Deltag i byggeprojekter. Hvordan sikrer vi arbejdsmiljø og trivsel fra idé til aflevering af byggeriet?

Deltag i byggeprojekter Hvordan sikrer vi arbejdsmiljø og trivsel fra idé til aflevering af byggeriet?

Deltag i byggeprojekter Udarbejdet af Arbejdsmiljø København: Arkitekt Susanne Flagstad Kommunikationsmedarbejder Rikke Ørnstrup Arbejdsmiljø København for organisationer og mennesker i bevægelse Design Birgitte Fjord Grafisk design Illustrationer Lars Vegas Nielsen Tryk Rosendahls - Fihl-Jensen A/S Oplag 3.500 eksemplarer Udgivet 2010 Hæftet kan også downloades fra Arbejdsmiljø Københavns hjemmeside: www.amk.kk.dk xx-xx-xxxxx

Deltag i byggeprojekter

Indhold 4 Skab nye rammer om arbejdet! 6 Roller i et byggeprojekt 8 Faser i et byggeprojekt og muligheden for indflydelse 13 Fase 0 Forberedelsen 17 Fase 1 Byggeprogrammet 19 Fase 2 Løsningsforslagene 21 Fase 3 Projekteringen 23 Fase 4 Udbud & Kontrakt 25 Fase 5 Byggearbejdet 27 Fase 6 Aflevering & drift 28 De nye rammer og forandringer 29 Hvad kan Arbejdsmiljø København tilbyde?

6 Skab nye rammer om arbejdet! Denne guide er lavet til jer, der står overfor at skulle bygge nyt, bygge om eller indrette jer anderledes. Guiden er til for at hjælpe jer med at skabe overblik over projektet. Det giver et godt grundlag for at få indflydelse på projektet og træffe hensigtsmæssige beslutninger i løbet af processen. En mulighed for at gøre noget ved arbejdsmiljøet Hvert år forvandles en del af arbejdspladserne i Københavns Kommune til byggepladser. Daginstitutioner, skoler, plejehjem, kontorer, idrætsanlæg og andre typer af arbejdspladser i kommunen bygger om, renoverer eller indretter arbejdspladsen på en ny måde. Det daglige arbejde skal have nye rammer. Ofte på grund af, at nye typer af opgaver skal løses eller på grund af organisationsændringer. Fælles for et nyt byggeri, en ombygning eller en nyindretning er, at det åbner muligheder for at gøre noget ved arbejdsmiljøet. Det giver mulighed for at slippe af med kendte problemer i arbejdsmiljøet og udsigten til nye rammer kan også inspirere til helt nye måder at udføre arbejdet på. Men man risikerer også, at der opstår nye arbejdsmiljøproblemer. Det kan undgås, hvis projektet er godt gennemtænkt, og arbejdspladsen inddrager alle parters erfaringer grundigt fra start. Det kan være erfaringer og synspunkter fra medarbejdere, ledere, sikkerheds-/arbejdsmiljø-/ MED-organisationen*, borgerne og fagforvaltningerne. På den måde kan man undgå nye arbejdsmiljøproblemer, dyre efterfølgende ombygninger og andre nødløsninger. Udnyt viden fra alle parter Alle byggeforløb består af en række faser. Alt afhængig af hvilken fase byggeprojektet er i, kan de forskellige parter bidrage med nyttig viden og input. Det er især i de første faser, at medarbejdere, Arbejdsmiljøorganisationen og andre brugere har mulighed og brug for at gøre deres indflydelse gældende. Her træffes mange vigtige beslutninger, som det er svært at ændre ved siden hen. Det er vigtigt, at brugerne får indflydelse, for det er dem, der ved, hvordan lokalerne skal bruges i hverdagen. Det er kun dem, der kender arbejdsopgaver, og de problemer, der kan være i arbejdsmiljøet, til bunds. En viden, som de andre parter i projektet, fx byggerådgivere, netop skal bruge, for at kunne løse deres opgave hensigtsmæssigt. * fremover blot kaldet Arbejdsmiljøorganisationen

