og indtil overgangen til en eventuel ny leverandør mv. eller hjemtagelsen er effektueret, skal Leverandøren fortsat levere ydelserne efter Kontrakten på de i Kontrakten og Bilag 13 angivne vilkår og til de i Bilag 14 angivne priser, medmindre andet aftales. Leverandøren er berettiget til vederlag for udøvet bistand som fastsat i Bilag 14, medmindre Kontraktens ophør skyldes Leverandørens misligholdelse. 50

51 Særlige leverandørfaldgruber i K03

52 Faldgruber Stor, tung og kompleks kontrakt Store krav til Leverandørens kontraktstyring Vederlagsmodellen fast pris/maksimalpris En vandfaldskontrakt i forklædning?? Indbyrdes Afhængigheder Leverandørens rådgiveransvar Kundens ophævelsesadgang og øvrige misligholdelsesbeføjelser 52

53 "BBD 2013" (light udgave af K03)

54 Indledning Motivet har været en opfattelse af K03 som et for komplekst og tungt regelsæt. Respekterer ikke i tilstrækkelig grad grundprincipperne i den iterative/agile verden Er i for høj grad stadig en vandfalds kontrakt i bedste fald grundlag for fleksibel programudvikling Er ikke operationel, men et meget tungt, kompliceret formalistisk apparat 54

55 Grundlæggende ændringer På følgende områder er der foretaget betydende ændringer Opgør med den for detaljerede detailregulering Ret og pligt til opprioritering af standardfunktionalitet Øget fokus på leverancerne og nedtoning af behandlingen af mere teoretisk orienterede problemstillinger Nedtoning af misligholdelsesbeføjelser får Kunden ikke value for money, må Kunden udtræde.. Tidssvarende regulering af samspillet til Kundens IT-miljø Fjernelse af regulering af drift og optioner Konstruktionen med Afhængigheder også udgået Driftsprøven er udgået Alternativ konfliktløsning Definitionskataloget forenklet 55