Møde den: 11. juni 2015 kl. 12.00-14.00 Mødelokale 1431-013/015 (videolink 1431015) Møde i LSU for Uddannelse Referat Deltagere: Kristian Thorn, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted Hansen, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Per Lindblad Johansen, Tina K. Gerkens, Zbigniew Sobkowicz, Louise Ydemann Duarte, Lisbeth Ramsgaard Carlsen, Vibeke Jartoft, Birgitte Schrøder, Hanne Kaiser (HR, referent) og Signe Osbahr Afbud: Helle Colding Seiersen, Anders Nyegaard Mikkelsen 1. Godkendelse af dagsorden Det blev diskuteret, hvorvidt notatet om budgetreduktion 2016-2019 skulle drøftes på dette møde. Konklusionen blev, at der indkaldes til et ekstraordinært LSU d. 24. juni, så LSU har tid til at nærlæse notatet. Dato: 22. juni 2015 Side 1/6 Der var ikke yderligere kommentarer til dagsordenen. 2. Status på analyse af AUL og uddannelsesområdet (lukket punkt) Notatet om analyse af AUL blev drøftet. Lisbeth udtrykte bekymring for tidsopgørelsen, som er medtaget i analysen. Efter hendes mening burde der afsættes mere tid til kortlægningen af ydelser og estimering af, hvor lang tid der bruges på opgaverne, ellers risikerer det at blive sjusk, og det er uheldigt, når output er så vigtigt. Hertil forklarede Per, at opgørelse af tid ikke er en del af selve analyseopgaven, men at man er blevet bedt om at lave en nøgletalsanalyse, som kan bruges i dialogen med dekanerne. Zbigniew undrede sig over, hvordan AU Uddannelse kan spare ved at reducere budgettet for bibliotekerne, når udgifterne betales af fakulteterne. Besparelser på AUL vil tilfalde fakulteterne og ikke AU Uddannelse, fordi dekanerne ejer størstedelen af budgettet for AUL. Kristian forklarede, at der skal spares 2 procent om året på det administrative budget. Det gælder også i de administrative centre, hvorfor dekanerne er underslagt enslydende besparelsesmål. Lisbeth tilkendegav, at hun ikke havde troet, at besparelserne ville resultere i afskedigelser, men at det nu godt kunne se således ud, da det af notet fremgår, at udlicitering af opgaver vil give årsværksbesparelser. Aarhus Universitet
Kristian gav desuden udtryk for, at afskedigelse kan komme på tale, men at afværgeforanstaltninger og alle alternativer vil blive overvejet. Besparelsesmålene er betydelige, men de skal også ses i forhold til, at AU Uddannelse er et stort område. Side 2/6 Zbigniew tilkendegav, at det bør fremgå, hvilken værdi AUL s støtte til forskere og studerende tilfører. Per forklarede hertil, at det er vigtigt, at de faglige miljøer mener, at AUL s ydelser giver værdi. Derfor skal der være en prioriteringsdialog med fakulteterne om, hvilke ydelser AUL skal levere. Vibeke nævnte, at tidligere udregninger har vist, at det ikke kan betale sig at flytte opgaver til Statsbiblioteket, og hun opfordrer til, at man kigger på den brugerundersøgelse, som lige er foretaget. Per fortalte, at man ikke flytter en opgave til Statsbiblioteket, hvis der ikke er noget at spare. Det skal man naturligvis undersøge. Anna Mette fremhævede værdien af ydelserne, der knytter sig til kerneopgaverne. Hun hæfter sig især ved, at der i analysen nævnes effektiviseringer i Pure og gav udtryk for, at hun ikke tror, at det vil skabe en besparelse. Per gav udtryk for, at materialet endnu ikke er færdigarbejdet, og han modtager gerne skriftlige bemærkninger til rapporten. Når der har været møde i arbejdsgruppen, kan materialet offentliggøres. Analyse på uddannelsesområdet: Christian fortalte, at Optag er udvalgt til en delanalyse. Der er nu lavet et oplæg til, hvordan analysen kan gribes an. Man vil kigge på opgaver i Optag, og hvilke værktøjer, som kan anvendes som støtte i opgaveløsningen - eksempelvis så man får et bedre overblik, et bedre sagsforløb eller en bedre maskinel behandling. Processerne omkring optagelsen er allerede effektiviseret som følge er skarpe deadlines og få ressourcer, men processerne kan understøttes endnu bedre med it-værktøjer. Kristian pointerede, at det, at Optag er udvalgt til analysen, ikke er ensbetydende med, at der nødvendigvis skal ske særlige besparelser på Optag, og Christian supplerede, at han ser det som en fordel, at man har fået ressourcer til at kigge på området. Kristian fortalte, at styregruppen har udvalgt tre områder, som skal analyseres. Udover Optag skal der også laves en analyse på vejledning og studienævnsbetjening. Men arbejdet her er endnu ikke færdigt.
