Leverandør af personlig pleje og praktisk hjælp i Gladsaxe Kommune: Ansøgningsvejledning og godkendelseskriterier Opdateret maj 2017 Indhold Indledning... 2 Opgaven... 2 Målgruppe... 2 Tidsrum for levering... 2 Borgergrundlag... 3 Forbrug på rammeaftalen... 4 Priser... 4 Godkendelseskriterier... 4 Krav til ansøgning... 7 Behandling af ansøgninger... 7 J. nr. 27.39.04Ø54 1
Indledning Følgende er en vejledning i, hvad det kræver at blive godkendt leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje i Gladsaxe Kommune, og hvordan ansøgningsprocessen foregår. Materiale til ansøgere er tilgængelig på kommunens hjemmeside og udgør, udover nærværende vejledning, følgende: Ansøgningsskema med bilag (1A-1H) Udkast til rammekontrakt Kravspecifikation med bilag (2A- 2N) Gældende kvalitetsstandarder, for nuværende Kvalitetsstandarder 2017 Opgaven Målgruppe Målgruppen for de indsatser, der skal leveres, er borgere i Gladsaxe Kommune, der er visiteret til personlig og/eller praktisk hjælp efter Serviceloven 83, samt indsatser under Sundhedslovens 138, som kan overdrages til en social- og sundhedshjælper 1. Borgere har, jf. servicelovens bestemmelser om frit valg i 91, ret til at vælge mellem minimum to leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp efter Servicelovens 83. Målgruppen for indsatserne, der skal leveres, inkluderer i enkelte tilfælde også borgere, som tildeles et målrettet rehabiliteringsforløb efter Servicelovens 83a. Som hovedregel leverer kommunen selv målrettede rehabiliteringsforløb efter 83a. Den private leverandør kan bliver bedt om at levere målrettede rehabiliteringsforløb i de tilfælde, hvor en borger i forvejen får leveret praktisk hjælp og/eller personlig pleje af den pågældende leverandør og visiteres til et målrettet rehabiliteringsforløb, fordi vedkommende over en kortere eller længere periode gradvist har mistet sit funktionsniveau, fx pga. sygdom. Tidsrum for levering Leverandøren er forpligtet til at levere indsatser fra kl. 7.00 til kl. 23.30 på alle årets dage. Det gælder såvel planlagte indsatser, som akutbesøg på baggrund af nødkald i forbindelse med personlig og praktisk hjælp hos egne borgere. Leverandør kan yderligere vælge at levere indsatser om natten, dvs. i tidsrummet kl. 23.30 til kl. 7.00. Leverandøren er i dette tilfælde på at levere planlagte og akutte indsatser til de borgere, som leverandøren i forvejen leverer til om dagen. Leverandøren er dog ikke forpligtet på at stille med to eller flere medarbejdere til levering af indsatser om natten. Ved behov for to eller flere medarbejdere kan dette evt. koordineres med en anden godkendt privat eller kommunal leverandør. 1 Hvilke indsatser, der kan overdrages er beskrevet i kommunens kvalitetsstandarder for træning og pleje (Kvalitetsstandarder 2017, Bilag 10: Sygeplejeindsatser). Det drejer sig primært om hjælp til kompressionsstrømper og medicingivning. J. nr. 27.39.04Ø54 2
Borgergrundlag Gladsaxe Kommune har ca. 68.000 indbyggere. For yderligere information om befolkningstal henvises til kommunens hjemmeside: http://www.gladsaxe.dk/kommunen/servicemenu/om_kommunen/fakta_og_historie/tal_og_prognoser. I 2015 2 fik 1.658 borgere i kommunen leveret hjemmeplejeindsatser, og det samlede antal timer udgjorde 361.484. I tabel 1 og 2 herunder fremgår fordelingen, for så vidt angår indsatser, leverandører og antal borgere: Tabel 1: Antal visiterede timer til praktisk hjælp og personlig pleje fordelt på leverandører i Gladsaxe Kommune i 2015 Leverandør Vagtlag Personlig pleje* Praktisk hjælp Hovedtotal Kommunal leverandør Aftenvagt 92.658 25 92.684 Dagvagt 197.327 41.975 239.302 Nattevagt 4.876 4.876 Kommunal leverandør, total 294.861 42.000 336.862 Private leverandører Aftenvagt 4.946 4.946 Dagvagt 11.452 7.637 19.089 Nattevagt 588 588 Private leverandører, total 16.986 7.637 24.623 Hovedtotal 311.847 49.637 361.484 Note: Timerne er opgjort på baggrund af datagrundlaget visiteret + fravær * Timerne omfatter også medicingivning og kompressionsstrømper (overdragede sygeplejeindsatser) Tabel 2: Antal modtagere af praktisk hjælp og/eller personlig pleje fordelt på leverandører i Gladsaxe Kommune, gennemsnit for 2015 Gennemsnitligt antal borgere pr. måned i 2015 Kommunal leverandør 1.422 Privat leverandør 236 I alt 1.658 2 Det meste af 2016 var der ingen privat leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje men kun den kommunale hjemmepleje, fordi kommunens eneste private leverandør gik konkurs 29. februar 2016. J. nr. 27.39.04Ø54 3
