Fælles museums-it Analyse af museernes centrale registre og forslag til national it-infrastruktur 11. april 2011 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY Devoteam Consulting. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam Consulting.
Indholdsfortegnelse 1. Opgaven...3 2. Konklusion: Forslag til fælles it-løsning...5 2.1. Konsolidering af it-løsninger... 5 2.2. Begrundelser og Business Case... 7 2.3. Finansiering og betalingsordning... 8 2.4. Organisering... 10 2.5. Trinvis implementering... 11 3. Perspektiv: Tendenser og behov...13 3.1. Tendenser i og uden for museumsverden... 13 3.1.1. Tendenser i museumsverdenen... 13 3.1.2. Nationale og internationale tendenser... 14 3.2. Behov og it-løsninger på de enkelte museer... 15 3.2.1. Regin... 16 3.2.2. Andre it-løsninger i kortlægningen... 17 4. Forslaget til fælles løsning...18 4.1. Flere løsningsmuligheder er belyst... 18 4.2. Den foreslåede løsning: Museumsdatabasen... 19 4.3. Potentielle alternativer... 21 4.3.1. Regin erstattes med et kommercielt produkt... 21 4.3.2. Regin erstattes med CollectionSpace... 22 4.3.3. Etablering af fælles begrebs- og datamodel... 22 4.3.4. Registreringspraksis: Sags- eller genstandsorienteret?... 23 5. Gevinster og omkostninger: Business Case...24 5.1. Den fælles løsning med Museumsdatabasen og Ny Regin... 24 5.2. Fælles løsninger til digitale medier og magasinstyring... 25 5.2.1. Omkostninger til digitalt mediearkiv... 26 5.2.2. Omkostninger til placeringsløsning... 27 5.3. Andre gevinster og ulemper ved den foreslåede løsning... 28 6. Realisering: Finansiering, organisering og drift...31 6.1. Finansierings- og betalingsmodel for en fælles it-løsning... 31 6.1.1. Finansieringsbehovet... 31 6.1.2. Betalingsmodel: Central bevilling eller de enkelte museer... 32 6.1.3. Mulige fordelingsmodeller ved brugerbetaling... 34 6.2. Model for styring og organisering... 36 6.3. Trinvis implementering... 40 1 2 8 5 6 7 2
6.4. Driftsmodel... 41 7. Kommissorium for analyse af museernes centrale registre...42 Der er udarbejdet en bilagssamling til rapporten, som er et selvstændigt dokument. Bilagssamlingen indeholder: Bilag 1: Kort beskrivelse af museernes registreringssystemer og løsninger Bilag 2: Økonomiberegninger Bilag 3: Afrapportering af kortlægning Bilag 4: Notat om det internationale arbejde med registrering # 1 2 8 5 6 7 2
1. Opgaven Kulturministeriet opstiller følgende målsætning for museernes it i sin it-strategi for perioden 2009-2011: Fælles digital infrastruktur på museumsområdet skal konsolideres og udvikles. Det fællesmuseale registrerings- og indberetningssystem, Regin, ajourføres og udvikles i dialog med brugerne, og centralregistrenes mulighed for dataudveksling styrkes. Kilde: Kulturministeriet, Forretningsbaseret IT-Strategi 2009 2011 Denne rapport er resultatet af en analyse af museernes centrale registre, som Devoteam Consulting har gennemført med bistand fra en arbejdsgruppe, som Kulturministeriet har nedsat til at undersøge mulighederne for konsolidering. Analysen er gennemført i perioden december 2010 til marts 2011 og afrapporteret til projektets styregruppe i marts 2011, hvorefter rapporten er færdiggjort i april. Kommissoriet for analysen opstiller følgende rammer for analysearbejdet: Med udgangspunkt i ministeriets it-strategi og it-arkitekturpolitik samt behovet for afklaring af rammerne for den fremtidige systemunderstøttelse gennemføres et analysearbejde der: - Kortlægger behov og anvendelse af museumssystemer på Kulturministeriets museer samt de statsanerkendte museer. - Analyserer mulighederne for konsolidering af systemanvendelsen. Herunder en systemmæssig opdeling i basisfunktionalitet og tilvalgsløsninger. - Fremsætter forslag til konkret konsolideret it-løsning til systemunderstøttelse af centralregistrene og indberetningen på baggrund af ovenstående. - Fremsætter forslag til principper for finansierings-/betalingsmodel med afsæt i basisfunktionalitet og tilvalgsfunktionalitet. - Beskriver koblingen til internationale registre (f.eks. Europeana). Kilde: Kommissorium for analyse af museernes centrale registre (Kommissoriet kan læses i sin helhed i Kapitel 7: Kommissorium for analyse af museernes centrale registre) # 1 2 8 5 6 7 3
Projektets styregruppe har bestået af: Vicedirektør Thomas Sjøstrøm Bang, Styrelsen for Bibliotek og Medier (formand) Direktør Steen Hvass, Kulturarvsstyrelsen (indtil 28. februar 2011) Direktør Anne Mette Rahbæk, Kulturarvsstyrelsen (fra 1. marts 2011) Kontorchef Katrine Tarp, Kulturministeriet Arbejdsgruppen har bestået af Chefkonsulent Karsten Munk, Styrelsen for Bibliotek og Medier (formand) Sektionsleder Christian Ertmann-Christiansen, Kulturarvsstyrelsen It-chef Steen Weidemann, Nationalmuseet Museumsinspektør Kirsten Vittrup og museumsinspektør Kim Brasen, Statens Museum for Kunst Funktionsleder Jacob Riddersholm Wang, Odense Bys Museer Forskningsmedarbejder Ernst Jonas Bencard, Thorvaldsens Museum Derudover har en række museer, som bruger Regin-systemet, samt museer, der bruger andre systemer, bidraget ved workshops og interview. Disse fremgår af appendiks til bilag 3. # 1 2 8 5 6 7 4
2. Konklusion: Forslag til fælles it-løsning 2.1. Konsolidering af it-løsninger Det foreslås, at den hidtidige Regin-løsning, der omfatter dels to databaser med registrering af data om museernes samlinger, dels en it-applikation, som bruges af de mindre og mellemstore museer til at overføre data og søge i databaserne, videreudvikles i to sammenhængende dele: Museumsdatabasen, som skal være en fælles, national database for alle data, som museerne registrerer, og hvorfra data kan trækkes til alle former for formidling og forskning samt håndtering af museernes interne, museumsfaglige opgaver. Databasen skal erstatte de hidtidige selvstændige databaser, som især de større museer har haft. Etableringen af databasen indebærer, at National-museets hidtidige GenReg-database og de øvrige museers Regin-database lægges sammen. Den fælles database skal udbygges, så den også kan rumme digitale medier (billeder, film, lyd), som i stigende grad vinder frem. Som led i etableringen af én fælles museumsdatabase til erstatning for de to hidtidige skal der ske en sammenlægning af de begrebs- og datamodeller, der afspejler forskellige registreringsprincipper på det kulturhistoriske og det kunsthistoriske område (henholdsvis sags- og genstandsorienteret). En Ny Regin-applikation, som museerne kan bruge til at registrere, søge og bruge data i museumsdatabasen: Den hidtidige Regin-applikation videreudvikles med relevant basisfunktionalitet og suppleres med relevante moduler med tilvalgsfunktionalitet, som museerne har brug for. I første omgang udvikles bedre basisfunktionalitet med hensyn til brugergrænseflade, udtræksmuligheder (standardrapporter) samt integration til andre itsystemer som Kulturarvsstyrelsens Fund og Fortidsminder samt Arkibas og 1001 fortællinger. Desuden udvikles moduler (tilvalgsfunktionalitet) på disse områder: o styring af genstandes placering o udstillingsvirksomhed samt # 1 2 8 5 6 7 5
o lagring af digitale mediedata. Mens både den hidtidige og den Ny Regin-applikation umiddelbart dækker behovene hos de mindre og mellemstore museer, vil Ny Regin umiddelbart ikke kunne dække behovene hos de større museer. Det foreslås derfor, at man Gennemfører en konsolidering med sigte på størst mulig brug af fælles itløsninger også for de større museer, pt. Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst og Odense Bys Museer. Disse museer har i dag forskellige it-løsninger og har planer, der går i forskellig retning. Men grundlæggende er der et meget stort overlap i behovene for it-understøttelse på disse museer. Det forslås derfor, at man iværksætter en udvikling, hvor museerne i tæt samspil med Kulturarvsstyrelsen arbejder sammen mod en konsolidering af deres it-løsninger med det klare sigte over nogle få år at nå frem til at kunne anvende de samme moduler enten i Ny Regin eller som supplement hertil. Kun, hvis meget væsentlige forhold viser sig at tale mod at anvende en fælles løsning, skal princippet om fælles løsninger kunne fraviges, og fravigelser fra fælles løsninger på de store museer skal i givet fald godkendes af Kulturarvsstyrelsen. Det foreslås, at der i efteråret 2011 gennemføres en nærmere vurdering af behovet for it-understøttelse på Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst og Odense Bys Museer og de aktuelle planer for it-understøttelse med det sigte at udarbejde et forslag til, hvorledes der kan ske en konsolidering, så behovet for it-understøttelse i størst muligt omfang dækkes via Ny Regin eller fælles moduler som supplement til Ny Regin. I forbindelse med dette arbejde vurderes også, om det vil være hensigtsmæssigt at bruge større eller mindre dele af den internationale it-løsning CollectionSpace, som Statens Museum for Kunst forbereder ibrugtagen af. En udbygget fælles, national museumsdatabase vil i sig selv give et styrket bidrag til tilgængeliggørelse af data og dermed bidrage til formidling af den del af kulturarven, som museerne rummer. Men it-mæssigt løser Ny Regin kun en mindre del af formidlingsopgaven. Tværtimod må der i de kommende år forventes både stærkt øgede muligheder for og efterspørgsel efter brug af museumsdatabasen, ikke mindst vedrørende digitale medier. I nogle sammenhænge vil det blot kræve # 1 2 8 5 6 7 6
