Politik for edoc. ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering)

Transkript

1 Politik for edoc ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering)

2 Indledning I det følgende beskrives, hvorfor, hvordan, hvornår og hvilke dokumenter der skal gemmes i Region Nordjyllands ESDH system edoc. Ligeledes beskrives hvilke forventninger der er til medarbejdernes anvendelse af ESDH systemet. Retningslinjerne er gældende for hele Region Nordjylland og indeholder grundlaget for journalisering. Formål Det grundlæggende formål med anvendelse af et ESDH system er, at sikre at Region Nordjylland lever op til de lovgivningsmæssige krav for dokumentation og god forvaltningsskik. Region Nordjylland har derudover det sigte med ESDH, at understøtte mulighederne for en mere effektiv sagsbehandling af høj kvalitet, også på tværs af sektorerne og sikre integration af tilgængelig viden i den enkelte afgørelse og beslutning. Region Nordjylland har dermed 6 konkrete mål for Region Nordjyllands elektroniske sags- og dokumenthåndtering: at fremme den digitale sagsbehandling at effektivisere arbejdsgange at binde regionens administration sammen på tværs af afdelinger og sektorer at støtte vidensdeling på tværs af organisationen at understøtte åbenhed i forvaltningen at overholde lovmæssige krav, herunder offentlighedsloven, persondataloven og arkivloven Vision Region Nordjyllands vision er, at være en digital forvaltning. Det betyder blandt andet, at et original dokument altid kan findes i ESDH systemet - det bliver født, bearbejdet, og arkiveret i ESDH systemet. Dokumentet ligger kun ét sted elektronisk og sendes via ESDH systemet til relevante parter. Det betyder, at den interne papirpost ikke er nødvendig og alle medarbejdere har nem elektronisk adgang til alle relevante dokumenter (undtagelsen er naturligvis hvis disse af lovgivningshensyn er fortrolige). Dokumenter er relateret og styret i forhold til det sagsbehandlingsflow der er beskrevet og supporteret i systemet, så ensartede opgaver løses ens. Sagsbehandlere samarbejder om/på samme sag. Alle repetitive arbejdsgange er understøttet bedst muligt ved hjælp af workflow i systemet, og alle dagsordner til diverse administrative og politiske udvalg udarbejdes i systemet. I tilknytning til politikken er udarbejdet vejledninger til ESDH systemet, som findes på personalenettet. Hvem skal anvende ESDH Region Nordjyllands politik for ESDH gælder for alle administrative enheder i regionen. På sygehuse, i sektorer og forvaltning, og omfatter alle ledere, sagsbehandlere og medarbejdere med administrative opgaver i Region Nordjylland.

