NOTAT. Digitaliseringsprogram (DP2020)

Transkript

1 NOTAT 1. april 2019 Digitaliseringsprogram (DP2020) Digitaliseringsprogrammet tager sit afsæt i budgetlægningsprocessen for 2020 frem til 2023 og skal ses som et samlet bud på, hvordan digitalisering og anvendelse af ny teknologi kan bidrage til de ønskede reduktionsforslag i forhold til omprioriteringskataloget. Sagsbehandler: Jesper Wulff Nielsen jewu@vordingborg.dk Formålet med programmet DP2020, er at samle seks tværgående digitaliseringsinitiativer i et samlet program, bestående af to forskellige spor og dermed også to forskellige tilgange til at finde mulige gevinstpotentialer. Det ene spor har på fokus på de interne effektiviseringsgevinster af digitalisering og anvendelse af ny teknologi. Her vil afsættet både være landsdækkende initiativer, som f.eks. den nye fællesoffentlige digitaliseringspagt og mere lokalt fungerede initiativer. Sporet vil både arbejde med meget konkrete projekter og med mere brede initiativer i form af fælles ressourcer, metoder og værktøjer samlet i et servicetilbud, der kan danne rammen for at finde konkrete effektiviseringsgevinster i hele organisationen. Endelig vil dette spor også skulle have fokus på at sikre at de ansatte har de nødvendige kompetencer til at optimalt at udnytte de mange muligheder, der stilles til rådighed via digitalisering og ny teknologi. Det andet spor har fokus på, hvorvidt vi får mest ud af de udgifter kommunen afholder til eksterne leverandører for digitale løsninger og ny teknologi, dvs. at opnå en høj omkostningseffektivt. Sporet vil derfor få fokus på, hvordan vi bedst udnytter vores nuværende systemportefølje optimalt, dvs. hvordan vi opnår den nødvendige tværgående udnyttelse af funktionalitet og data. Desuden vil der være et servicetjek af, hvorvidt den pris vi betaler for løsningerne er rimelige ud fra en markedsvurdering. Der skal som en del af dette spor derfor vurderes, hvorvidt der er behov for genudbyde eller genforhandle aftaler på udvalgte af kommunen digitale løsninger.

2 Programmets afsæt Programmet har bl.a. taget sit afsæt i en tidligere gennemført analyse af kommunens digitale modenhed, som identificerede en række indikatorer på områder hvor der var en manglende digital modenheden og dermed potentiale for forbedringer. Det er gældende for følgende områder: Modtagelse og implementering af nationale initiativer fra f.eks. KL. Tværgående styring/governance, som fx portefølje- og kontraktstyring Implementering- og forandringsevne Samspillet mellem fagområderne og borgere, når det gælder vores digitale løsninger Uddannelse og digitale kompetencer hos de ansatte Udnyttelse af data og håndtering af informationssikkerhed Overholdelse af fælles IT-arkitektur principper. Det har i en efterfølgende dialog med direktionen og chefgruppen givet anledning til at opstille en række indsatsområder, som kan øge den digitale modenhed. Der er tale om følgende indsatser: Styrket udvikling af digitale kompetencer hos ledere og medarbejdere Styrket kobling mellem digitalisering og løsning af kerneopgaver Styrket intern indsigt i konkrete arbejdsgange som forudsætning for en nysgerrighed i egne og andres processer Styrket udsyn mod aktuelle udviklingstendenser og konkrete, fungerende løsninger i markedet Styrket intern vidensdeling Styrket forventningsafstemning og tydeliggørelse af roller (herunder specielt rollen som systemejer). Det er med dette afsæt, at vi i den indledende analyse har kunne identificere følgende mulige initiativer, som vi forventer vil bidrage til en styrkelse af den digitale modenhed og som samtidig kan bidrage til omprioriteringskataloget for budget Analysen er på nuværende tidspunkt ikke udtømmende, hvorfor der vil kunne fremkomme yderligere initiativer, som også kan bidrage positivt til det samlede program. Spor 1: Interne effektiviseringsgevinster af digitalisering og anvendelse af ny teknologi Initiativ 1: Genimplementering af fagsystemer Som en fortsættelse til den netop gennemførte TIP-analyse af tilfredshed og forretningsmæssige værdi af kommunen top 25 fagsystemer, gennemføres en analyse af mulige gevinster ved at gennemføre en genimplementering af udvalgte fagsystemer. Baggrundsmateriale for analysen indsamles bl.a. ifm. de allerede gennemførte opfølgningsmøder på TIP-analysen, der er blevet gennemført med de enkelte systemejere. Analysen skal afdække om manglende funktionalitet og understøttelse af nuværende arbejdsgange kan afhjælpes ved ændret anvendelse, yderligere uddannelse, introduktion eller tilkøb af ny funktionalitet, ændringer i interne arbejdsgange m.v. Der bør laves selvstændige genimplementeringsplaner for de systemer som indgår i DIGIT s udbudsplan, dvs.: ESDH, Omsorg/sundhed/social, Arbejdsmarkedsløsning, Daginstitutionsløsning og LIS.