enkle links fra hjemmesider til museumsdatabasen, mens det i andre sammenhænge vil kræve væsentligt mere, herunder især bedre søgeværktøjer. Disse værktøjer mv. giver det ikke mening at etablere alene i museums- eller kulturarvssammenhæng. Tværtimod taler meget for, at de bør etableres (anskaffes og udvikles) i en bredere kulturformidlingssammenhæng. Det kan derfor være hensigtsmæssigt, at der iværksættes en bredere afklaring af behov og løsningsmuligheder for understøttelse af den digitale formidling på kulturområdet, som omfatter ikke blot kulturarven, men også den aktuelle kulturproduktion i form af bøger, billeder, film og anden kunst. I den forbindelse bør også overvejes sammenhængen til forskningsbibliotekernes og uddannelsesområdets tilsvarende behov. 2.2. Begrundelser og Business Case Begrundelserne for den foreslåede løsning kan sammenfattes i disse punkter: Øget konvergens i museernes behov styrker rationalet for fælles it-løsning De danske museers behov for it-løsninger er ikke mere forskelligartede, end at det giver god mening at søge en fælles løsning for museerne så man ikke skal betale for at opfinde hver sin dybe tallerken. Mens der tidligere har været en væsentlig forskel i behov og løsninger mellem kulturhistoriske og kunstmuseer, bevirker de nye konglomerat -museer (som Odense Bys Museer og Museum Sønderjylland), at der er stigende behov for fælles tværgående data og løsninger, da disse nye stor-museer normalt rummer en bred vifte af museumstyper. En udvikling mod flere store konglomerat-museer jf. forslagene fra Museumsudredningen vil styrke behovet for tværgående, fælles itløsninger. Open Source løsningen Regin har vist sig effektiv Den hidtidige fælles Regin it-applikation (baseret på Open Source 1 ), som har dækket hovedparten af behovet for basal registrering for langt de fleste museer (bortset fra de største), har vist sig at være et forholdsvis velfungerende og i alle tilfælde meget prisbilligt alternativ til kommercielle produkter. Tilsvarende er den it-løsning, CollectionSpace, som Statens Museum for Kunst forbe- 1 I denne rapport bruges Open Source om it-løsninger, hvor kildekoden er frit tilgængelig og kan modificeres, og hvor der ikke betales licensomkostninger som for kommercielle produkter. # 1 2 8 5 6 7 7
reder ibrugtagen af, et Open Source produkt, der er udviklet af en kreds af større amerikanske museer og med aktiv deltagelse af Statens Museum for Kunst. Fælles national database giver et bedre grundlag for formidling og forskning Ved at samle alle museale data, der kan være relevante for interessenter uden for det pågældende museum, i en fælles national database sikrer og fremtidssikrer man et bedre grundlag for alle former for formidling og forskning. Herved vil man let kunne trække på museumsdata fra alle museer, evt. suppleret med information fra relevante hjemmesider og tjenester, og forskere vil ét sted kunne få adgang til alle tilgængelige data. Fælles løsninger giver den økonomisk bedste Business Case Selv om der skal afholdes investeringer på formentlig mere end 13 mio. kr. til etablering af en fælles national database og til videreudvikling af Ny Regin med nye moduler giver den foreslåede løsning den bedste Business Case set i forhold til et udviklingsforløb med knopskydning, hvor museerne i højere grad finder individuelle it-løsninger. Antager man, at en fælles løsning vil få 25 museer til at undlade at anskaffe egne løsninger til digitale medier, og at 15 museer undlader at særlige løsninger til placering af genstande, vil der samlet set være en positiv Business Case. Mulighed for lokale løsninger. Data, som udelukkende er relevante for understøttelse af specialiserede lokale arbejdsgange på det enkelte museum og dermed ikke er relevante for andre museer eller offentligheden, vil dog fortsat kunne lagres og vedligeholdes i et lokalt system. Disse begrundelser understøttes af flere centrale tendenser i behov og løsninger i museumsverdenen og it-mæssigt, som er nærmere beskrevet nedenfor i kapitel 3. 2.3. Finansiering og betalingsordning Etablering af de foreslåede fælles løsninger Museumsdatabasen og Ny Regin (med bl.a. moduler til håndtering af digitale medier, udstillinger og genstandspla- # 1 2 8 5 6 7 8
cering) vil indebære et samlet investeringsbehov over en 3-årig periode på 13,25 mio. kr. og løbende driftsudgifter på ca. 1,61 mio. kr. årligt 2. Periodisering af omkostninger (udgiftsbaseret 3 ) Mio. kr. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 I alt Udvikling Fælles database med dataservices 1,30 2,59 1,30 5,18 Ny Regin applikation 1,34 2,69 1,34 5,38 Projektledelse 0,27 0,54 0,27 1,08 Dokumentation 0,27 0,27 0,54 Buffer 0,27 0,54 0,27 1,08 I alt udvikling 3,18 6,63 3,45 - - - - - 13,25 Drift og vedligeholdelse* Vedligeholdelse og support 1,58 1,58 1,58 1,58 1,58 7,92 Ekstra omkostninger til drift 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,13 I alt drift og vedligehold - - - 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 8,06 Samlede omkostninger 3,18 6,63 3,45 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 21,31 * Pt. bruger KUAS ca. 0,84 mio. om året på drift og vedligehold af alle deres løsninger inkl. fx hjemmeside, Fund og Fortidsminder m.v. Disse udgifter skal ses i forhold til, at man over den seneste fems år periode har brugt ca. 13,5 mio. kr. fælles it-løsninger. Udover en finansieringsmæssig løsning er der behov for at fastlægge en betalingsmodel for både udvikling og løbende omkostninger til drift og vedligehold. Her er spørgsmålet, om museerne skal betale for at bruge løsningen, og hvordan det i så fald skal foregå, eller. om man som ved den nuværende Regin-løsning ønsker at finansiere det hele via en central bevilling, eller om det skal være en blandet model, hvor Kulturarvsstyrelsen finansierer noget og museerne bidrager med resten. Det giver tre mulige betalingsformer illustreret i figuren nedenfor: A B C KUAS finansierer hele løsningen KUAS finansierer dele af løsningen (fx de lovpligtige registre) museerne resten (apllikationerne) Museerne finansierer hele løsningen 2 De nævnte omkostninger vedrører alene vedrører videreudvikling og drift af Museumsdatabasen og Ny Regin. Omkostningsskønnene omfatter ikke, hvad der kan blive resultatet af den foreslåede konsolidering af Nationalmuseets, Statens Museum for Kunsts og Odense Bys Museers særlige behov for it-understøttelse. Det må dog forventes, at denne konsolidering over en årrække fører til besparelser og ikke merudgifter set i forhold til, hvad de enkelte museer hver især ellers ville have brugt. 3 Tabellen er en udgiftsbaseret pengestrømsopgørelse. I bilag 2 er der opstillet en omkostningsbaseret opgørelse, der tager udgangspunkt i, at Kulturarvsstyrelsen låner pengene og afskriver over 8 år, hvorfor den indeholder renteudgifter. Det skal bemærkes, at dette vil kræve en udvidelse af den låneramme, som Kulturarvsstyrelsen pt. har til rådighed. # 1 2 8 5 6 7 9
Hvordan en model bør udformes, beror på flere hensyn, der ikke uden videre trækker i samme retning: Hensynet til, hvem der primært får nytte af løsningen: De enkelte museer eller en bredere helhed (offentligheden, andre institutioner osv.) Understøttelse af hensigtsmæssig økonomisk adfærd Behovet for gennemsigtighed i omkostninger Fremme brugen af de fælles løsninger Undgå at en finansieringsmodel bliver bureaukratisk at administrere Forskellige løsningsmodeller og argumenter herfor er nærmere beskrevet nedenfor i afsnit 6.1 om finansierings- og betalingsmodel. Her skal til illustration af størrelsesordenen af en eventuel brugerbetaling fra de enkelte museer blot nævnes disse nøgletal: En ligelig fordeling af udgifterne til Ny Regin vil udgøre omkring 30.000 kr. pr. museum pr. år, og ved fx at graduere betalingen efter 15-tilskuddet vil de mindste museer skulle betale omkring 10.000 kr. mens de største vil ligge omkring 70.000-80.000 kr. Udover betaling for selve applikationen kan det også være relevant sikres midler til fremtidig udvikling ved at muserne sparer op gennem et tillæg udover prisen på Ny Regin. Hvis de enkelte museer desuden skal betale for Museumsdatabasen vil det ved en ligelig fordeling blive omkring 9.000 kr. pr. museum pr. år (ekskl. evt. bidrag til videreudvikling). 2.4. Organisering De fælles it-løsninger foreslås fortsat organiseret i regi af Kulturarvsstyrelsen, dog således, at der nu etableres en overordnet styregruppe, der får det overordnede ansvar for styringen af udvikling og drift af de fælles it-løsninger. Styregruppen, der formelt set bør være rådgivende ift. Kulturarvsstyrelsen, udpeges af Kulturarvsstyrelsen og sammensættes af deltagere fra museumsverdenen, Kulturarvsstyrelsen og evt. Kulturministeriets departement. Ud over at styregruppen kan nedsætte relevante brugergrupper enten permanent eller ad hoc foreslås det, at Kulturarvsstyrelsen desuden nedsætter en it- # 1 2 8 5 6 7 1 0
koordinationsgruppe, der sammensættes af repræsentanter for de større museer (pt. Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, Odense Bys Museer og Museum Sønderjylland) samt Kulturarvsstyrelsen, der også varetager formandskab. Itkoordinationsgruppen skal dels rådgive Kulturarvsstyrelsen om Museumsdatabasen og Ny Regin, dels forestå den foreslåede koordination udviklingen af de store museers it-løsninger og herunder spille en central rolle i forbindelse med den indledende vurdering af konsoliderings-mulighederne. 2.5. Trinvis implementering Implementeringen af de foreslåede løsninger med etablering af en ny, konsolideret museumsdatabase (baseret på en fælles begrebsmodel) og udbygningen af den hidtidige Regin-applikation til Ny Regin må forventes at tage godt 2½ år fra de fornødne principbeslutninger træffes. Den overordnede tidsplan for implementering af den foreslåede løsning foreslås opdelt i flere faser med forskellige aktiviteter. Flere af aktiviteterne kan foregå parallelt, men de to første aktiviteter med fastlæggelse af ny begrebs- og datamodel samt udarbejdelse af kravspecifikation skal være afsluttet før den efterfølgende aktivitet kan gennemføres. Forløbet er illustreret i nedenstående figur. Figur. Tidsplan for trinvis implementering af ny fælles it-løsning Ny begrebs- og datamodel 6 måneder Vurdering af CollectionSpace 6 måneder Udarbejde kravspecifikation 3 måneder Udbud af ny begrebs- og datamodel samt Ny Regin 7 8 måneder Ny begrebs- og datamodel udvikles 6-8 måneder Udvikling af nye moduler 6-10 måneder Konvertering fra gl. til Ny Regin 2-6 måneder Redesign og modularisering af eksisterende Regin Start 6 måneder 12 måneder 18 måneder 24 måneder 30 måneder 36 måneder Det, der tager tid, vil være dels etablering af en ny fælles begrebsmodel, dels selve udbuddet og leverancen af de udbyggede it-applikationer. Samtidig vil der være # 1 2 8 5 6 7 1 1
