Esbjerg Kommunes INDKØBSPOLITIK

Esbjerg Kommunes INDKØBSPOLITIK

INDKØBSPOLITIK I ESBJERG KOMMUNE Indholdsfortegnelse Indledning.................................. 3 Grundlag for Indkøbspolitikken.................. 4 Indkøbsaftaler og leverandører................... 5 Samarbejde med eksterne parter................. 6 E-handel.................................... 6 Bæredygtighed............................... 7 Sociale - og etiske forhold...................... 8 Udbud af opgaver, som tidligere er udført af kommunalt personale.......................... 9 Udmøntning af Indkøbspolitikken............... 11 2

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Indledning Esbjerg Kommune vil være en professionel samarbejdspartner for det private erhvervsliv, for at øge de indkøbsrelaterede gevinster til gavn for borgerne i kommunen. Derfor er udvikling, gensidig respekt og forståelse samt reducering af omkostninger forbundet med indkøb nøgleordene for kommunens indkøbspolitik. Esbjerg Kommunes indkøbspolitikske mål er: Økonomisk ansvarlighed Esbjerg Kommune køber ind efter princippet bedst og billigst, samt koordinerer indkøb og optræder som én kunde overfor leverandørerne, for at udnytte de samlede indkøbsressourcer til at opnå koncernfordele. Professionalisme Esbjerg Kommune fremstår som en professionel og troværdig samarbejdspartner, som tilgodeser små- og mellemstore virksomheder, hvor udbudsreglerne tillader det, og hvor gensidig respekt medfører nytænkning og problemløsning i fællesskab. Brugervenlighed Esbjerg Kommune lytter til de behov, der er hos kommunens brugere, for at indgå indkøbsaftaler, som tilgodeser såvel den lille som den store institution og afdeling, ligesom det sikres, at brugerne kan købe ind på den mest ressourcebesparende måde. Miljøbevidsthed Esbjerg Kommune medvirker gennem en miljøbevidst indkøbspolitik til en så lille belastning af miljøet som muligt under hensyntagen til pris og kvalitet. Indkøbspolitikken udstikker rammerne for kommunens indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Det er såvel forvaltningerne som den enkelte institutions og afdelings ansvar at sikre, at indkøbspolitikken efterleves. Vidste du, at Esbjerg Kommune optræder som én samlet kunde overfor leverandørerne for at opnå stordriftsfordele? Dette sker bl.a. ved at centralisere udbud og aftaleindgåelse, for at øge de økonomiske besparelser og mindske ressourcer i forbindelse med indkøb. 3