3 Tidsplan: Kortlægningen påbegyndes i marts, ifm. dialogen med fagområderne omkring resultatet af TIP-analysen og forventes at tage 4 måneder med de nuværende ressourcer. Projektgørelse og implementering af evt. konsolideringer forventes at kunne gennemføres på 18 måneder. Initiativ 2: Sammenhængende interne og eksterne servicerejser Der igangsættes et kortlægnings- og analysearbejde med afsæt i bl.a. KL s servicedesign metode, samt input fra andre kommunale og statslige kortlægninger/erfaringer, samt den fællesoffentlige digitaliseringspagt, supplereret med evt. processer opsamlet i OS2 Autoproces og DIGIT. Målet med analysen er at identificere en række mulige interne og eksterne sammenhængende processer (kaldet servicerejser), som har potentiale for en optimering. Dette sker via en servicedesignproces, hvor de valgte processer anskues i et samlet udefra-indperspektiv. I den forbindelse vil de 11 brugerrejser fra den fællesoffentlige digitaliseringspagt blive inkluderet, dvs.: 1) blive digital borger (15 årig), 2) starte uddannelse, 3) flytte, 4) blive forælder, 5) blive skilt, 6) få nyt job, 7) miste job, 8) flytte til udlandet, 9) miste pårørende 10) blive pensionist og 11) flytte til Danmark. Fundamentet for arbejdet vil bestå af adgang til et internt konsulent taskeforce og et metodeapparat for kortlægning, analyse og implementering, samt en teknisk værktøjskasse med digitale redskaber som f.eks. RPA, Office365, formular- og workflowløsninger, Videokonferenceløsning, chatbots m.v. Tidsplan: Kortlægningen påbegyndes i april og forventes at tage 6 måneder med de nuværende ressourcer. Projektliggørelse og implementering af evt. konsolideringer forventes at kunne gennemføres på 24 måneder. Initiativ 3: Automatisering via ny teknologi som IoT (sensor-teknologi) Med udgangspunkt i pilotprojekt på det tekniske område og i partnerskab med eksterne leverandører indenfor IoT -hardware, -kommunikation og -dataopsamling, opsamles der erfaringer til brug for en analyse af potentialet for IoT. Analysen skal på baggrund af data opsamlet i pilotprojektet, forsøge at opstille en hypotese for de mulige gevinster ved at udbrede anvendelsen af IoT til hele det tekniske område. Der kan efterfølgende også ses på mulighed for gevinster på andre fagområder. Analysen skal følges op af en antal konkrete implementeringsprojekter for den praktiske anvendelse af IoT og tilsvarende former for ny teknologi i kommunen. Tidsplan: Pilotprojekt påbegyndes til april og forventes at tage 2 måneder med de nuværende ressourcer. Projektliggørelse og implementering af de tekniske løsninger forventes at kunne gennemføres på 24 måneder. Initiativ 4: Uddannelse og digitalkompetenceudvikling På baggrund af den netop gennemførte TIP-analyse af brugernes vurdering af deres uddannelsesbehov og deres vurdering af egen fortrolighed med it-systemerne, udarbejdes der en række handlingsplaner, som kan bidrage til en styrkelse af de digitale kompetencer hos kommunens ansatte. Handlingsplanerne udarbejdes i samarbejde med de enkelte systemejer, Afdeling for Strategi og Implementering samt Afdeling for IT. Metodemæssigt vil KL s kompetencehjul blive indtænkt i kortlægning og planlægning af kompetenceudviklingsforløb. Handlingsplaner vil bl.a. opfatte følgende områder:

4 Generelle it-færdigheder ift. kommunens pc-platform Effektiv udnyttelse af devices som f.eks. Ipads og standardsystemer som f.eks. Outlook. Kompetenceudvikling målrettet de enkelte fagsystemer Ledelse i en digital verden målrettet ledere og digitaliseringskonsulenter, herunder inddragelse af Fagligt Fællesskab for digitalisering og teknologiforståelse. Tidsplan: Kortlægningen påbegyndes i marts, ifm. dialogen med fagområderne omkring resultatet af TIP-analysen og forventes at tage 4 måneder med de nuværende ressourcer. Projektliggørelse, udarbejdelse af handlingsplaner og planlægning af kompetenceudviklingsforløb at kunne gennemføres inden udgangen af Kompetenceudviklingen i forhold til de enkelte fagsystemer vil dog komme til at køre parallelt med initiativ 1. Afviklingen af kompetenceudviklingsforløbene skal fremadrettet ses som en løbende proces, men der må forventes at der skal ske en ekstraordinær stor indsats i Forventede reduktionsmuligheder ved spor 1 Besparelser i hele kr Interne effektiviseringsgevinster bred i org Gevinstrealiseringsmodel for spor 1 Spor 1 er rettet mod mere effektive arbejdsgange igennem digitalisering og anvendelse af ny teknologi, dvs. færre arbejdstimer til at løse en given opgave. Gevinstrealiseringen vil derfor primært komme til udtryk igennem reduktioner i lønkroner og/eller øget service til borgerne. Da formålet er at finde besparelser til budgetlæsningsprocessen, vil udgangspunktet være besparelser på lønkonti og der bør derfor indgås aftaler om en hensynsfuld håndtering af evt. personalereduktioner, f.eks. via naturlig afgang og omplaceringer. Frem mod budgetvedtagelsen vil der blive arbejdet på en endelig model for en fair fordeling af en vægtet rammebesparelse til de områder der vil kunne opnå en effektiviseringsgevinst igennem enkelte initiativer i programmet spor 1. Spor 2: Øget omkostningseffektivt på kommunen digitale løsninger Initiativ 5: Servicetjek på IT-aftaler og kontrakter Med afsæt i kommunens registreringer i KITOS indsamles aftale-/kontraktgrundlag for vores primære systemer (set i forhold til omkostninger og anvendelse). Materialet gennemgås med henblik på en vurdering af, hvor der vil være en økonomisk eller funktionel gevinst ved en genforhandling eller et genudbud af den pågældende aftale/kontrakt. DIGITs og SKIs udbudsplaner skal indtænkes som en del af processen for at undgå evt. overlap med deres tidsplaner for udbud. Tidsplan: Kortlægningen påbegyndes til august og forventes at tage 12 måneder med de nuværende ressourcer. Der vil selvfølgelig være en afhængighed til udbudsprocessen og udrulningsplan i DIGIT s 2025-plan, således at disse aftaler ikke også skal håndteres lokalt. Initiativ 6: Genbrug og minimering af systemporteføljen Også med afsæt i kommunens registreringer i KITOS, foretages en gennemgang af de løsninger som potentielt har overlappende funktionalitet. Efterfølgende afklares evt. kontrakt/aftalemæssige forhold for de pågældende løsninger og der tages en dialog med de

5 enkelte systemejere. Såfremt det er muligt at konsolidere nogle opgaveløsninger i fælles systemer, laves der selvstændige projekter til håndtering af transformations- /implementeringsopgaven, bestående af relevante parter i de berørte af afdelinger. Tidsplan: Kortlægningen påbegyndes til august og forventes at tage tre måneder med de nuværende ressourcer. Projektliggørelse og implementering af konsolideringer forventes at kunne gennemføres på måneder. Forventede reduktionsmuligheder ved spor 2 Besparelser i hele kr Øget omkostningseffektivitet på it-løsninger Gevinstrealiseringsmodel for spor 2 Spor to vil alene være rettet mod kommunens betalinger til eksterne leverandører, derfor vil opnåede besparelser til system- og licensafgifter, fordeles direkte på de områder, som aktuelt afholder udgifterne til de systemer/løsninger som evt. bliver billigere pga. genudbud/genforhandling eller opsagt, pga. udfasning til fordel for andre overlappende løsninger. Spor to har altså ingen besparelse på lønkroner indbygget. Det foreslås, at budgetbeløbene for de enkelte budgetår kommer til at optræde som en negativ post under kommunens digitaliseringspulje, indtil de kan udmøntes på de faktiske budgetområder.