WWW.LOGOSCONSULT.DK LOGOS CONSULT BOGSHOP Navision Microsoft Dynamics NAV TIPS & TRICKS 3. udgave - VIDEN OM DYNAMICS NAV!
til Microsoft Dynamics NAV og Navision. Microsoft Dynamics NAV er et varemærke og/eller registreret varemærke, der tilhører Microsoft Corporation. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående skriftlig tilladelse fra Logos Consult A/S. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. 3. udgave. Printed in Denmark. Fotokopiering eller anden mekanisk gengivelse eller mangfoldiggørelse af denne bog, eller dele deraf, er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret.. Microsoft Dynamics NAV er et varemærke og/eller registreret varemærke, der tilhører Microsoft Corporation. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående skriftlig tilladelse fra Logos Consult A/S. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Logos Consult A/S Andkærvej 98 7100 Vejle Tlf. 75 85 73 99 www.logosconsult.dk
Indholdsfortegnelse 1. Filtre og funktionstaster...3 2. Tips og tricks i Microsoft Dynamics NAV...5 Find varer, der ikke omsættes...6 Find aktive kunder...9 Indret ordrevinduet... 11 Linkede vinduer... 13 Find varer på flere måder... 15 Indbygget regnefunktion... 19 Find bilag med Naviger-funktionen... 22 Standardkladder og Gentagelseskladder... 27 Salgskoder og Købskoder... 32 Bogfør en del af kladden... 37 Bogføringsfejl... 39 Tilbagefør transaktion... 39 Kassekladde fejler ved bogføring... 44 Annullér udligning... 47 Spar telefaxen... 54 Genbrug af tekster... 58 Lange tekster på varer... 65 Udskriv rapporter i HTML-format... 76 Søg og erstat... 79 Flere sprog... 81 Side 2
1. Filtre og funktionstaster Grundform Eksempel Betyder Lig med 377 Records med tallet 377. ADM Records, der indeholder ADM i feltet, f.eks. records med afdelingskoden ADM. Interval 1100.. 2100 Tal mellem 1100 og 2100 inkl...311200 Datoer til og med 31/12 2000 P8.. Oplysninger for regnskabsperiode 8 og frem 40000.. Debitornr. 40000 og frem Enten/eller 1200 1300 Konto 1200 eller 1300. Findes begge, vises begge. Både og <2000&>1000 Konti mindre end 2000 og større end 1000 (tegnet & må ikke anvendes alene). Forskellig fra <>0 Alle tal undtagen 0. Større end > 1200 Tal større end 1200. Større end eller lig med >=1200 Tal lig med eller større end 1200. Mindre end <1200 Tal mindre end 1200. Mindre end eller lig med <=1200 Tal lig med eller mindre end 1200. Mange ukendte tegn *A/S* Tekster, der indeholder A/S *A/S A/S* Tekster, der slutter med A/S Tekster, der starter med A/S Ét ukendt tegn Hans?n Tekster som Hansen, Hanson m.v. Beregnes før resten 30 (>=10&<=20) 30 eller (resultatet af parentesen). Store/små bogstaver er uden betydning i resten af søgeordet @firma Tekster som Firma, FIRMA og firma F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Ctrl+F-tast Mærke Designer Luk Poster Næste Tabelfilter Zoom Afstem til/fra vindue Shift+F-tast Hvad er.. Kort Specificer Flow filter Sortér Udlign Bogfør Objektog udskriv design. F-tast Hjælp Rediger Indsæt ny Slet Oversigt Valg Feltfilter Kopier Statistik Menulinje Bogfør Hovedmenu Side 3
Grundformerne kan også kombineres indbyrdes: 5999 8100.. 8490 Nummer 5999 og numrene 8100 til 8490 inkl...1299 1400.. Tallene til og med 1299 eller tallene fra og med 1400. Findes begge intervaller, visse begge - dvs. alle tal bortset fra 1300 til 1399 inkl. >50&<100 Tal større end 50 og mindre end 100, dvs. tallene 51 til 99 inkl. *C*&*D* Tekster, der både indeholder C og D. @*?/s* Tekster som indeholder A/S, I/S, M/S m.v. eller a/s, i/s, m/s (/S eller /s skal findes, men bogstavet før er ikke fastlagt, og brug af store/små bogstaver er uden betydning. Man kan bruge 3 forskellige filtertyper i Microsoft Dynamics NAV: Tabelfilter Ctrl+F7 Feltfilter F7 Flowfilter Shift+F7 Med funktionerne Vis, Feltfilter og Vis, Tabelfilter kan man sørge for, at et vindue midlertidigt kun viser de konti, debitorer, poster eller andre records, der opfylder en bestemt betingelse. Hvis man sætter filter på flere felter samtidig, vil programmet kun vise de records, hvor alle betingelser (dvs. filtre) er opfyldt. Den funktion, som feltfilter udfører, er nøjagtig den samme som den, tabelfilter udfører. Men feltfilter sætter kun filter på ét felt ad gangen, nemlig det felt markøren står i, når man vælger funktionen. I programmet findes en slags felter, der kaldes for FlowFields. Det er felter, hvor indholdet er "flydende" og hele tiden ændres, fordi programmet udregner værdien til feltet, hver gang man åbner vinduet, hvor feltet er. FlowFilters bruges til at bestemme, hvor meget der skal med i beregningen af de felter, der kaldes FlowFields. Side 4
2. Tips og tricks i Microsoft Dynamics NAV Med denne lektion vil vi gerne gøre opmærksom på nogle nyttige værktøjer og funktioner i programmet, som kan være med til at lettet det daglige arbejde samt indtastningen i Microsoft Dynamics NAV. Vi har eksempelvis valgt at fremhæve funktioner som Visning af vinduer, Søgefunktioner, Regnefunktioner, Arkivering, Bogføringsmetoder, Brug af tekster, Datoindtastning, Fejlsøgning m.m. Til lektionen hører testregnskabet CRONUS Danmark A/S, som du kan åbne ved at vælge Filer, Regnskab, Åbn på menulinjen (eller trykke på Ctrl+O): Klik på CRONUS Danmark A/S og derefter på OK. Side 5
