Acadre - hvorfor og hvordan

Intern kommunikation Acadre - hvorfor og hvordan Generelle retningslinjer Direktionsssekretariatet

Indholdsfortegnelse Indhold Forord...s. 3 Hvorfor journalisere...s. 4 Hvem opretter sager...s. 5 Hvem journaliserer...s. 6 Hvad skal journaliseres...s. 7 Bilag, titel, dato og afsender...s. 8 Enkeltsagsprincippet...s. 9 Samlesagsprincippet...s. 10 Åbenhed og sikkerhed...s. 11 Personalesager, borgersager og emnesager...s. 12 Brugeroprettelse og brugerroller...s. 13 Bilag A: Materiale der ikke journaliseres...s. 14 Bilag B: Materiale på personalesager...s.15 2

Forord Det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Acadre har siden 2006 være anvendt af Regionshuset samt visse institutioner under Region Syddanmark. Systemet er udviklet til arkivering og håndtering af sager og dokumenter. På OUH Odense Universitetshospital og Svendborg Sygehus indføres Acadre sommeren 2011. Alle administrative medarbejdere og ledere på OUH skal anvende Acadre som elektronisk arkiverings- og sagsbehandlingssystem. Der er fuld integration mellem Outlook og Acadre samt integration til øvrige MS officeprodukter. Et fælles regionalt ESDH-system giver endvidere mulighed for at dele sager på tværs af universitetshospitalet og den regionale administration, hvis der er indgået aftale herom mellem sagsbehandlerne. Pjecen beskriver de overordnede principper og regler for anvendelse af Acadre, som er gældende for alle de medarbejdere og ledere på OUH, der anvender Acadre. 3

Hvorfor journalisere Det er god forvaltningsskik, at en offentlig organisation har styr på - og overblik over - deres informationer, og der er også visse lovmæssige hensyn til eftertidens forskning og historieskrivning udtrykt i arkivlovens bevarings- og kassationsbestemmelser. Man journaliserer bl.a. for at kunne: identificere dokumenter og sager entydigt og kunne dokumentere sagsforløb og opgavesammenhæng finde oplysninger til besvarelse af forespørgsler, anmodning om aktindsigt eller til brug i sagsbehandlingen sikre vidensdeling med andre genbruge tidligere behandlede sager, både som præcedens og ved genoptagelse sikre et entydigt grundlag for indsamling af statistiske oplysninger gennem søgning efter dokumenter og sager eller på tværs af dokumenter og sager medvirke til overholdelse af gældende love og regler - primært forvaltningslov, offentlighedslov, arkivlov og lov om behandling af personoplysninger. Forvaltningsloven I forvaltningsloven er samlet en række regler om, hvordan den offentlige forvaltning skal forholde sig, når der behandles sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse. Offentlighedsloven Offentlighedsloven skal sikre, at alle borgere (offentligheden) kan få indsigt i, hvad det offentlige laver. Loven pålægger også alle myndigheder notatpligt ved modtagelse af mundtlig information. Arkivloven Arkivloven indeholder regler for hvilke arkivoplysninger, der skal bevares for eftertiden, og hvad der må kasseres. Lov om behandling af personoplysninger Loven handler om alle former for behandling af personoplysninger. Loven skal sikre, at oplysningerne benyttes og opbevares på betryggende vis. 4

Hvem opretter sager Hvem har adgang til Acadre? Alle administrative medarbejdere og ledere på OUH skal anvende Acadre som elektronisk sagsbehandlingssystem. Hvem opretter sager? Alle administrative medarbejdere og ledere på OUH kan oprette en sag i Acadre. Personalesager oprettes af Lønafdelingen. Før du opretter en ny sag, skal du altid søge efter, om der eksisterer en sag på emnet i forvejen, som du kan journalisere på. Hvis du vil journalisere på en sag, som er oprettet i Regionshuset, så skal du først lave en aftale med den sagsansvarlige i Regionsforvaltningen. Det er ikke nødvendigt ved sager oprettet på OUH. 5

