NR. 2 apr 2017 leder Af Therese Bonney Tear down this wall, Mr. Gorbatjov! Det var en direkte opfordring til Mikhail Gorbatjov fra Ronald Regan om at rive Berlinmuren ned, og dermed sikre større frihed i Sovjetblokken, der lå bag jerntæppet. Vi har på ingen måde en mur mellem Shared og vores ejere, tværtimod. Vi samarbejder om løsning af opgaver, hvor det giver mening. Men vi kan godt blive bedre, når det handler om at gøre manuelle processer elektroniske. Den form for mure vil vi gerne være med til at fjerne. Vi har sammen godt fat i udbudsprocesser, tilbudsindhentning og kontrakthåndtering og det giver dokumenterede gevinster. Vi vil i 2017 arbejde med at forbedre vores indkøbsprocesser. Shared har derfor udarbejdet et idéoplæg til en fælles indkøbsløsning, der skal sikre flere økonomiske besparelser og forankre viden hos ejerne. Hermed gøres papirkontrakter til et værdifuldt elektronisk værktøj som understøtter hele indkøbsprocessen fra bestilling til vare/ ydelse over betaling af faktura til et indkøbsoverblik på direktørniveau. Med en fælles indkøbsløsning bliver processerne online, og det betyder at de stop, som manuelle processer giver, rives ned. Foran Morsø Forsyning. Fra venstre: Kjartan, Toke, Casper, Gitte, Therese og Vivian. Besøg hos Morsø Forsyning Af Eva H. Baungaard Den 4. april var alle medarbejdere i Shared på besøg hos Morsø Forsyning. Dagen startede med morgenmad og præsentation, hvorefter medarbejderne i forsyningen blev introduceret for vores udbudsprocesser, rapporteringer, og de serviceydelser, som vi tilbyder. Efter Shareds introduktion gik vi sammen i mindre grupper og gennemgik konkrete igangværende og kommende opgaver og fik i den forbindelse idéer til nye opgaver for Shared. Vi fandt nye områder, som det kunne være spændende at konkurrenceudsætte, og kontrakter som med fordel kan justeres. Der var meget at tale om, så arbejdsdagen var hurtigt gået. vi fik et godt indblik i forsyningen, hvilket er vigtigt, så vi kan yde Morsø Forsyning den bedst mulige service. vi fik også talt om den fysiske afstand mellem Morsø Forsyning og Shared, men var enige om, at mange møder vil kunne tages via Skype og telefon. Den fysiske afstand skal ikke være til hinder for hurtige og effektive møder. Det var spændende at møde vores nye kolleger. Vi blev taget rigtig godt imod og vi glæder os til et frugtbart og konstruktivt samarbejde. 1
Inspirationstur for bestyrelserne Af Therese Bonney Den 22. maj inviteres bestyrelser fra Syddjurs Spildevand,, aarhus Vand og Morsø Forsyning til fælles inspirationstur. Målet med inspirationsturen er at bidrage til: Inspiration og nytænkning omkring energi-, klima- og/- eller vandafledningsudfordringer. Vidensdeling og drøftelse af aktuelle udfordringer mellem bestyrelser. På turen vil bestyrelsen hente inspiration fra: sønæs Viborg Kommune og Energi Viborg Vand har omdannet et vådt og vandlidende område til en spændende bypark. Elektronikgiganten apple kommer til Viborg erfaringer fra den hidtil største udenlandske investering i Danmark. Egå Renseanlæg det første energiproducerende anlæg i verden. Status på indkøbsløsning Af Kjartan L. Nickelsen Shared arbejder i øjeblikket sammen med forsyningsselskaberne med at færdiggøre en projektbeskrivelse i forhold til implementering af en fælles indkøbsløsning. Det primære mål med projektet er, at opnå økonomiske gevinster gennem ressourceoptimering og gennemsigtighed på forsyningsområdet. projektet vil give den enkelte indkøber i forsyningsselskaberne følgende fordele: overblik over indkøbsmuligheder let adgang til bestilling af varer/ydelser automatisk opfølgning Ved at integrere et webbasseret e-handelssystem og et kontraktstyringssystem vil forsyningsselskaberne have direkte adgang til alle relevante informationer vedrørende indkøb gennem en fælles e- handelsplatform. Shared har i skrivende stund en spændende dialog med projektmedarbejdere fra forsyningerne om det præcise fokus, snitfladerne og målsætningen med projektet. Det er ambitionen, at en leverandør af en indkøbsløsning vælges inden slutningen af juni, og at implementering igangsættes efter sommerferien. Systemet forventes i drift inden udgangen af 2017. 2