behov for at udbyde både den tekniske etablering af den nye begrebs- og datamodel i en database samt support og vedligehold af den eksisterende Regin løsning, fordi den nuværende aftale udløber. For at undgå unødige forsinkelser heraf, er det især nødvendigt at sætte en skarp deadline på et halvt år for arbejdet med en ny fælles begrebsmodel. Erfaringsvis kan den slags teknisk arbejde let trække i langdrag, og det er derfor nødvendigt både at sætte en sådan deadline, at tilføre de fornødne ekstra ressourcer ad hoc og i øvrigt følge tæt op på arbejdet. Fordelen ved den foreslåede trinvise implementering er, at den eksisterende Regin-løsning vil kunne fungere i en overgangsperiode, uden at brugerne påvirkes, og det sikres at alle de eksisterende data flyttes over i den opgraderede Ny Regin. Konsolideringen af de store museers it-applikationer vil formentlig være en lidt længere proces, som kan tage op til 3-5 år, hvis den skal gennemføres på en hensigtsmæssig og økonomisk måde. Figuren ovenfor illustrer således kun konsolideringen frem til, at Museumsdatabasen og Ny Regin er klar, og ikke de store museers applikationsudvikling. # 1 2 8 5 6 7 1 2
3. Perspektiv: Tendenser og behov 3.1. Tendenser i og uden for museumsverden Den foreslåede løsning (se ovenfor afsnit 2) er formuleret i lyset af de tendenser og behov, som i øjeblikket viser sig dels lokalt i den danske museumsverden, dels nationalt og internationalt i forhold til digitalisering og formidling af kulturarven og digitale megatrends som fx Cloud Computing og det semantiske web. 3.1.1. Tendenser i museumsverdenen Udviklingen i museumsverdenen, som den tegner sig ikke mindst i lyset af Museumsudredningen, er ligesom i andre dele af samfundet præget af en tendens mod konsolidering af mindre enheder i større for at sikre effektivitet gennem stordrift samt et øget behov for og ønske om at anvende mere it til både museernes drift og formidlingsopgaver. De vigtigste tendenser af betydning for museernes itløsninger kan sammenfattes således: En konsolidering af museer, som Museumsudredningen lægger op til, vil skabe museer af en størrelse og med en faglig tyngde, som vil stille stadig større krav til it-løsninger. Fysisk konsolidering med sammenlagte museer og flere fælles magasiner øger behovet for placeringsløsninger. Flere museer får behov for at kunne lagre og anvende digitale mediefiler (foto, film, lyd, tekst). Øget efterspørgsel og behov for at kunne anvende museernes registrerings- og mediedata til digital formidling på fx hjemmesider også uden for museumsverdenen. Fx SMK Digital, Historisk Atlas og Kulturregion Storstrøm samt koblingen af Thorvaldsens Brevarkiv med museets øvrige samlinger. 4 Tendenserne trækker klart i retning af, at museerne og andre aktører i forhold til kulturarven får stadig øget behov for mere it-understøttelse for at løse deres opgaver. Med det nuværende it-landskab og den autonomi, som museerne har organisatorisk, meget vel kan få uønskede økonomiske og teknologiske konsekvenser, hvis museerne fortsætter med at dække behovene individuelt som hidtil. Udviklingen vil sandsynligvis føre til: 4 SMK Digital: http://www.smk.dk/om-museet/smk-digital/, Historisk Atlas: http://historiskatlas.dk/ og Thorvaldsens Museums samlinger http://www.thorvaldsensmuseum.dk/samlingerne # 1 2 8 5 6 7 1 3
Øget udgiftspres på museernes it-budgetter. Et stadig mere differentieret og usammenhængende it-landskab i takt med, at museerne udbygger deres løsninger lokalt. Unødigt ressourceforbrug ved manglende fælles-/stordrift og indkøb. For mange må opfinde og betale for hver sin dybe tallerken. 3.1.2. Nationale og internationale tendenser Udover de lokale tendenser i museumsverdenen er der også flere relevante nationale og internationale tendenser i og uden for kulturarvsområdet. De bør tages med i betragtning, når der skal tages stilling til, hvordan en konsolidering af museernes it-løsninger bedst muligt foretages. De væsentligste tendenser er: Den nationale og internationale megatrend om at bringe offentlige data i spil. Der vil komme øget efterspørgsel efter let adgang til offentlige data i forbindelse med udbygningen af den næste generation af internettjenester, det såkaldte semantiske web. 5 Muligheder for at koble kulturarvsdata fra flere kilder, fx museernes data med data fra biblioteker, DR s og kommunale arkiver og plandata. Herunder ses allerede de første eksempler på at samle data fra arkiver, biblioteker og museer på tværs (de såkaldte ABM-data). Flere initiativer om at udveksle kulturarvsdata internationalt, fx det paneuropæiske initiativ omkring digital opsamling og formidling af kulturarv Europeana eller Art Project, hvor Google sammen med en række kendte kunstmuseer giver mulighed for digitalt at gå gennem museernes gallerier. 6 Være klar til i fremtiden at levere data til et eventuelt nationalt initiativ til formidling af kultur (fælles portal, søgeværktøj mv.) Skal man tage højde for disse tendenser, vil man med den nuværende tilrettelæggelse af it-løsninger risikere at: 5 Nærmere om det danske initiativ Offentlige Data i Spil på It- og Telestyrelsens hjemmeside: http://www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/offentlige-data/om-offentlige-datai-spil/. Det tilsvarende amerikanske initiativ er beskrevet på http://www.data.gov/ 6 Europeana findes på http://www.europeana.eu/portal/ mens Googles Art Project ligger på http://www.googleartproject.com/ # 1 2 8 5 6 7 1 4
Skulle ty til dyre lappeløsninger og udbygge flere løsninger for at løse det samme behov, fordi alle data ikke er tilgængelige i et ensartet format et sted. Realisering af visioner om digital bevaring og formidling af kulturarven vanskeliggøres, fordi data skal samles fra flere kilder. Disse ulemper vil man kunne undgå med den foreslåede løsning. 3.2. Behov og it-løsninger på de enkelte museer Det enkelte museums konkrete behov for en fremtidig it-løsning set i forhold til tendenserne afhænger selvfølgelig meget af det pågældende museums specifikke opgaver, og hvilken it-løsning de benytter i dag. Gabet er således ikke ens for alle museer. Behovene for de enkelte museer kan deles op i fire hovedområder, som samlet dækker de faglige behov for it-understøttelse på det museale område: Registrering: Her registreres alle informationer om den enkelte genstand eller værk, typisk knyttet placering, aktører, konserveringsoplysninger, Digitale medier: Billeder, lyd, film, metadata til søgninger Udstilling: Kataloger, udstillingsplacering, skilte Formidling: Web, historier, artikler. Det enkelte museum har behov for alle fire hovedområder, men afhængig af størrelse eller bredde, kan behovene variere på hvert af hovedområderne. Desuden er det vigtigt, at alle data er fælles data, der kan kombineres på tværs af de fire områder. F.eks. kan en formidlingsløsning præsentere data fra registreringsområdet sammen med data fra udstillingsområdet, samt med billeder og videoer fra digitale medier. Af alle disse områder dækker Regin i dag kun registreringsdelen og et lille hjørne af udstilling. På registreringsdelen er der kun begrænsede muligheder for at understøtte placering, og konservering ved at skrive en enkelt placering eller tekst og især for regionsmuseer (konglomerat) med fælles magasiner og arkiver og genstande/værker med detaljerede konserveringsoplysninger dækkes kun simple behov. # 1 2 8 5 6 7 1 5
3.2.1. Regin Størstedelen af de mindre og mellemstore museer benytter Regin i dag, og dette dækker som nævnt de primære behov for basal registrering af genstande og værker, om end systemet har eksisteret nogle år og trænger til en opdatering i forhold til fx brugergrænsefladen. Der er dog i forbindelse med kortlægningen identificeret følgende behov for forbedringer: Lagring af digitale mediedata: Mulighed for at lagre filer med billeder, video, lyd og tekst, som herefter kan trækkes i det format, som man ønsker Rapportudskrivning: Flere muligheder for standardrapporter samt mulighed for at definere sine egne udtræk Placering: Udbygning af funktionalitet til bedre at kunne placere genstande samt danne sig overblik over indholdet af magasiner, reoler, hylder o.l.. Fx i forbindelse med revision. Opdatering af brugergrænseflade: Generel opdatering af brugergrænsefladen, så den bliver lettere at arbejde med i forhold til de opgaver museerne har Kopieringsfunktion: Bedre muligheder for at anvende de samme data i forbindelse med registrering af genstande ved at kunne kopiere tidligere indtastede data, og ad den vej udgå genindtastning Integrationer: Afklaring af sammenbindinger og informationsflow mellem Regin og Fund og Fortidsminder, Fredede og Bevaringsværdige Bygninger, Arkibas og 1001 fortællinger. Mulighed for selv at lave yderligere specialapplikationer: Nogle museer kan have særlige behov for at udvikle særlige applikationer med særlige registreringsbehov til Ny Regin, hvilket der skal tages højde for teknisk, organisatorisk og i finansierings- og betalingsmodellen. Nærmere beskrivelse af kortlægningen og museernes behov findes i bilag 3. Løsninger som Regin, hvor der stilles en central registreringsløsning til rådighed for museerne er ikke almindelig praksis i internationalt perspektiv. De internationale løsninger i andre lande som f.eks. Sverige er baseret på den samme løsningskoncept, som Europeana har valgt: Den centrale database registrerer kun metadata og henter data i de lokale museers databaser. Kravet (eller ønsket) til museerne er, at de skal stille data til rådighed i en struktur, der gør det muligt at hente de nødvendige data fra den centrale portal. Kortlægningen har imidlertid vist, at det er fornuftigt, at museerne i Danmark anvender fælles centrale løsninger i stedet for # 1 2 8 5 6 7 1 6
