Åben dagsorden Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget 2018-2021 Børne- og Undervisningsforvaltningen Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Rådhuset, mødelokale 222, 2. sal Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Fastlæggelse af forretningsorden for Børne-, Fritids- og 2 Undervisningsudvalget 2018-2021 2 Valg af formand og næstformand for Børne-, Fritids- og 4 Undervisningsudvalget 2018-2021 3 Mødedatoer 2018 for Byråd, Økonomiudvalg og stående udvalg 6 4 Udpegning til bygherreudvalg 8 5 Nedsættelse af SSP-udvalg 10 6 Introduktion til Børne- og Undervisningsområdet 13 7 Introduktion til Fritidsområdet 16 8 Kommissorium for Fritids- og folkeoplysningsudvalg samt 17 kompetenceplan for fritids- og folkeoplysningsområdet 9 Orientering fra formanden 20 10 Forvaltningen orienterer 20 11 Orientering fra medlemmerne 20
Side 2. 00.22.02-A30-2-17 1. Fastlæggelse af forretningsorden for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget 2018-2021 Resumé Der skal fastlægges forretningsorden for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget for perioden 2018-2021. Sagsfremstilling I henhold til 20, stk. 3 i lov om kommunernes styrelse fastsætter de stående udvalg selv deres forretningsorden. Heri ligger først og fremmest, at Byrådet ikke har nogen beføjelser til at give forskrifter vedrørende forhandlingerne i udvalgene eller de øvrige anliggender, der normalt hører under en forretningsorden. I forretningsorden fastsættes bestemmelser om: Formand og næstformand, herunder om forhandlingernes ledelse, uopsættelige sager samt om valg af næstformand. Udvalgets mødevirksomhed, herunder om mødeplan, dagsordenens udsendelse og sagernes afgørelse. Habilitet, herunder om pligt til underretning om evt. inhabilitet. Beslutningsprotokollen, herunder om ret til at få tilført beslutningsprotokollen sin afvigende mening om standsningsret. Overværelse af møderne, herunder om hvem der, udover sekretæren, kan få tilladelse til at overvære møderne. I forbindelse med s revision af Byrådets forretningsorden, er kommunen blevet opmærksom på nogle ændringer i Styrelsesloven, som ligeledes bør afføde ændringer i fagudvalgenes forretningsorden. På den baggrund har Børne- og Undervisningsforvaltningen foretaget de fornødne ændringer i "Forslag til forretningsorden for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget 2018-2021".
Lovgrundlag 20, stk. 3 i lov om kommunernes styrelse (LBK nr. 318 af 28. marts 2017). Side 3. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. "Forslag til forretningsorden for s Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalg 2018-2021" Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget tager stilling til forretningsordenes indhold og behandler forretningsordenen på to udvalgsmøder, jf. 8 og at punktet derfor genoptages på næste udvalgsmøde. Beslutning
Side 4. 00.22.04-A30-18-17 2. Valg af formand og næstformand for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget 2018-2021 Resumé I henhold til 2 i den foreslåede forretningsorden for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget, skal der vælges en formand og en næstformand for udvalget. Sagsfremstilling I henhold til 2 i den foreslåede forretningsorden for s Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalg, skal der vælges en formand og en næstformand for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget. Der foretages separate valg af formand og næstformand, og begge valg afgøres ved stemmeflertal. Lovgrundlag 2 i Forslag til forretningsorden for s Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalg. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser
Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at der foretages separate valg, som afgøres ved stemmeflertal, af formand og næstformand for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget. Side 5. Beslutning