Hvem journaliserer Hvem journaliserer? Sagsbehandleren har ansvar for at journalisere al relevant materiale på sagen. Sagsbehandleren har også ansvar for, at indskanne og journalisere ikke elektronisk materiale, som er relevant for sagen. For dokumenter sendt internt i regionen gælder: Den der producerer dokumentet, har ansvar for at journalisere det. Dette betyder, at modtager du et dokument fra en person, som har adgang til Acadre, kan du forvente, at dokumentet allerede er journaliseret. Ønsker du en kopi af dokumentet på en anden sag, har du selv ansvar for at journalisere en sådan. Du kan sende dokumenter som en reference fra Acadre. Så ved modtageren at dokumentet er journaliseret på en sag i Acadre. Hvad skal journaliseres? Region Syddanmark har som udgangspunkt kun elektroniske sager og dokumenter. Den digitale udgave af et dokument er altid at regne for orginalen. Alt sagsmateriale skal journaliseres. Derud over skal alt, som kan have interesse i forhold til vidensdeling og i forhold til at dokumentere de interne processer i en sag, journaliseres. Det er nødvendigt for at kunne leve op til lovgivningens krav i forbindelse med aktindsigt, dels for at muliggøre og sikre vidensdeling og overblik i regionen. Der er ingen begrænsninger i Acadre på, hvor store dokumenter, der kan journaliseres eller vises. 6

Hvad skal journaliseres Følgende skal journaliseres: Alt indgående post (fysisk eller elektronisk) fra borgere, myndigheder, samarbejdspartnere m.m. som vedrører regionens administrative sagsområder. Alt udgående post (fysisk eller elektronisk) som er en del af regionens sagsbehandling eller på anden måde vedrører regionens sagsområder. Alt internt materiale (fysisk eller elektronisk) som interne rapporter, notater, referater, intern korrespondance m.m. Telefonnotater m.m. som vedrører en sag. Følgende skal ikke journaliseres: Materiale, som ikke indgår i sagsbehandlingen. Materiale, som registreres i andre systemer (f.eks. i Prisme, ILS, EPJ). Avisartikler, adressefortegnelser, brochurer. Ingen papirarkiver Der bør ikke længere være aktive papirarkiver. For kontrakter gælder, at disse skal skannes og journaliseres på den pågældende sag. Underskriften skal fremgå af det skannede dokument. Hvornår skal jeg journalisere? Indgående og udgående post journaliseres så vidt muligt umiddelbart efter modtagelse/ afsendelse. Alt andet materiale journaliseres også hurtigst muligt, så sagerne er tidstro. Husk at låse Du kan journalisere udkast, og arbejde videre på dem. Når dokumentet er færdigt, er det vigtigt at låse dokumentet, så der ikke kan foretages rettelser i dokumentet. Skift af sagsansvarlig Såfremt en sagsbehandler siger op eller flytter afdeling, er det ledelsens ansvar at sørge for at skifte sagsansvarlig på sagen i Acadre. Afslutning af sagen Når en sag er afsluttet, er det sagsbehandlerens ansvar at sikre, at sagen markeres som Afsluttet. 7

Bilag, titel, dato og afsender Navngivning af dokumenter Alle bilag skal journaliseres som selvstændige dokumenter på en sag. Dette skyldes, at det i sagsoversigten ikke er muligt at se, om der er et bilag tilknyttet et dokument. Hvert bilag navngives, så det er muligt at danne sig overblik over, hvilke bilag, der hører til hvilket dokument. Eksempel på navngivning: Driftsaftale 2011 Direktionssekretariatet (Bilag 1 til Budget 2011 Direktionssekretariatet 12-12-2010). Forkortelser af titler Titler på sager og dokumenter skal være sigende og forståelige, og derfor bruger vi IKKE forkortelser her i regionen. Der er stor forskel på, hvordan forkortelser skrives og anvendes. Benyttelsen af forkortelser er derfor kilde til uensartet journaliseringspraksis og vil gøre det vanskeligere at søge på sager og dokumenter i Acadre. Datoformat I Region Syddanmark anvendes følgende datoformat dd-mm-åååå = 01-02-2011. Registrering af modtager/afsender For at registrere modtager og afsender for alle ind- og udgående dokumenter skal du bruge Acadres adressekartotek. Der skal som minimum registreres afsender for indgående dokumenter og modtager for udgående dokumenter. Husk at søge på, om kontaktpersonen findes i registeret, inden du opretter en ny. Fejljournalisering Ved fejljournalisering (hvis du har lagt et dokument ind på en forkert sag) af et dokument skriver du 'Annulleret' i dokumentets titelfelt. Derefter journaliserer du en kopi af dokumentet til den ønskede sag med en passende titel. Skabeloner I Acadre kan du anvende SkrivFyn skabeloner. 8