3. Evaluering af Fællesseminar d. 18. maj 2015 Der var en generel tilfredshed med fællesseminaret, som var en veltilrettelagt dag. Det var godt at mødes med de øvrige kolleger i AU Uddannelse. Særligt glad var man for speeddatingdelen. Denne del måtte gerne have fyldt lidt mere. Side 3/6 Der var desuden tilfredshed med Kristians oplæg. Det var godt, at alle områder blev nævnt. Det viser, at Kristian har en fornemmelse for, hvad der rører sig i organisationen. Med hensyn til den praktiske del, gav Lisbeth udtryk for, at det ville være rart, hvis sådanne arrangementer starter kl. 10, da det ellers bliver sent, før medarbejderne fra Emdrup kommer hjem. Nogle medarbejdere havde en følelse af, at der har været meget værdisnak på det seneste, og at dette ikke havde behøvet at fylde så meget på dagen. Under værdisnakken viste det sig, at der var stor enighed omkring værdier og leveregler. Særligt fremhævet blev: - at vise tillid og sætte fri -frihed under ansvar - åbenhed og transparens - en anerkendende kultur - kollegial sparring og videndelen på tværs - høj faglighed og fokus på kompetenceudvikling - fokus på worklife-balance Anne spurgte, hvordan vi kommer videre med arbejdet og gør det konkret i en hverdag, som er overskygget af manglende ressourcer og prioritering af opgaver. Hertil foreslog Kristian, at det er det, som LSU skal arbejde videre med, og som tages hul på under dagsordenens punkt 5 og 6. 4. MUS 2015 Ifølge AU s årshjul skal der afholdes MUS i efteråret. Anne påpegede, at timingen af MUS er vigtig. MUS og drøftelser om kompetenceudvikling skal være afsluttet, så man kan nå at søge kompetencemidler i december. Louise gav udtryk for, at nogle mener at MUS bliver en floskel, hvis det kun sker én gang om året. Hun foreslog, at man har mini-mus hver eller hver anden måned.