centralt, på hver forespørgsel, at hente data i decentrale registre. Det skyldes, at der er betydelige stordriftsfordele, og at især de mindre museer får adgang til itunderstøttelse af deres arbejdsgange i et professionelt og stabilt driftsmiljø i stedet for selv at skulle have ansvaret for it-løsninger. Samtidig betyder et centralt register også, at de enkelte museer ikke selv skal stå for indberetningen til internationale registre, som vil få et samlet dansk knudepunkt i Museumsdatabasen. 3.2.2. Andre it-løsninger i kortlægningen Odense Bys Museer har i dag flere enkeltstående Access baser, der ikke er konsolideret i en fælles datastruktur. Man står derfor overfor en stor opgave i at konsolidere de enkelte baser i en fælles datastruktur. Nationalmuseet har foretaget en konsolidering af deres forskellige databaser og undersøgt markedet for at kortlægge, om der skulle være en løsning på markedet man med fordel kan anvende. Nationalmuseets vurdering er, at der ikke findes en løsning, der i rimeligt omfang opfylder alle de behov, som museet har, og man ønsker derfor at fortsætte den egenudviklede løsning. Nationalmuseet har valgt en Microsoft strategi og ønsker at anvende.net som udviklingsværktøj til deres nye frontend og SQL-server som database. Statens Museum for Kunst (SMK) er på vej til at skifte fra den nuværende kommercielle løsning baseret på Globus til Open Source platformen CollectionSpace, der er et fondsfinansieret projekt med base i USA og, hvor SMK er et af de museer, der er med i udviklingen af den endelige løsning. SMK forventer at overgå til CollectionSpace i eftersommeren 2011. Thorvaldsens Museum benytter Regin sammen med en egenudviklet løsning, der formidler data i Regin sammen med billeder, der er lagret lokalt. # 1 2 8 5 6 7 1 7
4. Forslaget til fælles løsning 4.1. Flere løsningsmuligheder er belyst I arbejdet med belysning af mulige modeller for fælles it-løsning til museerne har Devoteam Consulting set på tre forskellige mulige løsninger: Løsning 1 dækker over en løsning, hvor der stilles krav til alle museer om at benytte Regin som registreringssystem i stedet for deres nuværende løsning. Det vil kunne sikre, at der kun findes én registreringsløsning i Danmark, men den vil være ufleksibel i forhold de større museers noget forskelligartede behov for en sammenhængende it-understøttelse af deres forretningsprocesser. Løsning 2 er en fortsættelse af den nuværende retning, hvor der ikke stilles krav til, hvilket system der anvendes, men til at data skal overføres til en central database eller at man skal benytte Regin, der sikrer at data registreres i den centrale database. Denne løsning er stort set identisk med forholdene i dag, og som netop ikke vurderes at ville bidrage til yderligere konsolidering, ny funktionalitet eller yderligere kurssætning i forhold til fremtidige behov og tendenser. Løsning 3, som er den foreslåede løsning, indebærer, at man videreudvikler en fælles database for alle museer, - fremover kaldet museumsdatabasen der vil kunne sikre både museernes behov for it-understøttelse, nationale og internationale behov for at opsamle og formidle kulturarvsdata. De fælles applikation Regin videreudvikles til Ny Regin, som i alle tilfælde skal dække behovene for de mindre og mellemstore museer, men mulighed for at de største museer kan få dækket deres behov med udbyggede løsninger. Derudover indebærer løsningen, at der iværksættes en konsolidering med en udvikling mod størst mulig brug af fælles it-løsninger også for de større museer, pt. Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, Odense Bys Museer og Museum Sønderjylland. Disse museer har i dag forskellige it-løsninger og har planer, der går i forskellig retning. Men grundlæggende er der et meget stort overlap i behovene for it-understøttelse på disse museer. Det forslås derfor, at man iværksætter en udvikling, hvor museerne i tæt samspil med Kulturarvsstyrelsen arbejder sammen mod en konsolidering af deres it-løsninger med det klare sigte over en kortere årrække på formentlig 3-5 år at nå frem til at kunne anvende de samme moduler enten i Ny Regin eller som supplement hertil. Kun, hvor meget væsentlige forhold taler mod at anvende en fælles løsning, # 1 2 8 5 6 7 1 8
skal princippet om fælles løsninger kunne fraviges. Efter overgangsperioden skal fravigelser fra fælles løsninger på de store museer godkendes af Kulturarvsstyrelsen. Trods samlede omkostninger til udvikling, drift og vedligehold i fem år på 21,3 mio. kr. vurderer Devoteam, at det på sigt er den mest økonomiske løsning, fordi museerne undgår omkostninger på anslået 12,3 mio. kr. over fem år, ligesom de museer, som har egne løsninger, skønnes at kunne få en samlet besparelse på ca. 2,4 mio. i perioden. Afsnittene nedenfor beskriver den foreslåede løsning med dens forudsætninger og konsekvenser mere detaljeret. En nærmere beskrivelse og sammenligning af alle tre løsninger findes i bilag 1. 4.2. Den foreslåede løsning: Museumsdatabasen Figur: Foreslået løsning Figuren viser den foreslåede løsning med en fælles database, Museumsdatabasen, der indeholder alle data på tværs af de forskellige applikationer, samt en videreudvikling af Regin-applikationen (Ny Regin). Ved at samle alle museumsdata i en fælles database, og med en samlet, fælles begrebs- og datamodel bliver der mulighed for at formidle og sammenstille data på tværs, nationalt og internationalt. # 1 2 8 5 6 7 1 9
En afgørende forudsætning for realiseringen heraf er den fælles datamodel, der skal kunne rumme alle relevante data, og som er defineret af museerne i fællesskab. De eksisterende begrebsmodeller skal samles i en konsolideret begrebsmodel, der understøtter alle museerne og understøtter den fælles datamodel. Det er Devoteams vurdering, at dette er muligt for både det kunst- og kulturhistoriske område. Det er vigtigt, at datamodellen defineres som en fælles model inden Regin og de andre applikationer, der skal benytte datamodellen, bliver redesignet eller tilpasset den nye begrebs- og datamodel. Faktaboks: Begrebs og datamodel Begrebsmodel: Definitioner af centrale begreber og deres indbyrdes relationer. Begrebsmodellen har til formål at skabe en fælles forståelse for og anvendelse af begreber inden for et domæne. Eks. Erhvervelsesmåde: Måden hvorpå et museum har erhvervet en genstand eller et kunstværk. Kan fx være køb, gave eller fund. Datamodel: Datamodellen udarbejdes i forbindelse med det konkrete databasedesign med afsæt i begrebsmodellen. Datamodellen har til formål at vise, hvilke oplysninger der skal være i databasen, og hvordan de hænger sammen (datamodellen viser klasser, attributter og relationer ). Datamodellen indeholder ikke oplysninger om begrebernes betydning. I nogle tilfælde arbejder man med tre detaljeringsgrader af datamodellen; en konceptuel datamodel, en logisk datamodel og en fysisk datamodel. Eks. Erhvervelsesmåde. En attribut på klassen Genstand. Et tekstfelt med max xx tegn. Værdierne vælges fra en fast liste med følgende valgmuligheder: køb, gave eller fund. Over datalaget vil der være et antal applikationer, der benytter den fælles datamodel. Det vil være både Ny Regin og andre applikationer. Den fælles database skal altid være opdateret med de seneste data. Databasen vil skulle fungere som master-database, hvilket indebærer et krav om, at applikationen, inden en transaktion i fx Regin eller en anden applikation afsluttes, opdaterer den centrale database. Ved søgninger eller udtræk spørges den centrale database, ligesom den vil kunne fungere som kilde for nationale og internationale databaser og formidlingsinitiativer. # 1 2 8 5 6 7 2 0