Klik på knappen OK i nedenstående meddelelse: Find varer, der ikke omsættes Ønsker du at finde frem til de varer, der eksempelvis ikke har været omsat inden for en bestemt periode, kan du ved hjælp af nogle få filtre søge disse frem. Felt- og tabelfiltre kan bruges, hvis du i et vindue kun vil have vist bestemte konti, debitorer, kreditorer, poster eller andre records. FlowFiltre bruges til at begrænse oplysninger i felter, der viser beløb eller antal. Du angiver et filter ved at definere kriterier for ét eller flere felter i en tabel. Programmet kontrollerer alle records, og kun de records, der opfylder dine kriterier, slippes gennem filteret. Hvis der er angivet kriterier for flere felter på én gang, skal records opfylde alle kriterierne for at slippe igennem filteret. Åbn et varekort ved at klikke på menuen Lager, Planlægning & udførelse, varer: Side 6
Klik på knappen Vare og vælg Oversigt (eller tryk på F5) for at åbne vareoversigten: Sæt et filter ved at vælge Vis, Tabelfilter på menulinjen (eller trykke på Ctrl+F7) og skriv feltnavnet Salg(Antal) på den første tomme linje i kolonnen Felt. I kolonnen Filter skal du skrive 0: Tryk på knappen Anvend (Udlign) og efterfølgende på knappen OK for at aktivere filteret. Nu vises samtlige varer, der ikke har være omsat. Bemærk statuslinjen nederst på skærmen, der nu viser, at der er sat filter på vinduet. Side 7
For at finde de varer, der ikke har været omsat inden for en bestemt periode sættes endnu et filter. Vælg Vis, Flowfilter på menulinjen (eller tryk på Shift+F7) for at indsætte et datofilter for perioden 1/1-07 31/12-07: Tryk på knappen Anvend (Udlign) og efterfølgende på knappen OK. Du ser nu alle de varer, der ikke er blevet solgt i perioden 1/1 31/12 2007: Bemærk, at man ikke kan fjerne et Flowfilter med Vis, Vis alle på menulinien på samme måde, som når man fjerner de øvrige filtre. For at fjerne et Flowfilter skal man åbne Flowfilter-vinduet og slette filteret manuelt. Side 8
Find aktive kunder For at få et billede af hvilke kunder, der er aktive, kan du ved hjælp af nogle få filtre søge de kunder frem, du har solgt varer til inden for en bestemt perioden. Åbn et debitorkort ved at klikke på menuen Salg & marketing, Salg, Debitorer: Klik på knappen Debitor og vælg oversigt (eller tryk på F5) for at se en Debitoroversigt: Side 9
Sæt et filter ved at vælge Vis, Tabelfilter på menulinjen (eller trykke på Ctrl+F7) og skriv feltnavnet Salg(RV) på den første tomme linje i kolonnen Felt. I kolonnen Filter skal du skrive >0: Tryk på knappen Anvend og efterfølgende på knappen OK for at aktivere filteret. Vælg Vis, Flowfilter på menulinjen (eller tryk på Shift+F7) for at indsætte et datofilter for perioden 1/1-07 31/12-07: Du ser nu alle de kunder, der har købt noget i perioden 1/1 31/12 2007: Tip: På samme måde kan du se inaktive kunder. For at gøre det, skal filteret salg (RV) være 0 i stedet for >0. Side 10
Indret ordrevinduet For at få et bedre overblik og et minimum antal af indtastninger, kan du indrette dit ordrevindue efter netop dit behov. Klik på menuen Salg & marketing, Ordrebehandling og vælg Ordrer: Side 11
Fjern de kolonner du ikke har brug for og sørg for at sætte kolonnerne Type, Nummer og Antal forrest. Klik på kolonne, der ønskes fjernet og vælg Vis, Skjul Kolonne på menulinjen: Du kan nu hurtigt indtaste en ordrelinie og afslutte denne ved at trykke End Enter for at gå til en ny linie. Vil du derimod tilføje en ekstra kolonne på salgslinjerne, skal du klikke på Vis, Vis Kolonne på menulinjen og sætte et hak ud for feltet, der ønskes tilføjet: Klik på knappen OK. Tip: Du kan flytte en kolonne ved at klikke på kolonnen og holde venstre musetast nede samtidig med, at kolonnen trækkes til højre eller venstre. Side 12
Linkede vinduer I Microsoft Dynamics NAV kan du med fordel åbne flere vinduer samtidig for at få et bedre overblik. Er et vindue linket til et andet vindue, vil du se, at det linkede vindue følger med, når du blader i vinduet. I nedenstående eksempel vil vi anvende vinduet debitorkort med det linkede vindue debitorposter. Åbn et debitorkort ved at klikke på menuen Salg & Marketing, Salg, Debitorer: Åbn debitorposterne ved at klikke på knappen Debitor og vælge Poster (eller trykke på Ctrl+F5): Side 13
Flyt vinduerne på skrivebordet, så du kan se dem begge samtidig. Klik på vinduets øverste blå bjælke og hold musetasten nede samtidig med at vinduet flyttes: Prøv nu at blade i debitorvinduet ved hjælp af knapperne PageUp og PageDown og se, at vinduet Debitorposter følger med. Side 14
Find varer på flere måder Tips & Tricks Når du står på en salgsordrelinje og har indtastet typen Vare, er der flere forskellige måder at søge varen frem på. I feltet Nummer kan du indtaste varenummeret, en del af varenavnet eller hente en vareoversigt, i hvilken du kan anvende søgning, sortering og filtre for at finde den pågældende vare. Klik på menuen Salg & marketing, Ordrebehandling, Ordrer og opret en ny salgsordre som vist nedenfor ved at trykke F3. Indtast typen Vare. Indtast varenummeret LS-MAN-10 og tryk på Enter: Bemærk, at du kan slette linjen igen ved at trykke på F4. Side 15
I feltet Nummer kan du også indtaste søgenavnet (eller begyndelsen af søgenavnet) og trykke på Enter: Søgning I feltet Nummer kan du vælge at klikke på AssistButton (eller trykke på F6) for at se vareoversigten: Side 16
I feltet Nummer kan du søge varen frem ved at skrive en del af nummeret og efterfølgende trykke på Enter: Alternativt kan du i feltet Beskrivelse skrive en del af varens navn og trykke på Enter: Programmet viser nu den første vare, hvor varens beskrivelse starter med Brugervej. Man kan så vælge at klikke på knappen Find næste, indtil den rigtige vare er fundet. Filtre Du kan også vælge at sætte et filter i feltet Beskrivelse. Vælg Vis, Feltfilter på menulinjen (eller tryk på F7) og indtast nedenstående filter efterfulgt af OK: Tegnet @ gør at programmet ser bort fra anvendelsen af store og små bogstaver. Programmet vil nu søge de varer frem, hvor det der er anført mellem stjernerne indgår i varens beskrivelse. I dette tilfælde var der kun én vare, der opfyldte søgekriteriet: Side 17
