OG ORAL SUNDHED Institutledelsesmøde Den 22. februar 2017 Kl. 10-12 KOP seminarrum Referat Faste deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Mariann Bøje, Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Siri Beier Jensen, Susie Holbech, Vibeke Bælum Observatør: Annett Bülow Aagaard Afbud: Ann, Helle, Marie Gæster: Rubens Spin-Neto og Helle Hornhaver, Lene Baad-Hansen, Lise-Lotte Kirkevang Referent: Winnie Friis Johnsen Dato: 22. februar 2017 1. Orientering om erhvervsambassadører Rubens Spin-Neto og Helle Hornhaver orienterede om deres roller som erhvervsambassadører for IOOS. De er en service- og støttefunktion for instituttet, der bistår med at initiere og facilitere samarbejde med erhvervslivet, andre enheder på AU eller øvrige parter. wfj@dent.au.dk Side 1/7 Som et bindeled mellem instituttet og erhvervslivet sørger erhvervsambassadørerne for at guide forskere til relevante virksomheder, og de udgør en tydelig og enkel indgang - en gateway - for virksomhederne til kontakt til forskerne. De formidler vigtig information videre til rette parter, ligesom de rådgiver om, hvordan et konkret samarbejde bedst kan organiseres og etableres (herunder f.eks. sørge for konsulentbistand fra Technology Transfer Office http://www.au.dk/samarbejde/teknologioverfoersel/). Med en stor indsigt i instituttets aktiviteter har erhvervsambassadørerne desuden fokus på muligheder for kommerciel eller praktisk anvendelse af f.eks. forskningsresultater. Af aktuelle og kommende tiltag nævnte Rubens og Helle: Ny hjemmeside med fokus på erhvervssamarbejde. Databaser over aktuelle forskningsprojekter og samarbejdsrelationer. Der vil i den kommende tid blive afholdt møder med husets forskere om dette. Information til medarbejderne (f.eks. i institutlederens nyhedsbrev). Konkrete planer til fremme af erhvervssamarbejde - f.eks. kurser med cases fra succesfulde projekter samt fokus på mulighed for bevillinger. Ambassadørerne informerer også om juridiske spørgsmål, f.eks. i forhold til udenlandske sundhedspersoners samarbejde med virksomheder. Her kan gælde andre regler, som virksomheder kan udnytte, så de kan undgå at dele resultater. Institut for Odontologi og Oral Sundhed Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard 9 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8612 8316 E-mail: sun@au.dk health.au.dk/
Link til AU portal om erhvervssamarbejde: http://www.au.dk/samarbejde/erhvervssamarbejde/ Link til artikel: AU gearer organisationen til mere erhvervssamarbejde http://newsroom.au.dk/nyheder/vis/artikel/au-gearer-organisationen-til-mereerhvervssamarbejde/ Side 2/7 2. Orientering om Forskningsrettet Talentforløb Lene Baad-Hansen repræsenterer IOOS i arbejdsgruppen vedrørende forskningsrettet talentforløb på Health og orienterede kredsen herom. Initiativet udspringer såvel af regeringens som universitetets målsætninger og indgår fremover som et element i ph.d.-handlingsplanen. Et forskningsrettet talentforløb er et tilbud på kandidaten på Health som en forberedelse til en forskerkarriere og er dermed et alternativ til forskningsår. Forløbet består af ekstraaktiviteter berammet til 3-4 semestre, det må ikke være studieforlængende og kan ikke meritoverføres. På kandidatstudiet er et forskningsrettet talentforløb på minimum 20 ECTS, og det udløser et kandidatbevis med en udmærkelse. Det henvender sig til de allermest dedikerede studerende, der udviser stort potentiale. De studerende på et forskningsrettet talentforløb bliver en del af et tværfagligt netværk, og de skal vise evnen til at kombinere deres viden med andre fag. Dette vil f.eks. ske gennem workshops, peer feedback sessions, konferencer, sommerskoleaktiviteter etc. Der skal udarbejdes et projekt, der afsluttes med et videnskabeligt produkt - f.eks. en artikel eller en ansøgning om ph.d.-optagelse. Fakultetet regner med at optage ca. 30 årligt. Af motivationsfaktorer kan nævnes: For de studerende: Erfaring med tværfaglig studenterforskning, opbygning af netværk, karrierefremmende, prestige. For undervisere/ vejledere: Tidlig adgang til de dygtigste studerende, mulighed for tværfaglig rekruttering til forskning, ny form for karrierefremmende undervisning, der ikke kræver finansiering (som forskningsår og ph.d.) For fakultetet: Understøtter fakultetets strategiske fokus på tværfaglighed, og det vil styrke rekrutteringen til forskeruddannelsen samt sikre vækstlaget. Mulighed for at udvikle og afprøve nye undervisningsformer. Instituttets undervisere kan deltage på forskellig vis: Som vejledere, undervisere, initiativtagere til workshops etc. Fakultetet og Forskerskolen står for finansieringen.