Det vil være muligt at foretage udvidede søgninger i alle de centrale data både fra eget museum og på tværs af alle museer. Museer, som har deres egne it-løsninger vil skulle tilpasse disse til at benytte den fælles database eller skifte over og benytte den fælles løsning fuldt ud. Herunder vil museer, som anvender løsninger som TMS (Arken, Louisiana, Skagen Museum og Den Hirschsprungske Samling), få transitionsomkostninger, hvis de skal tilpasse deres løsninger, uden at det foregår i forbindelse med en opgradering eller skift af deres system (f.eks. til Ny Regin). 4.3. Potentielle alternativer I forbindelse med arbejdet har det været vurderet, om der kunne være relevante potentielle alternativer til videreudviklingen af Museumsdatabasen og Ny Regin. Men hverken kommercielle produkter eller CollectionSpace forekommer at være umiddelbart anvendelige og økonomisk konkurrencedygtige alternativer dog vil CollectionSpace muligvis kunne være hensigtsmæssig som en del af Ny Regin. 4.3.1. Regin erstattes med et kommercielt produkt Omkostningen ved at etablere en ny kommerciel løsning som f.eks. TMS er blevet vurderet men fundet for dyr, idet licensomkostningen til TMS er på omkring kr. 30.000,- pr. licens, som skal have adgang til TMS. Der vil på de større museer være behov for mere end én adgang. Der vil være mulighed for at opnå mængderabat, men licensomkostningen og den løbende vedligehold af licenserne vil være væsentligt højere end Regin. Derudover skal der etableres en ny driftsplatform baseret på SQL-Server eller Oracle, og dertil kommer løbende support og vedligeholdelse. Samtidig er der i TMS ikke etableret en begrebs- og datamodel på det kulturhistoriske område, og dette skal etableres ud fra den internationale standard, som tager sit udgangspunkt i genstands- eller værk registrering. Sagsbegrebet skal tilføjes den international standard. Det vil være nødvendigt at etablere denne løsning for at kunne flytte de nuværende Regin brugere til en ny platform. Dertil kommer væsentlige omkostninger til flytning af data til en ny platform og ændrede registreringsbilleder for brugerne. På kunstområdet vurderes det, at de eksisterende TMS-brugeres begrebs- og datamodel vil dække størstedelen af behovet. # 1 2 8 5 6 7 2 1
4.3.2. Regin erstattes med CollectionSpace Det vil også være naturligt at overveje, om Regin kan erstattes med CollectionSpace, som også er en OpenSource løsning, benytter samme databasestruktur og derved kunne den hostes under den nuværende KUAS hostingaftale. Denne vurdering er ikke foretaget på nuværende tidspunkt, idet projektet er fondsfinansieret og den umiddelbart garanterede finansiering ophører med udgangen af 2011. Der er derfor usikkerhed om, hvor stor understøttelse og udbredelse CollectionSpace får i fremtiden, men en interessant og mulig løsning, hvis udbredelse og fremtidig organisering kommer på plads. Begrebs- og datamodel for CollectionSpace på det kulturhistorisk område indeholder ikke sagsbegrebet, og det vil derfor være nødvendigt at foretage tilpasning af CollectionSpace. Dette er muligt, men det vil kræve en speciel tilpasning til danske forhold. 4.3.3. Etablering af fælles begrebs- og datamodel Arbejdet med begrebsmodellen vil ikke starte på bar bund, da de eksisterende datamodeller vil være udgangspunkt for arbejdet. De har en række fællestræk, og det er derfor Devoteams vurdering, at det vil være en overkommelig opgave at udarbejde en fælles begrebsmodel for området registrering (jf. de fire hovedområder for it-understøttelse på museerne: registrering, udstilling, digitale medier og formidling). Der skal udarbejdes en samlet begrebsmodel, der dækker alle fire områder. Det vil selvfølgelig gøre opgaven mere omfattende end hvis man udelukkende fokuserer på registreringsopgaven, men det vil være nødvendigt for at sikre mulighed for sammenstilling af data på tværs af systemer. De eksisterende datamodeller i Regin kulturhistorie og Nationalmuseets registreringssystem Genreg har et vist overlap, idet man arbejder med de samme centrale objekter som omdrejningspunkt (fx i form af Genstand, Aktør og Sted/ registrant ). Der er også et vist overlap i de data, der registreres om de enkelte objekter, men Genreg har betydeligt mere fokus på tidsdimensionen i form af hændelser end Regin. På samme måde arbejder man også med ensartede objekter og data i Regin kunst og CollectionSpace (fx med objekterne Værk og Kunstner ). Begrebsuniverset er i udgangspunktet velbeskrevet, og arbejdet med begrebsmodellen kan tage udgangspunkt i fællemængden fra de eksisterende datamodeller. Indledningsvis bør man tage principiel stilling til, hvor fælles den nye begrebsmodel skal være på tværs af kulturhistorie og kunst. # 1 2 8 5 6 7 2 2
Koblingen til internationale registre I forbindelse med udarbejdelse af en ny samlet begrebsmodel bør det overvejes, hvilke opdateringer af Dansk Museums Dokumentations Standard arbejdet bør medføre. Her bør der tages hensyn til relevante internationale standarder og begrebsmodeller: I det omfang det danske standardiseringsarbejde peger på ændringer i eksisterende begrebsmodeller, anbefales det, at udviklingen sker i en retning, som følger international best practice og fremmer udveksling med relevante internationale initiativer som Europeana og indholdsskabende projekter som Athena og CARARE. Særlig notits bør derfor tages af CIDOC CRM, en ISO-standard for semantisk interoperabilitet på heritage området, som ligger til grund for udviklingen af begrebsmodeller og høstskemaer i projekterne omkring Europeana. Kulturarvsstyrelsen har beskrevet det international arbejde med registrering i et notat, der er gengivet i bilag 5. 4.3.4. Registreringspraksis: Sags- eller genstandsorienteret? I arbejdet med begrebsmodellen ligger der en udfordring i at tage principielt stilling til, hvilken tilgang man ønsker til genstandsregistrering på det kulturhistoriske område i fremtiden. Herunder blandt andet følgende spørgsmål: Anvendelse af en sagsorienteret tilgang til arbejdet (genstande knyttes sammen gennem et sagsobjekt) Genstands- eller værkorienteret tilgang (relaterede genstande knyttes direkte til hinanden). Registrering af tider og hændelser på det enkelte objekt. Der er ikke noget teknisk til hinder for, at alle tre tilgange kan eksistere i samme løsning. Men her er det afgørende, at den samme genstand registreres på samme måde, uanset hvem der registrerer. Sagen kan være en valgfri overbygning til genstand eller værk. Det afgørende er, at der er enighed om en fælles anvendelsespraksis for alle involverede parter. Det forekommer at være hensigtsmæssigt og pragmatisk, at man udarbejder en løsning, der kan rumme begge tilgange, så registreringspraksis ikke skal ændres radikalt, uanset om et museum tidligere har anvendt den sags- eller genstandsorienterede tilgang. # 1 2 8 5 6 7 2 3
5. Gevinster og omkostninger: Business Case 5.1. Den fælles løsning med Museumsdatabasen og Ny Regin Af de tre undersøgte løsninger er løsningen med den fælles Museumsdatabase og videreudvikling af en Ny Regin-applikation (løsning 3) den næst billigste, når alle omkostninger tages i betragtning. Over fem år skønnes det, at denne løsning vil koste ca. 18,9 millioner kroner, mens løsning 2, hvor museerne som nu fortsætter med at udbygge deres lokale løsninger, vil koste ca. 19,0 mio. kr. Til sammenligning har Kulturarvsstyrelsen de seneste fem år brugt omkring 13,5 millioner på at udvikle og drive Regin samt websites som Kunst Indeks Danmark, Museernes samling og andre tilknyttede formidlingsløsninger. Af disse var 4,8 mio. kr. en særlig bevilling, der var øremærket til digital formidling. Sammenligning af de tre løsningers økonomi ved anskaffelse og fem års drift Mio. kr. Omkostninger* økonomi Samlet Gevinster Løsning 3 Fælles database og -21,3 2,4-18,9 Ny Regin-applikation Løsning 2 Lokale løsninger -19,0 0,0-19,0 med indberetningspligt Løsning 1 Alle skal bruge Regin -20,1 3,4-16,8 Historiske omkostninger for: Regin, KID og MUSSAM (2005-2010) 13,5 Ikke opgjort -13,5 * Anvendte årsværk i Kulturarvsstyrelsen er ikke medregnet. Hvert af de to foregående år har styrelsen brugt ca. et effektivt årsværk (1300 timer), men i forbindelse med særligt implementeringen kan behovet være større Gevinsterne for den foreslåede løsning er skønnede og knytter sig primært til, at de større museer på sigt ikke skal bruge så meget tid på at vedligeholde og drive deres lokale applikationer, fordi de vil kunne trække på en central dataservice. Derudover er det antaget, at flere af de museer, som benytter TMS vil gå over på Regin-applikationen, da den med udvidelsen vil dække deres behov og være billigere end TMS, og/eller at et eller flere af de nuværende Regin-museer ikke vil anskaffe en egen løsning. I forlængelse heraf er den foreslåede løsning også den løsning, hvor flest museer får adgang til mest ny funktionalitet, i stedet for at kun de museer, som har råd, anskaffer egne løsninger. # 1 2 8 5 6 7 2 4
I bilag 2 er omkostninger og gevinster uddybet i mere detaljerede tabeller. Udgifterne til nyudvikling og tilpasning af løsninger samt udgifterne ti fremtidige vedligehold har Devoteam har skønnet ved at anvende vores generelle estimeringsmetoder og validere op imod de omkostninger, som Kulturarvsstyrelsen har haft indtil nu. Driften er estimeret ved at foretage en skalering i forhold til Kulturarvsstyrelsens eksisterende driftsaftale. Gevinsterne er også skønnet af Devoteam. I estimaterne for løsning 1 og 2 er der taget udgangspunkt i, at flere museer lokalt vil få behov for at anskaffe digitale mediearkiver og placeringsløsninger. Efterspørgslen efter disse er antaget i forhold til antallet af museer og den begrænsede udbredelse, som kortlægningen viste, men bygger ikke på en egentlig markedsundersøgelse. Der er redegjort for disse skøn og antagelser i det følgende afsnit 5.2. Fælles løsninger til digitale medier og magasinstyring På især to områder må der forventes et ønske og et pres fra museerne for nye it-løsninger i de kommende år: Muligheden for at lagre og formidle via digitale medier, fx billeder og film Bedre magasinstyring som følge af konsolideringen af museer i konglomeratmuseer og magasiner i fælles magasiner Devoteam har skønnet, hvad det vil koste at anskaffe lokale i forhold til centrale løsninger for digitale mediearkiver og placeringsløsninger. Konklusionen er klart, at det ikke er økonomisk optimalt, at museerne forudsat at de har pengene - anskaffer hver deres egen løsning. På disse to områder er det estimeret, at der over en periode med fem-års drift er en gevinst på omkring 8 mio. kr. på de samlede omkostninger: Gevinst ved fælles mediearkiv og placeringsløsning Løsning Samlede omkostninger lokale løsninger Samlede omkostninger fælles løsning Gevinst ved fælles løsning Digitalt mediearkiv 5,75 mio. kr. 1,95 mio. kr. 3,80 mio. kr. Placeringsløsninger 9,75 mio. kr. 1,21 mio. kr. 8,75 mio. kr. I alt 15,50 mio. kr. 3,16mio. kr. 12,34 mio. kr. # 1 2 8 5 6 7 2 5
