VUC Lyngby Oktober 2015 TILBUDSRUNDE RENGØRING Tilbudsbeskrivelse for rengøring ved VUC Lyngby
Indhold Generelle forhold vedrørende tilbudsrunden... 2 Tavshedspligt og åbning af tilbuddene... 2 Tilbudsfrist... 2 Accept- og afslags frist herunder stand still periode... 2 Opstart og kontraktlængde... 2 Information om skolen... 3 Tilbuddets udformning... 3 Tilbud skal omfatte følgende områder... 3 Minimumskrav til tilbuddet... 3 Tildelingskriterium... 3 Opgavebeskrivelse... 3 Generelle forhold... 3 Daglig rengøring; inventarrengøring, gulvrengøring og øvrige tilknyttede opgaver... 4 Timepris på øvrige rengøringsopgaver... 6 Myndighedskrav... 6 Miljø og sikkerhed... 7 Kvalitet... 7 Leverandørens ansvar... 7 1
Generelle forhold vedrørende tilbudsrunden Tilbuddet vedrører rengøring hos VUC Lyngby, på adressen Nybrovej 112-114. VUC Lyngby har 125 medarbejdere og ca. 1700 årlige kursister. Er der uddybende spørgsmål til materialet eller lignende, kan disse stilles skriftligt via e-mail til Økonomisk konsulent Mona Just på mju@vuclyngby.dk Der er fremvisning af lokaler den 17 og den 19 november kl.: 8:00. Tilmelding til gennemgang skal ske til Henrik Hawthorn Jensen på hje@vuclyngby.dk Tilbuddet gennemføres af: VUC Lyngby Nybrovej 114 2800 Kgs. Lyngby Eannummer 5798 00 558 533 CVR 2974 8500 Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Nærværende tilbudsmateriale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme i tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenternes tilbud. Tilbudsfrist Tilbudsfristen er 4. december 2015 kl 23:59 Tilbud skal fremsende skriftligt til: VUC Lyngby Att.: Mona Just Nybrovej 114 2800 Lyngby SAMT på mail til mju@vuclyngby.dk, eller vedlægges skriftligt tilbud på USB- stik. Ved for sen modtagelse vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Accept- og afslags frist herunder stand still periode Leverandør udvælges senest den 11. december 2014 og alle tilbudsgivere orienteres via mail. Stand stil periode udløber dermed den 29.december 2014. Opstart og kontraktlængde Kontrakten vil blive indgået for maksimalt 3 år, med mulighed for 2*1 års forlængelse. Opstartsdato for rengøringsaftale er 1. februar 2016. 2
Information om skolen Skolens areal er samlet set 8.210 m2, her af er kælder 1.484 m2. Der er vedhæftet tre oversigtsplaner over skolen som bilag til dette udbudsmateriale. Tilbuddets udformning Tilbud skal omfatte følgende områder Daglig rengøring som omfatter inventarrengøring, gulvrengøring, og øvrige tilknyttede opgaver Tilbud skal beskrive antal timer forventede anvendte timer daglig, og samlet pris for opgaven eksklusiv moms. Timepris på øvrige rengøringsopgaver pris pr time eksklusiv moms for opgaver beskrevet i dette tilbudsmateriale Minimumskrav til tilbuddet Virksomheder der ønsker at afgive tilbud skal sikre, at VUC Lyngby får alle de nødvendige og relevante oplysninger til brug for vurderingen af de enkelte tilbud. Er den ønskede dokumentation ikke indsendt, er VUC Lyngby berettiget til, at se bort fra det fremsendte tilbud. Der skal sammen med tilbud fremsendes tro og loveerklæring på at der ikke er udestående gæld til det offentligt. Blanket kan forefindes her: http://www.udbudsportalen.dk/imagevaultfiles/id_42997/cf_202/tro_og_love_erkl-ring_vedr.pdf Tildelingskriterium Valg af tjenesteyder vil ske ud fra nedenstående kriterier: Kvalitet (30 %) Pris (40%) Løsningsbeskrivelse (30%) Opgavebeskrivelse Generelle forhold Daglig rengøring skal foretages mellem kl 05:00 og 14:00 Rengøringspersonalet skal være på skolen til kl 14:00 Alt personale skal kunne kommunikere på dansk. Det påhviler leverandør at udvise påpasselighed med lokaler samt inventar m.v. samt forbrug af el, vand og varme. 3
Der skal anvendes svanemærkede rengøringsmidler, der skal leveres af leverandør og indgår i prisen for rengøring. Toiletartikler skal leveres af leverandør, og faktureres separat. Det skal synligt dokumenteres i lokalet eller på døre, hvornår rengøring foretages/er foretaget. I undervisningsfri perioder aftales rengøring nærmere med Teknisk Team på VUC Lyngby. Kontaktperson Henrik Hawthorn Jensen. Undervisningsfri perioder er normalt placeret i juli, uge 42, uge 7, mellem jul og nytår og mellem palmesøndag og skærtorsdag. Der er dog undervisning i normalt 5-6 lokaler hen over sommeren, derfor skal alle toiletter rengøres i sommerperioden, ligesom kontorlokaler skal rengøres, hvis de har været i brug. Der skal være tilknyttet én fast kontaktperson hos leverandør. Daglig rengøring; inventarrengøring, gulvrengøring og øvrige tilknyttede opgaver Inventar-rengøring Toiletter og baderum. Incl gym- og lærerværelse Gangarealer Klasselokaler og kontorer Lærerværelse Køkkener Faglokaler Gymnastiksal Kantineområdet (ekskl. Kantinekøkken) Kældergange Affaldsbeholdere tømmes, plastposer udskiftes (morgen) Affaldsbeholdere tømmes, plastposer udskiftes (middag) Affaldsbeholdere tømmes, plastposer udskiftes fredag kl 13:30 Afstøvning/aftørring af borde og andre vandrette og tilgængelige flader. EDB skærme, telefoner, regnemaskiner og lign afstøves Renholdelse af døre, karme, lyskontakter samt vægge omkring lyskontakter 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/u (fredag 13:30) 1/u 1/u 1/u 1/u 5/u 1/u 1/u 1/u 4
