LUDUS Helpdesk T +45 3614 7070 sc-ludus@dxc.com CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technology P.O. Pedersens Vej 2 8200 Aarhus N T +45 3614 4000 Tips & Tricks nr. 76 Eksamensdatabasen LUDUS og LUDUS Web Den 26. juni 2012 www.dxc.technology www.dxc.technology/ludus CVR 25 46 93 64 Copyright 2017 DXC Technology. All rights reserved.
Indholdsfortegnelse 1. Brugernavn og adgangskode til Eksamensdatabasen... 4 2. Opsætning af kørsel i LUDUS Web... 6 3. Hvornår indberettes der til EXDB?... 7 4. Offentliggørelsestidspunkt på årskarakterer... 10 5. Beskeder i LUDUS Web og via mail... 11 Side 2 af 18
Eksamensdatabasen LUDUS og LUDUS Web Nedenfor finder du en vejledning i, hvordan indberetning Eksamensdatabasen (benævnes også EXDB) skal foregå. Der skal alene ske indberetning til Eksamensdatabasen af beviser, prøvebeviser og karakterer, som er relateret til gymnasiale fag (stx, stx-e, stk, gsk, 2hf og hf-e). Indberetningen skal foregå via en kørsel i LUDUS Web. Dette for at sikre, at Eksamensdatabasen altid er opdateret med de rigtige karakterer og beviser. Side 3 af 18
1. Brugernavn og adgangskode til Eksamensdatabasen I LUDUS Web/System kan man under menupunktet Regler på fanen Eksamensdatabase se brugernavn, adgangskode og EXDB-server oplysninger, der allerede er tastet ind i LUDUS under Sikkerhedsadministration (se mere nedenfor). I LUDUS Web ser det således ud: I LUDUS Web er der et felt mere, end der er i LUDUS. I dette felt skal der af sikkerhedsgrunde indtastes LUDUS Web serverens lokale IP-adresse. Indtastning af IP-adresse IP-adresse kan man få vist ved at klikke på Gem knappen. Indtast (eller kopier) IP-adressen ind i feltet LUDUS Web-serverens IP-adresse: og klik på Gem. Dette er et forsøg på at sikre, at denne kørsel ikke ved en fejl går i gang i et testmiljø, og derved fejlagtigt indsende uaktuelle karakterer til EXDB. Det er meget vigtigt, at denne kørsel ikke sættes i gang fra et testmiljø, da karakterer der kan være uaktuelle. Brugernavn, adgangskode og server kan vedligeholdes fra ovenstående fane i LUDUS Web. eller fra nedenstående vindue i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA bruger) via System >> Systemindstillinger >> fanebladet EXDB. Side 4 af 18
Feltet Sti til EXDB-fejllog behøver ikke at være udfyldt, da fejlmeddelelser fremover vil blive sendt som beskeder i LUDUS Web. Side 5 af 18
2. Opsætning af kørsel i LUDUS Web Dette gøres af en administrativ bruger med adgang til menupunktet Kørsler. Kørslen Indsend til Eksamensdatabasen skal køre hele året gerne to gange om dagen. Eksamensdatabasen anbefaler følgende tidspunkter første gang mellem kl. 14:00 og 15:00 og anden gang mellem kl. 05:00 og 06:00. Dette for at sikre, at Eksamensdatabasen altid er opdateret med de rigtige karakterer. Tidsintervallerne er foreslået af Eksamensdatabasen, men de skal i øvrigt passes ind i almindelig servervedligehold og andre kørsler (helst ikke flere kørsler, der overlapper hinanden). Når man sætter kørslerne op til at køre automatisk, skal man vælge en eller flere brugere, der skal modtage beskeder om kørslens afvikling. Disse brugere vil modtage to beskeder for hver kørsel. Mere om dette side 5. Opsætning af kørsel Klik på det grønne kryds til højre for kørslen Indsend til Eksamensdatabasen: Skriv et klokkeslæt og vælg en eller flere medarbejdere, der skal modtage beskeder, når kørslen er afviklet. Dette gentages for at lave kørsel nr. 2. Se eksempel nedenfor. Kørslen vil normalt tage mellem 3 og 15 minutter. Første gang kan den dog tage noget længere tid, så det vil være klogt at sørge for, at første kørsel kører tidligt om morgenen. Der kan være en række karakterer, prøvebeviser eller beviser, der har hobet sig op, og som skal sendes ind. Fx kan en ændret offentliggørelsesdato gøre, at data skal sendes igen. Side 6 af 18
3. Hvornår indberettes der til EXDB? Karakter: Indsendes med første kørsel efter, at der er sat en EXDB offentliggørelsestidspunkt på karaktererne. Eksterne karakterer indsendes, når de er registreret i LUDUS. EXDB offentliggørelsestidspunktet skal sættes på eksamensmoduler, flerfaglige prøver og årskarakterer. Se på de næste sider, hvordan disse tidspunkter sættes. EXDB offentliggørelsestidspunktet gør, at karaktererne ikke kan ses på https://www.eksamensdatabasen.dk/poly, før dette tidspunkt er passeret. Prøvebeviser: Indsendes med første kørsel efter, at disse er genereret. Generering af prøvebeviser se Tips- og tricks nr. 68 Prøvebeviser for gymnasiale fag. Beviser: Indsendes med første kørsel efter at disse er udstedt. Side 7 af 18