7 HØJ Muligheden for indflydelse Graden af indflydelse i planlægningsforløbet Mængden af viden LAV TID Det er en del af Københavns Kommunes Personalepolitik, at arbejdsmiljøet skal tænkes med fra starten af et byggeprojekt for at sikre attraktive arbejdspladser. Københavns Kommunes arbejdsmiljøpolitik lægger desuden vægt på, at Arbejdsmiljøorganisationen inddrages fra planlægningens start, for på den måde at skabe det bedst mulige resultat og arbejdsmiljø. Guidens indhold I guiden her finder I viden om: Roller og ansvar Hvem har hvilke roller, når I skal bygge nyt eller om? Og hvilket ansvar har de forskellige parter? Faser i et byggeforløb og muligheden for indflydelse Vi illustrerer faserne i et byggeprojekt samt hvordan og hvornår det er muligt at få indflydelse på projektet. Beskrivelse af hver enkelt fase og hvordan man kan arbejde med arbejdsmiljøet For hver fase i et bygge- og ombygningsprojekt beskriver vi: Hvad der sker i den enkelte fase, og hvad det kan betyde for arbejdsmiljøet. De nye rammer og nye forandringer Arbejdsopgaver, mennesker og organisationer ændrer og udvikler sig hele tiden. Der vil derfor løbende være brug for at tage stilling til, om arbejdspladsens lokaler matcher de eksisterende behov. Afslutningsvist fremhæver vi derfor metoder til, hvordan man sikrer et løbende fokus på arbejdspladsens lokaler og indretning. Rådgivning fra Arbejdsmiljø København Guiden beskriver også, hvordan Arbejdsmiljø København kan bidrage med forskellige former for støtte, uddannelse og rådgivning om jeres byggeprojekt eller nyindretning af arbejdspladsen.

8 Roller i et byggeprojekt Der er mange parter og interesser i et byggeprojekt. Som start på et byggeprojekt er det en god ide at lave en interessentanalyse for: At få overblik over interessenterne i projektet At få præciseret de enkelte interessenters interesser i projektet Det er vigtigt at holde sig for øje, at interessenterne forfølger deres interesse og perspektiv igennem hele planlægnings- og byggeforløbet. Nogle interesser kan være samstemmende, mens andre er modsatrettede. Men hvis man har skabt overblikket, kan spillet være lettere at overskue og forstå. Det er også vigtigt at forstå sin egen rolle og muligheder. Mange arbejdspladser kan overse betydningen af deres egen viden og erfaring om kerneopgaven, arbejdspladsens kultur og arbejdsmiljø. Det er en viden og erfaring, som ingen af de øvrige parter fx arkitekten og bygningsrådgiveren har, men som de i høj grad har brug for, for at kunne udføre deres del af opgaven tilfredsstillende. Interessenter i et byggeprojekt Arbejdsmiljø / MED-organisationen Medarbejderne Ledelsen Forvaltningen Politikerne i KK Myndigheder Arbejdspladsen / virksomheden Kunder/ Borgere Entreprenører/ Leverandører Rådgivere Københavns Ejendomme Andre ejere Byggeprojekter Ejere og udlejere Drift & vedligeholdelse Fx. Private udlejningsselskaber Boligselskaber Paraply-organisationer Typiske interessenter i et byggeprojekt I figuren på næste side ses de typiske parter/interessenter i et byggeprojekt, og hvilken rolle og ansvar de har i projektet.

9 Interessenters roller, ansvar og interesser At få skabt gode fremtidssikrede institutioner for borgere og attraktive arbejdspladser inden for en politisk fastlagt ramme. At bygningen opfylder arbejdsmiljølovens krav. At medarbejderne trives og inddrages i projektet At opnå et godt arbejdsmiljø undervejs og bagefter. vedligeholde bygningen bagefter. At kommunen får den bedste og billigste, lovlige terings- og byggefasen. At udleje, drive og løsning. At koordinere arbejdsmiljøet i projek- Fysisk/juridisk ansvarlig person i projektet. I KK er det holdelse af arbejdsmiljøloven der betaler byggeriet. Sikre over- Overordnet arbejdsgiveransvar. Københavns Ejendomme. Visioner og krav til kerneydelsen. Bestiller af byggeprojektet. Bygherren Fagforvaltninger Afdække behov og formulere krav og ønsker i starten af projektet. Lederen har arbejdsgiveransvar for sine ansatte. Ledere og medarbejdere Arbejdsmiljø-/MED organisation rådgiver i Skal inddrages tidligt og arbejdsmiljø-spørgsmål. undevejs. AMO er formelt virkomhedens At få skabt et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø undervejs og bagefter. At få indtjening til deres fiirma. At løse opgaven godt og få fllere opgaver projektere og levere af byg- herren. Ansvar for arbejds- miljø i løsningerne. Hyret til at rådgive, leverandører arkitekter Rådgivere, Hyret til at bygge projektet af bygherren. Sikre arbejdsmiljø for egne ansatte. Entrepenører Borgere Arbejdsmiljø København Er kommunens kunder børn, Kan unge, være voksne, organiseret i ældre. interesseorganisationer. Kommunens tværgående arbejdsmiljørådgiver skal støtte arbejdspladserne i at få inddraget arbejdsmiljø i byggeprojekter. At sikre et godt arbejdsmiljø i byggeprojekter. At forebygge mistrivsel, arbejdsskader og fremme sundhed under planlægningen og bagefter i drift. At få indtjening til deres fiirma. At løse opgaven godt og få fllere opgaver At få indfllydelse på politikernes beslutninger omkring kommunens service-ydelser, både overordnet og konkret. Interessenter i et byggeprojekt Roller og ansvar Interesser

