Q QVORTRUP ~ ADMINISTRATION NS E/F Fjordstokkene (Grundejerforeningen Fjordstokkene) GENERALFORSAMLINGSREFERAT 2008 Ar 2008, mandag den 26. maj, kl. 19.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Fjordstokkene i foreningens fælleshus. Indledningsvis bød afgående bestyrelsesformand Søren Jensen de tilstedeværende medlemmer velkommen og foreslog på bestyrelsens vegne, at advokat Jens Anker Hansen, Qvortrup Administration AJS, valgtes til dirigent og referent, hvilket de tilstedeværende enstemmigt tilsluttede sig. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet i henhold til foreningens vedtægter og således beslutningsdygtig i relation til de rejste dagsordensforslag. Dirigenten noterede sig den standardmæssige indsigelse vedrørende generalforsamlingens loviighed fra ejerlejlighedsejer Aage Strandfelt. Dirigenten kunne endvidere konstatere, at følgende medlemmer enten personligt eller ved fuldmagt var repræsenteret på generalforsamlingen. ~erl~l. n~ 20,21,22,25,26,27, 31, 32, 34, 35, 37, 38,40,41,43,44, 46,120,125,126, 127,129,130,131,134,137,138,139,140,142,144,145,146 og 147. Dagsorden i henhold til vedtægterne var følgende 1) Valg af dirigent og referent. 2) Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning. 3) Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor. 4) Indkomne forslag. 4.a) Bestyrelsen foreslår, at der hensættes kr. 75.000 til fremtidig vedligeholdelse. 4.b) Bestyrelsen foreslår, at der eventuel etableres solvarmeanlæg på taget. Begrundelse: En forhandsundersøge/se af muligheden for at få installeret et so/varmeanlæg på taget for opvarmning af det varme brugsvand i sommerhalvåret viser, at et sådant anlæg vil koste i størrelsesorden kr. 300.000 inc/. moms. Besparelsen vil være 3.600-3.800 m 3 gas, anslået værdi kr. 35.000. Hvis der ikke tages hensyn til energiprisstigninger i anlæggets levetid på ca. 25 år, vil tilbagebetalingstiden være ca. 8,5 år. 8822/8832/8842 JAHlus GF 080707 Sortedam Dossering 43-2200 København N - Telefon 35 35 43 00 - Telefax 35 36 09 56 - CVR-nr. 85 41 12 17
Generalforsamlingen forespørges, om man ud fra disse tal skal arbejde videre med sagen. 4.c) Jette og Kåre Idorn Thamsborg foreslår: 1. Parkeringstilladelse til parkering "stokke". på Strandstræde og Pakhusstræde for vore to Flere steder foregår det på den måde: Europark fx. styrer parkeringstilladelser, det koster ikke os noget, blot Europark får pengene fra evt. bøder for dem, som holde ulovligt på "vore" veje. 2. Spejle på stålsiden i vore elevatorer. Det ser så meget mere luksuspræget ud, og bliver slet ikke ridset i den grad, som vore stålvægge allerede nu efter kun 3 år må siges at være. 3. På hoveddøren ønskes en lås, som i ståldøren ud til kælderen. Så man blot kan åbne døren indefra uden først at skulle dreje låsen, hvilket ofte er vanskeligt, hvis man har hænderne fulde. 4. Vi MA bede om en ny kode til vore døre og P-kælder. Jeg har 2 gange set en absolut for os uvedkommende person i vor P-kælder. 5. De der har båret alle vore stålskinner til forstærkningerne op, har ødelagt vore vægge i trappetårnene. De skal udbedre disse hak og store ridser. 4.d) Susanne og Jørgen Bihlet foreslår: 1. Jerngitrene mod Isefjords Alle beklædes med matteret glas som på altanerne. Dette vil gøre byggeriet sammenhængende og fremstå som en helhed. Der bør ikke være opsat individuelle læhegn. 2. Skraldecontainerne bør køres op og ned samme dag, de bliver tømt, i stedet for som nu, hvor de står til opmagasinering mindst 4 dage om ugen ude på vejen. 