3. Økonomi-opfølgning Siri omdelte budgetbilag og orienterede om årsrapporten for 2016, der netop var afsluttet. For det tidligere IO endte resultatet for delregnskab 1 og 2 på et overskud på i alt lidt over 4 mio. kr., som overføres til 2017. Heraf er 3 mio. kr. overført fra 2015, 1.886 mio. er overskuddet for 2016, og derfra skal fratrækkes et resultatkrav på 821.000 kr. Noget af overskuddet er anvendt på indkøb af tiltrængt udstyr relateret til undervisning og klinikdrift. Side 3/7 Resultatet for det tidligere SKT er endt på et underskud på 2,683 mio. kr. på delregnskab 1 og 2, hvilket er 3.019 mio. kr. mindre end oprindeligt budgetteret, trods en besparelse i driftsudgifterne på 1,5 mio. kr. Dette underskud skyldes primært en nedgang i uddannelsesindtægterne for tandplejeruddannelsen og klinikassistentuddannelsen som følge af, at ministeriet i 2015 ændrede praksis for udregning af taksten, og at budgetteringen af fordelingen mellem den teoretiske og den praktiske del på tandplejeruddannelsen har været anderledes end det realiserede. Instituttet er først blevet bekendt med disse afvigelser efter ØR 3 og er sammen med Økonomi ved at skabe et overblik over årsagen til underskuddet. Desuden drøftes situationen med dekanen med henblik på at finde en løsning, og Siri følger op på dette på det kommende institutledelsesmøde. Fra 2017 vil IOOS have en fælles budgetmodel, dog med adskilte budgetter for hver af uddannelserne. 4. Status på fusionsprocessen Siri samlede op: Høringsprocessen vedrørende organisationsstruktur for IOOS resulterede i mange konstruktive forslag, som nu er tænkt ind i modellen for så vidt angår de input, der specifikt adresserede de spørgsmål, høringsprocessen lagde op til: Lever forlaget op til instituttets vision og pejlemærker, kan man se sig selv i strukturen? Dette er resulteret i en ændring vedrørende forskningslaboranter, der organisatorisk er blevet flyttet fra kliniklederen til forskningsgruppen. Interimledelsen er i gang med at udarbejde forslag til stillingsbeskrivelser for den nye IOOS sekretariatslederstilling og kliniklederstillingen. Stillingerne slås op eksternt. Der er ligeledes udarbejdet forslag til funktionsbeskrivelser for viceinstitutlederposterne, og de besættes via henvendelse til Siri fra interesserede, hvorefter Siri udpeger. Stillings- og funktionsbeskrivelser drøftes i interim LSU og det samlede IOOS ledelseslag for input og kvalificering. Instituttet har sendt indstilling til dekanen om etablering af et fælles institutforum for hele IOOS. Det nye institutforum er sammensat med henblik på at sikre en bred repræsentation rundt i huset og bliver et vigtigt rådgivningsorgan for institutlederen. Der er valg til institutforum i maj, og processen starter i marts: http://dent.medarbejdere.au.dk/organisation/valg-til-institutforum-2017/
Overordnet set følges procesplanen, og når den samlede ledelse er nedsat, kører processen videre som planlagt. Side 4/7 5. Nyt fra hver sektions- og afdelingsleder I en hurtig runde oplyste Rodrigo, at han netop havde været på besøg hos det odontologiske institut i Barcelona. Her var interesse for at lave en samarbejdsaftale om udveksling af studerende f.eks. via Erasmus-programmet. Siri bad om en nærmere beskrivelse til brug for et forestående møde i det internationale udvalg på IOOS (udvalgets medlemmer er: Eduardo Castrillon, Lene Meilstrup Martinussen og Jensa Ottosdottir Øregaard). Peter fortalte, at Taro Arima fra Hokkaido Universitet i Japan netop har været på besøg. Instituttet har en samarbejdsaftale med Hokkaido Universitet samt en aftale om dobbelt ph.d.-grad. Pt. arbejdes der på endnu en samarbejdsaftale samt dobbelt ph.d.-samarbejde med Nihon Universitet, også fra Japan. Peter kunne også fortælle, at Simple Futarmal Kothari, ph.d. fra OSK, modtager dette års Harold Wolff-John Graham Award, der uddeles af The American Academy of Neurology. Prisen gives som anerkendelse for fremragende forskning indenfor orofacial smerte. Desuden har ph.d.