AUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER Informationsmøde om projekt 10: Automatisering af manuelle processer den 7. februar 2017
7. FEBRUAR 2017 STYRINGS- OG EFFEKTIVISERINGSPROGRAMMET Det fælleskommunale program (SEP) Formål: 1. Understøtte kommunernes arbejde med at frigøre råderum 2. Identificere barrierer for effektiv styring, som kan bæres videre til regeringen Kommunernes anbefalinger: Staten skal levere på rammerne Fokus på kerneområderne det er dér, de store penge er Vi skal tænke mere på tværs af sektorsiloerne Indsatsområder: 1. Fælleskommunale udviklingsprojekter 2. Afbureaukratisering og kommunernes styringsmuligheder 3. Inspiration og videndeling 4. Dokumentation Input fra kommuner
Bølge 2 7. FEBRUAR Bølge 1 STYRINGS- OG EFFEKTIVISERINGSPROGRAM Projektsporet Projekt Deltagere 1: Tværgående samarbejde om ydelser og indsats 2: Organisering og ledelse af det tværgående 26 samarbejde om ydelse og indsats 3: Effektiv anvendelse af lægeattester 6 4: Flere unge i ungdomsuddannelse og job 7 5: Organisering og effektivisering af 13 kommunal ejendomsdrift 6: Effektiv drift af botilbud 7 7: Effektive indkøb gennem E-handel 20 8: Nye styringsmodeller på ældreområdet 17 9: Effektiv styring af sociale tilbud til 15 borgere med progressionspotentiale 10: Automatisering af manuelle processer 24 11: Nøgletal på vejområdet 18 Antal kommuner som deltager i SEP projekter 61
Dagsorden 1. Præsentationsrunde 2. Præsentation- og drøftelse af indhold i projekt 3. Case: Odense kommunes arbejde med automatisering af manuelle processer Fra kl. 12.00 serveres der sandwiches i foyerområdet. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra kl. 13-17 Seminar om administrative robotter og procesoptimering v/knowit. Afholdes i Dansk Industri, Rådhudsplads (8-15 min. herfra)
Hvem er med og baggrund for deltagelse Deltagere: Digitalisering- og it Borgerservice og erhverv Udvikling- og strategi Økonomi og regnskab Baggrund for deltagelse i projekt: Mulighed for effektiviseringsgevinster Bedre kvalitet i processer samt dokumentation Man er i forvejen i gang med organisatoriske og driftsmæssige optimeringsprocesser I gang med at implementere software-robotløsninger, MOX-agenter mv. Erfaringsudveksling og vidensdeling
Hvem er med?
Formål med projektet Projektet skal: Afdække muligheder for automatisering af manuelle processer (og arbejdsgange). Anvise konkrete processer og arbejdsgange indenfor den kommunale forvaltning, som (relativt enkelt) kan automatiseres fx hjælp af RPA-løsninger. Kortlægge gevinster ved automatisering Tilvejebringe værktøjer som med fordel kan laves i fællesskab Understøtte vidensdeling- og erfaringsudveksling Bidrage med inspiration og input til budgetprocessen for 2018 (og kommende år)
Indhold i projekt Spor 1 Spor 2 Spor 2.a Spor 3 Andet? Kortlægning af erfaringer med automatisering af manuelle processer og sagsgange Løsningsmuligheder Pilotprojekt Fælles værktøjer ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Evt. fase 2: Fremadrettet samarbejdsmodel Udvikling af fælles løsninger, herunder fælles repository, hvor kommuner kan dele kode.
