Skolemedarbejder 8. klasse Optagelse.dk
Skolemedarbejder 8. klasse Optagelse.dk Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
Indhold 1 Indledning... 5 2 Generel information... 5 2.1 Rettigheder... 5 3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system... 5 3.1 Opdater elevoversigten... 6 3.2 Overførsel af karakterer for hele klassen... 9 3.3 Overførsel af karakterer på en enkelt elev... 9 3.3.1 Personlige Oplysninger... 9 3.3.2 Telefonnummer og e-mailadresse... 9 3.4 Karakter... 11 3.5 Overførsel af interessetilkendegivelse og forudsætninger... 13 4 Indtastning af karakterer og forudsætninger på Optagelse.dk... 15 4.1 Indtast karakterer... 15 4.2 Interessetilkendegivelse og forudsætninger... 16 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 3
1 Indledning Denne vejledning beskriver skolemedarbejderens arbejdsopgaver på Optagelse.dk i forbindelse med overførsel af karakterer og forudsætninger for 8. klasses elever. Skolemedarbejderen skal sørge for, at elevernes standpunktskarakterer og forudsætninger er overført fra et elevadministrativt system. Har skolen ikke et elevadministrativt system, skal karakterer og forudsætninger indtastes direkte på Optagelse.dk. 2 Generel information 2.1 Rettigheder For at kunne tilføje karakterer til elevernes uddannelsesplan på Optagelse.dk, skal du have rettigheden skolemedarbejder. Din brugeradministrator på Optagelse.dk kan tildele dig rettigheder. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af dem i vejledningen om oprettelse af en medarbejder på en skole. 3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system Benytter skolen et elevadministrativt system, skal karakterer og forudsætninger overføres til Optagelse.dk. Første skridt i overførslen af karakterer, er en import fra det elevadministrative system. Hvordan du overfører karakterer, afhænger af, hvilket elevadministrativt system skolen bruger. Du kan finde vejledninger om karakterimport for hvert af de elevadministrative systemer på siden om karakterimport. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 5
3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system 3.1 Opdater elevoversigten Log på Optagelse.dk Gå til Elevoversigten. Hvis du er tilknyttet flere skoler, skal du først vælge den skole du vil arbejde med fra drop-down-menuen under Vælg institution. Vælg den klasse du vil arbejde med fra drop-down-menuen. Alternativt kan du søge på CPR-nummer. 6 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
3.1 Opdater elevoversigten Du får nu en liste over elever i klassen, eller en enkelt elev hvis du har søgt på CPRnummer. Tryk på CPR-nummeret for den elev, du ønsker at arbejde med. Hvis du ikke kan trykke på CPR-nummeret skal du opdatere den enkelte elev ved at trykke på Opdater ud for eleven. For at opdatere alle elever i klassen skal du trykke på knappen Opdater hele klassen. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 7
3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system Du vil få en advarsel, da det kan tage noget tid at opdatere alle elever i en klasse. Hvis der mangler elever i elevoversigten skyldes det formentligt, at eleven ikke har primær institution på jeres skole. Dette skal rettes i UNI Login administrationen af en administrator af UNI Login. Hvis der mangler CPR-nummer ud for eleven, skyldes det formentligt, at eleven ikke var med i sidste import fra skolens elevadministrative system. Løsningen er at foretage en ny import hvor eleven er med. Hvis du får en fejlmeddelelse, når du trykker på elevens CPR-nummer, skyldes det formentlig, at der ikke er registret forældre-/værgeoplysninger på eleven i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses med en ny import med oplysningerne i. Hvis der er elever i oversigten, der ikke længere går på skolen, kan det skyldes en af disse to ting: Eleverne var med i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses ved en ny import uden eleverne. Elevernes UNI Login er stadig aktive og primært tilknyttet skolen i UNI Login administrationen. Dette skal rettes af en administrator af UNI Login, ved at slette brugeren fra institutionen. Du skal være opmærksom på, at der kan gå 1-2 døgn fra oprettelse af eleverne i skolens elevadministrative system, til de er synlige i Optagelse.dk. Ligeledes kan det tage 1-2 døgn, før rettelser slår igennem på Optagelse.dk. 8 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