5) Forelæggelse og godkendelse af endeligt budget for indeværende regnskabsår samt foreløbigt budget for følgende regnskabsår. 6) Valg af bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsesformand Søren Jensen modtager ikke genvalg. Bisidder Inger-Lise Olesen modtager valg. 7) Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. 8) Valg af eventuel administrator. 9) Valg af revisor og eventuel revisorsuppleant. 10) Eventuelt. Ad 1. Valg af dirigent og referent Se ovenstående. Ad 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning På bestyrelsens vegne aflagde bestyrelsesformand Søren Jensen følgende beretning: 8822/8832/8842 JAHlus GF 080707 2
Bestyrelsen Ved sidste ordinære generalforsamling var der et nyvalg, Susanne Bihlet, som blev valgt i stedet for Helle Scholkmann. Susanne måtte desværre melde fra ret hurtigt derefter, hvorefter bestyrelsen valgte en bisidder, Inger-Lise Olesen. Vi valgte at udpege en bisidder, idet vi ikke havde generalforsamlingsvalgte suppleanter. Inger-Lise Olesen har fået tildelt opgaver, sidestillet med andre i bestyrelsen, men ved afgørende afstemninger har kun talt de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer. Ad 1 - Keops har erkendt, at konstruktionen ikke var i orden, derfor blev i december iværksat et tiltag, som skulle sikre, at vandtryk fra regnvandssystemet ikke bliver presset ind i drænet under vore bygninger. Dette virker tilsyneladende, der har ikke været indtrængning siden dette blev lavet, og der bliver fulgt op på dette i det næste stykke tid. Ad 2 - Der er blevet foretaget vinduesforstærkninger i øst. Vi arbejder dog stadig med problemet, idet vi ikke mener, at forstærkningerne alene forårsager de "smæld" i karmene, men ligeledes samlingerne og fastgørelsen til ydervæggen. Dette arbejdes der for tiden videre på. Ad 3 - Vandgennemtrængning i de udsatte vinduespartier er udført, og der vil ved 5 års gennemgangen blive fulgt op på, om dette er tilstrækkeligt. Ud over dette er der stadig en lang række sager, som jeg dog ikke skal komme ind på i min beretning, men vi føler dog, at vi for de flestes vedkommende kommer nærmere en afslutning. Vi overvejer nøje, om de sidste punkter skal overdrages til en advokat, med henblik på at forberede en syn- og skønssag, men hidtil har vi valgt at fortsætte samarbejdet med Keops projektorganisation, som til stadighed gør indrømmelser og får færdiggjort adskillige punkter. Men tiden nærmer sig måske, og vi hører gerne generalforsamlingens holdning til, om det er tiden til at vi skal have advokat på sagen. Der vil naturligvis blive nogle omkostninger i denne forbindelse, på den anden side får bestyrelsen det lidt lettere. Herudover havde vi en åben sag med Keops om el-forbruget i 2004-2006. Det lykkedes os at få forhandlet kr. 170.000 i kompensation fra Keops, kr. 50.000 til forbedringer og kr. 120.000 i kompensation for el-forbruget i fællesområderne. Det er vi tilfredse med. Resten af det ekstraordinære el-forbrug opkrævede vi så ved en ekstraordinær opkrævning hos ejerne. Dette havde vi tilkendegivet ved sidste generalforsamling muligvis ville blive resultatet. Nogle havde dog svært ved at forstå, at det skulle fordeles efter fordelingstal og ikke ligeligt, men der må vi henvise til vore vedtægter om betaling af fællesudgifter. Ved sidste års generalforsamling var bestyrelsen stillet en stævning i udsigt, men vi er glade for, at denne ikke blev ført ud i livet - det har gjort arbejdet væsentligt lettere for os. Vedtægter Mens vi har afventet, at administrator skulle tinglyse vore vedtægter, har bestyrelsen vurderet, at det måske var tid til mindre justering af udvalgte paragraffer. Bestyrelsen mener således, at vi ved en gennemgang, debat og vurdering kunne justere enkelte uhensigtsmæssige punkter ved næste års generalforsamling. dette bør den nye bestyrelse tage skridt til. Mange/situationen Som det fremgik af sidste års beretning har mangelsituationen fortrinsvis kredset om 3 væsentlige punkter: 1. Vandindtrægning i kælder. 2. Vinduesforstærkning i øst. 3. Vandgennemtrængning ved udsatte vinduespartier. 882218832/8842 JAH/us GF 080707 3