Gevinsten kan meget vel vise sig at være større, da den fælles løsning potentielt kan dække alle museer, mens de estimerede omkostninger for de lokale løsninger tager udgangspunkt i, at kun 25 museer anskaffer digitale mediearkiver og 15 placeringsløsninger. Omvendt er det naturligvis en forudsætning, at de fælles løsninger bliver brugt af minimum et tilsvarende antal museer, som undlader at investere egne løsninger. Et fælles digitalt mediearkiv har udover den kortsigtede økonomiske gevinst også den fordel, at den samler de digitale mediedata ét sted i sammenhæng med registreringsdata, så det ikke senere bliver nødvendigt, at konsolidere disse for fx at kunne anvende dem til tværgående initiativer omkring formidling af kulturarven. Ligeledes vil museerne i stigende grad kunne genbruge formidlingsløsninger, som andre har udviklet til at kombinere fx registreringsdata og mediefiler fra den fælles database. 5.2.1. Omkostninger til digitalt mediearkiv Hvis et museum skal anskaffe et digitalt mediearkiv koster det mellem 45.000 og 300.000 alt efter størrelse og behov. Typisk skønnes det, at udgiften ca. vil være 60.000 kr. pr. museum for et kommercielt produkt (Nationalmuseet og Statens Museum for Kunst undtaget, da deres behov vurderes til at være væsentligt større). I et konsolideret museumslandskab er det antaget, at ca. 25 museer vil anskaffe et digitalt mediearkiv i perioden. Ved lokale anskaffelser vurderes, det at omkostningerne over fem år vil være 5,75 mio. kr.: Omkostninger ved lokale digitale mediearkiver Pr. museum 25 museer Total 5 år (25 museer) Anskaffelse 60.000 kr. 1,50 mio. kr. 1,50 mio. kr. Vedligehold og 9.000 kr. pr. år 0,23 mio. kr. pr. år 1,13 mio. kr. support Drift 25.000 kr. pr. år 0,63 mio. kr. pr. år 3,13 mio. kr. Samlede omkostninger over 5 år 5,75 mio. kr. Devoteam vurderer endvidere, at hvis museerne opretter lokale digitale mediearkiver, vil der inden for en overskuelig fremtid blive behov for en konsolidering af disse, fordi fremtidens digitale formidling vil benytte de informationer, som vil ligge i de digitale mediearkiver. # 1 2 8 5 6 7 2 6
Hvis man anskaffer og tilbyder museerne et centralt, mediearkiv i forbindelse med Museumsdatabasen og Ny Regin, skønnes omkostningerne at være 1,95 mio. kr.: Omkostninger ved fælles digitalt mediearkiv Omkostninger Total 5 år (Alle museer) Anskaffelse 1,04 mio. kr. 1,04 mio. kr. Vedligehold og support 0,16 mio. kr. pr. år 0,78 mio. kr. Øgede driftsudgifter * 0,03 mio. kr. pr. år 0,14 mio. kr. Samlede omkostninger over 5 år 1,95 mio. kr. * Inklusiv øgede driftsudgifter til fælles database og en ny Regin-applikation Et fælles mediearkiv vil samtidig være tilgængeligt for de museer, som ikke ellers vil have mulighed at anskaffe et sådant, og disse vil således også få en betydelig gevinst. 5.2.2. Omkostninger til placeringsløsning Nationalmuseet har lavet en grundig undersøgelse af mulighederne for at itunderstøtte museets magasiner. Museet valgte den billigste standardløsning, som er et system, der er udviklet til virksomheder, der opbevarer fysiske arkiver for andre. Den kostede ca. 300.000 kroner at anskaffe. Med en konsolidering af museer og magasiner antages det, at 15 museer vil få behov for at anskaffe egentlige placeringsløsninger, som den Nationalmuseet har. Omkostninger ved lokale placeringsløsninger Pr. museum 15 museer Total 5 år (15 museer) Anskaffelse 300.000 kr. 4,50 mio. kr. 3,00 mio. kr. Vedligehold og 45.000 kr. pr. år 0,68 mio. kr. pr. år 3,38 mio. kr. support Drift 25.000 kr. pr. år 0,38 mio. kr. pr. år 1,88 mio. kr. Samlede omkostninger over 5 år 9,75 mio. kr. En fælles placeringsapplikation, der bliver udviklet i sammenhæng med Museumsdatabasen og Ny Regin-applikationen er estimeret til over fem år at koste 1,21 mio. kr. # 1 2 8 5 6 7 2 7
Omkostninger ved fælles placeringsløsning Omkostninger Total 5 år (Alle museer) Anskaffelse 0,69 mio. kr. 0,69 mio. kr. Vedligehold og support 0,10 mio. kr. pr. år 0,52 mio. kr. Øgede driftsudgifter - * - Samlede omkostninger over 5 år 1,21 mio. kr. * Dækkes af de generelt øgede driftsomkostninger, der er medregnet under det digitale mediearkiv 5.3. Andre gevinster og ulemper ved den foreslåede løsning Udover at være den billigste løsning knytter der sig også en række andre fordele ved den foreslåede løsning, som ikke er opgjort økonomisk, men hvoraf flere må forventes at kunne biddrage med en økonomisk gevinst. Disse vil ikke på samme måde fremkomme ved de andre løsninger. Skemaet nedenfor beskriver gevinsterne med egenskab og forventede effekter. Gevinst Beskrivelse Forventede effekter Fremtidssikret konsolideret løsning Generelt it-løft på tværs i stedet for Løsningen samler og tilgængeliggør flere typer data ét sted (registrering, mediefiler, udstillingsdata og placering) Alle museer vil få adgang til it-løsninger med mere Mindre behov for konsolidering i fremtiden, når mængden af information vokser Robust infrastruktur til bl.a. formidlingsløsninger, der kan genbruges Bedre muligheder for at formidle data udover det enkelte museum (regionalt, nationalt og internationalt) Færre omkostninger til at omlægge it i forbindelse organisatoriske ændringer, fx fusioner og fælles magasiner Bedre og mere effektive # 1 2 8 5 6 7 2 8
Gevinst Beskrivelse Forventede effekter spredte lokale forbedringer funktionalitet. For flere museer har det ikke tidligere været muligt pga. økonomiske begrænsninger arbejdsgange Mere ensartet itlandskab En fælles, udvidet begrebs- og datamodel Færre lokale udgifter til omstilling Sikker drift Flere vil bruge samme moduler til fx placering Museerne registrerer i samme model Med flere fælles applikationer bliver de enkelte museers omstillingsomkostninger ved at tage en applikation i brug mindre, da applikationen er der, og der er erfaring med at anvende den En løsning der er hostet hos en professionel leverandør i stedet for lokalt hostede løsninger Mindre oplæring af medarbejdere Bedre mulighed for erfaringsudveksling Ens understøttelse af gode arbejdsprocesser Skaber fælles fodslag og udjævner forskelle Museernes registreringer bliver mere ensartede og passer bedre sammen Lavere omkostninger til projekter og vedligehold Mindre besvær med at holde løsninger i luften Mindre risiko for datatab ved nedbrud Ligesom der knytter sig en række gevinster er der også nogle ulemper ved løsningen: Ulemper Beskrivelse Forventede effekter Mindre lokal fleksibilitet En central løsning giver mindre plads til særlige behov - Nogle museer vil få færre valgmuligheder Risiko for ringe fornyelse En fælles it-løsning indebærer en risiko for, at fornyel- - Den fælles it-løsning imødekommer ikke til- # 1 2 8 5 6 7 2 9
Ulemper Beskrivelse Forventede effekter sen alt andet lige bliver ringere, fordi enkelte frontløber-museer ikke kan gå foran (forudsat de har økonomiske midler hertil) strækkelig hurtigt ny behov og muligheder Mere koordinering Flere fælles løsninger kræver mere koordinering - Tidsforbrug hos de personer på museerne, som bidrager til løsningerne # 1 2 8 5 6 7 3 0
6. Realisering: Finansiering, organisering og drift For at kunne realisere den fælles løsning er der behov for at fastlægge principper og modeller for en række forskellige aspekter af udviklingen og driften af løsningen. Dette gælder særligt: - Finansiering - Styring og organisering - Trinvis implementering - Drift De følgende afsnit behandler disse. 6.1. Finansierings- og betalingsmodel for en fælles itløsning 6.1.1. Finansieringsbehovet Set over en årrække er det som nævnt mest økonomisk at udvikle og drive en fælles løsning. Det kræver imidlertid midler til at gennemføre projektet. Af de samlede omkostninger på 21,3 mio. kr. er de 13,3 mio.kr. investeringer i udviklingsprojektet, som skal gennemføres inden løsningen er klar. Der skal således findes en finansieringsmæssig løsning for de 13,3 mio.kr. for at løsningen kan realiseres. Hertil kommer en samlet omkostning på 8,1 mio. til drift og vedligehold. # 1 2 8 5 6 7 3 1
Tabel: Fordeling af samlede omkostninger 2011-18 (udgiftsbaseret 7 ) Mio. kr. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 I alt Udvikling Fælles database med dataservices 1,30 2,59 1,30 5,18 Ny Regin applikation 1,34 2,69 1,34 5,38 Projektledelse 0,27 0,54 0,27 1,08 Dokumentation 0,27 0,27 0,54 Buffer 0,27 0,54 0,27 1,08 I alt udvikling 3,18 6,63 3,45 - - - - - 13,25 Drift og vedligeholdelse* Vedligeholdelse og support 1,58 1,58 1,58 1,58 1,58 7,92 Ekstra omkostninger til drift 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,13 I alt drift og vedligehold - - - 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 8,06 Samlede omkostninger 3,18 6,63 3,45 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 21,31 * Pt. bruger KUAS ca. 0,84 mio. om året på drift og vedligehold af alle deres løsninger inkl. fx hjemmeside, Fund og Fortidsminder m.v. Det skal understreges, at de nævnte omkostninger alene vedrører videreudvikling og drift af Museumsdatabasen og Ny Regin. Omkostningsskønnene omfatter ikke, hvad der kan blive resultatet af den foreslåede konsolidering af Nationalmuseets, Statens Museum for Kunsts og Odense Bys Museers særlige behov for itunderstøttelse. Det må dog forventes, at denne konsolidering over en årrække fører til besparelser og ikke merudgifter set i forhold til, hvad de enkelte museer hver især ellers ville have brugt. 6.1.2. Betalingsmodel: Central bevilling eller de enkelte museer Udover en finansieringsmæssig løsning er der behov for at fastlægge en betalingsmodel for både udvikling og løbende omkostninger til drift og vedligehold. Her er spørgsmålet, om museerne skal betale for at bruge løsningen, og hvordan det i så fald skal foregå, eller. om man som ved den nuværende Regin-løsning ønsker at finansiere det hele via en central bevilling, eller om det skal være en blandet model, hvor Kulturarvsstyrelsen finansierer noget og museerne bidrager med resten. Det giver tre mulige betalingsformer illustreret i figuren nedenfor: A B C KUAS finansierer hele løsningen KUAS finansierer dele af løsningen (fx de lovpligtige registre) museerne resten (apllikationerne) Museerne finansierer hele løsningen 7 Det er forudsat at Kulturarvsstyrelsen har afskrevet det nuværende Regin, når den nye fælles løsning tages i brug i 2014, hvorefter det så vil kunne afskrives normalt otte år (jf. Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning: http://www.oes.dk/oeav/3- Bogfoering/33-Generelle-bogfoeringsbestemmelser/336-Levetider). Tabellen er en udgiftsbaseret pengestrømsopgørelse. I bilag 2 er der opstillet en omkostningsbaseret opgørelse, der tager udgangspunkt i at Kulturarvsstyrelesn låner pengene og afskriver over 8 år, hvorfor den indeholder renteudgifter. # 1 2 8 5 6 7 3 2