3 Indhold For at sikre, at regionen opnår de opstillede mål og gevinster med ESDH, og at systemet anvendes aktivt til sagshåndtering og styring i regionen: Skal ESDH anvendes som et sagsbehandlingssystem, hvor sager og dokumenter løbende registreres og udarbejdes. Har Region Nordjylland som udgangspunkt kun elektroniske sager og dokumenter. Den digitale udgave af et dokument er altid at regne for originalen, og derfor er hovedreglen at alt sagsmateriale skal registreres. Det er nødvendigt for dels at kunne leve op til lovgivningskrav i forbindelse med retten til aktindsigt og dels for at muliggøre og sikre regionens politik om videndeling og overblik i koncernen. Derfor skal seneste gældende version være tilgængelig i ESDH systemet. Har Region Nordjylland åbenhed omkring sager både indadtil i regionen og i forhold til vidensdeling blandt medarbejdere, - det skal være muligt at søge og finde både aktuelle og tidligere sager og dokumenter med relevant indhold på tværs af koncernen - men også åbenhed udadtil i forhold til borgere, pressen og samarbejdspartnere i relation til de åbne postlister. Tilhører alle sager og dokumenter Region Nordjylland, og skal derfor til enhver tid være tilgængelig for den regionale sagsbehandling. Adgang til dokumenterne må derfor ikke være afhængig af, at én bestemt person er tilgængelig/til stede. Skal det være nemmere at samarbejde og videndele på tværs af sektorer og områder. Derfor skal alle relevante dokumenter og sager, som udgangspunkt være tilgængelige for andre i ESDH med mindre der er specifikke eller lovgivningsmæssige forhold der taler for det modsatte. Skal ESDH medvirke til at gøre sagsbehandlingen mere effektiv. Dette sker blandt andet ved at integrere dokumentationsprocessen i sagsbehandlingen, og at der sker en understøttelse af arbejdsprocesserne i forbindelse med sagsbehandlingen ved hjælp af workflow. Ønsker Region Nordjylland en entydig ansvarsfordeling for registrering af dokumenter og en entydigt placering af ansvar for sagsbehandlingen. Skal systemet anvendes til styring af opgaver og sager. En vigtig forudsætning for effektivisering og skabelsen af overblik er en konsekvent anvendelse af løsningerne i sagsbehandlingen, således at systemet på sigt anvendes ensartet til ensartede opgaver på tværs i organisationen. Skal ESDH understøtte de politiske processer og beslutningsflow der er i Region Nordjylland bedst muligt ved at sikre en høj kvalitet og ensartethed i forhold til de dagsordner, der produceres i regionen. Dette sikres gennem en systematisk og ensartet anvendelse af dagsordensfunktionen, således at data fremstår ensartet struktureret og let tilgængeligt. Dette understøtter, at regionen hurtigt kan skabe et relevant overblik og reagere hurtigt og effektivt på omgivelsernes politiske og administrative krav.

4 Overordnede principper for anvendelse I Region Nordjylland har vi valgt, ikke blot at anvende systemet til opfyldelse af de lovgivningsmæssige krav, som journalisering, registrering og arkivering, men at gå skridtet videre og anvende det til videndeling, sagsstyring og digitalisering af sagsbehandling. Dette stiller krav til, hvem der skal anvende systemet og hvorledes ESDH skal anvendes, jf. de følgende afsnit. Hvem skal anvende ESDH? Alle ledere, sagsbehandlere og medarbejdere med administrative opgaver i Region Nordjylland skal anvende ESDH, til sagsbehandling og journalisering. Hvad skal ESDH anvendes til? ESDH skal bruges til at leve op til målsætningerne for vidensopsamling og vidensdeling, til sagsbehandling og arkivering, til effektivisering af arbejdsgange og processer, for at kunne overholde lovgivningen på forskellige områder samt for at kunne leve op til regionens åbenhedsprincipper. ESDH er desuden et værktøj der kan være med til at sikre, at regionen kan leve op til lovkravet om at kunne kontaktes og svare via den fælles dokumentboks. Forventninger til anvendelsen Alle brugere af ESDH skal anvende systemet til at registrere alle sagsrelaterede breve, referater, notater og i. Registreringerne skal foregå kontinuerligt og i samme proces som dokumenterne bliver skabt eller modtaget via . Det vil sige som en del af sagsbehandlingen og ikke kun til journalisering. Det sikrer registrering og et entydigt ansvar for dokumenter og sager. Hvordan skal vi registrere i ESDH? Vi skal gemme direkte i ESDH systemet og ikke først på vores drev. Arbejdsdokumenter bør være tilgængelige for andre, i det øjeblik de indgår som en sagsakt. Vi anvender versionsstyring til at give et bedre overblik over sagsforløbet.. Det er nødvendigt, at der på forhånd er oprettet en sag, som dokumentet kan gemmes ved, og derfor vil sagsopretterne oprette sager fra dag til dag, således at det undgås, at dokumenter bliver gemt på eget drev. Hvad skal vi registrere i ESDH? Alle sager skal som udgangspunkt lægges i ESDH systemet for at understøtte åbenhed og videndeling i regionen. Principielt skal de dokumenter, der anvendes i det daglige arbejde og som bliver delt med andre, lægges i ESDH, og alle de dokumenter der har betydning for en sag og som tjener som dokumentation af en sag og/eller sagsbehandling journaliseres på en sag. En sag 1 defineres i denne henseende også som projekter, udviklingsopgaver, referater mv. Det vil sige, at alt i princippet er en sag. ESDH og sammenhæng til andre systemer I Region Nordjylland skal der kun være ét entydigt digitalt arkiv og dokumentsystem. Således at udgangspunktet for al sagsbehandling og kildesystem til de øvrige administrative systemer foregår i ESDH. Dokumenterne skal have ESDH som oprindelse, før de udgives på eksempelvis Personalenet. Personalenet vil i den sammenhæng være en distributionskanal for relevant indhold, eks. 1 I OIO standarden ( forstås en sag som en samling af sammenhørende dokumenter og øvrige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at dokumentere en arbejdsproces typisk til administrative formål herunder til at træffe afgørelser

