NOTAT Notatet er udarbejdet af: Torben K. Jensen Anders Kragh Moestrup PSYKISK APV PÅ AU. En kort redegørelse for den teoretiske og analytiske approach og nogle anbefalinger vedrørende beredskab for opfølgning Arbejdsmiljøsektionen Anders Kragh Moestrup Leder af Arbejdsmiljøsektionen Dato: 18.03.2009 Sagsnr.: AU-2008-385-017 Ref: AKM Side 1/7 Som andre virksomheder skal Aarhus Universitet mindst hvert tredje år gennemføre arbejdspladsvurdering for både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. I efteråret 2008 startede AU med at kortlægge det fysiske arbejdsmiljø og i marts 2009 er der blevet udsendt spørgeskemaer til medarbejderne med henblik på det psykiske arbejdsmiljø. Følgende notat redegør kort for den teoretiske og analytiske tilgang til undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø på Aarhus Universitet i foråret 2009. Der gives anbefalinger vedrørende beredskab og eksempler på udvalgte typer af situationer, som de enkelte hovedområder, institutter, centre og administrative afdelinger må forberede opfølgning på. Den teoretiske og analytiske tilgang Aarhus Universitet har valgt at gennemføre en psykisk arbejdspladsvurdering (APV) ikke bare fordi vi skal, men fordi vi er genuint interesserede i de ansattes trivsel. Aarhus Universitet har besluttet sig for at gennemføre en grundig analyse af det psykiske arbejdsmiljø. Undersøgelsen tager sigte på ikke bare (1) at beskrive niveauet af trivsel og (2) de ansattes opfattelser og vurderinger af en række forhold, men også (3) mere udførligt på et stort statistisk materiale at analysere hvilke parametre, der er vigtigst for forskellige kategorier af ansattes trivsel. At opnå kendskab til hvilke forhold der betyder mest for medarbejdernes trivsel er ikke mindst afgørende i et forebyggelses- og et udviklingsperspektiv. Som fremhævet i invitationsmailen, der ledsagede det elektroniske spørgeskema til medarbejderne, så er målet med undersøgelsen at tilvejebringe nuanceret, pålidelig og relevant viden om det psykiske arbejdsmiljø og de ansattes trivsel på universitetets mange forskellige arbejdspladser. Data nedbrydes til relevante organisatoriske niveauer så resultaterne kan danne grundlag for Aarhus Universitet E-mail: akm@adm.au.dk www.arbejdsmiljo.au.dk
Side 2 af 7 drøftelser, beslutninger og handling i både arbejdsmiljøorganisationen, samarbejdsorganisationen og på alle ledelsesniveauer på Aarhus Universitet. Klassisk APV tilpasset Aarhus Universitet Fra forskning og mange undersøgelser af medarbejderes trivsel på arbejdspladser, har der udkrystalliseret sig en række variable, som man ved har betydning for medarbejdernes psykiske velbefindende. Helt centrale dimensioner i trivsel er: Medarbejdernes relationer til arbejdet (interesse, subjektiv kompetencefølelse mv.); relationer til kollegaer (imødekommenhed, samarbejde mv.); oplevelse af ledelse (transparens, nærvær, mv.); arbejdsmængde og arbejdets organisering, følelser, voldsomme forandringer (fusion). Dertil skal en række mørkesider ved arbejdet helst være fraværende (ensomhed, stress, chikane, diskrimination mv.). Se oversigten over variable i figuren nedenfor og i bilag 1. På fem punkter er undersøgelsen tilpasset særlige forhold på Aarhus Universitet. Figur 1. Oversigt over de centrale grupper af variable i spørgeskemaet om det psykiske arbejdsmiljø, Aarhus Universitet, F2009 (se også variabeloversigt i bilag 1) Køn Relation til arbejdet: Fusionen: (Store omlægninger) Alder Arbejdsindsats Ensomhed Stærke stress symptomer Fakultet Institut VIP: Stillingsniv eau TAP: Funktion Relation til kollegaer Arbejdets organiser Diskrimination, mobning, chikane, trusler, Vold Trivsel (tilpashed + tilfredshed VIP: Lederfunk. TAP: Lederfunk Oplevelse af ledelse Følelser: -Andres følelser -Retfærdighed -Anerkendelse Helbred 4