Side 6. 00.22.02-A30-3-17 3. Mødedatoer 2018 for Byråd, Økonomiudvalg og stående udvalg Resumé Forslag til mødekalender for 2018 for Byråd, Økonomiudvalg og stående udvalg. Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget skal tage stilling til, hvornår udvalgets møder skal afholdes i 2018. Sagsfremstilling Byrådet behandlede sagen "Mødedatoer 2018 for Byråd og Økonomiudvalg" på sit konstituerende møde den 6. december 2017. Byrådet tog bl.a. stilling til anbefaling om placering af møderne på ugedage i de stående udvalg, men efter byrådsmødet den 6. december 2017 har Byrådet ændret anbefalingen i forhold til placeringen af møder i Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget, således at møderne nu anbefales placeret på mandage kl. 13.00. Byrådet godkendte også, at møderne i den samlede politiske mødekalender for 2018 tilrettelægges ud fra følgende hensyn: at der afholdes byrådsmøder månedligt på onsdage kl. 18, dog starter mødet den 10. oktober 2018 kl. 17.00 at der afsættes tid til temamøder på dage med byrådsmøder i tidsrummet kl. 14-17 undtagen forud for mødet den 10. oktober 2018 at der som hovedregel planlægges møder i Økonomiudvalget hver uge, bortset fra de uger, hvor der er byrådsmøde at der som hovedregel planlægges 1-2 møder månedligt i de stående udvalg, dog med undtagelse af ferieuger, hvor det ene placeres 14 dage før byrådsmødet af hensyn til sagsbehandlingen at der planlægges byrådsseminarer at udvalgene opfordres til at vedtage mødeplanen med udgangspunkt i ovenstående principper samt det fremsendte forslag Børne- og Undervisningsforvaltningen har udarbejdet revideret "Udkast til mødekalender 2018", hvori der lægges op til, at der som udgangspunkt afholdes to månedlige møder i Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget, og at møderne afholdes på mandage kl. 13.00 (se bilaget). Medlemmerne af Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget vil blive indkaldt til alle møder og aktiviteter gennem Microsoft Outlook. Dagsordener til møder i
udvalget, bilag hertil og mødereferater vil løbende kunne findes i "First Agenda" på ipad'en. Side 7. Lovgrundlag 8 og 20 i Lov om kommunernes styrelse 8 og 20 (LBK nr. 318 af 28. marts 2017). Økonomi Der ydes vederlag i henhold til vederlagsbekendtgørelsen. Vederlagene er uafhængige af antal møder og mødernes varighed. Derimod vil udgifterne til tabt arbejdsfortjeneste kunne variere noget, alt efter hvornår på dagen møderne afholdes. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. "Udkast til mødekalender 2018" Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at udkast til mødekalender for 2018 for Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget godkendes. Beslutning
Side 8. 00.22.04-A30-22-17 4. Udpegning til bygherreudvalg Resumé Formandsposterne i en række bygherreudvalg i Børne- og Undervisningsforvaltningen er blevet vakante efter kommunalvalget i november 2017, hvorfor Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget bedes indstille overfor Økonomiudvalget og Byrådet, hvem der skal udpeges som formænd for bygherreudvalgene. Sagsfremstilling I den forgange byrådsperiode (2014-2017) blev der nedsat en række bygherreudvalg i forbindelse med anlægsprojekter i Børne- og Undervisningsforvaltningen. Bygherreudvalgene havde medlemmer af Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalget som formænd. Formandsposterne i bygherreudvalgene er blevet vakante efter kommunalvalget i november 2017, hvorfor Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget bedes indstille overfor Økonomiudvalget og Byrådet, hvem der skal udpeges som formand for følgende bygherreudvalg: Bindslev Børnecenter: Byrådet udpegede Kasper Maarup Andersen som formand for bygherreudvalget på byrådsmødet den 17. december 2015. Vrå Skole og Børnehus: Byrådet udpegede formanden for Børne-, Skoleog Uddannelsesudvalget som formand for bygherreudvalget på byrådsmødet den 30. april 2015 Hjørring Skolens lokaler ved Bagterp Undervisningssted: Byrådet udpegede Jette Kirkeby som formand for bygherreudvalget på byrådsmødet den 28. juli 2017. Tornby Børnehus (etablering af ekstra vuggestuepladser ved Tornby Børnehus): Byrådet udpegede Bjarne Mølgaard som formand for bygherreudvalget på byrådsmødet den 25. januar 2017.
Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse (LBK nr. 318 af 28. marts 2017). Side 9. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at udvalget indstiller overfor Økonomiudvalget og Byrådet, hvem der skal udpeges som formand for bygherreudvalget for Bindslev Børnecenter. at udvalget indstiller overfor Økonomiudvalget og Byrådet, hvem der skal udpeges som formand for bygherreudvalget for Vrå Skole og Børnehus. at udvalget indstiller overfor Økonomiudvalget og Byrådet, hvem der skal udpeges som formand for bygherreudvalget for Hjørring Skolens lokaler ved Bagterp Undervisningssted. at udvalget indstiller overfor Økonomiudvalget og Byrådet, hvem der skal udpeges som formand for bygherreudvalget for Tornby Børnehus. Beslutning
Side 10. 00.22.04-A30-19-17 5. Nedsættelse af SSP-udvalg Resumé Det kriminalpræventive samarbejde mellem kommune og politi foreslås fortsat koordineret af et centralt SSP-udvalg. Udvalget består af politikere, repræsentanter for politiet og kommunale embedsmænd. Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget udpeger blandt egne medlemmer to medlemmer til SSPudvalget. Sagsfremstilling SSP-samarbejdet står for samarbejdet mellem sociale myndigheder, skole og politi. Formålet med at etablere et fælles SSP-udvalg for er: at sikre en overordnet koordinering af samarbejdet at holde fagudvalg og Byråd orienteret om udviklingen på områderne vedrørende ungdomskriminalitet og misbrug at sikre fælles og koordinerende initiativer til fremme af hensigtsmæssig adfærd blandt kommunens unge SSP-samarbejdet opbygges med et fælles SSP-udvalg, lokalgrupper for byområderne i Hjørring og Hirtshals samt SSP-grupper i øvrige distrikter. SSP-udvalgets sammensætning: 2 medlemmer af Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget, hvoraf den ene vælges som formand for SSP-udvalget Repræsentant(er) for politiet 1 repræsentant for ledelsen på Børne- og Familieområdet 1 repræsentant for Undervisningssektoren
1 repræsentant for Fritids- og Kultursektoren Side 11. 1 repræsentant for Arbejdsmarkedsafdelingen SSP konsulent(er) Udvalget fastlægger selv sin forretningsorden. Sammensætningen af lokalgrupper for byområderne Hjørring og Hirtshals: SSP-kontaktlærer Politiet Kriminalforsorgen Ungdomsrådets koordinator SSP-konsulenten SSP-grupper i øvrige distrikter: Politiets repræsentant og SSP-konsulenterne deltager i konsultative tværfaglige møder i alle skoledistrikter. Derudover i møder efter behov. Lovgrundlag 1 i Politiloven (LBK nr. 956 af 20. august 2015). 114 i Retsplejeloven (LBK nr. 1101 af 22. september 2017). Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser
Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Side 12. Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget godkender samarbejdsstrukturen. at Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget udpeger 1 repræsentant og formanden til det fælles SSP-udvalg for. Beslutning
Side 13. 85.02.02-A26-1-17 6. Introduktion til Børne- og Undervisningsområdet Resumé Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget bliver introduceret til Børne-, Fritidsog Undervisningsudvalgets område og drøfter en plan for den første periode af sit udvalgsarbejde. Sagsfremstilling Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen giver en overordnet introduktion til Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalgets område. Herunder gennemgås en plan for de første 4 måneders arbejde i Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget. Planen beskriver de forskellige møder og aktiviteter, som medlemmerne af Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget skal deltage i, i de første ca. 4 måneder af 2018 (se også bilag 1). Desuden bliver Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget præsenteret for en række overleveringsmaterialer. I forbindelse med Budgetlægning 2018 2021 besluttede Økonomiudvalget, at de enkelte forvaltninger i kan bruge deres