Referat T ræskibs Sammenslutningens bestyrelsesmøde 5 2011/2012. Dato: 20. januar 2012, Danhostel Ebeltoft, Egedalsvej 5, Ebeltoft. Der indledes med spisning fra 18-19 hvorefter mødet begynder. Deltagere: Poul Erik Clausen, formand (PEC), Egon Hansen, kasserer (EH), Ole Brauner, bestyrelsesmedlem (OB), Gert Iversen, bestyrelsesmedlem (GI), Karsten Heide, supl. (KH). Jens Glindvad, supl. (JG). Andrea Gotved redaktør(ag). Lisbeth Møller Andersen, sekretær, referent (LMA). Afbud: Nis-Edwin List-Petersen, næstformand (NELP), Merete Ettrup, bestyrelsesmedlem (ME), Niels Sohn, bestyrelsesmedlem (NS). Dagsorden Referat 5.01 Valg af ordstyrer. 5.02 Godkendelse af dagsorden. 5.14. Moms 5.15 Evt. 5.16 Hvad skal omtales på hjemmesiden 5.03 Godkendelse af referat fra 19.11.11 5.04 Procedure for godkendelse af referater v. PE C Godkendt PEC: Med henvisning til seneste referats godkendelse, er der brug for en forbedring af arbejdsgang, hvis referentopgaven skal være acceptabel. PEC efterlyser forslag. GI: Som afslutning på et punkt læses referat op og godkendes. GI: Vil gerne kunne kommentere et referat selv om man ikke har deltaget i mødet. KH: referatet bør indeholde en diskussionsdel og konklusionsdel EH: Referatet skal være præcist med rigtigt indhold, specielt når det offentliggøres på hjemmesiden. LMA: Diskussionsdelen skal være kvalificeret for at indgå i referatet. EH: Husk aftalen om at et dagsordenpunkt skal underbygges med bilag hvis der skal træffes beslutning, jf. strategien. Referatet indeholder en diskussions- og konklusionsdel. Som afslutning på et punkt læses referat op og godkendes. Uddrag til hjemmeside besluttes, jf. strategien Sekretæren sender referatet til formanden som godkender. Sekretæren sender referatet til bestyrelsen og redaktøren. Referatet godkendes endeligt på det kommende møde. Herefter lægges det fulde referatet på hjemmesiden. Har man kommentarer til beslutninger truffet på
5.05 Kolofonmøde 21.-22. januar 2012 Gennemgang af program v. PEC (bilag) et møde hvor man ikke var til stede, beder man om at få det på som punkt på næste dagsorden. Arbejdsgangen skrives i logbogen og forsøgsvis praktiseret i dette referat. til indledning diskuteres. Henvendelse fra PL som ønsker om mere tid til lokalfolkenes interne drøftelser. Skal ønsket imødekommes og hvordan? Henvendelse fra ME om beslutningen, at Flensborg skal på kolofonmødet? Skal punktet på og hvordan skal det behandles? Diskussion: N uddybningen er ikke modtaget. Kolofonprogrammet har været på dagsordenen flere gange og der er udsendt 2 udgaver. Det er ikke kun formandens ansvar at alle punkter kommer med. En debat på kolofonmødet skal ikke afgøre om vi skal/ikke skal til Flensborg og den handler ikke om Nakskov kontra Flensborg. TS Bestyrelsen er nød til at signalere troværdighed og skal ikke kalde en aftale med Flensborg om pinsestævnet i 2014 retur, og dermed miste troværdighed. PEC. DE nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har vidst fra tidligere referater, at TS i 2014 skal til Flensborg og i forbindelse med valget på generalforsamlingen modsagen ingen dette tilsagn ved deres indtræden i bestyrelsen. Bestyrelsen må finde sig i, at nogle måske bliver væk. TS tåler ikke splittelse omkring pinsestævnet Skibe til optagelse: OB: fremlægger et oplæg der skal ligge til grund for en debat. Der arrangeres gruppearbejde hvor vedtægterne og 8 skibe til optagelse behandles. Gruppearbejde sker i 2 etaper. TS har et problem med vedtægter hvis vi optager alle. Det drejer sig om vores troværdighed når vi omtaler TS skibe som bevaringsværdige, bl.a. i argumentation over for potentielle frihavnene. PEC byder velkommen og indleder ud fra revideret oplæg, men uden diskussionsspørgsmål. Flensborg sættes på dagsordenen og de 10 punkter samt listen over medlemsskibe syd for grænsen udleveres. Synspunkter fra lokalfolkene tages med i bestyrelsens videre arbejde. På hjemmesiden kan indlæg / oplæg skabe grundlag for debat. Evt. erklæring fra Nakskov om støtte bakkes op af bestyrelsen og vi kommer gerne til et arrangement. EH fremlægger kommunikationsstrategien og
Søndag får lokalfolkene til opgave at komme med forslag til hvordan de kan mødes. Udgangspunkt tages Lørdag aften orienteres der også om de møder bestyrelsen har holdt i lokalområdet. Momsfritagelse bliver et emne på kommende medlemsmøder og dette orienteres der om på hjemmesiden. Kolofonprogrammet revideres. 5.06 Opfølgning på møde med Skibsbevaringsfonden (SB F) v. PE C Drøftelse. Beslutning. (bilag følger) 5.07 Kommunikations- og formidlingsstrategi Orientering. PEC har afholdt møde med Ole Vistrup. TS er nødsaget til at gøre opmærksom på træskibsflåden. Det er den eneste vej for at skibsbevaringsfonden kan få flere midler. En af anledningerne kan være 40 års jubilæum. PEC og Ole Vistrup foreslår, at TS formuler et kulturpolitisk program om den sejlende kulturarv: skibene, havnene, beddingerne, håndværket. OV foreslår endvidere, at TS ansætter en sekretær, der kan lave sags arbejde for det arbejde som bestyrelsen ikke når i deres fritid, men som skal udføres i dagtimerne. Diskussion. På baggrund af spørgsmål fra GI oplyser EH, at en fond ikke kan søge en anden fond, men SBF har kontakt til andre fonde for at skabe et samarbejde, som der blev omkring den Maritime Fonds bidrag, over 3 år, til Skibsbevaringsfonden. SBF bør opfordres til at være mere rådgivende over for skibsejerne mhp. at søge andre fonde. Ingen fonde giver støtte på baggrund af uspecificerede ansøgninger, hvilket TS erfarede med TS-fonden. GI foreslår at bruge de mange skibe, der enten er gået til eller solgt til udlandet, som argument. EH: SBF har besluttet at gennemføre en undersøgelse, som skal være fundament for bl.a. at fortælle hvor mange skibe vi har i flåden, hvor mange der sejler med skibene osv. Vi skal finde ud af om der er andre end os selv, der interesserer sig for skibene gør de på Christiansborg og gør den almindelige borger? Hvordan kan man i øvrigt overladet til privatpersoner at bevare den sejlende kulturarv.? Deadline for undersøgelsen er 1/3. OB: Det skal italesættes, hvor mange der sejler med skibene for at bevare den sejlende kulturarv. Hvordan kvantificeres og kvalificeres herlighedsværdien? Bestyrelsen har indset betydningen af samarbejdet mellem TS og SBF. TS udarbejder et kulturpolitisk program i samarbejde med SBF. Næste møde: Udpegning af John Wahlsteds afløser som TS repræsentant i SBF. Udvalget har haft møde og arbejder videre med strategien ud fra den vedtagne model. Der orienteres om strategien på kolofonmødet.