5 referater m.m. som gemmes i ESDH. Den brugergrænseflade som viser dokumenterne kan, som nævnt være personalenettet, men også være andre systemers brugergrænseflade. Retningsgivende dokumenter der udelukkende er gældende for sygehusvæsenet i Region Nordjylland, vil fortsat ses, registreres og styres i PRI-systemet, da målgruppen for denne type dokumenter er en anden. Da der for nuværende anvendes mange forskellige dokumenthåndteringssystemer i regionen, skal der, i takt med udskiftning af disse tages aktivt stilling til, hvorvidt de ønskede funktionaliteter kan rummes i det koncerndækkende ESDH system. Organisatorisk forankring I takt med udviklingen af opgaver og forretningsområder i regionen, vil der opstå nye behov for løsninger i systemet til at understøtte arbejdsgange og processer. Det er derfor en kontinuerlig opgave at være opmærksom på disse og sikre sig opsamling af ændrede behov og få udnyttet det potentiale, der ligger i understøttelse af disse. Med henblik på at sikre den optimale anvendelse af ESDH samt at nå Region Nordjyllands vision for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, er der derfor defineret en klar rolle- og ansvarsfordeling, som sikrer en forankring og fokus på lokalt niveau, hvilket beskrives i det følgende. Koordinatorfunktion Forudsætningen for at opnå en effektivisering af arbejdsprocesser er, at fastholde en rolle som forandringsagent i enheden, derfor skal hver enhed have en koordinator. Koordinatoren er bindeleddet mellem Regionssekretariatet og den enhed den enkelte koordinator repræsenterer. Superbrugere Den lokale erfaring og viden om anvendelse af systemet opsamles af superbrugerne. Det er derfor også deres opgave, i samarbejde med koordinatorerne, at foreslå nye muligheder for systemets anvendelse og ændrede arbejdsgange til ledelsen. Der skal derfor som minimum være udpeget en superbruger i hver afdeling/enhed. Superbrugeren skal kunne rådgive om de anvendelsesmæssige sider af systemet, og i det daglige besvare spørgsmål og løse eventuelle problemer i relation til systemets understøttelse af sagsbehandlingen. Intern Administration ESDH systemet er forankret i Intern Administration, som også er systemejer. Intern Administration har ansvaret for den løbende opfølgning på politikken, samt opsamling af erfaringer og behov for nye løsninger der naturligt sker i forbindelse med anvendelsen af systemet lokalt, og som bør udbredes som retningsgivende for det regionale niveau. Intern Administration er endvidere ansvarlig for at tilrettelægge en proces, således at organisationen flytter sig henimod visionen, og sikre erfaringsudveksling, dialog og samarbejde på tværs i koncernen, blandt andet gennem inddragelse af koordinatorerne. Det er ligeledes Intern Administration, som udarbejder undervisningsmateriale og udbyder kurser i ESDH. Ledelsen En væsentlig del af potentialet i den digitale sagsbehandling er at have fokus på de muligheder for nye arbejdsgange og processer, som der ligger i det elektroniske sags- og dokumentstyringsværktøj. Efterhånden som systemet bliver velkendt og indarbejdet i