Grundlag for Indkøbspolitikken 4 Esbjerg Kommune forvalter som Danmarks 5. største kommune et indkøbsbudget med et stort økonomisk volumen på ca. 1 mia. kr. årligt. Derfor skal Esbjerg Kommune samordne og koordinere sine indkøb via en indkøbspolitik. Indkøbspolitikken sammenfatter de grundlæggende elementer for indkøb i Esbjerg Kommune. Udmøntningen af den overordnede indkøbspolitik fremgår af indkøbsstrategien, som er et særskilt dokument med konkrete initiativer. Esbjerg Kommune ønsker at tilgodese indkøb, som foretages sammen med borgeren (både børn og voksne) på baggrund af et pædagogisk aktiverende formål, hvorfor disse indkøb ikke er omfattet af indkøbspolitikken. Målgruppen for pædagogisk aktiverende indkøb vil hyppigst være børn, unge eller voksne fra daginstitutioner, ældrecentre, bosteder og døgninstitutioner. Et pædagogisk aktiverende formål kan f.eks. være, at borgeren lærer at mestre de aktiviteter, der er forbundet med en indkøbssituation eller indkøb til bosteder/ døgninstitutioner, som skal afspejle og fungere som private dagligdagshjem. INDKØBSORGANISATIONEN Den centrale indkøbsorganisation (Udbud & Indkøb) i Esbjerg Kommune er en udviklings- og forretningsorienteret enhed, som ud fra en helhedsbetragtning og med udgangspunkt i koncerntankegangen har ansvar for, at indkøb koordineres mest hensigtsmæssigt på tværs af kommunen. Digitalisering & It er ansvarlig for indgåelse af indkøbsaftaler på IT- og telefoniområdet i samarbejde med den centrale indkøbsorganisation. Teknik & Miljø er ansvarlig for alle bygge- og anlægsprojekter, herunder gennemførelse af EU-udbud i forbindelse hermed. For at fremme den nødvendige udvikling af kommunens indkøb samt at understøtte samarbejdet på tværs af afdelingerne i kommunen er der nedsat en tværgående indkøbsgruppe, der repræsenterer indkøbs- og ledelsesmæssige interesser i de enkelte forvaltninger. Gruppen medvirker til at skabe en synergieffekt på tværs af de enkelte afdelinger. En vigtig forudsætning for at kunne indgå indkøbsaftaler, der giver mening og gevinst for Esbjerg Kommune er, at kommunen gør brug af de enkelte afdelinger og institutioners viden og erfaring. Dette sker ved at nedsætte faggrupper, der bidrager med fagspecifik viden på det udbudte område. Alle afdelinger og institutioner har en fælles forpligtelse til aktivt at medvirke til at afdække behov og fast sætte krav mv. forud for et udbud, da det kun er på den måde, at der kan indgås indkøbsaftaler, der giver mening og gevinst for Esbjerg Kommune. LEASING Som udgangspunkt leases der ikke i Esbjerg Kommune, dog kan køb af biler finansielt leases. Aftaler om leasing eller anden langtidsleje er underlagt særlige regler, og håndteres derfor centralt af Økonomi. Vidste du, at når indkøb på et givent vareområde overstiger fastsatte tærskelværdier, skal området udbydes i henhold til EU og national lovgivning?

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Indkøbsaftaler og leverandører Samtlige centrale og decentrale enheder skal anvende de indgåede indkøbsaftaler. Selve disponeringen inden for rammeaftalerne foretages decentralt. Udbud & Indkøb indgår som oftest forpligtende aftaler, der forpligter hele Esbjerg Kommune til at placere sit indkøb indenfor det pågældende område, ved denne leverandør. Til tider indgås dog også frivillige aftaler. Dette sker på områder, hvor kommunen har et forbrug under tærskelværdierne, men hvor det alligevel giver mening at indhente priser, da flere efterspørger det samme produkt eller ydelse. At en aftale er frivillig betyder, at den enkelte afdeling eller institution kan vælge at bruge aftalen, hvor det er den økonomisk mest fordelagtige. Det betyder endvidere, at hvor der indhentes 2-3 tilbud skal en leverandør på en frivillig aftale altid spørges efter en pris på det konkrete indkøb. Dette for at sikre, at kommunen er både en loyal og attraktiv samarbejdspartner. Ikke-kontraktbelagte leverandører må ikke anvendes, med mindre der er tale om et indkøbsbehov, der aktuelt ikke er koordineret via en indkøbsaftale. Hverken Esbjerg Kommunes medarbejdere eller leverandører må videregive informationer om kommunens indkøbsaftaler til udenforstående. Indkøbsaftaler i Esbjerg Kommune må ikke anvendes af medarbejderne til egne private indkøb. Vidste du, at Esbjerg Kommune er kendt som en troværdig og professionel samarbejdspartner, fordi vi holder det, vi skriver i indkøbsaftalerne? Det betyder bl.a., at kommunen skaber sikkerhed og tryghed for kommunens indkøbere og leverandører ved at: afholde jævnlige statusmøder foretage priskontrol følge op på intern aftaleoverholdelse evaluere aftalerne anvende faggrupper være i løbende dialog med såvel leverandører som kommunens indkøbere 5