Diskussion: Udvalgets oplæg om udpegning af TS-ambassadører gennemgås og kommenteres. Det er vigtigt at afstemme forventninger mellem bestyrelsen og ambassadøren og at der udarbejdes en samarbejdsaftale. Sådan aftale ligger i udkast. Bestyrelsen drøfter antal ambassadører, 1 eller 3? Orientering om pinsestævnet. Samtidig med, at pinsestævnet er under planlægning jf. drejebogen og diverse deadlines, er kommunikationsudvalget ved at formulere budskab, VIP-breve og overveje VIP-gæster. LMA og PEC orienterer: PEC og LMA har det overordnet ansvar for pinsestævnet i Marstal. GI har ansvar for de praktiske aktiviteter. Af hensyn til deadlines, kan udvalgets resultater kun i begrænset omfang komme til at gælde for dette års stævne. VIPgæsterne inviteres af Marstal og TS i fællesskab, og listen er ved at være klar. FYLLA er VIP-skib. GI har møde med Marstal i denne måned omkring det praktiske. Status på strategien er fremlagt og der er fortsat opbakning fra bestyrelsen. Oplægget vedr. ambassadører er godkendt. Udvalget foreslår antal ambassadører pr. år. Udvalget indstiller til bestyrelsen ambassadør kandidater, og bestyrelsens godkendelse skal foreligge. Arbejdet med pinsestævnet er sekretærens og formandens opgave. LMA skal informativt holdes ajour. LMA kontakter ME. LMA sender planlægningsskema, som endnu ikke er kommenteret af Marstal, til udvalget, GI og PEC. 5.08 Status på arrangement i jubilæum v. PE C Orientering. 3 ud af 4 medlemmer i kommunikationsudvalget syntes, at PEC med sit forslag om at afholde 40 års jubilæum ved en reception et centralt sted (Roskilde), var at sætte overlæggeren for højt. De er bange får det bliver en fiasko, og at det kun ville være TS s bestyrelse der fremmøder, fordi planlægningstiden er for kort. PEC henviser til mail fra NELP og om receptionen, de indbudte gæster med talere. Diskussion: PEC: Vi skal benytte lejligheden til at komme ud med vores budskaber. Målet har vi vedtaget og det er at komme på kulturministeriets kulturarvsliste; den sejlende kulturarv. Forslag: Markering med mediedækning og arrangementer i lokalområderne varetaget af lokalrepræsentanterne. GI foreslår en konference over et valgt tema, som den museerne holdt. Forslaget kan ikke nås, men bruges på et senere tidspunkt, i anden sammenhæng.
5.09 Forberedelse af generalforsamlingen (ifølge aktivitetsplanen) v. PE C Drøftelse mhp. beslutning på møder 2/3 5.10 Frihavnsordning og charterskibe (opfølgning fra sidste møde) Oplæg v. L M A (bilag) Beslutning om videre tiltag. 5.11 TS-bladet og hjemmesiden Status v. A G, M E og E H 5.12 Hængepartier. Forsikringer v. PE C Beslutning om: Jubilæet markeres med massiv mediedækning og arrangementer i lokalområderne v. lokalfolkene. Lokalrepræsentanterne forelægges beslutningen på kolofonmødet og opfordres til at tage opgaven på sig. Drøftelse: Ifølge aktivitetsplanen skal bestyrelsen overveje dagsordenpunkter på generalforsamlingen. Valg: GI, OB og PEC er på valg og alle vil gerne tage 2 år mere. JG og KH er som suppleanter på val. KH vil gerne tage 1 år mere. JG spørges. Gert foreslår OB som repræsentant i SBF. Konklusion. PEC modtager genvalg for sidste gang, og at der allerede nu skal ledes efter en ny formand, der kan blive kørt ind. Det noteres at GI, OB og KH modtager genvalg for endnu en periode. Særlige dagsordenpunkter til generalforsamlingen overvejes til næste møde hvor den endelige dagsorden besluttes. Bestyrelsen foreslår 3 kandidater til posten som TS-repræsentant i SBF. Udsat flere gange. Flyttes til hængepartier. AG vedr. bladet: Beklager den sene udsendelse af årbogen som skyldes sygdom hos grafikeren og trykkeriets lukning mellem jul og nytår. Beklager desuden fejl i fartøjslisten de rettes i blad 1. LMA gør opmærksom på, at der er en del (sjuske)fejl i årbogen og anbefaler at der tages imod tilbuddet om korrekturlæsning. AG foreslår der skrives en artikelrække om de unge professionelle træskibssejlere. GI foreslår en artikel om medlemmer, den yngste og ældste træskibsejer. PEC anfører at bladet skal husk medlemmer med de små skibe. EH/hjemmesiden: ME er på vej til at overtage hjemmesiden med hensyn til nyheder. 3 grundlæggende ting er under udvikling: Ny forside. Tilmelding til stævne. Link til side med marinemotorer. AG spørger Kirsten Hjort om hun vil læse korrektur. n om de unge professionelle træskibssejlere godkendes.