Enkeltsagsprincippet I Region Syddanmark arbejder vi primært efter enkeltsagsprincippet, én hændelse, én sag. Enkeltsagsprincippet bruges ved alle eksterne henvendelser fra borgere, andre myndigheder, leverandører m.fl. Der oprettes således en ny sag for hver ny henvendelse eller hændelse, som skal behandles. Når sagen er færdigbehandlet, afslutter du den. Fordelene ved enkeltsagsprincippet er: Kun relevante dokumenter findes i den konkrete sag. Herved overholdes lovgivningen omkring aktindsigt. Sagsbehandleren kan få overblik over, hvilke sager der er under behandling. Eksempel på en enkeltsag: OUH's direktion modtager en henvendelse fra en patientforening om støtte til oprettelse af patienttræningscenter. Konsekvenserne heraf analyseres af Afdelingen for Økonomi og Planlægning i samråd med Direktionssekretariatet. Der opretts en sag i Acadre. Sagen vil rumme analysen, sagsfremstilling til direktionsmøde, direktionens beslutning samt konkrete initiativer, som sættes i værk. Hvis OUH på et andet tidspunkt modtager en henvendelse fra samme patientforening, så oprettes en ny sag for behandling af denne henvendelse. 9

Samlesagsprincippet Samlesager egner sig ikke til egentlige sagsbehandling af typen 'henvendelser udefra' som enkeltsager. Samlesager er derimod udemærkede til løbende dokumentation af emner med værdi for arbejdet internt i organisationen. Ved anvendelse af samlesagsprincippet registreres dokumenter, som vedrører samme person eller emne fortløbende på en sag. Sådanne sager er oftest opdelt efter år, hvorfor du afslutter den hidtidige sag og opretter en ny ved hvert årsskifte. Eksempel på samlesag: Samling af dagsordener og referater fra afdelingsmøder året 2011. Samling af budgetsag vedr. konkret afdeling året 2011. Samling af alle pressemeddelelser året 2011. Personalesager oprettes som samlesager og borgersager oprettes som en form for samlesager. Mere herom i næste afsnit. Fordelene ved samlesagsprincippet er: Samlesager skaber tematisk overblik. Dog er det vigtigt at være opmærksom på at undgå, at disse sager bliver for omfangsrige. 10

Åbenhed og sikkerhed I Acadre findes der tre sagstyper: Emnesager Borgersager Personalesager Åbenhed De fleste sager er emnesager. De er tilgængelig for alle, som har adgang til Acadre. Dette giver mulighed for at arbejde sammen på tværs af organisationen, samt mulighed for at en kollega kan overtage sagsbehandlingen ved sygdom og ferie. Samtidig kan mange dobbeltsager undgås. Sikkerhed Adgangen til en emnesag kan begrænses, hvis sagen indeholder fortrolige oplysninger. Dette gælder f.eks. sager om udbud, licitation og indkøb. På disse sager kan der oprettes en adgangskode. Borgersager og personalesager bliver automatisk oprettet med adgangskode. Kun relevante medarbejdere må have adgang til personalesager og borgersager. Følgende adgangskoder kan anvendes i Acadre: PE - Personalesager BO - Borgersager FO - Fortrolig DI - Direktionens fortrolige sager UL - Udbud og licitation AR - Arbejdsskade IK - Indkøb Adgangskoden giver adgang til afdelingens egne sager med f.eks. BO - Borgersagskode. Der kan gives rettigheder til at se andre afdelingers sager med adgangskoder, hvis dette er nødvendigt. Ændring i adgangskoder Hvis en medarbejder har arbejdsopgaver, som kræver en adgang til en adgangskode, skal der i PODB'en oprettes en Maximo-opgave, som sendes til ServiceDesk. Maximo-opgaven skal indeholde: BrugerID på den medarbejder, som skal have nye adgangskoder Hvilken adgangskode medarbejderen skal have tildelt og til hvilke administrative enheder. 11