Samarbejde med eksterne parter E-handel Esbjerg Kommune deltager i relevante faglige samarbejder for at sikre en løbende udvikling af indkøbsområdet. Dette sker bl.a. ved at udveksle erfaringer med andre kommuner og private leverandører, samt ved at indgå i udbudsfællesskaber for at opnå stordriftsfordele og begrænse ressourceforbruget. Esbjerg Kommune ønsker at tilbyde de lokale virksomheder bedst mulige betingelser for at skabe vækst og arbejdspladser i kommunen. Det sker bl.a. ved at samarbejde med Esbjerg Erhvervsudvikling om at hjælpe de lokale virksomheder med at blive leverandører til det offentlige. I fællesskab tilbyder Esbjerg Erhvervsudvikling og Esbjerg Kommune arrangementer, som klæder virksomhederne på i forbindelse med offentlige udbud og de regler, der er forbundet hermed. Når der gennemføres udbud i Esbjerg Kommune konkurrerer alle leverandører på lige vilkår. Esbjerg Kommune indgår kun indkøbsaftaler med leverandører, der kan tilbyde den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris. I denne beregning anvendes ofte en totalomkostningsberegning, hvilket kan betyde, at der købes en lidt dyrere vare ind, som på længere sigt vil være den billigste. Under hensyn til disse forudsætninger og, hvor der er potentielle tilbudsgivere indenfor kommunegrænsen, udbydes vare- og tjenesteydelser så vidt muligt enten som Esbjerg Kommunes egne udbud eller som kommuneopdelte udbud i fællesskaber, således at små og mindre store virksomheder har mulighed for at byde ind på kun Esbjerg Kommunes volumen i disse udbud. Esbjerg Kommune anvender SKIs forpligtende aftaler, hvor dette giver værdi. I Esbjerg Kommune er det obligatorisk at e-handle, hvor dette er muligt. Bestilling af varer foregår på denne måde via det elektroniske indkøbssystem, hvilket giver mulighed for automatisk fakturakontrol, bogføring og betaling. Grundet de store optimeringsmuligheder, som e-handel giver, øges antallet af aftaler, der kan e-handles fortsat. Manglende bestilling af varer via det elektroniske indkøbssystem må kun forekomme, såfremt der er tale om varer, der ikke fremgår af indkøbssystemets elektroniske varekatalog, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. Bestilling af tjenesteydelser skal foregå hos de aftaleleverandører, der fremgår af det elektroniske indkøbssystem, såfremt de ikke kan e-handles. Udbud & Indkøb er ansvarlig for at tilbyde undervisning i brugen af det elektroniske indkøbssystem. Vidste du, at Esbjerg Kommune laver indkøbsaftaler, som tilgodeser såvel den lille som den store institution? F.eks. er der via fødevareaftalen mulighed for, at små institutioner kan bruge købekort i dagligvarebutikker, mens produktionskøkkener skal bruge et cateringsfirma. 6

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Bæredygtighed Esbjerg Kommune ønsker med en bæredygtig indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen samt fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker Esbjerg Kommune aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel egne afdelinger, institutioner m.v., som hos Esbjerg Kommunes leverandører af varer og tjenesteydelser. Esbjerg Kommune gør en aktiv indsats for at mindske miljøbelastningen fra kommunens virksomhed, bl.a. gennem miljørigtige indkøb. I samarbejde med andre kommuner og organisationer og med inspiration fra eksempelvis Miljø- og Fødevareministeriet arbejder kommunen på at gøre sine indkøb så grønne som muligt. Ved hvert udbud vurderer kommunen konkret, hvilke miljøkrav der skal sættes. Det kan være miljøkrav i forhold til virksomheden, til varen/ ydelsen og konkrete krav til kvalitet, levetid, miljø og emballering etc. Vidste du, at du meget simpelt kan bidrage til at spare CO 2 i Esbjerg Kommune? God planlægning af dine indkøb sparer CO 2. Får du f.eks. leveret dine rengøringsmidler og kontorartikler en gang om måneden i stedet for en eller flere gange om ugen, vil det markant reducere kørslen af de fragtbiler, der leverer varerne. En sidegevinst er i øvrigt, at du ikke bruger så meget tid på bestilling og bogføring, da antallet af ordrer og dermed fakturaer reduceres tilsvarende. 7