Forbrug på rammeaftalen Forbruget ovenfor er opgjort på baggrund af historiske data samt forventninger til fremtidigt behov, og er som følge heraf ikke forpligtende for Gladsaxe Kommune. Der er overladt den enkelte visiterede borger frit valg mellem godkendte private leverandører og den kommunale hjemmepleje. Gladsaxe Kommune kan som følge heraf ikke garantere hver leverandør en given andel. Når en borger visiteres til praktisk hjælp og/eller personlig pleje, oplyser Visitationen om de mulige leverandører og udleverer informationsmateriale fra hver leverandør. Priser Timepriserne er opgjort i danske kroner ekskl. moms. i nedenstående tabel. Priserne justeres én gang om året (dog første gang i 2018) eller oftere, hvis der sker ændringer, som medfører, at omkostningerne afviger væsentligt fra afregningsprisen. Priserne beregnes på baggrund af Gladsaxe Kommunes gennemsnitlige, langsigtede omkostninger ved den kommunale leverandørvirksomhed i henhold til vejledning til Serviceloven. Nedenstående timepriser gælder som udgangspunkt indtil 28.02.2018. Dagtimer Indsatser om dagen i tidsrummet mandag til fredag fra kl. 7.00-327 17.00 og lørdage fra kl. 7.00-17.00. Såfremt 1. maj, grundlovsdag samt nytårsaftensdag er en hverdag afregnes de som lørdage. Helligdage afregnes som ulempe timer, jf. nedenstående. Ulempetimer Indsatser om aftenen i tidsrummet mandag-lørdag kl. 17.00-394 23.30 samt på søndage og helligdage kl 7.00-23.30. Nattetimer Indsatser i tidsrummet kl. 23.30-7.00 alle ugens dage 471 Godkendelseskriterier Ansøger skal opfylde alle nedenstående kriterier for at blive godkendt som leverandør. Kommunen forbeholder sig ret til at indkræve dokumentation for, at en godkendt leverandør stadig opfylder godkendelseskriterierne. Godkendte leverandører skal udføre arbejdet i henhold til kravspecifikation og til enhver tid gældende kvalitetsstandarder i Gladsaxe Kommune. Kriterium Økonomisk formåen: Ansøger skal have en omsætning inden for det annoncerede område på minimum DKK 2.000.000,- i det seneste afsluttede regnskabsår. Dokumentation Oplysninger om ansøgers samlede omsætning inden for de seneste 3 regnskabsår (udfyldes i bilag 1A Nøgletal). Oplysninger om ansøgers omsætning inden for det annoncerede område for det seneste afsluttede regnskabsår (udfyldes i bilag 1A - J. nr. 27.39.04Ø54 4
Ansøger har haft en positiv egenkapital for det seneste afsluttede regnskabsår. Nøgletal). Såfremt ansøger kan fremsende dokumentation for, at der i det indeværende regnskabsår kan opnås en omsætning på samme beløb, kan der dispenseres fra kravet. Oplysninger om ansøgers egenkapital de seneste 3 regnskabsår (udfyldes i bilag 1A nøgletal). Såfremt ansøger har eksisteret i mindre end 3 år, vedlægges oplysninger for det/de afsluttede regnskabsår, der er tilgængelige. Relevant erfaring: Ansøger skal dokumentere erfaring med minimum én tilsvarende leverance i løbet af de seneste tre år. Ved tilsvarende leverancer anses levering af personlig pleje og praktisk hjælp til offentlige myndigheder. Faglige kompetencer: Ansøger skal sikre, at alt fastansat personale, der kommer hos borgerne, er sundhedsfagligt uddannet minimum som sosu-hjælpere, hjemmehjælpere eller sygehjælpere. Såfremt der benyttes afløsere, skal leverandøren sikre, at minimum 90 % af de leverede timer leveres af uddannet sosu-hjælpere, uddannet hjemmehjælpere eller sygehjælpere. Længerevarende vikarer dvs. > 3mdr skal være uddannet sosu-hjælpere, uddannet hjemmehjælper eller sygehjælpere, jf. kravspecifikation afsnit 6.6. Såfremt ansøger har haft underskud det seneste regnskabsår, afsluttet det seneste regnskabsår med en negativ egenkapital eller det seneste årsregnskab har givet anledning til bemærkninger fra tilbudsgivers revisor, skal seneste regnskab medsendes en redegørelse for årsagen samt opstilles forventninger for nøgletallene vedrørende det igangværende regnskabsår. Ansøger udfylder referenceliste i bilag 1B, som indeholder de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste tre år. Som led i godkendelsen af ansøgningen indgår referencerne i den samlede vurdering. Såfremt der ved indhentelse af referencer fremkommer oplysninger, der sår tvivl om, at leverandøren kan løse opgaven tilfredsstillende, forbeholder kommunen sig ret til kunne afvise ansøger på dette grundlag. Ansøger skal beskrive organisation, ledelse og personaleforhold, som viser, at virksomheden har de nødvendige kompetencer til at levere indsatserne i henhold til kravspecifikation. Herunder skal der være navn og cpr nr. på sundhedsfaglig ledelse. J. nr. 27.39.04Ø54 5