-studerende Fernando Exposto vundet en pris for sin posterpræsentation på ph.d.-dagen i januar. På grund af større efterspørgsel på Centrallaboratoriets ydelser, opfordrede Dirk brugerne til at give en måneds varsel, så forskningsrelaterede opgaver bedre kan planlægges. 6. Klinikassistenternes nye kompetencer i forhold til klinikkerne Susie indledte med at orientere fra det kursus, klinikassistenterne netop har været på, og henviste til den poster fra kurset, der var sendt ud som bilag. Alle (44 i alt) husets KA - fra hele IOOS - deltog i kurset, der havde til formål at ruste dem til rollen som undervisningsklinikassistent i forbindelse med dyadelæring. Kurset varede 8 dage med følgende indhold: Anerkendende tilgang Supervision, uddannelse og feed-back Læring i dagligdagen på klinikken Kultur Hverdagens dilemmaer Konfliktforebyggelse og håndtering Klinikhygiejne, ergonomi og 4-hændig tandbehandling i forhold til de studerendes arbejdsrutiner Evalueringen af kurset var overordnet positiv; man har fået et stort udbytte af kurset med gode værktøjer og indsigter - herunder om samarbejde og kommunikation - der kan bruges i praksis i hverdagen. Der blev f.eks. fremsat ønsker om større vidensudveksling, om flere opgaver og mere ansvar - herunder selv at
kunne sætte patienter til. Siri fremhævede den tværgående viden og store fleksibilitet, undervisningsklinikassistenterne på IOOS har, og den støtte, de er for de tandlægestuderende. Side 5/7 Susie bad kredsen om ønsker til undervisningsklinikassistenterne, så de kan blive orienteret om de forventninger, der er til dem. David pegede på, at de kunne bidrage til at sikre, at instituttet overholder de lovgivningsmæssige retningslinjer for den gode behandling. Han mente, at der er en tendens til at glemme TAP-personalet i strategiske overvejelser. Dorte opfordrede til, at undervisningsklinikassistenterne i højere grad kan bruges i januar. Jan så undervisningsklinikassistenterne som en stor ressource, instituttet skal bruge aktivt - især i lyset af den konstante faglige udvikling. Bente pegede på, at undervisningsklinikassistenterne kan have en vigtig rolle i formidlingen af hygiejneforskrifterne. Susie takkede for input. Undervisningsklinikassistenterne vil gerne hjælpe, og det er vigtigt at få nye opgaver etc. planlagt og indarbejdet. Siri afsluttede med at konstatere, at kurset var obligatorisk og udløste et kursusbevis - også for at give undervisningsklinikassistenterne den anerkendelse, de fortjener. 7. Drøftelse af handleplan for at fremme et mere stimulerende akademisk miljø, der smitter af på de studerende Kredsen drøftede problematikken angående de studerendes akademiske tilgang, Bente havde taget op med henvisning til det udsendte interview med Søren Pind, der som minister netop lægger op til en udvikling væk fra masseuniversitetet. Underviserne på IOOS efterlyser generelt større selvstændighed og evnen til fordybelse hos de studerende. Som en årsag blev nævnt, at gymnasiet ikke i samme grad som tidligere ruster de unge til at studere på universitetet. Der er gået power point i den! Og evnen til at reflektere savnes. Eva pegede på, at det skal tænkes med ind i den nye studieordning, at vi har med en ny og anderledes generation af unge at gøre; vi skal blive bedre til at nå dem. Siri understregede, at de unge skal forstå, at uddannelse er en 2-vejs proces, og at der forventes en stor indsats fra dem. Dorte mente, vi i stedet for at ændre og tilpasse eksisterende metoder, skal sørge for at skabe forståelse hos de studerende for vigtigheden af metoderne. Lise-Lotte pointerede, at der skal forventningsafstemmes med de nye studerende helt fra starten, så de er klar over, hvad de skal kunne præstere på et universitetsstudium. Flemming så det som en udfordring med de forskellige roller: På klinikken er den studerende håndværker, og det kan være svært at forene med det akademiske.