5 års gennemgang I 2009 er der 5 ars gennemgang i vest, og aret efter er det i øst. Vi skal sikre os, at vi nøje far ejendommen gennemgaet inden disse begivenheder, sa vi sikrer os, at ALT er fremlagt for Keops på dette tidspunkt. Ligeledes skal vi anbefale de enkelte ejere at fa meddelt Keops de fejl, som ikke måtte være udbedret inden da, herunder eksempelvis kuldebroer under vinduer, som nogle jo har konstateret. Stormflod I starten af 2008 fik vi besked fra Stormradet, at den skade vi fik i november 2006 ved stormfloden ikke ville blive erstattet. Stormrådet har konkret vurderet, at l/at lade erstatningen bortfalde som følge af det beskadiges særligt udsatte beliggenhed". Det afgørende har været, at fælleshuset ligger ca. 10 meter fra havet i en gulvkote, som er beregnet til ca. 1,20 meter. Dette har vi efterfølgende meddelt Keaps, som har reageret positivt pa at foresta omkostningen på de ca. kr. 130.000 til et nyt gulv i fælleshuset, herudover reparation af elevatorer for ca. kr. 70 80.000. Nyhedsbrev og hjemmeside Som I måtte have bemærket, kommer flere og flere meddelelser ud via hjemmesiden. Vi agter fortsat at lave nyhedsbreve, men hyppigheden kan måske ændres en smule. Vi synes selv, at vi har fået en informativ hjemmeside, det er som bekendt Peter Haugaard og Aage Strandfelt, som styrer dette. Fælleshus og Værelser Vort fælleslokale bliver nu brugt mere og mere, men ikke nær nok. Vi har justeret lejen, installeret klaver, dvd og fjernsyn, og nu før vi (maske) snart et nyt klinkebelagt gulv. Vi har det princip, at de penge, som indkommer ved udlejning, bruger vi til at højne standarden i fælleslokalerne. Vi har i budgettet for 2008 dog indeholdt en bedre opvaskemaskine. en der passer bedre Ul de 48 kuverter, vi kan dække op med. Dette er en investering ud over indtjeningen, men mon ikke de fleste synes, at det er en god ide. Det er således - bortset fra den nye opvaskemaskine - pa denne måde brugerbetalte forbedringer, dvs. de som benytter sig af lokalerne betaler gildet, og de som ikke gør, betaler ikke til det. Rummet har vi jo allerede, og opvarmes skal det jo alligevel Vi har modtaget flere tilkendegivelser fra ejerne om at etablere en kalender for fælleshus og værelser an-line på vor hjemmeside. Det ville give beboerne mulighed for at se, hvornar lokalet og værelserne er reserveret. Man kunne ogsa forestille sig, at man kunne reservere værelserne direkte på hjemmesiden. Den nye bestyrelse bør overveje mulighederne pa dette omrade og vurdere, om det ville være hensigtsmæssigt at integrere dette i den nuværende hjemmeside. Vi har herudover meddelt Keops, at vi mener det måtte være rimeligt at etablere en fremtidssikker løsning med et støbt gulv i Fælleshuset/ idet dette i virkeligheden betyder, at gulve i Fælleshuset ikke er forsikret mod oversvømmelse fremover. Værelsesudlejningen har været suspenderet i en periode, Keops skulle have lagt nyt gulv som følge af vandindtrængningen. Samtidig fik vi lydisoleret væggen mellem rummene en smule, der var vist nogen der følte, at man havde lidt for meget fornøjelse af naboen. Vi har også indkøbt et par nye senge til det ene værelse. Fælles aktiviteter I årets løb har der været arrangeret sommerfest, julekomsammen, foredragsaftener, sangaftener m.m. 8822/8832/8842 JAH/u$ GF 080707 4