Hvordan en model bør udformes, beror på flere hensyn, der ikke uden videre trækker i samme retning: - Hensynet til, hvem der primært får nytte af løsningen: De enkelte museer eller en bredere helhed (offentligheden, andre institutioner osv.) - Understøttelse af hensigtsmæssig økonomisk adfærd - Behovet for gennemsigtighed i omkostninger - Fremme brugen af de fælles løsninger - Undgå at en finansieringsmodel bliver bureaukratisk at administrere Følger man de hidtil anvendte finansierings- og betalingsprincipper vil det indebære, at Kulturarvsstyrelsen fortsat skal finansiere både etablering og drift af den fælles nationale database, Museumsdatabasen. Begrundelsen herfor vil i givet fald være, at brugen af de data, som databasen først og fremmest er til gavn for, er eksterne parter set ift. det enkelte museum, og at træk på databasen stort set ikke indebærer nogen marginale omkostninger. Men omvendt kan man også argumentere for, at de enkelte museerne skal bære hele eller dele af finansieringen af den foreslåede (udbyggede) Museumsdatabase af disse grunde: Museumsdatabasen vil generelt overflødiggøre lokale databaser og etablering og drift af relevante databaser er i dag en uomgængelig nødvendighed for ethvert museum. Hertil kommer, at varetagelse af finansieringen vil synliggøre omkostningerne over for museerne og bidrage til at sikre, at udgifterne over tid står i et rimeligt forhold til den nytte, som Museumsdatabasen indebærer for museerne. For så vidt angår udgifterne til etablering og drift af Ny Regin kan man tilsvarende argumentere for, at de hidtidige principper, hvorefter Regin-applikationen er blevet stillet gratis til rådighed for de enkelte museer, kan og bør videreføres til Ny Regin, som herefter også bør finansieres via en central bevilling, så den samlede applikation (inkl. tilvalgsmoduler) stilles frit til rådighed for museerne. Men omvendt kan der være grund til at overveje en brugerbetaling fra de enkelte museer til hel eller delvis dækning af omkostningerne ved brugen af itapplikationen Ny Regin. Begrundelsen herfor vil i givet være, at man herved bidrager til at sikre en dynamik i udviklingen, derved at man vil kunne dække nye behov, som måske kun nogle museer har, via særlig brugerbetaling for specielle moduler (tilvalgsfunkti- # 1 2 8 5 6 7 3 3
onalitet), og man vil kunne kanalisere særlige midler, som et eller flere museer måtte få, til udvikling af særlige moduler. Endelig vil en generel synliggørelse af omkostningerne for it-applikationer som Ny Regin illustrere de reelle omkostninger herfor sammenlignet med andre løsninger, herunder kommercielle produkter. Skulle der være formentlig meget små museer, som ikke ønsker at betale for den basisfunktionalitet som Ny Regin (uden tilvalgs moduler) indebærer, vil de uden beregning kunne tilbydes at bruge den allerede eksisterende simple grænseflade til manuelt at lægge data ind i Regin og at trække data herfra. Ved en model med brugerbetaling for Ny Regin vil museerne skulle finansiere ca. 16,0 mio. kr. (samlede omkostninger minus omkostningerne til Museumsdatabasen) til først udvikling samt derefter drift og vedligehold i fem år. 6.1.3. Mulige fordelingsmodeller ved brugerbetaling Hvis museerne skal betale for at bruge Ny Regin-applikationen, skal der findes en model, hvorefter omkostningerne fordeles. Dette kan gøres på flere forskellige måder, og det er her en afvejning af gennemsigtighed i form af fx en forbrugsbaseret betalingsmodel med f.eks. brugerlicenser og de ressourcer, som man skal bruge på at fordele omkostningerne. Den mest simple model er, hvor omkostningerne fordeles ligeligt mellem museerne. Der findes pt. omkring 105 museer, som bruger Regin. De samlede omkostninger til udvikling, vedligehold og drift af Ny Regin vil være ca. 16,0 mio. kr. over fem år, og med 105 museer svarer det til en årlig omkostning på ca. 30.500 kr. kr. pr. museum uanset antallet af brugere. Modellen vil fungere, som museumslandskabet ser ud i dag., Men hvis der sker en betydelig konsolidering med færre museer til følge, kan der opstå et behov for at ændre modellen. Kommissoriet nævner muligheden for at skelne mellem en basisløsning og nogle tilvalgsmoduler. I den foreslåede funktionalitet til Ny Regin er det placeringsmodulet og det digitale mediearkiv, som meningsfuldt vil kunne være tilvalg. Tabellen neden for viser, at den prisforskel, som det drejer sig om, vil være ret beskeden. Det kunne på den ene side tale for ikke at opkræve særskilt betaling for hvert af de to moduler, men at lade det indgå i en samlet pakke. Omvendt kan man argumentere for, at en betaling baner vej for en udvikling, hvor de museer, der har særlige behov, # 1 2 8 5 6 7 3 4
får disse behov imødekommet mod at give et afgørende bidrag til finansieringen heraf. Fordeling af omkostninger til Museumsdatabasen I alt udvikling og 5 års drift (mio. kr) Pr. museum pr. år (kr.)* Museumsdatabasen 5,18 8.786 * Ved 118 statslige og statsanerkendte kunst og kulturhistoriske museer Fordeling af omkostninger ved opdeling af Ny Regin i basis og tilvalgsmoduler Basis Ny Regin Tilvalg I alt udvikling og 5 års drift (mio. kr) Ny Regin basis 3,48 Projektomkostninger 2,69 Vedligehold og drift i 5 år 6,50 Pr. museum pr. år (kr.)* I alt basis 12,66 24.120 Placeringsmodul til Ny Regin (inkl. 5 års vedligehold) 1,21 2.304 Digitalt mediearkiv (inkl. 5 års vedligehold) 1,81 3.456 Udstillingsmodul (inkl. 5 års vedligehold) 0,30 576 I alt tilvalg 3,33 6.336 I alt basis og tilvalg 15,99 30.456 * Ved de 105 museer, som bruger Regin i dag Ønsker man en simpel differentiering mellem museerne kane dette gøres efter det simple lille, mellem og stort museum ud fra fx antal genstande, systembrugere økonomi eller lignende eller ud fra fx samme principper, som 15 tilskud udbetales til de statsanerkendte museer, der tager højde for størrelsen af museernes samlede økonomi. Omkostningerne vil herved blive fordelt ud fra en formodet betalingsevne og forbrug af de fælles it-løsninger. Et grovestimat baseret direkte på størrelsen af tilskuddet i 2010 viser, at det museum, som modtager mindst tilskud (Læsø Museum) ville komme til at betale omkring 8.000 kr. pr. år, mens Ringkøbing Skjern Museum, der modtager det største tilskud, ville skulle betale mellem 70.000 og 80.000 kr. pr. år. En forbrugsbestemt prismodel baseret på parametre som f.eks. antal brugere og datamængder og træk, vil være gennemsigtig og fordele omkostningerne med en vis retfærdighed. Den vil dog hurtigt blive kompleks med den arkitektur, som løs- # 1 2 8 5 6 7 3 5
ningen har, og der vil være forskellige omkostningsdrivere for database, webservices og applikationer. Derudover kan den tilføje usikkerhed om, hvorvidt initialinvesteringen bliver dækket af museernes brug af løsningen, hvis priserne beregnes forud og efterspørgselen ikke er som forventet, og omvendt usikkerhed for museernes budgettering og eventuelle anvendelse af løsningen, hvis prisen er ukendt fordi den beregnes bagud. Det kan også blive relevant at differentiere forhold til det digitale mediearkiv, hvis enkelte museer står for en stor del af den volumen, som går til opbevaring eller trafik, der går til tjenester uden for de fælles nationale formidlingsinitiativer. Umiddelbart forekommer det dog langt fra sikkert, om det overhovedet bliver en relevant problemstilling. For at sikre, at der er midler til at videreudvikle de fælles løsninger samt eventuelle uforudsete udgifter omkring drift og vedligehold anbefales det, at der lægges en mark-up på det, som museerne skal betale. Fx i form af en procentdel eller et fast beløb på fx 10.000-15.000 kr. oven i de 30.500 kr. pr. museum pr. år, så det bliver 40.500-45.500 kr. pr. museum pr. år. Over fem år vil det give mellem 5,3 og 7,9 mio. kr. ekstra, som vil kunne reinvesteres. Ønsker man at dette beløb skal være større, kan man eventuelt udvide betalingsperioden til også at omfatte den periode, hvor løsningerne udvikles. Ønsker et eller flere museer at få udviklet særlige applikationer, der dækker specielle behov, eller tilpasning af databasen, bør der være mulighed for, at det kan ske med finansiering via fx egne eller fondsmidler, og der skal formuleres en model for, hvordan dette håndteres. I sådanne tilfælde bør reglen være, at applikationen så vidt muligt udvikles, så den også kan stilles til rådighed for andre museer, som kan få glæde af den. 6.2. Model for styring og organisering I forbindelse med såvel etablering og drift af løsningen er der en række opgaver, som repræsentanter fra museerne og Kulturarvsstyrelsen skal løse i fællesskab. Hovedopgaverne vil være: Indkøb, udvikling og vedligehold af løsning Udvikling og vedligeholdelse af begrebs- og datamodel At sikre effektiv drift med et tilfredsstillende serviceniveau # 1 2 8 5 6 7 3 6