10 Bestiller-udførermodel i Københavns Kommune Københavns Kommune kører efter bestiller-udførermodellen på bygningsområdet. Fagforvaltningerne og deres lokale enheder er bestillere af byggeprojekter. Københavns Ejendomme er både formel ejer, bygherre, udlejer samt driftsherre i forhold til kommunens ejendomme dvs. de udfører byggeprojekter ved at projektere og bygge dem. Dog er fagforvaltningen bygherre, indtil byggeprojektet er politisk besluttet. Når der er tale om private ejendomme, er det de private ejere eller selskaber, der er bygherrer, og det er de gennem hele forløbet. Bygherreansvar Ansvaret skifter undervejs i forløbet BR-beslutning Københavns Ejendomme Forvaltning og institution Hovedfaser: Byggeprogrammet Løsningsforslagene Projekteringen Udbud & kontrakt Byggearbejdet Faser i et byggeprojekt og muligheden for indflydelse Et byggeprojekt består af en række faser: Fase 0-6. Faserne i et byggeprojekt 0 1 2 3 4 5 6 Forberedelsen Byggeprogrammet Løsningsforslagene Projekteringen Udbud & kontrakt Byggearbejdet Aflevering & drift Planlægning 0 Forberedelsen: Byggeprojektets organisering afklares 1 Byggeprogrammet: Idéer, ønsker og forventninger kommer på bordet 2 Løsningsforslag: Idéer og forslag undersøges nærmere, og løsninger udvikles 3 Projekteringen: Der udarbejdes tegninger, beregninger og tekniske beskrivelser 4 Udbud og kontrakt: Tegninger og beskrivelser sendes i udbud, der kommer tilbud ind og kontrakter underskrives 5 Byggearbejdet: Byggeriet går i gang 6 Aflevering og drift: De nye bygninger og lokaler overdrages til brugerne

11 Det er vigtigt ikke at tænke på de enkelte faser som fuldstændig adskilte forløb: Faserne i et byggeprojekt kan overlappe hinanden, ligesom man kan bevæge sig frem og tilbage mellem de enkelte faser. Det sidste er især tilfældet med fase 1 (Byggeprogrammet) og 2 (Løsningsforslagene). Tilbagekoblinger/loops mellem faserne Her mellem byggeprogrammet og løsningsforslagene Byggeprogrammet Løsningsforslagene Projekteringen Figuren med eksemplet på et forløb af et byggeprojekt illustrerer, hvordan projektet pendler mellem en vurdering af behov/ønsker ned til konkrete løsninger, for så at vende tilbage til en større klarhed og præcisering af behovene. Antal mulige løsninger Eksempel på forløb af et byggeprojekt Byggeprogrammet Løsningsforslagene Projekteringen Udbud & kontrakt Byggearbejdet Faser

12 Muligheden for indflydelse er størst i de første faser En anden vigtig pointe i forbindelse med faserne er, at brugernes mulighed for at få indflydelse på byggeprojektet er stor i de første faser af et byggeprojekt, mens den falder kraftigt jo længere, man kommer i forløbet. Det er i starten af projektet, de store og afgørende beslutninger tages. Det er derfor særligt i starten af forløbet, at brugerne skal søge at få deres indflydelse gjort gældende. På samme måde kan man sige, at det særligt er i starten af forløbet, at byggerådgiverne skal søge at indhente den vigtige viden om den daglige brug af lokalerne, som brugerne sidder inde med, og som de selv mangler. Graden af indflydelse i planlægningsforløbet HØJ Muligheden for indflydelse Mængden af viden LAV TID