Når varen er fundet i vareoversigten skal du klikke på linjen med det ønskede varenummer og derefter på OK (eller tryk på Enter) for at kopiere nummeret til ordren. Tryk herefter på Enter for at hente vareoplysninger til ordren. Sortering Man kan også vælge at få vareoversigten sorteret i en bestemt rækkefølge. Vælg Vis, Sorter på menulinjen (eller tryk på Shift+F8) og se valgmulighederne: I nedenstående eksempel er det Søgebeskrivelse, der er sorteringsnøglen: Side 18
Indbygget regnefunktion Tips & Tricks Nogle gange har du brug for at foretage en mindre beregning, før du kan indsætte en værdi i et felt. Med Microsoft Dynamics NAV kan du indtaste et udtryk og beregne værdien direkte i mange af programmets felter. Du kan bruge regnefunktionen i alle talfelter. På eksempelvis tilbud, ordre og kassekladde kan du regne uden at forlade vinduet. Du kan bruge de fire regnearter: + (addition) - (subtraktion) * (multiplikation) / (division) Klik på menuen Økonomistyring, Finans, Finanskladder og indsæt kontonr. 8210: I ovenstående eksempel kender du kun prisen ekskl. moms, hvorfor du ganger beløbet med 1,25 for at få tillagt momsen. Tryk på Enter, og værdien bliver automatisk beregnet og resultatet indsat i feltet (541,25). Tegnene kan kombineres, men du kan ikke bruge parenteser, så du skal være opmærksom på, hvordan du angiver beregningen. Multiplikation og division foretages før addition og subtraktion. Du kan også udføre flere beregninger i samme felt. Side 19
Nem indtastning af datoer Tips & Tricks I Microsoft Dynamics NAV skal du angive datoer mange forskellige steder. Måden, du angiver datoer på, afhænger af de indstillinger, der er markeret i vinduet International i Windows Kontrolpanel. Du kan angive datoer med eller uden separatorer. I et datofelt kan du indtaste to, fire, seks eller otte cifre. Klik på Økonomistyring, Finans, Finanskladder og prøv at indsætte datoer ud fra nedenstående eksempler: - Hvis du indtaster to cifre, opfatter programmet det som dagen og indsætter selv måneden og året ud fra arbejdsdatoen. - Hvis du indtaster fire cifre, opfatter programmet det som dagen og måneden og indsætter selv året ud fra arbejdsdatoen. - Hvis datoen er i perioden 01-01-1930 og 31-12-2029, kan du nøjes med to cifre for året, ellers skal året angives med fire cifre. Men hvis du bruger Windows 2000 som operativsystem, kan du selv bestemme dette datointerval. Det gør du ved at tilpasse indstillingen for datoformat under fanen Dato i vinduet International i Kontrolpanel. Side 20
Du kan også indtaste datoen som en ugedag efterfulgt af ugenummeret og evt. året: - Ma51 betyder mandag i uge 51 - Ma5107 betyder mandag i uge 51 i år 2007 Du kan også bruge ugedagsforkortelserne for den aktuelle uge: - Ma for mandag - Ti for tirsdag - On for onsdag mv. I stedet for en bestemt dato kan du indtaste èn af to koder: - D betyder, at Dags dato indsættes automatisk (computerens systemdato) - A betyder, at Arbejdsdato indsættes automatisk. Klik på Arbejdsdato i menuen Funktioner for at angive arbejdsdatoen. Hvis du ikke selv angiver en arbejdsdato, bliver systemdatoen automatisk brugt som arbejdsdato. Det er en fordel at anvende en arbejdsdato, hvis du har mange transaktioner at udføre på en dato, der ikke er dags dato. Side 21
Find bilag med Naviger-funktionen I Microsoft Dynamics NAV har du mulighed for at navigere dig frem til et bestemt bilag. Du kan vælge funktionen i vinduer med poster og vinduer, der indeholder bogførte leverancer og modtagelser. Du kan eksempelvis bruge den til at finde en bestemt bogført faktura. Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Debitorer for at åbne et debitorkort: Klik på knappen Debitor og vælg Poster (eller tryk på Ctrl+F5) for at se debitorposterne: Side 22
Klik på linien med den bogførte faktura 103001. Klik efterfølgende på knappen Naviger og vælg Bogført salgsfaktura: Klik på knappen Vis for at se det bogførte bilag: Side 23
Gem dokumentversioner Tips & Tricks Det kan være nyttigt at gemme en kopi af eksempelvis et tilbud eller en ordre, før man foretager en ændring i dokumentet. I arkivet har man mulighed for at se alle de gemte versioner af dokumentet. Klik på menuen Salg & marketing, Ordrebehandling, Ordrer og indtast en salgsordre som vist herunder: Klik på knappen Funktion og vælg Arkivér dokument: Klik på knappen Ja. Klik på knappen OK. Du kan se tidligere dokumentversioner ved at klikke på AssistButton (eller trykke på F6) i feltet Antal arkiverede versioner i salgsordrehovedet: Side 24
Vælg versionsnummeret og klik på knappen Linje og vælg Kort (eller tryk på Shift+F5) for at åbne den pågældende version af salgsordren: Side 25
Herved åbnes versionen i salgsordrearkivet: Ønsker du at gendanne det arkiverede dokument, kan du klikke på knappen Gendan: Klik på knappen Ja. Programmet kvitterer med følgende meddelelse, som du skal klikke OK til: Side 26