Spor 1: Kortlægning af erfaringer og katalog med processer Formål: Afdække muligheder for automatisering af manuelle processer (og arbejdsgange). Anvise konkrete processer og arbejdsgange indenfor den kommunale forvaltning, som (relativt enkelt) kan automatiseres fx hjælp af RPA-løsninger. Indhold: Kortlægning af erfaringer fra projektdeltagere, ATP, stat, finansiel sektor, andre? Udpegning af antal processer (inkl. kriterier for udpegning) som vurderes at være fordelagtige i forhold til automatisering Resultatmål: Projektdeltagere har i foråret 2017 et katalog med konkrete processer, som kan automatiseres (og implementeres) og bidrage med gevinster til budget for 2018. Forventninger til projektdeltagere: Bidrage med processer Input til dataindsamling Deltage i arbejdsmøder Tidsplan Spor 1 forløber primo marts medio maj
Automatisering. Kontraktbreve robotten udarbejder standardbrev som tillæg til kontrakt Controlling af lønudbetalinger Udbetaling af helbredstillæg (fodterapi) 10 Kontrol af indkomst på modtagere af sociale ydelser. Automatisering af intern distribution af henvendelser fra borgere og virksomheder Automatisering af rekrutteringsflow (fra ansættelse til systemadgang) Automatiseret digital aktindsigt Sagsoprettelse og sagsoplysning ifm. udbetaling af ydelser Udbetaling af flexlønstilskud Behandling af puljeansøgninger (samt legatansøgninger) Automatisering af kørselsindberetninger Afstemning af anlæg Og mange mange flere
Spor 2: Løsningsmuligheder? Formål: Understøtte vidensdeling- og erfaringsudveksling Indhold: På baggrund af deltagernes erfaringer samt viden fra kortlægningen (spor 1) udarbejdes der et overblik over løsningsmuligheder indenfor løsninger til automatisering Afklaring af behov for fælles principper eller opmærksomhedspunkter ift. it-infrastruktur og governance Resultatmål: Projektdeltagere har overblik over løsningsmuligheder og evt. opmærksomhedspunkter ift. drift, videreudvikling, infrastruktur osv. Forventninger til projektdeltagere: Bidrage med erfaringer (prismodeller,fordele og ulemper) ved forskellige løsninger Tidsplan Spor 2 forløber juni august
Spor 2a Pilotprojekt Formål: Proof Of Concept fra ide til gevinstrealisering. Indhold: Fra katalog udvælges proces som analyseres og automatiseres. Gennemførelse af forandringscase. Forløb dokumenteres. Organisatoriske forandringer og konsekvenser Robotten i forhold til it-infrastrukturen Drift og udvikling Resultatmål: Projektdeltagere har eksempel på hvordan en konkret implementeringsproces kan gribes an. Forventninger til projektdeltagere: Bidrage som pilotkommune ifm. afprøvning. Tidsplan Spor 3a forløbet maj - juni.
Tidsplan Spor 3 forløber maj august Spor 3: Fælles værktøjer Formål: Tilvejebringe værktøjer som med fordel kan laves i fællesskab Understøtte vidensdeling- og erfaringsudveksling Kortlægning af gevinster ved automatisering Indhold: På baggrund af deltagernes erfaringer samt viden fra kortlægningen (spor 1) kan der udarbejdes fælles værktøjer fx generisk værktøj til screening af processer. Andre værktøjer kan omfatte business case model, værktøjer til gevinstrealisering, implementeringsvejledning Resultatmål: Projektet har leveret det/de værktøjer som efterspørges af projektdeltagerne fx værktøj til screening af processer, business cases, gode råd ifm. implementering. Andet? Forventninger til projektdeltagere: Give input til værktøjer som med fordel kan laves i fællesskab Forestå (eller bidrage til) udarbejdelse af fælles værktøjer
Samarbejdsform Arbejdsformen vil omfatte: 2-3 heldagsworkshops hvor alle bør prioritere at deltage Eksterne konsulenter som udarbejder de leverancer, som vi efterspørger Kommunale bidrag til konsulenternes analysearbejde fx dataindsamling, interviews, arbejdsmøder mv. Dialog mellem workshops om delresultater og efterspørgsler fx pr. mail eller dialogportal Andet? Sekretariat i KL varetager det daglige projektarbejde, koordination med projektdeltagere samt kontakten til de eksterne konsulenter.