3.2 Overførsel af karakterer for hele klassen 3.2 Overførsel af karakterer for hele klassen Hvis du vil hente karakterer for hele klassen, skal du trykke på Hent karakterer for hele klassen. Når du har trykket på Hent karakterer for hele klassen skal du ikke foretage dig yderligere. Det er dog skolens ansvar at tjekke at alle karakterer på elever er korrekt overført til Optagelse.dk. 3.3 Overførsel af karakterer på en enkelt elev Vælg eleven ved at trykke på CPR-nummeret. Du kan nu se elevens stamdata 3.3.1 Personlige Oplysninger På den første fane finder du elevens personlige oplysninger. Her kan du se adresse og forældre-/værgeoplysninger overført fra et elevadministrativt system. Optagelse.dk henter de personlige oplysninger på eleverne fra den import, der sker til UNI Login-administrationen. For at en elev har adgang til Optagelse.dk kræver det, at eleven har et UNI Login, at dette UNI Login er knyttet til elevens CPR-nummer og forældre-/værgeoplysninger, samt at eleven har primær tilknytning til skolen. 3.3.2 Telefonnummer og e-mailadresse Du kan indtaste telefonnummer og e-mailadresse på elev og forældre/værge på Optagelse.dk på forældre/værge, der er overført fra det elevadministrative system. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 9
3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system Skriv oplysningerne ind i felterne og tryk på Gem. Du skal også være opmærksom på, at e-mail og telefonnummer ikke følger med, hvis der foretages ændringer i det elevadministrative system. Du skal derfor være opmærksom på at e-mail og telefonnummer fortsat står korrekt i Optagelse. Dette kan ske, hvis du fjerner eller tilføjer en forældre/værge i det elevadministrative system. Vælg eleven ved at trykke på CPR-nummeret. Du kan nu se elevens stamdata. 10 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
3.4 Karakter 3.4 Karakter Gå ind på fanen Karakterer. Hvis der er karakterer at overføre, vil Tjek-knappen være lysegrøn. Tryk på Tjek-knappen Du får nu en ny grå kolonne, der viser de karakterer, der er modtaget fra det elevadministrative system. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 11
3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system Hvis du ønsker alle karaktererne overført, skal du trykke på ud for den eller de karakte- kun vil overføre nogle af karaktererne, skal du trykke på rer, du ønsker overført. over kolonnen. Hvis du Du skal nu angive, hvor mange år eleven har haft prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. Er informationerne overført fra det elevadministrative system, vil Tjekknappen være lysegrøn, og det kan overføres på samme måde som for karaktererne. Tryk på ud for de felter, du vil overføre. 12 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
3.5 Overførsel af interessetilkendegivelse og forudsætninger Når du har overført karakterer og antal år, skal du trykke på Gem. Hvis du forsøger at gemme uden at have angivet antal år, eleven har haft prøveforberedende undervisning, vil du få en advarsel når du gemmer. Vælger du Ja, gemmes oplysningerne. Vælger du Nej, skal du angive oplysningerne og trykke Gem igen. Elever der ikke modtager karakterer, skal have flueben i Ingen karakterer. 3.5 Overførsel af interessetilkendegivelse og forudsætninger Overførte interessetilkendegivelser og forudsætninger skal ikke overføres i grænsefladen på Optagelse.dk, når de er overført fra et elevadministrativt system. Hvordan du overfører, afhænger af, hvilket elevadministrativt system din skole anvender. Når der er overført fra et elevadministrativt system, kan du se det i fanen Parathedsvurdering. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 13
3 Overførsel af karakterer og forudsætninger fra et elevadministrativt system Bemærk at felterne er låst, når der er overført fra et elevadministrativt system. For at rette i forudsætningerne, skal der foretages en ny overførsel. 14 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
4.1 Indtast karakterer 4 Indtastning af karakterer og forudsætninger på Optagelse.dk Benytter skolen ikke et elevadministrativt system, skal karakterer og forudsætninger indtastes direkte på Optagelse.dk. 4.1 Indtast karakterer Når du har valgt en elev, skal du gå til fanen Karakterer Indtast karakterer i felterne og tryk på Gem. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 15
4 Indtastning af karakterer og forudsætninger på Optagelse.dk Elever der ikke modtager karakterer, skal have flueben i Ingen karakterer. 4.2 Interessetilkendegivelse og forudsætninger Du skal angive om eleven forventer at ville søge en gymnasial uddannelse og/eller en erhvervsuddannelse (EUD) efter 9. eller 10. klasse. Du kan også angive, at eleven har interesse for andet. Andet kan f.eks. være egu, STU, kombineret ungdomsuddannelse eller produktionsskole, men ikke 10. klasse. Ønsker eleven at gå i 10. klasse, skal det angives, om eleven forventer at ville søge en gymnasial uddannelse og/eller en erhvervsuddannelse efter 10. klasse. Gå til fanen Parathedsvurdering. Har du angivet, at eleven forventer at søge en gymnasial uddannelse og/eller en erhvervsuddannelse skal du nu angive, om eleven opfylder kravene til de personlige og sociale forudsætninger for uddannelsen. 16 Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016
4.2 Interessetilkendegivelse og forudsætninger Tryk på Gem. Herefter vil resultatet af Uddannelsesparathedsvurderingen fremgå. Hvis du har valgt Andet, vil du blive afkrævet en kommentar til valget i en pop-up. Kommentaren er obligatorisk og skal fylde mindst 10 tegn. Du kan efterfølgende tilføje yderligere kommentarer i feltet Kommentarer. Styrelsen for It og Læring, 12.12.2016 17