Vi har et dejligt fælleshus, men vi synes, at et bruges for lidt. Naboerne VIL så gerne kunne leje det, men det har vi hidtil holdt os fra. Vi ser meget gerne, at der etableres en form for klubaktiviteter i lokalet her, det kunne være bordtennis, billard, bridge eller ludo, det kunne være undervisning i oliemaling, alderstilpasset motion/gymnastik, foredragsaftener, filmaftener, video/dvd mv. - kun fantasien sætter grænser. vi opfordrer til at tage initiativ, vi tror, at der er mange som sidder med ideer, men bare ikke får gjort noget ved det. Bare hus, at det skal være for beboere. Hus også, at rummet er gratis at reservere, hvis bare arrangementet er for alle. Rengøring og affald Vor viceværtordning kører efter vor opfattelse udmærket, der bliver klaret de ting, som er nødvendige. Det må være til at finde ud af Henrik står tit og sorterer vores skidt, men det er ikke sikkert, et bliver gjort, hvis der er afløser på en dag. Herudover har vi bedt kommunen lave parkeringsforbud på Isefjords Alles nordside, på strækningen mellem Pakhusstræde og Strandstræde. Dette for at sikre, at vort affald kan blive afhentet. Midlertidig har vi måttet stille containerne ude på fortovet for at sikre afhentning. Regnskab og budget Økonomien er på fode igen! Vi har et overskud på kr. 400.000, hermed har vi fået styr på den negative egenkapital fra sidste år på mere end kr. 250.000, dels har vi ikke brugt de kr. 70.000, som gulvet i fælleshuset skulle koste os. Resten ca. kr. 70.000 er besparelser vi har opnået på vedligeholdelseskontoen og på nyanskaffelser. Derfor har vi også foreslået, at vi nu påbegynder hensættelse til langsigtet vedligeholdelse, kr. 75.000 pr. år, hvilket vi synes, er rimeligt. Vi skal sørge for, at vort samlede byggeri, som repræsenterer en værdi på kr. 150 til 200 mia, kan holdes i forsvarlig stand om 5, 10 og 15 år. Nærmere gennemgang af regnskabet følger. Afslutning Bestyrelsen genopstiller for de flestes vedkommende. For mit eget vedkommende er denne dog min sidste generalforsamling i Fjordstokkene, idet vi har solgt vor bolig og flytter herfra snart. Jeg skal benytte lejligheden til at takke bestyrelsens øvrige medlemmer for en meget engageret ind Vi vil gerne have, at huset bliver brugt til nogle af disse - eller andre - ting. Vi skal derfor opfordre til at komme frem i lyset og tage initiativ til nogle af disse eller andre aktiviteter. Der kommer nu en ny affaldsordning, og i denne anledning skal jeg fremhæve, at vi stadigvæk er nogle, som ikke er omhyggelige nok med sortering af affald: 1. Bio skal i bio. 2. Aviser - og KUN aviser - skal i aviscontaineren (ikke plastposer). 3. Glas og flasker skal være rengjorte og lægges i flaskecontainer. 4. Papkasser og papstykker skal man selv sørge for, det skal på omlastningen eller i nogle af de pap-containere, som står rundt i byen. 5. Restaffald, det er alt det, som skal ned gennem skakten, som ikke er bioaffald. 6. Batterier indsamles i den lille spand ved vaskepladsen. Naboforeninger Vi har et uformelt samarbejde med naboforeningerne. Her har vi diskuteret forhold over for Keaps, parkeringsforhold i stræderne, havn m.m. 8822/8832/8842 JAHius GF 080707 5