Den juridiske brevkasse Vi får en gang i mellem spørgsmål af forskellig juridisk karakter. Nogle af dem, synes vi, er så interessante, at vi gerne vil dele. I øjeblikket er der nærmest er en bølge af anmodninger om aktindsigt omkring indkøb i forsyninger og kommuner, hvilket vi har erfaret fra vores kolleger rundt om i landet. En stor del af anmodningerne må nok tilskrives de sager vedr. overforbrug/privatforbrug for offentlige midler, som bl.a. Vejle Havn, Esbjerg Havn m.v. er blevet kritiseret for samt den verserende sag i aarhus Kommune, hvor en tidligere chef bl.a. har undladt at udbyde udbudspligtige opgaver. I forbindelse med en anmodning om aktindsigt så har vi fået spørgsmålet: >> Har du et juridisk spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Shareds juridiske konsulenter: Eva H. Baungaard, på spørgsmål om entrepriseret, kontraktsret og udbudsret mv. Casper A. Storr, på spørgsmål om udbudsret, aktindsigt, kontraktsret og vandsektoren mv. er forsyningsselskaber underlagt regler om aktindsigt? og hvornår kan man give afslag på anmodningen? af Vandsektorloven fremgår det, at vandselskaber, på nær enkelte bestemmelser, er underlagt offentlighedsloven. affaldsselskaber løser opgaver, der udføres inden for den offentlige forvaltning, og er derfor underlagt offentlighedsloven. alle shareds ejere er derfor underlagt bestemmelserne om aktindsigt. der er flere undtagelser til bestemmelserne om aktindsigt. Blandt andet kan tekniske indretninger, fremgangsmåder eller drifts- og forretningsforhold el.lign. af væsentlig økonomisk betydning for en person eller virksomhed undtages. Hvis der er nødvendige og væsentlige hensyn til de offentliges økonomiske interesser, som skal beskyttes, kan retten til aktindsigt også begrænses. Undtagelsesbestemmelser fortolkes restriktivt. For vandselskaber er der ligeledes enkelte undtagelser, som vedrører ret til indsigt og sammentrækning af databaser. Derudover er der et ressourcemæssigt aspekt, om hvor lang tid behandlingen af aktindsigten må tage. Der giver en ny afgørelse fra statsforvaltningen den 14. marts 2017 vedr. aktindsigt i odense Kommune os et praj om. af afgørelsen fremgår det, at et tidsforbrug på mere end 25 timer i alt for anmodningen var et for stort ressour- cetræk hos odense kommune. der skal foreligge en særlig inte- resse i at få aktindsigt, hvis det skal retfærdiggøre et tidsforbrug på mere end 25 timer, hvilket der ikke blev anset for at foreligge i tilfældet. anmodningen kan derfor oftest afvises, hvis tidsforbruget på behandlingen vil overstige 25 timer. om der kan gives afslag på en anmodning om aktindsigt vil altid komme an på den konkrete situation, og hvad der anmodes om aktindsigt i. 3
Status på udbud Af Casper A. Storr VandmÅlere aarhus VaND aarhus Vand blev efter tilbudsfristens udløb opmærksom på, at der helt generelt kan være problemer med bakterien psedomonas i koldtvandsvandmålere. Endvidere kom det til aarhus Vands kendskab, at andre forsyningsvirksomheder i Danmark har været ramt af problemet. Fordi der i det oprindelige udbudsmateriale ikke var stillet krav om dokumentation for hygiejnen ved test, blev det besluttet at annullere udbuddet og lade det gå om. Det reviderede udbudsmateriale er pt. i høring. Endeligt udbudsmateriale forventes offentliggjort 10. april 2017. Kontraktstart 1. juli 2017. SlamSUger aarhus VaND EU-udbud af indkøb af slamsuger til aarhus Vand er gennemført, og slamsugeren bliver leveret 1. november 2017 af j. Hvidtved larsen. bygherre-rådgivning aarhus VaND aarhus Vand udbyder bygherrerådgivning til det nye