6 enhedens arbejdsgange, er det ledelsens ansvar at have fokus på, hvorvidt mulighederne i systemet giver anledning til at ændre eller optimere sagsgange i enheden. Endvidere er det ledelsens forpligtigelse i samarbejde med koordinatorerne, at sikre en opsamling af behov for understøttelse af nye arbejdsprocesser eller tværgående arbejdsgange og viderebringe disse til det centrale niveau, med henblik på en understøttelse af disse i systemet. Ledelsen har ansvar for, at ESDH systemet anvendes i overensstemmelse med politikken. Opfølgning Politikken revideres efter behov, og tages som minimum op til fornyet overvejelse hvert andet år. Ansvaret for dette er placeret hos Intern Administration. Godkendelse af politikken sker i Udvidet Direktion. Hvorfor skal regionens administrative personale anvende ESDH systemet? Lovgivning/aftalegrundlag Politikken for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, skal ses i sammenhæng med. Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven Digitaliseringsstrategien Forvaltningsloven Forvaltningsloven giver borgeren, der er part i en sag, hvori en myndighed enten har eller vil træffe en afgørelse, ret til aktindsigt i sagens dokumenter. Retten til aktindsigt omfatter også en oversigt over hvilke breve og øvrige dokumenter, der hører til sagen. Forvaltningsloven fastlægger også nogle krav til offentlige myndigheders sagsbehandling, bl.a. partshøring, begrundelse for afgørelse, klagevejledning. Den offentlige myndighed bør være i besiddelse af dokumentation for, at myndigheden lever op til disse krav. Samtidig indeholder forvaltningsloven en regel om, at offentligt ansatte ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver Offentlighedsloven Offentlighedsloven giver enhver ret til indsigt i de dokumenter der er indgået til eller oprettet af en offentlig myndighed som led i administrativ sagsbehandling. Retten til aktindsigt omfatter også en oversigt over hvilke breve og øvrige dokumenter, der hører til en sag En offentlig myndighed kan som led i behandling af en anmodning om aktindsigt beslutte at give meroffentlighed det vil sige, give aktindsigt i relevant materiale i videre omfang end anmodet om, dog begrænset af regler om tavshedspligt m.v. Offentlighedsloven pålægger, iht. 15 i lov om offentlighed i forvaltningen (LOV nr 606 af 12/06/2013), offentlige myndigheder at journalisere dokumenter der er modtaget eller afsendt som led i administrativ sagsbehandling. Administrativ sagsbehandling defineres som alt den korrespondance som regionen har med eksterne samarbejdspartnere.

7 Da regionens sagsmateriale (notater samt indgående og udgående dokumenter) skal journaliseres i det fælles koncernens ESDH system, er det vigtigt at sikre, at sager i ESDH systemet til en hver tid er opdateret med den seneste korrespondance. Dette medfører at der er krav om løbende og kontinuerlig journalisering Persondataloven Persondataloven indeholder forskellige former for regler, som har betydning for offentlige myndigheder. En borger har ret til indsigt i hvilke typer af oplysninger der er registreret om vedkommende, hvad formålet med registreringen er, hvem oplysningerne evt. videregives til, og hvor oplysningerne stammer fra. En medarbejdere har ikke adgang til personhenførbare oplysninger i videre omfang, end de pågældende har brug for i forbindelse med varetagelse af deres arbejdsopgaver. Krav om autorisationsadministration, logning og tekniske sikkerhedsforanstaltninger, som skal beskytte personoplysninger. Personoplysninger behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. God databehandlingsskik er uskrevne principper, som hovedsagligt kan udledes af Datatilsynets praksis. Det betyder bl.a. at behandlingen af oplysningerne skal være rimelig og lovlig. Arkivloven Statens Arkiver har bl.a. til formål at sikre bevaringen 2 af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. Iflg. arkivloven påhviler det enhver myndighed at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages iht. Lovbekendtgørelse nr af 21. aug Digitaliseringsstrategien 3 Digitaliseringsstrategien er et fællesoffentligt samarbejde mellem staten, kommuner og regioner, som i fællesskab arbejder for at implementere digitaliseringsstrategiens initiativer. Strategien har 3 hovedspor: Slut med papirblanketter og brevpost I en travl hverdag skal danskerne ikke spilde deres tid på at udfylde papirblanketter på det lokale kommunekontor. Og skattekronerne skal ikke bruges på porto og papirflytteri, når der findes digitale løsninger, der kan klare opgaverne mere effektivt. Ansøgninger, breve og al anden skriftlig kommunikation med det offentlige vil derfor frem mod 2015 foregå digitalt for både borgere og virksomheder. 2 Statens Arkiver træffer beslutning om hvilke arkivalier, der skal bevares for eftertiden og hvilke der skal kasseres ( 3