Kristian spurgte, om der er særlige temaer, som ønskes behandlet under den kommende MUS-runde. Kristian tilkendegav, at han ønsker et tema om samarbejde med andre enheder og fakulteter. Side 4/6 Lisbeth forslog, at stress bliver et tema under MUS med særlig fokus på worklifebalance. Hertil svarede Kristian, at der er stor ledelsesfokus på stressproblematikken, og at der arbejdes med det i ledergruppen. Christian forklarede, at det handler om at forebygge stress. Er der ubalance i worklife-balance, skal der tages fat om det. Kristian sluttede punktet af med at fortælle, at ledergruppen på baggrund af drøftelserne i LSU vil rammesætte dette års MUS. 5. Kompetenceudvikling Det blev aftalt, at der nedsættes en arbejdsgruppe omkring kompetenceudvikling, hvor man med fordel kunne tage udgangspunkt i det arbejde, som er lavet i tidligere arbejdsgrupper på de forskellige VD-områder. Kristian gav udtryk for, at han ønsker at have fokus på kompetenceudvikling, og at dette kan være mange ting. Gå-hjem-møder kunne være en mulighed med temaer som eksempelvis fremdriftsreform og LMS. Fordelen herved er, at man kombinerer kollegialt samspil med kompetenceudvikling. Hanne fortalte, at man i HR har gode erfaringer med selv at arrangere uddannelsesdage, og at man gerne deler denne erfaring med AU Uddannelse. Anne spurgte, om der i budgettet er øremærket midler til kompetenceudvikling. Hertil svarede Kristian, at der ikke umiddelbart øremærket noget til kompetenceudvikling. Det drøftes for tiden i LEA, hvordan kompetenceudvikling fremover kan fastholdes som en vigtig prioritet. 6. Arbejdspres, krydspres og stress Kristian fortalte, at den psykiske APV gennemføres i foråret 2016. Det betyder, at rapporten tidligst vil være tilgængelig før sommerferien næste år. Kristian forslog derfor, at man allerede nu laver en lille forespørgsel en mini-apv for at undersøge, hvordan det står til med arbejdspres og stress i AU Uddannelse. Undersøgelsen skal være anonym og ikke gå dybere i detaljeringsgrand end niveauet for de store enheder.
Anne gav udtryk for, at man har været igennem mange undersøgelser og processer, og Anna Mette var enig. Hun frygter for reaktionen blandt medarbejderne, hvis man igangsætter en sådan undersøgelse nu. Side 5/6 Zbigniew mente, at en undersøgelse samtidig med udmeldelsen om besparelser kunne give et negativt indtryk. Louise spurgte Kristian, hvad undersøgelsen konkret skal bruges til. Kristian svarede, at AU Uddannelse er et nyt område, og at ledergruppen gerne vil have klarhed over, hvor skoen trykker mest med henblik på at kunne følge op. En undersøgelse vil give denne indsigt og understøtte konkret og målrettet handling. Hertil supplerede Christian, at en undersøgelse vil kunne kvalificere hvilke faktorer, der spiller ind omkring stress mv. Vi har brug for en kortlægning af udfordringerne, så vi har noget at arbejde videre med, og som kan danne grundlag for videre drøftelser og indsats. Lisbeth gav udtryk for, at de lokale ledere burde vide, hvad der stresser, og Anne forklarede, at hun har oplevelsen af, at nogle ledere ikke formår at løfte opgaven omkring håndtering af stress. Det blev foreslået, at arbejdsmiljørepræsentanterne i stedet kunne komme rundt i enhederne og fornemme, hvordan stemningen er. Konklusionen på drøftelsen blev, at der ikke foretages en mini-apv, men at man venter til den store APV i foråret 2016. Der vil dog være drøftelser om emner, når temaet Arbejdstid, kultur og trivsel bliver behandlet i LSU. 7. Kriterier for lønforbedring til lønforhandling 2016 Kristian fortalte, at lønforhandlingerne nu er overstået. Derfor er der nu behov for at aftale hvilke kriterier, som skal gælde for næste lønforhandlinger, så medarbejderne i god tid kender de kriterier, der tildeles lønforbedringer efter. Kristian mente, at de nuværende kriterier fungerede fint under forhandlingerne. Anna Mette var enig og gav udtryk for, at det er godt, at de fleste medarbejdere kan se sig selv i kriterierne. Det blev drøftet, hvorvidt forhandling af funktionstillæg skal foregå under de årlige lønforhandlinger, eller om funktionstillæg bør forhandles på det tidspunkt, hvor der indgås aftale om en ny funktion. Det blev besluttet, at der kigges nærmere på kriteri-
erne for funktionstillæg, så det bliver mere klart, hvornår funktionstillæg kan forhandles og for hvilke funktioner. Side 6/6 8. Eventuelt Der var ingen punkter under Eventuelt Medsendt til orientering Arbejdsmiljøstatistikker Q1 2015 (blev ikke behandlet på mødet)