Faserne i et byggeprojekt

FASE 0 Forberedelsen 15 Hvad sker der? Planlægningen går i gang med det samme, når det er besluttet at bygge om eller bygge nyt. Beslutningen kan fx komme fra arbejdspladsen selv, fra fagforvaltningen eller en bestyrelse. I forberedelsesfasen skal bygherren som i starten typisk er en af fagforvaltningerne eller en bestyrelse tage stilling til en række forhold, blandt andet: Hvem skal have hvilke roller i planlægningen? Hvilke faser og tidsperioder skal projektet deles op i? Hvem har retten til at træffe beslutninger (forvaltningen politikerne bestyrelsen)? Hvordan tager projektet bedst hensyn til arbejdsmiljøet? Hvor kan man få rådgivning undervejs i forløbet? Drømmene om den nye arbejdsplads går i gang med det samme! Samtidig er det allerede i denne fase, at medarbejderne skal forsøge at viderebringe deres viden om kendte arbejdsmiljøproblemer, og hvordan arbejdspladsens lokaler skal fungere til hverdag. I denne fase organiserer man derfor byggeprojektet og sammensætter gruppen af mennesker omkring projektet. Her skal man holde sig for øje, at der er fire forhold, der især influerer på arbejdspladsens udformning: RUM Her handler det om de fysiske rammer: rum og arbejdsflow ORGANISATION Her handler det om arbejdets organisering, ledelsessystemer, arbejdsorganisation, Human Ressource, videndeling, kommunikation. ØKONOMI Her handler det om investeringer, produktivitet og effektivitet. TEKNOLOGI Her handler det om produktionsteknologi, IT-systemer, udstyr og hjælpemidler Det er typisk forskellige fagfolk, der repræsenterer hvert område, med arbejdspladsen i centrum. Ændrer man i ét forhold, vil det typisk påvirke et eller flere af de andre. Det er derfor vigtigt at anlægge et helhedssyn på et byggeprojekt, hvis det skal blive vellykket. Denne tilgang til et byggeprojekt kaldes brugerinvolverende designprocesser (Workspace Design). På det følgende opslag vises en illustration af modellen. Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? Hvis man vil have et godt arbejdsmiljø, når byggeriet står klart, får man mest for pengene:! Sørg for at deltage og søge indflydelse i denne fase! Ved at tænke arbejdsmiljøet med fra starten Ved at inddrage medarbejdernes viden og erfaringer aktivt, allerede når man planlægger et byggeprojekt, fx via workshops, dialogmøder mv. Ved at være omhyggelig i starten, så man opnår en bedre kravspecifikation. FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

16 Medarbejderne ved bedst, hvilke løsninger der fungerer godt og mindre godt i hverdagen. Desuden bliver det lettere at tage bygningen i brug bagefter, når medarbejderne bakker løsningerne op, fordi de har haft indflydelse på dem. Og senere i processen er mange afgørende beslutninger truffet, og det er derfor sværere at få det fulde udbytte af medarbejdernes viden. Den brugerinvolverende designproces (Workspace Design) er grundlaget, når byggeprojektet skal organiseres. Modellen sigter mod at opnå en dynamisk balance mellem de fire elementer Rum, Organisation, Økonomi og Teknologi, så arbejdspraksis og arbejdsforhold bliver sunde og effektive (se illustration på modsatte side). De skriftlige arbejdspladsvurderinger (APV) indeholder også værdifulde oplysninger, når der skal bygges nyt eller om. Man kan i forberedelsesfasen med fordel lave en Fremtids- APV, der både afdækker de velfungerende forhold, som arbejdspladsen gerne vil bevare, og det som arbejdspladsen gerne vil have udviklet eller løst i forbindelse med byggeprojektet. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide.

17 Model for brugerinvolverende designprocesser (Workspace Design) RUM ØKONOMI ARBEJDSPRAKSIS OG ARBEJDSMILJØ ORGANISATION TEKNOLOGI

FASE 1 Byggeprogrammet 19 Hvad sker der? Nu skal de involverede udarbejde et såkaldt byggeprogram. Det vil sige en oversigt over krav til bygningens funktioner. Byggeprogrammet (fase 1) udarbejdes i praksis i tæt vekselvirkning med Løsningsforslagene (fase 2). Et byggeprogram omfatter bl.a.: Stillingtagen til faglige og kulturelle værdier, visioner og fremtidsbilleder samt betydningen for byggeprojektet. Stillingtagen til, hvordan arbejdet skal organiseres fremover. Fortegnelser over, hvor mange, der skal arbejde med hvilke opgaver i hvilke rum. En kortlægning af hvilke faggrupper og brugere, der skal benytte lokalerne, og hvilke og hvor store rum, der er behov for samt stillingtagen til, om rum med særlige funktioner skal ligge tæt ved hinanden. I kan også tage på foto-safari hos andre for at finde inspiration til jeres nye arbejdsplads. Hertil kommer stillingtagen til: Krav og ønsker til adgangsforhold og tilgængelighed, parkering og udearealer. Placeringen af bygningen i forhold til sol og vind. Indeklima, belysning, akustik mv. samt indretning af arbejdspladser. Teknologi og arbejdsteknikker. Endelig skal der laves et overslag over byggeudgifterne. Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? I denne fase er brugerinddragelse nøgleordet. Arbejdsmiljøorganisationen er, ifølge Arbejdsmiljøloven, bygherrens rådgiver i alle spørgsmål, der har betydning for arbejdsmiljøet. Og det har byggeprogrammet i høj grad. Al erfaring viser, at man i får det bedste resultat, når bygherren fra starten samarbejder med repræsentanter for Arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne. Brugerinddragelse giver som med andre forandringsprocesser efterfølgende ejerskab til de forandringer, som et byggeprojekt medfører. Udarbejdelsen af byggeprogrammet skal gerne ske i et konstruktivt samarbejde mellem parterne, hvor man i fællesskab afdækker behov og krav samt udvikler løsningsprincipper. Det centrale i denne fase er at: Opstille krav til funktioner og løsninger og vurdere deres konsekvenser for arbejdsmiljøet At prioritere i krav og ønsker: Hvad er must-have, og hvad er nice to have? Hvad er vigtigst?! Udforsk mulighederne sammen! Der skal også stilles arbejdsmiljøkrav til selve byggefasen samt den efterfølgende drift og vedligeholdelse. Det gælder fx arbejdsmiljøforhold ved rengøring og vedligeholdelse af bygningen. Den Arbejdsmiljøorganisation, som er tilknyttet disse arbejdsopgaver, skal også være med i planlægningen. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide. FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