Medlemsmøde i lokalområderne v. TS eller Codan/Aon? Eksempler på 5 skibes forsikringer på hjemmesiden? Database over forsikringer på hjemmesiden? Borgmesterstafetten v. E H Frihavnsordning og charterskibe. Opfølgning fra mødet okt. 11. Oplæg v. L M A (bilag er sendt ud) Beslutning om videre tiltag. 5.13 Næste møde og dagsorden. 2. marts i Gilleleje NELP anmoder pr. sms om, at mødet flyttes til 3/3, 4/3 eller 16/3. Det aftales at flytte mødet til søndag den 4/3 kl. 11-15 hos G I. Haveforeningen Mozart, 34, 2450 København SV. Det er muligt at overnatte hos GI efter medlemsmødet lørdag. Dagsordenpunkter - foreløbige: Valg af TS-repræsentant i SBF. Endelig dagsorden til generalforsamlingen. Stillingtagen til om OV skal fortsætte som TS repræsentant i M/S Museet for Søfart, Kronborg. Godkendelse af regnskab 2011. Drøftelse af budget 2012. Medlemslink til Duelighed.dk.? Repræsentanter fra bestyrelsen deltagelse i Maritimhistorisk konference 27-29/4.? 5.14 Momsfritagelse forholdt sig til beslutningen om momsfritagelse. Hans vurdering, som ikke er entydig, foreligger på et skrift, som er sendt til bestyrelsen. GI foreslår der informeres om reglerne for Og der på kommende medlemsmøder er et tema om foreningsvedtægter. PEC: TS skal ikke være rådgivere vedr. juridiske spørgsmål. Det kræver derfor en jurists deltagelse. KH: Foreslår en drejebog for processen PEC spørger ML om han vil informere om vedtægterne på et kommende medlemsmøde. hjemmesiden. lægges på hjemmesiden som eksempel gennemføres. 5.15 Evt. LMA: Advokathenvendelse vedr. konkurs overgår til EH. LMA: TS skal vælge repræsentant til M/S Museet for Søfart. Ole Vistrup er repræsentant nu. Punkt på næste møde. Kommunikationsudvalget ser i mellemtiden på mulighederne.
AG: Duelighed. DK lægger op til samarbejde med link til hjemmesiden for medlemmer. Punkt kommer på næste bestyrelsesmøde. PEC: TS indstilles som A-medlem af Frihedsrådet. Besluttes træffes på deres generalforsamling i april. KH: Orienterer om skibsdage i Ebeltoft og om artiklen i blad 1. Træskibslauget i Ebeltoft tager sig af det praktiske, bl.a. teltplads, køkkenfaciliteter, mad, toilet. KH og GI tager sig af indholdet: Bl.a. førstehjælpskursus, sejlads med joller. Støtter Trykfonden ikke førstehjælpekurset, betaler TS sammen med evt. deltagergebyr. Program er klar til næste møde. PEC: Samtidig med skibsdagene afholdes Nordisk Kystkultur dage fra onsdag til lørdag hvor også DFÆL har stævne i Ebeltoft. EH: der afholdes Maritimhistorisk konference 27-28- 29/4: Foreslår et par repræsentanter fra bestyrelsen deltager. Pris: 1200 2200 kr. afhængig af om man skal have overnatning eller ej. Bestyrelsen tager stilling på næste møde. 5.16 O rienteringspunkter på hjemmesiden Punktet blev behandler søndag formiddag den 22/1: Opsummering: 40 års jubilæum med TS afholdes på flg. Måde: kommunikationsudvalget sørger for en kronik til dagspressen, f.eks. skrevet af Troels Kløvedal. Kronik videregives til lokalfolkene med stikord til hjælp til deres udtalelser. Pressemeddelelse sendes ud i anledningen af 40 års dagen. Udarbejdes af kommunikationsudvalget. Bestyrelsen opfordrer lokalfolkene til aktivitet, og der kan søges om økonomisk tilskud. Kommunikationsudvalget kommer med et oplæg til hvorledes bestyrelsen vil arbejde med information til medlemmerne. På kolofonmødet fremlagde bestyrelsen en liste med 10 punkter der lå til grund for indstillingen af Flensborg som værtsbyfor pinsestævnet i 2014. Lokalrepræsentanternes meldinger var overvejende positive. Orienteringspunkter på hjemmesiden. Det årlige Kolofonmøde. Pinsestævne i Flensborg.