Ansøger skal have en autoriseret sundhedsfaglig ledelse, jf. kravspecifikation afsnit 6.7. Leveringssikkerhed: Ansøger skal have kapacitet til at levere de af aftalen omfattede indsatser, også i ferie- og sygdomsperioder og i tilfælde af akut opståede ændringer i borgernes behov. Kvalitetssikringssystemer: Ansøger skal have procedurer, der sikrer faglighed, borgertilfredshed, korrekt dokumentation mv. Samtale: Inden eventuel godkendelse indkaldes ansøger til en samtale med kommunen af afklarende karakter om det at være leverandør i Gladsaxe Kommune. Emner, der kan drøftes ved samtalen, er bl.a. samarbejde om borgerforløb, rehabilitering, arbejdsmiljø og andre forhold i kravspecifikationen. Erklæring om gæld til det offentlige Løn- og ansættelsesforhold Ansøger skal sikre, at ansatte hos ansøger og eventuelle underleverandører i flere led, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område (jf. endvidere ILO konvention nr. 94). Indberetning af skat, ansættelsesforhold, underleverandører mv Databehandleraftale Underleverandører Forsikring: Ansøger er forpligtet til at etablere og vedligeholde en erhvervsansvarsforsikring gennem hele kontraktperioden med en forsikringssum Dokumentation for nødvendigt beredskab kan ske som henvisning til eget vikarkorps eller vedhæftet samarbejdsaftale med eksterne vikarkorps. Redskaber til kvalitetssikring, fx vejledninger og instruktioner, fx for oplæring af nye medarbejdere, dokumentation m.v., skal beskrives eller vedlægges ansøgning. Ansøger skal deltage i samtale. Tro- og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige skal underskrives og vedhæftes ansøgning, bilag 1C. Bilag 1D om overholdelse af arbejdsgiverklausul skal underskrives og vedlægges ansøgning. Eventuel overenskomst skal vedlægges ansøgning. Hvis ikke der er indgået en overenskomst, skal der foreligge dokumentation, som sikrer opfyldelse af kravene tilsvarende overenskomsten. Bilag 1E skal underskrives og vedlægges ansøgning. Bilag 1F skal underskrives og vedlægges ansøgning. Såfremt ansøger har indgået aftale med underleverandører, skal bilag 1G udfyldes og vedlægges. Ansøger fremsender certifikat udstedt af forsikringen til kommunen forud for underskrivelse af kontrakt. J. nr. 27.39.04Ø54 6
på minimum 10 mio. kr. ved personskade og 10 mio. kr. ved tingsskade pr. år. Sikkerhedsstillelse: Der skal stilles sikkerhedsstillelse pålydende DKK 50.000,-. Hvis det viser sig, at leverandøren opnår 10 pct. af borgerne i målgruppen, vil det give anledning til en genforhandling af sikkerhedsstillelsen. Sikkerheden skal opretholdes indtil 4 måneder efter kontraktperiodens udløb, og nedskrives ikke i perioden. Ansøger skal have fremsendt bilag 1H med underskrift af pengeinstitut eller tilsvarende, der kan bekræfte oplysningerne. Bilaget sendes til kommunen forud for underskrivelse af kontrakt. Sikkerheden skal stilles før underskrivelse af kontrakt i form af pengeinstitutgaranti eller kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Krav til ansøgning Ansøgningsskema skal udfyldes og dertilhørende udfyldte bilag (jf. ovenfor) skal vedhæftes. Ansøgningens dokumenter skal så vidt muligt samlet i ét pdf-dokument med ansøgningsskema først. Ansøgningen og al kommunikation i ansøgnings- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må endvidere være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Gladsaxe Kommune anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Ansøgningen skal sendes elektronisk til ssf@gladsaxe.dk med overskriften Ansøgning om godkendelse som leverandør. Ansøgninger behandles 4 gange om året i henhold til følgende deadlines: 1. maj 1. august 1. november 1. februar For yderligere spørgsmål kontakt Analyse og Udvikling, Berit Stengaard, på tlf. 39 57 55 51 eller berste@gladsaxe.dk. Behandling af ansøgninger Ansøgere kan forvente at få svar på ansøgning, såfremt alle påkrævede oplysninger er tilgængelige, senest inden for 20 arbejdsdage, i form af enten afslag eller indkaldelse til samtale med henblik på indgåelse af kontrakt. J. nr. 27.39.04Ø54 7