Siri konkludere, at spørgsmålet vil blive tage op i Studienævnet, og Eva bad kredsen om opbakning til at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal gå videre med emnet. Side 6/7 8. Regler for planlagt fravær for deltidsansatte Siri oplyste, at punktet udspringer af vanskeligheder med at få det til at hænge sammen, når deltidsansatte beder om fravær. På Fællesklinikken er der så mange ansatte, at de kan dække hinanden ind, men f.eks. på OR giver det store problemer, da den enkelte underviser er ansvarlig for et længere behandlingsforløb af en enkelt patient, og derfor er det sværere at opretholde kontinuitet i behandlingsforløbet, hvis underviseren ofte er fraværende. Pt. er der ikke regler for planlagt fravær for deltidsansatte, men HR partner Annett Bülow Aagaard oplyste, at arbejdsgiverne selv kan udarbejde sådanne regler. Siri konkluderede, at disse regler nu vil blive lavet. Faste punkter: Viceinstitutleder for uddannelse orienterer Opfølgning på lov om dobbeltuddannelser: Vores tandlægestuderende rammes hårdt af den nye lov. Som bachelor i odontologi har man ingen erhvervskompetence, men man skal vente 6 år på at få en ny uddannelse. Vicedirektør i AU Uddannelse Kristian Thorn tager sagen op i ministeriet. Undersøgelse af pædagogiske kompetencer blandt HE-undervisere: Der arbejdes på at forbedre den pædagogiske kompetencer på det tidligere IO. Status på ny studieordning: Den nye studieordning forventes klar til opstart september 2020. Møde i Health uddannelsesforum den 25. januar Møder i Studienævnet den 30. januar og den 20. februar: Eva opfordrede til at give besked om oplagte emner til valgfag. I næste måned sendes indstilling til prodekanen om sammensætning af aftagerpanel. Studieadministrationen har skrevet til dem, der endnu ikke har indgivet specialeemner. Viceinstitutleder for forskning orienterer Paolo fortalte, at 3 af vores ph.d.-studerende havde vundet priser for deres posterpræsentationer i forbindelse med ph.d.-dagen i januar. Der er for nylig udsendt en mail fra sekretær Tine Rafn Rasmussen, hvor sektionerne blev bedt om at give besked om ph.d.-studerende, forskningssårsstuderende samt gæsteforskere, der er tilknyttet IOOS. Dette til brug for et nødvendigt overblik over, hvem der har deres gang i huset. Meddelelser Med henvisning til den udsendte mail om ekstra punkt vedrørende opsamling på MUS opfordrede Siri til at melde overordnede tanker om årets MUS-runde til hende
med henblik på orientering af dekanen den 3. marts. Det kunne f.eks. være forslag til kompetenceudvikling. Annett opfordrede til også at give en mere generel tilbagemelding om, hvordan MUS bruges. Bruges AUHRA etc.? Siri bad om at input sendes til hende. David kommenterede, at der helt overordnet var mere brug for støtte til ansættelses af flere videnskabelige medarbejdere at dele byrden med. Det er ikke flere pædagogiske kompetencer etc., der er mest brug for. Parkeringsmuligheder for patienter: Gæster får samme muligheder som medarbejdere. Lønforhandling 2017: Nærmeste leder må fremover deltage i lønforhandlingen, alternativt give en skriftlig indstilling til Siri Status på intern audit: Der er kommet mange detaljerede forslag. Audit følges op af evalueringen af de nye ansættelsesprocedurer, der netop har været i høring hos kredsen. Side 7/7 Orientering fra aktuelle møder Eventuelt Fast bilag: Oversigt over punkter til institutledelsesmøder