Sociale - og etiske forhold Esbjerg Kommune forudsætter, at kommunens leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) henholdsvis Dansk Byggeri og Dansk Industri. Endvidere godkendte Byrådet d. 15. maj 2017 Principper for varetagelse af sociale hensyn i Esbjerg Kommunes kontrakter, som kan ses på kommunens hjemmeside. Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Esbjerg Kommune forudsætter endvidere, at leverandøren og dennes underleverandør respekterer de grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. I tilfælde, hvor leverandøren i sit virke for Esbjerg Kommune har direkte kontakt til børn og unge, skal leverandøren kunne dokumentere, at de involverede medarbejdere ikke er straffet for sædelighedsforbrydelser eller lignende forhold, som gør dem uegnede til opgaven. Et flertal i Esbjerg Byråd har d. 6. oktober 2014 besluttet at udvide indsatsen omkring lærling og praktikpladser i kommunen, gennem indgåelse af partnerskabsaftaler med Vidste du, at du kan være med til at sikre børn mod skadelige stoffer? Når du bruger kommunens aftaler på f.eks. legetøj er der på forhånd taget højde for om produktet indeholder skadelige stoffer om produktet har en tilstrækkelig kvalitet, der kan holde til institutionsbrug om produkterne er produceret under socialt ansvarlige forhold 8

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Udbud af opgaver, som tidligere er udført af kommunalt personale Ved udbud, herunder også genudbud, af opgaver i Esbjerg Kommune, som indtil nu eller tidligere har været udført af kommunalt personale gælder særlige bestemmelser. Dette vil primært sige udbud af tjenesteydelser. Hovedreglen er at de centralt fastsatte regler følges, hvorfor bestemmelserne heri, skal opfattes som et supplement til de gældende nationale og EU-retlige regler. Bestemmelserne er dels retningsgivende for udbudssituationen, dels er de en hjælp til at klarlægge, hvilke forhold der skal tages højde for/overvejes i en udbudsproces. Nærværende bestemmelser erstatter Retningslinjer for udbud. BESLUTNINGSKOMPETENCE Hvorvidt en opgave, som i dag varetages internt i kommunen, skal udbydes, besluttes af det pågældende fagudvalg enten ved hvert enkelt udbud eller via den årlige udbudsplan. Ved et sådant udbud følges Udbud & Indkøbs almindelige procesbeskrivelse med hensyntagen til eventuel virksomhedsoverdragelse og i den forbindelse inddragelse af MED. Kompetencen til at træffe den endelige beslutning om kontraktindgåelse ligger hos det pågældende fagudvalg. Fagudvalget kan i forbindelse med beslutning om gennemførelse af udbuddet beslutte, at resten af udbudsprocessen herunder beslutning om kontraktindgåelse uddelegeres til forvaltningen eller Udbud & Indkøb. BEDRE VILKÅR END HVAD VIRKSOMHEDSOVER- DRAGELSESLOVEN FORESKRIVER Når medarbejdere overgår fra kommunen til en leverandør eller fra en leverandør til en anden, medfører Virksomhedsoverdragelseslovens regler, når loven finder anvendelse, at den nye leverandør indtræder i de rettigheder og forpligtelser, som kommunen/den tidligere leverandør havde i forhold til den enkelte medarbejder i henhold til: Kollektiv overenskomst og aftale Bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, og Individuel aftale om løn- og arbejdsforhold Fagudvalget har kompetencen til at godkende udbudsmaterialet, herunder kravspecifikationen. Dette kan dog ikke godkendes, hvor der er modstrid med beslutninger truffet af Byrådet eller andet kompetent organ, f.eks. de af Byrådet besluttede mål på området. I givet fald kræver det godkendelse fra det kompetente organ. Til fagudvalgets beslutning, skal der foreligge høringssvar fra det relevante MED-udvalg. 9