Koordinering og igangsættelse af eventuelle fælles initiativer Det betyder, at der er behov for en organisering, som både sikrer væsentlig inddragelse af museerne, og som er organisatorisk effektiv. De fælles it-løsninger foreslås fortsat organiseret i regi af Kulturarvsstyrelsen, dog således, at der nu etableres en egentlig styregruppe der får det overordnede ansvar for styringen af udvikling og drift af de fælles it-løsninger. Styregruppen, der bør formelt set være rådgivende i forhold til Kulturarvsstyrelsen, udpeges af Kulturarvsstyrelsen og sammensættes af deltagere fra museumsverdenen, Kulturarvsstyrelsen og evt. Kulturministeriets departement. Det foreslås desuden, at Kulturarvsstyrelsen udpeger en it-koordinationsgruppe, der sammensættes af repræsentanter for de større museer (pt. Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, Odense Bys Museer og Museum Sønderjylland) samt Kulturarvsstyrelsen, der også varetager formandskab. It-koordinationsgruppen skal dels rådgive Kulturarvsstyrelsen om Museumsdatabasen og de dele af Ny Regin, som måtte være relevante for de større museer, dels forestå den foreslåede koordination udviklingen af de store museers it-løsninger og herunder spille en central rolle i forbindelse med den indledende vurdering af konsolideringsmulighederne. Derudover vil det være hensigtsmæssigt at nedsætte enkelte brugergrupper eller arbejdsgrupper ad hoc eller permanent.. Specielt til at forestå arbejdet med udvikling af en ny begrebsmodel foreslås nedsat en mindre arbejdsgruppe (maksimalt fem personer), der med en primært udførende ressource i spidsen udarbejder den nye begrebsmodel. Arbejdsgruppen mødes ca. hver 14. dag. Derudover etableres en referencegruppe, der kan repræsentere museumsområdet bredt. Referencegruppen præsenteres løbende for særligt krævende problemstillinger og godkender løbende delelementer af begrebsmodellen. Referencegruppen mødes 4-5 gange igennem forløbet. Når der foreligger et færdigt udkast til begrebsmodel sendes den i høring blandt de øvrige interessenter. Den nye datamodel udarbejdes på baggrund af den færdige begrebsmodel evt. i samarbejde med en leverandør. Som tidligere nævnt vil det være hensigtsmæssigt, at der sættes en # 1 2 8 5 6 7 3 7
tidsmæssig ramme på et halvt år for det samlede forløb med udarbejdelse af ny begrebs- og datamodel. Erfaringen fra andre standardiseringsarbejder viser, at der hurtigst kommer et resultat, hvis deltagerne i arbejds- og referencergrupper er repræsentanter fra de brugere, som senere skal anvende løsningerne i det daglige. Når begrebsmodellen er udviklet overgår arbejds- og referencegruppe til at være en samlet brugergruppe for begrebs- og datamodel med ansvar for den løbende vedligeholdelse. Derudover forekommer det hensigtsmæssigt at, der etablere brugergrupper for Ny Regin-applikationen samt de webservices, som skal bruges til at udveksle data med andre applikationer og registre. I udviklings- og testfaser vil de relevante grupper have behov for at mødes ofte, mens behovet vil være mindre, efter en løsning er gået i drift. Man bør imidlertid overveje om, der stadig skal være en fast mødetakt, når løsningen er gået i drift, så der er et fast forum, hvor det er muligt at diskutere problemstillinger omkring drift og vedligehold samt planlægge eventuel videre udvikling. Udover egentlige grupper bør de museer, som ikke direkte deltager i gruppernes arbejde, orienteres og inddrages gennem fx nyhedsbreve, høringer og blogs. Dette vil skabe en transparens i arbejdet, så alle bliver informeret og hørt. Særligt i forhold til udviklingen af Ny Regin kan der være behov for at nedsætte ad hoc-grupper eller undergrupper, der tager sig af specifik funktionalitet som fx en placeringsløsning. En ad hoc gruppe kan fx bestå af en håndfuld museer, som sammen med KUAS står for at specificere og teste en del af Ny Regin- applikationen. Ligesom brugerne fra fx Grønland og Færøerne kunne arbejde med at få udviklet en grønlandsk og færøsk sprogversion af systemet, hvis de ønsker det, og der kan skaffes finansiering til en sådan. Skemaet nedenfor beskriver kort indhold og sammensætning af de grupper, som det som minimum vurderes, at der er behov for. I nogle spørgsmål kan det være fornuftigt, at grupperne lejlighedsvis deles i kunst- og kulturhistorie. Gruppe Indhold Sammensætning Styregruppe/brugerbestyrelse Samlet styring af udvikling og drift for Deltagere fra museumsverdenen, Kulturarvssty- # 1 2 8 5 6 7 3 8
Gruppe Indhold Sammensætning de fælles løsninger relsen og evt. Kulturministeriets departement Gruppe for fælles begrebsog datamodel It-koordineringsgruppe Reginbrugergruppe Brugergruppe for webservice brugere Ad hoc grupper Udarbejdelse og vedligeholdelse af begrebs og datamodel Spørgsmål vedrørende den fælles database, digitalt mediearkiv, relevante moduler i Ny Regin, drift/service level agreement samt koordinering af udviklingsinitiativer (først udvikling senere drift) Spørgsmål vedrørende Regin (både udvikling og drift) Spørgsmål vedrørende udvikling og drift af webservice Varierende men fx i forbindelse med udvikling af moduler/applikationer eller afklaring af særlige faglige spørgsmål Fem deltagere med deltagelse af repræsentant for registratorer på Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, TMSrepræsentant og Reginbrugere. Det vil derudover være en stor fordel med en facilitator, der har stort kendskab til arbejdet på museerne. KUAS (formand) samt repræsentanter fra Nationalmuseet, SMK og andre større museer Reginbrugere, evt. opdelt i kunst og kulturhistorie Webservicebrugere (som udgangspunkt TMS, SMK, Nationalmuseet) Varierende efter behov # 1 2 8 5 6 7 3 9
6.3. Trinvis implementering Den overordnede tidsplan for implementering af den foreslåede løsning er opdelt i flere faser med forskellige aktiviteter, flere af aktiviteterne kan foregå parallelt, men de to første aktiviteter skal være afsluttet før den efterfølgende aktivitet kan gennemføres. Ny begrebs- og datamodel 6 måneder Vurdering af CollectionSpace 6 måneder Udarbejde kravspecifikation 3 måneder Udbud af ny begrebs- og datamodel samt Ny Regin 7 8 måneder Ny begrebs- og datamodel udvikles 6-8 måneder Udvikling af nye moduler 6-10 måneder Konvertering fra gl. til Ny Regin 2-6 måneder Redesign og modularisering af eksisterende Regin Start 6 måneder 12 måneder 18 måneder 24 måneder 30 måneder 36 måneder Herunder er de enkelte faser og aktiviteter beskrevet. Fase Aktiviteter Ny begrebs- og datamodel Udbud af begrebs- og datamodel samt Ny Regin Denne aktivitet er en forudsætning for alle efterfølgende aktiviteter. Skal være en styret proces, hvor begrebs- og datamodel udarbejdes og etableres med involvering af få centrale aktører (jf. den ovenfor foreslåede organisering). Efterfølgende gennemføres en høring blandt øvrige interessenter. Det anbefales at processen gøres kort og intensiv med en tidsramme på maksimalt et halvt år Kontrakten for den nuværende Regin løsning er udløbet og den skal i udbud igen. Samtidigt er der behov for at få etableres den begrebs- og datamodel teknisk i en database. Udbuddet kan gennemføres som et udbud med 2 delaftaler eller som 2 adskilte udbud. KUAS foretager normalt anskaffelser på systemansvarligområdet som EU-udbud med prækvalifikation. # 1 2 8 5 6 7 4 0
Ny begrebs- og datamodel udvikles Udvikling af nye moduler Redesign og modularisering af Regin Konvertering fra gl. til Ny Regin Den nye begrebs- og datamodel skal etableres og installeres hos hosting leverandøren og de nødvendige faciliteter til test og afprøvning etableres som første aktivitet. Desuden skal de enkelte webservices og integrationsmuligheder etableres og afprøves af de fremtidige brugere. Når begrebs- og datamodellen og nødvendige integrationsservices er tilgængelige kan de første moduler afprøves og testes. Når man skal vælge udviklingsmodel kan det eventuelt være en fordel at tilrettelægge et udviklingsforløb efter såkaldte agile metoder, hvor kunde og leverandør arbejder tættere sammen og leverancerne udvikles i mindre bidder såkaldte sprints. Den nuværende Regin skal redesignes med udgangspunkt i kortlægningen og de nødvendige tilpasninger og ændringer skal udvikles og testes. Der vil være behov for løbende at overføre og teste konverteringen og overførslen af data fra den eksisterende løsning til den nye. 6.4. Driftsmodel I forhold til driften af løsningerne kan man fortsætte med en organisering som det nuværende, hvor Kulturarvsstyrelsen får hostet alle løsningerne eksternt hos enten en kommerciel leverandør eller på sigt hos Statens It. Den nuværende hostingaftale er indgået i år 2010 og kan forlænges 4 6 år. Aftalen dækker alle de løsninger som Kulturarvsstyrelsen i dag har behov for at få hostet eksternt. Dermed er denne aftale indgået som et samlet indkøb af flere løsninger som driftes på fælles maskiner og på denne måde udnytter mulighederne for brug af fælles ressourcer, lagring og service. Aftalen er åben for udvidelse med yderligere systemer. Den foreslåede løsning kan etableres under den nuværende hostingaftale. Hvis Statens IT på sigt ønsker at hoste løsningen under den nuværende aftale, kan denne opsiges med 12 måneder varsel. # 1 2 8 5 6 7 4 1
7. Kommissorium for analyse af museernes centrale registre # 1 2 8 5 6 7 4 2
# 1 2 8 5 6 7 4 3