Brugervejledning til Netpension Firma 1. Medarbejderlisten... 2 2. Overblik... 2 3. Administration... 2 4. Tilmeld en ny medarbejder... 3 5. Tilmeld flere nye medarbejdere... 4 6. Fratrædelse... 5 7. Orlov... 6 8. Ændring af data på medarbejderne... 6 9. Min profil... 7 10. Kontakt... 8
1. Medarbejderlisten På Netpension Firma findes der to lister over medarbejdere, og der er en væsentlig forskel på de to lister. Vælger du Medarbejderlisten i menuen til venstre, ser du alle medarbejdere, som du har adgang til at se. Medarbejderne er listet i forhold til den firmaordning, de er tilmeldt. Vælger du fanen Administration, ser du alle medarbejdere, som du kan administrere, dvs. har indmeldt, kan fratræde samt registrere ændringer på. Når indsendte ændringer er gennemført i vores administrationssystem vil oplysningerne på begge lister være overensstemmende. Du skal derfor være opmærksom på, at hvis du har tilmeldt en medarbejder i Netpension Firma, vil medarbejderen stå på under Administration. Men bliver nytegningen ikke gennemført med det samme, vil medarbejderen ikke optræde på Medarbejderlisten før nytegningen er gennemført. 2. Overblik Under fanen Overblik kan du åbne en oversigt, der viser de dækningsmuligheder, jeres medarbejdere har inden for jeres firmaaftale(r). For at se dækningsmulighederne for en bestemt medarbejdergruppe, kan du klikke enten på den pågældende gruppe f.eks. Funktionærer eller på Firmaordningsnummeret. Oversigten for den valgte medarbejdergruppe vil blive vist. Hvis oversigtsskemaet ikke kan vises, f.eks. hvis der foretages ændringer på aftalen, vil du få vist denne tekst:. 3. Administration Under fanen Administration kan du tilmelde en eller flere nye medarbejdere. Her kan du også meddele os, at en medarbejder fratræder eller starter orlov samt hvornår medarbejderens orlov slutter. Nedenfor ser du skærmbilledet for Administration. Her finder du en liste over de medarbejdere, som du kan administrere. 2
På siden kan du også søge efter en bestemt medarbejders cpr.nr. og under Status kan du desuden søge på: Alle - og få en liste over alle de medarbejdere, du administrerer Indmeldelse - og få en liste over nye medarbejdere, du har registreret skal indmeldes ordningen Fratrædelse - og få en liste over medarbejdere, du har indberettet som fratrådt Ændring - og få en liste over medarbejdere, hvis data du i øvrigt har ændret 4. Tilmeld en ny medarbejder Når en ny medarbejder skal tilmeldes pensionsordningen, skal du udfylde vedkommendes medarbejderdata under menupunktet Tilmeld ny medarbejder, som du finder i menuen til venstre. Alle felter, der er markeret med * skal udfyldes. Ved at klikke på hvordan felterne skal udfyldes. kan du finde en hjælpetekst om, Firmaaftale nr. er nummeret på den medarbejdergruppe, den ansatte hører til. Det er vigtigt, at du ved tilmeldingen vælger den korrekte ordning. Listen, der åbnes ved klik på pilen, indeholder de ordninger, som du kan tilmelde medarbejdere for. Er du i tvivl om, hvilken ordning, der er den rigtige, kan du åbne Oversigt over firmaaftalen og se oversigtskemaerne for de forskellige ordninger. Startdato skal være den 1. i måneden og angiver den dato, medarbejderen indtræder i pensionsordningen. Startdatoen er derfor ikke nødvendigvis den samme som ansættelsesdatoen. Ansættelsesdato skal også udfyldes med den 1. i måneden. Årlig pensionsgivende gage er det beløb, der bliver betalt pensionsbidrag af og det beløb som dækningen beregnes ud fra. Pensionsbidrag (præmie %) kan afhænge af, hvilken medarbejdergruppe den ansatte hører under og udfyldes med den procentsats, der er aftalt for den valgte medarbejdergruppe. Denne oplysning kan findes på Oversigt over firmaaftalen. 3
Når du trykker på Gem, vil du få vist denne besked, som bekræfter, at tilmeldingen er afsendt: Dine ændringer er indsendt og vil fremgå af registreringen hurtigst muligt. Du kan se, hvilke ændringer du har indsendt i ændringsloggen. Nordea Liv & Pension har nu fået oplysningerne og udsteder en pensionsoversigt til medarbejderen 5. Tilmeld flere nye medarbejdere Hvis du skal tilmelde en række medarbejdere til den samme ordning, kan du gøre det i en samlet tilmeldingsfil under menupunktet Tilmeld flere nye medarbejdere. 4