Offentliggørelsestidspunkt på eksamensmoduler Offentliggørelsesdato og tid for karakterer på eksamensmoduler tilføjes via Hold >> Åbn eksamensmoduloversigt >> R >> Funktioner >> Tildel off. dato og tid... Tilføj EXDB dato og EXDB kl. og klik på Tildel dato og tid-knappen. Offentliggørelsesdato og tid ses nu i Rediger eksamensmoduler-vinduet. Klik på Gem og Luk vinduet. Offentliggørelsestidspunkt på flerfaglige prøver Offentliggørelsesdato og tid for karakterer på flerfaglige prøver tilføjes via Hold >> Åbn flerfaglig prøveoversigt >> R >> Funktioner >> Tildel off. dato og tid... Tilføj EXDB dato og EXDB kl. og klik på Tildel dato og tid-knappen. Side 8 af 18
Offentliggørelsesdato og tid ses nu i Rediger flerfaglige prøver-vinduet. Klik på Gem og Luk vinduet. Side 9 af 18
4. Offentliggørelsestidspunkt på årskarakterer Offentliggørelsesdato og tid for årskarakterer tilføjes via Hold >> Åbn årskarakteroversigt... >> R >> Funktioner >> Tildel off. dato og tid... Tilføj EXDB off. dato og Kl. og klik på Tildel dato og tid-knappen. Offentliggørelsesdato og tid ses nu i Rediger undervisningsmoduler-vinduet. Klik på Gem og Luk vinduet. Side 10 af 18
5. Beskeder i LUDUS Web og via mail Der kommer to beskeder i LUDUS Web og en eller flere mails fra Eksamensdatabasen, hvis administrator af Eksamensdatabase har angivet en mailadresse i Eksamensdatabasen. Der sendes ingen beskeder og mail, hvis der ikke er noget at indberette til Eksamensdatabasen. Det kan være nødvendigt at kontrollere om kørslen afvikles, hvis man ikke modtager beskeder eller mails efter, at der er rettet i karakterer eller beviser. Kontroller fx om kørslen Indsend til Eksamensdatabasen er afviklet og brug funktionen omtalt side 7. Beskeden Indsendelse til Eksamensdatabasen genereres af LUDUS Web og fortæller, hvad der er sket i forbindelse med indsendelsen: Eksempel: I dette tilfælde er der valideringsfejl, og der skal derfor ske opfølgning i LUDUS. Se de næste sider. Den anden besked Statusopdatering fra Eksamensdatabasen er en opsamling af de svar, der kommer tilbage fra Eksamensdatabasen. Eksempel: Side 11 af 18
At der er flere afsnit med Indlæsning af karakterer skyldes, at Eksamensdatabasen stiller krav om, at der indsendes pakker af max. 500 poster inden for hvert af områderne karakterer, prøvebeviser og beviser. For hver pakke vil administrator af Eksamensdatabasen modtage en mail, hvis der er angivet en mailadresse i Eksamensdatabasen. Disse mails kan komme tidsforskudt i forhold til indsendelsen, da Eksamensdatabasen ikke nødvendigvis behandler de indsendte data umiddelbart ved modtagelsen. Mht. opfølgningsværktøj på fejlmeddelelser bruges det gamle værktøj til indsendelse af karakterer, prøvebeviser og beviser i LUDUS. Fremsøg beviser, prøvebeviser og karakterer til Eksamensdatabasen Fremsøgningen til brug for kontrol og rettelse af fejl: Foretages via System >> Eksamensdatabasen... Side 12 af 18
Du fremsøger beviser, prøvebeviser og karakterer ved at klikke på Find beviser og karakterer-knappen. Nu fremsøges karakterer, der er oprettet, slettet eller ændret siden seneste indberetning til Eksamensdatabasen Derefter fremsøges prøvebeviser, som er oprettet, slettet eller ændret siden seneste indberetning til Eksamensdatabasen. Endelig fremsøges beviser (stx, stx-e, 2hf og hf-e), som er oprettet, slettet eller ændret siden seneste indberetning til Eksamensdatabasen. Side 13 af 18