Side 3 af 7 Detaljeret opdeling på medarbejdergrupper For det første indsamles data på en måde, hvor man kan nedbryde materialet på en række forskellige parametre, så som stillingskategorier og enheder på universitetet. AU er en mangfoldig organisation, hvor hovedområder, institutter, centre og administrative støttefunktioner er organiseret meget forskelligt og hvor betegnelser for enheder, stillinger og funktioner også varierer. Bag dataindsamlingen ligger en grundig kortlægning af enheder på forskellige niveauer på AU. VIP erne er i datasættet opdelt på stillingskategorier (spm. 7) og TAP erne er opdelt efter funktionsområder og uddannelsesniveau (spm. 8 og 9). Dilemmaer indbygget i arbejdet Det er velkendt, at der er indbygget en række dilemmaer og konflikter i arbejdet som universitetsansat. Der bliver derfor i undersøgelsen spurgt mere indgående ind til forskernes oplevelse af forskning, undervisning og administration og det teknisk-administrative personales oplevelse af evt. konflikter mellem driftsopgaver og udviklingsopgaver og projekter. Ledelse på fire niveauer En helt central dimension i trivsel på arbejdspladsen er oplevelsen af at være under god ledelse. Ledelsesrelationerne på universitetet er mangfoldige og ofte også uklare, ligesom opfattelserne af, hvad god ledelse består af, er særdeles divergerende. Undersøgelsesstrategien har været at spørge til ledelse på fire niveauer, så det er muligt at forholde sig nuanceret til ledelse og have en klar adresse på informationerne. Tidsforbrug Undersøgelsen søger i nogen detaljeringsgrad at kortlægge de ansattes tidsforbrug på forskellige opgaver i form af et ugeregnskab (spm. 51, 53 og 55). Begrundelsen er, at mange aspekter af trivsel er knyttet til, hvad tiden rent faktisk går med: Har man travlt? Bruger man tiden på det rigtige? Er arbejdstiden for lang? Osv. osv. Beskrivelsen af tidsforbruget for forskellige medarbejdergrupper er i sig selv interessant, men variablen tid er også en vigtig del af analysen af en række af de øvrige variable. Omfattende dataanalyse Afrapporteringen for den fysisk-ergonomiske APV var i formen meget beskrivende med angivelse af procentandele på en række variable. Undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø på Aarhus Universitet indebærer en meget grundig dataanalyse. Teknisk set omfatter dataanalysen faktoranalyser, indekskonstruktioner og regressionsanalyser af data for VIP ere og TAP ere på hvert fakultet. Disse analyser muliggør identifikationen af de vigtigste faktorer for trivsel for hver af disse grupper på de enkelte fakulteter.
Side 4 af 7 Herefter rapporteres svarmønstre på de enkelte faktorer for de forskellige kategorier af medarbejdere i form af procentandele (samme procedure, som ved studiemiljøundersøgelsen). Dataindsamling Arbejdsmiljøsektionen har udsendt elektroniske spørgeskemaer i marts 2009. Dataindsamlingen foregår elektronisk blandt alle VIP ere (godt 3000) og TAP er (godt 3000) på hele AU i ugerne 10, 11 og 12. Undtaget er DPU, som først påbegynder dataindsamling i juni 2009. Spørgeskemaerne er på både dansk og engelsk. Den efterfølgende dataanalyse og rapportskrivning vil foregå frem til ca. 1. maj 2009 Rapportering - åbenhed Afrapporteringen af undersøgelsen vil ske efter samme model som AU s studiemiljøundersøgelse. Der vil blive udarbejdet: 1. en hovedrapport for hele AU, hvor fakulteterne på en række variable sammenlignes koncept, analyser og hovedkonklusioner forklares i tekst 2. en rapport for hvert fakultet, hvor institutter og institutlignende centre sammenlignes koncept, analyser og hovedkonklusioner forklares i tekst 3. rapporter kun tal nedbrudt til arbejdsmiljøudvalg og -grupper (hvor det er ønsket) 4. særlige kørsler som måtte ønskes af forskellige enheder Al afrapportering må respektere løftet om, at alle respondenter forbliver anonyme. Rapporter sendes til ledelsen af AU ca. 1 uge før fremsendelse til den samlede arbejdsmiljøorganisation, dvs. offentliggørelse. Ledelsen på AU har drøftet og taget stilling til, hvordan medarbejdernes vurderinger af deres ledere på en vifte af parametre skal rapporteres. Dilemmaet er, at medarbejdernes relationer til ledelsen er en helt afgørende parameter for trivsel, og at medarbejderne har en klar og berettiget forventning om, at deres oplevelse af lederne bliver offentlige og kan gøres til genstand for diskussion. På den anden side betyder det uundgåeligt, at lederne på Aarhus Universitet på institutniveau og opad (alle de ansatte ledere) bliver eksponerede på en måde, så der kan sættes navn på (selvom netop dette ikke vil blive gjort i rapporterne). Ledelsen har besluttet at linjen skal være åbenhed på dette punkt, men at lederne skal have resultaterne ca. 1 uge før fremsendelse til arbejdsmiljøorganisationen. Der vil selvsagt ikke optræde navne i rapporterne, og spørgeskemaet giver mulighed for her som på andre punkter nuancerethed og saglighed.