FASE 2 Løsningsforslagene 21 Hvad sker der? Når byggeprogrammet og projektets økonomi er ved at være på plads, er det tid til at skitsere flere mulige løsningsforslag, der opfylder kravene i byggeprogrammet. Løsningsforslagene (fase 2) udarbejdes i praksis i tæt vekselvirkning med Byggeprogrammet (fase 1). Arbejdsmiljø København anbefaler, at brugerne overvejer forskellige principielle løsninger og eksperimenterer med dem, så kravene til byggeprojektet kan præciseres. 1) Først skal der laves forskellige forslag til, hvordan byggegrunden kan disponeres, og hvordan bygningen kan udformes. 2) Derefter skal bygherren vælge, hvilket af forslagene der skal arbejdes videre med i projekteringsfasen (fase 3). Inden dette valg ligger der mange vigtige vurderinger af, hvordan byggeprogrammets krav bedst kan opfyldes, uden byggeriet overskrider sine økonomiske rammer. Den endelige beslutning om, hvilken løsning der skal iværksættes, vil ofte være op til politikerne, som tager sin beslutning på baggrund af en indstilling udarbejdet af fagforvaltningen. I denne fase undersøger deltagerne idéer og forslag, fordele og ulemper for arbejdsmiljøet og udvikler de nye løsninger sammen. Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? I denne fase er det vigtigt at bringe de kommende brugeres erfaringer i spil. Det vil sige medarbejdere, leder og Arbejdsmiljøorganisationen. De er de eneste, der har detaljeret viden om og erfaringer med de praktiske arbejdsopgaver, som bygningen skal bruges til. Nølgeordet er dialog. Deltagerne medbringer hver deres specialviden og skal sammen udvikle ideer til brugbare løsninger. De kan fx anskueliggøre ideerne for hinanden ved at lave skitser og modeller. Det kan være med til at sikre, at parterne forstår det samme ved et bestemt krav. Når dialogen mellem bygherre, teknikere og medarbejdere fungerer bedst, sætter den kreative ideer i sving, der kan føre til helt nye løsninger på gamle problemer. Men i alle tilfælde er samarbejdet med til at kvalificere løsningerne og dermed til at kvalificere bygherrens grundlag for at vælge det bedste produkt. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide.! Kan det lade sig gøre? Vil det fungere? Skal det være nogle andre løsninger? FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

FASE 3 Projekteringen 23 Hvad sker der? Når bygherren/politikerne har valgt et af forslagene, går man i gang med projekteringen. Projekteringen vil typisk udføres af et arkitektfirma. De laver tegninger, beregninger og tekniske beskrivelser af bygningen. Det er vigtigt at holde sig for øje, at bygherreansvaret i denne fase overgår til Københavns Ejendomme, når der er tale om Københavns Kommunes ejendomme. Det betyder, at fagforvaltningen og/eller arbejdspladsen/brugerne ikke længere er styrende i byggeprojektet. Bygherrens koordinator skal sikre, at projekteringen tager højde for byggearbejdernes arbejdsmiljø og sikkerhed. Bygningens overordnede funktioner er allerede lagt fast i byggeprogrammet. Nu handler det om, hvilke konstruktioner, materialer og tekniske løsninger, der skal bruges. Desuden beregner de projekterende prisen for byggearbejdet og lægger en tidsplan for projektet. Nu går arkitekterne og ingeniørerne i gang med at tegne, beregne og beskrive den tekniske del af byggeprojektet. Resultatet af projekteringen er et detaljeret udbudsmateriale, der beskriver byggeopgaven i tekst og tegninger. Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? Allerede i denne fase er det for sent at komme med krav til arbejdsmiljøet, da det vil koste ekstra. Nu er det kun muligt at ændre på mere overfladiske forhold, som fx farver. Man kan dog stadig påvirke arbejdsmiljøet for de håndværkere, der skal udføre opgaven. Det gælder fx ved valg af konstruktioner, materialer og arbejdsmetoder. De lægges dog også hurtigt fast. Hvis brugerne og Arbejdsmiljøorganisationen først inddrages så sent i forløbet, er indflydelsen, med andre ord, mere formel end reel. På to punkter kan Arbejdsmiljøorganisationen dog alligevel gøre en forskel. Dels kan den påpege helt uhensigtsmæssige tekniske løsninger, som selvfølgelig skal rettes, inden byggeriet går i gang. Dels kan den sikre sig, at de besparelser, der ofte viser sig nødvendige i denne fase, ikke går ud over arbejdsmiljøet i projektet. At man fx ikke sparer et ventilationsanlæg eller en solafskærmning væk. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide.! Her tegnes en streg i sandet! FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