sats, jeres indsats har gjort det meget nemt at være formand. Samtidig vil jeg takke Bent Stagsted for sit engagement i fæ/leshusudjejningen, og Aage Strandfelt for sit arbejde med vor hjemmeside. Jeg håber, at I får løst de sidste knuder med Keops, og ønsker jer held og lykke med opgaverne. I forhold til beretningen blev der forespurgt til tinglysning af foreningens vedtægter i forbindelse med overførsel af aktiviteter fra de respektive ejerforeninger til grundejerforeningen. Bestyrelsen oplyste, at de pågældende beslutninger naturligvis fortsat var gældende for foreningens medlemmer, men at man påregnede enkeltstående justeringer, som først skulle godkendes på en ordinær generalforsamling formentlig næste år, således at vedtægterne herefter samlet kunne indsendes til tinglysning. I relation til mangeludbedring blev der fra enkeltstående medlemmer forespurgt til forstærkning på vinduerne. Bestyrelsesmedlem Arne Solberg oplyste, at man var ved at undersøge kvaliteten på de af Keops foreslåede mangeludbedringer ved indførelse af forstærkninger. Det kan i den forbindelse være nødvendigt at indhente supplerende syn og skøn, såfremt afhjælpningsforslaget ikke har den fornødne effekt. Der blev endvidere fra en række medlemmers side henstillet til bestyrelsen om at vurdere muligheden for indførelse af P-forbud, samt at bestyrelsen skal indgå drøftelse med naboforeningerne vedrørende fremtidig udvikling af området. Efter enkeltstående yderligere spørgsmål samt uddybende kommentarer fra bestyrelsens side blev beretningen taget til efterretning. Ad 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor Advokat Jens Anker Hansen gennemgik herefter den af foreningens revisor udfærdigede årsrapport for indeværende regnskabsår udvisende et samlet årsoverskud på i alt ca. kr. 326.000. Der er i årsregnskabet implementeret en henlæggelse til fremtidig vedligeholdelse på i alt kr. 75.000. Foreningens egenkapital androg herefter kr. 70.000, hvortil skal tillægges henlæggelse til fremtidig vedligeholdelse med i alt kr. 75.000. Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer til årsrapporten, blev regnskabet godkendt. Ad 4. Indkomne forslag Pkt. 4.a Bestyrelsen foreslår, at der hensættes kr. 75.000 til fremtidig vedligeholdelse Bestyrelsen redegjorde for det fremsatte forslag. 8822/8832/8842 JAHius GF 080707 6
Generalforsamlingen tiltrådte bestyrelsens anbefaling af at fortsætte med at foretage hensættelser med ca. kr. 75.000 til fremtidig vedligeholdelse. Pkt. 4.b Bestyrelsen foreslår, at der evt. etableres solvarmeanlæg på taget Bestyrelsesmedlem Arne Solberg redegjorde for det fremsatte forslag. Det er bestyrelsens ønske, at der fra generalforsamlingens side tilkendegives, hvorvidt bestyrelsen kan bemyndiges til at arbejde videre med et foreløbigt projekt om eventuel opsætning af solvarmeanlæg på ejendommens tag. Det er den umiddelbare vurdering, at projektet vil have en pay-back periode på ca. 8% år, ligesom det vil medføre betydelig tilvækst til gratis vand i sommerhalvåret. Det er en forudsætning for bestyrelsens arbejde, at eventuel etablering af solvarmeanlægget ikke skæmmer ejendommen arkitektonisk, ligesom der i givet fald skal foretages fornødne vindbelastninger. Herudover skal den fremtidige vedligeholdelse vurderes med henblik på udsat beliggenhed mv. Der udspandt sig blandt medlemmerne en livlig diskussion for og imod det fremsatte forslag. Det var kendetegnende, at medlemmerne umiddelbart syntes det var en god ide, såfremt det kunne indpasses under de givne konditioner, herunder at etablering i givet fald skulle se ordentlig ud. Det blev ved overvældende majoritet besluttet, at bestyrelsen bemyndigedes til at arbejde videre med projektet samt forelægge resultatet på en enten ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. Pkt. 4.c Forslag indkommet fra Jette og Kåre Idorn 1. Parkeringstilladelse Afgående bestyrelsesformand Søren Jensen redegjorde for bestyrelsen indstilling til det fremsatte forsalg. Det bemærkes, at de pågældende fællesveje ikke er undergivet ejerforeningens kompetence, hvorfor en henvendelse og regulering bør ske efter samråd med de øvrige naboforeninger i området med godkendelse med kommunen. Forslagsstilleren tiltrådte den pågældende redegørelse. 