Standardkladder og Gentagelseskladder I Microsoft Dynamics NAV bruges Standardkladden som regel til simple, tilbagevendende transaktioner, mens gentagelseskladden bruges til avancerede, tilbagevendende transaktioner. Gentagelseskladden kan være en stor hjælp, når der er mange næsten ens poster, der skal bogføres igen og igen, f.eks. løn, husleje, abonnementer, el, varme osv. I tilknytning til en gentagelseskladdelinje har du også adgang til funktionen fordeling, hvor du kan opsætte regler for fordeling af omkostninger. Bogføring med fordeling Man kan anvende funktionen fordeling til at fordele beløbet i en gentagelseskladdelinje på flere konti og dimensioner samt efter forskellige fordelingsprincipper. I følgende eksempel gennemgås fordeling i forbindelse med bogføring af en allerede bogført saldo på en konto. For at forberede eksemplet skal du oprette en ny finanskonto som vist herunder. Klik på menuen Økonomistyring, Finans, Kontoplan: Vær opmærksom på, at felterne Bogføringstype, Virksomhedsbogf.gruppe og Produktbogf.gruppe skal være tomme på den nye konto. Husk at indrykke kontoplanen, når du har oprettet kontoen. Klik på knappen Funktion og vælg Indryk kontoplan. Side 27
Fordeling efter saldo Fordelingsprincippet kan bl.a. bruges til fordeling af omkostninger, der allerede er bogført. Klik på menuen Økonomistyring, Finans, Kontoplan og blad frem til konto 8120: I dette eksempel skal du fordele den bogførte omkostning til El og varme til afdelingerne Administration (med 15%), Produktion (med 60%) og Salg (med 25%). Tryk på Esc for at lukke vinduet. Klik på menuen Økonomistyring, Periodiske aktiviteter, Gentagelseskladder: Side 28
Indtast nu en linje som denne i gentagelseskladden (bemærk, at Gentagelsesprincip skal være Saldo): Det bogførte beløb på kontoen i linjen bliver brugt i bogføringen, således at beløbet bliver fordelt på de konti, der er defineret for linjen i tabellen Fordeling. Saldoen på kontoen bliver på den måde nulstillet. Felterne Bogføringstype, Virksomhedsbogf.gruppe og Produktbogf.gruppe bruges til beregning og afløftning af moms. Da denne bogføring skal fordele et allerede bogført beløb (hvoraf der tidligere er afløftet moms), skal disse tre felter være tomme. Klik på knappen Linje og vælg Fordelinger. I det aktuelle eksempel skal du indtaste 3 fordelingslinjer med angivelse af Andel i pct. (pr. afdeling) som vist herunder: Ved Andel i pct. indsættes procentsatser, som anvendes til beregning af beløbet i fordelingskladdelinjen. Den samlede sum af alle andele skal være 100%. Er kolonnen Afdeling ikke synlig kan denne vælges til ved hjælp af Vis Kolonne. Tryk på Esc for at lukke vinduet og gå tilbage til gentagelseskladden. Side 29
Klik nu på knappen Bogføring og vælg Bogfør (eller tryk på F11) for at bogføre gentagelseskladden: Klik på knappen Ja for at bogføre. Programmet fremdaterer bogføringsdatoen i gentagelseskladden efter bogføring: Klik på knappen Linje og vælg Fordelinger. Fordelingsnøglen bliver stående til næste gang, du skal bogføre fordeling af el og varme: Programmet har udfyldt feltet Beløb med de beløb, som blev bogført ved den seneste bogføring. Side 30
Luk vinduet ved at trykke Esc. Klik på menuen Økonomistyring, Finans, Kontoplan og blad frem til konto 8120-8125 for at se resultatet af bogføringen: Læg mærke til, at konto 8120 El og varme i denne situation er blevet brugt som interimskonto altså som midlertidig opsamlingskonto for omkostninger, der senere skal fordeles efter saldoprincippet. I forbindelse med fordelingen nulstilles kontoen. På konto 8125 kan du se fordelingen på finansposterne. Klik på knappen Konto og vælg Poster (eller tryk på Ctrl+F5): Gentagelseskladden er også meget nyttig til bogføring af faste tilbagevendende transaktioner som f.eks. lønbogføring, som er kendetegnet ved, at den gentages én gang hver måned, og at gentagelsesprincippet kan være faste beløb, mens andre kan være variable. Side 31
Salgskoder og Købskoder Tips & Tricks Du kan bruge standardsalgskoder til at oprette salgslinjer, der skal bruges jævnligt. Du kan oprette et ubegrænset antal standardsalgskoder, og hver af dem kan indeholde et ubegrænset antal standardsalgslinjer. Du kan derefter angive, hvilke standardsalgskoder der er gældende for hvilke debitorer. Når du på et senere tidspunkt opretter et salgsdokument (tilbud, ordre, faktura eller kreditnota) for en debitor, som du har tildelt en standardsalgskode, kan du bruge funktionen Hent std.deb.salgskoder til automatisk at indsætte de salgslinjer, som du oprettede for koden. Vinduet Standarddeb.salgskoder indeholder en oversigt over de standardsalgskoder, som er tildelt den aktuelle debitor. Tilsvarende har du mulighed for at oprette og knytte Standardkøbskoder til en kreditor og efterfølgende hente disse til et købsdokument. Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Debitorer og blad frem til debitor nummer 20000: Side 32
Klik på knappen Salg og vælg Standarddeb.salgskoder: For at se, hvad Basiskontorpakken består af, kan du åbne Standardsalgskodekortet. Klik på knappen Salg og vælg Kort (eller tryk på Shift+F5): Tryk på Esc for at lukke vinduet. Side 33
Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Fakturaer og tryk på F3 for at oprette en ny faktura: Programmet giver en advarsel om, at der er forfaldne beløb på kunden, som du skal tage stilling til. Acceptér dette og opret salgsfakturaen ved at klikke på knappen Ja: Side 34
Du kan hente Standarddeb.salgskoderne ved at klikke på knappen Funktion og vælge Hent std.deb.salgskoder: Side 35
Markér linjen med Basiskontorpakke og klik på knappen OK (eller tryk på Enter): Varelinjerne fra Basiskontorpakken indsættes automatisk, og du mangler blot at indtaste det ønskede antal. Side 36
