Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Mandag den 10-11-2014 kl 19-22.00 hos Lisa, Ørnevej 9, Ikast. Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Tony Lauge Sand (afbud) (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat Uddybning/beslutning Godkendt. Ny turneringsstruktur: Ingen kommentar fra trænerne. Høringssvar er indsendt. VolleyTV.dk: Det virker godt. Eventuelle sponsorater undersøges af EK. 3. Drengeafdelingen Situationen generelt: Vi opgiver (nok) at finde en drengetræner ud over Kjeld. Aflønning af trænere blev besluttet. Lisa indkøber aflønning i form af julegave. Tjek mængderabat. 4. Kidsafdelingen Påskønnelse af kidstrænere drøftes igen jf. referat. Se ovenfor. 5. Julefrokost m. Den 9. januar kl. 18.00 trænere/ledere Afbud fra Mats pga. landshold. Måske også fra Johannes. Datoen fastholdes. EK bestiller mad evt. lokale. 6. Møde vedr. idrætsprofilskoler Tirsdag den 11-11 -2014 fra 17.00 18.30 på Nordre Skole Ikast Deltagere: Erik og Thomas, evt. Jørgen. Vi hører, om der er en mulighed for fx at træne børn 0.-6. klasse. 7. Sportsgalla 2014 Herning den 10. januar 2015 kl. 21.00. Ingen har meldt sig blandt trænere og ledere. EK finder ud af noget. Evt. Gerda. 8. Pizzavolley Vi venter til januarmødet med at beslutte dato. 9. Kommunens julefrokost Hjælperstatus: Er næsten på plads. 10. PR v. EK Intet nyt. 11. Nyt fra Ungeudvalget Intet nyt. v. TLS 12. Sponsorarbejde v. JE Intet nyt. 1
13. Opfølgning på generalforsamling 2014 (fast punkt se bilag 1) 14. Nyt fra ungdomsudvalget v. PK og TLS 15. Nyt fra kidsudvalget v. AK 16. Økonomi 17. Eventuelt og næste møde Bestyrelsen næste år. Johannes tager en snak med en revisor blandt klubbens medlemmer om muligheden for (ren) bogføring. EK tjekker m. Julie alt. Jonas. Intet nyt. Afholdt pizzavolley for alle forældre, børn og søskende. Stor succes m. ca. 80 deltagere. 140 folkeskoleelever skal spille skolekidsvolley fredag. Spændende om det giver nogle nye spillere. Ny folder undervejs. Fint tilskud fra kommunen til træner/lederuddannelse. Det går godt. Næste møde: Tirsdag den 13-01-2015 kl. 19.00 hos Anja (ingen bestyrelsesmøde i december) Generalforsamling: 19-02-2015 m. bowling. (skolefest den uge). Lisa booker bowlinghallen. Børneattester der arbejdes videre med at få den digitale løsning til at fungere. 2
Bilag 1: Huskere fra generalforsamlingen 24-02-2014 (mere) faste regler omkring kørselsgodtgørelse for trænere og evt. spillere. systematisere skoleturneringer og bruge penge på det, idet det er godt til rekruttering. Der er dog også skolereformen at tage hensyn til. Hensigtserklæring: Bestyrelsen kigger muligheden for at have egen bus, så vi kan køre med (kids)spillere. Der blev dog ikke truffet egentlig besluttet på generalforsamlingen om at foretage indkøb. Input til klubbens jubilæumsfest efteråret 2014: Buffet Stylet fest Billeder af klubben gennem tiden Kage (også glutenfri) Sommergrillfest m. beachvolleyturnering Fælles volleyarrangement for alle m. pizza og is. Dagsforløb: Fodboldgolfturnering (hjem til Ikast mixhold i alle aldre). Forskellige former for udfordringer (tovtrækning, flødebollespisning, riesenkaramel, spisning kun med munden osv.). Fest om aftenen m. en form for spisning og underholdning v. unge/senior Sommerfest grill-havefest. Beachturnering Bål Aftenaktiviteter Volleyweekend Popcorn Sodavand (Faxe) ------------------------------- ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) 3
Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t-shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart: Afsat 5.000 kr. i budget til PR. Trænere næste sæson: Jørgen og Mats (Peder) inviteres med til mødet. Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK www.alleboern.dif.dk tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Buspriser undersøges v. Anja (jf. april-mødet) Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat 4
Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 5