FORRETNINGSUDVALGET: FORRETNINGSUDVALGET FU/5 DEN 5. SEPTEMBER REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Peter Kellermann Brandorff, næstformand Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Ilse Fjalland (IF), formand for Frivilligudvalget Bent Lexner (BL) Rasmus Larsen Lindblom (RLL) Marina Janell, forkvinde DFUNK, Dansk Flygtningehjælp Ungdom Afbud: Henriette Laursen (HHL) FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Anne Mette Barfod (AMB), økonomichef (CFO) Gitte Busk Grønbech (GBG), koordinator, referent DAGSORDEN Pkt. 1 Budgetopfølgning pr. 31. juni inkl. prognose Pkt. 2 Godkendelse af referat fra FU/4 den 6. juni Pkt. 3 Opfølgning på det strategiske arbejde Version 2020 Pkt. 4 Den fremtidige organisering af Dansk Flygtningehjælp Pkt. 5 Opfølgning på: Tyrkiet, Kosovo, Kenya, Lærdansk og ERP Pkt. 6 Skriftlig orientering fra formanden Pkt. 7 Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Pkt. 8 Eventuelt 1
Ad pkt. 1. Økonomi Budgetopfølgning pr. 31. juni inkl. prognose Anne Mette Barfod, CFO, oplyste følgende: Den samlede omsætning rundede pr. 30. juni 1.5 mia. kr., hvilket er en positiv afvigelse i forhold til budgettet på 9 %. Afvigelsen skyldes at de internationale aktiviteter er 11% over budget, de nationale er 3% under. Det samlede driftsresultat for halvåret er på 83 mio. kr. og det ligger dermed 4,7 mio. kr. over budgettet. Der er hensat 7 mio. kr. til Tyrkiet. Der er brugt 46 mio. kr. i forhold til de forventede 65 mio. kr. ved udgangen af juni. Det manglende forbrug af investeringsmidler på 19 mio. kr. skal hovedsageligt ses i sammenhæng med en forskydning af udgifter til ERP og IA s operationer. Anne Mette konkluderede, at det er et super fint halvårsregnskab, som hun har overtaget uden selv at have haft indflydelse på det (Anne Mette startede i Dansk Flygtningehjælp i august). Herefter blev økonomien inden for de forskellige afdelinger og support funktioner kort gennemgået. Det er glædeligt, at der er fremgang på Tolkeservice området, men ellers kæmper Integration med faldende omsætning og Asyl & Repatriering med at komme i nul på resultatet. Generalsekretær Andreas Kamm sagde, at begge afdelinger ikke kommer uden om at nedjustere bl.a. pga. færre asylansøgere, dalende elevtal, ændret lovgivning (egenbetaling) m.m., men at der er tiltro til at komme godt igennem. Der bliver regnet på det i begge afdelinger og der er bl.a. en række udbud på vej, hvor Dansk Flygtningehjælp ikke har kontrakten. Forretningsudvalget takkede Anne Mette for den gode og overskuelige gennemgang af økonomien. Ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/4 den 6. juni Forretningsudvalget godkendte referatet uden bemærkninger. 2
Ad pkt. 3. Opfølgning på det strategiske arbejde Formand og generalsekretær har aftalt, at forretningsudvalget får en status på Dansk Flygtningehjælps strategi 2020 to gange om året. Afrapporteringsformen er ny og består af et kort notat om de overordnede strategiske mål frem mod 2020, de strategiske indsatsområder og under hvert indsatsområde findes de strategiske initiativer. For 2018 har ledelsen i Dansk Flygtningehjælp valgt at fokusere på 14 initiativer. Disse 14 initiativer indgik i et opfølgningsskema med farvekoderne grøn og rød. Grøn betyder at projektet kører og rød at det skal have en særlig bevågenhed. Forretningsudvalget udtrykte stor tilfredshed med den nye afrapporteringsform og fandt den både nem at gå til og en hurtig måde at danne sig et godt overblik på. Ad pkt. 4. Den fremtidige organisering af Dansk Flygtningehjælp Som en forudsætning for at Dansk Flygtningehjælp kan få lov til at udføre sine aktiviteter i verdens brændpunkter, bliver der fra tid til anden stillet krav om, at DFH etableres lokalt som organisation (selvstændig juridisk enhed), herunder også med lokal bestyrelse. Dette har senest været tilfældet i Kenya og flere lande vil givetvis følge trop. Andreas og Vibeke Bach Madsen fra generalsekretariatet har derfor afholdt en række møder bl.a. med Finn Schwarz fra advokatfirmaet Horten (og medlem af Revisionskomitéen i Dansk Flygtningehjælp) med det formål at finde løsninger for den bedst mulige organisationsmodel. Andreas og Vibeke har også været til møde med NRC i Oslo for at høre om deres erfaringer. I den forbindelse blev det aftalt at konsulent Trygve Nordby, tidligere generalsekretær i NRC, udarbejder en rapport, der baserer sig på NRC s erfaringer med overgangen fra forening til stiftelse i slutningen af 1990-erne. Rapporten er netop kommet, men Andreas har ikke haft lejlighed til at læse den endnu. Andreas sagde, at der desværre ikke findes nogle ensartede løsninger på udfordringen, da konteksten er så forskellig. Så at finde én organisationsform, der løser Dansk Flygtningehjælps udfordringer findes ikke pt. Dog er det vigtigt, at en række 3