10 Det kan i forbindelse med 1. gangs udbud i særlige situationer komme på tale at stille krav om, at medarbejderne skal have bedre vilkår end krævet i Virksomhedsoverdragelsesloven. Der kan efter omstændighederne være tale om følgende vilkår: De medarbejdere, der oppebærer en højere løn, end de ville kunne opnå ved en overgang til privat overenskomst, får fastfrosset deres samlede timeløn/månedsløn efter KL s gældende overenskomst på overdragelsestidspunktet, indtil den private overenskomst medfører samme timeløn. De medarbejdere, der har en højere pensionsordning, bibeholder deres hidtidige pensionsordning. De medarbejdere, der har optjent ansættelsesanciennitet ved kommunen, overfører deres anciennitet til den nye arbejdsgiver. Medarbejdere, der som følge af et udbud overgår til ansættelse hos en leverandør, har ret til at stå i kommunens jobbank i et år fra overdragelsestidspunktet. Oplysning om sådanne krav skal anføres i udbudsmaterialet. Vilkårene kan kun anvendes ved førstegangs udbud og ifølge KL kun ud fra en konkret vurdering, såfremt der kan anføres en saglig begrundelse herfor. Anvendelse af vilkårene vil eksempelvis kunne begrundes med en særlig interesse for kommunen i at sikre mulighed for at kunne tage opgaven tilbage efter kontraktens ophør eller, at vilkårene er nødvendige for at sikre, at opgaven bliver løst i overensstemmelse med den kvalitets- og servicestandard, som kommunen har ønsket eller krævet. KONTROLBEREGNING OG KONTROLBUD I forberedelserne til et udbud skal der træffes beslutning om, hvorvidt der skal være en mulighed, at Kommunen varetager opgaven efter udbuddet. Dette gælder specielt i forhold til genudbud. Ved førstegangs udbud skal der altid foretages en kontrolberegning. I det tilfælde hvor Esbjerg Kommune skal have mulighed for at varetage opgaven, skal der som minimum foretages en kontrolberegning. Kontrolberegningen skal være et udtryk for en videreførelse af det nuværende omkostningsniveau. Kontrolberegningen skal dermed sikre, at opgaven ikke bliver dyrere, end hvis kommunen selv udfører den. Kontrolberegningen foretages af kommunen selv. Hvor den udførende afdeling, ønsker at indregne effektiviseringer/ændringer i forhold til den nuværende opgaveudførelse, skal der afgives (beregnes) et kontrolbud. Det er den kommunale udfører, eksempelvis Rengøring eller Ældrecenteret, der skal afgive kontrolbuddet. Kontrolbuddet er et tilbud på linje med eksterne tilbud, og kontrolbuddet skal dermed foreligge senest samtidig med fristen for aflevering af tilbud. Uanset om der foretages en kontrolberegning eller afgives et kontrolbud skal omkostningskalkulationen være et udtryk for de langsigtede gennemsnitlige omkostninger. Dette er fastsat i Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. PRISOPLYSNING Efter et afholdt EU-udbud har Esbjerg Kommune besluttet at oplyse kontraktsum/ prismargin, medmindre særlige forhold taler imod det. Det betyder, at kommunen altid informerer om dette i udbudsmaterialet.

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Udmøntning af Indkøbspolitikken Politikken udmøntes i en konkret flerårig strategi for indkøb af varer og tjenesteydelser i Esbjerg Kommune. I strategien fastlægges spændende og ambitiøse indsatsområder, som skal gøre udbud og indkøb i Esbjerg Kommune endnu mere effektive. Udbud & Indkøb har ansvaret for at følge op på, at strategien implementeres i praksis. 11

Kommunikation Oktober 2017