Marselisborg Renseanlæg. En proces der vil forventeligt vil pågå helt frem til 2025. Udbuddet vil blive kørt som Udbud med forhandling efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet. der er en snitflade over aarhus kommunes Helhedsplan for Tangkrogen. Derfor har aarhus Kommune modtaget et udkast af udbudsmaterialet til orientering. Udbuddet forventes offentliggjort medio april 2017. SlamdiSponering odder spildevand afhentning og slutdisponering af a-slam fra større anlæg i hhv. Favrskov Forsyning og odder spildevand vil begge få Miljøservice som leverandør. For odder spildevands vedkommende er det et gensyn med en tidligere leverandør, mens fortsætter med sin nuværende leverandør. Forarbejdet til udbuddet viste, at det ikke ville være muligt at fastholde de nuværende priser og resultatet blev også en prisstigning for odder spildevand og. Fortsættes næste side >> 4
NYHEDSBREV NR. 2 apr 2017 Status på udbud (fortsat) Slamdisponering Morsø Forsyning Morsø Forsyning er gået fra B-slam til A-slam, hvilket har medført at de i øjeblikket er uden leverandør til at bortskaffe slammet. Ydelsen opnår et omfang som gør den EU-udbudspligtig. Tidsmæssigt er et EU-udbud en længerevarende proces, hvorfor vi i øjeblikket foretager en tilbudsindhentning på en kontrakt af en 1-årig varighed inden et EU-udbud igangsættes. Tilbudsindhentningen omfatter de samme vilkår som slamdisponering for Odder Spildevand og, og de 3 tilbudsgivere, der bød på opgaven i forbindelse med udbuddet til og Odder Spildevand, har fået materialet tilsendt. Der var tilbudsfrist den 31. marts. Der er ikke sket tildeling endnu. Indsamling af papir og emballage Udbuddet på indsamling af papir og emballage fra husstande i Favrskov Kommune er afsluttet. HCS A/S Spedition og Transport genvandt kontrakten. Borgerne i Favrskov Kommune vil således ikke opleve ændringer i forbindelse med udbuddet, da tømningsdage m.v. fortsat vil være de samme. oplever, som ventet, en prisstigning på området. I den tidligere kontrakt var der enkelte uklarheder, som der i den nye kontrakt er taget højde for. Polymer Aarhus Vand Morsø Forsyning Udbud af polymer er startet op, og de to første arbejdsgruppemøder er afholdt. I tilbudsfasen gives der god plads til grundig test af forskellige polymertyper på renseanlæggene. Der er endnu ikke fastsat en dato for kontraktstarten, men det forventes, at der vil være kontraktstart i slutningen af året. Forsikring Aarhus Vand, Syddjurs Spildevand Første arbejdsgruppemøde er blevet afholdt, hvor helt generelle forhold er blevet drøftet og den overordnede strategi er lagt. Forventet kontraktstart er 1. januar 2018. Rengøring Aarhus Vand Der har været frist på ansøgning om prækvalifikation. Der kom ti ansøgninger. Det er blevet vurderet, hvilke af rengøringsselskaberne der har de mest relevante referencer til at løse opgaven. Syv af ansøgerne er blevet opfordret til at afgive tilbud på rengøringsopgaven. Tilbudsfrist er 3. maj og kontraktstart den 1. juli 2017. 5
nyt fra bestyrelsen Generalforsamling Af Therese Bonney Generalforsamling af holdes den 26. april 2017, kl. 14-16 med følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. ledelsens beretning 3. Fremlæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse 4. anvendelse af overskud eller dækning af tab 5. Forslag om ændring af ejeraftalen 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen 7. Valg af revisor 8. Eventuelt KONTAKT Therese Bonney direktør Tlf.: 89 47 14 00 tbo@shared.dk Casper Storr indkøbschef Tlf.: 89 47 14 01 cas@shared.dk Eva Houmann Baungaard indkøbs- og udbudskonsulent 89 47 14 04 ehb@shared.dk Kjartan Nickelsen controller 89 47 14 03 kln@shared.dk Nyhedsbrevet udkommer næste gang i uge 24. Frist for indlæg til nyhedsbrevet er den 7. juni 2017. Redaktion: Jakob Juhl, Therese Bonney, Casper A. Storr Kommentarer, idéer og indlæg sendes til tbo@shared.dk 6