Når fremsøgningen er afsluttet, er skærmbilledet udfyldt med eksamensbeviser hhv. prøvebeviser og karakterer på fanebladet Indberetning. De poster der indeholder fejl, vises med rød skrift Hvis et bevis, prøvebevis eller en karakter ikke er indberettet tidligere, har det/den status Ny, og vil derfor blive indlæst i Eksamensdatabasen, når kørslen Indsend til Eksamensdatabasen kører næste gang. Hvis et bevis, prøvebevis eller en karakter har været indberettet tidligere, men senere er blevet ændret (fx hvis et bevis har været annulleret og herefter genudstedt), har det status Ændret. Næste gang kørslen Indsend til Eksamensdatabasen kører, vil beviset/prøvebeviset/karakteren først blive annulleret/slettet i Eksamensdatabasen og herefter genindlæst i Eksamensdatabasen. Hvis et bevis, prøvebevis eller en karakter er blevet slettet, vil det få status Slettet, og vil derfor blive annulleret/slettet i Eksamensdatabasen ved næste indsendelse via kørslen Indsend til Eksamensdatabasen. Fejl ved fremsøgte beviser, prøvebeviser og karakterer Hvis der er fejl ved et fremsøgt bevis, prøvebevis eller en karakter, vises linjen med rød skrift i oversigterne. Årsagen til fejlen fremgår af kolonnen Fejlårsag. Du skal foretage rettelse af fejlbehæftede data inden, de kan indsendelse til Eksamensdatabasen via kørslen Indsend til Eksamensdatabasen. Fejl ved CPR-nummer Såfremt kursistens bevis, prøvebevis eller karakter skal indsendes til Eksamensdatabasen, skal du ændre erstatnings CPR-nummeret til det korrekte CPR-nummer via Kursist >> Udskift nøglefelter Side 14 af 18
Klik OK for at gemme det ændrede CPR-nummer og klik Gem på Kursist-vinduet. Fejl ved offentliggørelsestidspunkt Karakterer, som ikke har tilknyttet en offentliggørelsesdato og -tid, kan ikke indsendes til Eksamensdatabasen. Offentliggørelsestidspunktet afgør om en karakter kan ses i Eksamensdatabasen, enten af kursisten selv eller af kursistens eventuelle fremtidige uddannelsesinstitution via Optagelse.dk. Eksterne karakterer med meritkode bliver altid indsendt til Eksamensdatabasen som offentlige. Fejl ved kodebro De linjer, der henviser til, at fagkoden ikke findes i kodebroen, løser du ved at fastsætte et XPRS-fag på fagkoden. Du vælger menuen Koder >> Fagkoder >> Opret ny lokal fagkode... Tast den fagkode du ønsker, fx 66060, og tabuler ud af feltet. Side 15 af 18
Vælg Funktioner >> Fastsæt XPRS Fag... Find fag og niveauet i forhold til den bekendtgørelse, som du skal anvende fagkoden i og vælg den ved at klikke OK. Nu er der XPRS-fag på fagkoden, og faget kan indberettes til XPRS. Når rettelserne er foretaget vil kørslen Indsend til Eksamensdatabasen indsende de rettede beviser, prøvebeviser og karakterer. Status på indsendelse til Eksamensdatabasen På fanebladet Status kan du følge med i status på de indsendte pakker. Alt efter om de indsendte beviser og karakterer var nye, ændrede, eller slettede, kan én indsendelse resultere i op til flere separate linjer i indsendelseslisten: Indlæsning af beviser Annullering af beviser Indlæsning af prøvebeviser Annullering af prøvebeviser Indlæsning af karakterer Sletning af karakterer Side 16 af 18
Tjek kolonnen Status i EXDB i oversigten Indberetninger øverst i vinduet. Hvis der opstod fejl i et eller flere beviser, prøvebeviser eller karakterer i en indsendelse, farves den pågældende linje for indsendelsen rød. I det viste eksempel farves linjen for Indlæsning af beviser rød. Når du klikker på linjen, vises de indberettede og de fejlbehæftede beviser i oversigten Beviser i indberetning nederst i vinduet. Fejlårsagen kan læses i feltet Status i EXDB. Fejlene, som vises i ovenstående billede, er fiktive og konstrueret til brug i dette Tips & Tricks. Fejlbehæftede beviser, prøvebeviser og karakterer vil blive fremsøgt næste gang, der skal indberettes. Fejlen som er årsag til, at et bevis, prøvebevis eller en karakter ikke indberettes, bør derfor rettes, så der kan foretages en ny indsendelse til Eksamensdatabasen. Side 17 af 18
Hvis en indsendelse er færdigbehandlet, og der ikke opstod fejl, farves indsendelsen og dens indhold grøn. Oversigt over indberettede beviser og karakterer Du kan fra fanebladet Indberetning åbne et oversigtsvindue, der viser alle beviser og karakterer, der er indsendte og færdigbehandlede i Eksamensdatabasen. Vinduet åbnes via Funktioner >> Vis oversigt over indsendte beviser og karakterer Hvis et bevis eller en karakter er blevet ændret i LUDUS efter den sidst blev indberettet til Eksamensdatabasen, farves den blå i listen. Hvis et bevis eller en karakter er blevet slettet/annulleret i Eksamensdatabasen, farves den rød i listen. Side 18 af 18