FASE 4 Udbud & kontrakt 25 Hvad sker der? Når udbudsmaterialet er parat, sendes byggeopgaven i udbud. At byggeopgaven sendes i udbud betyder, at bygherren ønsker forskellige entreprenørers tilbud på, hvordan byggearbejdet kan udføres efter projektets tegninger og beskrivelser og hvad det vil koste. De tilbud, der kommer, bliver vurderet og sammenlignet ud fra deres indhold og pris. Bygherren vælger derefter, hvilke entreprenører og leverandører, der skal skrives kontrakter med. Et udbud kan også laves tidligere i forløbet, fx på baggrund af byggeprogrammet og inden projekteringen. Denne form for udbud kaldes totalentreprise. I så fald skal bygherren og Arbejdsmiljøorganisationen være meget sikre i deres arbejdsmiljøkrav. For når udbuddet er i gang, er dialog med rådgivere og projekterende ofte udelukket. Det samme gælder typisk, hvis bygherren vælger at udskrive en arkitektkonkurrence om opgaven. Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? Arbejdsmiljøorganisationens og brugernes rolle i denne fase er ret begrænset. Når bygherren skal vurdere tilbudene, er det en god idé at have aftalt på forhånd, hvor meget arbejdsmiljøforhold skal vægte over fx teknik, økonomi og miljø i den samlede vurdering. Men hvis der undervejs har været en god og udbytterig dialog om arbejdsmiljøet mellem parterne, så vil arbejdsmiljø typisk også være en integreret del af entreprenørernes tilbud. I denne fase sender bygherren tegninger og beskrivelser i udbud, og bygge-entreprenører og håndværkerfirmaer kommer med tilbud. Der skrives kontrakt med de bedste og billigste firmaer. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide.! Arbejdsmiljøet skal tænkes ind i udbud og kontrakt, så risikoen for fremtidige påbud fra Arbejdstilsynet minimeres FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

FASE 5 Byggearbejdet 27 Hvad sker der? Når byggeriet går i gang, skal bygherren have koordineret sikkerhedsarbejdet på arbejdspladsen. Ved en ombygning, hvor arbejdspladsen skal fungere, mens byggeriet foregår, skal der aftales en række særlige foranstaltninger. På den måde kan problemer tages i opløbet. Her skal brugerne koordinere med bygherren og med byggeriets Arbejdsmiljøorganisation. I nogle situationer vælger man at flytte, fx en børneinstitution, til en anden bygning, mens byggearbejdet står på. Byggeriet går i gang! Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? Det kan være en del af kontrakten, at entreprenøren skal leve op til bestemte krav til arbejdsmiljøet i selve byggearbejdet. Udover gældende, maksimale grænseværdier, kan der være skrevet skærpede krav til forholdene, fx tidsbegrænsninger for hvornår der må arbejdes, ind i kontrakten. I så fald skal det måles og dokumenteres, at disse krav overholdes. Bygherrens koordinator skal sikre, at byggearbejdet kan udføres arbejdsmiljø- og sikkerhedsmæssigt forsvarligt for både byggearbejderne og for andre, herunder løbende ajourføre bygherrens plan for sikkerhed og sundhed. Brugerne og deres Arbejdsmiljøorganisation skal koordinere arbejdsmiljøarbejdet med bygherren. Københavns Ejendomme ser gerne at det sker via fagforvaltningen, der formelt er bestiller af byggeprojektet hvis der opstår konkrete problemer under byggearbejdet. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide.! Husk også sikkerheden og trivslen, når jeres arbejdsplads skal fungere som arbejdsplads, mens der bygges. FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

