EN INNOVATIV VEJ TIL EFFEKTIV DRIFT WORKSHOP BOLIGKONFERENCEN 2015 Effektiv drift betaler sig PROGRAM Hvad er vores udgangspunkt? Hvordan kan man effektivisere? Hvad med nærværet? Case gruppearbejde og paneldebat 1
EFFEKTIV DRIFT BETALER SIG Ved gennemførelse af ny model for driften, samdrift på tværs af 6 afdelinger og 2500 boliger, er der beregnet et besparelsespotentiale på: 21 %af de årlige udgifter på konto 114, 115 og 116 hvert år Eller 3,5 millioner kr. per år. Eller 1400kr. per lejemål per år. Eller et nybygget beboerhus på 200 m2 hvert år Eller 875 nye komfurer hvert år Eller hvad man nu kunne ønske for sin afdeling for 3,5 millioner Effektiv drift betaler sig UDGANGSPUNKTET FOR OPTIMERINGER AFDELINGSOPDELT DRIFT Fordele: Styrker ejerskab Kendskab til ejendomme Tryghedsskabende for visse beboergrupper Udgangspunktet for optimeringer Ulemper: Beboerservice bliver personafhængig Øgede udgifter til håndværkere Manglende sparring og samarbejde Manglende fleksibilitet ved sygdom og ferie 2
HVORDAN KAN MAN EFFEKTIVISERE? Ledelse Fokus på daglig styring og planlægning af arbejdsopgaver Fokus på motivation og anerkendelse Fokus på strategier og målsætninger Organisering Samarbejde Den rigtige mand til det rigtige job Klare aftaler og anvendelige planlægningsværktøjer Hvordan kan man effektivisere? Administrativt team Administrativ koordinator HVORDAN KAN MAN EFFEKTIVISERE? Vist på en anden måde Maskinteam Driftschefer Leder af daglig drift Koordinator for grønt team Hvordan kan man effektivisere? Grønt team Koordinator for beboerservice Beboerservice team Fordele: Øget fleksibilitet v. sygdom og ferie Øget videndeling og samarbejde Udvidet åbningstid Øget kompetencepulje Øget specialisering Færre udgifter på konto 115 Ulemper: Mindsket ejerskab Mindsket afveksling i arbejdet Mindsket kendskab til beboere 3
HVORDAN KAN MAN EFFEKTIVISERE? 21 %af de årlige udgifter på konto 114, 115 og 116 hvert år Eller 3,5 millioner kr. per år. Eller 1400kr. per lejemål per år. Besparelserne findes på konto 114, 115, 116 ved at Sætte fokus på ledelsen i det daglige Benytte medarbejderkompetencer mere optimalt Øge fleksibiliteten og frigive ressourcer ved øget samarbejde på tværs Inlicitere en række konto 115-opgaver Undlade brug af sommer- og ferieafløsere Hvordan kan man effektivisere? HVAD MED NÆRVÆRET? Den almene sektors = Nærvær og tryghed Hvad med nærværet? 4
HVAD MED NÆRVÆRET? Nærvær og tryghed er o Kendskab til ejendomsfunktionærer o At man kan regne med, at han er der o At man kan bede om hjælp o Det man kender Og det er o Sikkerhed for kvalitet o At man kan stole på hjælp i boligen o Service til tiden Hvad med nærværet? CASE Et boligområde med 6 boligafdelinger har undersøgt, hvad besparelsespotentialet er ved at omlægge driften fra afdelingsopdelt drift til teamopdelt samdrift. Potentialet er en årlig besparelse på 3,5 millioner kr. eller 1400 kr. per lejemål. Derudover er der ved bedre udnyttelse af maskinparken et potentiale på 1,1 millionved frasalg af 3 traktorer. Besparelserne findes ved: -at inlicitere en række konto 115 opgaver -at benytte medarbejdernes kompetencer bedre -at sætte fokus på den daglige ledelse og koordinering af opgaver på tværs -at øge fleksibiliteten og frigive ressourcer ved øget samarbejde på tværs Efter et års grundigt arbejde med tilrettelæggelse og planlægning af den nye samdrift skal modellen vedtages af de 6 afdelingsbestyrelser. Én afdeling (750 lejemål)sender signal til administrationen om, at de ikke ønsker at indgå i samdriften. Afdelingen står til at spare omkring 1 millionper år og de andre afdelingers besparelsespotentiale mindskes, hvis de udgår. 5
CASE Spørgsmålet er: Er det rimeligt, at den pågældende afdeling springer fra aftalen om Samdrift? I grupper på 5 skal I forholde jer til spørgsmålet set fra tre vinkler beboerne, afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen. Hver gruppe bliver tildelt en rolle. Efterfølgende er der paneldebat med én fra hver gruppe, som fremlægger de argumenter man er kommet frem til. Underspørgsmål: Hvad er jeres rolle i forhold til effektivisering af driften? Hvad er jeres beboerdemokratiske kompetence ifølge lovgivningen i forhold til effektivisering af driften? Hvilke handle muligheder har I som afdelingsbestyrelsesmedlem i forhold til effektivisering af driften? Hvad er jeres interesse i forhold til effektivisering af driften? 6