Bogfør en del af kladden Tips & Tricks I de forskellige kladder i Microsoft Dynamics NAV kan du vælge kun at bogføre en del af den indtastede kladde. Der kan være flere årsager til, at du ikke ønsker at bogføre hele kladden. Måske skal du lige følge op på et af bilagene, eller måske ønsker du kun af bogføre bilag fra en bestemt dato. Klik på Økonomistyring, Finans, Finanskladder og indtast følgende linjer: For at afmærke hvilke kladdelinjer, der ønskes bogført, skal du klikke på den konkrete linje og trykke på Ctrl+F1: Herved sættes der en markering ud for linjen. Afmærk de 4 øverste linjer. Tip: Du kan anvende et feltfilter på bogføringsdatoen, hvis du udelukkende ønsker at bogføre poster pr. én bestemt bogføringsdato. Side 37
Vælg Vis, Kun afmærkede på menulinjen og bogfør de afmærkede kladdelinjer ved at klikke på knappen Bogføring og vælge Bogfør (eller trykke på F11): Klik på knappen Ja. Klik på knappen OK. Kladdelinjerne fra den 24-01-08 er nu bogført, og tilbage er kun bilagene fra den 25-01-08: Side 38
Bogføringsfejl Tilbagefør transaktion Med funktionen Tilbagefør transaktion kan du tilbageføre f.eks. en fejlagtig bogføring, du har lavet i en kladde. Der er visse kriterier for hvilke poster, der kan tilbageføres. Disse regler kan du læse mere om i Lærebog Finans 1. Klik på Økonomistyring, Finans, Finanskladder: Du vælger at bogføre finanskladden med de tidligere indtastede posteringer ved at klikke på knappen Bogføring og vælge Bogfør (eller trykke på F11). Klik på Ja i den efterfølgende meddelelse: Programmet kvitterer med denne meddelelse: Klik på OK for at lukke meddelelsen. Side 39
Du ønsker nu at se de posteringer, der er bogført på konto 8210 Kontorhold. Klik på menuen Økonomistyring, Finans, Kontoplan. Blad frem til linjen med konto 8210: Klik på knappen Konto og vælg poster (eller tryk på Ctrl+F5) for at se de bogførte bevægelser på kontoen. Tryk Ctrl+End for at gå til den sidste bogførte post: Klik på knappen Naviger for at se de bogførte finansposter for den pågældende transaktion: Side 40
Klik på linjen med Finanspost og klik på knappen Vis. Du kan nu se, at beløbet ved en fejl er trukket på konto 2910 Kassebeholdning: Tryk på Esc to gange for at lukke vinduerne. Beløbet skulle faktisk have været bogført på konto 2920 Bank, Lokalbanken, så du skal nu have korrigeret den fejlagtige bogføring. For at gøre det skal du tilbageføre den transaktion, som du oprindelig bogførte i finanskladden. Klik på linjen med køb på kontoen Kontorhold, klik herefter på knappen Funktion og vælg Tilbagefør transaktion: Vinduet viser nu de poster, der blev bogført i forbindelse med købet. Foruden de tre finansposter har programmet bogført en momspost. Side 41
Klik nu på knappen Tilbageførsel og vælg Tilbagefør for at tilbageføre posteringen (eller tryk på F11): Klik på Ja for at tilbageføre posterne. Programmet kvitterer med denne meddelelse: Klik på OK for at lukke meddelelsen. Du kan nu se, at programmet har tilbageført købet på kontoen for kontorhold: Side 42
Klik på linjen med tilbageførslen og herefter på knappen Naviger, Finanspost, Vis: Vinduet viser de posteringer, der i første omgang blev bogført via finanskladden og herefter de poster, der er blevet bogført i forbindelse med tilbageføringen. Tryk på Esc for at lukke vinduerne. Klik nu på Økonomistyring, Finans, Oversigt, Journaler. Tryk Ctrl+End for at gå til den sidst bogførte journal: Her kan du se, at programmet har dokumenteret tilbageførslen med et særskilt kildespor, så man kan se, at journalen er blevet bogført i forbindelse med en tilbageføring. Side 43
Kassekladde fejler ved bogføring I Microsoft Dynamics NAV kan du komme ud for, at programmet fejler i forbindelse med eksempelvis bogføring af en kassekladde. Meddelelsen refererer ofte til et bestemt linjenummer, som ikke umiddelbart kan ses af brugeren. I det følgende eksempel vil vi fremprovokere en sådan fejl og vise, hvordan du efterfølgende kan finde frem til linjen, som fejler. For at forberede eksemplet skal du indtaste kladdelinjerne som vist herunder. Læg mærke til, at Bogføringstypen på Bilagsnr. G00015 skal være blank. Klik på Økonomistyring, Finans, Finanskladder: Klik på knappen Bogføring og vælg Bogfør (eller tryk på F11) for at bogføre kladden: Klik på knappen Ja for at bogføre. Side 44
Programmet viser følgende fejlmeddelelse: Klik på knappen OK for at lukke vinduet. Du er nu gjort opmærksom på, at fejlen ligger i linjenr. 90000. For at finde frem til denne linje, kan du bruge et filter. Klik på Vis, Tabelfilter på menulinjen (eller tryk på Ctrl+F7). Klik derefter på den blanke linje under feltet Beskrivelse: Skriv feltnavnet Linjenr. (eller tryk på F6 og vælg Linjenr. fra listen). Udfyld feltet Filter med 90000: Side 45
Klik derefter på OK for at aktivere filteret. Programmet viser nu den kladdelinje, hvor bogføringstypen mangler. Indsæt bogføringstypen KØB og ophæv filteret ved at vælge Vis, Vis alle på menulinjen (eller tryk på Shift+Ctrl+F7): Kladden kan nu bogføres uden problemer ved at trykke knappen Bogføring og vælge Bogfør (eller trykke på F11): Side 46
Annullér udligning Når du har udlignet en betaling mod en eller flere debitorposter, kan du i Microsoft Dynamics NAV fortryde denne udligning, hvis du f.eks. kommer til at udligne en forkert faktura med en betaling. I dette eksempel vises funktionaliteten i salgsmodulet, men den samme funktionalitet findes i købsmodulet. Du skal først bogføre 1 indbetaling og 2 salgsfakturaer til kunden Kvalitetsmøbler A/S. Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Indbetalingskladder for at bogføre indbetalingen d. 10-12-2007: Bogfør kladden ved at klikke på knappen Bogfør og vælge Bogfør (eller trykke på F11): Klik på Ja for at bogføre. Klik på knappen OK. Side 47
Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Fakturaer og opret disse to fakturaer til kunde nr. 40000 Kvalitetsmøbler A/S. Klik på Ja i advarslerne vedr. forfaldne beløb samt lagerbeholdning: Side 48
Bogfør de to fakturaer ved at klikke på knappen Bogfør og vælge Bogfør (eller trykke på F11): Klik på Ja for at bogføre. Klik menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Debitorer og blad frem til debitorkortet for Kvalitetsmøbler A/S. Klik på knappen Debitor og vælg poster (eller tryk på Ctrl+F5): Som det ses i vinduet, mangler Kvalitetsmøbler A/S at betale Faktura 1005 og 1006. Den 28. januar indbetaler Kvalitetsmøbler A/S 5.000 kr. til os. Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Indbetalingskladder og indtast nedenstående indbetaling: Side 49
Ved at blade til højre i vinduet kan du se feltet Udligningsbilagnr. Klik på AssistButton (eller tryk på F6) i feltet: Indbetalingen er ikke stor nok til at dække nogen af debitorens åbne poster. Du vælger at udligne betalingen mod faktura 1006. Klik på linien med faktura 1006 og derefter på knappen OK (eller tryk på Enter). Klik på knappen Bogfør og vælg Bogfør for at bogføre indbetalingen: Klik på Ja for at bogføre kladden. Side 50
For at se resultatet af bogføringen skal du klikke på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Debitorer. Blad frem til debitornr. 40000. Klik på knappen Debitor og vælg Poster (eller tryk på Ctrl+F5): Betalingen d. 28. januar på 5.000 kr. er fratrukket faktura 1006, således at restbeløb på denne er 15.000 kr. Betalingen skulle dog have været udlignet mod faktura 1005, idet der var indgået aftale med kunden om, at han kunne betale faktura 1005 over 2 rater med første betaling 28. januar. Du kan af vinduet Udlignede deb.poster se, hvad indbetalingen den 28. januar er udlignet mod. Klik på linien med indbetalingen og klik derefter på knappen Post. Vælg Udlignede poster: Her kan du se, at betalingen er udlignet mod faktura 1006. Tryk på Esc for at forlade vinduet. Side 51
Du ønsker nu at annullere udligningen af faktura 1006. Klik på linien med indbetalingen. Klik på knappen Funktion og vælg Annuller udligning: I vinduet ses de poster, der har været involveret i udligningen. Klik på knappen Annuller udligning: Klik på knappen Ja for at annullere udligningen. Programmet kvitterer med denne meddelelse: Klik på knappen OK. Side 52
Af debitorposterne kan du nu se, at udligningen af faktura 1006 er annulleret, idet restbeløbet på denne post nu er 20.000 kr.: Nu kan du lave en efterudligning, hvor du udligner betalingen mod faktura 1005. Du kan læse mere om emnet Efterudligning i Lærebog Salg og Køb 1. Side 53
Spar telefaxen Der er ingen grund til at faxe eller poste en købsordre, hvis leverandøren har en e-mail. Microsoft Dynamics NAV er meget tæt integreret med Microsoft Office, hvorfor du via Microsoft Outlook kan vælge at sende en kopi af købsordren pr. e-mail til leverandøren. En sådan e-mail kan dannes på 2 forskellige måder alt efter hvilket postformat, der er sat op under indstillinger på din Outlook. Der kan enten dannes en fil, som indeholder købsordren, og som kan vedhæftes mailen, eller der kan dannes en mail, hvor indholdet af mailen er selve købsordren. Nedenfor kan du se, hvor du kan ændre indstillingerne. Når du står i Outlook, skal du vælge Funktioner på menulinjen og derefter Indstillinger og Postformat. Købsordre som vedhæftet fil Ønsker du at fremsende dine rapporter som en vedhæftet fil, skal dine indstillinger under postformat i Microsoft Outlook sættes til Almindelig tekst: Side 54
Købsordre som indhold i mail Ønsker du derimod at fremsende dine rapporter som indhold i mailen, skal dine indstillinger under postformat i Microsoft Outlook sættes til HTML: Opret købsordre Klik på menuen Køb, Ordrebehandling, Ordrer og tryk F3 for at oprette en ny ordre: Side 55
For at sende købsordren via e-mail skal du klikke på knappen Udskriv. Vælg Filer på menulinjen og derefter Send.. Rapport via e-mail: Står postformatet i den Outlook til Almindelig tekst, danner programmet en e-mail med en vedhæftet fil. Du skal blot indsætte postmodtageren, som evt. kan hentes fra dit adressekartotek: Side 56
Står postformatet i den Outlook til HTML, danner programmet en e-mail, hvor købsordren er selve indholdet i e-mailen. Også her skal der indsættes en postmodtager. Side 57
Genbrug af tekster Standardtekster I Microsoft Dynamics NAV har du mulighed for at oprette tekster, der indsættes i ethvert tekstfelt i programmet. Standardtekst kan eksempelvis være en bogføringstekst, der anvendes i en finanskladde, eller hvad som helst andet, der anvendes gentagende gange. Du skal oprette standardtekster, før du kan indsætte dem. Du kan oprette et ubegrænset antal standardtekster, og du kan tilføje nye, hvis det er nødvendigt. Den maksimale længde på standardtekster er 50 tegn, inkl. ordmellemrum. Du indsætter enkeltlinjer med standardtekster ved at åbne det vindue, hvor du vil indsætte teksten. Klik på menuen Økonomistyring, Finans, Finanskladder: Side 58
For at se de eksisterende standardtekster kan du i feltet beskrivelse skrive? efterfulgt af tryk på Enter: Ønsker du at oprette en ny tekst, vælger du Rediger, Ny på menulinjen (eller trykker på F3) og indsætter en kode samt en beskrivelse: Opret en ny tekst med koden BRO og beskrivelsen Broafgift Storebælt. Tryk på Esc for at lukke vinduet. Side 59