FASE 6 Aflevering & drift 29 Hvad sker der? Når byggearbejdet er færdigt, er der en såkaldt afleveringsforretning. Her bliver fejl og mangler noteret, og man aftaler, hvordan de skal udbedres på byggeprojektets konto. Derfor er det vigtigt at være oppe på mærkerne her, hvis der er ting der ikke er i orden. På samme måde bliver der foretaget en 1-års og 5-års-gennemgang. I den gode byggesag får arbejdspladsen af projektlederen overdraget tegninger og beskrivelser af bygningen. Desuden overdrages manualer for, hvordan lokaler og anlæg skal vedligeholdes. Nu er bygningen klar til at blive taget i brug som arbejdsplads. Det er først her, man kan konstatere, om arbejdsmiljøkravene har været de rigtige, og om de er blevet opfyldt godt nok. Det opdager man både i den daglige drift, og når lokaler og tekniske anlæg skal rengøres, efterses og vedligeholdes. Hvis ikke kravene har givet de ønskede resultater, er det vigtigt at diskutere, hvordan de så burde have været formuleret. Bygherren overdrager de nye bygninger og lokaler til leder og personale og hverdagen i de nye rammer går i gang! Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? Det er en løbende opgave for Arbejdsmiljøorganisationen at lave APV på arbejdspladsen. Den viden om arbejdsmiljøet i det nye byggeri, som APV'en giver, bør forelægges alle involverede parter. Det gælder såvel forvaltningens bestillerenhed som rådgivere og projekterende. De nye APV'er rummer nemlig værdifuld viden om, hvordan de konkrete krav og planlagte løsninger fungerer i praksis. På den måde kan alle bidrage til at højne kvaliteten herunder arbejdsmiljøet i fremtidige byggeprojekter. Læs mere om, hvilken rådgivning Arbejdsmiljø København kan tilbyde, bagerst i denne guide.! Alle fjel og magnler, skal findes og rettes op, inden I overtager byggeriet ellers kan regningen blive dyr senere. FORBEREDELSEN BYGGEPROGRAMMET LØSNINGSFORSLAGENE PROJEKTERINGEN UDBUD & KONTRAKT BYGGEARBEJDET AFLEVERING & DRIFT

30 De nye rammer og forandringer Nu er arbejdspladsen kommet på plads efter byggearbejdet. Alt fungerer, arbejdsmiljøet er i orden og alle trives i et forventet stort omfang... Men snart vil der komme nye behov for forandringer, og arbejdspladsen skal igen til at indrette sig anderledes. Tænk derfor på, at jeres løsninger kun har en begrænset holdbarhed, så ændres forudsætningerne, og man skal på den igen med at få rum, arbejde, mennesker og organisation til at passe sammen. Hvordan får man indtænkt arbejdsmiljøet i denne fase? Bygninger lever meget længe set i forhold til de aktiviteter, de skal rumme. Arbejdspladsen bliver ved med at være attraktiv ved, at man for det første har fokus på at inddrage medarbejderne i alle forandringer, for det andet at man til stadighed arbejder med en høj standard for det fysiske arbejdsmiljø.

Hvad kan Arbejdsmiljø København tilbyde? 31 Arbejdsmiljø København kam tilbyde to hovedtyper af ydelser, når I skal bygge nyt eller bygge om: Rådgivningspakker, som dækker starten eller hele byggeprojektets forløb Enkeltstående rådgivningsydelser til en afgrænset del af processen RÅDGIVNINGSPAKKER Workspace Design At indflydelsen på det fremtidige byggeri er størst i starten af planlægningsprocessen, sætter fokus på vigtigheden af, at komme godt fra start. Og det skal gerne ske i et konstruktivt samarbejde mellem parterne, hvor parterne samler og italesætter viden om kerneopgaven og virksomhedens kultur og arbejdsmiljø og løsningsforslag udvikles. Arbejdsmiljø København har her positive erfaringer med rådgivningspakken Workspace Design, og kan facilitere en proces i starten af byggeprojektet, der består af tre workshops med en klar ramme for arbejdet. På workshoppene arbejder man fx med selvregistrering af arbejdsorganisering, arbejdskultur, fremtids-apv, fotosafari med inspiration fra andre virksomheder, layoutspil omkring fremtidig indretning og eksperimenter. Arbejdsformen er visuel og kreativ, og er baseret på medarbejderinddragelse. Læs mere om Workspace Design på Arbejdsmiljø Københavns hjemmeside www.amk.kk.dk Arbejdsmiljøledelse i et byggeprojekt Arbejdsmiljø København kan rådgive om, hvordan man kan styre arbejdsmiljøet i et byggeprojekt. Arbejdsmiljøledelse i forbindelse med et byggeprojekt handler om: Hvordan sikrer vi os som arbejdsplads, forvaltning og som kommune, at arbejdsmiljøet medtænkes og fastholdes gennem hele forløbet, og at medarbejderne inddrages med deres viden og erfaringer? Der fastlægges en arbejdsmiljøpolitik for projektet, og den fastholdes gennem bl.a. kontrakter, arbejdsmiljøgranskning og dokumentation i form af krav til projektets parter. Målet er at skabe attraktive arbejdspladser med et bevidst styret arbejdsmiljø både hvad angår det fysiske arbejdsmiljø for brugerne og det psykiske arbejdsmiljø undervejs i form af indflydelse i planlægningsprocessen.