Personalesager, borgersager og emnesager Personalesager Ved oprettelse af en personalesag sættes der automatisk adgangskode på, da de ofte indeholder personfølsomme oplysninger og derfor skal begrænses til relevante medarbejdere. Samlesagsprincippet anvendes ved personalesager på OUH. Samlesagen for personalesagen vil bestå af en personalesag pr. ansættelsesforhold Hvis en medarbejder har været ansat på tre forskellige afdelinger på OUH vil medarbejderen have tre personalesager (én for hvert ansættelsesforhold), som er samlet via. samlesagen. På den måde kan afdelingsledelsen få adgang til at se den del af den ansattes personalesag, som netop vedrører ansættelsen i deres afdeling. De skal ikke kunne se personalesagen fra en tidligere ansættelse i en anden afdeling. Borgersager Borgersager oprettes på cpr.nr. og navn. Der er automatisk en adgangskode sat på disse sager, da de ofte indeholder personfølsomme oplysninger og derfor skal begrænses til relevante medarbejdere. Emnesager Emnesager er generelle sager, som vedrører et emne. Disse sager er som udgangspunkt åbne for alle, der har adgang til Acadre. Emnesager giver mulighed for tværgående samarbejde og vidensdeling mellem de afdelinger, som anvender Acadre. Ved følsomme oplysninger kan man begrænse adgangen til en begrænset gruppe ved at lægge en adgangskode på. Se hvilke dokumenter der skal, kan og ikke skal ligge på en personalesag i bilag B. 12

Brugeroprettelse og brugerroller Brugeroprettelse Brugeroprettelse og tildeling af adgangskoder sker via PODB. Brugerroller Der er forskellige brugerroller i Acadre alt efter, hvad du skal kunne i systemet. Sagsbehandler Er du ansat som sagsbehandler/sekretær har du følgende rettigheder: Oprette sager Redigere sager Journalisere dokumenter Søge Flytte dokumenter Ændre sagsansvarlig Ændre adgangsbegrænsninger (afhængig af hvilke adgangskoder du har) Administrator (=superbruger) Administratorer har, udover sagsbehandlens rettigheder, ret til: Åbne låste dokumenter Slette sager/dokumenter Åbne afsluttede sager Der bør være minst to superbrugere i hver stabsafdeling, og ca. én superbruger pr. 10 sagsbehandlere. 13

Bilag A: Materiale der ikke journaliseres Følgende materiale journaliseres normalt ikke: Adresseændringer Anordninger* Aviser Avisartikler Bekendtgørelser* Beretninger* Betænkninger* Biblioteksmateriale Blade Boglister Brochurer Bøger Cirkulærer* Fakturaer Ferielister Følgesedler Håndbøger Indbydelser Infonet Instrukser* Kontoudtog Lovbekendtgørelser* Love* Lønningslister Lønoversigter Månedsskrifter Personaleoversigter Pressemeddelser* Publikationer* Raskmeldinger Refusionsanordninger Reglementer* Regninger Regnskaber Regulativer* Rejseafregninger Rejseforskudanmodninger Reklamer Rekvisitationer Restancelister Statistiske meddelser og indberetninger Sygemeldinger Takkeskrivelser Telefonfortegnelser Tidsskrifter Udbetalingsoversigter Udsendelseslister Ugeskrifter Varekataloger Vejledninger* Årsberetninger* * Som er udgivet af andre og ikke indgår som primært materiale i sagsbehandlingen i Region Syddanmark. 14

Bilag B: Materiale på personalesager Følgende materiale journaliseres på en personalesag: Ansættelsesoplysninger Lønoplysninger Referater fra sygefraværssamtaler, tjenstlige samtaler m.v. Disciplinære sanktioner som advarsler, opsigelser og bortvisning Efteruddannelsespapirer Fratrædelsesoplysninger Kompetenceplaner i forbindelse med årlig MUS-samtale Uddannelsespapirer Følgende materiale skal ikke journaliseres på en personalesag: Revisionsmateriale (kørsel/udlæg) Materiale vedr. straffe- og børneattester Registrering af ferie og sygdom Arbejdstidsplaner Referat/notater fra MUS-samtaler 15

Direktionssekretariatet Sdr. Boulevard 29, indgang 101 5000 Odense C regionsyddanmark.dk ID 21692, April 2011.