forudsætninger som fx stærk legitimitet og sikring af pengeflow er inkorporeret i den fremtidige organisering. Formanden konkluderede, at der researches videre og punktet tages op til drøftelse i forretningsudvalget ved en senere lejlighed. Ad pkt. 5. Opfølgning på: Tyrkiet, Kosovo, Kenya, Lærdansk og ERP Tyrkiet Formanden henviste til statusnotat om Tyrkiet, hvor Dansk Flygtningehjælp risikerer bøder i millionklassen for manglende arbejdstilladelser for syriske flygtninges arbejde i Tyrkiet og betalinger til social security. Formanden udtrykte stor tilfredshed med redegørelsen, der på en god måde skitserer de udfordringer, som Dansk Flygtningehjælp står overfor. Andreas supplerede, at notatet opstiller 4 scenarier fra best case scenario til worst case. Det er Dansk Flygtningehjælps vurdering, at hele sagen forhåbentligt lander med scenarie 2. Der har gennem hele forløbet været gode relationer til Udenrigsministeriet på minister og embedsmandsniveau og den dansk regering står fuldt ud bag Dansk Flygtningehjælp. Dansk Flygtningehjælp er glade for støtten og opbakningen. Kosovo En gammel sag, der drejer sig om udlejning af en hal i Kosovo. Finn Schwarz er tovholder. Der er intet nyt sket i sagen. Kenya Er kort beskrevet under pkt. 4 Lærdansk Er kort beskrevet under pkt. 1. ERP Formanden sagde, at det er vigtigt at forretningsudvalget holdes orienteret om ERP, også selv om der ikke er så meget at orientere om. Formanden gav ordet til Anne Mette, der er indtrådt som formand for ERP styregruppen. Anne Mette oplyste, at organiseringen af ERP er super god, fx sidder de kolleger, der er involveret i projektet sammen, der er etableret en god struktur om 4
styregruppen og beslutningshierarki, så udgangspunktet for at den store ERP investering bliver en succes, er på plads. Afklaringsfasen har dog taget lidt længere tid end forventet, da løsningen ifølge leverandøren (Scales) er mere kompleks end forventet, og at leverandøren har haft vanskeligt ved at kompensere for det ekstra arbejde i sommerferieperioden. De forskellige ønsker til, hvad systemet skal kunne har været højere end budgetteret, derfor er svaret fremover ikke ønsker men standardprocesser. Det forventes at gå live med ERP efter sommeren 2018. Forretningsudvalget takkede Anne Mette for orienteringen og glædede sig over at hun havde påtaget sig formandsskabet i styregruppen. Ad pkt. 6. Skriftlig orientering fra formanden Intet til punktet ud over de allerede udsendte skriftlige orienteringer. Ad pkt. 7. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg International afdeling Andreas informerede forretningsudvalget om, at ECHO i første omgang gav afslag på en ansøgning om EURO 500.000 til at starte aktiviteter i Cameroun men ECHO er netop vendt tilbage og bedt os søge igen. Integration Ilse Fjalland, formand for Frivilligudvalget, var ked af at Fritidspuljen har været nødt til at lukke for ansøgninger. Hun håber på, at der findes en løsning på finansieringsproblemet. Integrationsnet er efter en længere godkendelsesproces blevet godkendt at Socialtilsynet til at drive institutioner under Lov om Socialt tilsyn. Forretningsudvalget var glade for oversigten over Løbetid for Lærdansk-kontrakter. Asyl & Repatriering Repatrieringsteamet oplever en markant stigning i henvendelser om hjemrejse, især til Balkan. 5
Afdelingen har desværre været nødsaget til at afskedige et større antal medarbejdere i løbet af sommeren. Afskedigelserne skyldes det faldende asylansøgertal og dermed bevillinger på finansloven. Forretningsudvalget spurgte ind til, hvorledes afskedigelsesrunden har været håndteret og til dette sagde Andreas: Det er altid smerteligt at sige farvel til gode og dygtige kolleger. HR og afdelingen har gjort det nødvendige på en ordentlig måde og samarbejdet godt om disse svære beslutninger. Ad pkt. 8. Eventuelt På næste møde i forretningsudvalget den 7. november skal følgende punkter på dagsordenen: 1) Formanden bad foreløbig medlemmerne reservere uge 10, 11 og 12 med henblik på, at forretningsudvalget til næste møde vil fastlægge den uge, hvor flest mulige hensyn kan tilgodeses 2) Opsamling på bestyrelsesworkshop 3) Formandens efterfølger FU-møder 2017 FU/6 7. november FU/7 5. december 6