Indsæt nu kontonr. 8430 Rejseudgifter. Den ny standardtekst indsættes ved at skrive? efterfulgt af den tilsvarende kode BRO (der skal ikke være mellemrum). Tryk derefter på Enter: Når du trykker Enter, kopieres teksten til feltet beskrivelse: Side 60
Udvidede tekster En udvidet tekst er altid knyttet til en standardtekst. Standardteksten vises som den første linje tekst i et udskrevet dokument (du kan lade feltet stå tomt), og den udvidede tekst står nedenunder. Du kan udvide standardtekst ved at indsætte ekstra linjer, og du kan oprette betingelser for brug af ekstra linjer. Før du gør det, skal du oprette standardtekstkoder. Åbn vinduet tekster ved at klikke på menuen Økonomistyring, Opsætning, Generelt, Tekster: Tryk F3 for at oprette en ny tekst, angiv en kode i feltet Kode og en beskrivelse i feltet Beskrivelse som vist nedenfor: Klik på knappen Tekst og vælg Udvidede tekster. Side 61
Klik på fanebladet Generelt og markér feltet Alle sprogkoder. Felterne Startdato og/eller Slutdato udfyldes, hvis du vil begrænse den tid, hvor den udvidede tekst bruges. Du kan få hjælp til et felt ved at klikke på det og trykke på F1. Markér feltet Alle sprogkoder og skriv et par tekstlinier som vist i vinduet herunder: Klik på fanebladet Salg og markér de dokumenttyper, du vil bruge, når den udvidede tekst skal udskrives: Klik på fanebladet Køb og fjern hakket ved alle dokumenttyper, da teksten ikke vedrører købsbilag. Side 62
For at bruge en udvidet tekst skal du oprette det dokument, du vil indsætte den udvidede tekst i. Klik på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Fakturaer og tryk F3 for at oprette en ny salgsfaktura til kundenr. 49858585 - Hotel Pferdesee. Udfyld varelinjerne som vist herunder: Side 63
Vælg en tom kode i feltet Type på næste tomme linje. Angiv den udvidede tekstkode i feltet Nummer og tryk Enter: De udvidede tekstlinjer indsættes nu automatisk af programmet og står i det udskrevne dokument. Tip: Hvis du opretter den udvidede tekst, så den kun indsættes i f.eks. salgsfaktura (ved kun at markere feltet Salgsfaktura under fanebladet Salg), kan du stadig angive den udvidede tekstkode i andre dokumenttyper - men så er det kun standardteksten (linjen i vinduet Tekster), der indsættes. Side 64
Lange tekster på varer Har du brug for mere end én enkelt linje til at beskrive en vare på et salgs- eller købsdokument, har du mulighed for at anvende funktionen udvidet tekst på varen til at angive supplerende tekstlinjer. Du kan opsætte forskellige tekster til forskellige formål. Når du har defineret udvidede tekster, kan du på den enkelte vare angive betingelser for, hvilke salgs- og købsdokumenter den udvidede tekst skal indsættes på, hver gang du angiver varenummeret på en salgs- eller købslinje. Klik på menuen Lager, Planlægning & udførelse, Varer og blad frem til varen Harddisk: Klik på knappen Vare og vælg Udvidede tekster. Markér feltet Alle sprogkoder og skriv et par tekstlinier som vist i vinduet herunder: Side 65
Klik på fanebladet Salg for at vælge de salgsbilag, som denne tekst vedrører: I eksemplet herover vil den udvidede tekst gælde for salgsbilag med typen Tilbud, Ordre, Faktura samt forudbetalt Faktura. Klik på fanebladet Køb og fjern hakket i alle felter for at angive, at denne tekst ikke vedrører købsbilag: Følg samme fremgangsmåde for at oprette en udvidet varetekst gældende for købsbilag på den samme vare. Side 66
Mens vinduet Udvidet tekst stadig er åbent, skal du på menulinien vælge Rediger, Ny (eller trykke på F3) for at oprettet en Udvidet tekst 2. Udfyld en tekst som vist herunder: Klik på fanebladet Salg og fjern hakket i alle felter for at angive, at denne tekst ikke vedrører salgsbilag: Side 67
På fanebladet Køb skal du markere disse felter: Tryk på Esc for at lukke vinduet. På varekortet skal du nu markere feltet Automatisk udv. tekster: Tip: Hvis feltet Automatisk udv. tekst ikke er markeret, skal man hente de udvidede tekster manuelt på de salgs- og købsbilag, hvor man ønsker at bruge dem ved at trykke på knappen Funktion og vælge Indsæt Udv. tekster. Side 68
For at se resultatet af opsætningen fra eksemplet, skal du nu klikke på menuen Økonomistyring, Tilgodehavender, Fakturaer. Opret en salgsfaktura som denne til Kontorcentralen A/S: Læg mærke til, at programmet automatisk indsætter den udvidede tekst, du definerede for salgsbilag. Side 69
Klik nu på Økonomistyring, Gæld, Fakturaer. Opret en købsfaktura som denne til Elektronik Service A/S: Læg mærke til, at programmet automatisk indsætter den udvidede tekst, du definerede for købsbilag. Side 70
Lav Ad-hoc rapport vha. klippebordet Har du eksempelvis brug for at lave en hurtig prisliste til en kunde, kan du med fordel anvende Windows standardfunktionalitet til at kopiere og indsætte data. Klik menuen Lager, Planlægning & Udførelse, Varer. Klik på knappen Varer og vælg Oversigt (eller tryk på F5) for at åbne vareoversigten: Markér de relevante varer ved at trykke Ctrl og klikke på linjerne, som ønskes afmærket: Når linjerne er afmærket, skal du trykke på Ctrl+C for at kopiere disse. Side 71
Åbn et Excel-regneark og tryk på Ctrl+V for at indsætte de afmærkede varelinjer: Fjern de kolonner, som kunden ikke skal se, og mærk hele regneark op ved at trykke på Ctrl+A. Autoformater kolonnerne ved at vælge Formater, Kolonne, Autotilpas på menulinjen: Send f.eks. regnearket til kunden pr. e-mail. Side 72