2. Spejle i elevatorer 8822/8832/8842 JAH/us GF 080707 7
Bestyrelsen havde ikke indsigelse mod det fremsatte forslag, idet man - såfremt det var muligt - efter aftale med elevatorfirmaet eventuelt kunne gennemføre det i en enkelt elevator, og heraf konstatere effekten af den pågældende løsning. Generalforsamlingen tiltrådte, at bestyrelsen blev bemyndiget til at foretage den pågældende etablering. 3. Låse på hoveddøre Bestyrelsen kunne anbefale, at generalforsamlingen godkendte forslaget, hvilket dirigenten herefter kunne konstatere var tilfældet. 4. Ny kode til døre og P~kælder Det blev efter drøftelse besluttet, at det overlades til bestyrelsen at vurdere behovet nærmere herfor. 5. Stålskinner til forstærkninger Bestyrelsen oplyste, at det allerede indgår i de resterende mangler og er-.under udbedring, hvilket forslagsstilleren sthlede sig tilfreds med. Pkt. 4.d Forslag fra Susanne og Jørgen Bihlet 1. Opsætning af individuelle læhegn mv. Advokat Jens Anker Hansen oplæste i forslagsstillerens fravær det pågældende forslag. Bestyrelsen kunne i overensstemmelse med foreningens vedtægter tiltræde. at det ikke er medlemmerne tilladt at forandre de ydre bygningsbestanddele, hvorfor individuelle fast~ monterede læhegn af bl.a. pileflet mv. ikke er tilladt. De pågældende hegn skal følgelig bortfjernes. 2. Skraldecontainere Advokat Jens Anker Hansen oplæste det pågældende forslag. Bestyrelsen oplyste, at det indgår i de løbende overvejelser og drøftelser, man har med kommunen med henblik på en effektiv renovationsordning, der periodevis ikke fungerer efter hensigten, hvilken oplysning blev taget til efterretning. Ad 5. Forelæggelse og godkendelse af endeligt budget for indeværende regnskabsår samt foreløbigt budget for følgende regnskabsår Søren Jensen gennemgik det af bestyrelsen i samarbejde med administrationen udarbejdede budget for indeværende regnskabsår samt budget for kommende regnskabsår. 8822/8832/8842 JAH/u 5 GF 080707 8
Budgettet som blev foreløbigt tiltrådt. Ad 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer Til bestyrelsen ny- eller genvalgtes med akklamation: Arne Solbero Pakhusstræde 7, 3.th. 4300 Holbæk Peter Hauoaard Pakhusstræde 10, 3.tv. 4300 Holbæk Elsebeth Jensen Pakhusstræde 7, 1.th. 4300 Holbæk Inger-Lise Olesen Strandstræde 8, suh. 4300 Holbæk Knud Erik Hansen Pakhusstræde 7, 1.tv. 4300 Holbæk Ad 7. Valg af suppleanter til bestyrelsen Strandstræde 8, 4.tv. Strandstræde 6, 1.th. 4300 Holbæk 4300 Holbæk Ad 8. Valg af eventuel administrator Qvortrup Administratio_n NS blev genvalgt. Ad 9. Valg af revisor og eventuel revisorsuppleant Revisor blev genvalgt. Ad 10. Eventuelt Det blev fra bestyrelsen henstillet, at man eventuelt vurderer fællesantenneleverancen, herunder i hvilket omfang man kan blive fritstillet i forhold til TDC. ---00000-- Idet der ikke var flere punkter til drøftelse, hævede dirigenten generalforsamlingen. København, den li I ro 2008 Holbæk, den I 2008 Som formand for bestyrelsen: Godkendt af bestyrelsen ved mail den 1. august 2008 Bestyrelsen 9