Inventar-rengøring Toiletter og baderum. Incl gym- og lærerværelse Gangarealer Klasselokaler og kontorer Lærerværelse Køkkener Faglokaler Gymnastiksal Kantineområdet (ekskl. Kantinekøkken) Kældergange Aftørre/støvsuge sofaer og stole Afstøvning/aftørring af borde og andre vandrette og tilgængelige flader. EDB skærme, telefoner, regnemaskiner og lign afstøvning af tilgængelige overflader indtil 180 cm, herunder billedrammer, vindueskarme, lamper og hylder Rengøring af WCkummer, håndvaske, badeområde og hylder. Pudsning af spejle (morgen) Fordeling af toiletartikler Let rengøring af WC-kummer, håndvaske, badeområde og hylder. (middag) Fordeling af toiletartikler Afkalkning af køkkenvaske, haner mm Aftørring af udvendige flader på skabe og skuffer. Fjernelse af spindelvæv 1/u 1/u 1/u 1/u 1/u 1/u 1/u 1/u 5/u 5/u 5/u 1/u 5/u 5/u 1/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/u 5
Gulvrengøring Gang - areal er Klasselokaler og kontor er Køkken er Toiletter og baderum. Incl gymog lærervær else Lærerværelse Faglokal er Gymn a- stiksal Kantineområdet (ekskl. Kantinekøkken) kæld ergang e Hårde gulve: 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/u 5/u 1/m Støvsugning, fejning eller tørmobning Hårde gulve: Vask 2/u 1/u 1/u 5/u 5/u 1/u 1/u 5/u 1/u (sommer) Hårde gulve: Vask 3/u 1/u 1/u 5/u 5/u 1/u 1/u 5/u 1/u (vinter) Tæppebelagte 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/u 5/u 1/m gulve: Støvsugning Måtter 5/u 1/u Øvrige opgaver Skraldespande under kaffemaskiner tømmes (1 styk i alt) Køleskabe vaskes ind- og udvendig en gang pr måned (3 styk i alt) Opvaskemaskiner fyldes, tømmes og evt. fyldes for 2. gang (3 styk i alt) Der rengøres bag radiatorskjulere 1. gang om året. Samtlige offentlige toiletter (22) rengøres for anden gang mellem 12:00 og 14:00 Kontor og toilet ved Teknisk Service rengøres min 1 gang om ugen. Timepris på øvrige rengøringsopgaver Timepris: Daglig rengøring Timepriser - kl 5-18 Timepriser - kl 18-22 Timepriser - kl 22-5 Hovedrengøring inventar og bygningsdele Timepriser - kl 5-18 Timepriser - kl 18-22 Timepriser - kl 22-5 Hovedrengøring gulve Pris pr m2 Myndighedskrav Leverandør har pligt til at rette sig de af myndighederne fastsatte forskrifter vedr. 6
kantinedrift, samt de forskrifter som meddeles af VUC Lyngby til fastholdelse af orden, sikkerhed og hygiejne. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at relevante lovkrav, bekendtgørelser og øvrige retskilder overholdes. Overtrædelse af myndighedskrav vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. Miljø og sikkerhed Leverandør skal respektere og komme alle de miljø- og sikkerhedskrav, der stilles til VUC Lyngbys egne medarbejdere, herunder VUC Lyngbys politikker og regelsæt. Kvalitet De leverede ydelser skal være af god kvalitet samt overholde alle relevante lovkrav, kutymer, branche kodeks samt alle krav i denne leveringsaftale. Leverandør skal en gang om året udarbejde en brugertilfredsheds undersøgelse som sammen med regnskabet skal forelægges VUC Lyngby til årligt møde. Leveret kvalitet skal kunne dokumenteres. Evt. i form af certificeringer, brugerundersøgelser mm. Der skal fremsendes dokumentation for uddannelse af det personale, som vil skulle rengøre på skolen. Leverandørens ansvar Leverandøren er til enhver tid ansvarlig for personalets adfærd, når det opholder sig i VUC Lyngbys bygning, samt for at personalet er bekendt med gældende husorden og regler, herunder alkohol- og rygepolitik. Leverandør har ansvaret for betjening af adgangs-, styrings og alarmsystemer samt for VUC Lyngbys udleverede nøgler/kort. Leverandøren har ligeledes ansvar for, at dennes personale er instrueret i brug af ovenstående systemer. Bortkomne nøgler/kort samt relevant om-kodning af låsesystemet i denne forbindelse erstattes af leverandør. Omkostninger til eventuelle vagttilkald som er forårsaget af leverandørs, (og dennes personale) fejlbetjening af alarm systemet afholdes af leverandøren. 7