Side 5 af 7 Beredskab og opfølgning Aarhus Universitet har på et ledelsesmøde den 25. februar 2009 besluttet at placere det overordnede ansvar for opfølgning på undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø hos dekanerne. De enkelte hovedområder har ansvaret for, at de enkelte institutter, afdelinger og centre på deres respektive fakulteter i perioden frem til offentliggørelsen af rapporterne ca. 1. maj får lagt planer for en hensigtsmæssig opfølgning. Samlet opfølgning af hele APV-projektet vil ske i samarbejde med den kommende vicedirektør for HR på Aarhus Universitet. Det anbefales, at planlægningen af beredskab og opfølgning sker under medvirken af både ledere, samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation. Ansvaret for det psykiske arbejdsmiljø deler ledelsen med både arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsorganisationen på AU. Af den nye samarbejdsaftale fra 2008 fremgår det, at systematisk opfølgning på psykisk APV er et af samarbejdsudvalgenes særlige indsatsområder. Aarhus Universitet samarbejder for tiden med det rådgivende firma Crecea (det tidligere BST) om flere arbejdsmiljøprojekter. Crecea er bekendt med AU s igangværende psykiske APV og har deltaget i opfølgningen af Fællesområdets psykiske APV i 2008. Såfremt man ønsker hjælp og inspiration til den psykiske APV fra Crecea, kan Arbejdsmiljøsektionen formidle kontakten. Det anbefales, at man som en del af planlægningen af beredskab og opfølgning på de enkelte institutter, centre og fakulteter - og før offentliggørelsen af rapporterne ca. 1. maj bl.a. drøfter, hvad man vil gøre i nedenstående hypotetiske cases. Casene er eksempler på typer problemer, som vil kalde på omgående handling (casene 1-6); typer problemer der skaber forventninger hos medarbejderne om snarlig handling (casene 7-9); og typer problemer der bør indgå i kommende organisationsudviklingsarbejde (casene 10-11). Case 1 Ved udfyldelsen af spørgeskemaet vedrørende psykisk arbejdsmiljø bliver en kvindelig ansat på et institut endnu engang mindet om, at hun inden for det sidste år har været udsat for grov sexchikane af en mandlig kollega. Hun afkrydser på spørgeskemaet, at hun har været udsat for sexchikane, men beslut-
Side 6 af 7 ter sig ydermere for at anmelde sagen og indgiver en klage over sin kollega til institutlederen. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 2 Ved udfyldelsen af spørgeskemaet vedrørende psykisk arbejdsmiljø bliver en kvindelig ansat på et institut endnu engang mindet om, at hun inden for det sidste år har været udsat for grov sexchikane af en mandlig kollega. Hun afkrydser på spørgeskemaet, at hun har været udsat for sexchikane. Hun har det psykisk dårligt, og opsøger sin tillidsrepræsentant for at få hjælp, men hun har ikke lyst til at anmelde forholdet. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 3 Ved udfyldelsen af spørgeskemaet vedrørende psykisk arbejdsmiljø bliver en kvindelig ansat på et institut endnu engang mindet om, at hun inden for det sidste år har været udsat for grov sexchikane af en mandlig kollega. Hun tilkendegiver på spørgeskemaet, at dette har været tilfældet, men foretager sig ikke videre. Af rapporterne fremgår det nu, at der i enheden er et tilfælde af oplevet sexchikane. Hvad bør gøres? Af hvem? (Husk at besvarelserne er anonyme og at alle er blevet lovet, at der ikke rapporteres på måder så anonymiteten brydes. Sikkerhedsrepræsentanter, tillidsfolk og ledere får ikke