Har du brug for en prislister over samtlige varer eller hovedparten af varer, kan du anvende faciliteten Send to Office Excel ved at klikke på Excel-ikonet på værktøjlinjen (eller trykke Ctrl+E): Også denne liste kan tilrettes efter behov. Kolonner og rækker kan slettes, indsættes, udvides og formateres: Side 73
En anden måde at lave en hurtig prisliste til en bestemt kunde eller gruppe af kunder er at anvende rapporten Prisliste under menuen Salg & marketing. Klik på Lager & priser, Rapporter, Prisliste i menuen Salg & marketing. På fanebladet Vare kan du indsætte forskellige filtre til udvælgelse af de varer, der skal fremgå af prislisten. Indsæt et filter som vist herunder: På fanebladet indstillinger definerer du den salgstype, prislisten skal gælde for. I dette tilfælde skal prislisten gælde for debitor nr. 10000: Klik på knappen Vis udskrift for at få vist prislisten på skærmen: Side 74
Side 75
Udskriv rapporter i HTML-format Du kan gemme dine rapporter i HTML-format. Når du klikker på Gem som HTML under Filer på menulinjen, oprettes rapporten og konverteres til HTML-format. Derefter kan du vælge et navn til den fil, hvor rapporten skal gemmes og en mappe til filen. En rapport i HTML-format udskrives ikke. Du kan også gemme en rapport i HTML-format enten via selve rapporten eller ved hjælp af vinduet Vis udskrift. Klik på menuen Salg & Marketing, Salg, Rapporter, Debitorer, Saldo til dato: Udfyld datofilteret således:..31-12-08 På menulinjen vælges Filer, Gem som HTML: Side 76
Åbn HTML-dokumentet fra Excel: Du har nu mulighed for at redigere i rapporten. Side 77
Genveje Med Microsoft Dynamics NAV kan du oprette og gemme en genvej til et skærmbillede på dit skrivebord. Åbn et vindue, f.eks. ordrevinduet ved at klikke på menuen Salg & marketing, Ordrebehandling, ordrer. På menulinien vælges Filer og derefter Send.. Hyperlink til skrivebord: Luk programmet ned og dobbeltklik på genvejen på skrivebordet for at åbne ordrevinduet. Side 78
Søg og erstat Du kan somme tider få brug for at erstatte en bestemt post i det aktive vindue. Vinduet indeholder måske et stort antal poster, som gør det vanskeligt at finde en bestemt post. Du kan derfor bruge funktionen Erstat til at erstatte oplysningerne i et bestemt felt i ét vindue ad gangen. Det er kun muligt at erstatte oplysninger, som kan redigeres. Hvis du prøver at erstatte oplysninger, som du ikke må erstatte, får du vist en fejlmeddelelse. Hvis du har erstattet oplysningerne i et felt, kan du ikke fortryde handlingen ved at klikke på Fortryd i menuen Rediger. I følgende eksempel vil vi erstatte en sælgerkode med en anden. Klik på Økonomistyring, Tilgodehavender, Debitorer for at åbne et debitorkort: Klik på feltet sælgerkode og tryk på AssistButton (eller tryk på F6) for at se samtlige sælgere: Tryk på Esc for at lukke vinduet. Vi ønsker at erstatte sælgerkode PS med sælgerkode MD. Side 79
Klik på feltet sælgerkode og tryk på Ctrl+H for at anvende funktionen Søg og Erstat: Indsæt sælgerkode MD i feltet Erstat med. Sørg for at Søg på er markeret i feltet Hele feltet, og at der er sat hak ved Erstat hele feltet. Tryk nu på knappen Erstat alle: Klik på Ja til meddelelsen for at sætte ændringen i gang. Programmet kvitterer med følgende meddelelse: Klik på OK og derefter på Esc for at lukke vinduerne. Programmet har nu erstattet samtlige PS sælgerkoder med MD. Side 80
Flere sprog Microsoft Dynamics NAV kan aktiveres på flere sprog. Standard leveres Microsoft Dynamics NAV med to sprog, nemlig dansk og engelsk, men flere sprog kan tilkøbes. Det betyder, at en oversat version af Microsoft Dynamics NAV kan vises på forskellige sprog. Hver bruger bestemmer selv sit sprog, der anvendes i skærmteksterne, og ændringen finder sted med det samme. Det er ikke nødvendigt at afslutte og genstarte Microsoft Dynamics NAV. Vælg Funktioner, Sprog på menulinjen: Klik på linjen med det ønskede sprog og derefter på OK: Side 81
Noter: Side 82
www.logosconsult.dk 3 GODE GRUNDE TIL AT VÆLGE MICROSOFT DYNAMICS NAV (NAVISION) FRA LOGOS CONSULT Bidrager til optimering af dine arbejdsprocesser og sparer dig for værdifuld arbejdstid Kan holdes opdateret på nyeste version - til fast, lav pris Investeringen kan tjenes hjem på 2 år eller derunder DU FÅR RÅDGIVNING, SUPPORT, OPDATERING OG MEGET MERE! Logos Consult A/S er et landsdækkende konsulentcenter med erfaring og ekspertise inden for Microsoft Dynamics NAV (Navision). Du får rådgivning, support, implementering, renovering, opgradering og undervisning inden for Dynamics NAV. Ikke mindst får du hjælp til at effektivisere arbejdsgange og optimere forretningsprocesser i din virksomhed. Som kunde kan du tegne et fulddækkende opdateringsabonnement på dit Dynamics NAV system. Dit system system bliver opdateret én gang om året - inklusive tilretninger, så du altid er kørende på nyeste version. Til fast pris, vel og mærke. KONTAKT OS Skriv til os på box@logosconsult.dk eller ring på 75 85 73 99 og få sparring, support og information - vi hjælper gerne. FÅ NYHEDER OG KAMPAGNETILBUD Få aktuelle kampagnetilbud, produktnyheder, tilbud på manualer og åbne kurser samt invitationer til faglige arrangementer direkte i din inbox. Tilmeld nyhedsbreve fra Logos Consult på www.logosconsult.dk/nyhed Copyright Logos Consult A/S Andkærvej 98 7100 Vejle www. logosconsult.dk Microsoft Dynamics er et varemærke og/eller registreret varemærke, der tilhører Microsoft Business Solutions. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i bogen må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående skriftlig tilladelse fra Logos Consult A/S.