generelle budgetbemærkninger som overleveringsdokument til de nye udvalg, som tiltræder i januar 2018. De generelle budgetbemærkninger for Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalget for 2018-2021 er vedlagt som bilag 2. I Børne- og Undervisningsforvaltningen har chefgruppen besluttet, at overleveringsmaterialet til det nye Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalg også skal bestå af en oversigt over politikker, strategier og øvrigt, der arbejdes med på Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalgets område. Oversigten, der kan bruges som et opslagsværk over arbejdet med politikker, strategier og øvrigt under Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalgets område, er blevet udarbejdet og er vedlagt som bilag 3. I Børne- og Undervisningsforvaltningen har man ønsket at danne sig et overblik over de årligt tilbagevendende sager, som skal til politisk behandling, hvorfor man har udarbejdet et årshjul for politiske sager til behandling i Børne-, Fritidsog Undervisningsudvalget. Årshjulet, der er vedlagt som bilag 4, skulle gerne give Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget et overblik over, hvilke årligt tilbagevendende sager, udvalget skal behandle på hvilke tider af året.
I august 2017 har Børne- og Undervisningsforvaltningen udarbejdet et organisationsdiagram i plakatform for Børne- og Undervisningsforvaltningen. Organisationsdiagrammet, der er vedlagt som bilag 5, udleveres til nye medarbejdere hos som en del af medarbejdernes velkomstpakke, og diagrammet skulle også gerne kunne give medlemmerne af Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget et godt overblik over, hvordan Børneog Undervisningsforvaltningen er organiseret. Side 14. Endelig vil de elektroniske overleveringsmaterialer, Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget bliver præsenteret for under introduktionen til udvalgsområdet, blive suppleret af, at udvalgsmedlemmerne på udvalgsmødet får udleveret trykte udgaver af de strategier og politikker, der arbejdes med på Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalgets område. Hensigten med det samlede overleveringsmateriale er at give det nye udvalg en god start på sit arbejde ved at beskrive mange af de ting, der er sket på området i den forudgående valgperiode, og som der skal arbejdes med i den nye valgperiode. Da fritidsområdet først blev en del af det hidtidige Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalg i forbindelse med konstitueringen efter kommunalvalget i november 2017, har Børne- og Undervisningsforvaltningen kun i begrænset omfang haft mulighed for at indarbejde beskrivelser af fritidsområdet i overleveringsmaterialet til Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget. Plan og Udviklingschefen præsenterer imidlertid Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget for organisering på fritidsområdet under dagsordenspunktet "Introduktion til Fritidsområdet" på dagens udvalgsmøde. Lovgrundlag Folkeskoleloven (LBK nr. 989 af 23. august 2017) Dagtilbudsloven (LBK nr. 748 af 20. juni 2016) Serviceloven (LBK nr. 988 af 17. august 2017) Økonomi
Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Side 15. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1) Introforløb for det nye Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalg i 2018 2) Generelle budgetbemærkninger for Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalget, Budget 2018-2021 3) Oversigt over politikker, strategier og øvrigt på Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalgets område 4) Årshjul for politiske sager, Børne- og Undervisningsforvaltningen 2018 5) Organisationsdiagram for Børne- og Undervisningsforvaltningen (august 2017) Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning
Side 16. 85.02.02-A26-2-17 7. Introduktion til Fritidsområdet Sagsfremstilling Plan og Udviklingschefen fortæller om organisering på fritidsområdet. Lovgrundlag Styrelsesloven og Folkeoplysningsloven. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Generelle bemærkninger - Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning
Side 17. 00.22.04-A21-1-17 8. Kommissorium for Fritids- og folkeoplysningsudvalg samt kompetenceplan for fritids- og folkeoplysningsområdet Resumé Der er udarbejdet forslag til kommissorium for Fritids- og Folkeoplysningsudvalget samt forslag til kompetenceplan for fritids- og folkeoplysningsområdet i henhold til den fremadrettede politiske organisering. Der skal tages stilling til, om kommissorium og kompetenceplanen kan godkendes. Sagsfremstilling Det er fastlagt, at den politiske opgaveportefølje på fritids- og folkeoplysningsområdet varetages af Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget med delegation af størstedelen af de aktivitetsrettede opgaver til Fritids- og Folkeoplysningsudvalget (17.4-udvalg). Med henblik på at klarlægge rolle- og opgavefordelingen mellem de politiske udvalg er der udarbejdet forslag til kommissorium for Fritids- og Folkeoplysningsudvalget, hvor fokus er på udvikling af rammerne for et varieret fritidsliv og med fokus på frivillighed og aktiviteter i samspil med foreningslivet m.fl. Kommissoriet er vedlagt som bilag 1. Der er samtidig udarbejdet forslag til kompetenceplan (jf. bilag 2) for fritids- og folkeoplysningsområdet, der fastlægger kompetencefordelingen mellem Byråd, Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalget, Fritids- og folkeoplysningsudvalget (17.4-udvalg) og administrationen. Det overordnede princip i kompetenceplanen er, at overordnede politikker og budgetter fastlægges som byrådskompetence, mens budgetrammer for sektorområder samt rammer og retningslinjer, der udmønter politikker og regulerer tilskud på fritids- og folkeoplysningsområdet fastlægges som Børne-, Fritids- og Undervisningsudvalgets kompetence. Fritids- og Folkeoplysningsudvalgets kompetence fokuseres på udvikling af nye initiativer og drift af aktiviteter på fritids- og folkeoplysningsområdet. Administrationens kompetence fokuseres på administrative procedurer og afgørelser, der udmønter godkendte rammer og retningslinjer samt afgørelser, hvor der er lovbestemte regler for udbetalinger, tilsyn og lignende.
Med kompetenceplanen er der indarbejdet kompetencefordeling efter ændring af Folkeoplysningsloven i 2016, hvor der, som en indsats mod foreninger, som modarbejder eller underminerer demokrati eller grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, blev indført skærpelser og præciseringer vedr. anvisning af lokaler, tilsyn, offentliggørelse af regnskaber. Præciseringer har primært administrative konsekvenser og delegationen af kompetencerne er derfor tilføjet i nærværende kompetenceplan. Side 18. Der gøres opmærksom på, at folkeoplysningsområdet er et forholdsvist præcist lovreguleret område, mens fritidsområdet inklusive tilskud til selvejende haller og støtte til eliteiniativer ikke er lovreguleret på samme måde. Der er derfor forskelle i detaljeringsgraden på kompetenceplanerne pga. forskelle i graden af lovregulering af områderne. Lovgrundlag Styrelsesloven, Folkeoplysningsloven og Kommunalfuldmagten. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag: 1. Forslag til Kommissorium for Fritids- og Folkeoplysningsudvalget 2. Forslag til Kompetenceplan for fritids- og folkeoplysningsområdet, januar 2018 Direktøren for Børne- og Undervisningsforvaltningen indstiller, at forslaget til kommissorium for Fritids- og Folkeoplysningsudvalget godkendes. at forslaget til kompetenceplan for fritids- og folkeoplysningsområdet godkendes.
Beslutning Side 19.
Side 20. 00.01.00-G01-9-17 9. Orientering fra formanden 00.01.00-G01-9-17 10. Forvaltningen orienterer 00.01.00-G01-9-17 11. Orientering fra medlemmerne
Side 21. Underskrifter Mai-Britt Beith Sven Bertelsen Tim Jensen Ole Ørnbøl Chelina Bagger Mehrsad Sadjadi Bjarne Mølgaard Svenning Christensen Mette Jensen