8 Ny digital velfærd Velfærdsteknologi er en af nøglerne til at åbne døren til fremtidens velfærd. Den offentlige sektor har de seneste år satset på velfærdsteknologi og gjort sig erfaringer, der betyder, at it og ny teknologi nu kan udnyttes mere intensivt til at modernisere og effektivisere den offentlige service i fx vores folkeskoler, ældreplejen og sundhedsvæsenet. God service kræver ikke nødvendigvis et fysisk møde. I mange tilfælde kan digitale løsninger eller ny teknologi levere en mere moderne og effektiv service. Tættere offentligt digitalt samarbejde Et fortsat fokus på central koordinering skal sikre, at danskerne oplever, at alle offentlige myndigheder arbejder effektivt digitalt sammen herunder bruger fælles løsninger, undgår dobbeltarbejde og genbruger de relevante data. Aftalerne har ikke samme karakter som lovkrav, men aftalernes parter har forpligtet sig til at leve op til de målsætninger som aftalerne beskriver.

9 Bilag 1 - Liste over materiale, som skal registreres Alt ind- & udgående post vedrørende regionens arbejdsområde Kontakt fra borgere Referater Tværgående arbejdsgrupper Mailkorrespondance Handleplan Alt med værdi for sagsforløbet Telefonnotater / håndnotater Klagesager Borgerhenvendelser Strategiarbejde Alt ind- & udgående post vedrørende regionens arbejdsområde Notater Intern korrespondance Udkast og lignende Handleplaner Arbejdsgrupper Korrespondance med andre offentlige instanser Rapporter Års/ månedsstatus Alt der skal kunne genfindes Høringer intern + eksterne Ansøgninger (Minus job) Samarbejdsaftaler Business case Dagsordner Interne rapporter Alt hvad der er nødvendigt for at dokumentere et sagsforløb Bilag 2 - Liste over materiale, som ikke skal registreres Materiale, som ikke er registreringspligtigt, men som kan registreres, hvis det skønnes nødvendigt, af hensyn til dokumentationsbehov. Det er vigtigt at være opmærksom på, at listen ikke er udtømmende. Adresseforandringer Lønningslister Anordninger * Lønoversigter Avisartikler Personalelister Aviser Pressemeddelelser * Bankkontoudtog Publikationer * Bekendtgørelser * Raskmeldinger Beretninger * Refusionsanmodninger Bestillinger af publikationer Reglementer * Betænkninger * Regninger Biblioteksmateriale Regulativer * Boglister og fortegnelser Rejseafregninger Brochurer Rejseforskudsanmodninger Bøger Reklamer Cirkulærer * Rekvisitioner Cirkulæreskrivelser * Statistiske meddelelser og indberetninger Fakturaer (undtaget er fakturaer i forsikringssager) Sygemeldinger Ferielister Særtryk Følgesedler Takkeskrivelser

10 Følgeskrivelse til regnskaber o.l. uden selvstændigt indhold Telefonfortegnelser og forandringer Girokontoudtog Tidsskrifter Girolister og fortegnelser Udbetalingslister, -fortegnelser og oversigter Håndbøger Udsendelseslister Indbetalingslister, -fortegnelser og oversigter Ugeskrifter Indbydelser (her kan være undtagelser) Varefortegnelser og Kataloger Vejledninger * Vejledninger * Kasseforskudsanmodninger Årsberetninger Kontoudtog Lovbekendtgørelser * Love * * Som er udgivet af andre, og som ikke indgår som primært materiale i sagsbehandlingen i Region Nordjylland.

11 Politik for edoc Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering Udgivet af Regionssekretariatet Region Nordjylland Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Juni 2014 Læs mere om Region Nordjylland på