Først skal du hente skabelonen for tilmeldingsfilen ved at: Højreklikke på Hent skabelon ikonet Vælg Gem destination som og vælg, hvor på din computer du vil gemme filen Tryk Gem og filen gemmes i Excel-format med navnet tilmeldingsfil.xls. Du kan ikke gemme filen med et andet navn, da det ellers ikke vil være muligt at indlæse den efterfølgende Du kan også hente et eksempel som viser, hvordan tilmeldingsfilen skal udfyldes Derefter åbner du tilmeldingsfilen fra din computer og udfylder felterne med de nye medarbejderes data. Felterne i filen er de samme, som du ser på siden Tilmeld ny medarbejder. Når du er færdig, gemmer og lukker du filen. Tryk på Gennemse ved feltet Filnavn for at finde filen frem Vælg, hvilken firmaordning medarbejderne skal tilmeldes ved at klikke på pilen i feltet Vælg firmaaftale nr. Det er vigtigt, at alle medarbejderne i filen skal tilmeldes samme aftale Tryk på Indlæs fil Herefter sendes filen, og du får vist denne bekræftelse på skærmen: De indrapporterede oplysninger i Netpension er registreret. Hvis der er felter i filen, som ikke er udfyldt korrekt, vil der blive vist en meddelelse på skærmen som forklarer, hvad der skal rettes. Eksempel på en fejltekst er: Medarbejder på linie 24: Du har glemt at taste et husnr. 6. Fratrædelse Når en medarbejder fratræder, kan du registrere en fratrædelsesdato på medarbejderen. Dette kan du gøre under menupunktet Fratrædelse i menuen til venstre. Find den pågældende medarbejder på listen og tryk på Indtast dato Åben kalenderen ved at klikke på Vælg fratrædelsesdatoen og tryk Gem Medarbejderen fremgår herefter ikke længere på listen af medarbejdere, som kan fratrædes. Du vil kunne se medarbejderens fratrædelsesdato på ved at klikke på fanen Administration. 5
7. Orlov Når en medarbejder skal på orlov, skal du indsende oplysninger om, hvornår orloven starter og slutter. Dette kan du gøre under menupunktet Orlov start i menuen til venstre. Hvis du ikke kender slutdatoen ved orlovens start, kan du indtaste oplysningen efterfølgende, når du har den. Find den pågældende medarbejder på listen og tryk på Indtast dato Åben kalenderen ved at klikke på Vælg orlovens startdato og tryk Gem Når du har registreret en startdato for orlov, flyttes medarbejderen til listen under menupunktet Orlov slut, hvor du kan registrere slutdatoen, når du kender den. Tryk på Orlov slut i menuen til venstre Find den pågældende medarbejder på listen og tryk på Indtast dato Åben kalenderen ved at klikke på Vælg orlovens slutdato og tryk Gem Medarbejderen fremgår herefter ikke længere af listen Orlov slut, og oplysningerne om medarbejderens orlov kan findes på siden Administration af medarbejdere. 8. Ændring af data på medarbejderne Du har mulighed for at ændre i visse data på medarbejderne efter de er tilmeldt. Det kan f.eks. være ny løn, ny bidragsprocent eller hvis medarbejderen skal skifte fra en ordning til en anden. Find medarbejderen på listen under fanen Administration Tryk på den pågældende medarbejders cpr nummer og skærmen med medarbejderens data åbner. 6
Personoplysninger - oplysningerne i denne sektion kan du ikke ændre i. Disse data holdes opdateret fra vores administrationssystem på baggrund af folkeregistrets oplysninger om medarbejderen. Hvis medarbejderen skifter adresse kan du give besked til Kundecentret eller jeres rådgiver, som vil opdatere oplysningerne. Pensionsoplysninger ændringer til oplysninger i denne sektion bliver sendt til Nordea Liv & Pension, hvorefter ændringerne bliver foretaget på medarbejderens pensionsordning. Ret de oplysninger, der er ændringer til Indtast datoen for ændringen ved hjælp af kalenderen Når du trykker på Gem, får du denne bekræftelse: For at få et overblik over de ændringer, du har indsendt til Nordea Liv & Pension, kan du klikke på Ændringslog i menuen til venstre. Her vil du kunne se ændringer, som du har foretaget på den enkelte medarbejder. Når ændringen er gennemført, vil de nye oplysninger fremgå i det pågældende felt, dvs. indtil en indsendt ændring er gennemført, vil den gamle oplysning stå i feltet. 9. Min profil Under fanen Min profil kan du skifte brugernavn og adgangskode og se regler og vilkår for anvendelse af Netpension Firma. 7
10. Kontakt Under fanen Kontakt kan du finde kontaktoplysningerne til jeres rådgiver, som du skal kontakte ved spørgsmål om pensionsordningen. Har du brug for support til brugen af Netpension eller opstår der tekniske problemer, er du velkommen til at ringe til os. God fornøjelse med brugen af Netpension Firma Venlig hilsen Nordea Liv & Pension 8