32 Workspace Design og arbejdsmiljøledelse Muligheden for indflydelse Workspace Design Mængden af viden Arbejdsmiljøledelse Figuren ovenfor illustrerer de to rådgivningspakker Workspace Design og Arbejdsmiljøledelse: Workspace Design medvirker til at sikre at værdifuld viden fra brugerne viderebringes allerede fra starten af projektet. Arbejdsmiljøledelse handler om styring af arbejdsmiljøet i et byggeprojekt gennem hele forløbet.

33 Enkeltstående rådgivningsydelser Foruden disse rådgivningspakker kan Arbejdsmiljø København tilbyde enkeltstående rådgivningsydelser, fx: Roller og ansvar ved byggeprojekter / fase 0 Fremtids-APV / fase 0 Byggeprojekter er en forandringsproces / fase 0 Eksempelprojekter / fase 0 Uddannelse af arbejdsmiljøgrupper / fase 0+1 Inspirationsbesøg som fotosafari / fase 1 Nye arbejdsformer og indretning / fase 1 Arbejdsmiljørigtig projektering / fase 1 Formulering af arbejdsmiljøkrav / fase 1 Ny indretning af vores arbejdsplads / fase 1+2 Arbejdsmiljølovens krav / fase 1+2+3 Skab rum med værkstøjet Bricks / fase 2 Vurdering og udvikling af løsninger / fase 2+3 Arbejdsmiljøgranskninger, se på tegninger / fase 3 Evaluering af tilbud, arbejdsmiljø / fase 4 Arbejdspladsen som byggeplads / fase 5 Aflevering og arbejdsmiljø, APV / fase 6 Fase 1 Byggeprogrammet Inspirationsbesøg som fotosafari Nye arbejdsformer og indretning Arbejdsmiljørigtig projektering Formulering af arbejdsmiljøkrav Ny indretning af vores arbejdsplads Arbejdsmiljølovens krav Fase 3 Projekteringen Arbejdsmiljøgranskninger, se på tegninger Fordeling af enkeltydelser i faser Fase 5 Byggearbejdet Arbejdspladsen som byggeplads Fase 0 Forberedelsen Roller og ansvar ved byggeprojekter Fremtids APV Byggeprojekter er en forandringsproces Eksempelprojekter Uddannelse af arbejdsmiljøgrupper Fase 2 Løsningsforslagene Skab rum med værktøjet Bricks Vurdering og udvikling af løsninger Fase 4 Udbud & kontrakt Evaluering af tilbud, arbejdsmiljø Fase 6 Aflevering & drift Aflevering og arbejdsmiljø, APV

Kontakt I er velkomne til at kontakte Arbejdsmiljø København, hvis I gerne vil høre mere om vores rådgivning generelt eller er nysgerrige på at høre mere om en bestemt ydelse. I kan kontakte os på amk@amk.kk.dk eller 33 66 57 66. På vores hjemmeside www.amk.kk.dk kan I også læse mere om nybyggeri, ombygning, indretning og arbejdsmiljø. Under menupunktet Indretning finder I artikler, værktøjer, spørgsmål/ svar, ydelsesbeskrivelser og meget mere om emnet.

Deltag i byggeprojekter Hvordan sikrer vi arbejdsmiljø og trivsel fra idé til aflevering af byggeriet? Denne guide er lavet til jer, der står overfor at skulle bygge nyt, bygge om eller indrette jer anderledes. Guiden er til for at hjælpe jer med at skabe overblik over projektet. Det giver et godt grundlag for at få indflydelse på projektet og træffe hensigtsmæssige beslutninger i løbet af processen. Guiden fremhæver vigtigheden af at indtænke arbejdsmiljøet og at inddrage brugerne: Der er store gevinster ved at tænke arbejdsmiljø med fra starten, når en arbejdsplads skal bygge nyt eller bygge om eller indrette lokalerne på ny, og det er brugerne, der ved, hvordan lokalerne skal fungere i hverdagen. Derfor er det vigtigt at bringe brugerne, fx medarbejdere, ledere og Arbejdsmiljøorganisationen i spil i processen. Guiden givet et bud på, hvornår og hvordan brugerne skal på banen. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Arbejdsmiljø København Enghavevej 82, 1. sal 2450 København SV Tlf. 33 66 57 66 www.amk.kk.dk