adgang til data eller yderligere informationer om enkeltpersoner). Case 4 En institutleder scorer - blandt alle grupper af ansatte - markant lavere end de øvrige institutledere på samme fakultet på variablene Ledelsen anerkender og påskønner mit arbejde, Ledelsen er god til at løse konflikter, Ledelsen er villig til at lytte til mine problemer med arbejdet, Ledelsen prioriterer trivslen på arbejdspladsen højt (Spm 41 i spørgeskemaet). Institutlederen synes ikke selv, at der er noget problem og vil ikke foretage sig videre. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 5 En institutleder scorer - blandt alle grupper af ansatte - markant lavere end de øvrige institutledere på samme fakultet på variablene Ledelsen anerkender og påskønner mit arbejde, Ledelsen er god til at løse konflikter, Ledelsen er villig til at lytte til mine problemer med arbejdet, Ledelsen prioriterer trivslen på arbejdspladsen højt (Spm41 i spørgeskemaet). Institutlederen er meget overrasket, berørt og nedtrykt over svarmønsteret fra medarbejderne. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 6 En dekan scorer blandt medarbejdere på alle institutter på fakultetet - markant lavere end de øvrige dekaner på universitetet på variablene: Deka-
Side 7 af 7 nen/dekanatet informerer mig i god tid om kommende beslutninger, der skal træffes, Dekanen/dekanatet er tydelig mht., hvor han/hun/det selv står i forhold til spørgsmål og problemstillinger ; Dekanen/dekanatet kommunikerer klart sine begrundelser for de trufne beslutninger og endnu lavere på variablene: Dekanen/dekanatet giver gode muligheder for, at medarbejderne kan involvere sig i beslutningsprocesserne, Dekanen/dekanatet er lydhør overfor medarbejdernes synspunkter. Dekanen er meget overrasket, berørt og nedtrykt over svarmønsteret fra medarbejderne. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 7 På et institut svarer 5 % af VIP erne og 8% af TAP erne, at de inden for de sidste 12 mdr. har været udsat for mobning fra en kollega (Spm. 65 og 66). Hvad bør gøres? Af hvem? (Husk igen at besvarelserne er anonyme og at alle er blevet lovet, at der ikke rapporteres på måder så anonymiteten brydes. Sikkerhedsrepræsentanter, tillidsfolk og ledere får ikke adgang til data eller yderligere informationer om enkeltpersoner). Case 8 På et institut erklærer 65% af VIP erne at der er et godt samarbejde mellem forskningspersonalet og det teknisk-administrative personale. På samme institut er kun 35% af TAP erne af samme opfattelse (Spm 39). Hvad bør gøres? Af hvem? Case 9 På et institut tilkendegiver 60 procent af VIP erne, at institutledelsen går for meget ind i prioriteringen og planlægningen af mine arbejdsopgaver. På samme institut tilkendegiver 60 procent af TAP erne at ledelsen går for lidt ind i prioriteringen og planlægningen af mine arbejdsopgaver. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 10 På et institut trives (tilpashed + tilfredshed) ældre lektorer markant dårlige end de øvrige personalekategorier. Hvad bør gøres? Af hvem? Case 11 På et institut viser tallene at VIPerne generelt finder deres undervisningsopgaver markant mere interessant og engagerende og forbundet med meget større arbejdsglæde og højere subjektiv kompetencefølelse end deres forskningsopgaver. Hvad bør gøres? Af hvem? I øvrigt anbefales det, at man på de enkelte enheder med udgangspunkt i spørgeskemaet på forhånd gør sig nogle forestillinger om svarmønstre, problemer og udfordringer på egen enhed.